單位檔案管理方案范文

導語：如何才能寫好一篇單位檔案管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、事業單位改進財務檔案管理工作的現實意義

新形勢下，對于事業單位來說，財務檔案管理工作是一項重要的工作之一。由于檔案保管年限較長，落后的管理方式等勢必會約束事業單位的財務檔案管理工作進展。為了使財務檔案管理工作能夠滿足事業單位發展現狀，一定要不斷改進落后的財務檔案管理工作，這對事業單位的正常運轉具有十分重要的現實意義，具體表現如下：

首先，有助于貫徹落實相關財務法規。面對各種突發狀況，如果沒有到位和規范的事業單位財務檔案管理，勢必會使單位相關工作陷入僵局。只有不斷增強事業單位財務檔案管理的規范性，優化相關管理模式，才能使事業單位在財務檔案管理工作能夠依法治理。

其次，便于審計部門開展審計工作。對于事業單位來說，財務審計可以預防犯罪、為取證提供重要依據，因此審計是一項重要的工作。但是，要想高效開展審計工作，離不開規范的財務檔案管理。事業單位應當重視檔案管理工作的重要性，主動加強管理方式，為審計部門提供工作便利，協助完成單位的審計工作。

最后，有助于充分發揮事業單位的相關職能。事業單位在履行相關職能時，一項重要的參考依據便是財務檔案內容。為保證相?P職能發揮地更加高效，一定要確保單位的財務檔案內容的真實性，為今后事業單位在決策和制定計劃方面提供有力依據。因此，將事業單位的財務檔案管理工作開展地更加規范化，可以提升財務檔案信息的真實性，保證事業單位在履行職責時，可以有據可依。

二、事業單位財務檔案管理存在的弊端

1.對財務檔案管理工作不夠重視

部分事業單位，對財務檔案管理工作認識不足，財務檔案管理的從業人員責任心欠缺，不少管理人員甚至報有無所謂的態度。這直接導致很多財務檔案管理工作表面化，在真正收集財務檔案資料時不夠重視，部分重要的財務檔案資料甚至出現失真的情況。此外，事業單位不重視財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的配備沒有給予充分的支持，很多從業人員甚至是兼職從事財務檔案管理工作，工作效率底下等情況時有發生。

2.財務檔案管理工作信息化水平不足

很多事業單位中，財務檔案管理工作仍然停留在紙質財務檔案管理階段，對裝訂和整理財務檔案缺乏有效分類。信息化應用于財務檔案管理工作后，很多繁瑣而復雜的紙質檔案歸檔工作遲遲未能落實到位。加之財務檔案管理信息化實施后，并未充分發揮出信息化管理的優勢，財務檔案管理工作仍然處于落后繁瑣的工作環境中。

3.財務檔案管理人員素質參差不齊

要想做好財務檔案管理工作，需要依靠相關法律法規的規范下，全面開展歸檔工作，這樣才能夠保證事業單位的財務信息得到全面、具體的管理。但是，從現階段來看，由于很多事業單位對財務檔案管理工作重視程度不足，配備的從業人員整體素質不高，很多缺乏專業知識或安排兼職人員擔任財務檔案管理工作。單薄的法律意識，薄弱的信息技術以及沒有專業的檔案管理知識，這些都成為當前檔案管理人員素質底下的主要原因。他們無法滿足新形勢下，事業單位財務檔案管理工作的基本需求，在日常工作中極易發生錯誤導致財務管理工作無法順利開展，甚至給事業單位帶來不可磨滅的經濟損失。

三、優化方案及相關建議

1.提高對財務檔案管理工作的重視程度

要想做好事業單位的財務檔案管理工作，首先應當從意識上給予足夠的重視。事業單位的相關領導應當首先認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，加強內部關于做好財務檔案管理工作的意識，提高財務檔案管理工作的監督機制，完善管理過程中的相關制度。不斷增強人員的主人翁意識，讓他們能夠細致、嚴格地完成財務檔案工作的鑒定和審核，充分發揮財務檔案管理機構的協調能力。與此同時，事業單位的領導層應當對事業單位進行科學決策，以身作則，提高事業單位的財務檔案管理意識，為單位構建一個良好的工作氛圍和內部環境，以此來保障整個財務檔案管理工作能夠有序開展。

2.加大財務檔案管理信息化發展力度

從基礎設施方面來看，事業單位的財務檔案管理應當加大構建力度。事業單位可以組織相關人員提出設計方案，分別結合檔案管理和財務管理兩個層面考慮，制定出符合本單位實際的方案，綜合多重需求，充分發揮信息化的優勢，同時避免部分財務信息出現重疊，提高工作效率，提高事業單位在管理財務檔案過程中所需的硬件設備。此外，還應當提升實踐能力，確保財務檔案在管理過程中的信息化程度，高標準、嚴要求，將事業單位的工作開展與財務檔案管理工作有機結合，保證各項經濟活動有條不紊地開展，提高事業單位財政資金的利用率，為事業單位爭取最大的發展優勢。

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關鍵詞：事業單位；檔案管理；工作方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

檔案部門作為事業單位中重要的部門之一，不僅要保持傳統工作方式的優勢地位，在此基礎上應該拓展管理與服務的領域與方式，把項目檔案管理作為檔案部門最基本的工作之一，通過項目檔案管理的先進性、創新性工作，為事業單位的科學規劃、管理、保護和合理利用方面服務，不斷提高工作質量和工作效率，保證事業單位的可持續健康發展。其實，項目檔案管理就是始終把檔案管理體現在與項目相關的各項管理制度之中，并在項目實施的各個階段,介入檔案管理環節，使檔案的收集、整理、鑒定、歸檔與項目同步執行，在最大限度地節約人力、物力等資源的同時，充分發揮管理在生產實踐中的效能。

1、做好事業單位檔案管理的意義

1.1 事業單位檔案管理是事業單位的工作基礎，事業單位如果需要查詢資料時，檔案管理工作就起到重要的作用，為事業單位查詢資料提供依據，檔案管理工作還是職工與單位合法權益的依據和憑證，是事業單位管理工作中必不可少的部分，同時做好事業單位檔案管理工作，可以提高事業單位效率和質量，事業單位檔案管理工作是否能夠做到科學有效，是衡量事業單位管理水平與業務業績的重要尺碼。

1.2 做好事業單位檔案管理工作有很多重要的意義，首先可以保障事業單位穩定長久發展的關鍵，如果檔案管理的工作人員不重視檔案管理工作，草草了事，就會在事業單位的穩定發展中埋下一顆定時炸彈；其次檔案管理工作的有效科學，可以方便領導對事業單位的整體的控制和管理，根據實際情況做出相應的治理措施等等；事業單位檔案管理的真實有效可以為社會各界保留一份完整的歷史記錄，通過事業單位的檔案，可以分析單位業績以及業務情況，以便在眾多的事業單位中找到有發展前途的單位，并且適合自己事業健康發展的單位。

1.3 事業單位的檔案管理工作隨著社會的發展和進步，不斷進行改革和創新的，只有不斷的創新和完善才能在競爭力越來越強的社會中立足，才能將事業單位的整體業務水平真實的反映給社會各界，及時采納有效的建議，積極采取有效的措施提高事業單位的業務水平和社會形象，才能使事業單位做到全面發展。

