淺談公文主題詞的制作

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淺談公文主題詞的制作

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進入20世紀卯年代，計算機技術在辦公領域得到普遍應用，推動了各類機關辦公的現代化。為了適應辦公現代化的要求，便于計算機檢索和公文的管理，公文"主題詞"應運而生。國務院辦公廳于994年4月23日以國辦秘函［1994］157號文件了（國務院公文主題詞表），廢止了1988年12月修訂的主題詞表，并公布了（國務院公文主題詞表）使用說明，初步規范了公文主題詞的制作和使用。但由于主題詞表的使用從上至下沒有實施細則，加之主題詞的應用、制作在不斷完善、規范的過程之中，故，在各級公文主題詞應用和制作中出現很多問題，筆者歸納為五大問題。

一是前題后移。出現這一問題多是因為不了解也沒掌握主題詞的體系結構，不清楚主題詞的作用和意義，只是盲目跟隨使用主題詞，把標題完整地搬移到后面作主題詞的詞目而用。如：（關于成立XX市電子游戲專項治理工作領導小組的通知》主題詞是這樣標引的："機構設置電子游戲專項治理工作領導小組面通知"，而正確的主

題詞應擬制為："機構電子游戲面管理領導小組通知"。

二是類別不分。這有三種情況：①類別判斷不準。如（關于成立XX市生產救災領導小組的通知》的主題詞標注是："民政救災領導小組通知"，其類別詞使用"民政"詞目不準，而應使用"機構"詞目。②把區域詞當作類別詞使用。如某市下發的（關于做好商品流通工作的通知》主題詞"貿易商品流通通知"中，就把"貿易"這一區域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標引應是"商業商品流通通知"。③用類屬詞取代類別詞。如（Xx省人民政府關于2001年重點工作的安排意貼的主題詞"政府重點工作意見"，這里缺少類別詞"綜合"，而錯誤地用類屬詞目"政府"代之，正確的主題詞應是"綜合政府重點工作意見"。

三是詞目過多。主題詞的標引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過5個主題詞目，但有的竟達6個以上。

四是生造詞目。主題詞的詞目選用既要能全面、真實地反映一份公文的主要內容，又不能超出正在執行的本級以上的主題詞表范圍，更不能亂造、生造詞目。盡管向下行文時，當在主題詞表中找不到合適詞目時，雖然可自定能反映公文主題的詞目，但一定要在自定詞目后記以"凸"符號標明。如：（關于分解落實（政府工作報告）提出的2001年主要任務的通知》的主題詞是這樣標引的："政府工作任務落實通知"，其中"任務"、"落

實"這兩個詞目在（XX省政府主題詞表》中找不到，又沒在兩個詞目后加注"凸"符號，就屬生造詞目。正確的擬定應是："綜合政府工作分工通知"。目前一般的省、市、縣都比照（國務院公文主題詞表）制定了各自適用的主題詞表，制作主題詞時應該嚴格執行，不可生造，否則就會造成新的混亂，失去主題詞應有的作用和意義。

五是置放錯位。主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。因此，按照公文規式的有關規定，公文主題詞應與版記一起置放在公文末頁的背面下方。但有些公文為了印刷方便，往往忽略了這一點，把主題詞與版記一起置放在公文末頁的正面下方，這是錯誤的。

那么，怎樣才能搞好主題詞的制作，促進公文主題詞的規范呢？筆者認為應做到三點：

1．了解主題詞的體系結構

公文主題詞，一般由類別詞和類屬詞組配而成。（國務院公文主題詞表）分三個層次列表。第一層是對主題詞區域的分類，只作為劃定類別詞和類屬詞的區域，便于查找、使用類別詞和類屬詞，不作公文主題詞詞目使用（即不可用來制作公文主題詞），如序號為"01綜合、經濟"類、序號為''''''''05財政、金融"類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如序號為"02工交、能源、郵電"類中的"02A業"、"02B交通"、"02C能源"。

"02D郵電"等；第三層是類屬詞，如序號為"02工業"類別詞中的"冶金"、"地礦''''、"汽車"、"化工"等。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統稱為主題詞，用于文件主題詞的標引。

2．掌握主題詞的標引方法

(1)任何一份文件主題詞的標引，除類別詞外，最多不得超過5個詞目。

（2）主題詞標引順序是：先標類別詞，再標類屬詞。

在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞。如（國務院關于加強水土保持工作的通知），先標類別詞"農業"，再標類屬詞"水土保持"，最后標上"通知"。

主題詞：農業水土保持通行

類別詞類屬詞

（3）一份文件如有兩個以上的主題內容，先集中對一個主題內容進行標引，再對第二個主題內容進行標引。如（關于聽取全國財政工作會議情況和全國打擊走私工作會議準備情況匯報的會議紀要）的主題詞制作，先標引反映第一個主題內容的類別詞"財政"，再標引類屬詞"稅務''''；然后標引反映第二個主題內容的類別詞"公安"，再標引類屬詞"緝私"；最后標引"會議紀要"，制作成的主題詞是："財政稅務公安緝私會議紀要"。

（4）根據需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。

如（國務院關于加強農業生產資料價格以及對其主要品種實行最高限價的通知），先標引類別詞"農業"，但在序號為"04A農業"類別中找不到"資料、物價、管理"方面的類后詞，這時可使用序號為"01經濟管理"類別中的"資料、物價、管理"類屬詞進行組配，組配后的主

題詞為：''''''''農業資料物價管理通知"。

（5）當詞表中找不到準確反映文件主題內容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當的詞標引。如在整個主題詞表中都找不到能準確反映文件主題內容的類屬詞時，可自定詞目代之，但要在自定的類屬詞目后邊標注"凸"符號，但是，上行文不得使用自定詞目。

3．統一主題詞的標引要求

（二）用詞要求。上行文，必須嚴格按照上級公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞，不可使用上級公文主題詞表中沒有羅列的或者廢止的類別、類屬詞；下行文，可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞。縣級以下無條件的單位，下行文也可不使用主題詞。

（2）置放要求。主題詞應置放在文件的末頁背面抄送欄之上，頂格。"主題詞＂三字之后用。冒號"，"主題詞＂三字與類別詞、類別詞與類屬詞（詞目與詞目）之間相間一字空格。如：主題詞：農業水土保持通知

（3）字體要求。"主題詞"三字和冒號用三號黑體字；詞目（類別詞與類屬詞）用三號小標宋體字。