大學檔案上網(wǎng)管理思考論文

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一個沒有高速信息網(wǎng)絡(luò)的國家，算不上一個現(xiàn)代化國家；一個沒有校園網(wǎng)的大學，稱不上一個現(xiàn)代化大學；那么一個游離于校園網(wǎng)之外的大學檔案館，也很難說得上是一個現(xiàn)代化的大學檔案館。

人類正進入信息化社會，計算機網(wǎng)絡(luò)已成為一項促進社會發(fā)展的重要“基礎(chǔ)設(shè)施”。它的迅速發(fā)展和廣泛應用，正深刻地改變?nèi)祟惞ぷ鞣绞胶蜕罘绞健Ｈ缃瘢粋€沒有自己的高速信息網(wǎng)絡(luò)的國家，算不上一個現(xiàn)代化國家；一個沒有校園網(wǎng)的大學，就根本談不上是一個現(xiàn)代化大學。校園網(wǎng)是旨在將一所學校內(nèi)的各種PC機、工作站和終端，通過高性能網(wǎng)絡(luò)，連接到各種服務(wù)器上，組成分布式的計算環(huán)境，使其成為提高教學、科研和管理水平的重要基礎(chǔ)設(shè)施。國內(nèi)一些一流大學的檔案館如南京大學、上海交通大學、復旦大學、清華大學等校檔案館也陸續(xù)在校園網(wǎng)上開通自己的主頁。他們充分利用Internet提供的萬維網(wǎng)WWW、3W或Web技術(shù)，宣傳高校檔案工作，樹立新形象，建立高校檔案工作新模式。

一、幾所大學檔案館上網(wǎng)內(nèi)容簡介及網(wǎng)址

清華大學檔案館提供上網(wǎng)的信息有“檔案館概況、館藏情況、檔案利用效益、檔案自動化管理、對外交往等”。

南京大學檔案館提供上網(wǎng)的信息有檔案館簡介，其主要內(nèi)容有“南京大學檔案館的職能、檔案館機構(gòu)設(shè)置、檔案館學術(shù)研究成果、可供網(wǎng)上查詢的數(shù)據(jù)庫使用介紹”。檔案信息檢索的主要內(nèi)容有“南京大學、院士簡介、中青年專家簡介、南大學籍、中大學籍、教授簡介、校友檔案、職稱評聘、研究生論文、科研成果”，1979－1997年南京大學文科成果包括專著、論文、獲獎情況統(tǒng)計，江蘇省高校檔案信息通過南大檔案館提供的江蘇高校名錄鏈接點可直接訪問該校檔案部門，網(wǎng)上檔案館主頁信息站點等。

復旦大學檔案館提供上網(wǎng)的信息有“多媒體檔案編研、學校歷屆獲獎科研成果、研究生論文摘要、檔案工作基本情況”。

上海交通大學檔案館提供上網(wǎng)的信息有“檔案館簡介、校史博物館簡介、截至一九九六年館藏案卷總數(shù)、校檔案館和校史博物館人員結(jié)構(gòu)表、校友人物信息”。上述內(nèi)容分別在不同的頁面上。

河海大學檔案館提供上網(wǎng)的信息有“檔案法規(guī)、制度建設(shè)、校史陳列、陳列展、檔案館簡介、組織機構(gòu)沿革、河海大學大事記、國家二級升級達標材料”，檔案信息查詢的主頁內(nèi)容有“科研、碩士業(yè)務(wù)、文書、專利、博士生、獲獎成果”。

