人事檔案干部監督意見

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干部人事檔案工作是黨和國家干部工作不可缺少的一個重要組成部分，是為貫徹黨的干部路線、方針和政策，選賢任能、知人善任服務的，是干部人事管理工作中一項必不可少的基礎性工作。為對干部人事檔案加強管理強化監督，解決在檔案管理中存在的有些干部填寫檔案材料時隨意性較大，“三齡一歷”與實際不符，有些單位對檔案材料審查把關不嚴，個別檔案中有虛假材料和涂改現象等問題，根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等有關文件精神，結合實際，現就對干部人事檔案加強管理強化監督提出如下意見：

一、指導思想和基本原則

指導思想：以《干部檔案工作條例》、《干部檔案工作細則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及有關文件為依據，緊緊圍繞我市的經濟建設和組織工作大局，推進干部人事檔案工作的制度化、規范化和科學化建設，提高干部人事檔案整體質量，為全市領導班子和干部隊伍建設提供更加優質高效的服務。

基本原則：（一）根據干部管理權限和范圍，實行集中統一、分級負責管理干部人事檔案，切實維護檔案的完整、準確與安全，積極為組織人事工作服務。（二）市直單位管理干部人事檔案不足100卷的要集中到市委組織部、市人事局管理。超過100卷并具備保管條件的要由單位組織或人事部門一家管理；縣區以下機關單位的干部人事檔案，實行由縣區委組織部集中管理或由縣區委組織部、勞動人事局、教育局分別集中管理；企事業單位的干部人事檔案，具備保管條件的，由組織或人事部門一家集中管理。不具備保管條件或干部人事檔案很少的單位，其干部人事檔案由上一級單位管理。（三）干部人事檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部人事檔案要固定專人、專庫管理，業務工作要接受本單位組織部門的領導和上級有關業務部門的檢查指導。

二、進一步明確干部人事檔案管理的責任

加強對干部人事檔案管理工作的監督，必須明確責任，發揮各部門的職能作用，形成各有關部門互相配合、協調一致的工作機制。

各級檔案管理部門的主要職責是：選派黨性強、作風正、守紀律、保機密，具有較高業務水平的黨員干部專門負責干部人事檔案的管理工作。嚴格執行檔案材料收集歸檔和檔案管理的各項規章制度，在收集材料時，要堅持通過正常的組織渠道，個人報送或非組織渠道報送的材料一律不予收集歸檔；在接收新形成的學歷、學位材料時，必須經過有關部門的認證；在接收技術職稱、入黨、任職等重要材料時，要結合檔案中歷史材料的記載情況，進行認真細致的甄別；在接收更改出生年月、參加工作時間等材料時，要結合干部本人檔案，對照政策規定嚴格審核把關。發現入檔材料有偽造嫌疑或是違反政策規定形成的，要及時予以扣留，待查實后移交有關部門作出處理。

檔案材料形成部門的主要職責是：按照有關要求準確規范地形成檔案材料，建立主動送交材料歸檔的制度，在材料形成一個月內主動把形成的檔案材料送交干部人事檔案管理部門歸檔。形成材料部門領導負責對材料嚴格把關，不得出現涂改、偽造檔案材料的現象。凡涉及到填寫“三齡一歷”的，由單位組織人事部門與經組織部門審定過的履歷表進行認真核對，填寫不一致的，要求干部本人重新填寫。

檔案管理人員的主要職責是：要熟悉干部人事檔案管理的相關政策法規和文件要求，熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和有關保密規定，認真執行干部人事檔案管理工作的各項規章制度。工作中不得擅自轉遞干部人事檔案或將檔案材料歸入檔案，不得擅自涂改、抽取、偽造或銷毀檔案材料，不得擅自向外公開、泄露檔案內容。

使用檔案材料部門的主要職責是：要熟練掌握有關干部政策，了解檔案工作業務，認真準確地使用檔案記載的信息。在擬提拔干部和辦理干部的考錄、調動、接收等手續時，必須堅持先調檔審核，避免因對檔案審核不嚴、不細造成用人失誤。審核檔案中發現“三齡一歷”等重要信息有涂改、偽造或前后記載不一致、使用不準確的，要按照干部管理權限和有關政策規定，實事求是地予以認定，并將認定結論材料裝入本人檔案。在問題未核實認定前，不得提交會議研究，不得辦理相關手續。

干部本人在填寫入檔材料時，要本著對本人和組織負責的態度認真仔細、實事求是地填寫，不得涂改、偽造檔案材料。“三齡一歷”嚴格按照經組織部門審定過的履歷表或組織認定結論填寫，記不清的向檔案管理人員核實后再填，不得按照主觀意愿隨便填寫。干部本人不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。

三、健全和嚴格執行干部人事檔案管理制度

各級檔案管理部門要結合自身實際，抓好檔案管理各項制度的完善和落實，切實履行好收集、鑒別、整理、提供利用的職責，嚴把檔案材料入口關，認真執行收集鑒別、查（借）閱、轉遞、學歷學位認證、保管保密等各項制度，確保檔案內容完整、準確。

