新時期企業檔案管理模式創新

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摘要：本文分析了新時期企業檔案工作的發展趨勢及現行企業檔案管理局限性，以檔案提供利用理論、知識服務、全成本管理等理論為基礎，探索構建了一種以利用工作為導向的集約、動態閉環式的新型檔案管理模式，并提出了該模式的實現路徑。

關鍵詞：企業檔案；管理模式；知識服務；全面成本管理

隨著知識經濟時代的到來以及信息技術、網絡技術的發展，企業檔案工作的發展面臨著許多新的挑戰，傳統企業檔案管理模式體現出一定的不適應性，企業檔案管理模式創新成為檔案工作面臨的新課題。檔案管理模式是一種反映各層次檔案管理工作間以及檔案管理工作內部各個環節之間內在機理的一種管理形式。它包括宏觀檔案管理模式和微觀檔案管理模式兩個層次的內容。微觀檔案管理模式指具體的檔案管理模式，即我們通常所稱的檔案實體管理模式。本文主要研究檔案實體管理模式。

一、新時期企業檔案工作的發展趨勢要求

1.知識經濟對檔案知識服務提出新要求

服務性是檔案管理的重要性質，但在不同的時代其服務具有不同的特點。在相當長一段歷史時期內，檔案服務具有較強的政治性，服務于統治階級。知識經濟時代的到來促使一種新的資源觀的形成——知識資源觀，這種資源觀要求檔案部門開展檔案知識服務。

2.信息技術應用促使檔案工作格局發生根本性變化

隨著信息技術在檔案工作領域的深入應用，企業檔案信息化程度不斷提高，特別是數字檔案館的建成將推動傳統檔案工作的格局發生根本性變化：電子文件將逐步替代傳統載體檔案成為檔案管理的主體，檔案的加工、傳遞和借閱基本通過網絡實現，傳統檔案庫房將被存儲系統替代，傳統檔案實體管理工作將更加快速、高效，企業檔案工作重心勢必向檔案知識服務方向發展。

3.市場經濟下檔案工作的成本管理需要

市場經濟體制確立以來，企業越來越重視成本管理并逐步實現了全面成本管理，對運營過程中的全部成本以及成本發生的全部過程進行全方位的管理和控制，積極實現投入的科學化和產出的最大化。這對于一直以來依靠“皇糧”供給的檔案部門來說是一個巨大的挑戰，如何轉變思路、創新發展模式，解決檔案工作專業化、規范化發展需要與科學投入之間的矛盾成為擺在檔案部門面前的重要問題。

二、企業檔案管理模式創新的理論基礎與思路

1.理論基礎

（1）檔案提供利用理論檔案提供利用是檔案保管部門以所收藏的檔案文化財富為依據，通過一定的方式與方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業服務的一項業務工作。其意義和價值，一是直接實現檔案價值，使檔案發揮其應有的作用；二是溝通檔案工作與社會各方面的聯系，檢驗評價檔案管理工作的總體狀況、水平和工作成效，及時掌握檔案的利用效果[1]。（2）知識服務理念知識經濟時代賦予了“知識”更加深刻而豐富的內涵，“不僅包括科學技術知識，還包括人文社會科學的知識、商業活動、日常生活以及工作中的經驗和知識、人們獲取并運用和創造知識的知識，以及面臨問題做出判斷和提出解決方法的知識”；不僅包括文獻等編碼化的顯性知識，還包括存在于頭腦中尚未公開的隱性知識[2]。知識服務是以信息和知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境，融入用戶解決問題的過程中，提供能有效支持知識應用和知識創新的服務。知識服務理念要求檔案部門不能滿足于進行信息層面上的服務，要對信息進行深層次的挖掘，實現知識服務[3]。（3）全面成本管理理念全面成本管理是以成本管理的科學性為依據，運用成本管理的基本原理與方法體系，優化成本投入、改善成本結構和規避成本風險為主要目的，對企業經營管理活動實行全過程、全員、全部門的成本控制的基本理論、思想體系、管理制度、機制和行為方式。這要求企業檔案部門在考慮專業發展的同時，也要考慮考慮單位的運行成本[4]。