各大學檔案館網(wǎng)址分別為：

南京大學檔案館

http／／dawww．nju．edu．cn／nju／nd．htm或

http／／202．119．41．30／nju／nd．htm

http／／dawww．nju．edu．cn／service．htm檔案信息檢索或

http／／202．119．41．30／service．htm

清華大學檔案館

http／／www．tsinghua．edu．cn／docsn／dag．htm

復旦大學檔案館

http／／www．fudan．edu．cn／FudanIntrodex．html

上海交通大學檔案館

http／／www．sjtu．edu．cn／chinese／web15／index．html或

http／／www．sjtu．edu．cn／chinese／web15／dagjj．html

東南大學檔案館

http／／www．seu．edu．cn／seu／dag．htm

哈爾濱工業(yè)大學檔案館

http／／www．hit．edu．cn／general／13／newpage2．htm

天津大學檔案館

http／／www．tju．edu．cn／docc／archive．htm

華東師范大學檔案館

http／／www．ecnu．edu．cn／chapter5／dangang．htm

河海大學

http／／202．119．114．137／websql．dag／indexhtm

二、上網(wǎng)高校檔案館的突出特點及筆者個人感觸

1走向社會，宣傳自己。

高校檔案部門把自己的有關(guān)信息存入某一WWW服務(wù)器，供有興趣的使用者來查詢，這種介紹方式的影響要比到檔案館實地查閱文字資料影響大得多，甚至不亞于電視廣告的影響。因此，幾乎所有上網(wǎng)學校的檔案館都在其頁面辟出相當大篇幅介紹自己，宣傳檔案工作的重要性。以南大檔案館為例僅1997年10月至12月，就吸引5000個網(wǎng)上用戶來訪。①而且檔案館網(wǎng)上的信息隨時更新，始終保持了信息的新穎與準確，費用也較低。

目前，高校檔案館的文化色彩相對來講比較淡薄，但這不是有的同志所認為的是學校投入太少造成的，而是它自身的“官檔”色彩多于它的文化色彩。它存在的主要問題就是服務(wù)面很窄，主要面向?qū)W校的黨政機構(gòu)。文化需要傳播，傳播是成就文化的一個重要動力。通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行信息共享與信息交換，從傳播的角度講，徹底改變了空間對人的約束。高校檔案館要想真正使自己具有科學與文化性質(zhì)，就應該在指導觀念上由為少數(shù)人服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蚱胀ù蟊姺?wù)，也就是說應多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。而當今及未來的社會最有影響的傳播媒體莫過于計算機網(wǎng)絡(luò)，高校計算機的普及率和計算機網(wǎng)絡(luò)化程度都遠高于社會其他部門，師生普遍利用校園網(wǎng)作為獲取與傳遞信息的重要手段，早已是不爭的事實，可以說這是高校與社會其他部門重要的不同之處。以清華為例，全校已有7000多臺計算機與校園網(wǎng)相連，近2000名教師開通Email。因此說，借助于計算機網(wǎng)絡(luò)擺脫自我封閉，走向社會，貼民百姓，應該是高校檔案館的一種最佳選擇。值得慶幸的是我們一些高校檔案部門已經(jīng)將自己的計算機管理系統(tǒng)納入到互聯(lián)網(wǎng)中，他們做出了有益的嘗試，值得檔案界同行廣泛的學習。但是他們的數(shù)量實在是太少，以教育部所屬的高校檔案館室為例，僅有四分之一有自己的URL，如此多的院校檔案部門游離于校園網(wǎng)之外，這不能不說是一種遺憾。

2以自己的特色去吸引利用者

清華大學檔案館的特點是以圖文并茂形式突出介紹自己的館藏珍品檔案和檔案利用效益的實例以及自行開發(fā)的THDAMIS多媒體檔案及辦公管理信息系統(tǒng)所發(fā)揮的作用，上海交大檔案館則突出總書記回母校視察過的校史博物館，而復旦大學檔案館則以多媒體檔案編研見長。

值得推崇的是南京大學檔案館，它不僅在網(wǎng)上推出豐富的檔案信息資源，其主頁也設(shè)計得非常出色，提供的“鏈接”點特別多，這些鏈接點不僅包含有大量本校館藏檔案信息、本館的科研成果和論著目錄，而且提供超級鏈接將一些國內(nèi)大學檔案館主頁及北美、英國、澳洲的有關(guān)檔案館主頁同南大檔案館主頁鏈接在一起，使利用者網(wǎng)上瀏覽南大檔案館的同時，也能搭便車訪問國內(nèi)外各類的檔案館，很能吸引利用者。這說明南大檔案工作在高校中始終處于一種領(lǐng)先地位。與南大檔案館主頁相類似的還有河海大學檔案館，其主頁面的設(shè)計稱得上一流水準。到目前為止，筆者只發(fā)現(xiàn)這兩所學校檔案館能向網(wǎng)上用戶提供檔案數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)功能。

