人力資源管理信息系統項目研究

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人力資源信息管理系統從理論上或是目前軟件的分類管理上來講其范圍還是很大的,這其中可能就會包括薪資管理、人事管理、人事合同管理、培訓管理、招聘管理、考勤休假管理、保險福利管理、績效管理及員工或經理自助管理等很多方面,任何一個商品軟件不會把這些東西集合在一起,他們大多是按其具體功能分模塊來實現人力資源管理的需要,那么這么多模塊組成的人力資源管理信息系統項目如何來實施才能確保它的成功呢,我在這里簡單的做一個講述,希望它可以幫助企業成功地實施自己的信息項目。

成功實施人力資源信息管理系統我覺得要從下面幾個方面進行考慮及準備：

一、確定符合實際的企業需求管理目標并選擇合適的商品軟件

有些企業在一談到進行信息系統建設時或是實施時往往忽略了企業的現狀,無邊無際的要求實現著什么,不管這些要求是不是合理的、可行的、是否適合企業管理需要,這些事情或是想法是十分可怕的事情,目標明確并且合理是企業成功實現人力資源信息管理系統的基本前提。其實人力信息系統的應用應該是以目前實際管理的基礎上,以規范其不合理的流程,建立可行性、合理性的管理制度或流程應用為目標,借助于應用軟件工具規范或提高管理效率的一項工作。例如企業目前在員工考核、其他業務流程不規范的情況下只是希望將薪資管理實現信息化以摒棄原來手工處理工資的業務,那么企業可以只選擇薪資管理模塊,像績效管理這些與企業非人事業務相關的內容最好目前不要選擇,除非企業有足夠的人力與時間來做業務流程的規范或是梳理,否則很難保證項目在實施時不被拖延或出現失敗的局面。換句話說企業在選擇時要考慮企業的目前現狀是否允許低風險地完成企業的目標,而不是拋開一切現實狀態意念上的高度追求。

確定好企業人力資源要實現的目標后,下一步就是選擇合適的軟件了。現在社會上光是國內就有成幾百家軟件公司為企業提供人力資源管理的軟件,加上國外的恐怕就會有近千家這樣的規模。如何在這眾多的軟件供應商中選擇適合自己的軟件,其實是一件很不容易的事情。國內知名品牌的軟件大多是經過眾多企業應用檢驗的,其功能比較完善,會隨著國家政策的變化而調整軟件的結構或是功能,其價格稍微要高一些,但是較國外的要便宜;小規模沒有名氣的軟件大多是根據某個企業定制開發的,其檢驗程度僅限于一家或是幾家,但是軟件的價格會占有極大的優勢;國外的軟件一般來講拿過來不能馬上適用于中國的企業,大多需要定制開發,其實施周期長,產品價格高,其日后維護的成本也相對較高。如果企業較小,需求不高,可以選擇國內的小軟件,如果企業要求信息化的集成程度很高,其應用范圍很廣,并且有一定的經濟基礎,可以選擇國內知名的品牌;但基本上不建議本土公司選擇國外的人力資源軟件,實在是擔心水土不服。

國內的軟件有品牌優勢的主要是用友、金蝶等這些大的管理軟件公司,他們有不同的產品系統,例如用友公司有E-HR軟件,適用于集團型企業進行人力資源的管理,還有U8人力資源,適合于中型企業管理,金蝶也是這樣。

我們是去年(2008)上的人力資源系統的,當時已經執行了新的勞動合同,在軟件選型時我們注意到有的軟件公司在系統中就按最新的政策設計了軟件,有的軟件公司沒有做出調整,結果我們選擇了及時根據政策進行調整的軟件公司的產品。這家公司的軟件在考勤方面還有一個亮點打動了選型組的成員,他們的軟件可以支持按不定時工作制進行考勤,其他軟件商一般是沒有這樣的功能。產品很微小的功能可能對我們的工作效率就有很大的影響,所以讓軟件供應商進行產品介紹時一定要聽他們的亮點,通過幾家的比較,我們基本上可以選到認為適合我們的產品。選型時我們要注意一點,一定要選擇具有長期發展的企業,否則幾年內,軟件供應商不存在了,我們的軟件也就沒有了使用保障。

