縣級(jí)醫(yī)院檔案管理論文

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一、縣級(jí)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

縣級(jí)醫(yī)院由于檔案意識(shí)淡薄，一般管理體制不夠健全，致使檔案管理工作不夠規(guī)范。它們往往缺少專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人員，對(duì)檔案缺少科學(xué)的分類管理，管理模式和手段比較落后，部分檔案資料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，應(yīng)該形成的重要檔案沒(méi)有形成，為今后的提供利用留下缺憾。

二、如何做好縣級(jí)醫(yī)院的檔案管理工作

1．培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員，縣級(jí)醫(yī)院檔案的規(guī)范化和科學(xué)化，是關(guān)系到見(jiàn)證醫(yī)院發(fā)展、提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮技術(shù)人才優(yōu)勢(shì)的重要環(huán)節(jié)，因此培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員是做好縣級(jí)醫(yī)院檔案工作的關(guān)鍵。要做好縣級(jí)醫(yī)院的檔案管理工作，檔案必須專人管理，強(qiáng)化檔案意識(shí)，檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)自己工作的重要性，熱愛(ài)檔案工作，以做為一名檔案工作人員而驕傲。檔案工作的目的是把經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)當(dāng)作財(cái)富收集、整理、歸檔、保存起來(lái)以便更好地利用，作為一名檔案工作者平時(shí)要多注意收集、整理、保管，當(dāng)別人要用時(shí)，能在最短的時(shí)間內(nèi)完整地提供出來(lái)。因此，縣級(jí)醫(yī)院的檔案管理員必須慎重選擇、培養(yǎng)，即要懂檔案管理知識(shí)，又要懂醫(yī)療知識(shí)，即要會(huì)分類管理，又要會(huì)綜合利用，即要懂傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理，又要懂現(xiàn)代化的信息技術(shù)，搞好電子檔案（如衛(wèi)生人事信息系統(tǒng)、電子病歷、網(wǎng)上無(wú)紙化辦公、信息化機(jī)讀檔案管理等）的保管使用。

2．對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類

縣級(jí)醫(yī)院檔案大體可分為六類：文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、醫(yī)療法定文書檔案、聲像、電子、實(shí)物檔案、特殊檔案。

（1）文書檔案包括：文件檔案（可以按管理指導(dǎo)的級(jí)別分為國(guó)家級(jí)文件、省級(jí)文件、市級(jí)文件、縣級(jí)文件；衛(wèi)生部文件、省衛(wèi)生廳文件、市衛(wèi)生局文件、縣衛(wèi)生局文件、本醫(yī)院文件），通過(guò)這些檔案可以準(zhǔn)確地了解國(guó)家、省地市各級(jí)的方針政策；人事檔案（是對(duì)醫(yī)院人員個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)的記載，是重要的人事信息資源，也是合理配置人力資源的依據(jù)），通過(guò)人事檔案可以明確地反映出縣級(jí)醫(yī)院技術(shù)人才的分布情況，最大限度地服務(wù)于臨床；合同、會(huì)議紀(jì)錄、信息檔案（包括縣級(jí)醫(yī)院與社會(huì)各界簽訂的各種合同，院委會(huì)、支部會(huì)、全院會(huì)等醫(yī)院重大會(huì)議的會(huì)議記錄、醫(yī)院發(fā)展的信息建設(shè)情況及新聞宣傳等）；大事記（重點(diǎn)記述本單位重要活動(dòng)及主要成績(jī)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、機(jī)構(gòu)更迭、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)、科技創(chuàng)新、重大案件、自然災(zāi)害等）。

（2）業(yè)務(wù)檔案包括：縣級(jí)醫(yī)院的醫(yī)療教學(xué)檔案（引進(jìn)上級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)先進(jìn)的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)，作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)醫(yī)院培訓(xùn)基地培訓(xùn)而制定的教學(xué)培訓(xùn)計(jì)劃、大綱、考試管理、實(shí)習(xí)、見(jiàn)習(xí)資料等）；業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)檔案（本院為提高服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力而開展的全員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)人才梯隊(duì)等方面的檔案）；科研檔案（包括本院技術(shù)人才開展的各項(xiàng)科學(xué)研究成果檔案，在國(guó)家、省、地、市各級(jí)刊物上發(fā)表的科研論文檔案等）；醫(yī)療過(guò)程中形成的各種影像圖文檔案（如核磁共振、CT、CR、X線膠片、超聲聲影像、心電圖、病理切片等檔案）。

（3）科技檔案包括：縣級(jí)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案；基建檔案；醫(yī)療設(shè)備檔案；藥品目錄檔案。