有特色、能吸引利用者的高校檔案館主頁，最能反映出該檔案館的領(lǐng)導水平、人員素質(zhì)、管理觀念和工作狀況是否真正達標。

3可利用的檔案信息資源太少

瀏覽網(wǎng)上大學檔案館就會感覺到可供利用的檔案信息資源實在是太少，除了南大檔案館、河海大學檔案館與復旦大學檔案館外，其他學校檔案館主頁都給人一種門臉好看，但難以進入之感。有的在主頁設(shè)計上有欠缺，只有內(nèi)容單調(diào)的介紹與規(guī)劃，或者標明有關(guān)檔案信息資源仍處于“正在建設(shè)中”，來訪者找不到“嵌入式鏈接”點，只能“望門興嘆”。按理說從80年代中期開始，一些高校檔案部門已開始使用了計算機，數(shù)據(jù)的積累應該有一定基礎(chǔ)，為何到用的時候，卻拿不出東西，這恐怕跟高校檔案部門長期以來“悶頭造車”有著很大關(guān)系，而且相當多的檔案工作者依然奉行“通過計算機輔助檔案工作人員對檔案載體進行管理”觀念，不考慮社會的需要。比如說“某系某專業(yè)某屆張三等畢業(yè)生學籍表”這個案卷題名在我們檔案部門司空見慣，可是上網(wǎng)卻不行，人家要核對李四的學籍表，看他是不是貴校學生，那這個案卷題名則發(fā)揮不了任何作用。因為人家是要看你的信息內(nèi)容，而不管你載體如何。檔案館的WWW服務(wù)應是腳踏實地圍繞著社會的實際需要去吸引利用者，不能僅追求有一個好看的“門臉”，而沒有“真貨”。因此要非常注重支持WWW服務(wù)技術(shù)的檔案數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)的建設(shè)，不要再搞那些高投入僅為自己服務(wù)的條目型小數(shù)據(jù)庫了。

4不搞爭論積極上網(wǎng)。

檔案部門有一種傾向，就是喜歡在電子文件不能永久保管、缺乏憑證作用、計算機網(wǎng)絡(luò)不夠安全、不能保密等問題上爭論上一番。似乎這些問題不論證清楚，計算機網(wǎng)絡(luò)與電子文件就很難與檔案工作結(jié)伴同行。筆者認為：首先計算機網(wǎng)絡(luò)與電子文件存在是當今社會發(fā)展的需要，是人類歷史進步的必然，不管你檔案工作者愿意與否，它都將以最快速度在我國推廣與普及。清華大學為何在減員增效上取得那么大的成績，關(guān)鍵得益于推行辦公自動化的“泰山工程”。今后高校檔案部門是不可能沒有限度地要求學校投入大量的人力物力去整理檔案載體的，而檔案計算機管理網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息數(shù)字化或電子化才是高校檔案工作高效發(fā)展的必然趨勢。其次，對于計算機網(wǎng)絡(luò)與電子文件所存在的技術(shù)上的弱點只能靠技術(shù)上的發(fā)展去解決，作為計算機網(wǎng)絡(luò)的使用者，電子文件的形成者和保管者都有責任關(guān)注信息技術(shù)的最新發(fā)展，也有責任采用最先進信息技術(shù)解決上述問題，而不是空泛地爭論，更不應該借此將網(wǎng)絡(luò)拒之門外。三是任何爭論的結(jié)果都將是耗費寶貴的時間，喪失大好的機遇，最后一事無成。所以凡擁有校園網(wǎng)的學校，檔案部門都應積極上網(wǎng)，積極創(chuàng)建新的檔案工作模式，使之成為能夠吸引利用者的“信息中心”，否則高校檔案工作可能要陷入前途未卜的境地。

注釋：①論互聯(lián)網(wǎng)上的檔案信息實時采集與服務(wù)／湯道鑾等／／檔案學通訊。1998．5，P49