2 項目檔案管理在事業單位管理中的體現

2.1 體現在合同管理中的項目檔案管理

2.1.1 在合同評審前，檔案工作人員利用現有的資料或通過其他渠道來獲得經濟技術信息資料，擬簽訂項目的相關標準、規程規范，擬合作方與本單位已合作項目的《招標書》、合同、跟蹤管理記錄等。這些經濟技術信息資料為合同評審前的準備工作與領導的決策充當了助手作用。

2.1.2合同評審過程中,及時整理并建檔保管《合同評審表》、《合同更改記錄》、《顧客檔案》、《合同評審會議記錄》。對于《合同更改記錄》,要收集齊全部文件更改的有相關人員簽字的草稿;對于《顧客檔案》,應關注所記錄的顧客名稱、地址(包括廠址、網址)、聯系方式(包括電話、傳真、電子郵箱)、法人代表、聯系人(包括其性別、年齡、學歷、職務、嗜好等個人特征)以及對成果或服務滿意度的要求填寫是否齊全、正確。

2.2 體現在設計過程控制中的項目檔案管理

在設計策劃至設計更改后定稿的過程中，檔案管理人員應根據設計過程的特點，分別內部接口和外部接口兩種不同的接口關系來進行案管理，并提供服務。項目管理檔案人員應注意設計工作進程，及時為專業人員提供相關的信息，查閱相關信息圖件和模型并附信息解釋，對調查項目所在地的情況，檔案工作人員充分發揮信息資源共享優勢，用心查詢項目招標沒有描述的、對調查項目設計工作不可少的詳盡資料，做到把正確的信息在正確的時間里以正確的方式傳遞給正確的對象。

2.3 體現在項目管理控制程序中的項目檔案管理

項目管理控制是對事業單位承擔的項目形成、確認、交付過程的控制。在項目實施過程中目檔案管理部門首先從制度建設上領先一步，再借助現代化的辦公設備與規范化標準化的管理，才能保證項目檔案的質量。

2.3.1 將先進的項目檔案管理的管理理念與具體的管理方式嵌入事業單位的管理制度體系中，在行政制度體系中，各種規章制度均應規定檔案室與相關行政部門的組織結構關系，明確規定檔案工作人員在單位行政工作環節中的地位與職能，還應規定檔案室與相關業務部門的組織結構關系，明確規定檔案工作人員在成果實現過程中的地位與職能。

2.3.2為保證項目檔案的質量，控制和維護檔案信息資源的有效性和可靠性，檔案管理人員須在規范化管理體系的支持下，指導一線作業人員運用拍照、錄音錄像及傳真、掃描、網絡傳輸等數碼技術和網絡技術與手段，及時填制、造冊中間成果及記錄，將各種相關文件與項目工程音像資料同步傳輸至檔案部門。根據設計的時間安排，檔案工作人員適時按照接收到的資料編目，實地或在項目組歸隊后，與實物資料、紙質文件核對。

3 提高事業單位項目檔案管理的工作方法

推廣項目檔案管理，促進事業單位的檔案管理工作在創新中求發展項目檔案管理，是規范化管理體系的管理思想在檔案管理中的體現，與傳統的檔案管理相比具有明顯優勢。

3.1 檔案的接收由被動型向主動型轉化

以往的檔案工作者以參加項目鑒定、重要設備開箱及重要工程項目竣工驗收來收集項目資料，檔案的接收滯后于生產過程，而且對于接收到的資料只起“馬后炮”的整理作用。而以直接介入服務與管理過程的職能、身份來指導、監督并歸集檔案資料，則使檔案的接收過程變成主動的、動態的工作過程，其完整性、可性、系統性、可利用性自然遠勝于傳統工作方式下檔案的接收。

3.2 檔案的種類由只重文書檔案向既重文書檔又重科技檔案、聲像檔案轉變

在項目檔案管理過程中，對項目作業過程形的各類檔案資料均要求及時收集、記錄、整理、定冊。對一些重要的資料進行拍照、錄制聲像資料、刻錄光盤并備份。項目檔案歸集時，實物資料與其對應的圖片、聲像料同時鑒定和保存。從檔案載體的角度看，則由只收集“紅頭”文件向既重政府部門下發文件資料重收集有保存價值的文字、原始數據、合同、協議圖紙、錄音、錄像帶、實物等為載體的各種檔案材轉變。

3.3 檔案服務由封閉型向超前型與滲透型轉化

傳統檔案工作就是簡單的“閉門整檔、看門攤”，處于等客上門、你要我查的服務狀態。項目檔案管理則立足單位職能，由精通檔案工作、了解本單項目作業流程、熟悉規范化管理體系的檔案管理員，使檔案工作協調體現在單位管理、服務的實現程、支持過程中，使項目檔案管理乃至整體檔案管成為內部管理機制的有機組成部分。

4 結束語

在知識和經濟同步發展的現代社會，各事業單位的檔案部門同樣不甘落后，與時俱進，為促進本單位的健康發展而不懈努力著，其中項目檔案管理它是單位管理體系不可或缺的組成部分，做好項目檔案管理工作是保證檔案更好地發揮作用的基本出發點，作為一個檔案管理工作者，必須大膽創新，積極思考項目檔案管理的工作方法，提高項目檔案的利用效率，提高檔案管理的工作質量，不斷促進項目檔案管理工作走向標準化和規范化的道路。

參考文獻：

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關鍵詞：行政事業單位；檔案；數字化管理

1前言

檔案，就是指個人或者是組織在工作、生活等方面中應用文字、音像等方式呈現的歷史記錄，其具有豐富的信息資源。然而在新時期下，行政事業單位的檔案管理存在著查找資料慢、檔案管理分散、檔案管理人員意識差等問題，需要行政事業單位跟隨信息時代的發展腳步，構建數字化的檔案管理。

2行政事業單位實行檔案數字化管理的必要性

行政事業單位就是指國家機關以國有資本舉辦的，從事教育、文化等活動的社會組織，絕大多數行政事業單位以公益性為目的[1]。而行政事業單位在檔案管理上一般分為人事檔案、基建檔案等管理方式，這些檔案的管理方法成為了事業單位人員管理所采用的重要方式。檔案管理需達到快捷、方便查找信息的作用，才能利于使用者的管理。但是這種傳統的檔案管理方式在新時期的發展下，暴露了許多的不足之處，比如說以往的檔案管理方式效率低、保密性差、檔案查找難度大等，但是現如今推廣的數字化的檔案管理方式，大大改善了以往的檔案管理弊端。通過計算機檢索使得檔案查找更加便捷，而檔案數字化的管理功能也促進了行政事業單位的發展。首先，在新時期下科學技術迅猛的發展，傳統的檔案管理方式已經不適用于行政事業單位的檔案管理工作，傳統的檔案管理成本較高，而新時期下數字化的檔案管理方式更有自身發展的優勢[2]。與以往的檔案管理方式相比，不僅減少了管理人員的數量，降低了檔案管理的費用，從而提高了行政事業單位檔案管理的工作效率。另外，行政事業單位的人員流動性大，需要及時的掌握職員的入職、調動、退休等情況，需要建立有效的檔案，方便信息的查找，而數字化的檔案管理方式既實現了檔案信息的保密性處理，又加快了辦公效率。其次，傳統的檔案管理方式，通常采用的是紙質的檔案保存方式，由于檔案數量多，這樣的檔案管理方式存在的弊端是檔案文件容易受到破損、檔案查找不方便等，而新時期下數字化的檔案管理方式排除了外界環境的干擾，應用無紙化的檔案管理方法，有利于檔案的保存，更提高了檔案的利用率。

