會計電算化的系統管理范文

導語：如何才能寫好一篇會計電算化的系統管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：建賬；維護；數據庫；故障排除

一、系統管理員的必要性

21世紀是網絡化的年代，是計算機普及應用的年代。隨著計算機的發展，會計電算化的普及，會計核算從手工記賬轉為計算機記賬，無疑是將會計人員從繁重的手工勞動中解放出來了。但與此同時，也帶來了麻煩，因為大多數會計人員適應不了計算機做賬，即使會做，但總有這樣或那樣的問題出現：數據保存不了，數據丟失，由于系統死機造成不必要的損失等。致使有些老會計人員抱怨說手工記賬更方便。會計信息系統是一個較為復雜的人機系統，它需要運用較為復雜的計算機技術、會計知識。它需要有既了解會計業務，又熟悉計算機技術的人員，保證計算機系統的正常運行和會計人員的正常工作，這些都體現了在會計電算化條件下設置系統管理員的必要性。

二、系統管理員的重要性

系統管理員的工作決定了其崗位的特殊性、重要性。系統管理員負責整個單位會計電算化信息系統的正常運行，如系統軟、硬件的維護，系統數據的保存，數據庫的維護，還有各部門之間數據信息的共享等。一般來說，單位的財務部門和人事勞資部門總是緊密聯系在一起的。財務部門的很多數據資料都需要勞資部門提供。有些數據可以在兩部門間共享，而且可以作為永久資料保存，為后來從事該項工作的人提供真實、完整的客觀數據。現在，我國法律要求各單位必須為在職職工交納三險一金，如：醫療保險、失業保險、社會保險、公積金等。這些數據與每個職工的個人信息緊密相聯，而且都是保存在人事勞資部門，如果財務部門需要利用這些數據，就可以通過信息共享來實現，沒必要重復輸入職工的個人信息。這項工作如果有系統管理員的指導，就顯得更為容易，既節省了時間，又保證了信息的準確性、一致性。從某種程度上來說，某個單位會計電算化實施效果的好壞，取決于系統管理員的水平高低。

另外，財務工作不同于其他工作，需要終身學習，因為國家會計政策、會計法規總在不斷更新、完善。對基層財務人員來講，財務領域里應該就某一方面做深、做透。而對系統管理員要求就更高了，他們不僅要懂財務知識，還要懂計算機知識。如果懂英語，那就更是錦上添花了。因為一般來說，軟件故障都是用英語顯示出來的，所以系統管理員懂得英語，對于故障的處理就會更加得心應手。

作為單位會計人員，除了核算工資、成本之外，還有其他重要的工作，比如：協助領導做好預算，以降低成本提高利潤等等。

降低成本，不只是降低原材料成本，還有降低工作成本，即提高工作效率。如報送醫療保險數據時，采用會計電算化，既能節省大量的工作時間，又能降低出錯率。

職員的基本信息，如個人參保號或單位的參保號都是獨立的，不存在重復的可能。對于集團公司或者跨國公司，如果逐個輸入職工的信息，工作量大，而且不方便事后查錯。

三、系統管理員的權限分析與培訓

鑒于會計數據的重要性、保密性，系統管理員最好由財務內部人員擔任。一般情況下，財務主管和系統管理員應該分設，不宜由一人兼任。尤其是在實現網絡化條件下之后，從軟件規模、電算化的強度到會計業務的工作量都應該由專門的系統管理員負責。如果單位的會計人員不多、工作業務量不大，則可以考慮由財務負責人兼任系統管理員。不過，在賦予系統管理員權限時，不要給他們所謂的“超級用戶”權力。若系統管理員個人素質不高，或者由于某些特別的原因導致其思想出現偏差，那么過多的權力可能會對該單位造成一定的負面影響，如數據資料外泄，勢必會給單位帶來損失。所以系統管理員的選任至關重要。

另外有些單位對系統管理員的崗位職責認識不夠清楚，混淆了網絡管理員與系統管理員的界限，往往將二者混為一談。這就需要軟件開發商依照《會計電算化工作規范》，加強對系統管理員權限的約束，不要只圖用戶的使用方便，而不考慮會計制度所要求的嚴肅的商業行為。同時，會計人員也需要進一步明確在會計電算化條件下的崗位分工及各自的職責。目前，各地都在開展會計電算化培訓，有必要全面加強系統管理員的業務知識，為他們提供適當的時間、空間，進一步提高他們各方面的素質。

四、系統管理員應具備的基本條件

會計人員對系統管理員的要求是：盡量事事都會，出現問題能夠徹底解決。當應用程序出現混亂、報表數據出現計算錯誤或者系統死機時，會計人員首先會找系統管理員。這樣，由于會計人員的操作失誤或操作不當而導致的人為錯誤就會在短時間內得以修復，不至于造成太大的損失。這無形中提高了對系統管理員的工作要求，系統管理員必須具備以下基本條件：

第一，系統管理員應該掌握必要的會計知識，熟悉本單位主要的財務狀況及會計業務，了解財務工作流程。

第二，系統管理員必須了解軟件的安裝、使用。了解會計軟件的各項功能且能熟練地加以運用，出現問題時，能很快憑所掌握的計算機基本知識分析出故障的原因，并能夠及時排除該故障。

第三，系統管理員必須了解計算機硬件方面的基本知識，如光驅、硬盤等。出現硬件的小問題時，能及時有效地解決問題。

第四，系統管理員要有良好的職業道德、職業修養。這是任何崗位上的會計人員所必須具備的，因為財務工作掌握著單位的整個經濟命脈。鑒于系統管理員崗位的重要性、特殊性及財務工作的特殊性、保密性，系統管理員必須具有良好的職業道德、職業修養。

五、系統管理員的職責

系統管理員的總體職責是保證系統的穩定運行、會計數據的安全，并且做好保密工作，在財務部門內部能實現信息共享。具體職責如下：

第一，系統管理員必須積極主動地參與系統建賬等初始工作，盡早熟悉軟件，結合本單位實際情況提出合理的會計核算方法。

第二，系統管理員負責會計軟件的日常管理與維護，監督并保證系統的有效、安全、正常運行，做好防病毒措施。計算機病毒對系統的破壞力強大，預防與清除計算機病毒已成為會計電算化工作中不能忽視的問題。因此，對任何外來數據一定要加以檢測，在讀取數據之前就將病毒侵入的可能性完全扼殺，以避免不必要的麻煩。

第三，系統管理員負責系統定期的正確性、安全性檢測，以保證系統的正常運行。當系統發生故障時，能根據自己所掌握的計算機知識，針對所發生的故障找到發生的原因，能夠判斷出到底是硬件故障還是軟故障，做到能對癥下藥，迅速恢復系統的正確運行。

第四，系統管理員對系統的安全性負責，尤其是做好系統災難預防與恢復工作。災難包括兩個方面：一是客觀方面，如計算機病毒、火災、電源等造成系統、數據受到嚴重破壞；二是主觀方面，如人為篡改、不正確操作等。所以系統管理員應該及時備份會計數據，杜絕一切由于工作不及時而可能造成的損失。這同時也要求系統管理員在管理數據的同時，提高財務人員的操作水平，盡可能地提高會計人員的業務素質，讓全體會計人員一起進步。

六、系統管理員與財務主管的關系

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電算化會計系統對內部控制的特殊要求主要體現在以下幾方面:

一、計算機的使用改變了企業會計核算的環境

企業使用計算機處理會計和財務數據后，企業的會計核算的環境發生了很大的變化，會計部「1的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成，轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務活動，如銷售預測等。隨著遠程通訊技術的發展，會計信息的網上實時處理成為可能，業務事項可以在遠離企業的某個終端機上瞬間完成數據處理工作，原先應由會計人員處理的有關業務事項，現在可能由其他業務人員在終端機上一次完成;原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業務事項，現在可能集中在一個部門甚至一個人來完成。因此，要保證企業財產物資的安全完整，保證會計系統對企業經濟活動反映的正確和可靠，達到企業管理的目標，企業內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統更加廣泛，更加復雜。

二、電算化會計系統改變了會計憑證的形式

在電算化會計系統中，會計和財務的業務處理方法和處理程序發生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發生了很大的變化。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了，有些甚至消失了。由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發生時，有關該項交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了，原來書面形式的各類會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上。因此，電算化會計系統的內部控制與手工會計系統的內部控制制度有著很大的不同，控制的重點由對人的控制為主轉變為對人、機控制為主，控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。

三、計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度

隨著計算機使用范圍的擴大，利用計算機進行貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加，由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性。因此，電算化會計系統的內部控制不僅難度大、復雜，而且還要有各種控制的計算機技術手段。

由此可見，計算機會計系統的內部控制制度與手工會計系統的內部控制制度相比較，計算機會計系統的內部控制是范圍大、控制程序復雜的綜合性控制，是控制的重點為職能部門和計算機數據處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。

隨著計算機在會計工作中的普遍應用，管理部門對由計算機產生的各種數據、報表等會計信息的依賴性越來越大，這些會計信息的產生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下，才能預防和減少計算機犯罪的可能性。

計算機會計系統的內部控制制度，從計算機會計系統的建立和運行過程來看，可分為對系統開發和實施的系統發展控制、對計算機會計系統各個部門的管理控制、對計算機會計系統日常運行過程的日常控制三大類。

一、系統開發、發展控制

計算機會計系統的系統開發、發展控制包括開發前的可行性研究、資本預算、經濟效益評估等工作，開發過程中系統分析、系統設汁、系統實施等工作，以及對現有系統的評估、企業發展需求、系統更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。系統開發、發展控制的主要內容一般包括以下幾方面。

(一)授權和領導認可

計算機會計系統的開發和發展必需經過有關領導的認可和授權，這關系到系統開發、發展、更新等項目的成敗。計算機會計系統的開發項目一般投資金額都比較大，對企業整體管理目標的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進行較大的改革，因此必需得到授權和領導認可。計算機會計系統的發展和更新是對原有計算機會計系統進行重大改進，同樣會對企業管理體制造成較大的影響，同時對現有計算機會計系統的任何改動都可能危及整個系統的安全可靠，因此也必需得到授權和領導認可。而且領導的授權和認可也有利于保證系統開發和發展的物資和資金的需要。

(二)符合標準和規范

計算機會計系統的開發和發展項目，不論是自行組織開發還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規范。其中包括符合標準和規范的開發和審批過程、合格的開發人員或軟件制造商、系統的文件資料和流程圖、系統各功能模塊的設計等等。目前我國已經頒布的有關國家標準和規范主要由財政部1994年頒布執行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《會計電算化工作規范》、《商品化會計核算軟件評審規則》等，各地也頒布各種地方標準，如上海市財政局頒布的《上海市會計電算化實施辦法》等地方性標準。按標準和規范開發和發展計算機會計系統可以使企業計算機會計系統更加可靠，更加完善，有利于對系統的維護和進一步的發展、更新。

