人事檔案利用人力資源開發(fā)改進(jìn)措施

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【摘要】本文對于加強人事檔案的利用管理、促進(jìn)人力資源的開發(fā)提出相應(yīng)的措施，論述加強人事檔案利用管理有哪些必要的工作，分析人事檔案工作中存在的問題，從而提出相應(yīng)的改革措施，實現(xiàn)新時代人事檔案的利用，促進(jìn)人力資源管理有序發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；檔案利用；人力資源開發(fā)；檔案數(shù)字化

人力資源開發(fā)亟須人事檔案管理意識的增強和人事檔案利用模式的創(chuàng)新。人事檔案作為體現(xiàn)個人成長發(fā)展過程的客觀記錄和憑據(jù)，對于人員評估和發(fā)展方向預(yù)測具有重要作用，人事檔案的利用可以為好的人力資源工作打下堅實的基礎(chǔ)，同時為人力資源的針對性開發(fā)提供有效的佐證和指引，充分提高人力資源管理的精度和準(zhǔn)度。對于怎樣優(yōu)化和改革人事檔案利用，需要我們?nèi)ニ伎肌?

一、加強人事檔案工作的重要性

（一）為人力資源發(fā)展奠定基礎(chǔ)。人事檔案作為客觀記錄個人身份、學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷等方面的檔案材料，可以真實反映個人的人生軌跡、工作經(jīng)歷和個人表現(xiàn)。個人學(xué)習(xí)和工作的變動伴隨著人事檔案的轉(zhuǎn)遞、變動情況會實時記錄在人事檔案中。通過人事檔案查閱利用，可以真實掌握職工個人的工作技能、經(jīng)驗和擅長的領(lǐng)域，能夠幫助企事業(yè)單位科學(xué)預(yù)測職工個人發(fā)展前景和方向，更為合理地選人、用人。由此可以看出，人事檔案利用是做好人力資源利用的基礎(chǔ)內(nèi)容。（二）提高人力資源管理水平。人事檔案管理工作是企事業(yè)單位內(nèi)部人力資源管理體系的重要組成部分，人力資源管理的結(jié)果性文件，如職工的年度考核、績效評估結(jié)果等都需要歸入人事檔案，人事檔案的利用又反作用于人力的合理配置，進(jìn)而影響人力資源配置工作，由此形成人力資源管理的良性內(nèi)循環(huán)。而人力資源能否完整順暢地循環(huán)運行是整個單位運轉(zhuǎn)的重要因素，人事檔案管理的精細(xì)化程度和效率的提升，可以提高人力資源管理的效能，因此人事檔案利用得好，會切實提高人力資源的管理水平。

