信息不暢成本浪費問題及對策

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【摘要】信息不暢的成本浪費有：時間浪費導致信息不暢、效率降低，因為信息不暢，導致互作缺乏溝通，使得生產效率降低。無用功，因為信息不暢，沒有及時溝通，導致很多工作成為無用功。有效實施信息化管理的方法有：檔案管理自動化，辦公自動化管理，倉儲自動化管理。借助信息化控制效率成本，認識信息化的利弊，促進信息化的實施。

【關鍵詞】信息不暢；成本；問題；對策

一、信息不暢的成本浪費問題

信息不暢的成市浪費是指信息活動是企業以先進的信息技術為手段，對信息進行采集、整理、加工、傳播、存儲和利用的過程。若信息不暢將給企業造成以下幾方面的成本浪費：時間浪費，德魯克認為，在導致浪費時間方面還有一個因素就是指息不暢。效率降低，因為信息不暢，導致互作缺乏溝通，使得生產效率降低。無用功，因為信息不暢，沒有及時溝通，導致很多工作成為無用功。為了讓企業信息管理過程更加有效，降低綜合成本，首先要對企業實施信息化管理，其次通過信息化管理控制效率成本。 

二、有效實施信息化管理

（一）檔案管理自動化。現代企業總是不缺乏相當數量的資料和檔案，企業在這方面的日常維護一般是以手工操作為主，往往會涉及各種管理工具。有數據顯示，企業在檔案管理上所用的資金，75%用于日常維護，而其中80%則是由于手工變更所導致。因此，在檔案管理上實行自動化，對企業而言，有若非同尋常的意義。以下是檔案管理自動化設立中所要注意的要素。第一，理順管理工作程序。由于檔案自動化與企業的管理工作流程關系緊密，因此在建立自動化系統之前必須理順檔案部門與文書、業務部門之間的工作程序。針對工作流程建立相應的用戶數據表，最終實現檔案管理的自動化。第二，參與自動化軟件功能開發。檔案人員應積極參與到檔案管理軟件的開發中來。只有檔案人員才最了解企業檔案管理所亟須解決的問題，才能提出滿足實際需求的要求和建議，從而創造出更為適合檔案管理人員使用的管理系統。第三，提高檔案人員素質。檔案管理自動化對檔案管理人員的要求較高，必須擁有一定的數據庫知識、計算機操作技能以及網絡技術。因此，要想管理的自動化，相關人員就必須提高業務知識，適應自動化給管理人員帶來的挑戰。（二）辦公自動化管理。它在企業中無處不在，任何項環節和作業中都能發現它的影子。幾乎所有的企業都需要使用辦公自動化系統，但不同企業信用的目的性會有所不同，信息化失敗或者缺少信息化資金準備的企業。很多企業在信息化過程中都遭遇過失敗，特別是一些大型的業務管理系統，如ERP,給企業帶來沉重打擊還有一些企業鑒于信息化的昂貴投入，在沒有見到實際效果之前，始終猶豫不決。對于這些企業來講，選擇先用辦公自動化，既可以提升企業士氣，又不會帶來過多盲目投入。眾多企業為了搶占有利商機，紛紛開展辦公自動化改造，面對這樣一種現代化管理浪潮，任何企業一旦落后都將會面臨巨大的損失。（三）倉儲自動化管理。近幾年來，我國先后建立了一些現代化程度較高的物流中心，這些物流中心在管理上基本實現了自動化，改變了傳統倉儲行業的高人力成本，并大大提高了工作效率。計算機管理是倉儲自動化的核心，要想更好地應用倉儲自動化，一些必要的倉庫管理工具是不可缺少的，有些貨物對于庫房的環境要求極高，因此企業要對庫房內部的濕度以及溫度進行監控。在庫房內安裝溫、濕度檢測儀，其測量的數據將傳送至計算機內進行顯示和處理，而當環境異?；虿环弦幎l件時，計算機會自動提交給管理人員進行處置，以減少對貨物造成的損失。安全防范系統，庫房內最重要的就是安全問題，其中主要問題包括盜竊、火災等。針對這些問題，企業應在倉庫內安裝傳感器并配置電子地圖，發生問題應及時顯示問題區域。同時，為了防止竊賊進入倉庫盜竊，在總控室內和保衛部都應配備監控顯示器，一旦發生情況，可調動保安人員迅。企業內部管理自動化不只包括以上內容，還需要管理者根據企業自身狀況及具體需求來選擇重點開發的區域。在全球信息化的形勢下，企業管理自動化已經被列入許多企業的發展規劃中，在不久的將來，管理自動化必將成為每個企業所必備的管理手段。

