中小學教職工檔案信息化建設思考

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摘要：本文闡述了中小學教職工檔案信息化的意義，分析了當前教職工檔案信息化建設中存在的問題，并以古田縣教育局中小學教職工檔案信息化建設實踐為例，探討了其對中小學教職工檔案信息化建設的啟示，希望能為中小學校教職工檔案管理工作提供一些思路。

關鍵詞：中小學教職工；檔案；信息化建設

教職工檔案管理是教育部門非常重要的一項工作，直接反映了本區域的師資力量和教育水平，也是教師管理、調動的依據。將信息技術引入教職工的檔案管理工作當中，可以有效提升檔案管理工作的效率和質量，保證檔案信息的安全。

一、中小學教職工檔案信息化的意義

首先，可以明顯提升檔案管理的工作效率。檔案信息的收集、整理、保存、分析的每一個環節都需要耗費大量的時間和精力，實現檔案信息化管理之后，只需要認真做好信息錄入這一環節，就可以實現反復多次利用，電腦會自動對錄入的信息進行整理，工作人員只需要輸入自己的篩選需求，就可以迅速找到需要的資料，大大節約了檔案管理的時間，明顯提高了工作效率[1]；其次，實現檔案管理信息化能有效預防傳統紙質檔案遺失的情況，也能避免紙質檔案長時間存放字跡不清的現象；再其次，可以實現檔案信息的共享。實現教職工檔案管理信息化之后，無論是教師個人還是相關上級部門領導都可以利用網絡對教職工的檔案進行檢索和查詢，為教職工的升遷調動等提供依據。最后，還可以有效節約資源。傳統檔案館管理方式大多以紙質資料為主，會耗費大量的紙張，不環保且占用大量存儲空間，實現檔案信息化管理之后，僅需要一臺電腦就可以實現檔案管理工作，節約了資源和成本。

二、中小學教職工檔案信息化建設中存在的問題

(一)管理混亂，影響效率

當前，中小學教職工的檔案信息按照其類型分屬于多個職能部門管理，教學檔案歸學校管理、人事檔案歸教育部門管理，科研檔案歸科研部門管理，還有很多資料由教師所在的年級進行管理，總體來說教職工的檔案管理非?；靵y，缺乏系統性，沒有一個主管部門或者檔案共享平臺，導致教職工的檔案零散、不完整，也存在個人不正當竊取教職工信息的行為，嚴重影響了教職工檔案管理的效率和質量。

(二)缺乏網絡安全意識

很多學校和教育部門在進行教職工檔案信息化建設的工程中，往往忽視檔案的安全管理問題，不重視防火墻或者殺毒軟件的安裝，給了不法分子可乘之機，很多教職工的檔案信息時有被竊取，給學校和教育部門乃至社會造成了巨大的損失。

(三)檔案管理人員信息化水平較低

雖然已經對教育部門和各個學校的檔案管理人員進行了相應的技能培訓，但是由于檔案管理人員學歷層次低、專業程度不高等原因，存在著檔案管理信息化水平較低的情況，嚴重阻礙了中小學教職工檔案信息化建設的進程[2]。