3行政事業單位實行檔案數字化管理應具備的條件

行政事業單位應用數字化管理需要具備一定的條件，包括網絡技術和檔案人員應用數字化管理的技術水平[3]。從硬件設施來看，隨著我國互聯網技術的發展，需要行政事業單位緊跟時代的腳步，加快自身的發展。現如今許多的行政事業單位都應用了計算機進行無紙化辦公，在單位內部建設局域網，這也是數字化檔案管理需要具備的網絡硬件基礎條件。而對于數字化的檔案管理除了需要硬件設施的保障，也需要發展相關的軟件，所以需要開發檔案管理的專用軟件，實現數字化檔案管理的基本服務功能，包括檔案的收集、檔案的檢索、編目等，從而加強數字化的檔案管理的技術水平。除此之外，數字化的檔案管理還需要構建相應的檔案管理人員隊伍，新時期下的行政事業單位應注重行政工作的辦公效率，需要借助網絡技術進行無紙化的辦公，這對于行政事業的人員來講，是對其專業技術水平的挑戰。而數字化的檔案管理方式也需要檔案管理人員除了具備檔案管理學的專業知識外，還要具有一定的計算機技術操作能力[4]。而且行政事業單位也應該加強檔案管理人員的能力培訓，使得其掌握計算機的相關技術，學會在工作中應用網絡技術，掌握數字化檔案管理的工作要求，提供其檔案管理的工作能力。

4新時期行政事業單位檔案的數字化管理方法

4.1制定數字化的檔案管理機制根據數字化檔案管理方式的特點來看，從行政事業單位的發展角度來看，針對于數字化的檔案管理方式，在掌握其管理技術下，需要構建與檔案管理方式相匹配的檔案管理機制[5]。需要行政事業單位構建內部的檔案工作條例、檔案管理的安全機制、檔案管理的操作機制等，通過構建科學合理的檔案管理機制，使得檔案管理人員根據檔案管理的相關機制，來約束自身的工作行為，也是提高檔案管理人員工作意識、自身工作責任感的有效方式。

4.2樹立新時期的檔案管理意識行政事業單位的檔案管理人員，需要在新時期的發展要求下，樹立數字化的檔案管理意識。需要檔案管理人員在互聯網技術的發展下，不斷的更新自身的專業知識，轉變以往的檔案管理思想。在檔案管理工作中，檔案管理人員掌握扎實的檔案管理的專業技能，進行數字化檔案管理的技術學習，在工作中應用數字化的檔案管理模式，提供工作效率。

4.3提供檔案信息的安全性在行政事業單位，檔案管理的關鍵在于對檔案信息的保密性上。做好檔案信息的保密性管理，也是檔案管理人員的基本工作要求，而在數字化的檔案管理模式下也需要達到這點要求。檔案管理人員在平時應用網絡技術的工作中，在網絡技術存在網絡安全的隱患下，要格外注意對其進行防范。檔案管理人員應不定期的對網絡系統進行病毒查殺、系統清理等，對于檔案應進行備份處理，安裝防火墻等軟件裝置，防治電腦病毒的入侵[6]。作為一名合格的檔案管理人員，做好檔案的保密工作是必備的專業能力，面對網絡系統死機、信息泄露、病毒入侵等不可控制的因素，應做到提前預防，加強對于重要數據的訪問設置，對于檔案信息進行多種方式的保存，防治檔案信息的泄露，加強檔案信息的安全性，提供檔案管理人員的檔案管理能力。

5結論

在社會發展的新時期下，行政事業單位應跟隨時展的腳步，通過互聯網技術的應用，來構建數字化的檔案管理，改革以往紙質檔案管理的方式，開發檔案管理的新模式，拓展檔案管理的功能，提供檔案管理的利用效率，促進行政事業單位檔案管理的發展。

作者:曹曉梅 單位:內蒙古阿拉善盟額濟納旗

參考文獻:

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[3]張元智.新時期行政事業單位檔案的數字化管理研究[J].中國科技縱橫，2016，12（17）：250-250.205.

[4]王翠翠.探討行政事業單位檔案管理的思路[J].新課程•下旬，2014，25（5）：195-195.424.

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【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新途徑

在我國社會行政體系中，事業單位是我國行政服務體系的重要組成，是黨和國家行政服務職能發揮的重要機構。在事業單位運營管理中，檔案管理是一項管理性、服務性、政治性的工作，是服務于事業單位各項管理工作的重要活動。受我國社會主義國家事業單位發展需求，傳統的檔案管理方法已經不能滿足事業單位的實際需求，因此需要企業不斷創新并完善檔案管理體系。以科學的管理方法及現代檔案管理理論，指導事業單位檔案管理工作。

1 事業單位檔案管理的意義分析

事業單位檔案管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分，是提高事業單位工作質量及工作效率的必要條件。在現代事業單位的發展中，檔案管理是及時、全面掌握單位整體情況的基礎，是分析事業單位運行情況基礎。隨著現代檔案管理工作理論研究及經驗的豐富，事業單位必須加快檔案管理的創新與改革。以此滿足地區經濟發展中對事業單位工作的需求，滿足新時期事業單位改革后的運營管理需求。

2 事業單位檔案管理的創新途徑

2.1 以事業單位檔案管理現狀及問題的掌握確定工作方向

在事業單位檔案管理的創新與完善中，首先需要對事業單位檔案管理現狀及問題進行調研與分析，以此為基礎確定檔案管理創新途徑及內容，促進工作質量的提高。因此，事業單位應首先對自身的檔案管理進行調研與分析，發現事業單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎確定工作方向。以具有針對性對策制定與執行，保障檔案管理創新途徑的科學性與適用性。目前，我國事業單位檔案管理中主要存在如下問題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專業素質不高、現代化管理方式應用不足、檔案檢索及利用效率低等問題。因此，檔案管理的創新途徑及方向應針對檔案管理現狀及問題進行制定，促進事業單位檔案管理能力的提升。

2.2 創新檔案管理制度，強化事業單位檔案管理能力

針對事業單位檔案管理現狀及問題，事業單位需要對自身的檔案管理制度進行分析與評價。針對事業單位檔案管理需求及管理制度評價結論，確定檔案管理制度創新方向與內容。針對事業單位檔案內容及崗位機構設置情況，對檔案管理制度進行完善與改進。同時，對檔案管理制度中的內容進行創新，結合數字化檔案管理技術應用情況，提高事業單位檔案管理能力。

2.3 創新檔案管理服務手段，提高事業單位檔案利用率

在我國事業單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業單位對檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質量。因此，事業單位檔案管理中應注重服務手段的創新，利用事業單位內部局域網制作檔案部門網頁，并增強網上信息檢索功能。模仿數字化圖書館的建立與運用方式，提高事業單位內部檔案使用率、提高檔案服務手段及服務水平。另外，事業單位檔案管理部門還需要建立在線服務系統，針對現代辦公自動化現狀，提供在線服務功能，促進檔案管理水平及服務水平的提高，促進事業單位領導對檔案管理工作的重視。