(三)人員培訓

計算機會計系統應在開發階段就要對使用該系統的有關人員進行培訓，提高這些人員對系統的認識和理解，以減少系統運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間。在系統運行前對有關人員進行的培訓，不僅僅是系統的操作培訓，還應包括讓這些人員了解系統投入運行后新的內部控制制度、計算機會計系統運行后的新的憑證流轉程序、計算機會計系統提供的高質量的會計信息的進一步利用和分析的前景等等。

(四)系統轉換

新的計算機會計系統在投入使用，替換原有的手工會計系統或舊的計算機會計系統中，必需經過一定的轉換程序。企業應在系統轉換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉換的準備工作，如舊系統的結算、匯總，人員的重新配置、新系統需要的初始數據的安全導入等。新的計算機會計系統是否優于舊系統，還需要進一步接受實踐的檢驗，因企業的具體情況不同，新的計算機會計系統不一定比1日的計算機會計系統更適合企業的經營特點，甚至購買或自行開發的計算機會計系統還不如手工會計系統更適合企業的經營特點。因此企業在系統轉換之際，采用新舊系統并行運行一段時間，以便檢驗新的計算機會計系統。并行運行的時間一般至少為三個月。

(五)程序修改控制

企業經營活動變化及經營環境變化可能導致使用中的軟件進行修改，計算機會計系統經過一段時期的使用也會發現一些需要進行修改的地方，因此，軟件的修改是難以避免的。對會計軟件進行修改必須經過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環節都必須設置必要的控制，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經批準后才能實施修改，計算機會計系統的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。

二、管理控制

管理控制是指企業建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對計算機會計系統涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等等。

(一)組織機構設置

企業實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應計算機會計系統的要求。企業可以按會計數據的不同形態，劃分為數據收集輸入組、數據處理組和會計信息分析組等組室，也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記帳、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。組織機構的設置必須適合企業的實際規模，符合企業總體經營目標，并且，應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分析。

(二)職責劃分

內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離，計算機會計系統與手工會計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在計算機會計系統中，不相容的職務主要有系統開發、發展的職務與系統操作的職務，數據維護管理職務與電算審核職務，數據錄入職務與審核記帳職務，系統操作的職務與系統檔案管理職務等。企業為防止舞弊或欺詐，應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時，還應建立起職務輪換制度。

(三)上機管理

企業用于計算機會計系統的計算機應盡可能是專用的，企業應對計算機的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。一般來講，企業對用于計算機會計系統的計算機的上機管理措施應包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操作手冊、上機時間安排等，此外，會計軟件也應該有完備的操作日志文件。

(四)檔案管理

計算機會計系統有關的資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應定期對所有檔案進行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業應制訂出一旦檔案被破壞的事件發生時的應急措施和恢復手段。企業使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統崩潰等及時恢復到最近狀態的功能。

(五)設備管理

對于用于計算機會計系統的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好，保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環境的控制，如防止無關人員進入計算機工作區域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。

三、日常控制

日常控制是指企業計算機會計系統運行過程中的經常性控制。日常控制包括經濟業務發生控制、數據輸入控制、數據通訊控制、數據處理控制、數據輸出控制和數據儲存控制等。

(一)業務發生控制

業務發生控制又稱”程序檢查”，主要目的是采用相應的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經濟業務。經濟業務發生是通過計算機的控制程序，對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制，如表示業務發生的有關字符、代碼等是否有效，操作口令是否準確，經濟業務是否超出了合理的數量、價格等的變動范圍。企業還應建立有效的控制制度以保證計算機的控制程序能正常運行。

(二)數據輸入控制

由于計算機處理數據的能力很強，處理速度非常快，如果輸入的數據不準確，處理結果就會出現差錯，在數據輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數據，一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化，影響整個計算機會計系統的正常運行。因此，企業應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。數據輸入控制首先要求輸入的數據應經過必要的授權，并經有關的內部控制部門檢查;其次，應采用各種技術手段對輸入數據的準確性進行校驗，如總數控制校驗、平衡校驗、數據類型校驗、重復輸入校驗等。

(三)數據通訊控制

數據通訊控制是企業為了防止數據在傳輸過程中發生錯誤、丟失、泄密等事故的發生而采取的內部控制措施。企業應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全、可靠。如將大量的經濟業務劃分成小批量傳輸，數據傳輸時應順序編碼，傳輸時要有發送和接收的標識，收到被傳輸的數據時要有肯定確認的信息反饋，每批數據傳輸時要有時間、日期、記號等等。

(四)數據處理控制

數據處理控制是指對計算機會計系統進行數據處理的有效性和可靠性進行的控制。數據處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數值有效范圍的檢查、記錄總數的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被感染病毒等。

(五)數據輸出控制

數據輸出控制是企業為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數據控制一般應檢查輸出數據是否與輸入數據相一致，輸出數據是否完整，輸出數據是否能滿足使用部門的需要，數據的發送對象、份數應有明確的規定，要建立標準化的報告編號、收發、保管工作等。

(六)數據存儲和檢索控制

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（一）會計電算化的涵義

會計電算化是指利用電子計算機技術對會計信息實施管理的人機相結合的控制系統。它使用電子計算機代替了手工記賬、算賬、報賬，并部分地代替原本由人腦完成的會計管理和輔助決策，構成了企業信息管理系統的重要組成部分。會計電算化是經濟和科技發展對會計工作提出的要求，是現代會計與現代科學技術緊密融合的產物。它的產生是會計數據處理技術的一場革命，對會計信息管理具有深遠意義。

（二）企業信息管理的涵義

企業信息管理是指圍繞企業的生產活動而進行的全部信息的收集、加工、處理等活動的總稱。企業通過信息管理，有效地規劃、組織、領導和控制各種生產要素或要素生產過程，實現資源的有效配置、共享和協調運行。企業信息管理通過不斷產生和挖掘管理信息或產品信息來反映企業活動的變化，滿足企業對生產、創新和決策的不斷需求。

（三）會計電算化與企業信息管理的關系

由于會計是企業經濟管理的重要組成部分，一個企業的會計信息約占企業全部信息的70%，因此會計電算化系統在企業信息管理系統中占有十分重要的地位。由于電子信息技術與互聯網、電子商務的飛速發展，傳統單純、自成一體的會計核算已難以做到信息資源的及時共享，因此將會計電算化融入到現今的企業信息管理系統之中，是現代化管理和會計自身改革與發展的需要，是科技發展的必然趨勢。現如今，大力推進會計信息管理電算化進程，已經成為了企業管理的當務之急。會計電算化系統完全融入企業信息管理系統后，信息數據將高度集成和共享，財務職能和企業管理的各個環節聯系將更加密切，各職能部門可依據不同權限隨時查看各種收入、成本、費用等的實際發生情況，使企業的信息資源實現最佳配置，為企業領導正確決策提供更加快捷、真實、準確、可靠的數據。

會計電算化對企業信息管理的影響何在？首先從內部控制看，以往手工會計中，它的每一步都有不同的人負責，各個會計資料由不同的人員進行填制和保管，很難獲得全部完整的會計資料。而實行電算化后，會計信息全部儲存于電子計算機中，管理和調用非常方便，由于數據過于集中，理論上任何一個人都可以獲取全部資料；另一方面，由于很多步驟都由計算機自動處理完成，一旦出錯也很難找到出錯的源頭。因此，在會計電算化環境下，企業內控重點由對人的控制轉變成對人、計算機和互聯網的全面控制，使得內部控制更加復雜。再從對企業信息化建設的角度看，企業管理信息化將是今后會計電算化軟件深層次發展的方向。企業信息化的實現，必須通過網絡，將包括會計業務在內的企業各類業務與電子商務相結合，我國很多科技型企業的信息化建設都是先從財務信息化入手的。最后從會計電算化對企業信息質量的影響看，實行會計電算化后，會計資料是由電腦按規定的程序生成，一定程度上減少了人為因素導致的信息不實、數據刪改等現象，大大提高了會計信息質量，也即提高了企業的整體信息質量。

二、會計電算化在我國企業信息管理中的現狀

從國內的發展趨勢看，會計電算化軟件在從簡單的會計核算轉變成綜合的管理信息系統，從簡單的數值運算轉變為全面的會計核算，進而轉變為具有現代化管理功能的會計信息系統方面，已取得了一定成績。在現階段，我國已有40余種會計軟件通過財政部評審，加上各省財政部門認可并使用的，總計共有200多種會計軟件，其中有部分軟件已經具有一系列符合企業生產發展和信息管理要求的管理型功能和模塊。

但是當前，我國的會計電算化整體水平仍是偏低的。主要表現為，在相當多的企業中，手工核算方式和會計電算化核算方式仍在同時使用，很多企業并不能完全脫離手工記賬，這樣也就使得會計核算效率一直無法提高。其水平偏低的另一個重要表現是很多企業或單位使用的會計電算化軟件功能不足，相當一部分功能是閑置的甚至無法使用。筆者曾在一中小型企業供職，一直使用手工記賬，近幾年才開始購買財務軟件實行會計電算化，但也僅僅使用了該軟件的一兩個模塊，其他模塊和功能從未使用。這種情況不論是對應用企業，還是對軟件開發商、供應商，都是一種資源的浪費。

不僅會計電算化水平偏低，由于我國整體科技水平都較落后，企業的信息管理系統也大都尚未健全。一般中小企業甚至還沒有信息管理的概念，即便大型企業，其戰略、經營、管理、生產等部門雖都有軟件系統，但各自為政，自成一體，很難融合。從企業的發展前景來看，企業應建立多個子系統，并將它們進行有機的合，從而形成一個完整的企業信息管理系統，其中會計信息的融合至關重要。當會計電算化的發展從核算型轉變為管理型再融合到整個企業信息管理系統時，企業的信息管理系統才能更加完善。但在我國由于科技水平整體偏低，很多企業連最基礎的會計電算化核算都尚未健全，更談不上與整個企業信息管理系統的有機融合了。

三、會計電算化在企業信息管理中存在的問題

會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，大大提高了會計工作質量和會計工作效率。它在減輕會計人員勞動強度，提高效率，推進會計管理制度改革，推動企業管理現代化等方面具有深遠意義。但由于我國會計電算化整體水平偏低，再加上其固有缺陷，在當前形勢下，會計電算化在企業信息管理中尚存在若干問題，表現如下：

（一）信息安全存在風險

會計信息是反映企業財務狀況和經營成果的重要依據，不得隨意破壞、泄露，數據安全至關重要。但網絡是充滿著安全隱患和風險的地方，企業在日常使用財務軟件時，有可能會因為病毒的感染或他人的惡意攻擊，導致軟件運行不正常，甚至有發生會計信息在傳輸過程中被攔截、竊取、篡改的危險。如果企業會計數據混亂或丟失，輕則造成會計核算不正常、財務數據不準確、財務報表無法編制上報等情況，重則導致公司發生信息安全事故、日常管理功能無法實現，影響到企業的整體運轉，這將給企業生產經營帶來不可估量的損失。