(四)忽視紙質檔案保存工作

實現檔案信息化之后，只需要做好電子檔案就可以了，忽視了紙質檔案的用途，導致教職工檔案資料的不完整。

三、福建省寧德市古田縣教育局教職工檔案信息化建設實踐及啟示

(一)福建省寧德市古田縣教育局教職工信息化建設實踐

該縣共有中小學教職工3894人，再加上離退休的教師，共有個人檔案和專業技術檔案5600卷，檔案信息量非常大，檔案信息的收集、整理、儲存和開發等工作非常繁瑣，需要耗費大量的精力，而且容易出現資料丟失損壞等問題。因此，福建省寧德市古田縣教育局進行了檔案管理的信息化建設，建設內容和步驟如下：首先，建立了中小學教職工檔案信息數據庫，將現有的檔案資料掃描或者錄入數據庫當中，并進行分級編號。其次，與學校加強聯系，要求各學校持續做好信息的收集和錄入工作。之前教職工的檔案信息通常由學校移交紙質文檔，現在要求各學校要建立電子檔案室，對教職工的檔案信息及時錄入系統，同時將紙質檔案和電子檔案提交教育局，由教育局工作人員對檔案信息進行審核。再其次，做好電子檔案信息的整理與保存工作，工作人員每個月對數據庫當中的檔案信息進行整理歸檔，并將整理完成的電子檔案信息保存到光盤、硬盤等存儲設備上，避免電子資料的遺失；同時，在各個學校大力推廣檔案管理軟件，由于種種原因，各個學校之間錄入檔案信息依賴的軟硬件平臺有所區別，這就造成了教育部門與學校進行檔案移交困難，因此古田縣教育局大力倡導各個學校使用同一套軟件，確保了教職工檔案管理信息化建設工作的順利開展。最后，對相關人員進行業務培訓，提高檔案管理人員的整體素質。

(二)對中小學教職工檔案信息化建設的啟示

第一，建立健全檔案管理體制，由教育部門統籌負責。中小學教職工檔案涉及到人事檔案、業務檔案、科研檔案等多項內容，檔案的管理也涉及到信息收集、整理、保存、分析、開發等多個環節，是一項非常龐大的、復雜的系統工程，教職工檔案信息化建設還關系到網絡建設、數據庫建設等，因此只有建立一套完善的管理體制，才能讓教職工的檔案信息化建設工作步入正軌。針對當前存在的教職工檔案管理混亂問題，應當由教育部門牽頭，進行統籌管理，形成教育部門負責檔案信息管理、審核，學校負責檔案信息收集、錄入的工作模式，解決檔案管理的混亂現狀，避免信息不完整、不安全等現象的出現。第二，重視檔案安全保密工作。在實際工作當中，要對教職工的檔案進行認真研究，對各類檔案進行密級界定，并對其進行加密，在數據庫的使用權限上也要進行加密，不同層級的人員看到的檔案信息應該與其職級相一致，正確處理好檔案信息保密與利用關系。同時，還要對網絡環境進行清理，安裝防護軟件，避免檔案資料被竊??；此外，還要注意保存環境和方式，注意電腦及相關設備的防潮、防毒[3]。第三，對檔案管理人員進行持續培訓。檔案管理人員的專業技能和素養是確保中小學教職工檔案信息化建設工作順利開展的基礎，因此必須要有一支專業檔案管理隊伍作為支撐。除了要求檔案信息管理人員自學外，教育主管部門也要對其進行持續的培訓，幫助他們盡快熟悉和掌握相關技術。第四，妥善處理好紙質檔案與電子檔案的關系。中小學教職工檔案信息化建設的目的在于實現檔案信息的易于管理性、安全性和共享性，但是并不能因此就否認紙質檔案的價值。紙質檔案作為最原始的資料，具有不可復制性、真實性、準確性等意義，是檔案信息管理不可忽視的、不可放棄的重要手段，在實際工作當中，應將兩者有機結合起來，互為補充，并做好原始紙質檔案的保存工作和電子檔案的更新工作，將二者進行合理的銜接?？傊行W教職工檔案信息化建設是我國檔案事業發展的趨勢和客觀需要，也是教育部門和學校不斷完善自身的重要舉措，對于檔案管理的效率、質量和安全等方面都具有非常重要的意義，也對檔案管理工作提出了更高的要求，教育部門和各個學校要做好準備迎接這一機遇和挑戰。

作者:黃昭眉 單位:福建省寧德市古田縣教育局

參考文獻：

[1]郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2012(15)：142-143.

[2]胡海鶯.人事檔案信息化建設中面臨的困境及對策建議[J].人力資源管理，2016（2）：176-177.

[3]劉文軍.人事檔案信息化管理中的安全問題[J].晉中學院學報，2015（5）：119-121.