（4）醫(yī)療法定文書檔案包括：縣級(jí)醫(yī)院所有病案檔案及所有醫(yī)療司法鑒定檔案，這兩類檔案都具有法律效力，專人、專室管理，依法使用。

（5）聲像、電子、實(shí)物檔案包括：縣級(jí)醫(yī)院重大事件、活動(dòng)的聲像資料、醫(yī)療教學(xué)教材聲像資料、實(shí)物資料，以及隨著信息化發(fā)展而產(chǎn)生的各種電子檔案。

（6）特殊檔案包括：縣級(jí)醫(yī)院作為保障全縣人民群眾健康及生命安全的主戰(zhàn)場(chǎng)，在特殊時(shí)期將會(huì)產(chǎn)生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價(jià)值。如在全國(guó)人民抗擊“非典”的特殊時(shí)期，縣級(jí)醫(yī)院作為“防非”的第一線，通過(guò)實(shí)踐應(yīng)對(duì)突發(fā)事件而形成的“非典”時(shí)期的專門檔案，建立“非典”和“疑似非典”病例檔案，對(duì)期間的經(jīng)驗(yàn)、成果等內(nèi)容進(jìn)行了統(tǒng)一的收集、整理和歸檔；禽流感期間，積極介入，做好禽流感檔案的收集整理工作，為日后的防疫及治療研究等工作提供參考和依據(jù)。其它還有計(jì)劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案、傳染病檔案、醫(yī)療行業(yè)商業(yè)賄賂專項(xiàng)治理檔案等。

3．明確縣級(jí)醫(yī)院檔案的收集范圍和方式方法

（1）收集范圍

凡是反映縣級(jí)醫(yī)院發(fā)展的重大活動(dòng)與事項(xiàng)，具有考查利用價(jià)值的文字、聲像制品、圖片、電子文檔等資料均屬于歸檔范圍。凡歸檔的各種文字資料必須鋼筆書寫，字跡工整，所有打印文檔，一律用A4紙打印，傳真紙一律用A4紙復(fù)印后存檔，所有圖片、聲像制品要求清晰明了；凡歸檔電子文檔必須以年為單位，分門別類建立文件夾，便于整理檢索使用。

（2）方式方法

①平時(shí)收集。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)文件材料的承辦、形成運(yùn)轉(zhuǎn)情況，在辦理完畢后及時(shí)收集、整理，如醫(yī)療文書檔案。

②定期收集。對(duì)平時(shí)收集有困難的文件材料，應(yīng)根據(jù)其形的實(shí)際定期適時(shí)收集，以防散失。如工作周報(bào)、月報(bào)、總結(jié)計(jì)劃、大事記、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、專題講座、職代會(huì)、全院職工大會(huì)等。

③年終總匯。每年年終時(shí)要將各科室、各領(lǐng)導(dǎo)手中當(dāng)年的文件資料統(tǒng)一清查、收集、整理，以保證歸檔文件材料齊全、完整。

縣級(jí)醫(yī)院檔案收集要本著及時(shí)、齊全、完整的原則，做為檔案管理工作人員要確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏，要隨時(shí)關(guān)注醫(yī)院大事，及時(shí)歸檔，妥善保管，隨時(shí)為利用的人提供，做到“收得來(lái)，查得到”，“進(jìn)得來(lái)，借得出”。發(fā)揮檔案的最大效用。

三、新形勢(shì)下做好縣級(jí)醫(yī)院檔案工作應(yīng)注意的問(wèn)題

1.要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，更新服務(wù)觀念，深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)方式，提高本醫(yī)院各種檔案的利用率。

2.要依法管理，依法利用，縣級(jí)醫(yī)院檔案管理一定要遵守檔案法，醫(yī)院病歷書寫與病案管理應(yīng)規(guī)范，使之正確發(fā)揮其法律效力。

3.要與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)接軌，隨著辦公信息化的發(fā)展，縣級(jí)醫(yī)院檔案管理工作也要逐步走向電子化、信息化，隨著無(wú)紙化辦公的快速發(fā)展，縣級(jí)醫(yī)院的檔案管理正逐步趨向微機(jī)化管理，這就要求我們充分利用現(xiàn)代信息，做好檔案電子文件的技術(shù)處理、保存、發(fā)展演變、提取利用等工作。

總之，縣級(jí)醫(yī)院的檔案管理要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案工作發(fā)展的需要，使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，為建成縣級(jí)醫(yī)院的“信息高速公路”打下基礎(chǔ)。

［摘要］醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的真實(shí)寫照和原始記錄，做好醫(yī)院檔案管理工作對(duì)貫徹國(guó)家衛(wèi)生醫(yī)療政策，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展和保證醫(yī)院工作的連續(xù)性十分重要。

［關(guān)鍵詞］縣級(jí)醫(yī)院檔案工作檔案管理