單位檔案管理完善思考3篇

導語：單位檔案管理完善思考3篇一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇

一、事業單位檔案管理現狀和存在的問題

事業單位檔案管理，因沒有受到應有的重視，在實際工作中存在一些問題，制約了管理工作的高效開展，具體分析如下。

（一）檔案管理體系不完善

我國很多事業單位都不具備完善的檔案管理體系，普遍缺乏規范的管理制度。這種情況下，單位的檔案管理人員就不能依照相關章程進行管理工作。比如他們不能按照規范的檔案收集范圍進行相關資料的收集；不能依照程序規范地將收集到的資料進行歸檔；不能按照管理細則，對其分類保存等，導致檔案的日常管理工作雜亂無章。即使有些事業單位已經建立了檔案制度，在具體的工作中也沒有依照管理章程辦事，隨意性很強。可見，建立了檔案管理制度的單位也缺乏嚴格的執行力度，知識檔案制度的權威性降低，執行力不足，發揮的制度能效不明顯。并且，很多事業單位的檔案管理者，職責劃分不明確，一旦出現問題，就相互推脫，互不擔責的狀況，將很多工作置于三不管境地。

（二）管理人員專業水平低下

事業單位檔案管理者素質的高低，直接影響管理效果的好壞。當前，我國很多事業單位的檔案管理人員專業性不強、技術水平不高。他們中很多都沒受過專業培訓，對檔案的收集、歸檔、裝訂、管理程序等都不熟悉。甚至很多單位的檔案管理者都是其他崗位借調過來的，身兼數職，他們沒有足夠時間與精力管理檔案工作，平常基本無暇顧及檔案事宜，只有上級檢查時做做樣子罷了，這就造成檔案管理處于癱瘓狀態。其實，檔案管理是一個專業性很強的工作，這些不專業的檔案管理者，一方面專業素質不高，并一方面因單位領導對檔案管理工作重視度不夠，使檔案管理人員的工作熱情不高，工作態度散漫，導致管理效率低下。

二、加強檔案管理的優化途徑

（一）完善檔案管理體系

制定科學、規范的檔案管理體系是做好事業單位檔案管理工作的前提，針對當前事業單位檔案管理體系中存在的問題，管理人員應積極建立一套與事業單位特點相匹配的管理體系，以促進檔案管理工作的順利開展。在建立事業單位的檔案管理制度時，應遵循以下原則：1.應充分分析本單位的具體特點及檔案實際，制度條款應體現科學性及合理性。2.檔案管理制度應具備可操作性、實用性、方便性等特點，提高其內容應具的規范性與指導性。3.確保檔案管理制度不僅可以約束員工，而且能夠約束領導。因為單位領導是檔案管理工作的楷模，檔案管理制度能否落實，領導的行為具有重要影響。4.檔案管理制度應具有權威性，可將單位員工與領導的晉升、評級等活動與檔案執行情況掛鉤，用完善的獎懲制度激勵事業單位人員積極執行管理章程。

（二）提高管理人員素質

事業單位的檔案管理，是一項專業性、技術性都很強的工作。所以，要想加強檔案管理，必須提高管理人員的整體素質。提升管理者素質可從以下兩點入手：第一，嚴把招聘關，吸納高素質人才加入檔案管理隊伍。第二，加大對檔案管理人員的培訓力度，讓他們能更熟練地掌握檔案管理工作的流程與管理技巧。培訓內容主要有兩部分：1.對檔案管理者進行系統的專業知識培訓，并結合單位自身發展特點，使其能將理論知識與檔案實情有機結合起來。2.加強對檔案管理者職業道德的培養，改變傳統檔案管理者隨意與應付的心態，將完善的獎懲制度納入檔案管理中，激發管理者的工作熱情，并嚴格按照檔案管理制度認真完成管理工作的各個環節。為提高培訓是要，事業單位必須加大教育培訓資金投入，并制定詳細的、可行性高的培訓方案，條件允許的話可選派優秀檔案管理人員到高校檔案管理專業進修學習。