（二）會計軟件與企業信息管理不能有機融合

我國目前的會計電算化軟件種類繁多，不同企業使用的軟件也各不相同，應用平臺和系統軟件無法融合的現象隨處可見。最常用的單機版會計電算化軟件往往脫離了企業信息管理的要求 ，而一些企業雖然實行了核算的網絡化管理，但并沒有與整個管理平臺連接起來，信息一體化的推進困難重重。同時很多管理軟件價格高昂，遠高于中小企業的承受能力，且不能部分購買，只能整體購買，這對于中小型企業來說，是一種極大的浪費。另外，一些軟件供應商并沒有進行很好的調研、設計和開發，開發的產品和企業的要求存在很大差距，致使大部分軟件與企業的生產運作不能完全相融。

（三）內控的風險增加

會計電算化軟件程序中一般都包含了內部控制功能，但如果程序發生異常或被惡意篡改，則在特定方面發生錯誤或違規的可能性大大增加。在電算化環境下，只要有一個結果出現錯誤，那么就可能引起整個會計信息錯誤。內部控制的程序化、機械化也使得會計核算時出現差錯的風險反復疊加。由于數據太過于集中，會計信息的保密性和安全性也隨之降低，給內控帶來了新的難度。

（四）會計人員技術水平受限

我國傳統觀念中一直認為財務會計人員不需要高水平、高學歷、高技術，因此很多企業，特別是中小企業的會計人員素質普遍偏低。在實際工作中，很多會計人員并不重視企業信息管理，在態度上認識不足，仍習慣并滿足于自己的傳統實踐經驗，不愿意主動接受新技術、新方法，甚至由于自身能力不強、技術水平較低而對信息化管理產生抵觸。另外，由于部分會計軟件供應商的售后培訓服務不全面、不到位，也使得會計人員未能完全掌握軟件操作流程，不能熟練運用和操作。

（五）檔案管理復雜性凸顯

對于電算化會計檔案，除傳統的會計檔案外，還包括電算化過程中形成的電子文件、紙質文件以及系統軟件。會計電子檔案的使用依賴于計算機的硬件和軟件系統，存儲需要磁性介質，然而磁性介質對環境和溫度的要求高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁。如果不在電子檔案安全方面加強管理，則數據丟失和毀損的可能性較之以往手工會計會大大提高。

四、針對存在的問題提出的建議

隨著科技不斷發展和企業信息化建設的需要，會計電算化將是企業發展的必然趨勢，解決其存在的問題，對于企業信息化管理的發展具有重要意義。

（一）加強企業信息管理制度，提高企業信息化管理水平

隨著計算機用戶的范圍和訪問計算機資源的手段發生巨大變化，對企業來說保證信息安全越來越成為一項艱巨的任務。在信息化進程中，企業必須盡最大努力防止信息數據丟失或泄露。企業應制定企業信息管理制度，尤其要重視財務會計信息，對會計人員應加強管理并對計算機不定期進行設備維護和軟件提升。對數據特別是財務數據進行加密保護和及時備份，制定相關信息安全條例和相應嚴格的獎懲制度。

（二）財務管理軟件必須關注與企業的適用性

注重財務軟件與企業的適用性是會計電算化的關鍵所在。企業應在琳瑯滿目的市場上挑選適合自己實際情況的財務軟件。此外，一些中小企業無力購買整套軟件，也可以采用租用的形式，實用又節約。對于大型企業來說，則可以在軟件的開發階段就參與進來，在軟件成品之后還可以對個別模塊進行修改，以滿足企業管理實際之需。軟件供應商也應該做好市場調查和分析，對自身擁有的軟件進行提升和改造，以適應大部分企業的實際業務，避免出現軟件過度開發和浪費閑置的現象。

（三）建立健全會計電算化環境下的內部控制制度

對于企業，除健全傳統常規的內部控制制度外，還需進一步建立會計電算化環境下的內控制度并嚴格執行。比如建立電算化會計的授權操作制度，根據會計電算化原則，按崗位的不同賦予不同的權限，以免發生未經允許或授權的操作。對于電算化會計操作人員，如憑證錄入、審核、管理員等均應實行崗位專人專職制度，明確崗位職責，對不相容崗位進行分離，對同級崗位之間進行牽制和監督，等等。同時隨著外部環境的變化、單位業務的不斷調整和管理要求的提高，還需不斷健全與更新內部控制制度。

內部審計也是保障內部控制的重要手段之一，而且還是企業對會計系統提供的會計信息的準確性和可靠性的一種檢測方法。審計人員在對會計業務進行審計時，發現相關問題應及時提出相應的解決建議，以提高會計核算質量和管理水平。

（四）加強會計人才培訓，提高工作效率

企業應當將對員工的培訓視為企業信息化管理和人才建設的重要部分。企業應當積極支持及組織財務人員學習和提高會計電算化知識，在能熟練操作會計電算化軟件的同時還能維護軟件及設備的日常運行，力求培養形成復合型的人才。企業在購買軟件時應與軟件供應商達成培訓協議，雙方都應該嚴格控制培訓流程，以防出現軟件培訓機構不執行、被培訓員工不積極而造成培訓流于形式，浪費時間和金錢的現象。除了重視員工的技術培訓外，員工的思想培訓也不可忽視。企業信息化應該與企業管理相結合，促進員工轉變傳統觀念，遵守企業現代管理的規章制度，以方便企業科學管理。同時，我國各高等院校也應著眼于加強復合型會計人才的培養，使之能掌握日益更新的會計電算化知識，滿足電算化會計和企業信息管理的發展需求，為社會輸送合乎需求的優秀人才。

（五）加強會計檔案的管理

在實施會計電算化后，企業必須建立電算化會計檔案的歸檔制度、保管制度以及移交制度，并需對其不斷完善。會計電算化系統的軟件程序，使用工作中產生的文檔資料，都應視同會計檔案保管。會計數據在沒有打印成紙質資料之前，應妥善保管其備份數據，以免丟失。由于電算化會計的檔案是存儲在磁性介質上的，因此會計電算化檔案必須要存放在專門的檔案室，必須注意安全、防火、防潮、防磁、防高低溫。此外，還應注意電算化會計檔案與對應財務軟件版本的一致性，電算化會計檔案管理人員在管理檔案的同時還必須掌握一定的計算機操作和維護知識。

隨著信息技術蓬勃發展，會計電算化將是大勢所趨，會計電算化在企業信息管理中的運用也將進一步上升，并在使用過程中不斷完善軟件功能，使得電算化會計的信息處理和數據分析更加專業化、智能化，最終將完全融入企業信息管理系統之中。它必將促進企業信息管理水平的提升，成為企業促進生產活動、實現戰略目標的有力幫手。

參考文獻：

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篇4

關鍵詞:會計電算化網絡內部控制

筆者所在公司是廣東省第一批的中級會計電算化培訓機構以及省鄉財信息化軟件的服務商和新中大財務軟件的商,對湛江市會計人員以及企業和行政事業單位的會計電算化工作進行了全面的接觸。筆者作為一名會計電算化培訓教師以及一名審計工作者,深感電子信息化對企業和行政事業單位的沖擊,使得財務會計系統的環境和內容都發生了深刻的變革,使人們不得不關注會計電算化環境下企業內控的變化。

一、會計電算化下原手工會計控制方法的失效

手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同。手工會計主要采用結構控制方法,包括設置相互牽制和制約的會計崗位,通過對會計業務的多重反映或者相互稽核關系進行控制。比如,總賬、明細賬、日記賬分別記錄,結果相互驗證;通過對賬和內部審計進行賬證核對。賬賬核對,保證記賬的明確;為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發生,采用多聯套寫憑證或預先編碼方式等。而在電算化環境中賬賬核對已失去意義,對輸入憑證的審核成為控制的重點,人員分工要通過系統的授權管理才能實現,數據處理流程要由計算機系統來控制等等,計算機會計系統內部控制的內容更為廣泛,技術要求也更高。

二、企業信息化的發展對會計電算化工作的新要求

在企業的生產經營活動中,各項高新技術的應用,諸如電子簽約、電子交割、電子結算、電子報關、網上采購等現代電子商務技術的應用,都必須要求有一個能夠與之相匹配的電算化會計信息系統作為基礎,在組織實施電算化會計信息系統過程中,必須對傳統的會計業務流程及其相關功能進行必要的調整。

1.會計業務流程的調整。就目前的技術水平來看,會計業務流程的調整主要表現在會計數據的采集上。在會計信息系統中,數據源形式會變得復雜一些,其實時性也會要求得更高一些。例如,在一筆電子結算業務過程中,電算化會計信息系統既可以接受電子數據作為數據源,也可以接受業務發生以后的相關紙介質傳票作為數據源。無疑,前者的實時性明顯優于后者,但其安全性尚有待于電子商務技術應用的發展與普及。筆者認為,可以以接受電子數據作為即時數據源,同時輔以接受紙介質傳票作為驗證數據源的方式,重組會計業務流程。這樣,才能夠滿足現代財務管理對電算化會計信息系統的要求。

2.會計業務的功能調整。在一般情況下,作為電算化會計信息系統基礎的會計軟件很難全面滿足上述的多元化要求。但同時,在會計軟件的數據庫中又確實存儲著足以產生相關會計報告所需的數據,這顯然是一種功能上的缺陷,對此有兩種方案可供選擇:第一種方案,要求會計軟件提供上述功能;第二種方案,根據工作需要即時進行數據庫數據的人工折取操作。若采用第一種方案,系統成本會增大,且很難保證能夠滿足所有的即時需求;若采用第二種方案,則對相關會計人員的職業素質有很高的要求,并要求他們必須具備很強的計算機相關軟件的使用技能。筆者認為,應該將二者結合起來,從而制定電算化會計信息系統的實施方案,即既要求會計軟件提供可以預見的各項公用功能,又同時設立會計數據分析員崗位,進行必要的會計數據人工折取處理工作。

三、電算化下內控的現狀分析

1.操作員權限設置不當造成內控失控隱患。實現會計電算化后會計部門的工作崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位,其中后者一般分為電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析、會計檔案資料保管員和軟件開發(自行開發軟件)各崗。由于企業規模和業務量不同,基本會計崗位和電算化會計崗位可在保證會計數據安全的前提下交叉設置,許多電算化崗位可以由一人擔任。

在系統中還有一個不參與具體的會計電算化工作,但非常重要的角色———負責系統維護的系統管理員。系統管理員的工作內容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統管理員負責整個會計電算化信息系統的正常運行,如系統軟件、硬件的維護,系統數據保存,網絡服務器、數據庫的口令等等。從一定程度上說,基層單位會計電算化實施的效果好壞,決定于系統管理員的工作水平高低。