二、目前人事檔案利用現(xiàn)狀

（一）缺少對人事檔案利用重要性的認(rèn)知。由于人事檔案由干部人事機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理和使用，且檔案按照年度收集整理歸檔材料，具有一定程度的滯后性，因此在工作中，職工普遍缺少對人事檔案利用開發(fā)的認(rèn)知，在人事檔案管理方面存在因循守舊的情況，僅僅認(rèn)為人事檔案是對職工個人資料進(jìn)行簡單收集、整理以及保管，以及員工入職、離職、轉(zhuǎn)正等工作手續(xù)處理結(jié)果的匯總，這些處理結(jié)果在成為檔案之前，已經(jīng)進(jìn)行了統(tǒng)一公示，因而習(xí)慣性忽略其進(jìn)入個人人事檔案后的重要作用，人事檔案在“一人一檔”的整理方式下，可以更為直觀和針對性地預(yù)估職工個人職業(yè)發(fā)展?jié)摿颓熬埃雎粤巳耸聶n案在為組織選擇人才以及如何用人提供了客觀標(biāo)準(zhǔn)和保證。（二）人事檔案管理人員配置參差不齊。人事檔案管理人員是負(fù)責(zé)管理人事檔案的工作人員，包括檔案收集、整理、利用、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)遞和接收等工作。由于不同的單位對于人員配置的差異和職工個體上的差異，如檔案人員換崗的頻度差異，人員之間不同的職業(yè)能力差異，工作方式的差異，以及單位管理機(jī)制差異，都會導(dǎo)致人事檔案崗位人員配置上的不均衡。企事業(yè)單位對檔案管理人員的重視程度也會影響人事檔案管理的水平。歸檔材料的真實性、存檔的及時性、檔案保管的安全性和程序性都依賴于管理人員的崗位專業(yè)水平和工作態(tài)度。因而人事檔案管理人員配置的參差不齊會影響人事檔案利用效能的發(fā)揮。（三）人事檔案管理制度不全面。人力資源伴隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展日益變得市場化，人才的流動也非常頻繁，越來越多的企事業(yè)單位人力方面的流動趨于日常化，伴隨著入職、離職等流程日益頻繁地推進(jìn)，人事檔案工作面臨著挑戰(zhàn)，人事檔案的審核、轉(zhuǎn)遞方面也面臨著較大壓力。企事業(yè)單位在人事檔案工作流程方面的制度制訂和管理上如果不完善，將會造成人事檔案的歸檔、審核與轉(zhuǎn)遞工作流程的混亂，并加劇滯后性，從而影響人事檔案發(fā)揮作用。同時，在不完善的制度之下，易出現(xiàn)隨意修改他人的檔案，造假檔案，以及職工個人檔案資料不全、轉(zhuǎn)遞過程中丟失等問題，影響人事檔案的真實性、保密性、安全性和可參考性，嚴(yán)重阻礙人力資源的開發(fā)和發(fā)展。

