事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑

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摘要：大數(shù)據(jù)時代是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，以先進(jìn)技術(shù)為基礎(chǔ)，得到了諸多領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，能夠?yàn)槿藗兊纳a(chǎn)生活提供巨大的便利。新時代背景下，市場人才資源顯著增長，對于員工審核的指標(biāo)也具有全新的概念與標(biāo)準(zhǔn)，對事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，傳統(tǒng)管理模式難以滿足時代發(fā)展要求，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用能夠有效提高管理工作的效率與質(zhì)量。本文以大數(shù)據(jù)時代為背景，探討大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；事業(yè)單位；人事檔案管理；創(chuàng)新路徑

事業(yè)單位人事檔案是檔案體系的重要組成部分，主要對工作人員的業(yè)務(wù)能力以及思想道德素質(zhì)等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，是單位開展人力資源管理工作的主要依據(jù)。在新時代背景下，人事檔案管理工作與事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)，因此需要加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的重視，不斷提高工作質(zhì)量。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)為工作提供了巨大的便利，具有極強(qiáng)的處理功能，逐漸得到事業(yè)單位人事檔案管理的應(yīng)用。在這一背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)代化工作需求，為了進(jìn)一步推動事業(yè)單位的發(fā)展，需要積極利用先進(jìn)的技術(shù)，加大信息化建設(shè)力度，但是大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位人事檔案數(shù)量繁多、管理操作較為復(fù)雜，不僅需要在技術(shù)層面構(gòu)建創(chuàng)新路徑，同時需要具備創(chuàng)新意識，提高工作質(zhì)量。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

人事檔案是事業(yè)單位檔案體系的關(guān)鍵，做好人事檔案管理工作對于提高檔案管理水平具有重要意義。人事檔案是檔案的主要組成部分，其作用與功能不同于常規(guī)檔案信息資源。人事檔案中對工作人員的履歷、鑒定考核、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎勵、處分、工資、任免等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，是工作人員個人信息的存儲庫，能夠充分體現(xiàn)工作人員個人經(jīng)歷、成長以及思想發(fā)展歷史，同時能夠體現(xiàn)工作人員的專業(yè)情況、學(xué)歷情況、家庭情況等內(nèi)容，是個人信息的重要證據(jù)，與工作人員的薪資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系等關(guān)系密切，具備法律效用。新時代背景下隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，人事檔案管理工作也面臨全新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)人事檔案管理模式較為滯后，與時代發(fā)展要求和現(xiàn)代化管理要求存在明顯不符，大數(shù)據(jù)時代下，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，牢牢把握機(jī)遇，緊跟時代發(fā)展步伐，在深化改革的過程中總結(jié)原有管理方式、對管理模式進(jìn)行不斷地優(yōu)化與完善，進(jìn)而保證檔案的完整性，提高檔案管理水平，推動管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行。新時代背景下社會的競爭在于人才的競爭，只有充分發(fā)揮單位的人才資源優(yōu)勢，才能促進(jìn)單位為社會提供更好的服務(wù)，因此需要加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