2.4 創新檔案資源共享，提高檔案管理服務能力

在我國事業單位的運營過程中，許多事業單位需要信息的共享提高工作效率及工作質量。因此，現代事業單位的檔案管理創新中還需要加強檔案資源的共享。針對事業單位間的合作需求、建立聯合目錄及共享體系。通過聯合目錄方式的應用，使事業單位間能夠了解相互檔案資源情況。并以互聯網數字化檔案管理實現信息的互通，促進事業單位檔案管理服務能力的提高。

2.5 創新事業單位檔案管理人員培訓機制，提高檔案管理能力

針對我國事業單位數字化檔案管理需求、針對事業單位檔案管理人員素質現狀，我國事業單位還需要創新檔案管理人員培訓機制。結合事業單位信息化檔案管理實施現狀、結合檔案管理工作時間，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制。以此為基礎，實現對檔案管理人員綜合素質及管理技能的培訓，促進事業單位檔案管理水平及綜合管理能力的提高。

2.6 強化保密機制創新，促進事業單位檔案管理能力的提升

在事業單位檔案管理中，保密工作是檔案管理的重要內容。隨著數字化、現代化、信息化檔案管理技術應用的不斷深入，事業單位面臨著檔案管理保密工作創新需求。根據數字化、信息化檔案管理帶來的安全需求，事業單位必須建立相應的保密機制。通過信息拷貝、信息傳輸等相關制度的建立，規范檔案管理人員保密工作。同時，對數字化檔案管理的計算機的使用等進行強化，避免數據庫及網絡安全問題帶來保密問題，促進事業單位檔案管理能力的提升。

3 完善事業單位檔案管理創新方案評測體系，保障檔案管理工作的有效開展

在事業單位檔案管理創新中，必須建立創新方案評測體系。通過創新方案評測體系的建立，對檔案管理工作的創新途徑、創新內容等進行評測分析。確保創新途徑及創新內容的科學性及適用性，避免創新方案編制不合理、內容不合理等影響事業單位檔案管理工作的開展。通過檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評測體系能夠對創新方案進行有效評測，確保檔案管理及使用目標的實現。另外，事業單位還應加強創新獎勵機制的建立，以獎勵刺激使基層檔案管理人員能夠根據自身實際工作積極發揮創新主動性，保障創新方案及創新內容符合實際需求，促進事業單位檔案管理創新能力的強化。

4 結論

在我國現代事業單位改革腳步不斷深入的今天，事業單位檔案管理工作面臨著諸多的問題。如何提高事業單位檔案管理能力、加快事業單位檔案管理創新，是新時期事業單位檔案管理工作的重點。針對現代檔案管理理論發展情況、針對數字化網絡化檔案管理需求，事業單位應加快檔案管理信息化建設，加快相關人員的培訓與培養。利用信息化技術提高事業單位檔案管理及服務質量，滿足新時期事業單位檔案管理需求。

【參考文獻】

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隨著當前經濟的高速增長，信息需求量也隨之增多。就我國事業單位而言，相應地檔案管理制度也在不斷進行改革，在新技術不斷引入的背景條件之下，對于檔案的管理同樣也產生了較多的問題和挑戰。因而，這就需要借助專業方面的知識才能發現其中存在的問題并將其解決。本文主要分析了檔案管理在事業單位中的現狀以及所面臨的問題，并且在這個基礎之上提出一系列方案措施。

【關鍵詞】

事業單位；檔案管理；現狀分析

近幾年以來，經濟在不斷的發展，事業單位當中的檔案管理也取得了一定的成績。但是，隨著社會進步以及科學技術手段的不斷創新，在有些事業單位當中，存在著基礎設施以及人員配備方面的問題。故而，對于事業單位而言，需要將檔案管理當中的問題做到及時的解決，適應市場經濟以及信息化社會的要求，促進其檔案管理水平邁向更高的臺階。

1 檔案管理在事業單位當中的現狀以及原因分析

1.1未能引起足夠的重視

事業單位中的檔案涉及到了多方面的信息，這些信息對人才在選拔方面、考核方面以及其他方面的工作都有著十分重要的影響作用。因而，檔案方面的管理人員應當引起高度的重視，系統完備的管理能夠使得有關工作人員在查閱檔案時更為高效準確的得到有關的信息，為接下來的工作打下一個堅實的基礎。但是，在實際的工作過程當中，一些事業單位的檔案方面的管理人員將檔案方面的工作簡單的看做是一項抄寫以及保管類型的工作，這一項工作的實行對于事業單位而言并不是它的核心工作，因為它并沒有給單位帶來巨大的經濟效益，所以相關人員對它并沒有引起高度的重視，尤其是對單位的領導而言，他們也忽略了檔案管理的重要性，這種錯誤的觀念也就導致了檔案方面的管理工作一直處于一種被動的狀態。

1.2檔案方面的管理人員缺乏專業素養

檔案方面的管理工作可以算是一項十分繁雜與專業的工程，因而，這就對檔案方面的管理人員提出了更高的要求，這就需要這方面的管理人員水平以及技能都較高，并且還需要具有較強的適應能力，同時，在掌握好檔案管理的理論方面的知識才能促進檔案方面的管理工作更為高效的開展。但是，在實際的工作過程當中，一些檔案方面的管理人員并不具備相關的專業方面的知識，有一部分還存在著以其他的工作為主，以檔案資料的監管工作為輔方面的問題。在一些工作的態度方面，大多事業單位工作的檔案方面的管理人員仍舊是停留在最初的手寫水平之上，對于當前的現代化的自動化辦公的相關管理知識缺乏正確的認識以及掌握。這些方面的問題也就導致了相關的工作人員在工作當中往往只是應付了事，毫無責任心可言。

1.3相關的設施配備不齊全

隨著經濟的不斷發展，檔案方面的信息管理系統在一些企事業單位當中得到了較為普遍的運用，對于檔案方面的管理工作而言，它所要求的辦公環境也是較高的。然而，在實際的工作條件當中，大部分的事業單位里的檔案室比較簡陋，相應地辦公條件也不高，現代化的辦公上的設施配備并不齊全，在經濟不斷提高的過程當中檔案方面的管理工作未能跟上時代進步的步伐。

2 加強事業單位中檔案管理的方案措施

根據當前在事業單位的檔案方面的管理工作當中出現的問題，相關人員應當引起高度的重視，進而加強對其的管理力度，并且依據實際情況將制定的方案措施落到實處。

2.1提高相關人員的工作能力

在事業單位進行檔案方面的管理工作過程當中，首先就需要提高相關人員的認知水平，明確各自工作的職責，并且加大對于檔案工作方面的宣傳力度，建立高效可行的檔案管理機制。在這個過程當中，不單單要加強檔案管理方面的理論知識的學習以及涉及到的一些法律法規知識，還需要增強各級工作人員的檔案方面的管理意識，在明確了各自的責任之后， 通過多種學習渠道進一步提高員工在工作方面的能力；其次，需要讓員工認識到檔案對于國家而言，是一項十分寶貴的財富，同時，它也是事業單位進一步發展協調的基礎，在使員工認識到這份工作的重要性之后，進而使得他們工作的使命感以及責任感增強，通過這種方式的采用進而激發有關人員的工作態度，加強檔案方面的管理工作。

