科技檔案管理學結構與功能分析

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《科技檔案管理學》是以科技檔案管理活動為主要研究對象的學科。由于科技檔案具有一定的特殊性，因而其管理活動也異于其他種類檔案的管理活動。科技檔案管理學就是在這種差異中尋找自己的定位并逐漸發展演變而來的。考察《科技檔案管理學》的結構與功能能夠促使科技檔案管理活動更加完備。

一、《科技檔案管理學》的基本結構

雖然對于書目的稱謂上略有不同，但從總體來看《科技檔案管理學》的基本結構和功能的基本部分可以分為如下幾個部分：科技檔案的基本概念：就是在向人們闡述“管什么”的問題。科技檔案的基本概念是對科技檔案本質屬性的反應，使研究科技檔案現象及其運動發展規律的出發點。雖然同屬于檔案這個大范疇之下，但科技檔案引起牽涉領域較為繁雜，因而應有一個原則意義上的界定，否則會產生管理對象的模糊性。我國對于科技技術檔案在不同的時期有不同的稱謂方式，如技術檔案、技術檔案資料、科技檔案，且定義種類繁多。引用恩格斯的一句話就是：“唯一真正的定義就是事物本身”，所以應該動態的去考察科技檔案管理的對象———科技檔案。科技檔案工作：這部分內容主要闡述科技檔案管理工作的性質任務和基本原則、科技檔案事業的組織和管理。由于科技檔案所產生的領域與一般性質的檔案有所不同，所以針對具有一定特色的科技檔案的科技工作也應納入科技管理學的研究領域。解決了科技檔案工作的管理主體——“由誰管”及其應具備的結構、性質才能保障科技檔案管理良好的發展下去。科技文件的管理過程：這一部分是科技檔案管理學中最具特色的一部分，既然是科技檔案管理學為什么涉及科技文件工作呢？這正是科技檔案的獨特之所在———“我國目前的科技檔案管理程序中，科技文件的形成、積累、鑒定、整理、歸檔工作是由科技生產部門完成；而科技檔案部門主要負責進行檢查、協助、指導科技文件工作，目的是既能保證科技生產工作的順利進行，又為能保證科技檔案質量奠定基礎。為此科技檔案部門應對科技文件工作有深刻的理解。”這并不是搶占科技文件學的地位，進行這方面的闡述的必要性可以由上述表述中發現其中原因。科技檔案的管理過程：科技檔案的管理過程即“如何管”，遵循正一般性之檔案的管理過程，即收集、整理、保管、鑒定、統計、編目、檢索和提供利用，但在其中可以發現科技檔案管理的特色之處，如整理上要求成套性，管理工作中要實行“三納入”的原則，鑒定中對“成套性”的要求、編目上有獨立的編目體系等等，所以這一部分絕對不是對檔案管理學的重述，而是引進和利用。這一部分是科技檔案管理學的“重頭戲”，因為我們的需求的目的決定了我們的行為，決定了我們對于行為的重視程度，而管理的主體與客體之間又都是圍繞著行為而活動。進行過程的總結和分析有利于科技檔案的保管和利用，也為實際科技檔案工作的開展做了必要的理論指導。科技檔案管理學的發展問題：這一部分僅在王傳宇主編的《科技檔案管理學》中有所闡述，而其他書則多是到第四部分為止，而將這一部分劃歸為另一門單獨的學科———如張克復、丁海斌主編的《科技檔案工作史綱》。筆者認為，既然成為一門學科就必然有其發展的問題，從這一發展問題中尋求一定的規律并進行預測性的探索，可為科技檔案管理學的前景發展起到引導的作用。