1.重視程度有所不足事業(yè)單位與市場中的企業(yè)存在明顯差異，屬于為社會提供服務(wù)的組織，具有一定的特殊性，人事檔案是事業(yè)單位檔案體系的關(guān)鍵，能夠幫助管理人員了解員工的工作情況，因?yàn)樘峁┓?wù)的特殊性，個人情況與考核需要與其職業(yè)素養(yǎng)掛鉤，保證檔案管理工作充分發(fā)揮作用。但是結(jié)合現(xiàn)狀分析，部分事業(yè)單位缺乏對人事檔案工作的重視，工作人員認(rèn)為該項(xiàng)工作并不會對單位的正常穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)形成影響，不愿意將時間和精力消耗在該項(xiàng)工作上面，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理存在諸多問題，如資料存放混亂、保存不完整、學(xué)歷材料、獎勵材料沒有及時報(bào)告提交；檔案工作人員收集材料不及時，比如入黨材料、職稱評聘材料、工資材料、工作調(diào)動材料等未及時收集歸檔等。同時實(shí)際工作過程中需要使用相關(guān)檔案資料時，發(fā)現(xiàn)尋找檔案十分困難，檔案材料缺失較為常見，影響組織認(rèn)定信息，對各部門展開相關(guān)工作造成不利影響，對事業(yè)單位的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展造成影響。2.相關(guān)管理制度不完善工作人員開展檔案管理工作的過程中，需要以完善的管理制度作為重要基礎(chǔ)，在這一基礎(chǔ)上保證工作的整體質(zhì)量與效率，同時為相關(guān)工作的執(zhí)行提供重要的指導(dǎo)。另外對檔案的管理以及工作人員的行為、態(tài)度等均需要完善的制度進(jìn)行約束和監(jiān)管，這樣才能保證人事檔案管理工作的有效落實(shí)。但是目前因?yàn)椴糠质聵I(yè)單位對該項(xiàng)工作的重視度不足，并未制定完善的管理制度，因此導(dǎo)致管理人員目標(biāo)不明確，工作質(zhì)量缺乏有效的監(jiān)管，進(jìn)而導(dǎo)致工作人員工作態(tài)度較為散漫、粗心大意，很多問題無法找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，檔案轉(zhuǎn)遞也是一項(xiàng)重要工作，但是材料遺失以及管理混亂現(xiàn)象嚴(yán)重。3.檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊如今，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，單位內(nèi)部工作節(jié)奏也變得越來越快，越來越多的事業(yè)單位能夠認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，同時安排專門的人員負(fù)責(zé)。但是因?yàn)椴糠止ぷ魅藛T不具備充足的經(jīng)驗(yàn)與較強(qiáng)的工作能力，對人事檔案工作的規(guī)范性造成嚴(yán)重影響，實(shí)際工作過程中存在諸多問題。例如，檔案中基本信息填寫前后不一致，影響組織確認(rèn)信息真?zhèn)危牧闲纬蓵r工作人員認(rèn)知水平有限、工作人員是否誠信填寫、工作人員記憶混亂等。在事業(yè)單位不斷發(fā)展的過程中，如果人事檔案管理工作無法滿足工作要求，將會嚴(yán)重影響單位發(fā)展。所以事業(yè)單位需要注重對工作人員專業(yè)能力的培養(yǎng)，加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理工作提供人才保障。4.人事檔案管理方式較為滯后人事檔案是單位了解員工情況最直接有效的方式，對于單位的運(yùn)營發(fā)展、人員配置均具有重要的意義。如果人事檔案管理工作與實(shí)際情況不符，無法滿足現(xiàn)代化管理工作要求，必然會對事業(yè)單位的發(fā)展造成影響，因此，為了保證事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，需要不斷提高檔案工作的質(zhì)量與效率。但是，目前部分單位的人事檔案管理工作較為滯后，仍采取傳統(tǒng)工作模式，檔案收集材料仍采用紙質(zhì)文檔，通過檔案盒整理保存，極易受損，同時借閱、查詢相關(guān)信息耗時耗力，工作效率低下。另外，人事檔案的收集不規(guī)范，通常情況下僅收集一些個人基本信息，將其整理至檔案袋中，未收集獲獎經(jīng)歷、重要工作經(jīng)驗(yàn)等信息，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案資料不完整，對人員信息記錄不完善，人事檔案斷檔情況十分常見。