2.2制定檔案管理工作的機制

對于檔案的管理工作而言，具有法制的意識是做好這一工作的基礎條件。真正的做好檔案方面的管理工作，需要做好相關法律法規的宣傳工作。從而提高員工工作過程當中的法律意識，使得一系列工作的開展按照嚴格的法律條款開展。檔案的管理對于單位而言是非常重要的，因為它能夠較好的去了解過去的情況、把握現在發展情況以及在這個基礎之上對未來有一個預見作用。因而，事業單位可以通過多方面著手，做好檔案方面的建設以及管理的工作，把檔案的管理工作列入到單位的發展規劃以及年度計劃當中，將一系列的檔案方面的管理工作貫徹落實，從而促進檔案方面的管理工作更為高效合理的開展。

2.3建立網上的檔案管理系統

在信息化的時代背景之下，事業單位需要轉變過去采用的管理模式，在掌握檔案方面的管理規律之后，使得當前管理方面的工作向現代化邁進。同時，在這個過程當中，也需要加強對于相關人員在計算機技能方面的培訓，將一些光盤技術、縮微技術運用到檔案方面的管理工作當中。借助網絡技術手段，加強信息方面的服務工作，建立科學的檔案管理系統，進而提高在檔案管理方面的水平，使得檔案在信息化方面的建設得到進一步的增強，最終促進檔案方面的管理工作朝向現代化的方向發展。

3 結束語

就當前的發展趨勢來看， 事業單位在檔案方面的管理工作上存在著一些問題，因而，這就需要相關領導引起高度的重視，同時，還需要檔案管理的工作人員的積極主動的配合，通過各種針對性較強的方案措施進而將工作當中面臨的問題一一解決。在工作人員的綜合素質不斷提高的基礎之上，才能使得檔案方面的管理工程漸漸走向科學規范的道路，促進這一管理過程日益現代化。

【參考文獻】

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[3]郭蘭蘭.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].辦公室業務，2014（01）：91-92.

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關鍵詞：檔案管理；事業單位；對策；改革

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）08-0211-01

事業單位是國家所設立的公益性組織，是區別于政府機構的結構形式。事業單位檔案管理工作對地方及本單位在經濟社會的發展中起著重要的作用。事I單位檔案管理工作具有其自身特點，在新時期、信息化時代的發展下，如何更好地改進事業單位檔案管理工作，是完善單位建設、制度建設的關鍵。

1 事業單位檔案管理信息化改革的必要性

隨著網絡和通信技術的發展，信息化浪潮在全球得到了廣泛的發展。在信息化迅速發展的大背景下，傳統的方案管理模式已不能很好地適應社會發展的需要，當前我國一些檔案和數據管理已順應并實現了信息化改革發展，檔案管理在人才資源的、信息管理等方面擁有了足夠的優勢，近年來，隨著數據處理技術的更新，信息技術不斷革新，檔案管理工作中出現的問題也得到了相應的解決，信息化在檔案管理工作中的優勢也越來越多地體現出來。

2 淺析新形勢下事業單位檔案管理工作的創新

社會的發展在知識經濟的基礎上得以更好地運行，知識經濟是以知識為基礎，以市場為導向，綜合發展的創新型經濟體制。在知識經濟社會發展中，事業單位方案管理工作的管理和創新是我們值得思考的問題。

2.1 創新是時展的要求

創新的關鍵在于解放思想、實事求是、與時俱進、開拓發展，創新是引導社會進步的強大力量，是我們在新的形勢下不斷認識社會發展自我的思想利器。只有勇于創新、善于創新的人才能對社會、單位的發展起到促進作用。創新是信息化時展的必然要求，知識的創新、科技的創新、制度體制的創新是社會發展的基礎，我國經濟社會的可持續發展以這些創新為基礎的。這也從另一個方面體現出創新是時展的必然要求，在創新的背景下，事業單位在檔案管理方面也做出了相應的調整。

擴大事業單位檔案資料管理和收藏的范圍。現代化管理技術的應用使得大量的電子文件、檔案產生，檔案室不僅要在接收紙質檔案的基礎上，為了管理起來更加方便，還需要接收大量的電子資料以及以新型載體為基礎的電子檔案，而這種發展趨勢也越來越被各事業單位所認同。電子檔案從其服務方式上來看，除了要求所需提供檔案之進行摘抄之外，還需要提供不同載體檔案保護、復制以及保護等等。信息化形勢下的檔案管理相對于因循守舊的管理模式更受到了單位的支持和廣泛應用。

2.2 檔案管理工作的創新中需解決的問題

員工在思想觀念上需要創新，思想是創新的基礎，事業單位檔案管理工作的創新需要有一個全新的思想觀念來作為指導。創新作為事業單位檔案管理工作的動力，其管理在建立、發展以及完善等方面離不開創新，檔案管理創新需要信息意識、市場意識以及現代化意識、法律意識，在新時期新階段事業單位檔案管理人員在不斷創新發展的新形勢下，由事后搜集資料變為事前謀劃、事中參與的新檔案管理理念，以解放思想、實事求是的管理態度來促進社會的新發展。

事業單位檔案管理工作要在管理方式上進行創新。現代化設備以及傳媒技術廣泛應用，要求檔案在管理方案需要將實體和信息分離，傳統模式的檔案記錄是以紙質為主，這種以手工操作為基礎的管理方式相對于現代化電子檔案的管理已無法跟隨時代的步伐。實體檔案與信息檔案的分離能更加有效地實現簡化立卷的目的，使實體檔案管理工作有依據的統計和管理。管理手段的創新是以現代化技術為基礎，改變載體材料的創新，檢索手段的自動化以及檔案管理的標準化、規范化都是手段創新的重要內容。

2.3 事業單位檔案管理工作中的創新

事業單位檔案管理的創新是順應時代要求而變化和發展的，檔案管理的創新是社會發展的必然要求，創新需要以嚴謹的科學態度以及實事求是的精神為基礎。檔案管理的創新首先表現在工作重點方面的創新，重點、難點問題是工作的突破口，如何更好地解決、完善問題就需要從他的突破口著手，找準方向，大膽實踐，積極創造，通過對檔案管理工作重點問題的發展，提高管理工作的創新。

3 結語

檔案管理工作是事業單位管理工作中的重要內容，檔案管理的改革對提高事業單位工作效率，節省人力成本起到了積極的促進作用。充分利用信息化技術的發展，為事業單位檔案管理工作提供有效的信息保障，構建強有力的信息化平臺，在已有結構的基礎上積極地進行探索和創新，培養檔案管理人員的創新意識和服務觀念，借鑒其他單位或企業中有效的人員管理機制和檔案管理制度，有效的管理機制使員工在檔案管理工作中能激發其能動性和創造性，履行各項規章制度，更好地為事業單位檔案管理工作發展服務。

參考文獻

[1]王曉衛.新形勢下事業單位人事檔案管理的有益思考.辦公室業務，2014.

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關鍵詞：石油化工 檔案 管理

Abstract: Archives petrochemical engineering design is a kind of can directly record design thought and method, a true reflection of a historical process of petrochemical engineering design practice, industry and petrochemical engineering design archives in addition to the general characteristics of science and technology, also has its own characteristic. Full understanding and grasp of archives management in petrochemical engineering design units of various characteristics and management strategies, are important to the quality of archives management in petrochemical engineering design units to improve.