（三）優化管理手段

隨著科學技術的日新月異，檔案管理工作也應積極將先進的信息技術引進工作中來，以提高檔案管理效率。目前很多事業單位都很重視檔案管理的信息化，并積極創建信息化管理模式。將計算機技術引入事業單位的檔案管理，是檔案工作進入現代化的重要標志。檔案管理工作的信息化管理，使檔案目錄編制從人工操作轉變為計算機操作，大幅提高了檢索效率。首先管理者要建立恰當的數據庫，然后把紙質檔案中的所有內容輸入計算機，并按照一定的標準將其歸納分類，所有信息就有條不紊地儲存到了計算機中。當需要查閱相應檔案信息時，只需要在計算機中輸入相關關鍵詞并點擊搜索，就能很容易找到所有相關內容。檔案管理的信息化，不僅使管理人員的檢索變得快捷，還有利于授權的使用者很方便地從終端查找到需要的檔案信息并下載，可大大提高檔案信息的利用價值。總之，事業單位的檔案管理是其日常管理工作的主要組成部分，只有完善檔案管理體系、提高管理人員素質、優化管理手段，才能推動檔案管理工作的快速、高效開展，才能為事業單位的發展發揮更大作用。

作者：石維嘉工作單位：赤峰市人民防空辦公室

第二篇

一、現狀與問題

（一）重視程度不夠

檔案管理在大部分事業單位里面并不被重視，不知道檔案管理存在的重要意義，更不知道她是國家歷史文化的寶貴財富和國家的重要事業。這也導致了對檔案管理工作不能夠充分的進行人事，對相關的規章制度不能夠好好的實施，最終使得管理工作不夠條理，混亂現象嚴重。

（二）業務基礎薄弱

在整體環境下，事業單位的業務基礎都不夠牢固。比如：已經建立了相關的檔案管理方面的制度，當時并沒有被認真落實，檔案的整理不夠嚴謹和規范，也沒有開展檔案的相關鑒定工作，擅自決定哪些文件存檔哪些文件銷毀。

（三）設施落后

單位對檔案管理的不重視必定導致相關的部門資金不到位，也就決定了檔案部門的相關設施落后。比如：檔案庫房簡陋，辦公條件和實施很差，一個辦公室多個用處，沒有進行接待室、檔案室和辦公室的劃分，檔案的現代化信息系統和計算機配置都不夠完善。

（四）管理人員素質不高

檔案的管理工作要求有很強的政策性和專業性，要求管理人員具有良好的職業道德和專業水平。但是，當前事業單位的檔案管理工作人員大部分時間應付單位其他事物，沒有很強的檔案管理意識；很多單位的檔案管理人員調動非常頻繁，造成了檔案管理工作的不連續性和不穩定性。由于管理人員的專業技術不夠成熟，導致了檔案的整理、歸檔、保管和利用等不夠專業，對事業單位工作的展開起到了反作用。

二、管理創新

（一）管理制度的建立

要想事業單位的相關檔案管理工作能夠有效、有序、正常的開展開來，管理制度的建立就需要做出合理和科學的分析，要滿足單位的實際情況和需要。在制定相關的管理制度時，要本著實用性強、簡明扼要和操作性強的原則，只有方便操作、簡單可行和方便適用的制度才能夠更好的發揮檔案管理人員的工作效率和積極性。制度的建立要以平等性作為主要準則，這是制度能夠順利實行的保障，檔案部門不僅僅是執行者也是管理者。在執行各種制度時要公平，真正做到懲罰分明。

（二）深化管理

事業單位應當通過各種學習和宣傳來增加檔案管理的重視程度，把這個工作放在明顯的位置上。單位的領導班子對檔案管理的工作要不定期的進行檢查，檢查要嚴格，對出現的問題及時糾正并給與耐心的指導。對檔案管理工作要進行考核，建立健全考核制度，通過晉級或者降級對檔案工作人員進行獎懲。檔案管理的工作質量也要設立相應的標準，對標準進行嚴格執行，只有這樣才能夠把事業單位的檔案管理工作向著規范化和科學化的放心推進。

（三）加強保密工作

檔案管理一個最基本的要求就是對檔案材料的嚴格保密，這是檔案管理人員必須執行的一項工作。這也同時要求我們建造檔案室的時候，要合理選擇位置，嚴格按照相關的規定進行建造，辦公室、庫房和閱覽室要分開建設，庫房的門窗要進行加固處理，鑰匙要專人負責，并且閑雜人等一律不允許進入庫房。閱覽檔案時要有相關登記手續，不能隨便翻閱檔案。檔案庫房室管理人員，要進行相關的正式培訓，教授他們相關的檔案登記分類知識和存放原則，加密的文件檔案一定不能泄露出去，否則會對單位和社會造成危害。由此可見，檔案管理的保密工作非常重要，要引起單位的重視。