三、事業(yè)單位人事檔案管理面臨新形勢

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過新修訂的《中華人民共和國檔案法》，于2021年正式實(shí)施，是我國檔案法治建設(shè)的一個新的里程碑，是檔案工作適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，走向依法治理、開放、現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，對檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響，同時也是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化對檔案管理工作提出的必然要求。例如，新《檔案法》第3條提出各級人民政府需要加強(qiáng)檔案工作，檔案事業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展規(guī)劃體系的重要組成部分，檔案事業(yè)需要與國民經(jīng)濟(jì)和社會水平相適應(yīng)；第13條從立法層面對檔案歸檔范圍、要求進(jìn)行明確，對于強(qiáng)化檔案意識、確保檔案完整、夯實(shí)檔案應(yīng)用基礎(chǔ)具有指導(dǎo)作用。新《檔案法》的出臺也對事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求，在這一背景下，管理人員需要樹立創(chuàng)新和發(fā)展意識，推動人事檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，進(jìn)一步提高檔案管理工作能力，滿足現(xiàn)代化管理工作要求。大數(shù)據(jù)背景下，信息化技術(shù)發(fā)展迅速，為人事檔案管理工作提供了巨大的便利，同時為檔案資料收集、分析提供多種方式，信息化技術(shù)及相關(guān)設(shè)備的更新應(yīng)用有助于推動人事檔案管理模式的革新，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)。其次，信息化技術(shù)的應(yīng)用符合事業(yè)單位檔案管理理念，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的全面、深入處理，為檔案收集、存儲以及調(diào)取等工作提供了巨大的便利，同時能夠減少管理人員的工作量，緩解其工作壓力。另外，信息化技術(shù)的應(yīng)用，使人事檔案管理的價值得到升華，檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享，實(shí)現(xiàn)對傳統(tǒng)管理理念與模式的突破，為人事檔案的規(guī)范化管理提供保障。

