城市規劃檔案管理策略探討

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一、城市規劃管理審批檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對檔案進行管理的重視

在對城市規劃建設項目進行管理時，管理者只是注重項目施工之前與施工期間的工作，想要縮短時間并提升進度，能盡快完工，所以只是注重項目的建設而忽略了建設期間對項目檔案及資料的管理。部分城市規劃管理審批檔案在建設過程中，未安排專門的檔案管理者及儲存檔案的場所；部分城市規劃管理審批檔案的檔案管理者流動性強，且未經培訓，缺乏有關的檔案技能及知識，使得檔案的記錄、整理工作無法很好地進行，致使在建項目沒有相關嚴謹的檔案記錄。此外，查閱及應用檔案期間，由于時常被人翻看和使用，就會給紙質檔案帶來一定的破壞，更有部分初始資料沒有儲存在檔案部門中，給檔案的管理增加了困難，導致記錄不全面、跟蹤不到位[1]。

（二）缺乏管理檔案的有關制度

大多城市規劃管理審批檔案的管理制度都有環節繁雜、時間較長、涵蓋范圍太廣等問題，關系到建設、財務、招標、會計等許多部門，而這些部門間又缺乏健全的記錄及管理在建項目檔案的相關制度，檔案管理的職責及范圍分配不確切，無法使用合理的管理手段及操作方法，也沒有執行監管、檢查等職責。不管是文字資料還是圖片、音頻等多種形式的檔案在記錄、整理期間都沒有一個既定的標準，也沒有全面的管理制度。由于每個部門的檔案產生的時間不一致，檔案涉及的內容也有差別，這給材料的全方位整理和記錄帶來了困難，很多檔案都分散到了不同工作者的手中，沒有合理制度進行制約，致使對檔案管理與在建項目的進度間產生了差距。

（三）檔案的記錄不全面，建立不合理，提交不準時

所有項目檔案都產生于建設與管理項目的過程中，是對各種有儲存價值的資料進行的記錄。近些年，各大城市進行的改擴建越來越多，參與到建設中的有關部門很多都不注重對在建項目的檔案進行管理。由于檔案存放的期限較久，部分資料在施工期間會有改變，如合約文件、監測文件等。而且有些時候檔案管理者在進行管理時沒有很好地歸類并整理，亂丟亂放，致使相同性質的檔案間沒有相應的連接性，無法維持整體性、正確性、系統性，從而降低了檔案的作用及質量。

（四）管理人員意識落后

部分城市規劃管理審批檔案管理人員的思想觀念落后，對于城市規劃管理審批檔案管理的動態認識不足。此外，對城市規劃管理審批檔案的宣傳不足，導致很多城市的居民都不了解城市規劃管理審批檔案的意義。

二、城市規劃管理審批檔案的動態管理策略

（一）政府應加大動態管理的重視程度，提升檔案管理的完整性

城市規劃管理審批檔案管理工作對于一個城市的行階段性的知識灌輸，在工作之余學習如何更好地工作。審批檔案管理對于信息資源管理方面要求比較嚴格，要求工作人員要有良好的綜合素質以及道德修養。通過建立一個高素質的城市規劃管理審批檔案管理團隊，才能更好地為城市規劃管理審批檔案動態管理工作服務。

（二）加強網絡技術的運用，加強管理中的控制

城市規劃管理審批檔案動態管理的具體實現依賴于基礎硬件設施的運作，檔案動態管理包括檔案資源共享與檔案信息交換兩個必要程序，利用網絡作為途徑，建立信息資源數字化系統，而檔案管理工作人員則對檔案文件的歸檔和鑒定進行監督，使得檔案及時歸檔并且保證檔案信息的規范和完整。通過網絡的形式對信息資料進行收集、整理、儲存以及資料的提取，而這些環節是通過網絡動態技術才能得以實現的。除此之外，還需要利用數據掃描儀、數據打印設備等硬件設備進行數據的動態管理，為城市規劃管理審批檔案動態管理奠定基礎。此外，還需要加強審批的控制，許多工程項目進行立項申請時要進入收件窗口，在這個過程之中，就會自動生成相應的條形碼，這樣不僅能夠反映檔案內容之間的聯系，還能進行動態跟蹤，有利于管理。

（三）加強檔案管理團隊的建設

城市規劃管理審批檔案動態管理最關鍵的元素還是人的管理，要提高管理團隊的綜合素質，建立專業的培訓機構對管理人員進行針對性的培訓，從工作能力、工作理念、道德品質三個方面對管理人員的工作素養進行提升。城市規劃管理審批檔案管理是一份具有相當大延續性的工作，所以對于管理人員而言要保證工作人員的穩定。由于城市規劃管理審批檔案動態管理所涉及到的知識較為廣泛，因此要對工作人員進管理機制與管理標準的完善是城市規劃管理審批檔案動態管理的重要保障，城市規劃管理審批檔案管理范圍比較廣泛，包括城市建設中規劃、設計以及施工等各種檔案的管理，在對城市規劃管理審批檔案的管理過程中必須有規范化的管理程序，而動態的管理工作中更是涉及到更多高端的技術和管理方法，這對管理人員在工作中的協調配合能力有著更高的要求，城市規劃管理中審批檔案管理部門應該對管理過程中的規范和標準加以落實，讓動態管理中的分工協作與技術運用有著統一的規范。使用計算機及相關設備同紙質型檔案之間相關聯，并形成一種對應的文件格式、檔案模塊、文件種類，合理科學地記錄、查找、儲存并管理與建設項目有關的檔案，確保這些檔案的準確性、全面性及長時間的可讀性。同時，還應增強安全方面的管理，可設置一定的查閱權限、密碼等，避免對檔案與電子檔案中的有關內容及材料進行隨便改變。新時期對城市規劃管理審批檔案進行動態管理已經勢在必行，將城市規劃管理審批檔案的動態管理工作做好，必須要完善檔案管理基礎設施，還要對網絡與計算機技術加以合理地利用。工作人員在與城市規劃管理審批檔案的動態建設需求相適應的同時，還需要增強自身專業素養的學習，以促進城市規劃管理審批檔案動態管理工作更加平穩快速的運行。

（四）規范審批檔案的動態管理

重要程度是不可忽視的，城市審批檔案管理部門應該創新宣傳手段、加大宣傳力度，與當地政府進行有效溝通，獲得政府的關注與支持，以加大對城市規劃管理審批檔案動態管理的經費投入。要實現動態管理必須解決管理硬件設施上的問題，比如修建城市建設檔案館以及建立檔案動態管理人員的專業培訓機構，增加對科研項目的資金與人力資源的投入，將城市規劃管理審批檔案工作的支出納入當地政府的財政預算當中[2]。除此之外，需要加強前端控制，完善歸檔制度，統一檔案數據格式，將審批作為重要內容之一。在文件的形成過程之中，需要將相關數據應用其中，協調好各部門之間的關系，充分發揮好政府在城市規劃管理中的作用。

作者:鄭少娟 單位:廣東省廣州市規劃局建設檔案管理處

參考文獻：

[1]李玲.規劃審批檔案及其動態管理研究[J].中國管理動態，2015（18）：200.

[2]李新民，張國強.城鄉規劃管理審批檔案的日常管理[J].城市規劃管理審批檔案，2013（1）：9-10.