科技檔案管理工作探微

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近年來，伴隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，全社會在生產(chǎn)、科研領域的投入也日趨增多，科技成果也日趨豐碩，與此同時，在這一過程中所形成的科技檔案的作用與價值也越來越大。科技檔案因其能夠為經(jīng)濟社會的發(fā)展提供知識來源，對日后的工作提供借鑒和參考作用而愈發(fā)引起社會的關注。現(xiàn)階段，檔案資源體系建設工作的需求和檔案資源信息化、網(wǎng)絡化的趨勢都對科技檔案管理工作提出了更高的要求，而目前我國對于科技檔案管理工作仍然存在一些漏洞和不足，這些問題值得我們深入分析和思考。

一、當前我國科技檔案管理工作存在的不足

1.科技檔案的收集與整合較為困難

科技檔案作為科學研究和生產(chǎn)活動的憑證，具有重要的價值和作用，然而當前科技檔案的收集和整合工作很難開展。在現(xiàn)實的生產(chǎn)和實踐中，形成科技檔案的文件材料經(jīng)常是分散的，而且這些文件材料常常掌握在科研工作者個人手中，不能完全保證統(tǒng)一、按時移交，有時由于科研工作者個人工作性質(zhì)的原因，所移交的文件材料中復制件占有相當大的比例，這既使得科技檔案作為憑證的作用大大降低，也間接影響了科技檔案的建檔工作。例如，在工程勘察和工程測量中，隨著工程的一步步推進，常常會接連產(chǎn)生大量的圖紙、圖表、照片等勘察和測量材料，這些材料真實記載了工程勘察和工程測量的實際狀況，具有重要的查考和利用價值。但在實際工作中，由于絕大多數(shù)科研工作者本身并不具備專業(yè)的檔案學知識，加之實際工作環(huán)境和工作條件的限制，不能將這些工作中產(chǎn)生的文件材料加以有效保管，導致這些具有重要保管價值的文件材料很難完整、系統(tǒng)地收集整合起來。而科技檔案收集的不完整又會降低科技檔案的利用價值，在一定程度上影響今后科研工作的查考和利用，對科研工作產(chǎn)生一些負面的作用。[1]

2.科技檔案收集的種類和范圍較為狹窄

科技檔案是在科學研究和生產(chǎn)建設中直接形成的、保存?zhèn)洳榈男畔⒂涗洠渌哂械念愋投喾N多樣，所覆蓋的領域也較為寬泛。在實際工作中，由于生產(chǎn)活動所處的行業(yè)或部門不同，會形成不同種類的科技檔案，包括水文、氣象、天文、地質(zhì)等一系列測量和勘探活動形成的文件材料以及有關工程和產(chǎn)品的設計、建筑施工活動、產(chǎn)品的生產(chǎn)和制造等多種類型的檔案。理論上，這些科技檔案都應被完整、系統(tǒng)地收集并保管，而目前在具體的實踐中，我們對于科技檔案的收集更多地偏重于工業(yè)生產(chǎn)技術檔案、建設項目檔案以及部分設備檔案，而對于其他方面的本應按照科技檔案進行收集歸檔的文件材料并沒有加以足夠的重視，檔案收集的覆蓋面較為狹窄，收集工作不盡如人意。

3.科技檔案的管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范

當前，絕大多數(shù)企業(yè)或單位并沒有形成相應的科技檔案管理規(guī)范，并沒有一套標準的管理規(guī)范作為參考。而一些規(guī)模較大的企業(yè)和在科技檔案管理工作領域較為成熟的科研單位雖然制定了一些針對本單位所形成的科技檔案的管理規(guī)范，但是這些規(guī)范大都是各個單位根據(jù)本單位的實際工作情況制定的，不同單位的管理規(guī)范差異較大，隨意性較強，一般只能適應本單位自身的狀況，并沒有統(tǒng)領本行業(yè)乃至整個科技檔案界的能力。現(xiàn)階段，我國有關科技檔案管理方面的條例只是單純地對科技檔案進行了界定，并沒有具體地提出科技檔案的管理規(guī)范，更沒有針對其收集、保管、鑒定、利用提出具體的措施，這就造成了在科技檔案管理范疇內(nèi)并沒有一套完整、系統(tǒng)的能夠統(tǒng)領科技檔案管理工作的管理規(guī)范，這不利于科技檔案管理工作的進一步發(fā)展。

