財(cái)務(wù)共享服務(wù)中信息溝通與管理研究

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［提要］隨著社會的進(jìn)步，信息管理與溝通對于一個企業(yè)的發(fā)展來說也逐漸變得越來越重要。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式也是近年來逐漸流行的一種新型財(cái)務(wù)管理模式。本文旨在通過信息溝通與管理為財(cái)務(wù)共享中心帶來的影響，發(fā)現(xiàn)信息管理與溝通在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中存在的一系列問題，并提出合理的優(yōu)化建議，以提高共享服務(wù)中心的信息管理與溝通能力，從而為企業(yè)總部帶來更高的價值利益。

關(guān)鍵詞：信息管理；信息溝通；財(cái)務(wù)共享

高效的信息管理與溝通能力是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成功實(shí)施過程中必不可少的一項(xiàng)條件，即通過有效的溝通、正確的管理，使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠及時地、準(zhǔn)確地獲取附屬子公司的信息，并將信息匯總傳遞給公司總部，公司總部的高層再根據(jù)獲取到的信息做出正確的決策，為公司的未來發(fā)展做出正確的規(guī)劃。目前，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已有的信息管理和溝通能力已經(jīng)滿足共享中心的基礎(chǔ)要求，但由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的特殊性與復(fù)雜性，簡單統(tǒng)一的信息管理并不能保證完全的信息溝通，而溝通能力較弱的服務(wù)中心就很有可能導(dǎo)致傳遞給總部的信息存在少許偏差，影響總部管理層的決策。因此，本文旨在通過信息溝通與管理對共享服務(wù)中心產(chǎn)生的影響，分析信息溝通與管理在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心存在的一些問題，并對這些問題進(jìn)行優(yōu)化研究。

一、信息溝通與管理與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的關(guān)系

（一）信息溝通與管理相關(guān)概念。所謂信息溝通與管理，可以理解為一個公司的管理層為了實(shí)現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，在實(shí)施過程中所需要進(jìn)行的有方式有方法的有效信息的準(zhǔn)確傳遞。也就是說，一個公司為了取得最終盈利的目標(biāo)，讓公司的信息通過人與人之間、部門與部門之間傳遞的過程，不僅僅是情感的交流還有信息的交換，讓主體與主體、主體與客體、客體與客體之間完成彼此交流和信任的過程。對于一個企業(yè)來說，身為公司的主管人員都可以體會到實(shí)施溝通控制的實(shí)際困難，所以單單只是描述溝通的方式和原則、方法也是無濟(jì)于事的，更需要對溝通過程的信息進(jìn)行管理和控制，以便溝通能夠更加健康、更加有效地進(jìn)行。因此，一個完善的企業(yè)內(nèi)部信息體系包括：企業(yè)內(nèi)信息的收集、企業(yè)內(nèi)信息的處理及企業(yè)內(nèi)信息的傳遞。（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相關(guān)概念。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是將各個子公司之間、公司的各部門之間重復(fù)的工作統(tǒng)一到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心整合操作，讓企業(yè)與各個部門可以把更多的精力放在核心工作上，來達(dá)到降低時間成本、提高工作效率目的的一種新型的財(cái)務(wù)管理模式。這種模式一般都是在具有一定規(guī)模性的大企業(yè)進(jìn)行應(yīng)用，使企業(yè)的各個子公司、公司的各個部門之間進(jìn)行服務(wù)，然后通過這樣的財(cái)務(wù)管理模式實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)，降低時間成本，提高工作效率，在運(yùn)行方式和運(yùn)行效果上都能體現(xiàn)出企業(yè)規(guī)模大的特點(diǎn)。同時，財(cái)務(wù)共享這種新型的財(cái)務(wù)管理模式的出現(xiàn)，讓我國的企業(yè)進(jìn)一步發(fā)揮了規(guī)模效應(yīng)和協(xié)同效應(yīng)的目的，使資源得到了有效合理的配置。企業(yè)運(yùn)行財(cái)務(wù)管理模式以后，重復(fù)性的工作都交給共享服務(wù)中心處理，取消了各個公司不必要的部門，使公司將更多的精力放在核心業(yè)務(wù)上，不僅大大降低了成本，還提高了工作效率。（三）信息溝通與管理對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心產(chǎn)生的影響。信息溝通與管理對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的影響可以分為以下兩個方面：一是信息的溝通與管理會影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作效率。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的誕生，根本的原因就在于這是一種提高工作效率、降低公司成本的模式。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過減少重復(fù)性的操作收集整合信息，提升工作效率，但是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部的信息溝通和管理不當(dāng)反而會使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心失去該種優(yōu)勢，正確的信息溝通與管理會讓工作效率翻倍提升；相反，無效的信息溝通與管理會讓財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作變得更加繁瑣，使得工作周期大大延長，不但工作效率沒有提升，公司成本也會因此而大大增加。二是信息的溝通與管理會影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心未來的發(fā)展。信息的溝通與管理之所以重要，就是因?yàn)樗c公司未來發(fā)展的好壞息息相關(guān)。在現(xiàn)如今這個大數(shù)據(jù)時代，越來越離不開的就是信息的交流和交換。當(dāng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部出現(xiàn)了信息傳遞錯漏或者不及時、不準(zhǔn)確的情況，那么傳遞給公司總部的信息就會有所偏差，公司總部的領(lǐng)導(dǎo)層是根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息作出決策的，一旦因信息錯誤作出錯誤的決策，就會影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在我國市場中的應(yīng)用。也就是說，信息充分的溝通和正確的管理會讓財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的效率事半功倍，不恰當(dāng)?shù)臏贤ê褪韬龅墓芾頃屫?cái)務(wù)共享服務(wù)中心逐漸走向衰敗。所以說，信息的溝通與管理對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來說影響也是很大的。