一是嚴格執行收集鑒別制度。各級干部人事檔案管理部門要準確掌握材料形成信息，嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》及時收集干部人事檔案材料。檔案管理人員要根據干部人事工作有關文件要求，對收集的材料進行認真仔細地鑒別審查，對不屬于干部人事檔案內容的材料要及時轉有關部門，對手續不完備或不規范的材料要及時退回形成材料部門，待補齊手續、規范后收集歸檔，并將收集的材料按照收集時間、材料來源逐份登記。檔案管理部門有權拒絕接收被涂改、圈劃或者與干部檔案中歷史記載不符的入檔材料。

二是嚴格執行查（借）閱制度。查閱檔案前，應由查閱單位填寫《查閱干部人事檔案審批表》，由查閱單位主要領導簽字，并派兩名中共黨員，攜帶身份證或工作證，按照有關規定辦理審批手續后到閱檔室查閱，不得憑調查材料介紹信查閱干部人事檔案。查閱時檔案管理人員必須始終在場監督，嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。干部人事檔案一般不外借，確有特殊情況需外借的，要履行嚴格的借閱手續，出具由借檔單位主要領導簽字的《借閱干部人事檔案審批表》，寫明詳細的借閱理由，報管檔單位主管領導審批，借出時由檔案管理部門密封，歸還時由使用單位密封，檔案管理人員對歸還檔案仔細核對后再入庫。本市單位借閱檔案，必須在當天歸還，外地單位借閱檔案，要在規定的期限內歸還。

三是嚴格執行轉遞制度。干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派黨員干部專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，沒有整理的檔案或已整理但存有零散材料的檔案不準轉遞，不得扣留材料或分批轉出。接收單位對轉入的檔案要仔細審查，特別是“三齡一歷”，要認真核對，前后記載不一致的，要及時按政策予以認定，對有疑問的檔案內容要與原單位及時溝通證實，由原單位出示證明材料，并由原檔案管理人員簽字。對于檔案內容無法證實的，檔案暫時不予接收。

四是嚴格執行學歷學位認證制度。市委管理干部參加學歷、學位教育的，在參加學習前，要填寫《領導干部參加學歷、學位教育審批表》，由所在單位組織人事部門審核后，報市委組織部干部培訓部門審批。學習期滿取得學歷、學位證書后，填寫《領導干部學歷、學位認證表》，國內國民教育學歷、學位須經過市教育局認證；境外學歷、學位須經過國家教育部留學服務中心認證；黨校系統學歷須經過市委組織部干部培訓部門認證。學歷、學位認證后，各單位組織人事部門將學歷、學位材料及學歷、學位認證表統一報市委組織部檔案信息科。科級以下干部參加學歷、學位教育的，可參照市委組織部組通字［20**］53號文件執行。

五是嚴格執行保管保密制度。為確保檔案的絕對安全，干部人事檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房面積每千卷不少于20平方米。要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，不得在庫房內閱檔或辦公。無關人員不得進入檔案庫房，庫房內不準存放無關物品。

四、加大對干部人事檔案管理工作的監督檢查力度

干部人事檔案按照分級負責的辦法進行管理，各縣區委組織部在做好自身檔案管理工作的基礎上，要切實擔負起對本縣區檔案管理部門的監督、檢查、指導責任，發現問題及時研究解決。各級檔案管理部門都要對照意見要求做好本部門的檔案管理自查工作，抓好對各個環節的監督管理。市委組織部將對各縣區、各單位的干部人事檔案管理工作進行不定期檢查，檢查的重點內容包括：單位領導對干部人事檔案工作是否重視，干部人事檔案庫房的建設情況，檔案管理人員的業務水平，干部人事檔案管理各項制度的建立、落實情況，檔案中“三齡一歷”記載前后是否一致、有無涂改材料、有無虛假及偽造檔案材料等。檢查將采取抽查與互查相結合的方式進行，由市委組織部根據實際情況，從各縣區、各單位抽調檔案管理人員，對部分檔案管理部門的檔案管理情況進行抽查，對發現存在的不足，督促及時進行整改。同時，建立監督舉報制度，對發現有違反規定涂改、偽造檔案材料或指使他人涂改、偽造檔案材料的，可通過不同方式直接向市委組織部進行反映，市委組織部將對反映問題進行認真調查核實。在檢查中出現問題的單位和部門，將在全市進行通報批評，并取消年底評優資格。凡干部人事檔案中有偽造材料或材料被涂改的，經查實與干部本人有直接或間接責任的，不得提職使用，并由組織部門建議紀檢、監察部門對干部本人、主管領導和檔案管理人員等有關責任人給予黨紀、政紀處分。對觸犯《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》等相關法律的，要依法追究刑事責任。