二、要系統地規劃項目實施過程,確定可行的實施計劃

其實在購買了軟件商品后,我們大多是需要軟件公司與我們一起來進行項目的實施,很少有企業只買軟件產品不買實施的,一個龐大的人力資源管理系統是不能靠員工自己摸透的,這樣就會涉及實施費用與合作,如何保證在雙方約定的條件下成功地將軟件應用起來,這就是需要我們在項目實施前進行合理的規劃。其實規劃可以包括以下幾個方面內容:一個是項目實施的周期;一個是項目實施的人員及項目最終實現的具體目標(不同于上面第一條的目標,那是一個泛式的管理目標,而這里是一個詳細的目標)。項目實施的周期大多是由軟件公司與企業雙方協商而定,但這個周期要符合項目自身的需要,不宜過短也不宜過長。過短可使企業不能很好地掌握軟件功能及建立起規范的流程,過長會浪費實施費用而且容易引起員工的不滿;另一點就是要明確這個項目由哪些成員組成,而不能讓涉及的人員都跟進項目,否則企業的正常工作一定會受到影響。所以在人員選擇上要慎重,一般情況下要把企業的高層吸引進項目中來,雖然人力資源管理的項目大多是人力部門獨立使用,與其他部門關系不是很大,但是人力資源管理系統需要的基礎檔案可能需要其他部門協同完成。這樣企業的高管就可以協調這些非人力部門來完成這項龐大的數據工程。在部門間出現的“爭論”可以進行“拍板”性強制執行。另一個是要求人力部門的經理進入項目,并充當項目經理一職,以組織本部門內各分科室或職能部門的工作銜接,并直接向項目監理進行進度匯報;再有就是需要若干名對人力業務熟知、有學習能力的人員進行項目,充當關鍵用戶的角色。當然這些是針對稍等規模企業的,如果一個企業里人力部門總共就有3～5個員工就可不必這樣挑選人員。

在有了一個時間周期與參與者之后,就要根據企業的情況制定合理可行的實施計劃,把要達到的目標按天與人進行分解,明確每個人在每一個時間段要完成什么工作,以確保項目的最后成功。

這里要著重談一下,企業提供了相應的團隊的同時也需要軟件方提供穩定的實施團隊以確保項目的質量。有些軟件廠商不確定自己的團隊,而是采用抓人的政策,今天是甲來,明天是乙來,還都有理由說甲是薪資的專家,乙是績效的專家。一定要他們進廠前也提供人員名單,并明確項目實施過程中不可以輕易換人,這樣是對雙方負責。

(一)要詳細描述企業的現在流程,讓軟件方幫助企業規范流程,并體現在實施方案中

在項目實施中這是非常關鍵的一個環節,有些軟件公司會把這個階段稱為“藍圖設計”,可以想象這個階段在整個項目過程中的地位了。只有在這個階段把工作落實到最具體處,后面的工作基本上都會迎刃而解。這個過程大體上可以分為企業現狀調查、企業需求分析、產品培訓、項目解決方案等四個過程。

在企業現狀調查中主要是軟件公司采用訪談式、問卷式或其他方式了解企業人力資源管理的現狀及需要通過軟件解決什么樣的問題,企業在回答時需要實事求是地講述,也可以向軟件公司了解其他企業在人力資源管理中有哪些好的管理方式與方法,將這些管理引進到企業管理中來。

企業需求分析是軟件公司根據了解到的企業現狀及未來需求做出的一份分析報告,他們會在報告中指出哪些是企業要在管理方面進行變革的,哪些是可以通過軟件來約束的,也就是說他們會使企業的需求合理化,因為軟件只能是一個工具,是一個管理上的規范,在這個方面企業要有充足的接受準備,很有可能軟件公司的指出會讓企業很多人覺得不舒服。

軟件應用培訓應該是很重要的一個環節。軟件公司會把適合企業人力資源管理需要的軟件產品功能講述給企業的員工(確切地講是傳授給企業的關鍵用戶),他們在做培訓時已經結合了以后企業運作時的業務流程及操作,在這里希望企業的員工不是呆板地接受,更重要是學習為什么這樣做,這對以后企業自身業務的發展會很有幫助。在這里軟件方也會將企業員工培訓時反應的一些需求重新考慮,他們最終會在項目解決方案中全面地體現企業在人力資源方面的所有合理需求。在做軟件培訓時,一定要要求軟件方在培訓前給出詳細的培訓計劃,并做好培訓講義,以保證員工在接受培訓時可以有參考的教材。

