圖書(shū)館檔案信息化管理創(chuàng)新研究

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［摘要］互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代在給圖書(shū)館檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案信息化管理能夠提高圖書(shū)資源的利用率，充分發(fā)揮圖書(shū)館的價(jià)值和作用。本文以互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代圖書(shū)館檔案管理工作的重要性和主要內(nèi)容為切入點(diǎn)，分析了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代圖書(shū)館檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，提出了圖書(shū)館檔案信息化管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)建議。

［關(guān)鍵詞］檔案信息化管理；圖書(shū)館；創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們閱讀的方式和手段越來(lái)越多，圖書(shū)館檔案信息化管理工作面臨著新的要求和考驗(yàn)。目前，我國(guó)圖書(shū)館檔案信息化管理工作中還存在諸多問(wèn)題，影響了圖書(shū)館服務(wù)的質(zhì)量和效果，不利于圖書(shū)館的可持續(xù)發(fā)展。因此，探討互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的圖書(shū)館檔案信息化管理創(chuàng)新具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代圖書(shū)館檔案管理工作的重要性和主要內(nèi)容

1.1互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代圖書(shū)館檔案信息化管理工作的重要性。圖書(shū)館檔案管理工作十分重要，直接關(guān)系著圖書(shū)館檔案資源能否得到充分利用，注意體現(xiàn)在以下幾方面。1.1.1是圖書(shū)館發(fā)展和管理的主要參考依據(jù)。圖書(shū)館檔案有圖書(shū)館多年來(lái)的業(yè)務(wù)檔案資料，詳細(xì)記錄了每個(gè)員工的業(yè)務(wù)活動(dòng)信息，其中包括大量的業(yè)務(wù)活動(dòng)情況、總結(jié)業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)、業(yè)務(wù)成效和成果等重要內(nèi)容，這些都是圖書(shū)館未來(lái)發(fā)展和管理的主要參考依據(jù)。1.1.2具有重要的歷史價(jià)值。圖書(shū)館檔案資源中記錄著人類發(fā)展的歷程，對(duì)人們和社會(huì)具有重大的推進(jìn)作用，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案信息化管理，能夠滿足互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)圖書(shū)館現(xiàn)代化管理的要求和需求，同時(shí)還能通過(guò)信息化的檔案管理工作反映出全面、客觀的圖書(shū)館工作評(píng)價(jià)，具有重要的歷史價(jià)值。1.1.3促進(jìn)圖書(shū)館數(shù)據(jù)更新。圖書(shū)館的檔案資源中記錄著圖書(shū)館所有的信息和工作，有效地管理檔案有助于武術(shù)館編寫(xiě)最新簡(jiǎn)介時(shí)能夠迅速查詢到以往的簡(jiǎn)介信息，讓編寫(xiě)的工作人員能夠在最短時(shí)間內(nèi)掌握?qǐng)D書(shū)館信息，提高工作質(zhì)量。1.2互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代圖書(shū)館檔案管理工作的主要內(nèi)容。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代圖書(shū)館檔案管理工作的內(nèi)容主要有設(shè)備檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案和政文檔案。其中，設(shè)備檔案工作主要記錄圖書(shū)館內(nèi)部所有設(shè)備的購(gòu)買申請(qǐng)、說(shuō)明書(shū)、基本信息、使用情況以及管護(hù)工作等信息；業(yè)務(wù)檔案主要記錄圖書(shū)館所有部門的執(zhí)行工作情況、研究工作論文、相關(guān)工作的匯報(bào)情況等資料；人事檔案主要記錄圖書(shū)館內(nèi)員工的個(gè)人基本信息、配置情況、工作崗位變動(dòng)、工作評(píng)價(jià)等員工檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)也記錄了圖書(shū)館用戶的基本情況、借閱讀書(shū)相關(guān)資料等用戶檔案數(shù)據(jù)；政文檔案主要記錄圖書(shū)館的工作年度總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃、工作日志、召開(kāi)會(huì)議以及上級(jí)向下級(jí)傳達(dá)的所有黨政資料等數(shù)據(jù)。

2互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代圖書(shū)館檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