會計電算化工作中,系統管理員一般由具備條件的部門負責人或會計主管擔任,也可指定專人擔任。但人們往往將系統管理員與數據管理員、網絡管理員混為一談,造成工作中職責不明、權限不清。表現最為突出的問題是系統管理員的權力過大,相當多的單位在賦予系統管理員權限時,都能夠調用系統的所有功能,有時甚至完全超過了會計主管的權限。

究其原因,主要有以下兩方面的原因:一是一些會計軟件本身就允許賦予系統管理員全部工作權限,支持系統管理員享有所謂的“超級用戶”權力。二是一些單位對系統管理員的崗位職責認識不清,混淆了會計主管與系統管理員的崗位界限,往往將二者混為一談。

2.憑證的無痕修改對內控的沖擊。在實際工作中,對于已錄入并保存的憑證進行修改方式,目前有不少會計核算軟件提供了“取消審核”、“反記賬”、“反結賬”的功能。這些設置給會計人員的會計處理帶來許多方便。

所謂電算化會計中“反記賬”,事實上也就是將一批原先已經登錄到賬簿上的發生額從各賬簿再予以扣減,使各賬簿復至該批憑證登賬之前賬簿的發生額和余額狀態。毋庸置疑,沒有人會贊同手工會計下采用“反記賬”。對手工的賬簿記錄,為了保證其有案不可稽,當其發生錯誤時,不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡,不準重新抄寫。同時,對兩種出錯情況的更正應當分別加以嚴格處理:一是登記賬簿時所發生的錯誤,“應當將錯誤的文字或者數字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認”;二是由于記賬憑證錯誤而導致賬簿記錄發生錯誤的,則“應當按更正的記賬憑證登記賬簿”。在實際工作中,由于記賬憑證出錯而導致賬簿記錄發生差錯時而發生。一般采用兩種方式進行相應的修改:一是紅字沖銷法,二是補充更正法。

“反結賬”是當期末已經結賬并編制企業會計報表之后,將其“反結賬”,則意味可以對該結賬月繼續輸入憑證數據,根據其登賬后的賬簿重新編制報表。也就是說,將“取消審核”、“反記賬”與“反結賬”同時使用,結賬后可以再增減當月經濟業務,賬簿錯誤可以在原錯誤之處不留痕跡加以修改,而業已記賬和編制報表的記賬憑證在取消審核后又可對該記賬憑證的電子數據不留痕跡地修改。

由上可見,以上功能對會計內控是一個嚴重的挑戰。

3.對審計工作環境的影響。正確處理好會計電算化與審計的關系,會計電算化是對傳統手工會計進行了改造和革新后產生的,它將在企業現代化管理中扮演重要角色。會計電算化信息系統的誕生,不僅給傳統會計帶來革新而且也給傳統審計帶來巨大沖擊。

4.網絡環境下電算化系統內控的新問題。傳統財務會計理論建立在一系列假設的基礎上,即會計主體假設、持續經營假設、會計分期假設和貨幣計量假設。傳統財務會計的四個假設適應傳統社會經濟環境,并為會計實踐檢驗,證明了其合理性。但是,在互聯網走進現代人們的日常生活,并充斥于社會經濟活動的各個方面時,以前會計假設所依據的社會經濟環境發生了巨大的變革。在新的社會經濟環境下,四個會計假設都面臨挑戰。同時網絡會計對傳統財務會計實務的影響十分廣泛,例如權責發生制、歷史成本、財務報告、會計職能、會計模式、會計核算手段等方面都會受到一定的影響。

四、應對方法

1.人員素質的培養是根本。會計信息系統是一個較為復雜的人機系統,會計信息系統的應用與維護需要運用較為復雜的信息技術、會計知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術,又精通會計業務的隊伍,在這支隊伍中,最重要的組成人員是保證系統正常運行、解決系統運行中出現這樣或那樣問題的系統維護與管理人員,即系統管理員。其次,由于信息技術發展異常迅速,會計工作規范性進程的不斷發展與完善,無論計算機方面的新技術,還是會計業務的新要求,都對會計電算化工作不斷地提出更高要求,這就需要系統管理員首先掌握、理解會計電算化的各項新要求,及時調整、更新系統,從而更好地服務于會計電算化工作。

2.嚴格按照《會計電算化工作規范》操作。選擇符合《會計電算化工作規范》要求的軟件開發商開發的商業軟件,摒棄只圖用戶使用“方便”,而不顧會計制度要求的不嚴肅商業行為。

3.分清崗位職責。要求會計人員進一步學習體會在會計電算化條件下的崗位分工,明確職責。加強對操作員崗位尤其是系統管理員及電算主管的權限的約束。在一般情況下,電算主管和系統管理員應由兩人分別擔當,尤其是實現網絡條件的會計軟件,從軟件的規模、電算化工作的強度與會計業務的工作量上都要求由專門的系統管理員負責。當然,在單位會計人員不多、會計業務量不大、會計軟件為單機運行時,電算主管與系統管理員是一個人的情況也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內容、所負責任等方面來講,電算主管都是本單位的業務總負責人,系統管理員應服從電算主管的工作安排,系統管理員的權限并不是“無限大”的,其所做各項工作都應對電算主管負責。

會計信息處理和輸出的控制基本上是通過計算機程序自動進行的,主要取決于應用程序的正確性和環境控制能力,系統設計應具有識別信息失誤的能力。同時,要防止無關人員進入計算機程序操作。每一位參與電算化會計的人員都應實施合理授權控制,通過設置操作員口令和上機日志等控制手段,防止差錯和舞弊行為;還必須增設專人輸入檢查控制環節,未經檢查,應無法進入下一步會計處理。

4.做好電算化會計信息系統的檔案管理控制。為了系統能夠安全、健康地運行,檔案管理就成為一項重要的基礎性工作。在制定電算化會計信息系統的實施方案時,檔案管理制度必須是嚴格且具有實際操作性的。

5.網絡電子信息控制方法。一是網上公證形成三方牽制。利用網絡所持有的實時傳輸功能和日益豐富的互聯網服務項目,我們可以實現原始交易憑證的第三方監控,即網上公證。二是監控與操作的分離實現了系統內部的有效牽制。三是在線測試的實現使軟件內部可能存在的漏洞能夠得到及時解決。如我公司對湛江市100多個鄉鎮使用的鄉財軟件的維護工作主要是對通過網絡的遠程控制方式實現的。

6.現代審計活動的控制方式。現代審計活動一般分為查詢審核、證實存在和系統分析三個階段。在查詢審核階段,電算化會計應能為審計提供新的查詢線索。因此,電算化會計軟件應提供關于“憑證—總賬—報表”三者之間的雙向查詢功能。在證實存在階段,電算化會計系統應提供多種會計核算方法處理過程供用戶和審計員選擇,并編寫一套審計測試預留通道。系統分析階段是現代審計重要的過程。系統分析過程的重點是加強電算化會計系統的內部控制。美國注冊會計師協會在第3號《審計準則公告》中將電算化會計系統的內部控制分為一般控制和應用控制兩類。一般控制是指對會計電算化過程的組織、電算化會計系統的研制開發及應用環境等方面進行的控制。而應用控制是為適應各種會計處理的特殊要求而建立的能預防、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。因此,應用控制與會計軟件開發密切相關,應特別引起重視。

綜上所述,電算化會計控制的關鍵,一是研究會計控制的要求,即確定會計信息系統的控制點;二是確定計算機硬件設備、開發工具及應用程序是否能達到會計控制的要求。計算機和網絡技術越發展,會計控制自動化的程度就會越高。可以想象,當全社會都用計算機網絡連接起來以后,就可將規范、標準的原始憑證掃描進入計算機進行自動識別,甚至完全可以采用電子數據網絡傳輸,以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強。但由于企業生產經營過程復雜,管理層次多樣,會計控制也無法絕對保證企業業務運行、管理及會計信息處理不出一點差錯。會計控制系統存在著人為的、非價值因素的影響,無法實現全過程的“絕對自動化”。而且,由于計算機會計系統的采用增加了計算機舞弊這一不安全因素,大大增加了企業會計控制的成本。對于會計控制系統優劣的判斷,不能認為其可靠性越高越好,而要遵循成本效益原則,使控制成本小于不采用控制手段造成的損失。

參考文獻:

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2.黃正瑞主編.會計電算化中級教程.暨南大學出版社,2000

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會計電算化是會計發展的需要,而且是經濟和科技發展對會計工作提出的要求,是時展的要求,實現會計電算化具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。

(一)減輕會計人員的工作強度,提高會計工作效率

實現會計電算化后,只要將原始憑證和記賬憑證輸入了計算機,大量的數據計算、分類、歸集、存儲、分析等工作,都可由計算機自動完成;因而大大提高會計工作效率,使會計信息的提供更加及時。

(二)促進會計工作規范化,提高會計工作質量

由于在電子計算機應用中,對會計數據來源提出了一系列規范要求,而且數據在處理過程中能始終得到控制,在很大程度上解決了手工操作中的不規范、不統

一、易出錯、易遺漏等問題,可以使會計工作的質量得到進一步保證。

(三)促進會計工作職能的轉變

會計電算化后,會計工作的效率提高,會計人員可以騰出更多的時間和精力參與經營管理,從而促進了會計工作職能的轉變,使會計在經營管下提高經濟效益中發揮出更大的作用。

(四)促進會計隊伍的素質提高

會計電算化的開展,一方面要求廣大會計人員學習掌握有關會計電算化的新知識,以便適應工作要求并爭取主動;另一方面,由于許多工作是由計算機完成的,可以提供許多學習新知識的時間,可以使會計人員有接受脫產專業培訓的機會。因此,必然逐步提高整體會計隊伍的業務素質。

(五)為整個管理工作現代化奠定基礎

會計電算化以后,為企業管理手段現代化奠定了重要基礎,可以帶動或加速企業管理現代化的實現。

(六)推動會計改革,促進會計自身的不斷發展

會計電算化不僅僅是會計核算手段或會計信息處理操作技術的變革,而且必將對會計核算的方式、程序、內容、方法以及會計理論的研究等產生影響;從而促進會計自身不斷發展。

二、會計電算化條件下會計工作崗位的設置及職責

根據會計電算化工作的特點,企業實現會計電算化后應由傳統的以總賬報表崗位為中心轉變為以系統管理員崗位為核心的崗位架構。具體地說,會計電算化應設立的會計工作崗位包括:系統設計員、系統管理員、系統操作員、數據審核員。各會計工作崗位人員的職責如下:

(一)系統設計員的職責

1、根據會計制度和核算要求開發會計電算化系統。

2、經濟政策和企業微觀管理的需要,不斷修正和完善會計電算化系統整體功能。

3、負責指導有關人員正確掌握會計軟件的使用方法。

4、及時解決軟件在運行中所發生的技術問題。

5、為保證本單位經濟秘密和保證會計數據的安全,不得將本單位會計數據以任何形式帶出本單位或對外提供

(二)系統管理員的職責

1、在會計電算化軟件的運行階段,設置本崗位權限范圍內的操作口令并進行財會分工,對有關人員的操作權限進行設置和調整,負責日常的維護和管理,監督并保證本系統的正常運行,在系統發生故障時,應及時到場,并組織有關人員快速恢復正常運行。

