信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革研究

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摘要：在網(wǎng)絡(luò)信息化快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)已經(jīng)很難適應(yīng)目前社會發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的檔案管理一方面增加了管理者的管理難度，另一方面對于需要檔案資料的群體來說，獲得所需要的檔案資料也是非常繁瑣的。因此，在本文中作者通過對信息化背景下的檔案管理的含義、社會信息化背景下檔案管理改革的原因等方面進行分析，并提出社會信息化背景下檔案管理改革的基本思路及改革策略，期望能盡自己的綿薄之力來促進我國檔案管理工作及檔案事業(yè)的發(fā)展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務(wù)的效率及服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：社會信息化；檔案管理；背景

隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人群的逐步增加及通過網(wǎng)絡(luò)獲得信息的便捷，人們渴望通過快捷的方式獲得所需要檔案資料的意愿也逐步增強，如何更有效、更便捷、更安全的為人們提供與之生活相密切的社會管理與社會服務(wù)功能成為目前需要解決的主要問題。如何使檔案信息更有效、更廣泛的為人民群眾服務(wù)，更為便利的、系統(tǒng)的為社會發(fā)展提供便利，在這一過程中相關(guān)的檔案管理部門及工作人員應(yīng)拋棄傳統(tǒng)的檔案實體管理模式，發(fā)展傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合的檔案管理模式，在發(fā)展信息化檔案管理的過程中要注意對各系統(tǒng)檔案資料的整合，通過以各級綜合檔案館為主，各類內(nèi)部檔案管理機構(gòu)為輔，使檔案資料覆蓋文化、教育、歷史、科技等不同系統(tǒng)、不同行業(yè)。本文主要圍繞在信息化社會背景下深入研究檔案信息化管理改革的內(nèi)涵，探明社會信息化檔案管理的改革的根源，明確信息化背景下檔案管理改的路線及策略，促進我國檔案管理工作及檔案事業(yè)的發(fā)展，從而提高檔案管理部門為公眾提供檔案信息服務(wù)的效率及服務(wù)質(zhì)量。

一、社會信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革的含義

1、檔案管理信息化改革第一步就需要檔案信息資源整合，傳統(tǒng)的檔案信息管理是檔案歸屬于當?shù)厮跈n案館或相關(guān)檔案管理機構(gòu)內(nèi)，各檔案館之間信息流通較少，造成了檔案信息的蔽塞，不利于發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會的作用，另外也很難為群眾服務(wù)。根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，我國縣級以上的綜合檔案館接收范圍只接收所屬一級機構(gòu)的檔案和有代表性的二、三級機構(gòu)的檔案，這就造成很多的二級、三級檔案無法進館，從而這些檔案很難被群眾所檢索到，更難被利用到。信息化背景下的檔案管理是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，以數(shù)字化的傳播手段，結(jié)合檔案館、系統(tǒng)內(nèi)、企業(yè)、社會等多方的檔案信息資源，以數(shù)字檔案館為信息平臺，使該平臺成為檔案信息的匯集，從而為社會、公眾提供全面、便捷的檔案信息服務(wù)。

2、檔案的信息化管理不僅僅是指通過計算機、網(wǎng)絡(luò)、存儲器等軟硬件設(shè)備構(gòu)成的數(shù)理化檔案管理實現(xiàn)檔案信息的高效管理與利用，而忽視傳統(tǒng)的實物檔案信息的收集、整理、歸檔、保存等管理職能，信息化背景下的檔案管理改革，各級、各部門、各單位的檔案管理機構(gòu)應(yīng)在履行傳統(tǒng)的檔案管理工作的基礎(chǔ)上，利用便利的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建信息平臺、信息交流平臺，豐富網(wǎng)絡(luò)檔案信息的查詢手段，建立不同類別的檔案信息數(shù)據(jù)庫，拓寬服務(wù)渠道，滿足公眾對檔案信息的需求，同時要注意確保檔案管理系統(tǒng)的安全性。

二、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革的原因

（一）適應(yīng)社會信息化發(fā)展的需求

進入新世紀以來伴隨我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國大力建設(shè)網(wǎng)絡(luò)及通信等基礎(chǔ)設(shè)施，目前我國網(wǎng)絡(luò)普及率達到50.3%，過半數(shù)中國人已經(jīng)接入互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施逐漸完善，移動網(wǎng)絡(luò)的速度也在提高，截至2015年12月，手機網(wǎng)民中通過手機無線上網(wǎng)的比例高達90%。因此公眾通過網(wǎng)絡(luò)所獲得信息的方式將成為一種新的生活方式和生活習(xí)慣。