二、信息溝通與管理在財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)中存在的問題

（一）員工缺乏溝通活力以及溝通反饋。由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的特殊性，許多在新應(yīng)用該模式的公司會將原公司的一些部門取消，一些老員工會繼續(xù)到共享服務(wù)中心為公司服務(wù)，但是這就會產(chǎn)生一些溝通方面的問題，比如新員工與老員工之間存在學(xué)歷上的差距，還有經(jīng)驗(yàn)上的差距以及年齡差距所產(chǎn)生的代溝都會成為新老員工在溝通交流時的阻礙，使新老員工相互產(chǎn)生不愿溝通的心理，也就缺乏了溝通的積極性。而部門與部門之間的溝通也存在相似的問題，各個部門的員工之間也并不是相互很了解，對彼此的認(rèn)知和定位也存在著一定的偏差，而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是對員工間、部門間的信息溝通效率要求非常高的，效率低下的溝通能力會給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心帶來很大的風(fēng)險。由于員工間存在這些差距，再加上員工本身也缺乏溝通認(rèn)知，且還缺乏相應(yīng)的溝通技能，使得員工之間的溝通問題嚴(yán)重地影響到了部門間的溝通，從而導(dǎo)致最后的溝通效率比較低，溝通活力也大大降低。（二）管理層忽略對信息溝通與管理的重要性。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息是否進(jìn)行了有效的溝通和正確的管理，與公司管理層對其的重視程度息息相關(guān)。也就是說，當(dāng)一個公司的領(lǐng)導(dǎo)層忽略了信息溝通與管理的重要性，再加上員工間缺乏溝通活力以及溝通認(rèn)知的情況下，那財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心所提供給公司的信息更是不夠準(zhǔn)確的。公司總部的管理層身為領(lǐng)導(dǎo)者，身上肩負(fù)的是為了企業(yè)謀發(fā)展作決策，工作的重心也都是些公司的重大事項(xiàng)，往往會忽視了公司內(nèi)部的信息溝通與管理。隨著時代的發(fā)展，溝通的方式也應(yīng)隨之改變，那些過時的、陳舊的觀念都不利于信息的溝通以及溝通效率的提升。但是，很多公司都會忽略溝通的重要性，尤其財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式對信息溝通高標(biāo)準(zhǔn)的特殊性，這種忽略更是致命的存在。一旦管理層對其忽略，整個服務(wù)中心內(nèi)部也會對信息的溝通產(chǎn)生較弱的心理認(rèn)知。（三）財(cái)務(wù)共享模式多樣化，信息系統(tǒng)管理不完善。企業(yè)的財(cái)務(wù)共享模式并不是單一統(tǒng)一的，它一共分為基本型、市場型和高度市場型三類。基本型是財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式中最基礎(chǔ)的一種模式，主要的工作是著手于一些最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)，例如應(yīng)付賬款的處理、應(yīng)付職工薪酬的處理等。這種最基礎(chǔ)的服務(wù)模式一般是不存在第三方的，所有業(yè)務(wù)直接由公司內(nèi)部員工完成即可；所謂的市場型是指客戶與企業(yè)兩者達(dá)成了某種契約的關(guān)系，使得財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要為客戶提供服務(wù)來滿足客戶的需求，相比基礎(chǔ)型而言，市場型更加豐富也更加復(fù)雜，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要根據(jù)客戶的需求，將所獲得的信息進(jìn)行匯總整合處理，然后再將信息分散給中心的各個部門，使服務(wù)中心能為客戶提供每一方面的服務(wù)；高度市場型是相比市場型還要更加復(fù)雜的一種模式，除了與客戶達(dá)成契約關(guān)系外，如果客戶對其服務(wù)感到不滿，客戶有權(quán)選擇購買其他更好的服務(wù)。但是，目前此種服務(wù)并沒有普及，很多財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心還無法滿足這種多方面的服務(wù)，要想實(shí)現(xiàn)該種服務(wù)還有待進(jìn)一步提高。因此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心共享模式的多樣化也就要求公司在做信息溝通與管理時要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。簡單統(tǒng)一的信息溝通對于基礎(chǔ)型的服務(wù)而言足以滿足，但是隨著公司發(fā)展成為市場型時，溝通方式和管理技巧還一成不變，包括財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的一些系統(tǒng)也沒有及時更新。比如，有些企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心現(xiàn)有的信息系統(tǒng)接入端少、系統(tǒng)兼容性也比較差，且附屬子公司較多，信息系統(tǒng)無法將信息及時、準(zhǔn)確地傳遞給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，就容易導(dǎo)致總部面臨由于信息缺失帶來的各種災(zāi)難性問題，不利于共享服務(wù)中心對公司未來業(yè)務(wù)發(fā)展的支持。

