物資供應商管理模式綜述

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【摘要】隨著內部信息化管理的不斷完善,整合外部資源,加強供應商的管理成為公司戰略規劃落實的重要一步。

本文基于金牛公司目前供應商管理現狀,結合公司內外部環境,對供應商管理模式進行創新研究。

導言

金牛公司在迅速擴大的過程中內部管理存在的問題日漸突出,已成為企業繼續強勢發展的瓶頸,成為企業由成長型進入成熟型企業的關鍵時期亟需解決的問題。金牛公司已推行了計算機局域網建設,基本上解決了企業資金流、信息流、物流的整合優化問題,使公司成功的實現了內部企業管理信息化,為整合上游供應商管理提供了條件,對供應商管理模式進行創新勢在必行。由于金牛公司的物資供應管理采取的大部分是基于計劃經濟時期的物資管理模式演變而來的模式,因而現有的供應商管理環節存在多處不足,導致接連不斷地出現采購物資質量不合格問題,使采購成本高居不下。針對管理中存在的問題和不足,金牛公司制定了物資管理總體目標,企業的物資管理總體目標是集中采購、分散儲存、微機聯網、資源共享。力求實現高效透明、保障生產、合理儲備、降低采購成本的有效機制。煤炭行業的激烈競爭使得像開灤、峰峰、兗礦集團等煤炭公司加大了對產業鏈的上游供應商的整合力度,并取得顯著的成績,也說明了煤炭部門的競爭已逐漸從產品的競爭轉向企業供應鏈之間競爭,充分有效的利用自己的供應鏈資源將保證企業利潤空間和市場承受力,因此有必要進行供應商管理模式的研究。

一、對金牛公司供應商管理的現狀分析

(一)目前供應商管理存在的問題。

金牛公司目前與供應商的關系僅是一種基于合同聯系的利益關系,互相之間不信任,信息私有不共享。為了獲得較低的采購價格,金牛公司盡量保留私有信息,同時供應商在參加競爭的過程之中也盡量隱瞞自己的信息,這樣采購供應雙方都不能有效地進行信息交流和共享,形成了信息壁壘。

供需關系是臨時的或短期的合作關系,臨時和短期的合作關系造成了競爭多于合作,利益高于協作,采購過程之中抱怨和扯皮的事情比較多,供應商響應用戶需求能力遲鈍,這種氣氛增加了采購過程之中的不確定性。

由于供應商和金牛公司缺乏及時的信息溝通,金牛公司不能及時地將企業內部需求信息、儲備情況傳遞給供應商,供應商的生產備貨及庫存情況也不能及時反饋給公司,勢必形成在整個供應鏈中存在物資積壓在金牛公司儲備庫中或積壓在供應商處,另一方面又由于供應不能配套影響生產,供需之間對外部的響應沒有同步進行,缺乏應付市場需求變化的能力。

由于基層生產單位的技術進步、材料更換、設備更新等信息不能與物采部門及時溝通交流,極易造成一邊報廢一邊還在采購,一邊還在安排生產、備料的現象。

(二)采購環節存在的問題

1、采購業務

日常計劃性采購,一般要經過采購計劃申請、采購計劃審批、簽定采購合同、驗收入庫、財務付款等一系列手續,形成跨越物資部,質量檢驗中心,財務中心以及外部供應商的物資采購流程。但在實際工作中由于市場情況變化起伏不定,庫存中單品物料管理差,各礦倉庫物資重復儲備,信息透明性很差,庫存量統計不準等情況,使得公司存在部分原材料、配件不能正常流轉因而形成積壓呆滯物資進而導致報廢,另一方面又不斷發生生產急需物資缺貨現象,不能達到有力保證生產的目的。

2、質量檢驗控制

(1)對材料、設備、配件的質量驗收質量控制,主要通過到貨外觀檢驗為手段,對大部分物料進行檢驗,部分煤礦專用的產品,下井使用前要經過質量檢驗中心測試、化驗符合標準要求后,方可下井使用。由于人員數字、設備有限,因而對到貨物資中不易出現質量問題的材料多免檢放寬,而只對有可能出現問題的物資進行質量檢驗。目前檢驗驗收工作還有許多不足,要通過健全制度、完善手段來提高。