(二)要準備準確的數據,并在此基礎上對項目解決方案進行測試,確保無誤后上線

在項目解決方案出來后,軟件公司通常會讓企業按他們提供的數據格式準備企業現在的數據,這里可能會包括人員檔案、部門檔案、工資檔案等很多,檔案數量會根據企業所選的應用模塊而不同,但我們要切記準備這些數據時一定要仔細,不能抱以“糊弄”的態度來做這個事情,因為我們以后的所有工作都將信賴這些數據,你現在不好好準備,在后來你只能重新補做,你會更痛苦。在準備出這些數據后你可以試著要求軟件公司幫你把這些數據導入到系統中(我們就可以不用手工錄入了,減輕很多工作),可能有些數據是不能導入那我們需要小心地錄入,在所有的數據進行系統后千萬不要以為這就可以了,我們一定要在這些數據的基礎上對軟件公司提供的解決方案進行驗證,不是我們不相信他們提供的方案,一是通過這些實際的數據我們可以熟悉軟件的操作性應用,二是也可以研究一下流程設計的思路,以后在企業流程變化的情況下我們就可以自己搞定了。在各種有可能發生的業務得到充分測試后,我們才可以相信這個解決方案,這時我們才可以真正地進行系統切換,但這里有一個小竅門,我們在這個階段可以自己編制一份操作手冊,以確保我們真正的流程,還可編制滿足自己崗位的操作手冊,萬一我們不在這個崗位時后來的人也可以很順利地接手這個工作,或者是我們調到其他崗位時也可以快速入門。

注意一點,在數據準備好之后測試之前,我們需要讓軟件公司為我們進行數據備份,并在測試過程中發現各類數據問題都一一在備份數據中進行修正,以方便正式上線使用。

(三)在項目實施過程中一定要按計劃進行,做好每個階段的總結與問題的跟蹤

其實在做IT項目實施時最重要的就是保證項目在可控的范圍內,不要超期,這一點我們在前面提到過項目的實施計劃時要特別注意的。其實在實施過程中我們也要注意,要按周編制可行的實施周計劃,這樣才能有保證項目按預期的計劃向前發展,而且可以根據實際情況做些相應的調整,防止項目偏差太多,保證主體按計劃進行。最好在每周進行一下項目的總結工作,把計劃要完成的與實際未完成的做一個比較,分析一下為什么沒有完成,把問題跟蹤下來。對于需要部門協調的可以通過我們的項目總監進行協調,需要拍板也找他定奪。這樣我們才能確保項目始終在向前推進,不要死撐著。

其實人力資源信息管理系統的實施過程中也會有很多的沖突,例如與企業早期應用的財務系統、生產制造系統在人事信息、部門檔案可能就會有沖突,當時可能就是解決財務核算問題或是生產中心的問題,沒有充足考慮后期上人力資源信息系統的可能性,對于這些問題一定要與原系統的應用部門進行充分的溝通、論證,尋求一個各方可接收的方案,妥善處理這些事情。筆者曾遇到過這樣的一個案例,企業早期上了財務、供應鏈、生產制造等系統,在做人力資源管理系統實施時,發現財務核算的部門是組,生產制造控制的部門是組的上一級“車間”,但是人力資源的績效要到組,與財務一致,最后協調的結果是生產制造調整原有的應用模式,也控制到組,保證財務、人力、生產信息一致。

其實正規的、有能力保障的軟件供應商在進行項目實施時,都會談及上面的一些事情,但有時我們不會特殊注意,加之供應商在項目管控方面的強弱不一,很有可能就在上面的某一個環節出現問題。雖然軟件供應商會全力補救這些問題,但是我們在時間上、在人力上已經花費了很多,更重要的是擔心這些事情會影響項目組成員的積極性,對項目的整體產生負面的影響,所以企業的人員一定也要充分意識到這些事情,避免那些完全可以避免的問題出現,使得項目向積極的方向進展。

祝愿所有上人力資源管理系統的企業都順利地應用上自己心儀的軟件,也祝愿項目實施過程人力資源工作者充滿快樂與激情。

論文關鍵詞:人力資源管理信息系統項目實施薪資管理

論文摘要:文章旨在通過介紹人力資源管理信息系統的實施過程及實施注意事項,為未進行過這方面工作的人力資源從業者提供一些經驗和幫助,從而能夠有效提高所上系統的效果,并且為企業的信息化選擇帶來效益。