科技期刊編輯與作者溝通效率

導語：科技期刊編輯與作者溝通效率一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

與作者溝通交流是科技期刊編輯日常工作的一部分［1-2］，從審稿、退修到清樣校對，都需要與作者進行包括口頭方式到書面方式的交流和溝通。如何因人制宜，通過溝通，高效、愉快地完成對存疑項的核實，也使作者感到滿意，是編輯工作中的一門必修課。筆者從受眾的角度出發，提出本人的一些關于溝通技巧的思考。

1作者準備度

1.1情景領導理論與準備度

情景領導理論由行為學家保羅•赫塞于20世紀60年代提出。該理論認為，領導者的行為要與被領導者的準備度相適應，才能取得有效的領導效果［3］。準備度是指人們在每項工作中所表現出的能力和意愿的不同組合:能力是指在完成某項工作時，個人所具備的相關知識和技能;意愿是指針對完成某項工作時，個人表現出來的積極性與信心。根據能力和意愿的高低程度，同一人常常表現出4種不同的準備度水平:1)低能力低意愿;2)低能力高意愿;3)高能力低意愿;4)高能力高意愿。人們對同一類任務的準備度，隨著被要求完成任務的環境不同或條件的變化，往往也會處于不同的水平。

1.2作者準備度分型

1.2.1低能力低意愿型作者

此類作者由于撰寫論文時自身的條件尚不成熟，對稿件闡述的問題尚沒有一個比較明確的認識或是準備的資料不夠充分;但迫于升職稱或畢業的要求不得不倉促完成論文的撰寫，稿件從學術質量到出版質量均存在較大的提升空間。此類稿件的審稿結果為退稿或是需要幾經修改占多數。稿件退回給此類型作者退修時，經常會遲遲修不回來，作者可能會拖延很久才草草回復;對審稿意見的回復會有一種逃避的態度，能回復的就回復，回復不了的就略過不提。此類型作者的能力發揮很大一部分受到“低意愿”限制。作者低意愿的原因很多，包括作者沒有發自內心想創作這篇文章，或是對實踐的思考總結較少，或者因個人能力不夠而導致文章的撰寫比較困難，等等。就同一位作者而言，對同一項任務的準備度狀態是可以改變的，如果在溝通時有的放矢，盡量提高作者的準備度，使作者受益，則有利于增強作者對期刊的忠實度。有朝一日，作者的能力和投稿意愿提高，可能會想起期刊對他的幫助，相當于對期刊長遠的稿源投資。

1.2.2低能力高意愿型作者

此類作者一般參加工作年限較短，有相對較多的時間和精力，對自我提升有要求或是善于總結工作中的經驗，投稿意愿很高;但是，由于工作經驗積累得不夠，或者選題的角度有待提高，稿件的內容質量不高。此類稿件雖然審稿結果退稿或是需要退修仍占多數;但由于作者本身的高意愿，回應會比較積極。在退修或退稿的溝通中，如果可以給出中肯的建設性意見，此類作者經過自身總結，會有一個量變到質變的過程，稿件修回或重新投稿時，質量會有較大的提升。一方面作者本人的能力得到提高，通過幾次正面的反饋和積累，開始向高能力高意愿類型轉變;另一方面因得到了正面的指導，會對編輯和期刊的好感度提高，對期刊品牌的忠實度增加。如果溝通不當，作者對“往何處使力”比較迷茫，積極性受到打擊，有可能會自我放棄而轉變成低能力低意愿的類型。

1.2.3高能力低意愿型作者

此類作者的專業水平較高，對論文選材和科學性等大方向的把握均較好，在投稿時受到升職稱或結題的時間限制，或者是為了完成導師所給的任務，或是幫別人完成，撰寫論文的時間有限，或是由于本人工作重心分配的原因，準備放在這篇論文的時間比較有限;所以在細節處不完整，如參考文獻著錄中某些項目缺省，需要的統計學數據缺少，或者是一些對于作者或者作者所在的平臺而言是屬于專業認知常識，但是寫出來比較費時的一些細節，或是整篇文章應該是為向其他期刊投稿“量身定做”的而不符合本刊稿約格式，在整篇論文的細節中，作者的“低意愿”初露端倪。此類稿件的審稿結果一般都是退修或可用，此類作者有著投稿新人不能企及的專業知識沉淀和撰寫論文的豐富實踐經驗，稿件存在的一些問題屬于“瑕不掩瑜”。相對于其“高能力”，此類作者的“低意愿”特點在退修或后續稿件處理時也很鮮明，而且作者本身對期刊的忠實度并不高;但如果溝通愉快，吸引作者青睞本刊的可能性還是存在的，對期刊而言屬于應盡力爭取“品牌忠實度”的優質稿源對象。