4.科技檔案的數(shù)字化工作滯后

在信息化、網(wǎng)絡化時代，科技檔案的管理也應跟隨時代的潮流，在建檔以及后續(xù)的管理過程中，充分利用信息網(wǎng)絡技術，提高科技檔案的管理水平。但目前，科技檔案的信息化過程較為緩慢，數(shù)字化工作滯后，生產(chǎn)工作以及科學研究中產(chǎn)生的大量的紙質(zhì)檔案沒有能夠有效地數(shù)字化，科技檔案的數(shù)字化工作也沒有形成長期有效的管理體系。此外，在實際工作中，對于科技檔案數(shù)字化之前的鑒定工作以及科技檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建設工作也尚不完善，仍然處于不成熟的階段。以吉林省為例，據(jù)相關調(diào)查顯示該省僅有不足4%的立檔單位其科技檔案能夠完全實現(xiàn)數(shù)字化，只有25%的立檔單位科技檔案數(shù)字化程度超過了50%，也就是說，僅有不足30%的立檔單位其科技檔案的數(shù)字化程度超過了50%，還有約15%的立檔單位根本沒有對科技檔案進行數(shù)字化，這充分說明了吉林省的科技檔案數(shù)字化比例偏低，科技檔案的數(shù)字化工作進展緩慢。

二、當前我國科技檔案管理工作存在不足的原因分析

1.科技檔案管理工作的相關法律法規(guī)尚不完善

系統(tǒng)健全的法律法規(guī)是科技檔案管理工作順利進行的有效保證。而現(xiàn)階段，有關科技檔案管理工作的法律法規(guī)建設仍不完善，這使得當前的科技檔案管理工作沒有一個相對規(guī)范的標準，也造成了當前科技檔案的各項管理漏洞較多。具體來說，首先，目前有關科技檔案管理的規(guī)范大都為政策性、綱領性的規(guī)范，并且這些規(guī)范執(zhí)行效果差，沒有形成強制性的管理程序。其次，當前有關科技檔案的歸檔制度和科技檔案收集工作的機制不健全，檔案管理部門對于收集科技文件材料的時間沒有統(tǒng)一的規(guī)定，對于科技檔案的收集情況缺少監(jiān)督，造成科技檔案難以按照檔案系統(tǒng)一體化的要求及時、準確、齊全地收集，且沒有對科技檔案的收集工作引進績效考核制度。此外，在實際工作中，很少有單位能夠?qū)⒖萍紮n案工作納入到本單位實際的管理體系之中，這也是造成當前科技檔案管理工作混亂，科技檔案資料保管各自為政現(xiàn)象嚴重，未能真正按照《檔案法》的規(guī)定進行集中統(tǒng)一管理的原因所在。

2.企事業(yè)單位及員工的社會檔案意識仍然不足

企業(yè)或單位是科技檔案的擁有者和形成地，單位的相關工作人員是科技檔案形成過程中的實際操作者，因此企業(yè)及其員工的檔案意識和對科技檔案的重視程度都會對科技檔案的后續(xù)工作產(chǎn)生直接且至關重要的影響。在當前的市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)在決定進行某項活動之前都會考慮收益，也就是企業(yè)將該項活動是否有利潤、是否值得進行當作了決策的首要因素。而科技檔案的收集與管理恰恰是最難以直接看到經(jīng)濟收益的，科技檔案只有在為相關的科研及生產(chǎn)活動提供參考和幫助時才會產(chǎn)生效益。也正是因為如此，造成了很多單位和企業(yè)對科技檔案管理的重視程度嚴重不足。此外，由于觀念上的偏差，一些單位對于科技檔案的管理流于形式、管理粗放、浮于表面，沒有深入地思考和挖掘科技檔案的潛在價值，這也嚴重阻礙了科技檔案管理工作的進步。[2]3.對于科技檔案管理工作的投入仍然偏少人力、物力、財力的支持是科技檔案管理工作得以有序開展的重要保障，因此，在科技檔案收集、保管及后續(xù)開發(fā)利用過程中，就需要一定的經(jīng)濟支持來保證這個過程能夠有質(zhì)量、有條理地進行。這在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)社會的環(huán)境下更是如此，科技檔案的信息化和網(wǎng)絡化管理需要持續(xù)的、穩(wěn)定的投入才能進行下去。而當前，對于科技檔案管理投入的匱乏成為了制約科技檔案管理工作以及后續(xù)開發(fā)利用的瓶頸。仍以吉林省為例，根據(jù)每年對科技檔案管理投入經(jīng)費的統(tǒng)計顯示，每年對于科技檔案管理投入經(jīng)費超過100萬元以上的單位所占的比例僅為8%，而投入少于10萬元的單位比例則高達76%，這足以客觀地反映出當前對于科技檔案管理的投入仍然十分不足。并且，對于科技檔案管理的投入過少會導致一系列的“不良反應”，經(jīng)濟投入少，在科技檔案信息化管理的過程中所需要的硬件設施就難以滿足，同時在軟件方面也難以開發(fā)出高質(zhì)量的、適合科技檔案的管理系統(tǒng)，極易使得科技檔案管理在硬件配置和軟件開發(fā)這兩方面都陷入難以為繼的地步。此外，過少的經(jīng)濟投入使得在科技檔案管理中難以招聘到技術水平較高的綜合性人才，也難以對檔案管理人員進行專業(yè)化培訓，不利于推動科技檔案管理水平的提高。

三、提升我國科技檔案管理水平的對策與建議

1.完善科技檔案管理工作的相關法律法規(guī)

