現(xiàn)代圖書和檔案管理研討

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摘要：隨著社會的發(fā)展、現(xiàn)代技術的進步、職業(yè)環(huán)境的改變，用戶對知識信息的需求不斷深化，對圖書、檔案、情報等信息服務的需求正在向全方位與綜合化、開放化與社會化、電子化與網(wǎng)絡化、集成化與高效化方向發(fā)展。本文就新時期如何做好檔案與圖書工作進行了淺顯的探討。

關鍵詞：圖書檔案一體化信息資源

0引言

圖書、檔案、情報都是記錄人類知識的載體，是社會和經(jīng)濟發(fā)展的歷史記錄，都可以被存儲、傳遞和利用，在一定的條件下還可以相互轉(zhuǎn)化。三者都講究科學性、技術性、社會性、服務性，都來源于實踐，又可脫離產(chǎn)生它的實踐活動而被存儲和傳遞，都有現(xiàn)實的實用性。圖書、情報、檔案工作的性質(zhì)都具有雙重性，既是一項專業(yè)性的工作，又是一項服務性的工作。但它們的最終目的都是為了存儲、開發(fā)、利用信息，實現(xiàn)信息的價值。在新的時期，它們被賦予新的內(nèi)容。

1圖書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別

要了解圖書與檔案的聯(lián)系與區(qū)別，首先我們要弄清檔案資料與圖書各自的含義。

1.1什么是檔案資料？什么是圖書？在檔案的管理過程中，資料的收集也是必須的。那么什么是與檔案有關的資料呢？所謂資料，就是在檔案形成的過程中，對學習、工作、生產(chǎn)和科研等有參考價值而收集和編寫的一切文字記錄和非文字記錄材料，包括有關的書籍、刊物、報紙、簡報、公報、小冊子、傳單、廣告、圖片、圖表和地圖等。所謂圖書，就是以文字或圖像等手段，記錄或描述信息知識，以達到一定目的的出版物，它是人們表達思想、總結(jié)經(jīng)驗、傳播知識的工具。

1.2圖書與檔案的共同點從檔案資料和圖書的定義可以看出，檔案是一種知識的載體，而圖書也是知識載體，知識性和載體性是檔案與圖書的共同屬性。兩者的內(nèi)容、載體材料、目的和作用、基本職能、管理方法以及現(xiàn)代化手段均相同。古往今來，人們積累的知識大多記載于文獻中。而文獻包括檔案、圖書、情資料，它是以文字、圖形、符號、聲頻等為主要手段的一切知識載體。檔案和圖書都是人們在社會實踐活動中形成的，記錄著人們的實踐活動，是人類的記錄，它們都作為記錄知識的一種載體，對人類知識的繼續(xù)和發(fā)展，有著重要的作用，獲得所需要的，有用的知識，幫助人們征服自然、改選社會關系，創(chuàng)造新的知識，是人們獲得知識的重要途徑，檔案和圖書都是一種信息源。

1.3圖書與檔案的區(qū)別兩者的區(qū)別在于：第一，檔案具有較可靠的參考性，是檔案文獻二次、三次加工的產(chǎn)品，因而具有重要的參考價值和情鬧價值，而不像圖書作藝術加工。第二，檔案具有界定性，基本能真實反映歷史面貌。而圖書是一種精神產(chǎn)品和藝術作品，不能作為一種檔案來反映某一人物或事件的歷史真實面貌。第三，檔案具有區(qū)域性，具有明顯的地域限制。而圖書流通廣泛，不受地域的限制。第四，檔案具有一定的保密性，只能在確定的范圍內(nèi)利用，而公共圖書則可以公開出版發(fā)行。第五，檔案具有特定的服務性，它的服務對象與內(nèi)容的針對性相一致，不便于普遍利用。而圖書內(nèi)容的廣泛性和其商品屬性決定其服務的廣泛性，是公眾的精神食糧。

2新時期圖書與檔案工作的發(fā)展趨勢

2.1紙質(zhì)檔案逐漸像電子檔案過渡，檔案系統(tǒng)由傳統(tǒng)館藏建設向數(shù)字化建設發(fā)展，是必然的發(fā)展趨勢。紙質(zhì)檔案具有的原生信息特點，和其載體一起，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案特有的、電子檔案無法比擬的原始憑證作用；而電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在信息存儲、輸出、處理方面有著高效、快捷優(yōu)勢，可以擺脫時空的約束，實現(xiàn)資源共享。但是，由于電子檔案自身的缺陷及管理的局限，直接影響了檔案的穩(wěn)定性、可靠性、真實性和完整性。所以，在未來一個時期，電子檔案還不能完全替代紙質(zhì)檔案，但隨著信息化的實施進程，紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案過渡，是必然的發(fā)展趨勢。