Keywords: Petrochemical archives management

中圖分類號：TU276.7 文獻標識碼A 文章編號

檔案管理工作是企事業單位發展的重要基礎，對傳承企業文化的重要工作。各個單位需要加強檔案管理工作，不斷建立健全檔案管理機制，把檔案管理工作納入發展管理規劃中去。提高關于石油化工工程設計單位的檔案管理，做好工程項目設計的檔案收集和整理工作，促進單位檔案的科學規范化，不斷推薦單位檔案工作的創新，有效利用和保護檔案，能夠更好的為企業的各項工作服務。

一、石油化工工程設計單位檔案的特點

（一）組成的成套性

通常一個獨立的工程項目，石油化工工程設計單位需要把各種不同專業的設計人才分成設計小組，按照程序開展設計工作，形成比較嚴密的文件材料系統，使得石油化工工程設計單位具有成套性。石油化工工程設計的檔案收集、整理，保管以及利用要求把工程的設計材料文件收集齊全。依據工程的不同階段進行配套整理，系統的反映工程的技術設計信息， 不能把其他項目的圖紙混淆，保證檔案資料的完整齊全，方便以后的利用。

（二）形成的階段性

根據石油化工工程的設計工作的程序，一般一項工程需要有準備階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，如果前一個階段的設計工作不能完成，那么下一個階段的工作也不能徹底的開始，只能做一些準備，前一階段的設計過程中用到的文件經過批準之后很可能成為后一個階段的設計依據。

（三） 內容的專業性

一項石油化工的工程設計需要很多的不同專業的設計人員參與，相互配合。所以一項工程的設計方案材料是多個專業聯合創作的過程。不同的專業有著自己的專業性特點，所以，石油化工工程工程設計的檔案在分類歸檔過程中，需要考慮文件資料的專業性和專業之間的聯系性。不要把不同專業的技術信息文件混淆在一起。

（四）修改、補充的多變性

石油化工工程設計是從技術上對即將建造的工程的全面規劃，在施工的過程中對設計方案的修改情況是經常出現的，如果設計的方案在某些地方出現了缺陷或者錯誤，就需要及時的對設計方案進行補充修改。有些工程的設計圖紙經過了多次的補充修改，有的設計圖紙成套作需要設計人員進行重新的設計。設計文件的修改或者變更是無法避免的，同時也是很有必要的，這也是石油化工工程檔案和其他一些單位的檔案管理的不同之處。如果設計方案出現更改的時候，必須要把設計更改的材料和工程設計的技術文件資料進行配套的整理，確保石油化工工程設計檔案管理的準確和完整。

（五）使用的通用性

石油化工工程設計本身就是一項具有創造性和繼承性的工程，設計師在繼承和借鑒別人優秀設計成果的基礎上進行新的設計，石油化工工程設計的一些元素通用性強，設計的部分內容可以進行多次的使用，具有很強的通用性。石油化工工程設計檔案的通用性可以大大避免了單位的重復勞動，加快設計的速度，提高單位的工作效率。

（六）數量浩大

石油化工工程設計的內容比較多，過程復雜，形成各種各樣的設計圖紙和文件資料。圖紙文件資料的數量是浩大的，在歸檔管理上需要有足夠的存儲檔案的空間。同時做好檔案的信息化管理。

（七）使用價值的時效性

石油化工工程設計的檔案用于工程項目的次數還是比較多的，第一次利用發揮作用后還會有第二三次， 具有長期的使用價值。但是工程設計檔案有部分經過一定的時間之后就失去原來的利用價值，所以作為檔案管理人員還需要定期的對檔案資料進行整理，把已經失去價值或者價值不大的資料進行銷毀或者保存到不常用的地方。

二、提高石油化工工程設計單位檔案管理的策略

（一）落實檔案管理制度，加強檔案管理

對于石油化工工程設計單位來說，合理的制定本單位的檔案管理制度，是有序的開展企業石油化工工程設計檔案工作的前提需要。從各方面比較全面的進行規范石油化工工程設計單位在檔案工作的過程中遇到的各種實際問題，能夠及時的對相關石油化工工程設計工作檔案管理制度進行制定，做好文件的歸檔工作對于加強企業的檔案管理，提升石油化工工程設計單位整體的檔案管理水平是十分必要的。在建立檔案管理制度的同時，必須要把檔案管理制度落實到工作中去，抓好對石油化工工程設計單位檔案工作質量的考核。單位通過對各項制度的制定和落實，對于解決石油化工工程設計單位在發展中遇到的新問題，提高石油化工工程設計單位關于檔案管理的工作質量，規范企業的檔案管理有著十分重要的意義。

（二）加強檔案信息化管理，促進檔案管理改革

石油化工工程設計單位要把檔案的信息化管理工作認真抓起來。工程設計圖紙和技術標準等檔案可以為石油化工工程設計單位以后的工作提供參考，同時也是非常重要的憑證作用，但是傳統的檔案存儲方法比較落后，查閱起來也不是很方便。工程檔案的信息化建設，可以實現工程設計圖紙和技術信息的數字化，不同的工作人員依據自身崗位的權限，可以隨時通過計算機查閱瀏覽所需要的工程圖紙、資料和相關的其他信息。石油化工工程設計單位的檔案信息化管理，提高了整個企業的檔案工作水平，方便了工作。同時企業也可以在單位相關的網頁，把工程的信息上傳到網上，方便了交流和溝通。石油化工工程設計單位要積極的推薦企業的檔案信息化進程和電子文件的管理。盡早實現企業檔案管理的網絡化、數字化。

（三）把握重點工程建設，抓好項目檔案管理的全過程

作為石油化工工程設計單位的檔案管理，是需要把項目工程從開始設計規劃到最后竣工驗收的整個過程中產生的資料、文件、圖紙進行歸檔的。需要認真做好關于重點工程的檔案記錄，注重對工程設計在各個不同階段時期的資料信息的收集歸檔。對工程的相關文件材料要同步的積累和管理，保證歸檔的質量。由于工程施工一般周期比較長，整個過程中產生的文件數量大，種類也比較多。這也給石油化工工程設計單位的檔案收集，保管，整理和利用造成了一定程度的困難，帶來很大的工作量。檔案管理工作人員要根據工程的進度，對工程的材料及時收集，保證檔案歸檔的完整準確性。

總之，石油化工工程設計單位檔案管理的特點是由設計單位自身的性質以及石油化工工程設計活動的規律所決定的。在石油化工工程設計的過程中會產生一定的技術設計成果，對這些工程設計成果重要的記錄載體就是單位的工程設計檔案。充分的認識和掌握石油化工工程設計單位檔案管理的各種特點以及管理策略可以不斷提高設計單位的水平，發揮檔案管理的作用，為石油化工工程設計單位的長遠發展做出貢獻。

參考文獻：

[1] 薛延芬, 如何做好石油企業檔案管理工作[J]. 陜西檔案. 2011(02)

[2] 王玲, 石油化工企業科技檔案的管理與開發[J]. 才智. 2011(19)

[3] 尚真, 中國石油檔案管理的理念與模式[J]. 北京石油管理干部學院學報. 2007(02)

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關鍵詞：檔案 整理工作 感悟

檔案管理工作內容就是按照“遵循規律，區分價值，便于保管和利用”的原則將處于零亂狀態和需要進一步條理化的文件資料，進行分類、組合、排列、編號和編制目錄，將它們組成有序體系的過程。檔案的整理工作是搞好檔案管理與服務的基礎。沒有科學的檔案整理，就不能使各種材料系統化、條理化，也無法分門別類妥善保管、確切統計和準確迅速地提供利用。在工作中，筆者對做好檔案整理工作逐漸有了一些感悟。