完善科技檔案管理工作的相關法律法規(guī)既是規(guī)范、科學地管理科技檔案的基礎，也是進一步完善我國檔案法制體系的必然要求。當前，我們應從以下幾個方面著手：第一，要保證科技檔案管理工作相關法律法規(guī)制定的協(xié)調(diào)性，法律法規(guī)的制定要以當前各單位科技檔案管理工作的實際狀況為基礎，與當前的工作形勢相適應，還要與諸如《科學技術進步法》等其他有關科學技術方面的法律相協(xié)調(diào)；第二，要保證科技檔案管理工作相關法律法規(guī)制定的針對性和具體性，在制定法律法規(guī)時，要在堅持《憲法》和《檔案法》的基礎上，根據(jù)科技檔案管理工作的實際情況，有針對性、分層次地制定具體的科技檔案管理的法律法規(guī)，使科技檔案的管理工作有具體的規(guī)范可依；第三，要保持科技檔案管理工作相關法律法規(guī)的開拓性，在制定相關法律法規(guī)的過程中，我們還應具有一定的預見性和開拓性，要以當前科技檔案管理工作為基礎，充分考慮科技檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律。

2.提高社會檔案意識，加大對科技檔案管理工作的投入

提高社會檔案意識，首先要增強科研工作者及相關人員的檔案意識，科研工作者作為直接參與形成并整理相關科研資料的人員，應當對科技檔案知識有一個比較詳細的了解，從而能夠從科技資料的形式和內(nèi)容上確保其符合科技檔案接收和整理的規(guī)范。同時，還要引導科研工作者在工作實踐中體會科技檔案的價值，這樣有助于科研工作者加深對科技檔案的重視程度，從而有助于提升科技檔案的內(nèi)在質(zhì)量。加大對科技檔案管理工作的投入，要求各個單位要從管理上重視科技檔案工作，要結合本單位實際情況，增加對科技檔案管理工作的人、財、物的配置，推動科技檔案向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變。[3]

3.改進科技檔案的管理方式，實行前端控制

改進科技檔案的管理方式主要是指根據(jù)科技檔案專業(yè)性的特點進行收集和建檔工作?？萍紮n案的專業(yè)性體現(xiàn)在其產(chǎn)生于特定的領域，是這一領域內(nèi)科研生產(chǎn)活動的產(chǎn)物，這就要求我們在進行科技檔案的收集時要根據(jù)科技檔案的專業(yè)性來收集，以此更好地將科技檔案的信息完整、系統(tǒng)地體現(xiàn)出來。對科技檔案實行前端控制，是指通過制定科研工作計劃，了解科研工作的各個階段，整體把握科研項目的工作進程，掌握科技檔案的形成規(guī)律，從而在科技檔案形成的過程中，做好科技檔案收集工作的規(guī)劃，以期提高科技檔案收集工作的質(zhì)量。

4.建設高水平的科技檔案管理隊伍

高水平的科技檔案管理隊伍是科技檔案管理工作得以有序運行的重要保障，在人才隊伍的建設中，應當注意以人為本，尊重人才，發(fā)揮人才的比較優(yōu)勢，打造一支高水平的檔案管理隊伍。具體來說，應做到以下幾點：第一，要為科技檔案工作隊伍注入新鮮血液，大力引進具備科技檔案管理專業(yè)知識的人才；第二，要加強對相關人員的業(yè)務培訓，培養(yǎng)專業(yè)能力，提高其科技檔案管理的技術水平；第三，要對相關人員進行職業(yè)素養(yǎng)教育，要使其從內(nèi)心接受檔案管理這份工作，將自身的熱情投入到科技檔案管理工作中來，為檔案事業(yè)添磚加瓦，作出貢獻。此外，還要進一步完善人才激勵機制，將績效考核等先進的管理制度運用于對科技檔案管理人員的考核中，激發(fā)其工作的主動性和積極性，以此推動科技檔案管理工作的進一步發(fā)展。

四、結束語

科技檔案作為一種重要的信息資源，其價值和意義非同一般。隨著科學技術的迅猛發(fā)展以及信息網(wǎng)絡技術的深層次推廣，對于科技檔案管理工作的關注和研究也會更加深入。當前，我國在科技檔案管理工作這一領域已經(jīng)取得了一定的進步，但我們?nèi)孕枨宄乜吹?，我國對于科技檔案的管理工作還不是十分成熟，依然存在一些不足和問題。科技檔案管理工作的提高并不是一蹴而就的，只有進一步加強研究和實踐，才能在理論和技術上取得突破，才能推動科技檔案管理工作不斷走向完善。

作者:毛業(yè)博 單位:黑龍江大學信息管理學院

參考文獻：

[1]張衛(wèi)東,張帥，劉夢瑩.科技檔案資源集成化服務研究[J].檔案學通訊，2012(6)

[2]黨景麗.科技檔案的標準化管理[J].甘肅科技，2010(24)

[3]張斌，徐擁軍.我國科技檔案管理體制機制建設的政策建議[J].檔案學研究，2006(3)