2、幫助系統操作熟練掌握操作技能。

3、負責計算輸出的賬表、憑證的數據正確性和及時性檢查工作。

4、檢查各操作員操作的日志記載情況,對計算機開機、關機和運行情況進行檢查,防止非法調用和操作。

5、負責本系統各有關資源的調用、修改和更新的審批手續。

6、完善企業現有管理制度,并制定崗位責任與經濟責任考核制度。

7、為保守本單位經濟秘密和會計數據的安全,不得將本單位會計數據以任何形式帶出本單位或對外提供。

(三)系統操作員的職責

1、負責將經過審核的原始憑證或記賬憑證及時、準確地錄入計算機,對于未經審核的會計憑證不得錄入計算機。

2、數據輸出完畢,應進行自檢核對工作,核對無誤后腳數據審核員復核。

3、根據數據審核員核實過的會計數據進行記賬,并打印出有關的賬表。

4、每天數據操作結束后,應及時做好數據備份工作。

5、注意安全保密,各自的操作口令不得隨意泄露,備份數據應妥善保管。

6、嚴格按照系統操作說明進行操作。

7、操作過程中發現問題,應記錄故障情況并及時向系統管理員報告。

(四)數據審核員的職責

1、根據會計制度的要求,數據審核員負責審核原始憑證和記賬憑證及輸出的會計數據、賬表的正確性。

2、對不真實、不合法、不完整、不規范的憑證退還經各有關人員更正后,再進行審核。

3、對不符合要求的憑證和賬表不予簽章確認。

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一、會計電算化的工作原理

會計電算化是將繁瑣、單調、機械性較強的會計核算工作交由計算機進行處理，提高會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，更好地參與單位的經營決策，加強財務管理。使財務管理工作電算化，將會計數據進行匯總、統計、分析，提供宏觀管理所必需的決策數據是現代化財務管理的主要內容。會計電算化是管理現代化和會計自身改革和發展的客觀需要，是時展的必然，是會計工作的發展方向。在會計核算電算化的基礎上，提高數據分析處理的自動化和科學化是財會工作向高水平發展的重要前提。

會計電算化是把系統工程、電子計算機技術等科學與會計理論和方法融為一體，通過貨幣計量信息和其它有關信息的輸入、存儲、運算和輸出，運用最新科技成果，以現代機器工作取代手工操作，實現會計工作方式的變革和人的解放，提供計劃和控制經濟過程需要的會計信息。會計電算化是會計工作從核算型向管理型轉變的必然趨勢，是現代會計工作的發展方向，它在經濟管理工作中開始發揮越來越重要的作用。大力發展會計電算化事業，也是深化會計改革，進一步提高治黃事業會計工作水平的迫切要求。

二、會計電算化在我局中的實際應用

我局是1998年11月由黃委會組織的第一批會計電算化試點單位，經省局、黃委會會計電算化驗收領導小組實際驗收與測驗率先于2002年1月1日正式實行的會計電算化。

自1998年11月份我局參加黃委會計電算化試點以來，會計電算化的高速、快捷、方便等特性已通過四年的會計決算及季報、月報、數據的查詢、提取與手工記帳的差別越來越明顯的突出起來。充分利用用友會計電算化軟件（我局會計電算化試點安裝的是黃委統一配置的用友軟件公司提供的會計電算化程序）所提供的總帳、工資、固定資產、UFO報表功能，極大的提高了會計數據的統計、數據共享、匯總效率與精確度。

三、會計電算化的操作與管理

通過四年半的會計電算化的試點與程序運行，深刻體會到要使整個系統能高效、穩定、安全地運行起來，避免因誤操作而導致數據失真和丟失，保證發生故障時能及時發現、糾正，同時保證會計電算化信息資源的正確性、完整性和連續性，達到盡早甩脫手工帳，完全實現電算化之目的，不但要多方面練習與操作、盡快提高自身的業務水平、熟悉會計電算化程序運行的過程，還要確保系統安全、穩定的運行。必須嚴格按照計算機操作規程及各項規章制度去做，以免出現大的錯誤。

上機人員必須嚴格按照各自的權限進行操作，不得越權，為防止此類情況的發生，上機人員操作完畢后，必須退出系統；應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發生；不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；未經批準，不能使用格式化和刪除等DOS命令；嚴禁在微機內安裝或運行游戲軟件。

為更好地完成系統維護任務，及時、全面、準確地了解故障發生原因、地點、時間以及處理方法和處理結果等情況是非常必要的，為此應制定：1、所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內容、運行時間和運行情況。2、操作過程中若沒有問題則應在運行情況欄填寫運行正常字樣，若有問題則應及時登記記錄，并向系統管理員報告。3、系統維護員在維護過程中發現的異常現象和處理方法、處理結果都應有明確記載。對于嚴重或重大運行故障，除按規定登記外還須另外填寫運行故障報告單，并向系統管理員匯報。4、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理員妥善保管，年終整理歸檔。5、要真實完整地填寫操作記錄。對發生問題不登記者，將根據問題的嚴重程度，按有關制度予以處理。

上報主管部門的會計報表，根據主管部門要求的格式上報。內部會計報表，根據主管領導要求來設定。對內部基層部門上報的會計報表格式也要由主管領導統一規定，一經確定不允許輕易變動。嚴格遵循報表處理程序。由計算機自動生成的會計報表，與帳簿數據必須銜接一致。存貯在硬盤上的會計報表數據必須建立軟盤備份，備份次數每月不得少于一次。做備份前要填寫《備份數據登記簿》。每月的會計報表必須以書面形式打印出來，并經主管領導審閱簽字或蓋章。每月的會計報表必須以軟盤和書面兩種形式并存，軟盤會計報表和書面會計報表的數據必須一致。每年年終時，必須將全年會計報表數據（包括備份軟盤和打印書面報表）統一整理，轉檔案管理員辦理存檔手續。根據會計電算化程序運行的特點還應健全相應的系統維護與管理制度：

（一）、對系統維護的任務

1、實施對系統的日常檢查和維護，以保證系統的正常運行；

2、在系統發生故障時，排除故障和恢復運行；

3、根據電算化工作實際需要，提出系統擴充報告，上報主管領導；

4、在系統擴充時負責安裝、調試，直至運行正常；

5、在系統環境發生變化時，隨時做好適應性的維護工作。

（二）、對硬件系統的維護

1、硬件設備的管理：會計電算化專用硬件設備由財經科統一管理和使用，其他部門一般情況下不得使用，確需使用時必須經主管領導批準，并確認不影響會計電算化之正常工作，必須進行操作登記，并在上機登記表上注明批準人姓名、批準時間等事項。會計電算化硬件設備專門用于運行帳務處理系統、報表處理系統和其它會計事務處理軟件。任何人不得用于對外服務。為保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線路及打印電纜、顯示器連接線等。

2、硬件設備的維護：會計電算化硬件設備的維護工作由系統維護員負責進行，一般維護工作需填寫《系統維護登記表》，大的硬件維護還需做系統維護報告，報系統管理員。會計科目不得隨意改動、增刪，在每年年初，由會計主管批準并授權有關人員進行一次性改動，原則上年中不許改動、增刪會計科目，確需變動的要經主管領導批準，并作相應的并帳、分帳、撤帳等處理。

（三）、對會計軟件的升級

應經主管領導批準，由系統管理員組織，系統維護員具體實施，并編寫升級報告，形成文檔進入檔案。

（四）、對會計軟件的管理

1、會計軟件的升級與更換，必須統一規劃、以地（市）局為單位統一管理，不得隨意更換或處理。財務處在獲得會計軟件的同時，必須做軟盤備份，并分別存放在檔案室、機房和財務處的專用鐵柜內，存放在檔案室的備份軟件由檔案管理員管理，存放在其它兩處的備份軟件由數據管理員統一保管。

2、運行中的會計軟件必須安裝在計算機硬盤上，一般情況下不得重新安裝。

（五）、對電算化會計檔案的管理和利用

電算化會計檔案是電算化會計活動的產物，又是電算化會計活動的客觀表現，在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續進行的保證；是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證；是電算化會計信息系統正常運行的保證。因此必須做好：會計憑證的收集和整理、會計帳簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統開發文檔資料的收集和整理、磁盤數據的收集和整理。

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［關鍵詞］高校會計電算化；安全現狀分析；措施

隨著信息技術和財務管理水平的提高，高校會計電算化發展不再局限于利用軟件來取代傳統手工為主的會計工作模式，而是側重于基于信息化手段的財務數據的收集、分析、控制，為管理者的決策提供財務數據支持。但是在這一階段，財務數據的安全性，財務網絡的穩定性是面臨的主要問題，也是制約高校電算化水平發展的重要原因。分析研究并解決這些安全問題具有非常重要的現實意義。

一、高校會計電算化管理中數據安全現狀分析

（一）會計電算化管理和內部控制制度不完善

許多高校財務部門制定的會計電算化管理制度還停留在電算化發展的初期階段，在制訂會計電算化管理制度時，只是片面地重視一些計算機硬件方面或純粹軟件使用方面的風險，而忽視了內部人員通過網絡對會計數據的非法訪問、篡改、泄密和破壞以及不法分子的惡入等方面的風險。另外，內部會計電算化、網絡化制度的建設有明顯的滯后性，總是問題出現后才能對該問題引起重視，而對問題發生的預見性和預防性不夠。［1］電算化管理中的會計數據多為電子數據，對電子數據的非法修改很難查找到痕跡，所以沒有完善的會計電算化管理辦法，對使用財務軟件進行會計核算、權限分配、內部控制都沒有明確的使用規范，對出現的問題也沒有明確的責任認定，致使電算化工作中無規可循、無法可依，財務基礎數據的安全性得不到保障。

（二）網絡化給財務數據帶來的安全隱患

上世紀90年代，隨著會計電算化概念的興起，各大高校的財務部門開始用財務軟件代替手工完成會計工作，由于初期財務軟件規模較小、功能較少，財務軟件的網絡環境多是C／S結構組建的小規模局域網，財務數據的安全與防范相對簡單，只要加強內部控制，建立規章制度，明確責任，維護好服務器和局域網，防止病毒的入侵和人員的誤操作，就能保證數據的安全性。到了本世紀初，隨著計算機網絡技術的高速發展，局域網形式的會計核算環境已經不能滿足信息化發展的需求，會計電算化發展正式進入互聯網的時代，財務數據可以通過網絡在高校各部門之間進行傳輸，相關人員可以通過網絡查詢到自己所需的財務信息。由于互聯網的開放性和普及性，在它給人們提供數據瀏覽、存取方便的同時也帶來了數據安全性方面的隱患。部分高校財務數據在通過互聯網傳輸的過程中往往沒有進行過加密處理，很容易被不法分子利用網絡漏洞和木馬程序蓄意破壞或者盜取，所以在一定程度上財務網絡環境的安全性直接決定了財務電算化發展的規模。