2.1管理人員素質(zhì)不高。圖書(shū)館檔案信息化管理人員素質(zhì)不高，是目前圖書(shū)館檔案信息化管理工作中普遍存在的問(wèn)題。圖書(shū)館中的很多工作人員都是從建館初期就開(kāi)始在圖書(shū)館工作，工作思維古板守舊，在當(dāng)今時(shí)代仍然運(yùn)用紙質(zhì)檔案信息化管理的觀念和模式，不能熟練應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展信息化檔案管理工作，嚴(yán)重阻礙了圖書(shū)館檔案信息化管理的推進(jìn)，影響了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代圖書(shū)館檔案信息化管理的效果。2.2沒(méi)有良好的圖書(shū)館信息化管理服務(wù)意識(shí)。圖書(shū)館檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)性工作，但是目前很多圖書(shū)館沒(méi)有良好的圖書(shū)館信息化管理服務(wù)意識(shí)，檔案信息化管理能力和水平不足，導(dǎo)致圖書(shū)館的檔案資源沒(méi)有充分向讀者開(kāi)放。圖書(shū)館面向讀者開(kāi)發(fā)的圖書(shū)資料有限，一些有價(jià)值的檔案信息無(wú)法通過(guò)信息化檔案管理工作做成文獻(xiàn)資料與讀者共享，從而大大縮小了圖書(shū)館的服務(wù)范疇，沒(méi)有充分發(fā)揮出圖書(shū)館檔案資源的價(jià)值和作用，從而會(huì)阻礙圖書(shū)館檔案信息化管理的推進(jìn)。2.3圖書(shū)館檔案信息化建設(shè)不夠完善。在信息技術(shù)不斷更新發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，雖然我國(guó)很多圖書(shū)館都開(kāi)展了圖書(shū)館檔案信息化建設(shè)工作，將圖書(shū)館內(nèi)資源數(shù)字化，從紙質(zhì)檔案管理過(guò)渡到了信息化檔案管理。但是在實(shí)際建設(shè)的過(guò)程中，卻仍然存在諸多問(wèn)題，由于沒(méi)有一個(gè)建設(shè)圖書(shū)館檔案信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致我國(guó)圖書(shū)館之間的信息無(wú)法實(shí)時(shí)共享，降低了信息化數(shù)據(jù)的利用率。有些圖書(shū)館沒(méi)有完善的計(jì)算機(jī)設(shè)備，從而降低了檔案信息化管理的效率，有些圖書(shū)館無(wú)法保證數(shù)字檔案文件的安全性和完整性，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料刪除或者認(rèn)為修改的情況，從而給圖書(shū)館檔案信息化管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)。2.4圖書(shū)館檔案信息化資源利用率不高。實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案信息化管理能夠減少讀者查閱圖書(shū)的時(shí)間，減少讀者借閱圖書(shū)資源的手續(xù)，提高了圖書(shū)資源的利用率和利用價(jià)值。但是在圖書(shū)館檔案信息化管理的實(shí)際工作中，很多圖書(shū)資源都沒(méi)有被充分利用，很多邊緣化的圖書(shū)資料沒(méi)有被重視，在信息化檔案管理系統(tǒng)中查詢不到，讀者也無(wú)法閱讀。同時(shí)，雖然有些圖書(shū)館進(jìn)行了圖書(shū)館檔案信息化工作改革，也取得了一定的成果，但是檔案信息化管理工作的本質(zhì)仍舊以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式為基礎(chǔ)進(jìn)行稍加修補(bǔ)，根本沒(méi)有創(chuàng)新圖書(shū)館檔案信息化管理工作，許多圖書(shū)資源都無(wú)法發(fā)揮自身的價(jià)值和作用。

3互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代圖書(shū)館檔案信息化管理創(chuàng)新的策略