三、優(yōu)化信息溝通與管理設(shè)計(jì)、完善財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)

（一）優(yōu)化信息溝通與管理的規(guī)范及流程。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在進(jìn)行信息溝通與管理的時候應(yīng)該建立一套行之有效的規(guī)章制度，來對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的一系列溝通活動進(jìn)行指導(dǎo)，否則會一直存在一種現(xiàn)象就是溝通效率比較低下。也就是說，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的各個部門以及不同的層級之間，應(yīng)該有一個很清楚地體現(xiàn)溝通時主體職責(zé)的一個說明，還需要將各個部門和層級的職責(zé)和各自的管理范圍進(jìn)行一個詳細(xì)的說明，按照每個信息的傳遞方向，將主體和客體需要做的每一步所應(yīng)該遵循的規(guī)章和制度都有一個明確的說明，做到分工明確，職責(zé)到位。除此之外，還要不斷地將目前財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心現(xiàn)存的制度進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范，將平日工作中的一些不成文的規(guī)定等等都用文字表達(dá)出來。通過制度對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心溝通過程中存在的某些不規(guī)范行為進(jìn)行一定的約束和制約，從而避免在不規(guī)范行為下產(chǎn)生無效溝通的結(jié)果，為服務(wù)中心帶來不必要的信息錯漏風(fēng)險。在建立了有效的規(guī)章制度后，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心還要對其流程進(jìn)行監(jiān)督管理。一套有效的規(guī)章制度不嚴(yán)格按照執(zhí)行也是一種無效機(jī)制，因此有效的信息溝通與管理還應(yīng)該讓管理者經(jīng)常定期地對公司進(jìn)行考察，查看財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部是否對建立的規(guī)范得到了有效地實(shí)行并查看其規(guī)范的流程是否可行。對于溝通的流程我們不能單一地遵循規(guī)章上的文字，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際遇到的問題，靈活多面地應(yīng)對并對流程進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。（二）構(gòu)建良好的溝通氛圍。企業(yè)要想提高溝通的效率，必須要建立良好的溝通氛圍。一般是公司內(nèi)部的上級和下級之間的關(guān)系，以及部門之間關(guān)系的改善，以及公司員工愿意溝通等等。當(dāng)上級和下級溝通時，可以在不同的情況下使用不同的溝通技巧來幫助克服和完成。公司可以幫助下屬制定標(biāo)準(zhǔn)，在溝通過程中應(yīng)用一些策略，提高他們的工作技能。