（二）擴大檔案信息利用范圍的需要

傳統(tǒng)的檔案信息查詢只能是查詢者到檔案所在的檔案館或相關(guān)資料管理部門查詢，在實際的應(yīng)用中檔案的需求者可能與檔案所在館距離非常遠，因此不能給檔案需求者提供便利的查詢、利用條件，檔案利用范圍非常有限。信息化背景下檔案管理改革就是要通過信息技術(shù)手段不斷實現(xiàn)檔案信息的便利化、數(shù)字化，同時檔案資料在進行數(shù)字化、信息化的過程中，同樣要遵守檔案資料保存的保密制度，在數(shù)字信息平臺所公布的檔案信息一定是在保證檔案信息資料安全的前提下進行的，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)將分散在各個檔案館、各地、各部門、各單位的檔案信息匯集到專門的檔案信息查詢平臺上，便于公眾查詢、使用。

（三）便于檔案資料信息的整合

如何將分散在各地、各部門的檔案信息整合到一起，各檔案部門首先要進行的就是檔案信息的數(shù)字化、信息化建設(shè)，在檔案信息數(shù)字化建設(shè)的過程中首先就是要保證檔案信息的安全性，同時規(guī)范檔案資料的分類、效益等。在進行檔案資料數(shù)字化、信息化的過程中不能一味的追求速度，應(yīng)在保證資料信息的真實性的前提下逐步將檔案資料信息化、數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案信息在檔案室保管階段檔案的信息是按照問題集中，移交檔案館后按照全卷宗整理，不同部門、機構(gòu)的檔案管理部門按照自己的管理方式進行檔案管理，從而造成各個部門之間的檔案信息的不流通性。信息化檔案管理模式要求各級、各檔案管理部門在符合保密和開放的前提下，根據(jù)社會及公眾的需要采用以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等形式對各級、各部門的內(nèi)部檔案管理機構(gòu)的檔案信息進行整合，做到對檔案信息的相對集中管理、查詢，從而為社會、公眾提供便利的檔案信息查詢工作。

三、社會信息化背景下傳統(tǒng)檔案檔案管理改革的原則

（一）信息技術(shù)應(yīng)用與檔案資料資源整合相協(xié)調(diào)

在信息技術(shù)背景下，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將各個檔案館的檔案資料進行信息整合，這樣不僅有利于各類信息的分類統(tǒng)一管理，也有利于加強各檔案館及管理機構(gòu)之間的聯(lián)系，建立相關(guān)的查詢平臺，便于公眾查詢。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息間傳遞的速度越來越快、傳遞時間越來越短，在此背景下國家檔案館、省檔案館或相關(guān)檔案管理部門應(yīng)首先對目前各自的檔案保管情況的相關(guān)信息進行相互交流，并對如何構(gòu)建合理的資源平臺進行探討，對各自的檔案信息化平臺進行統(tǒng)一的規(guī)劃建設(shè)，并使各系統(tǒng)平臺之間能夠順暢的進行信息交流，最終達到以點帶面，逐漸形成一個檔案館群，形成一個互利共贏的公眾服務(wù)機構(gòu)。

（二）擇優(yōu)分類與循序漸進并重

在對檔案信息信息化、數(shù)字化的分類過程中，檔案信息的分類應(yīng)按照保密程度、公眾需求程度、社會反響等方面進行有針對性的分類，對于公眾與社會需求較大的檔案信息資料，應(yīng)優(yōu)先對這部分資料進行信息化、數(shù)字化分類，便于公眾查詢利用。另外，在進行數(shù)字化信息化分類的過程中，檔案管理部門也應(yīng)該對所有檔案資料進行預(yù)測，對將來一段時間可能需求量較大的檔案信息進行優(yōu)先分類。在檔案資料信息化的過程中要明確紙質(zhì)檔案的信息類型，由于檔案都是原始數(shù)據(jù)或信息的最真實憑證，在提供利用時要保障其完整性和真實性。