一、清楚了解本單位的工作情況是做好檔案整理工作的前提

檔案是一個單位工作的記憶。對一個單位的檔案員來說，究竟哪些文件材料應該歸檔，應該做到心中有數。對本單位工作越熟悉，收集的文件材料越齊全，檔案工作就做得越好；反之，初來乍到，對單位工作陌生，再加上缺乏檔案專業知識，要做好檔案工作就會困難多多。比如，教育教學工作是學校的經常性工作，教學檔案應是學校檔案的主體。如果學校的檔案員對教育教學工作的過程不熟悉，對教育教學過程中會形成哪些文件材料心中無數，文件材料之間有哪些聯系不清楚，那么，在進行教學檔案的整理中就不會做到條理清晰。

二p制定合理的歸檔管理辦法

一個切合本單位工作實際的，以職能部門為單位的，融分類方案、歸檔范圍、保管期限為一體的歸檔文件管理辦法，并加以落實，能夠大大提高檔案整理的質量。

過去的檔案歸檔范圍是按照檔案的種類制定的，部分概況性的表述與實際工作中產生文件的對應關系存在一定的出入。又由于檔案收集整理與日常工作不同步，整理工作經常是在歸檔移交前進行突擊，耗費人力物力和時間，影響檔案整理的質量。而科學的檔案管理辦法，將歸檔目錄與部門預立卷目錄一一對應，使在工作中形成的文件材料一經產生就規范的裝入檔案盒中，在集中移交時，只需在平時收集整理的基礎上稍作調整即可。這個“拿來即用”的目錄，既能保證應歸檔文件收集完整齊全，又能使檔案隨辦隨歸，減少集中整理的負擔，從而大大提高檔案整理的質量。

三p在開展檔案整理工作前，制定整理方案很有必要

整理方案是整理檔案，尤其是整理積存檔案時不可缺少的計劃性文件，是檔案整理以前不可缺少的準備工作。制定方案必須在了解檔案的數量、內容、成分、所屬年度等基本情況的基礎上進行全面考慮和周密計劃。其內容應該包括：整理工作的要求和方法、分類方案表、工作程序、勞動組織以及大體完成的時間等。

有一個科學合理、可操作性強的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、財力，保證整理工作的順利進行。如在整理各類專題工作評估檔案，撤并機構零散文件資料，和非正常離職人員遺留應歸檔文件資料等之前，都應首先制定整理方案，然后按照方案逐項落實，整理工作就會比較順利地完成。

四p注意解決檔案整理工作中遇到的問題

在檔案整理工作中，會碰到大大小小的問題，需要我們靈活處理。比如，在整理文件中，會碰到無標題或者標題十分簡單的文件，這時候就要自擬一個標題。在擬標題時，應根據文件的主要內容，用簡練的語言加以概括，同時加上文種的名稱。再比如，一個會議或一項工作，如果材料很多，就應把重要的材料放在前面，同時注意材料的分類。如黨代會、職代會、團代會、學代會等會議，開頭可放會議的批復、請示、議程、日程、報告、決議等材料，還要注意，雖然文書檔案保管期限表并沒有把會議主持詞明確列進歸檔范圍，但筆者通過實踐感覺到，主持詞實際上清楚地反映了會議召開的過程，對于今后了解會議的情況起到重要作用，因此應該把主持詞予以歸檔。再比如，對于規格不同的文件，需要我們進行折疊，折疊時要注意技巧，折成16開或A4紙規格，同時在裝訂線一側注意留出至少2厘米的空白，以免把正文訂進。

五p檔案整理的過程也是不斷學習、不斷總結、不斷提高的過程

檔案的整理工作可分為系統整理和技術整理兩部分。系統整理包括區分全宗、分類、立卷、卷內文件排列、填寫卷內目錄、案卷封面的編目、案卷的排列和編制案卷目錄。檔案的技術整理包括卷內文件編號、修復、填寫案卷備考表、案卷目錄的抄寫和案卷的裝訂。系統整理更多的是運用業務知識，體現業務水平，更多地體現操作水平和技巧。

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【關鍵詞】鎮事業單位 檔案管理 改進措施

社會主義新農村建設在不斷深入的同時，許多檔案資料隨之形成。這些檔案資料是社會主義新農村建設發展的真實記錄，因此需要做好鎮檔案管理工作。然而，當前我國的鎮檔案管理工作中存在較多問題，比如管理手段落后、管理制度不規范、管理者職業素養不高等。對鎮檔案管理不良現狀的改進還需建立在鎮檔案管理實際內容和管理要求上，提出針對問題提出相應的改進對策。

一、分析鎮事業單位檔案管理現狀

近年來，由于國家政策的號召與支持，鎮事業單位的檔案管理工作有所改進。然而，由于經驗不足和監管力度弱等各方面原因。鎮事業單位檔案管理中還存在不少問題需要及時解決。

（一）對檔案管理工作認識不足

部分雙管單位專門業務檔案分類保管方案未定，暫時無法開展有效的監督指導工作，并且專門業務檔案數量巨大，單位難以投入足夠的人力、物力保障檔案工作的順利開展。

村（居）檔案由于各種因素影響，檔案員更換頻繁，制約了村（居）檔案工作的開展，并且鎮檔案館監督指導人力不足，不能及時到村居監督指導工作。

學校檔案由于得到鎮教育局大力支持，安排了專職人員與鎮檔案館聯合開展監督指導業務，相關工作開展較順利。但由于分類編號方案定得太細，減弱了檔案的可操作性與可利用性，不利于全鎮檔案的綜合、統一管理；不利于有效提高學校檔案管理的能動性。

（二）檔案管理方面投入不足

鎮事業單位的檔案管理工作中的實踐過程中，所面臨的最大問題就是經費的投入不足。管理經費的不足使得各單位、村（居）、學校無法夠買相應的管理設備，同時無法引用先進的管理技術，使得各單位、村（居）、學校檔案管理工作手段和模式還是使用原先的人工登記和管理方式。

（三）管理人員專業技能與職業素質水平較低

檔案管理工作者作為當代社會勞動力量的一部分，應當跟隨社會進步的腳步進行自身專業技能和職業素質的提高。然而我鎮當前各單位、村（居）、學校的檔案管理工作人員中，還存在管理技能不強、工作責任感缺乏等問題，其專業技能水平與職業素質水平都還有待提高。此外，檔案管理工作人員的現代化管理意識較為薄弱。

（四）檔案存放模糊、收集不全

我鎮大部分的單位、村（居）、學校檔案管理人員的工作內容是收集、管理文書，文書檔案忽視了業務、科技、特色檔案等其他門類檔案的整理。此外，我鎮大部分單位、村（居）、學校并未完整收集如聲像、照片、電子以及印章、獎牌（杯）等實物或其他載體形式的檔案，有的甚至不知道它們是檔案。

（五）監管、培訓力度薄弱

事業單位的領導有責任對檔案管理工作進行監督與指導，處理好檔案管理工作中所面臨的職能、人員、經費等原因。然而，在檔案管理工作實踐中，領導對下屬的檔案工作疏于管理，并未開展必要的監督指導。單位領導應當意識到新的形勢對鎮檔案工作所提出的新要求。加強監管與培訓力度，推動鎮檔案工作有效地服務于社會主義新農村建設[1]。