（三）電算化管理中軟硬件安全性水平不高

由于近年來電算化水平的發展，財務軟件品牌和種類繁多，許多高校在采購軟件時只注重報賬功能，不考慮軟件安全性，由于軟件設計和開發的缺陷，系統中往往還存在一些問題。例如：用戶權限界面劃分不清，財務用戶的口令設置簡單，保密性差，密碼大都明文存儲在數據據庫中，甚至存在安全漏洞和后門程序，容易給網外用戶入侵，并且在系統中內部控制功能薄弱，缺乏有效的系統管理功能。［2］硬件安全往往被許多高校財務部門所忽視。硬件是財務數據的載體，硬件安全是財務數據安全的基礎，而許多高校的電算化管理設備在長期使用過程中由于疏于維護、硬件老化、電源故障等原因造成系統崩潰和硬件損壞，即使有數據備份也會導致部分財務數據的丟失和損壞，很難恢復到發生故障前的正常狀態，對高校財務造成不可估量的損失。

（四）忽視復合性人才的培養

隨著高校會計電算化的應用，對會計人員提出了更高的要求，既要求會計人員要掌握一定會計專業知識，還要掌握計算機軟硬件基本安全操作常識、系統平臺操作等計算機相關知識，才能夠解決會計電算化工作中出現的各種問題。目前，許多高校財的務部門忽視了復合性人才的引進和培養，許多會計人員只掌握較高的會計專業知識，對計算機專業知識了解甚少，對財務軟件的使用方法掌握的不夠透徹和熟練，在軟件運行過程中出現的故障不能及時排除，會計數據遭到攻擊或者破壞時無人抵御和修復，使財務數據處于無保護狀態，存在嚴重的安全隱患。

二、確保高校財務數據安全的措施

（一）加強和完善電算化管理和內部控制制度

必須建立健全會計電算化管理制度體系，要改變高校會計管理原來手工方式下的傳統模式，引進現代會計電算化管理理念，加強對會計電算化基礎管理工作的重要的認識，根據會計電算化的特點健全和修訂各項會計制度，來規范核算的程序，保證財務數據的真實性和完整性。［3］應根據不相容職務相分離原則，依照科學合理的要求，制定會計人員對計算機軟、硬件的操作、管理及維護的相關工作程序，明確每個會計人員的職責范圍及責任劃分，如果哪個環節出了問題，也能有章可循，有法可依。還要建立制約機制，互相監督、互相約束。例如要求系統管理員負責系統日常維護，沒有做賬、復核等會計業務的權限，而且要受到一般操作員和會計主管的監督。一般操作員分為做賬、復核、查詢等，不能同時具有多個權限，受會計主管的監督。這樣一個完整的會計核算業務分為不同階段，有幾個人共同完成，并相互監督，有效地加強內部控制，減少或者避免內部人員相互串通、違法操作造成的財務數據安全隱患。［4］同時，高校財務部門還需制定科學、嚴格的財務軟件操作流程和使用說明，例如《財務系統使用說明》《工資系統使用說明》《學生繳費流程》等，要對會計人員進行定期的集中學習和培訓，防止會計人員由于軟件使用不當或者誤操作導致的財務數據的丟失和損壞。

（二）加強財務網絡安全防范能力

根據學校自身財務電算化發展規模和發展方向選擇合適的網絡進行安全防范。對于規模較小、只要求有財務核算功能的學校，選擇安全與防范相對簡單的局域網模式即可，只需在服務器與客戶機中安裝殺毒軟件并定期更新，加強財務數據的備份和服務器的維護就可保證財務數據的安全。而對于需要進行財務信息共享的互聯網模式要求的學校，就必須選擇安全風險較大的校園網絡即將財務數據服務器接入到校園網中，達到財務信息共享的目的。為了保證數據的安全，必須采用以下技術：1．防火墻技術。不但要在服務器中設置軟件防火墻，而且要在服務器與網絡連接處設立硬件防火墻，設立一道屏障，抵制電腦病毒和非法攻擊。2．數據加密技術。數字加密技術，對于信息系統則普遍采用，以防止數據在傳輸過程中被泄密，其目的是使非法入侵的用戶找不到真正的數據，實現了對數據庫中數據和傳輸過程中的數據進行保護。3．VPN技術。加裝VPN設備實現在公用網絡上建立專用網絡，進行加密通訊。采用這些防范技術大大提高了網絡系統的安全防范能力，數據安全也得到了保障。

（三）提高會計電算化軟硬件的安全性

選擇財務軟件前不但要考慮它是否符合國家的統一的會計制度，保障財務工作正常開展，還要考慮到財務軟件的安全性，要對軟件進行安全測試，檢測有無安全漏洞和后門程序，看是否有強大的內部控制功能，有無操作員權限的細化功能，在投入使用后也要有專人對軟件進行日常維護，發現問題應及時反饋軟件公司，進行軟件升級消除安全隱患。［5］重視硬件安全對財務數據的影響，應做到以下幾點：1．加大資金投入。對使用年限較長、配置較低的硬件設備進行更新換代，杜絕因硬件問題出現的財務數據丟失和損壞現象的發生。2．硬件設備的存放地點要與辦公地點分開，應在獨立的辦公室或者實驗室中存放，存放環境要做降塵、降溫的處理，這樣才能保證設備長期高效的運轉，降低損壞的幾率。3．不間斷電源（UPS）配置及維護對硬件設備和會計信息安全至關重要，因為突然停電會對硬件設備和會計數據造成損害，而不間斷電源（UPS）能夠提供持續、穩定、不間斷的電源供應，保證設備在停電時還能正常無誤的運行，不會因為停電導致硬件的損壞和會計數據的丟失［6］。4．對集中存放硬件設備的地方實行封閉管理，設置密碼鎖或指紋鎖等方式，只允許系統管理員和維護人員進出，其他人員一律嚴禁進入，杜絕不法分子破壞和盜取財務設備和數據的現象發生。5．要設有專人對硬件設備進行定期維護，檢測運行狀態，對出現的問題應及時發現和處理。

（四）加強培養復合型人才，設置系統管理員崗位

高校財務部門應改變傳統觀念，適應新形勢下對人才的需求，重視復合型人才的培養，不僅要著力提高財務人員的專業理論知識水平，還要提高他們對計算機知識的了解，改變目前這種單一知識體系的現象，所以要多渠道、多層次地培養高校會計電算化復合型人才，例如：定期聘請有經驗的教師為全體財會人員講解計算機知識，提高會計人員的計算機水平；組織會計人員參加繼續教育和培訓，學習先進的財務管理理念［7］。同時要對系統管理員重點培養，因為系統管理員的崗位是隨著會計電算化發展而衍生的新興崗位，它要求從業人員是既要熟悉計算機技術，又要精通會計業務的復合性人才。保證系統正常運行、解決財務系統運行中出現這樣或那樣問題是系統管理員的主要工作，系統管理員的工作內容決定了其崗位在會計電算化發展進程中的特殊性、重要性，所以系統管理員崗位不應該被忽視，應該大力培養這種復合型人才，為高校財務電算化的高速發展保駕護航。隨著電算化的高速發展，其面臨的安全問題也不能簡單概況為幾點，它是一個集硬件、軟件、網絡、人員相關的復雜的綜合問題。通過以上對高校會計電算化管理中財務數據的安全現狀的分析和提出的應對措施，能使人們認識到其中存在的問題，減少高校會計電算化發展中出現的安全問題，促進高校電算化事業的健康發展。

參考文獻

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篇8

[關鍵詞] 會計電算化；會計信息；賬務處理；內部控制

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 022

[中圖分類號] F232；F239.45 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）15-0030-02

0 前 言

會計電算化，是將電子計算機應用在會計工作中，即以電子計算機代替人工管理賬目，利用計算機的特點和優勢，處理會計事務，將會計數據輸入到會計軟件中，以提高財務管理水平和單位的經濟效益，對記賬過程進行統計、判斷和分析，最終通過計算機顯示、打印會計憑證、賬簿和報表，從而提高會計工作的現代化水平。

內部控制，是單位為保證會計信息的準確可靠，確保本單位資產的安全和完整，運用財務管理方法，以提高單位經營效率為目的，按照職責分工方式，對本單位內部所從事的各種經濟業務活動進行監督、制約和協調，以確保有關法律法規與規章制度全面有效地順利執行而制定并認真貫徹實施的一系列控制方法、措施。

會計電算化背景下的內部控制既包括原來的手工記賬過程，又包括程序設計、應用電算化進行賬務處理過程、財務數據的備份等。

1 會計電算化與內部控制之間的相互關系

隨著計算機、網絡技術的迅速發展、普及，會計制度改革的不斷深入，特別是黨的十召開以后，對會計工作提出了更高的要求，會計工作全面實現電算化已經成為必然趨勢。但隨著會計電算化普及程度的不斷提高，隨之而來的舞弊案件也越來越多，涉及的金額也越來越大。由此可見，會計信息系統能夠順利有序運行的前提是建立健全、有效的內部控制機制。

1.1 原手工記賬與實行電算化記賬內部控制的區別

原手工會計下的內部控制主要采用設置相互監督和制約的會計崗位，如分別設置記總賬、明細賬、日記賬、審核、復核等崗位，通過對單位經濟業務的多重反映或者相互稽核關系進行控制。比如，總賬、明細賬、日記賬分人分崗位記錄，結果相互驗證，審核、復核隨時監督檢查；事后通過相互對賬和內部審計進行賬證、賬賬、賬實核對。而實行電算化后再進行賬賬核對已失去意義，只要錄入數據正確，通過計算機賬賬之間核對肯定正確，相比之下，對輸入原始憑證的審核工作就顯得尤為重要，成為內部控制的重點環節。財務人員崗位職責的分工要通過系統的設置授權才能實現，會計數據處理要由計算機系統來控制，會計原始數據錄入必須規范、標準，會計科目設置必須代碼化，會計檔案的保存、查找等都要通過計算機實現，會計電算化系統下內部控制的內容更為廣泛，技術要求也更高。