三、借助信息化控制效率成本

由于信息化的程序及軟件主要面向大型企業，組成要素較多，無法啟目于企業結構簡單的中小企業，使得進入門檻過高，無法普及推信息化本身并不是管理，而是一套制度，種操作方法，必須通過人來實施，而如何使用相應軟件，分析所獲數據，則需通過專業人士才能順利進行，掌握信息化技術，優化企業管理機構，提高成本控制的效率，有利于為企業提供及時有效的決策信息。商場如戰場，領導者的決策滯后一分鐘，帶來的損失都可能是難以估量的。如今，主宰市場的決定性資源正在經歷著從物質到資本，再到信息的轉變。如何通過對信息的把握，制定及時有效的決策，成為控制效率成本、提高企業收益的關健所在。（一）認識信息化的利弊。近幾年，關于信息化的論戰一直沒有停止過，大多數理論者認為信息化勢在必行，而部分實踐者稱信息化帶來的弊大于利，甚至有人曾提出信息化在中國的成功率為零的論斷。首先我們來看一看它的不足。1.價格壓力大。一項統計顯示，在美國，平均每個大型企業為實施信息化所投入的成本為230萬美元，中型企業則是130萬美元，而小型企業為43萬美元。雖然國內企業總體規模要明顯小于美國，但相應的投入依然不是所以企業都能承受的起的。2.工作量增大。天下沒有免費的午餐，想要得到更多的信息、更高效的管理方法，就要付出更多的工作量。信息化雖然在某種程度上減少了企業原有流程的環節，但對單個環節的工作要求變得更為精細化，這要求工作人員的反復篩選、運算，以確保信息的準確無誤。3.工作形式改變。新的技術必然帶來新的管理模式和工作環境，這要求企業必須改變原來老式的工作形式，以適應信息化的改造。但習慣的改變需要一個緩慢的過程，許多企業因無法改變最終導致改造的失敗。4.面向對象范圍小。現有人才與實際需求脫節嚴重，無法保證信息化的順利實施?？吹竭@里，相信很多人已經開始懷疑信息化的實效性了，既然有著諸多問題，么我們是否還有進行改造的必要?答案是肯定的，任何一項改革都必須經歷這樣的陣痛。才能發揮出它所具有的優勢。盡管存在看諸多缺陷，但信息化的浪潮終究不可阻擋。下面就讓我們ー起來探討一下實行信息化的必要性有：第一、決策的制定離不開信息化。時間就是金錢，效率就是生命，在市場競爭中，這一定律更是無比的準確。如何在最短時間把握瞬息萬變的市場信息，制定最切實可行的戰略決策，是企業在同類競爭中占得先機的重要砝碼。第二、客戶的滿足離不開信息化。伴隨著生產技術和服務水平的普遍提高，各個產品在品質上的差距越來越小。如何把握客戶的需求，滿足客戶需要，成為了決定產品價值能否最終實現的關鍵。只有通過信息化改造，對所獲信息及數量進行分析，企業才能敏銳察覺并掌握客戶的心理，贏得市場。第三、內部的管理離不開信息化。企業管理的流程化、精細化都是一項龐大的工程，單純通過人為處理無疑增大了它的難度，而且缺乏準確性。信息化通過對企業的分析和數據的處理，快速準確地形成企業組織結構的構成及規劃，解決了未來企業管理日趨復雜的難題。第四、成本的控制離不開信息化。由于信息化在機構管理上的優化，減少了企業不必要的開支，從結構上減輕了企業的成本消耗。通過對產品的質量提升及客戶定位，促進了產品的銷售，減少了滯銷品的出現，大大提升了企業的效率成本。同時，信息化有效節省了生產中所需的時間、人力、精力等隱性成本，對成本的控制起了極大的積極作用。（二）促進信息化的實施。信息化是企業競爭的必由之路，對于任何企業都無法避免，因此我們在具體落實的同時，應盡量減少它所帶來的副作用。將根據它對信息化建設中所需要注意的事項進行說明。1.選擇適合自己的信息化工程。結合企業自身實際情況，選擇能承受的價格區間與改造模式。目前國內許多企業根據我國企業現狀開發出了各種信息化系統，企業務必要根據自身結構狀況進行選擇，杜絕盲目投入，減少不必要的成本浪費。2.信息化建設與監管控制同步進行。信息化落實的過程同樣也是不斷監督和改造的一個過程，通過對企業的分析制定出可行的指導原則，并在形成信息化實施方案的同時設立具體的監管方案，以此解決在改造中隨時可能出現的問題。3.從重點入手，分步改造。企業信息化是一個長期的、持續的過程，因此企業應從最亟須的方面入手，有計劃、有層次地進行改造。在工程實施中切不可急功近利，同時兼顧所有部分，否則只會由于精力、資金等問題無法最終落實。4.重視人的作用。信息化不能代替管理，管理的最終實施需要管理人員和實踐部門的共同努力。因此在信息化改造中，要注重人的培養與關帆充分調動起每個人的積極性，才能充分發揮信息化的作用。在金融危機的沖擊下，市場對于產品的吸納能力減弱，企業利潤被嚴重壓縮。管理者只有通過控制成本、提高工作效率，才能使企業在這樣一個微利時代生存、發展。企業只有通過自身改造，早日加入到信息化的大潮中，完成信息化改造，才能與世界接軌，獲得成本與效率的協調發展。

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作者:烏仁斯琴 單位:內蒙古自治區人力資源公共服務中心