2.新型企業檔案管理模式設計

基于上述分析，本文認為應構建一種以利用工作為導向的集約、動態閉環式的檔案管理模式（見圖1）。以利用工作為導向指將檔案工作重心由傳統的檔案實體管理轉向檔案信息服務，并以檔案信息服務工作為牽引，推動檔案工作全面發展；集約式，是指以成本管理思想為指導，統籌資源，實現部分環節工作在單位內的集約式管理；動態閉環式，即遵循并建立檔案工作各環節之間的閉環式互動關系，實現各項工作的良性循環和持續改進。（1）建立面向用戶的檔案信息服務模式即以滿足用戶的需求為宗旨，檔案人員通過對用戶需求特點的跟蹤和用戶利用效果分析，變傳統的被動服務為主動服務，將檔案價值的多樣性與用戶需求的多維性、潛在性聯系起來。該模式下檔案利用工作被獨立出來，并與檔案利用工作、檔案價值鑒定、檔案資源建設等各項工作形成一種互動關系[5]。（2）建立一站式的檔案實體加工模式檔案集中統一管理模式便于檔案的安全保管和開發利用，是國內企業檔案管理的基本模式。但隨著市場經濟的發展，企業以占領市場獲得利潤為目的，為降低企業運行成本，檔案業務外包成為越來越多的企業的選擇之一。該模式下，各單位檔案人員從繁重的檔案實體加工工作中解脫出來，有利于推動檔案工作由實體保管向知識服務轉型。（3）建立開放式、知識型、多元化檔案編研模式建立開放式編研流程，根據用戶檔案需求和檔案利用效果分析等確定選題方向和編研形式，編研產品歸檔后作為檔案信息資源的組成部分進行提供利用；在編研內容深度上，對檔案信息中蘊含的知識進行深度的挖掘，提供知識型編研產品；實現編研方向多元化，不僅要與科研生產結合進行編研，還要與職工的職業生涯與生活結合，進行編研。

三、新型企業檔案管理模式的實現路徑

1.建立用戶研究與檔案信息服務平臺

檔案工作者利用該平臺實現對檔案信息資源的，既包括檔案原件的，又包括檔案編研產品的，使多層次檔案信息資源全面的展現在用戶面前。同時，該平臺可以實現檔案工作者與用戶之間的互動及用戶的信息需求的跟蹤、分析與挖掘，對檔案利用效果進行分析，研究檔案利用策略，當前的Agent技術、數據挖掘等信息技術為這方面功能的實現提供了技術支持。

2.通過成立虛擬團隊或業務外包優化檔案實體加工流程

建立矩陣式組織結構，基于傳統職能管理模式，在橫向上增加了項目管理的維度，提高了各個部門之間的協作性。在檔案實體加工方面，在企業或單位內組建一個虛擬的檔案實體加工項目組或借助外借檔案實體加工平臺，將檔案實體加工工作作為項目組一個重大的項目，統一規劃每年的檔案實體整理工作，協調項目組成員統一進行檔案實體整理，或將檔案實體加工工作外包給具有一定專業資質的公司或部門，從而實現檔案實體的一站式加工。

3.利用信息技術手段搭建網絡化檔案編研平臺

多元化檔案編研模式要求擴大檔案編研服務對象范圍，不僅要面向各項管理與技術工作，還要與職工的職業生涯項結合，進行多角度編研。搭建網絡編研平臺將融合多媒體技術、web技術、電子文檔處理技術和數據庫技術等，使信息的采集與用戶需求分析等編研前期工作與后期的編輯、編研成果的統一起來，有利于實現檔案的“大編研”以及提高檔案編研的效率和質量[6-7]。

參考文獻

[1]王惠芬，黎文，葛星著.ERP系統應用中的企業管理模式趨同分析[M].北京：經濟科學出版社，2006.

[2]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

[3]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1989.

[4]任慶芳.知識服務的特點及運營模式[J].科技情報開發與經濟，2005（，9）：63-64.

[5]張麗靜.1999-2003年我國圖書館知識服務研究述略[J].圖書館理論與實踐，2005（，6）：29.

[6]楊寧生.信息服務向知識服務提升的探討[J].農業圖書情報學刊，2005，（2）：157.

[7]朱青杰.大型集團公司檔案管理模式探討[J].經濟科技檔案，2006（，7）：46-47.

作者:韓苗苗 董宇環 單位:中國飛航技術研究院