城建紙質檔案和電子檔案管理研究

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摘要：在如今社會不斷發展的背景下，城建檔案管理模式出現了翻天覆地的變化，紙質檔案已經無法滿足人們對于檔案管理的需求。所以，亟需對城建紙質檔案和電子檔案開展并行管理，以期為城建檔案管理起到拋磚引玉的作用。本文主要闡述了紙質檔案和電子檔案并行管理的必然性，并分析了城建紙質檔案與電子檔案并行管理的相關舉措，以供管理人員參考。

關鍵詞：城建紙質檔案；電子檔案；并行管理；必然性

電子信息網絡技術在新形勢發展中取得了很好的成績，而城建管理檔案更是因為其無與倫比的重要性得到了越來越多人的關注。在電子信息網絡技術的不斷推動下，怎么把電子和紙質檔案開展合理的檔案并行管理舉措已經變成了目前人們亟待處理的一個問題。

1紙質檔案和電子檔案并行管理的必然性

在二十一世紀中，電子檔案與紙質檔案均有著自身的優點，兩者都很重要。在造紙術發明以后，紙質檔案始終是重要的信息載體，給人們廣泛運用，和電子檔案比較，紙質檔案具備了載體的依附性。檔案的出現屬于社會現象，其通過固定的物質形式存在著，形成檔案信息和載體，變成了十分重要的信息資源。紙質檔案客觀記錄了過去的歷史情況，有著讓人信服的憑證功能，這樣的憑證效用連電子檔案也比不上。長時間以來，檔案界始終使用紙質檔案，對于電子檔案運用較少，原因是電子檔案雖然具備了信息量大與檢索快速等優點，可是因為其本身有著不能攻克的缺陷，對檔案穩定性與可靠性的影響較大，所以需要及時處理該問題。紙質檔案和電子檔案比較，雖承載信息處理優勢不明顯，可是其原始特性比電子檔案更好。在未能全面掌控電子檔案證據性與持續性以前，還是需要使用紙質檔案進行管理。基于紙質檔案和電子檔案各自的特征，根據現階段城建檔案管理實況看來，還需要將紙質檔案與電子檔案開展并行管理，此乃社會發展的必然趨勢。

2城建紙質檔案與電子檔案并行管理舉措

（1）改善基礎檔案管理體制，創建紙質檔案與電子檔案通道。目前，城建檔案管理機制使用頻率較高的是傳統檔案管理機制，這種情況導致檔案管理工作無法順利進行。為了有效改善該情況，應當從檔案管理體制上進行合理的調節。在現實的檔案管理機制內容里面，需要健全的是：基礎統計標準與信息儲存標準、計算機數據庫管理等。由于在現代社會發展過程中，電子檔案管理自身有著很多的不足，所以在現實使用的時候，電子檔案的明確性與真實性統統需要在對應的體制中顯示出來。再者，應當建立電子與紙質檔案通道，把電子與紙質檔案通過文本的形式儲存于光盤上。接著借助軟件與數據庫索引把電子檔案和紙質檔案相融合，達到檔案自動管理與檢索的目的。對庫存紙質檔案，需要把利用率較高的檔案變成電子檔案，有利于用戶使用。（2）創建新的檔案管理模式，同步歸檔紙質和電子檔案同一內容。在信息科學技術發展的時代背景下，城建檔案管理應緊跟時展的角度，對檔案管理進行有效創新及吸收，主動制定出全新的電子檔案管理體系，與此同時把紙張當成基本載體，檔案管理模式可進行長時間的累積持續拓展。相關工作人員在對管理方式進行優化的時候，大部分管理步驟均可以通過合理使用計算機來展開管理工作，打個比方，整理電子檔案，只需要采用計算機就可以進行有效分檔了，這樣做無需轉移文件載體。在現實管理內容方面，電子檔案同樣需要構成較好的規律，同時開展各個方面的文件組合工作，從而健全電子檔案。其次，電子檔案因為其本身的不足，對應的法律效力也未能明確，雖一些地方制定了電子檔案制度，可是由于工作實況，對同一內容的紙質與電子檔案，都需要同步歸檔，如此做不但可以實現檔案的真實性與完整性，還能夠解決用戶使用網絡資源共享的問題，使紙質檔案與電子檔案互補。（3）轉變檔案管理觀念，把紙質檔案編制成電子檔案。現下，城建檔案管理崗位所安排的工作人員仍然是過去的檔案管理工作者。這部分檔案管理工作者已經完全適應了紙質檔案管理模式，對于剛剛發展起來的電子檔案管理知之甚少，對其的技巧掌握更是微乎其微，如此便使得檔案管理工作效率始終停滯不前。要想改變這種現象，城建檔案管理部門需要組織檔案管理工作人員參加相關培訓活動，從而掌握新的檔案管理知識與技能，將檔案管理工作人員職業素養提高，轉變傳統檔案管理觀念，從而樹立新的檔案管理意識，并且把現代電子檔案管理當成是城建檔案管理的關鍵內容。再者，相關檔案管理工作者應當在空閑時間學習與電子設備有關的知識和技能，借此將自身的工作能力提高。除此以外，電子檔案涉及到了各個方面，所以需要檔案管理工作人員有著扎實的基礎，充分掌握計算機基礎知識。因此，檔案管理工作人員應當不斷開拓自身的綜合素養，從而快速適應新時代檔案管理。再來，把已經存在的紙質檔案，依據儲存與使用等因素的需要構成對應的電子檔案，即紙質檔案變成電子檔案的數字化過程。數字化過程一般有：1）單位接收外來檔案以后，對其開展數字化的管理。2）對已經歸檔的紙質檔案應當實行數字化管理，讓電子與紙質檔案并行。

3結束語

總體說來，進行城建檔案管理的過程中，我們可以了解到，傳統紙質檔案的管理與現代化電子檔案管理均有著各自的作用和意義。因此，在城建檔案管理發展的階段，應當制定出科學且合理的方案，如此才可以促進城建紙質與電子檔案并行管理及發展，進而將檔案管理效益大幅度提升。

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作者:雷雅娜 單位:唐山市城市建設檔案館