在公司內(nèi)部部門間的交流中，大多數(shù)沖突都是由相同的基本原因引起的，即部門間目標(biāo)的不同。雖然同一家公司對不同的部門都有比較嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和方法來評價，但是對公司來說，各部門的目標(biāo)都是為了公司的發(fā)展，不管兩個部門的想法有什么不同，但還是有相同的地方，并共同努力。因此，在跨部門交流中，以統(tǒng)一共性作為目標(biāo)，將大大改善各部門之間的關(guān)系。要想確保溝通和管理的對象和主體的溝通過程是在一個愉快、放松的環(huán)境中進(jìn)行，其中一個重要的方面是主體和主體愿意溝通。如果雙方都傾聽，結(jié)果就會不一樣。傾聽可以在表達(dá)自己意愿的方式之間產(chǎn)生巨大的相互激勵，也可以通過探索來獲取彼此的信息，相互了解對方，在即將結(jié)束的時候相互交流，通過重復(fù)來獲得對方的反饋，看看這種信息的交流是否充分，確保交流的有效性。（三）提高公司員工溝通技能。一個公司是由每個員工組成的，每個成員都是公司的溝通者。為了提高員工的溝通能力，不僅僅是員工的努力，還需要公司的各個部門和管理層共同努力和共同提高。首先，公司員工需要對溝通的重要性有一定程度的理解，當(dāng)公司經(jīng)理提供信息時，可以選擇溝通渠道關(guān)注最終溝通反饋的有效性，這樣公司的員工就可以提高他們的溝通技巧。另外，上下級間也要學(xué)會傾聽，這樣才會對這種溝通的效果有利。以下四項(xiàng)可以改進(jìn)提高部分員工的溝通技巧：首先，員工必須有一個清晰的自我意識，確定后選擇一定的溝通策略進(jìn)行溝通。其次，要學(xué)會換位思考，站在對方的角度上去理解和傾聽，這樣會讓交流變得更有效；再次，對于反饋要引起重視。一次有效的溝通需要通過反饋來進(jìn)行檢查，主體和客體對于反饋是否足夠的重視，在很大程度上對本次信息的傳遞以及理解有著直接的影響，一次溝通，倘若沒有反饋的存在那么基本上這次溝通是一次無效的溝通。只有在反饋的幫助下才能及時地知道此次的溝通達(dá)到的結(jié)果和預(yù)期到底有多大的差距，這樣對此次溝通有一定的促進(jìn)作用。最后，要學(xué)會彼此傾聽。在溝通的過程中，做一個積極的傾聽者能夠在很大程度上克服掉自己的失誤，使溝通過程更加有效。

四、結(jié)語

本文通過根據(jù)信息溝通與管理對財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的影響，發(fā)現(xiàn)其中的一些不足影響了公司未來持續(xù)發(fā)展的需要。信息溝通與管理對財(cái)務(wù)共享中心的障礙主要體現(xiàn)在管理層忽略對信息溝通與管理的重要性、員工間缺乏溝通認(rèn)知及活力以及信息管理不完善等幾個方面。優(yōu)化設(shè)計(jì)包括構(gòu)建良好的溝通氛圍、優(yōu)化信息管理溝通規(guī)范及流程、提高員工溝通能力。這樣有助于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部建立良好的信息溝通與管理模式，使得公司獲取到準(zhǔn)確完整的信息，以方便管理層能夠站在更好的平臺做出利于企業(yè)未來發(fā)展的決策和規(guī)劃。

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［4］黃麗瑛.SD公司內(nèi)部管理溝通研究［D］.云南大學(xué)，2018.

作者:陳香竹 張媛媛 單位:哈爾濱商業(yè)大學(xué)