四、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑

1.強(qiáng)化全員檔案管理意識，提高對人事檔案管理信息化建設(shè)的重視度事業(yè)單位需要充分意識到人事檔案對個人、單位發(fā)展的重要作用，從根本上加強(qiáng)對人事檔案管理信息化建設(shè)的重視。從制度層面來說，制定完善的管理方案，從人事檔案的歸納整理到借閱層次規(guī)定、原始資料管理以及動態(tài)檔案更新等工作，均需要具備明確的規(guī)定，保證檔案及時、有效的整理和運(yùn)行。比如，要求每月進(jìn)行一次人事檔案的更新以及報(bào)表提交，有效避免信息延遲問題。另外加大資金投入力度，注重設(shè)備以及管理系統(tǒng)的開發(fā)與完善，為大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)提供硬件、軟件支撐。2.優(yōu)化與完善人事檔案管理制度大數(shù)據(jù)背景下，為了保證人事檔案管理工作的規(guī)范性，加強(qiáng)相關(guān)管理制度的建設(shè)具有重要作用，但是目前相關(guān)管理制度較為滯后，對工作規(guī)范性造成不利影響，事業(yè)單位需要充分結(jié)合自身情況，優(yōu)化與完善人事檔案管理制度，改革傳統(tǒng)管理模式。首先，需要結(jié)合單位人事檔案管理工作在整體工作中的地位設(shè)置單獨(dú)的科室，對人員編制以及相關(guān)工作人員的職能進(jìn)行明確，保證各項(xiàng)制度得到有效落實(shí)。管理制度運(yùn)行階段，需要對其運(yùn)行情況進(jìn)行檢驗(yàn)分析，及時發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)存在的問題并解決，為事業(yè)單位運(yùn)營與決策提供重要參考依據(jù)。其次，需要結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況建立人事檔案重點(diǎn)模塊，做好數(shù)據(jù)信息更新工作，保障人事管理核心數(shù)據(jù)與單位重點(diǎn)推進(jìn)要求相符。最后，設(shè)定合理的密級以及人員瀏覽、借閱權(quán)限，對核心技術(shù)以及核心管理層相關(guān)人員實(shí)施信息保密制度，遵循三級密級等級，通過相關(guān)工作人員對接處理，避免核心檔案泄露遺失。另外，在加大財(cái)力、物力投入的同時，需要積極借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化、數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)化，確保檔案的應(yīng)用價值，不斷提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，為后續(xù)相關(guān)工作的順利開展夯實(shí)基礎(chǔ)。對多數(shù)事業(yè)單位來說，人事檔案管理數(shù)據(jù)繁多且復(fù)雜，因此單位內(nèi)部各部門需要加強(qiáng)溝通，確保基礎(chǔ)信息錄入的及時性與有效性，為整個檔案管理體系的有效落實(shí)提供保障。3.加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)大數(shù)據(jù)背景下，為了保證工作效果，需要加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視，數(shù)據(jù)信息的處理需要以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，建立完善的數(shù)據(jù)庫，不僅能夠?yàn)槿耸聶n案信息的整理提供巨大的便利，對檔案模塊進(jìn)行高效分類統(tǒng)計(jì)，將關(guān)鍵信息設(shè)定加強(qiáng)機(jī)密管理，有效信息及時補(bǔ)充，人事檔案管理人員能夠結(jié)合事業(yè)單位人員變動情況進(jìn)行動態(tài)化管理，保證信息的客觀性與完整；同時能夠?yàn)楣芾砣藛T快速查詢與提取信息提供便利，具備身份管理功能，為用戶在線瀏覽提供便利。人事檔案管理人員需要注重對數(shù)據(jù)庫信息的更新，嚴(yán)格把控管理流程，避免網(wǎng)絡(luò)信息遭到竊取。為了能夠更好地滿足現(xiàn)代化管理要求，檔案部門需要積極與其他部門協(xié)作，加大系統(tǒng)研發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人事檔案的統(tǒng)一開發(fā)與管理。各部門能夠?qū)λ鶎侪h(huán)節(jié)進(jìn)行編輯，統(tǒng)一材料報(bào)送至檔案部門審核。不但能夠保證數(shù)據(jù)系統(tǒng)的時效性，同時為人事檔案相關(guān)部門開展業(yè)務(wù)提供便利，并且有助于提高檔案部門的審核效率。另外，事業(yè)單位也可以聘請一些專業(yè)機(jī)構(gòu)的專家指導(dǎo)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，推動數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)新發(fā)展。4.加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)首先，需要充分認(rèn)識到人員對相關(guān)工作的重要意義，使其能夠充分認(rèn)識到人事檔案管理工作對于單位運(yùn)營、發(fā)展的重要性。同時需要注重高素質(zhì)人才的引進(jìn)，不斷擴(kuò)大專業(yè)人才隊(duì)伍，這也是推動事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵。因此需要加強(qiáng)人事檔案工作的建設(shè)力度，嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定。對于涉及工作人員的重要資料，將其作為單位的機(jī)密文件，不外傳外發(fā)。其次，人事檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，必然導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量與效率低下，因此，事業(yè)單位需要建立專門的內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，積極組織和引導(dǎo)相關(guān)工作人員參與培訓(xùn)活動，在學(xué)習(xí)過程中掌握相關(guān)軟件的操作方法，同時結(jié)合單位業(yè)務(wù)需求對檔案管理工作進(jìn)行全面優(yōu)化。最后，人事檔案管理人員需要嚴(yán)格遵守相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行工作，工作過程中各司其職，做好流程監(jiān)督與控制工作，確保工作能力與崗位職責(zé)的匹配性，強(qiáng)化自身的責(zé)任意識與服務(wù)意識。同時人事檔案管理人員需要重視自身綜合素質(zhì)的提高，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性。管理人員需要不斷強(qiáng)化人事檔案管理人員的使命感，可以通過設(shè)置專門的獎懲機(jī)制與考核機(jī)制，不斷提高工作人員的工作主動性與積極性。

五、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下，如何充分利用數(shù)據(jù)信息帶來更高的價值是各行各業(yè)需要探索的內(nèi)容，對事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，需要不斷優(yōu)化與完善人事檔案管理制度體系，加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，注重人才隊(duì)伍建設(shè)，推動事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化、信息化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案價值及作用。

作者：劉佳