3.1注重提升圖書(shū)館檔案信息化管理人員的素質(zhì)。圖書(shū)館檔案管理人員是開(kāi)展檔案信息化管理工作的實(shí)際執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)和能力直接關(guān)系著檔案管理工作的質(zhì)量和效果。因此，圖書(shū)館必須注重提升檔案信息化管理人員的素質(zhì)，通過(guò)組織工作交流會(huì)和聘請(qǐng)信息化管理專家培訓(xùn)等方式提高檔案管理人員的服務(wù)管理能力，讓管理人員正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作的重要性和必要性，更新管理人員的工作觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。一方面，圖書(shū)館要注重培養(yǎng)在職檔案管理人員，另一方面要引進(jìn)高素質(zhì)、專業(yè)性強(qiáng)的人才，給圖書(shū)館信息化管理隊(duì)伍注入新鮮血液，從而不斷提升圖書(shū)館信息化管理隊(duì)伍的總體素質(zhì)，為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的圖書(shū)館信息化管理工作和服務(wù)。例如，圖書(shū)館要加強(qiáng)與高校之間的合作，一方面從高校中招聘專業(yè)的信息化管理人才，推進(jìn)圖書(shū)館檔案管理信息化，另一方面讓在職員工進(jìn)入高校進(jìn)行學(xué)習(xí)和深造，從而不斷提高在職人員的信息化管理能力。3.2提高圖書(shū)館檔案人性化管理能力。圖書(shū)館在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作中要堅(jiān)持以人為本的工作理念，圍繞用戶的實(shí)際需求開(kāi)展檔案信息化管理工作，增強(qiáng)人性化服務(wù)的意識(shí)，積極運(yùn)用信息化的檔案管理手段為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的個(gè)性化服務(wù)，提高用戶對(duì)圖書(shū)館工作的滿意度。為了滿足互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)圖書(shū)館檔案全面信息化管理工作的要求，圖書(shū)館要重視檔案資源管理工作，明確用戶的重要位置，增加與用戶的互動(dòng)和交流，及時(shí)了解并掌握用戶的圖書(shū)需求，提高圖書(shū)館檔案服務(wù)的有效性。同時(shí)，圖書(shū)館要科學(xué)合理地管理檔案資源，利用信息化檔案資源管理系統(tǒng)對(duì)檔案資源進(jìn)行整合、分類，不斷提高檔案信息化管理的質(zhì)量。例如，圖書(shū)館可以在本館微信公眾號(hào)平臺(tái)上設(shè)置在線咨詢、推介服務(wù)模塊，并且配備圖書(shū)館檔案管理在線客服，只要有用戶登錄到圖書(shū)館公眾號(hào)這一模塊，客服就會(huì)主動(dòng)詢問(wèn)用戶的圖書(shū)閱讀需求，針對(duì)用于圖書(shū)閱讀需求和興趣，為用戶提供針對(duì)性的推薦和介紹，指導(dǎo)用戶如何在本館的數(shù)字圖書(shū)館中完成借閱流程，及時(shí)記錄用戶借閱圖書(shū)的時(shí)間和用戶基本信息，通過(guò)微信提醒用戶及時(shí)還回借閱資料。在用戶結(jié)束閱讀歸還資料后，客服要主動(dòng)詢問(wèn)用戶對(duì)本次閱讀是否滿意。這種工作方式既提高了用戶對(duì)圖書(shū)館工作的滿意度，還能讓用戶獲得心滿意足的讀書(shū)借閱體驗(yàn)，也能在下次為用戶提供服務(wù)時(shí)提供有效的參考依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案信息化的高效管理。3.3應(yīng)用云計(jì)算創(chuàng)建數(shù)字圖書(shū)館檔案。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，圖書(shū)館要想做到檔案全信息化管理，必須不斷更新信息技術(shù)，目前云技術(shù)作為一個(gè)剛剛興趣發(fā)展的技術(shù)，對(duì)圖書(shū)館檔案信息化管理工作具有重要的推進(jìn)作用，近年來(lái)越來(lái)越多地被各大圖書(shū)館應(yīng)用在檔案信息化管理工作中，為用戶帶來(lái)了高質(zhì)量的服務(wù)。因此，圖書(shū)館要積極分析云計(jì)算的特點(diǎn)，結(jié)合圖書(shū)館的實(shí)際情況充分發(fā)揮云計(jì)算的優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)檔案信息化工作的進(jìn)程，充分整合圖書(shū)館檔案數(shù)據(jù)資源，通過(guò)應(yīng)用云技術(shù)實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案資源信息共享，從而為讀者和用戶提供更加豐富、更加全面的檔案信息服務(wù)。3.4重視圖書(shū)館檔案信息化服務(wù)的層次。圖書(shū)館在檔案信息化管理工作中，要重視檔案信息化服務(wù)層次，打破以往傳統(tǒng)檔案服務(wù)沒(méi)有層次的弊端，通過(guò)應(yīng)用檔案信息化管理手段提高檔案服務(wù)的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，簡(jiǎn)化用戶借閱讀書(shū)的手續(xù)和流程，不斷豐富、充實(shí)圖書(shū)數(shù)字資源，為讀者營(yíng)造一個(gè)舒適、滿意的圖書(shū)閱讀體驗(yàn)。同時(shí)，圖書(shū)館要不斷提高檔案管理人員的管理水平，應(yīng)用信息技術(shù)搭建與讀者進(jìn)行溝通交流的平臺(tái)，讓檔案管理人員能夠通過(guò)了解讀者需求增加服務(wù)的針對(duì)性。此外，圖書(shū)館要嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)圖書(shū)資源審查制度，避免邊緣化書(shū)籍被忽視而出現(xiàn)無(wú)法利用的情況，實(shí)施有效的邊緣化書(shū)籍推介和管理。

4結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作在圖書(shū)館工作中占有重要地位，圖書(shū)館要想為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的可持續(xù)發(fā)展，就要深入分析檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題，結(jié)合本館的實(shí)際情況，注重提升檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)和人性化管理能力。圖書(shū)館要應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)創(chuàng)建數(shù)字圖書(shū)館檔案，重視圖書(shū)館檔案信息化服務(wù)的層次，加快檔案信息化管理的進(jìn)程，推進(jìn)圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者:高銀 單位:衡水學(xué)院