二、《科技檔案管理學》的功能分析

進行功能分析之前，必須對《檔案管理學》和《科技檔案管理學》進行比較研究。《檔案管理學》是一切專門類別檔案管理學的上位類目嗎？針對這一點筆者持保留態度。因為目前的《檔案管理學》的教程中大多所指向的是文書檔案，而不是一個更宏觀、更籠統的角度進行綜合性的闡述。雖然《科技檔案管理學》借鑒了《檔案管理學》的管理過程，但這是從宏觀的檔案管理學中提出的“真諦”，而非從目前的各種《檔案管理學》教程中獲取的，故而目前將《科技檔案管理學》劃歸于《檔案管理學》的“帳下”，不免有些委屈。如何將《檔案管理學》上升到一定層面的高度，不是現在主要論述的問題，現在的問題是如何將《科技檔案管理學》真正的跳出框框而與現實接軌。科技檔案管理學所論述的科技檔案種類繁多、類型復雜，管理參與主體又是科技工程人員、科技主管人員、檔案管理人員，管理過程雖嚴格按照八大步驟進行，但也各具特色：構成一事物活動的各個主要部分均具有特色型，就必然導致其存在的必要性、不可或缺性；但在現實的科技檔案管理活動中，科技檔案管理活動又不是單獨的存在、進行的。在企業中，科技檔案和文書檔案、會計檔案等等種類的檔案共同構成企業檔案管理的客體，而管理的主體也僅僅局限于幾個檔案工作人員。這二者之間的反差是否代表著科技檔案管理學僅僅是檔案管理學的一門分支，而不具有完整意義上的代表性呢？由“存在即合理”到“存在的就是必然滅亡的”要求我們必須對科技檔案管理學進行一定的功能方面的調整，以求其不僅適應研究也適應于實踐的操作。對于管理主體方面，科技檔案工作雖然納入了許多的管理主體，如科技工程人員、科技主管人員、檔案管理人員，但沒有明確地將職責歸于某一個主體，這就必然導致針對統一管理客體的管理主體的多重性，或導致管理的空白區，或導致多重多頭管理；由于一般是由企業形成大量的科技檔案，而現在存在的大量的股份制企業、有限公司，這種統一領導、分級、分專業管理的領導體制與管理體制問題是否也值得商榷呢？對管理客體方面，科技檔案的這一大范疇下面有衍生出許多小的分支，如城建檔案、水利檔案等等，而以他們為研究客體又形成了新的不同專業的檔案管理學，那么科技檔案是否就是檔案的下位類，城建檔案、水利檔案等的上位類呢？如果是，那么它又具有什么樣的宏觀性的屬性來指導這些專業類別的檔案管理呢？如果不是，那么科技檔案管理學又將處于一個什么樣的境地呢？這種尷尬的處境又將如何解決呢？對管理過程方面，管理時應強調八大步驟，而不是簡單的重述，而應是有重點地舉出與文書檔案管理的差異之處，或是說利用檔案管理的核心思想來進行實際結合的重述。提出問題的目的決非是對該學科進行“人身攻擊”，提出問題是為了更好的解決問題。筆者希望從以上三個方面進行進一步的闡述，以期得以找出較為合理的解決方案：首先，我們應該從主要產生科技檔案的企業檔案工作入手，從科技檔案與企業工作、科技活動和企業活動、科技檔案與企業檔案緊密地相連的思路中找出科技檔案管理的主體，而不是照搬照抄于文書管理的主體、文書檔案事業管理的模式，當然統一領導、分級管理的原則仍然應該堅持。其次，提出反思性的更加宏觀性、更上層次的理論，來統領科技檔案管轄之下的科技專業檔案的管理，而不是從逐個的描述性的層面上來闡述出不同科技專業檔案的管理。使之上升到一個形而上學的科學理論層面。只有這樣，科技檔案管理學才有立足之本。最后，在不拋棄八大整理過程的原則之下，突出顯示強調科技檔案管理的特征，不僅是將其融匯于八大整理過程之中，而且將其提煉出來，真正地顯示自己卓爾不凡的地位特點。不能否認科技檔案管理學的基礎性的地位，但如果它不與時俱進而固守于此的話，那么其生命將被其他后來的事物取代。“反思思想”是以思想為對象揭露出這些思想的內在矛盾，以及這些“思想”之間的矛盾，從而為人類思想敞開自我批判的空間，推動人類思想的變革，并從而推動人類社會的進步與發展。我想，反思科技檔案管理學的意義也在于此吧！

作者:穆佳桐 王爍 單位:1.遼寧省檔案局 2.沈陽體育學院