（三）區(qū)分緩急與先易后難兼顧

檔案數(shù)字化最大的優(yōu)點之一就是查詢電子版的檔案資料信息可以有效保護原版檔案資料，通過查閱電子檔案減少對原版資料的查閱次數(shù)，從而減少人為的對檔案原件的損害。因此在進行數(shù)字化檔案的初期，就應(yīng)該先對珍貴的資料進行數(shù)字化。對于原來就是數(shù)字化的檔案資料，在經(jīng)過前期的整理、歸檔鑒定、保管等步驟后，符合保密制度便于向公眾開放的數(shù)字化信息資料可通過網(wǎng)絡(luò)上傳到相應(yīng)的查詢平臺供用戶查詢、使用。而對于紙質(zhì)、膠片、聲像等檔案就需要先進性數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在轉(zhuǎn)換的過程中就需要各級根據(jù)檔案信息轉(zhuǎn)換的難易程度分別進行上傳，對于較為容易上傳的資料，應(yīng)優(yōu)先上傳。對于不同類別的檔案資料要根據(jù)其類別逐步實現(xiàn)數(shù)字化、信息化。

四、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略

（一）正確運用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，可以有效地促進各檔案管理部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展

就目前來看，各級部門、各系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理部門分別屬于不同的系統(tǒng)、部門，對檔案資料的管理有著不同的管理方式及特點，在工作中正確、靈活地運用相關(guān)法律法規(guī)可以有效的協(xié)調(diào)各部門、系統(tǒng)間的檔案交流工作，并可以及時調(diào)節(jié)他們之間的矛盾。不斷健全與完善法律、法規(guī)是信息化背景下檔案管理改革的的重要保障。

（二）制定統(tǒng)一的檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理制度及執(zhí)行標準

在檔案資料數(shù)字化、信息化的發(fā)展初期，難免會出現(xiàn)諸多的問題，究其根源就是大家在數(shù)字化、信息化建設(shè)的過程中沒有統(tǒng)一的建設(shè)標準。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，目前已經(jīng)建成使用的檔案網(wǎng)站中竟然有將近30%的網(wǎng)站無鏈接。因此，制定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標準是目前檔案信息化工作的重中之重。目前各級檔案管理部門就檔案管理也制定了相關(guān)的規(guī)章制度及執(zhí)行標準，但制定的各類制度與標準都是其系統(tǒng)內(nèi)自己的標準，就執(zhí)行標準來看，各檔案管理部門的檔案管理制度和標準之間還存在著很大的矛盾，如果這種情況還繼續(xù)存在，檔案數(shù)字化信息的統(tǒng)一管理就無從談起了。因此，制定統(tǒng)一的、規(guī)范的管理制度及執(zhí)行標準不僅有利于檔案資料的管理，更有利于促進各部門、單位間檔案資料的有效共享利用，從而最終提高檔案的利用效率。

（三）逐步構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺

數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺包含高速的網(wǎng)絡(luò)傳輸功能、健全的安全保障體系、先進的軟硬件設(shè)施等，利用各網(wǎng)絡(luò)站點的信息互聯(lián)技術(shù)將各個站點的檔案信息資料進行匯總，以國家檔案館和地方綜合為整合主體將各部門、單位內(nèi)的檔案資料進行匯總，用戶即可以通過該平臺進行信息查詢、信息瀏覽、信息下載等。

（四）提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對檔案管理工作者的工作提出了新的要求，他們不但要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識外，還要熟練掌握一定的電腦操作技術(shù)、信息管理技術(shù)等相關(guān)信息化知識。如在對電子文件進行資料管理的過程中就需要檔案管理工作者掌握數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)知識等，在進行信息化檔案管理的工作中需要檔案管理工作者不斷地提升自身的信息應(yīng)用技術(shù)技能，利用信息化技術(shù)提升檔案管理水平。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案作為社會信息資源的重要組成部門，必然要融入到數(shù)字化新媒體當中，檔案目前也以多種載體形式呈現(xiàn)在大眾的面前，無線傳輸技術(shù)、快速掃描技術(shù)對檔案網(wǎng)絡(luò)管理也提供了極大的便利。因此，檔案工作者在工作的過程中要不斷地加強學(xué)習(xí)，不斷地提高自身的信息化素質(zhì)，在工作中要敢于創(chuàng)新，敢于嘗試新鮮事物，敢于突破自己，只有這樣，檔案管理工作者才能更好地提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地做好自己的本職工作。信息化背景下的檔案管理改革勢必會經(jīng)歷一個漫長發(fā)展的完善過程，在這一過程中不僅需要國家相關(guān)部門對檔案管理工作的重視與幫助，也需要檔案管理部門自身在改革與發(fā)展中充分認識信息化檔案管理改革的必要性，積極推動檔案工作的信息化建設(shè)。

作者:許長春 單位:山東省體育訓(xùn)練結(jié)算中心

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