（四）發揮檔案的信息資源價值

要徹底改變傳統的思想和工作方式，對檔案管理工作態度進行轉變，從各個方面利用檔案信息資源的有利方面，發揮檔案信息資源的最大價值。檔案管理工作要加大對單位相關實際情況，對單位的發展歷史、個人的大事記錄、個人資料等內容進行整理編制，對單位工作的中心進行宣傳單位本身的各種經驗和業績，為單位領導的決策提供數據材料，在社會上提升本單位的形象。還可以通過網絡增加單位的認可度，促進單位的更好更快發展。

（五）提高人員素質

在當今信息知識的時代，檔案管理工作人員的綜合素質決定了改工作水平的高低。所以，建立一支專業水平高、穩定的管理人員是提升檔案管理水平的必由之路。我們都知道，檔案管理要求的實踐性和專業性很強，沒有一定的工作經驗基礎，很難適合檔案管理工作的高水平運轉。所以，在保證檔案管理人員穩定的同時，還要加強管理人員本身知識結構和能力素質的提升。既要幫助檔案管理人員樹立良好的道德觀念，還有加強他們的學術水平和信息技術，增強他們分析問題和駕馭知識的能力，培養更多的復合型管理人才，滿足不斷發展變化的檔案管理工作。

三、結語

事業單位檔案管理工作的順利開展需要單位各個部門的配合，既要增加對檔案管理工作的重視程度，還要制定相應的規章制度；既要合理選擇檔案管理場所，又要加強工作人員的保密意識；檔案管理工作水平的提高還需要對工作人員全方位的培養，增加他們的知識層面，為單位領導的決策和單位社會認可程度的提出提供必要的幫助。總之，檔案管理工作是一項復雜而重要的工作，需要我們認真對待。

第三篇

一、當前人事檔案管理存在的幾個問題

（一）缺乏對人事檔案管理重要性的充分認識

現代管理理論普遍認為，人是管理的主體，同時也是管理的客體。而人事檔案是實現“人的管理”的所需信息的主要來源，人事檔案可以為用人單位招聘和個人求職提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。人事檔案真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是客觀的、全面的衡量一個人的重要根據重要依據，因此我們必須充分認識人事檔案及人事檔案管理工作的重要性。近些年來，隨著社會開放程度的增加和我國行政、事業單位相關人事制度的改革，人才的流動更加靈活頻繁，人們的就業選擇越來越多，越來越多的人選擇跳槽或者下海，同過去相比，人事檔案對人的約束和限制減少，致使有的單位產生了“檔案無用”的思想看法。對人事檔案工作缺乏足夠的認識，忽視檔案工作越來越不能滿足當今社會的管理需求。

（二）人事檔案整理不規范

人事檔案管理工作是一項對從業者要求比較高，有很強的技術性的工作。《干部檔案整理工作細則》中明確規定了進行檔案管理的規范要求，“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”，其目的是要達到“完整、真實、精練、實用”。然而有些單位在對人事檔案的規范性整理上仍有欠缺，檔案材料混在一起，根本沒有理出頭緒，甚至有的單位并未對其進行規范整理。

（三）人事檔案管理模式滯后

封閉式的檔案管理模式是目前我國大多數單位采用的模式，在實際操作中，這種模式可以對本單位的人事檔案進行集中收集整理，便于檔案保存和保護，但是也存在一定的弊端，即適用范圍小，人員一有流動便會大動干戈。隨著我國當前人口戶籍制度的改革和人才流動的加快，這種封閉式的檔案管理模式越來越不能適應時展的需求。當需要對個人檔案進行調用的時候會遇到諸多阻礙，限制了整個人力資源在社會的自由流動，同時也不利于實現人才信息在全社會的共享和不同單位之間人才的互補。這種封閉式的檔案管理模式，實質上是一種“看守式”的檔案管理服務模式。這種模式造成的一種結果是當個人或其它單位需要人事檔案的時候，需要大動干戈，牽一發而動全身，造成人力資源的極大浪費。