二、改善鎮事業單位檔案管理工作措施

在上文的論述中不難發現，我國鎮事業單位的檔案管理工作現狀不容樂觀。下文主要探討改善鎮事業單位檔案管理工作的措施。

（一）提高對檔案管理工作的重視

首先，檔案管理人員提高自身職業責任感，嚴格有序進行檔案的記錄、歸檔和保存工作；其次，加大力度宣傳檔案管理工作的重要性，強化事業單位對檔案的重視，給檔案管理工作提供一個有力的工作環境；最后，在檔案管理工作中注意收集有效的管理經驗，掌握工作特征與規律，從而更好的進行檔案管理操作。

（二）加大對檔案管理的投入

事業單位檔案管理現代化的完成需要足夠的資金投入來支持，有了足夠的資金部門才能購進現代化的管理設備。一方面，檔案管理部門應當了解實際檔案管理新要求與需求，根據單位實際檔案管理規模，進行經費預算，體現單位檔案管理現代化投入價值。另一方面，購買相應的管理設備。值得注意的是，鎮事業單位檔案管理改革離不開信息化管理手段，信息化的管理手段能夠減少檔案管理人員的工作量，提高工作效率[3]。 ，

（三）優化檔案管理隊伍

檔案管理隊伍是檔案管理工作的主要實踐者，其專業管理技能以及職業素質水平會對檔案管理工作落實程度產生直接的影響。針對我國當前鎮事業單位管理隊伍技能和職業素質水平不高的現狀，可以采取以下措施進行改善。首先，進行專業檔案管理知識的宣傳，提高檔案隊伍專業知識水平；其次，對管理隊伍進行專門培訓，讓其及時掌握專業的檔案管理技術；在者，構建管理工作考核制度，用嚴格的制度規范管理隊伍操作。

（四）樹立服務意識

檔案管理本身就是一項服務性較強的工作，如果不正確認識檔案管理工作本身，就容易混亂管理目標和方向。一方面，在事業單位檔案部門中普及檔案管理工作知識，宣傳檔案管理工作的服務意識和檔案管理工作的社會動向，讓管理者充分意識到檔案關乎整個社會穩定、人民群眾利益的真實記錄，使其提高為群眾工作服務的意識；另一方面，監督規范管理部門工作，給予新的管理標準和任務去推動檔案管理工作。在規范化的實際檔案管理操作中。

三、結束語

綜上所述，我國的鎮檔案管理工作中還有許多需要改進的地方，需要引起鎮檔案管理部門的重視。檔案管理工作人員應當意識到檔案管理現代化的重要性，通過自身的完善進行單位檔案的規范化、現代化管理，全面推動我國鎮檔案管理工作的完善。

參考文獻

[1]張晶，張敏.事業單位檔案管理的現狀及對策分析[J].中國外資，2013，（23）：266.

篇10

檢測行業是隨著社會發展延伸出的新d服務業，也是實現經濟可持續發展的支撐領域，承擔著為經濟建設提供標準化計量測試和產品檢驗技術服務，為政府監管部門提供執法履職的技術保障和依據的職能。而檢測記錄檔案是檢測行業對結果報告進行溯源的重要憑證，檢測和校準實驗室能力認可準則（ISO/IEC 17025：2005）中對檢測記錄檔案的范圍、編寫、修改、保存期限等有明確要求。傳統的檢測記錄檔案歸檔流程是先由具體試驗部門負責編制、整理，隨后交檔案管理部門根據年份、任務號等進行編號、蓋章標識、存檔。隨著檢測行業的發展壯大，檢測任務量亦越來越大，檢測機構普遍存在歸檔工作量大、歸檔效率低下 、檔案借閱與歸還管理不規范、不便統計等系列問題。如何規范、高效、及時的完成檢測記錄檔案的歸檔工作是每個檢測機構都面臨的問題。本文針對記錄檔案管理過程中存在的問題，結合實際工作需求，利用信息化手段，提出下述改進方案，以期實現檢測檔案管理工作的全面規范和歸檔效率的持續提高。

二、檔案管理系統建設方案

1.方案概述

在進行信息化檔案管理系統建設時，需要體現“統一規劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則，立足“資源服務和業務管理”的宗旨。為利用計算機信息化技術系統，使其更高效、可靠地管理檔案資源，擬從規范歸檔方法、提高歸檔實時性、保證檔案準確性和完整性等幾個方面采取完善措施，在企業經典檔案管理模式的基礎上，結合目前成熟的條碼技術（如條形碼、二維碼），參考現有類似的管理系統（如圖書管理借閱系統），實現檔案管理系統的電子信息化完善升級。嵌入條碼技術后，檔案管理系統中歸檔、借閱、修改等主要功能的實現流程如圖1所示。

采用條碼技術后的檔案管理系統，每份文件、檔案都有唯一條碼作為身份標識，這個條碼包含文件、檔案的諸多信息，如記錄號、年份、檢驗記錄數量、歸檔科室、歸檔日期、歸檔人等。通過這個條碼，紙質文件檔案和檔案管理系統之間建立起了明了詳盡的關系，減輕了檔案管理人員的歸檔工作量，規范了檔案歸檔、借閱、修改等管理方法，提高了檔案管理工作的效率。同時，條碼技術的應用、系統的完善也增加了文件檔案的查詢追蹤操作性，進一步提高了整個檔案管理工作的效率。

2.系統功能描述

2.1檔案歸檔

引入條碼技術后，檔案歸檔的詳細流程如圖2所示。

條碼技術應用后，每份報告文件、每個檔案袋都有自己的身份標識。檔案管理系統利用條碼在紙質文件、檔案袋和系統之間建立起了電子信息化橋梁，給檔案管理工作帶來的效益主要體現在以下幾個方面：

（1）從報告生成、檔案歸檔至后期檔案的其它管理都可以通過系統進行實時查詢與追蹤，避免檔案遺失現象。

（2）歸檔系統的排隊和提醒功能可以讓申請人明確紙質檔案提交時間，避免出現網上歸檔申請通過后，因紙質檔案未及時提交而造成的待歸檔檔案積壓的現象，促進了檔案歸檔工作進程。

（3）人工印章核對檔案報告資料完整性的方式被取代，檔案管理人員通過掃碼形式，利用系統資源自動核對送來歸檔的檔案的完整性，大大節約了歸檔核查時間，提高了工作效率。

（4）檔案袋的條碼信息豐富，加上檔案存放位置的體系化、信息化，使得整個檔案庫信息的清晰度增加，方便在系統里進行檔案的查詢、檔案庫里對紙質檔案袋的查找。

2.2檔案借閱

檔案借閱與歸還系統功能流程圖如圖3所示。檔案管理系統的續借與歸還功能模塊可參照現在成熟的圖書借閱系統進行完善。檔案借閱歸還流程的規范，有利于檔案的追蹤，方便有借閱需求人員的同時也可以減輕檔案管理員的工作量，提高工作效率。

2.3檔案修改

已歸檔的檔案不得被隨意修改。若確實有修改需求時，需要得到相應負責人和檔案管理員的同意，相應的修改信息應在檔案管理系統里詳細記錄，做到有據可查。檔案管理系統里，檔案修改的功能流程圖如圖4所示。

2.4其它功能

引入條碼技術后，檔案管理系統的其它功能模塊也應該結合實際需求進行相應的改進，從而實現檔案管理系統的全面信息化。