1.2 加強會計電算化背景下內部控制的意義

隨著信息時代的發展，傳統的記賬手段難以適應現代化工作的需要，取而代之的必定是會計電算化，電算化工作以其方便、準確、可靠、高效的優點越來越受到廣大財會人員的認可。電算化工作提高了會計核算的準確性，提高了會計人員的工作效率，節約了大量的人力，提高了單位的經濟效益。同時，電算化工作的弊端也浮出水面，利用計算機作弊的案件不斷發生，而且涉及的金額及造成的損失比手工記賬下大得多。這是因為實行電算化工作對原手工會計系統的內部控制帶來了巨大影響，內部控制由原來的單純人工控制變為人和計算機共同控制，原有的內部控制已無法適應現代化會計信息系統的要求。這就迫切要求我們適應電算化會計信息系統的特點，只有建立健全與會計電算化相匹配的內部控制制度，才能提高會計的分析判斷能力，為管理者提供準確可靠的會計數據，準確反映單位的經濟業務活動，使管理者做出正確的決策，以保證單位有序、健康地發展。同時，只有建立健全與會計電算化相匹配的內部控制制度，才能杜絕浪費、防止舞弊行為，才能保證單位財產的安全和完整。只有建立健全與會計電算化相匹配的內部控制制度，才能建立合理適用的崗位責任制，進一步提高會計人員工作質量，保證會計數據的真實性、可靠性，協調好各部門各實體間的工作，確保各單位經濟業務活動能夠正常、安全、有效地進行，提高管理人員素質和管理水平；才能利于審計部門及其他相關部門開展工作，加強審計工作；才能使各項財務法規政策得以貫徹落實，做到有章可循、有法可依。內部控制制度在現代會計電算化環境下，具有舉足輕重的作用。因此，建立一整套適合會計電算化系統的內部控制制度就顯得尤為重要。

2 會計電算化工作對內部控制的影響

2.1 原始數據錄入的準確性對內控的影響

在電算化會計中，所有會計賬簿、財務數據分析、會計報表的編制、打印等工作均通過計算機程序的控制自動進行處理。但是，計算機中的原始數據必須經人工審核后再輸入計算機，所以計算機處理數據是否正確完全取決于原始數據輸入的準確性。這就要求內部控制對一切原始數據的處理方法和過程都必須做到規范化，并保證其準確性和相對的穩定性，一旦輸入錯誤信息，計算機本身無法辨別真偽，就會將錯就錯，造成后面一系列會計數據失真，因此，為了保證會計信息的真實性、完整性和準確性，必須加強原始數據的審核，并指定專人對錄入信息與原始數據進行認真核對。

2.2 操作員權限設置對內控的影響

實現會計電算化后會計工作崗位一般分為出納崗、會計核算崗和電算化會計崗，其中電算化會計崗又可分為會計主管、審核記賬、電算維護、數據分析、會計檔案保管員和系統管理員等崗位。根據各單位業務量不同，會計核算崗和電算化崗可在保證會計數據安全的前提下交叉設置，幾個電算化崗位可以由一人擔任。如會計主管崗位可兼任審核記賬、數據分析、軟件維護等職責。對原始數據的審核至關重要，可以單獨設立一個崗位，如對會計憑證的復核設立復核崗位，加強對會計數據的事后監督。

在會計電算化工作中，為保證計算機系統的安全運行，應限制會計人員的工作權限，設立系統管理員崗位。系統管理員負責整個信息系統的正常運行，如系統軟件、硬件的維護，會計數據保存，服務器、數據庫的口令設置，會計崗位的權限分工等。系統管理員必須明確自己的職責，認真履行崗位責任，做到到位而不越位。相反，如果系統管理員的權力過大，適用于系統的所有功能，甚至超過了會計主管的權限，就會造成管理混亂、職責不清、會計信息泄露等問題。

2.3 憑證的修改對內控的影響

原手工記賬時，為了保證賬賬相符、賬證相符、賬表相符，安排不同的人員分別登記總賬、明細賬、日記賬，當記賬發生錯誤時，會計法明確規定不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，更不準重新抄寫。常用的修改方式有兩種：一是紅字沖銷法，二是補充更正法。這兩種修改方式均留下修改痕跡，會計業務的發生過程有據可查。實行會計電算化后，對已經錄入并保存的憑證進行修改時，我們目前應用的一些會計核算軟件提供了“取消審核”、“取消記賬”等功能，甚至有的軟件還設置了“反結賬”功能，這些設置給會計人員的會計處理帶來許多方便，但手工會計中的一些直接的線索如筆跡等，都已消失殆盡，刪除修改后的會計數據都無跡可尋，很容易發生問題，對會計內控是一個嚴峻的挑戰。

3 加強會計電算化背景下的內部控制

3.1 提高財務人員業務水平

目前，我國從事會計電算化工作的會計人員普遍素質偏低、業務知識不系統，老會計人員經驗豐富，但電算化水平不高，甚至不會，新上崗的會計人員知識水平雖高，但缺乏經驗。會計信息系統是一個相對復雜的人機系統，其應用與維護需要較為復雜的信息技術與會計知識。單位在應用會計軟件前就要組織相關人員進行培訓，提高這些人員對系統的認識和理解能力，了解系統運行后新的內部控制制度、記賬流轉程序以及計算機系統提供的高質量的會計信息的進一步利用等內容，盡量培養“復合型”人才，以減少使用軟件后出錯的可能性，掌握常見問題的處理方法，提高應變能力。

3.2 明確會計人員崗位職責

完善的內部控制制度要求建立健全會計人員崗位責任制，根據各單位經濟業務的不同，設置不同的會計崗位，并定期進行考核。會計人員在處理同一筆業務時，必須相互稽核、相互監督、相互制約。手工記賬時這樣要求，實現會計電算化后更應如此。必須做到崗位分工明確，各司其職，尤其是加強系統管理員及電算會計主管的權限約束，防止越級查看和越權審批，保障會計信息的真實、完整，這也是防止人為錯誤和舞弊現象發生最有效的方法之一。

3.3 加強系統財務軟件的安全控制

財務系統的安全性受外部環境因素的影響，系統管理員要時刻注意系統的安全性和保密性。隨著網絡技術快速發展，單位應加強網絡安全控制，設置網絡安全性指標，包括數據保密、訪問控制、身份識別等，并且針對單位的實際情況，開發相應的技術來保護系統。另外，還要加強對財務人員的培訓，提高他們對自身密碼的保護意識。筆者所在單位為保證系統的安全，設置防火墻、監控系統，限制外單位對數據庫的非法訪問，專門配備一臺機器上校園網供各學院、各行政部門查看自己的財務情況，給各單位設置查賬權限、密碼，他們只能查看本學院、本部位的賬目，其余報賬、記賬的機器都不能上網，有效控制了因網絡病毒等不安全因素造成數據丟失等現象。

3.4 做好電算化會計信息系統的檔案儲存保管控制

檔案管理是保障系統能夠安全、健康運行的一項重要的基礎性工作。《會計電算化管理辦法》規定，所有本年度發生的會計憑證、賬簿、報表、往來明細，都必須打印并裝訂成冊。建立健全完善的檔案管理制度并配備合格的檔案管理人員，嚴格執行《會計檔案管理辦法》規定，建立完善的資料借用和歸還手續、標簽與索引方法，配備安全可靠的檔案保管設備等。要堅持對會計數據每天做好備份且雙重備份，定期對所有檔案進行備份，有條件的單位最好刻錄光盤，并保管好，同時單位應制訂應急預案。

3.5 選擇安全可靠的財務軟件

單位使用的會計軟件應具有強制備份功能，以及一旦系統崩潰及時恢復到最近狀態的功能。目前我國的財務軟件種類眾多，據統計，經國家審批的會計軟件有40多種，經省級審批的也超過200種。由于軟件公司水平不同，軟件的質量也參差不齊。選擇財務軟件時，應考慮本單位實際情況，結合本單位信息管理的整體需要，盡量選擇資質好、口碑佳、實力強的企業所開發的軟件，而且各部門之間要考慮數據共享原則。

4 結束語

總之，加強會計電算化背景下的內部控制，不斷調整、完善內部控制制度，是對已建立的會計電算化系統進行全面的管理，保證系統的安全和正常運行，也是保證單位電算化工作高效有序進行的重要措施，可以確保會計數據的真實性、可靠性、完整性。

主要參考文獻

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[3]孫靜.芻議會計電算化環境下的內部控制[J].經營管理者，2010（11）.

篇9

摘要：地勘單位會計電算化已進入融合專業判斷及內控相結合的管理型會計軟件發展階段，本文以江西省核工業地質局為例，指出克服當前會計電算化發展中存在的問題，實現會計核算職能、管理職能、控制職能統一化，提升財務報告信息質量，是會計電算化的最終發展方向。

關鍵詞：地勘單位；會計電算化；發展方向

我國會計電算化工作起步較晚，從20世紀70年代末才開始，經歷了模擬手工記賬的初步探索階段，逐步進入市場機制下的通用會計軟件穩步發展階段，直到目前融入專業判斷及內控相結合的管理型會計軟件發展階段。筆者結合自身工作的江西省核工業地質局的會計電算化發展，談談目前會計電算化發展中所遇到的問題，以及應采取的應對措施，闡述今后會計電算化工作的發展趨勢。

一、 地勘單位會計電算化發展歷程回顧

地勘單位因其經濟類型的特殊性，至上世紀90年代末，才普遍引進電算化，有些地區甚至更晚。普遍使用的是用友財務軟件，為會計人員帶來一次工作上的革命，從繁瑣的手工記賬中解放出來，進入數字化記賬的時代。

江西省核工業地質局，在政府及上級主管部門的推動下，采用我國自主研發的用友財務軟件，前期的特點是：

1、使用軟件版本不一致，運用模塊不相同，軟件升級較盲目。主要原因在于，對自身需求不明確，對財務軟件功能及特點沒有事前詳細了解，未根據單位實際業務特點選擇相適應的軟件功能，給企業造成不必要的耗費。

2、軟件功能未得到充分利用。許多地勘單位的財務軟件僅停留在簡單的財務核算階段，財務人員僅對財務核算功能模塊較為重視，缺乏財務管理意識，使得財務軟件功能未被充分利用，處于閑置狀態。

3、財務人員自身業務素質較低，影響財務軟件功能的運用。早期財務人員會計電算化知識欠缺，未接受過系統的電算化知識培訓，更有老財務人員由于自身計算機操作不熟練，更加抵觸電算化的運用。

4、財務軟件難以滿足地勘單位經濟發展的要求。地勘單位作為事業單位，隨著經濟體制的改革，經營方式的轉變，出現事業與企業并存的局面，亦存在事業單位，企業化管理的局面。地勘單位一方面承擔國家公益項目開發，另一方面承接社會地質項目開發，同時為搞活經濟，響應國家民的號召，向產品業、服務業、建筑業大力開拓，在財務核算上，就存在事業與企業并存的會計核算特征，現有的財務軟件不能滿足多種需求，制約了經濟的發展。

針對目前地勘單位事業與企業并存，經濟形式靈活多樣，財務軟件功能較單一，各單位各自為政，無法集中統管調配的局面，江西省核工業地質總局委托用友公司開發適用的NC系統，經過前期不斷的調研，試運行，全面覆蓋的財務人員培訓，于2012年全面正式上線運行。主要目的在于使財務工作從簡單的財務核算向管理統籌發展，從分散向統一集中發展，向提高財務數據及時性，準確性，共享性發展。