（四）人事檔案管理手段落后

計算機在大多數領域得到了普遍的應用，但是體現在人事檔案的管理上，計算機技術的作用尚需進一步的發掘，有些單位的檔案管理部門仍處于紙質狀態，缺乏現代化的檔案管理設備與技術。有的部門已經使用了電子計算機作為檔案管理的工具，但是起作用僅僅是局限于名字及檔案號的輸入、輸出與檢索管理，但是紙質檔案管理手工錄入效率低下、易出差錯的問題沒有從根本上得到解決。另外，在人事檔案管理信息化日漸加強的今天，如何保證檔案的安全性和保密性也是一個新的課題。由于有的檔案部門安全意識未得到應有的提高，對檔案內容審查和管理不嚴，造成信息外泄，甚至造成黑客入侵，導致檔案泄密丟失、檔案造假的問題，需要引起人們的重視，“造假騙官干部”、共青團石家莊市委原副書記王亞麗涉嫌檔案造假并職務侵占和行賄一案就是對此敲響的一個警鐘。

二、改革人事檔案管理的對策

（一）實現檔案管理的規范化、信息化

思想是行動的先導。做好檔案管理工作，首先要給予這項工作充分的重視。人事檔案管理人員對管好干部人事檔案工作重要性的認識，強化管檔意識。實現檔案管理的規范化，在進行檔案整理時，務必要高標準嚴要求，嚴格按照國家《干部檔案整理工作細則》的相關標準，對人事檔案進行分門別類的細致整理，同時要結合當前檔案數字化的大趨勢，充分利用各種先進的技術手段，實現檔案的紙質化向無紙化、數字化轉變，建立人才檔案數據庫，實現二者的有益結合。在檔案數字化轉化時，也要注重規范化整理，按照國家推薦信息化管理的相關標準，并結合本單位實際需求制定出符合本單位特點的詳細管理標準體系。人事檔案數據庫的標準應當是便于檔案的管理使用的，在建立過程中要充分注重尊重標準與實用性的結合。

（二）提高檔案管理者素質

檔案管理者需要不斷提高自身的綜合素質和業務能力，通過培訓、自學等方式，逐步掌握人事檔案科學管理的原則方法，提高檔案管理的效率和質量。信息時代，檔案管理者還要掌握必要的信息網絡技術，尋求更高效率的檔案管理模式。同時還要掌握必要的政治理論和國家法律法規，培養良好的職業道德，堅持原則，照章辦事，嚴格履行檔案管理和使用程序，為各部門單位選人用人把好第一道關，以實際工作服務于民、取信于民，為黨和人民的事業保駕護航。

（三）探索建立開放式人事檔案管理模式

當前的封閉式檔案管理模式已越來越不適應時展的需求，于是開放式的人事檔案管理模式被許多專家學者提出來。這是適應社會主義市場經濟發展的一種新模式，能夠對原有的檔案管理模式起到補充作用。應該說，目前原有的檔案管理模式并未退出歷史舞臺，因其具有私密性好、檔案管理更加安全的優勢，與這種檔案管理模式相比，開放式的人事檔案管理模式具有服務面廣的優勢、更加適應于當前社會化的人才流動趨勢，而且更加符合信息化潮流，與計算機網絡技術發展相得益彰。以醫院為例，人員身份不再是單純的干部身份，聘用制人員數量占多數，這類人的人事檔案內容多為其工作業績、個人特征等方面信息，原先的政治色彩不再濃厚，另外，聘任制下人員流動頻繁，人員構成變得復雜，開放式的檔案管理模式在這種情況下更加如魚得水，人員“身份管理”逐漸被“崗位管理”所代替，“單位人”變成了“社會人”，從而更加適應市場化的趨勢，有利于人事檔案的動態管理。人事檔案管理工作至關重要，那種認為檔案無用的思想是極端錯誤的，要從根本上扭轉這種錯誤觀念，我們要從檔案管理模式、管理體制等方面進行根本變革，使其符合社會發展和人才交流趨勢，符合社會經濟政治發展的需求，為人才在全社會的更好的有序流動提供保障。

作者：郭全美李師麟工作單位：山東省壽光市上口中心衛生院