(2)由于缺乏基本供應商到貨質量情況統計記錄,難以做到對不良物料的跟蹤改善。

(3)由于對物資質量和服務進行事后把關,公司很難參與供應商的生產過程和有關質量控制活動,相互之間的工作是封閉不透明的。

3、常見的問題

庫存積壓和缺貨的矛盾,由于采購期長,企業的原材料庫存量普遍過高,影響公司的流動資金的周轉,同時由于采購不及時又常常發生影響生產情況,不僅浪費了工人的生產能力還將嚴重影響了企業的生產。

二、金牛公司供應商管理模式創新的具體方案

(一)對新的供應商管理模式的總體思路

1、制定完善的內部管理程序,使供應商管理規范化、程序化。

2、進行業務流程的不斷完善創新,建立一條簡捷、高效、適用的業務流程。

3、構建供應商管理信息網絡平臺,加強與供應商信息溝通并鼓勵其網絡化建設。

4、優化供應網絡,減少供應商數量與供應商保持長期穩定的合作關系,同時保留關鍵原材料由2-3個供應商,形成競爭機制并降低采購風險。

5、積極將現代信息技術應用于供應商的管理中,如電子商務技術等。

(二)供應商管理新模式下的采購業務

1、采購目標的確定

采購的目標:實現供應工作及時、經濟地保障生產的宗旨,用最低的采購成本采購適用的物資料保障生產的需要。這里的成本包括采購成本,物資的價格成本,倉儲成本等。

2、采購方式的轉變

新的采購模式要實現上述目標需進行三個方面的轉變

(1)從為庫存而采購向為生產使用而采購的轉變

(2)從采購管理向外部資源管理的轉變

(3)從一般買賣關系向戰略協作伙伴關系轉變。金牛公司已和邯鋼集團公司、濟南鋼鐵集團公司建立了中常期戰略合作伙伴關系,兩家優勢互補、資源共享、互惠互利已有成功的范例。

由此可見要實現上述采購目標,要從兩個方面來考慮,采購策略要從外部考慮與供應商的關系,力求和供應商建立密切的戰略伙伴,實現即時采購、經濟采購,實現"雙贏"。從內部考慮要完善內部采購管理信息化和即時采購管理的內部流程,構建網上采購平臺。

(4)完善合理的物資代儲機制,也是實現庫存最優,采購成本優,保證及時齊備供應的有效手段。

3、采購業務的內部管理優化

(1)供應商管理新模式的信息系統的建立

金牛公司內部采購管理優化的最重要工作是,建立采購管理信息子系統,通過它完成企業內部采購計劃的提交審批,采購流程中各類數據查詢、跟蹤以及報表的輸入輸出工作,以便為企業采購運作提供良好的后臺支持。

(2)采購業務內部管理的財會信息化

物流、信息流、資金流的暢通保證了供應鏈有效運作和穩定性,這三方面并不是獨立的,而是相互支持依賴、相互支持、相互制約的,目前金牛公司過多注重物流、信息流的建設而忽視了資金流的必要保證,因此要建立有效的資金流保證體系。

(3)網絡采購(或稱電子采購)

網絡采購就是企業在Internet建立企業采購網站,一般是鏈接在該企業的企業網站上,在網站上企業的有關采購信息,聯系企業主要供應商,通過上網注冊并進行網上交易,其目的是在于節省成本與提高效率。通過網上交易(如網上采購),使公司在網上尋找合適的供應商,采購成本少,擴大了潛在供應商的征集范圍,也使得供應商提供的物資價格有了更多的可比性,從而迫使供應商逐步降價以減少采購費用。

(4)降低采購成本一個有效的途徑和方法

降低采購成本的一個有效的途徑和方法,是主要通過采購本地化來實現。要同本地供應商建立關系,鼓勵其在金牛公司附近設廠或建倉庫,有利于減少不確定因素的影響,加強相互交流,提高彼此響應速度,保證出現問題后能夠及時得到解決,減少運輸中復雜性和不確定因素,同時也減少了儲運成本。