二、 現階段會計電算化系統的特點與優勢

NC平臺是建立在JAVA語言所提供的強大功能基礎上開發的系統管理平臺，由于JAVA平臺的無關性，使得NC可以運行在不同硬件平臺、不同操作系統平臺。這一系統的強大優勢體現在以下幾點：

1、全局財務系統一體化。憑借互聯網的運用，引入用友NC系統，全局財務人員均使用同一平臺，同一軟件系統，不受地域，不受時間的影響。徹底改變了從前各地勘單位各自為政，數據獨立，賬目設置不一的局面。

2、主管單位統一布署人員培訓。全局財務人員接受統一業務培訓，系統管理人員，日常操作人員，單位管理人員依工作職責設置相應的崗位權限，實現了會計電算化職責劃分明確，相互制約管理的要求。后期軟件的升級，業務培訓也在全局的統一規劃下進行。

3、引入多模塊核算子系統。采用了總賬系統與UFO集團合并報表系統相結合的現代化財務數據信息處理系統。總賬系統中，根據自身特色，設置企業與事業兩套會計科目，所有單位按業務實質，配置相應的會計核算科目，按經濟業務實質內容，進行日常賬務記錄，核算。 UFO集團報表系統，為集團企業用戶提供全面的報表解決方案，幫助集團企業進行各種報表的集中管理。能支持各類業務報表的輸出、合并報表編制、分部報告編制以及報表的權限與流程管理。各地勘單位將本單位及下屬公司的財務報表月初進行匯總，直接上報至局財務處，大大提高了財務人員報表上報的準確性、時效性，全局性的合并財務報表在前期設置完成后，亦能輕松實現。

4、操作權限合理配置。經適當授權后，上級對下級的財務狀況可自主查閱，無需坐等下級部門結賬，編制報表上報后才能了解下屬單位財務狀況，增加了財務公開性，透明性。

5、為全局資金統一調配提供了操作平臺。

前期各單位財務分散獨立，使得局總部缺乏對資金的統一管理和籌劃，局下屬單位多頭開戶的現象比較普遍；內部資金配置不平衡，一方是資金大量閑置，另一方卻是銀行借貸高漲，形成存、貸兩高，反映在局總部的合并報表中，就是資產方的貨幣資金項目有大額的存量資金，而負債方同樣存有大量的銀行貸款，從而形成損益表財務費用項目下大量的利息支出。NC平臺的使用，各單位資金狀況在同一平臺上均能顯現，局財務處利用這一契機，與銀行簽訂現金集團管理協議，建立內部現金結算中心。結算中心是順應企業集團管理需求而產生的內部資金管理機構。運用資金結算中心這個管理系統，具有以下優勢：

①、有利于對資金進行集中管理、統籌安排，合理調節資金，引導資金的流向

②、有利于集中財力，減少內部資金積壓，盤活沉淀資金，減低銀行貸款和貸款利息，降低資金成本。

③、；有利于在集團內部執行高效率的財務預算機制。實施資金分級預算管理，局本級及下屬單位、企業合理規劃收支，在保障經營活動有效運行的同時，尋求財務協同效應。

三、 現階段會計電算化存在問題分析

通過這一年來的NC平臺運行，其不足之處亦漸漸顯露。

1、 注重財務工作規范化，實質經濟業務靈活性體現不足。江西省核工業地質局發展至今，企業與事業并存，地礦業、建筑業、服務業、產品業四大產業并存，但仍以地礦事業為主，其他經濟業為輔，本NC系統的引進，亦體現了這一特征。目前運用的財務模塊僅為總賬（含固定資產），財務報表兩大子系統，對于產品生產銷售型企業，未采用產供銷模塊，貨物的實物流轉與會計賬面價值流轉很難達到同步，企業的采購，庫存，銷售仍停留在手工記錄與EXEL表格共存的記錄狀態，準確性，時效性，科學性均受影響。

2、 注重財務核算，輕視財務管理。引進NC系統的總賬核算模塊及UFO集團報表，能較好地實現財務數據的歸集，報表的生成，這一功能提升了集團數據的準確性，宏觀性。而對于企業日趨重視的預算管理，人力資源管理等功能并未涉及。

3、 注重財務數據，輕視財務分析。這與目前財務人員的整體素質有關，財務人員只滿足于正確及時反映經濟業務內容，往往忽略了在財務數據的基礎上，融入專業判斷而做出各項應管理目標需求而應有的財務分析。全局下屬各地勘單位，企業的合并報表目前的功能也僅限于簡單內部往來，投融資業務的抵銷，未達到真正合并財務報表的要求。

4、 下屬單位面對問題養成依賴性、被動性。

為達成整個NC平臺的整體規范性，所有單位賬套的設置，科目的增減、人員的權限均由局系統管理員操作，下屬單位人員僅有日常會計業務錄入，報表生成，經濟業務查詢等功能，極易造成下屬單位財務人員遇到問題后，依賴局系統管理員幫助解決，被動應對的局面。

四、 地勘單位會計電算化發展的方向

地勘單位的經濟業務已由原來的單一地質勘查項目轉變為現在多種產業并存，經濟總量日趨增大，會計核算制度也由原來的地勘會計制度向企業會計制度過渡。會計電算化工作必須從最初的僅滿足電子記賬向綜合性會計信息處理提升，全面提高財務管理水平。

1、 大力培養復合型財務人才

會計電算化的運用，對會計人員提出了更高的要求，要積極推進會計電算化進程，就必須加大對人才的培訓。在培訓的內容上，切合實際工作需要，對會計人員，系統管理人員，系統維護人員應按不同內容，不同要求展開培訓，造就一大批既精于計算機信息技術，又專于財務管理知識，能夠對財務信息進行熟練加工分析，為管理決策提供依據，滿足各方對財務信息需求的復合型人才。

2、 提升軟件功能對企業管理的貢獻率

對于財務軟件已有的功能，通過培訓，財務人員熟練掌握；需要后期補充完善的功能，可委派熟悉會計業務流程的人員參與軟件工程的研發，將計算機程序與地勘單位的經濟特點緊密結合，提升軟件功能對企業管理的貢獻率。

3、 健全地勘單位會計電算化管理制度

會計電算化普及，網絡的運用，勢必增加會計管理工作的風險性。學習財政部制訂的相關規章制度，建立健全本單位的會計電算化管理制度，嚴格執行授權制度，業務流程審核制度，電子資料保管制度，上級部門監管制度，將成為順利推行會計電算化的有力保障。

4、 與企業綜合管理緊密結合

篇10

【關鍵詞】教學目標；教學方法；師資隊伍

一、高職高專會計電算化教學中存在的問題

(一)培養目標定位不準確

目前，高職院校會計電算化教學目標分為兩種，一種是側重培養初級會計電算化人才，即能夠熟練操作會計電算化軟件的操作員，學習的重點是操作技能，從而把這門課變成了軟件培訓課；另一種側重培養會計軟件的開發人才，除了熟練操作會計電算化軟件，還要掌握會計軟件的開發方法，以針對不同的企業編制相應的軟件，學習的重點是編制程序，從而把這門課變成了程序編寫課。對于高職會計電算化專業來講，第一種培養目標太低，是中等職業技術學校的培養目標，第二種培養目標，對于高職院校的學生來說，實現起來是很困難的。

(二)實驗室的建設和實驗設施落后

1、目前有一些學校沒有專用的實訓機房，學生實訓只能擠在公共機房里，導致電算化專業學生實訓課時少，影響了教學進度。另外，雖有一些高校設有專業機房，但由于軟、硬件更新速度很快，而且投資很大，一旦投入，不可能在短期內淘汰，造成軟、硬件滯后，使得實訓能力、實訓效果差異很大，不能完全滿足教學需求。

2、財務軟件滯后于實際中的應用。軟件不能及時更新，導致舊版軟件在使用過程中存在很多漏洞和不足，從而增加了實驗難度，影響學生實驗進度的正常進行。

3、缺少切合實驗需要的、系統性的實驗指導書和實驗教程。當前市場上電算化會計實訓教學教材很少，高質量的更少，內容不能根據最新的會計準則進行更新，且內容單一，大多是用友、金蝶等會計軟件操作手冊的翻版，所給資料的業務多局限于賬務。

(三)實驗方式不能與時俱進，教學內容有限

從實驗方式來看，實驗教學采用的會計軟件是單用戶版，這就決定學生只能進行單機應用模擬實驗而不能進行網絡應用模擬實驗，未能做到全方位地模擬會計工作流程、工作環境、會計職能崗位，實驗的仿真性不強；從實驗內容來看，一般以會計核算系統的賬務處理系統、工資管理系統、固定資產系統和UFO報表為主，實驗內容有限。

(四)會計電算化師資隊伍建設滯后

當前師資存在的主要問題是缺少穩定的專職會計教師，綜合素質不平衡，缺少高水平的會計電算化專業人才。特別是缺少既具有扎實的會計專業知識，又熟悉會計軟件模塊操作和維護的雙棲型教師隊伍，這樣勢必會影響會計實驗教學的質量。

二、解決會計電算化教學中存在的問題的思考

(一)教學目標定位科學化

我們將教學目標重新定位為：以會計電算化信息系統操作能力為基礎，以系統管理能力和日常維護能力為主導，以學生自學能力為核心的會計電算化綜合應用能力的培養。他們能夠借助相應軟件平臺并運用一些信息化工具，處理會計業務，準確及時提供各類相關信息，解決一些日常維護問題，使學生能夠應用計算機先進財務管理軟件在虛擬的計算機環境中，模擬現實企業的財務環境，建立適合企業財務管理需求的分析和決策模型，進行成本、銷售、投資、籌資、預測等定量分析，參與企業的管理和決策工作。

(二)加強實驗室的建設和實驗設施建設

1、在會計電算化實訓室的建設方面，應突出仿真性，做到能夠全方位地模擬日后的工作流程、工作環境、職能崗位。

2、軟件方面。盡可能與用友公司經銷商與售后服務人員形成長期友好的合作關系，由其提供先進的實驗教學所用的財務軟件和技術服務與指導，并隨著軟件的不斷開發和升級及時更新。

3、選擇合適的會計電算化實驗教材

實訓教材應立足“自編為主，購買為輔’。教材建設可分兩階段進行。首先選擇一種較好的手工會計模擬資料，在此基礎上進行手工向電算化的轉換，使之應用于電算化實訓教學；在積累了一定的經驗后，可以組織一線教師編寫實訓教材，最好是系列化教材。

(三)采用多種教學方法與手段來完善教學

在基于工作過程的教學理念下，會計電算化的教學方法主要有：案例教學法、演示教學法、任務驅動教學法、分組教學法，網絡教學法等。其中任務驅動導向教學是一個比較重要的教學方法，它將學習過程任務化、項目化，提倡教師指導下的，以學生為中心的學習方式，在整個教學過程中教師起組織、指導、幫助和促進的作用，利用各學習環境充分發揮學生的主動性、積極性和創造性。

(四)加強會計電算化專業教師的實際操作技能和電算化系統管理技能