2.2檔案、圖書、情報一體化建設趨勢。檔案學、圖書館學、情報學在社會科學研究領域里有著共同的歷史淵源和相似的發(fā)展歷程。作為不同的二級學科，雖然也彼此有一定聯(lián)系，但相對較弱。在網(wǎng)絡環(huán)境下，計算機技術及網(wǎng)絡技術的應用拉近了圖書、檔案、情報三個學科之間的距離，文獻信息資源的網(wǎng)絡化、數(shù)字化使得各類檔案、文獻信息的組織趨向統(tǒng)一，向一體化方向整合。

3圖書與檔案的聯(lián)系為共建共享奠定基礎

3.1圖書與檔案的共性圖書與檔案兩者的工作性質(zhì)都具有管理性、科學性、服務性；工作目的都是面向社會提供信息服務，為當代社會政治、經(jīng)濟及科研傳遞和提供科學信息，促進社會發(fā)展；兩者都是以文獻信息為工作對象；在工作內(nèi)容上都是實現(xiàn)信息的收集、加工、存儲和利用的過程，工作中都強調(diào)管理和利用；工作方法上也都有分類、編目、檢索。還有兩者同屬于文獻性知識資源，都是知識的載體，具有同源性，它們都是通過一定的記錄方式將知識信息存儲于各種形式的載體上，而這些載體正是圖書與檔案的共同載體。而且兩者之間還可以互相轉(zhuǎn)化，圖書的書稿有長遠查考價值的，可以作為檔案長期保存，而檔案可以通過檔案編纂人員的勞動轉(zhuǎn)化為圖書，為利用者提供服務。由于圖書與檔案兩者之間有諸多的相同點，這就為在信息資源共建共享的過程中統(tǒng)一標準與統(tǒng)一技術奠定了良好的基礎。

3.2圖書與檔案的優(yōu)勢互補由于涉及安全性、保密性以及政治的、歷史的傳統(tǒng)觀念上的各種因素的影響，多年以來檔案工作一直處于一種封閉半封閉的管理模式之下，信息網(wǎng)絡化建設方面與圖書館相比略顯緩慢。但檔案部門具有獨特的本源性檔案信息，需要開發(fā)利用，為社會提供服務。就筆者所在的地名檔案部門來講，地名信息是公共信息之一，與人們的日常生活息息相關，而且是國家行政管理、經(jīng)濟建設、國內(nèi)外交往不可或缺的基礎信息資源。檔案部門應走出封閉的狀態(tài)，大力開發(fā)地名信息為社會各界服務，但受技術與社會經(jīng)驗的限制，此項工作推廣遲緩。雖然圖書館具有成熟的技術與社會化服務的經(jīng)驗，但現(xiàn)代化的數(shù)字圖書館需要門類齊全、來源廣泛的信息作支持，需要挖掘更多的信息。

4圖書與檔案未來發(fā)展的基礎保障

4.1建立有效、完善的管理體制，加強相關的法制建設。有效地管理和協(xié)調(diào)圖書館、檔案館的信息資源，首先要建立全國性的信息資源管理機構(gòu)，并制定合理、全面、長期的共建共享發(fā)展規(guī)劃，對自動化、網(wǎng)絡化的建設與發(fā)展進行統(tǒng)一規(guī)劃和指導。同時，國家要制定有關信息資源共建共享的法律法規(guī)，規(guī)范信息資源共建共享過程中各方面的行為，確保各方面的利益不受侵害。

4.2提供先進的技術保障，培養(yǎng)和引進專業(yè)人才。在圖書與檔案信息資源的共建共享過程中，采用先進的技術，特別是有效整合現(xiàn)有的各自相對獨立的傳輸網(wǎng)絡體系，加快現(xiàn)代化設備的更新和技術手段的日新月異。同時，要培養(yǎng)和引進專業(yè)人才。這批專業(yè)人才首先要對檔案學和圖書館學的相關知識進行過學習，其次要加強其對于現(xiàn)代化資源建設的了解，要不斷地學習先進的計算機和通信技術理論。

面對社會經(jīng)濟全球化、國際化及全新的網(wǎng)絡化數(shù)字化、信息化環(huán)境，信息資源已成為社會經(jīng)濟發(fā)展的戰(zhàn)略性資源。檔案學、圖書館學、情報學為信息資源的開發(fā)、利用和管理提供了理論方法和技術，對于推進社會信息化建設起著重要的作用。

圖書與檔案應聯(lián)合起來，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，檔案館的信息聯(lián)合圖書館的技術，借助圖書館和其他信息服務機構(gòu)已有的經(jīng)驗、成果和商業(yè)化推廣，將檔案信息融入其中，將會取得雙贏的結(jié)果。

參考文獻:

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