三、人事檔案利用改進(jìn)措施

（一）完善管理制度。為了讓人事檔案的管理更順暢和高效，利用更廣泛更智能化，必須建立健全相關(guān)的管理制度和機(jī)制，以切實指導(dǎo)各項工作的開展，使各項工作流程清晰、操作規(guī)范、有據(jù)可循。制度的完善離不開管理層對制度建設(shè)、制度實施、制度評估和制度完善的重視，必須持續(xù)保持高度重視，并且加強制度建設(shè)，以制度規(guī)范工作流程。在制度建設(shè)的基礎(chǔ)之上，實行監(jiān)督機(jī)制，確保制度實施到位，各工作環(huán)節(jié)落實制度要求。對于職工一些違規(guī)操作要及時地進(jìn)行處理和糾正，例如未經(jīng)允許擅自修改他人資料，修改抹黑他人的工作成績，違規(guī)查詢他人的資料，偽造自己的個人檔案資料，隨意出售他人的信息資料等違規(guī)的人事檔案管理操作，應(yīng)根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行公開批評、紀(jì)律處分以及開除等懲處措施。在制度實施過程中，還需要定期組織評估以便于制度及時更新完善，通過評估過程中理智的判斷分析，提出制度需要修改的地方，并組織修改完善，以確保管理制度的持續(xù)合理化和適用性，減少在操作中以及管理中的不規(guī)范性。（二）提高人事檔案管理崗位人員綜合素質(zhì)。企事業(yè)單位應(yīng)加強人事檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，充分利用新媒體等平臺，多渠道開展形式多樣的培訓(xùn)，幫助崗位人員提高工作的專業(yè)水平、職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，幫助職工建立崗位榮譽感和責(zé)任感，讓崗位人員充分發(fā)揮出自己工作的優(yōu)勢和專業(yè)能力，展現(xiàn)出自己的閃光點。培訓(xùn)后，可以進(jìn)行相關(guān)的技能培訓(xùn)考核，制訂獎勵機(jī)制，激發(fā)崗位人員學(xué)習(xí)的積極性和對于工作的熱情，讓人事檔案管理員隊伍持續(xù)提高專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，以飽滿的熱情履責(zé)盡職。同時，還要強化“傳幫帶”的責(zé)任意識，鼓勵以老帶新，加快崗位人員的成長，提高人事檔案管理隊伍的凝聚力和戰(zhàn)斗力。最后，企事業(yè)單位應(yīng)積極鼓勵崗位人員進(jìn)行繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，鼓勵崗位人員利用個人時間參與行業(yè)內(nèi)培訓(xùn)交流，獲取相關(guān)崗位證書、學(xué)歷證書等，企事業(yè)單位還可以組織開展相應(yīng)的學(xué)習(xí)內(nèi)容分享活動，讓職工相互學(xué)習(xí)，相互進(jìn)步，在工作交流中學(xué)習(xí)新的知識，以更好的狀態(tài)投入工作中。（三）人事檔案利用引入信息化技術(shù)。企事業(yè)單位應(yīng)及時關(guān)注行業(yè)發(fā)展動向，利用新技術(shù)提高人事檔案管理和利用的水平。企事業(yè)單位可根據(jù)實際條件探索實施人事檔案數(shù)字化工作，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，將人事檔案資源進(jìn)行信息化處理，改革創(chuàng)新開展人事檔案的整理和利用，以更智能化的手段提高工作效率和精準(zhǔn)度。對于信息化的投入，單位也需要加強，以充足的資金和完備的軟硬件設(shè)施設(shè)備保障數(shù)字化工作的開展，同時應(yīng)積極儲備人才，確保引入相應(yīng)的技術(shù)后，以專業(yè)的人才和專業(yè)的設(shè)備保障工作順利進(jìn)行。從人事檔案資料的歸集、整理，到數(shù)據(jù)整合和利用，都可以通過數(shù)字化手段確保工作效率和便捷程度的提升，打破時間和空間的束縛，做到人事檔案隨時找到隨時使用，提高利用頻度的同時，避免紙質(zhì)檔案利用過程中造成的損耗。在增加電子存儲方式和管理模式的基礎(chǔ)上，充分探索數(shù)據(jù)整合和智能化利用。例如針對某一特長類型職工的摸底調(diào)查，可利用關(guān)鍵詞搜索、關(guān)聯(lián)搜索功能進(jìn)行信息采集，使摸底的工作量大幅降低，同時精準(zhǔn)度得到提高。另外，對于新入職職工的信息錄入，可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫分類進(jìn)行一站式錄入和關(guān)鍵詞關(guān)聯(lián)，方便在職工發(fā)展前景和方向預(yù)測時進(jìn)行數(shù)據(jù)抓取和分析，使復(fù)雜工作簡單化。通過人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案歸檔滯后等不足，通過電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的協(xié)同關(guān)聯(lián)，人事檔案數(shù)據(jù)庫可以得到實時的資料收集、更新、修改等，保證人事檔案數(shù)據(jù)庫資料的實時性和準(zhǔn)確性。（四）保護(hù)人事檔案信息安全?，F(xiàn)代技術(shù)信息化便捷了我們的生活，改變了我們的生活方式和工作模式。在工作處理上，極大提高了我們的工作效率和便捷程度，但是信息化技術(shù)的引入和應(yīng)用也產(chǎn)生了潛在的危險性。例如黑客的侵入導(dǎo)致資料外泄系統(tǒng)崩潰，組織內(nèi)部信息被竊取等，這些都是我們在日常工作中很容易出現(xiàn)的問題，因此在使用現(xiàn)代技術(shù)信息化的同時，也要保證數(shù)據(jù)信息的安全性。在我們引進(jìn)新的技術(shù)時，應(yīng)該建立完善的信息管理和安全保護(hù)系統(tǒng)，避免出現(xiàn)電腦入侵、信息盜走或者有害病毒入侵等各種情況。企事業(yè)單位應(yīng)建立信息安全防護(hù)機(jī)制，負(fù)責(zé)保障信息安全。例如通過加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和訪問技術(shù)的應(yīng)用，最大程度避免信息的丟失和損壞。人事檔案信息涉及每位職工的隱私，我們必須格外重視加強人事檔案資源信息的安全管理，完善人事檔案資源信息系統(tǒng)，保障人事檔案信息的安全。在信息安全的基礎(chǔ)上，企事業(yè)單位才能充分利用智能化手段開展數(shù)據(jù)分析以及利用，最大程度助力人力資源管理的發(fā)展。（五）組建專業(yè)化團(tuán)隊。人事檔案管理工作的長足發(fā)展離不開人力資源管理的大環(huán)境，需要人力資源提供專業(yè)化團(tuán)隊的保障。在信息化時代，檔案已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管使用，而是借助計算機(jī)技術(shù)和先進(jìn)算法實現(xiàn)最大程度的數(shù)據(jù)挖掘和運用，這不僅需要檔案專業(yè)本身的人才，也需要相應(yīng)的計算機(jī)應(yīng)用、數(shù)字化操作和設(shè)備應(yīng)用方面的人才，因而專業(yè)化團(tuán)隊建設(shè)勢在必行。企事業(yè)單位的人力資源管理應(yīng)充分考慮人事檔案相關(guān)專業(yè)人才的梯隊建設(shè)和長足發(fā)展。首先，針對檔案本身，應(yīng)培養(yǎng)具有一定的檔案專業(yè)技能和業(yè)務(wù)知識能力的人才，保障人事檔案本身的高質(zhì)量管理。因為人事檔案利用所涉及的智能化設(shè)備、信息化系統(tǒng)等均需相關(guān)專業(yè)人才進(jìn)行保障。所以在人才團(tuán)隊組建的基礎(chǔ)上，企事業(yè)單位應(yīng)注重相應(yīng)技術(shù)人員的培養(yǎng)。同時，要組織團(tuán)隊人員定期開展交流討論活動，團(tuán)隊技術(shù)人員溝通分享自己在工作中遇到的難題和預(yù)計的解決方案、希望得到技術(shù)支持，以此提高團(tuán)隊人員的協(xié)同配合程度。同時，有效更新每個人的知識儲備能力，促進(jìn)人才隊伍之間的工作交流和經(jīng)驗分享。人事檔案涉及每一位職工的個人信息資料，因此人事檔案利用對保密的要求極高，那么作為人事檔案專業(yè)化團(tuán)隊，需要有高度的保密性原則，也需要有極高的思想道德素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。團(tuán)隊?wèi)?yīng)建立正確的價值觀和職業(yè)觀，學(xué)會抵制外來的或潛在的誘惑，堅決抵制利用檔案資料進(jìn)行違法操作，這是合格的人事檔案團(tuán)隊必須做到的，也是人事檔案專業(yè)化團(tuán)隊長足發(fā)展非常重要的環(huán)節(jié)。