1.2.4高能力高意愿型作者

高能力高意愿是每個編輯都夢寐以求的類型，此類作者投稿積極性高，寫作能力強，稿件質量高，與編輯的溝通也很愉快守時、彬彬有禮;但此類型作者的流動性很大，而且多已有一定的社會地位，品牌的忠實度較難維系。如果期刊本身硬件質量不夠，作者“移情別戀”的概率很高，畢竟“良禽擇木而棲”，應結合自己期刊的具體情況，盡量爭取，“盡人事聽天命”。

2與作者溝通前做好準備

2.1認真篩查待核實項

在認真通讀全篇的基礎［4］上，梳理準備與作者溝通的存疑項，并進行分類:哪些是可以編輯自行解決，或是待作者自校環節進行即可;而哪些是確實需要與作者溝通后才能解決的待核實項。

2.2對作者進行準備度預判

作者看完編輯的郵件意見后一般會有2種決定:1)立刻放下手頭的事情，將注意力轉移到稿件所提出問題的核實并盡快回復;2)感覺很困難所以暫時先放在一邊。雖然選擇哪一種的決定最終是由作者來做出的;但作者是通過閱讀審稿意見后才做出決定，所以郵件這邊的編輯還是可以通過溝通有所作為的。編輯需要換位考慮，在溝通前分析作者，編輯對作者了解得越多，作者這次溝通的定制程度就更高。從整篇文章的通讀，判斷對方屬于哪種準備度類型，考慮作者需要什么并對自己提出的意見進行預判斷，要讓作者覺得提出的修改意見或待核實項是專業的“私人定制”而非“例行公事”，通過這次溝通，作者本人是有所收獲和成長的。

3與作者溝通中專注于效果

3.1避免不必要溝通成本的浪費

3.1.1電話溝通時避免時間浪費

要把握好何時使用電話溝通，時間無論是對作者還是編輯都是非常寶貴的，可以用郵件或短信解決的問題可以先嘗試以上2種溝通方式。在必須選用電話溝通時，可注意選擇正確的時間點，避免選擇了一個不恰當的對于作者而言很忙的時間檔，而使作者對此次溝通應付了事，浪費了這次溝通的機會。電話溝通前用PADD模型整理一下思路。PADD代表:目的(purpose)，你為什么打這個電話，譬如給作者發了郵件和短信很久一直沒有收到回復;行動(action)，你希望對方做什么，想詢問一下是否沒有收到郵件、短信或是就某個問題雖然作者在郵件中給了回復但是仍然沒有核實清楚，所以才占用對方時間打電話商量一下;細節(detail)，是使用編號的列表列出自己想要在電話里核實的存疑項，避免因為就其中一個問題討論深入時而漏掉其他項，打了一通電話放下話筒的瞬間想起來再次致電的尷尬;截止日期(deadline)，說明希望得到作者回復的截止日期和原因。

3.1.2規避情緒干擾

性格通?？煞譃?類基本類型:和平型、活潑型、完美型和力量型?？闪私庖幌伦约旱男愿裰心姆N基本類型占主要，有意識避免此性格的下意識反應對溝通造成的不利影響［5］。在稿件處理或撰寫溝通意見時，應盡量規避不專業的情緒，從情緒中抽離，避免將有情緒的字眼帶入溝通意見中。與低意愿作者電話溝通時，作者有時在電話中會有下意識的抵觸情緒，這時應注意調整自己的情緒和談話溝通的節奏，不要受到干擾。

3.2因人制宜，結合作者的準備度類型有的放矢

3.2.1低能力低意愿作者

高能力和低能力的區別在于，高能力的作者可以解讀編輯提出要求的重點，并自己具象化目標，一步步去執行;但是，低能力的作者由于現階段的準備度還不夠，所以需要編輯幫助作者來完成高能力作者可以獨立完成的這一步。所以，對于低能力低意愿的作者，編輯需要從信息接收者的角度出發來考慮問題，將考慮的重點從“我想說什么”轉換到“對方在現有準備度狀態下能接收到的是什么”。例如“統計學數據不完善”，對于此類作者而言，可能編輯提出的這條意見不夠具體，作者現在的能力無法接受到編輯想要表達的重點，很可能這篇文章的統計學都不是作者本人完成的，或是作者統計學知識不是很熟練，可改為“某項指標的組間比較待補充具體的F值和P值”。像綜述類的文章，作者可能以前沒有撰寫經驗，但是為了畢業，不得不拼湊出來。這時給出的修改或稿件處理意見要具體，譬如修改意見說，“此段不夠豐滿，邏輯不嚴密”，對于作者來說就比較抽象。可以按照段落邏輯將待補充內容梳理出來，一步步拆分成細小的意見，達到每條意見作者可以直接按照批注去行動。如果單純是一句“文章需要精煉”，對于作者而言，因為可能自身的寫作功底有待于完善，或者對文章脈絡的把握不夠，雖然編輯已經表達了自己的意圖，但是作者接收不到，這條意見很可能是無用的信息。如果具體一點，譬如說“文字方面，還是很啰唆。論文就是論文，請作者改掉拉家常的敘述模式”，或者“文字表述相當啰唆，建議在關鍵步驟上重點明確，不必面面俱到介紹，一些敘述盡可能簡練。文字能說清的就沒有必要再附圖。刪改后正文部分不超過5500字”。那么作者有了行動的目標，就可以馬上去執行。所以，對于此類作者，撰寫溝通意見時應注意修改意見的具象化，避免使用模糊和多義的語言，作者在修改意見逐條落實的過程中，自身的能力隨之提高，對修改的實踐畏難心理會逐漸降低，其意愿也會隨著提高。