四、結(jié)語

在目前的工作中，作為人事檔案管理人員，一定要明確自己在工作中的職責(zé)，充分了解自己在管理人事檔案中存在的不足，并針對不足進(jìn)行自我革新和完善。在檔案管理規(guī)章制度和機(jī)制上，應(yīng)具備監(jiān)督、評估、完善職責(zé)。除此以外，新時代，人力資源管理對人事檔案利用提出了更高的要求和更廣闊的需求，企事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，將新時期人事檔案利用方式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，提出改革創(chuàng)新的措施并加以完善，以切實提高人事檔案利用工作的智能化水平，提高人事檔案專業(yè)團(tuán)隊的綜合素質(zhì)和工作能力，為后續(xù)人力資源發(fā)展提供有力的保障和支撐。只有順應(yīng)時代的發(fā)展，我們才能與時俱進(jìn)：時刻做好改革和完善管理，才能促進(jìn)人力資源快速發(fā)展。在引進(jìn)新技術(shù)和設(shè)施設(shè)備的同時，要保證數(shù)據(jù)信息的安全，在充分保證安全保密的基礎(chǔ)上，通過大力挖掘人事檔案信息，為人力資源發(fā)展提供方向的指引和數(shù)據(jù)的支撐。如此，智能模式的人事檔案的利用將會促進(jìn)人力資源開發(fā)力度。

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作者：許銘洋 單位：深圳海事局后勤管理中心