3.2.2低能力高意愿作者

對此類作者，編輯在溝通時除了要注意具象化溝通意見，更要保護他們那難得的高意愿。此類作者自身期待得到成長和提高的意愿是比較強烈的，所以一些正面的語氣可以推動作者以更大的熱情去提高自身的能力。溝通語句可以先鼓勵，再提出待修改意向。語氣要婉轉，如“這樣是否更為合理，待斟酌、請教”之類的字眼。特別是退稿時，應注意退稿不退人［6］，注意保護作者撰稿的積極性。

3.2.3高能力低意愿作者

此類作者一般比較“挑剔善變”，其意愿通常是與作者本人對期刊的認可度相掛鉤的。如果常規情況下作者的此類型文章會投到比本刊層次高的期刊，那么這次由于是“低嫁”，作者一方面對文章的細節和形式會比較省略，另一方面，對文章內容的把握會比較有自信，認為自己文章現在的這個版本是比較權威或是不容置疑的。對于前者類型存疑項的提出，編輯溝通時可“人性化”一些，首先要表現出對作者的理解，表示理解待核實項對于作者而言已經是常識;但是，由于文章撰寫和發表需要，仍需簡略補充。另外，給作者留下的修改期限可以比較從容，如需要作者補充基金、專欄作者簡介、圖片、參考文獻相應項目，可附上模板或截圖范例，做得到位一些。對于后者，則是一場小小的博弈，編輯要在完整領會稿件內容以后，再謹慎提出作者之前未知或是未重視方面的補充意見，要展現出編輯的專業素養［8-9］;而且，由于此類作者對該刊先入為主的“低意愿”，其實作者內心對與該刊編輯交流的耐心是有限的甚至潛意識里是拒絕交流的:所以，編輯要把握有限的機會———如果自己沒有想清楚如何清晰地表達，就不要貿然給作者打電話，因為在電話交流的短短時間內，讓自信的作者推翻自己之前的認知，其難度是比較大的。作者可能會在電話里直接拒絕對待核實項或斟酌項的修改，郵件是更為合適的選擇，可以從容地把需要修改或斟酌的原因闡述清楚，也給了作者通過瀏覽文字而斟酌反思的余地，這是文字較聲音的優勢所在。雖然此類作者的“姿態較高”;但是，如果溝通得當，作者認可了編輯提出的意見，那么對修改或溝通項的核對會非常高效。如果要打電話溝通，要想清楚在幾分鐘的時間內如何一語中的地把需要修改的原因闡述清楚，至少要保證作者真的全部聽進去，而且要錯開作者的工作高峰時間。

3.2.4高能力高意愿作者

此類作者一般對自身都是比較精益求精，善于聽取別人的意見，并禮貌地給予反饋。和此類作者的每次溝通，編輯從作者的解答和反饋中也可以得到解惑和提升，所以，對于這種難得提升自己的機會應該好好把握住。首先不要做給自家期刊減分的事情，同時，在溝通中可表現出對該篇論文后續研究成果的關注和跟進，表現出希望對后續研究結果進行約稿的意愿，邀請作者在本刊的述評或專家論壇欄目中對稿件所討論的問題進行討論。

3.3與作者溝通后編輯的及時總結與反思

編輯在日常工作中可有意識地練習自己的溝通能力，每次與作者溝通后，可及時做一總結:給自己的這次溝通做出評價(作者和自己是否滿意以及作者是否認為這次溝通是必要的)，溝通的目的是否達到，溝通之前做的準備工作是否充分，對作者的準備度預判是否準確，是否浪費了一些不必要的溝通成本，比如由于作者的態度語氣等原因而使自己的情緒被作者帶著跑而引發出負面的情緒，或是說話沒有圍繞中心點浪費了作者的時間，自己的措辭是否切題、得體，等等;總結的不足之處在下一次的溝通中及時落實改正，編輯的個人溝通能力通過實踐也會得到提高。

4結束語

溝通是人與人之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達成一致和感情的通暢?？萍计诳庉嬇c作者溝通的效果決定了稿件的下一環節是否順利以及作者對期刊的好感度。作為溝通雙方之一且有必要主動“招攬”作者、維護作者對本刊忠實度的科技期刊編輯，在與作者溝通的前后，如果可以在主觀上有意識地去了解作者，分析作者的準備度類型，并因人制宜地換位思考，為作者量身打造利于作者提高其準備度的“環境”或“條件”，就會有助于溝通效率的提高以及日常編輯工作的推進。