新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)思考

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一、新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）涉及面廣，檔案類(lèi)型豐富從檔案的形成部門(mén)看，新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)不但涉及各級(jí)相關(guān)行政監(jiān)管審批部門(mén)、鎮(zhèn)鄉(xiāng)、行政村，還涉及工程建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位；從檔案形成的門(mén)類(lèi)來(lái)看，既產(chǎn)生大量的文書(shū)檔案，還產(chǎn)生大量的基建、會(huì)計(jì)、聲像等類(lèi)型的檔案；從檔案形成的載體看，既有紙質(zhì)載體的檔案，還有電子檔案、實(shí)物檔案等。（二）更加強(qiáng)調(diào)時(shí)效性新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)往往采取的是政府和大型企業(yè)合作建設(shè)的方式，在建設(shè)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)上，體現(xiàn)了時(shí)間緊、節(jié)奏快、環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)。具體到檔案管理工作上來(lái)說(shuō)，由于相關(guān)檔案材料都是隨著建設(shè)過(guò)程的推進(jìn)而產(chǎn)生的，因此同樣體現(xiàn)出較強(qiáng)的時(shí)效性。這就要求文件材料的收集歸檔要及時(shí)跟進(jìn)，否則就很有可能造成永久性的遺失。（三）對(duì)專(zhuān)業(yè)性的要求更高在新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中，無(wú)論是文書(shū)、基建、設(shè)備檔案，還是聲像、會(huì)計(jì)、電子、實(shí)物檔案，每一門(mén)類(lèi)檔案都有其特定的形成規(guī)律和特點(diǎn)，而且這些規(guī)律和特點(diǎn)往往隱藏在一定現(xiàn)象的背后，需要實(shí)踐者要具有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)。具體來(lái)說(shuō)，這些檔案的收集整理不但需要掌握較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)，而且需要檔案管理人員把相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與具體的工作實(shí)踐相結(jié)合。

二、新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度有限，檔案管理力度尚待提升。當(dāng)前，北京市一些地區(qū)的鎮(zhèn)鄉(xiāng)將新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)作為最緊要的任務(wù)去落實(shí)，但是他們并沒(méi)有將檔案工作列入其中，沒(méi)有把通過(guò)檔案驗(yàn)收作為新社區(qū)竣工驗(yàn)收的前提。從行政村的情況看，部分行政村的檔案工作尚未形成正常領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制，行政村領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案相關(guān)法律法規(guī)不了解，檔案工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視和關(guān)注，檔案管理所需的人、財(cái)、物均無(wú)法得到很好保障。新社區(qū)建設(shè)時(shí)，由于原行政村拆除，臨時(shí)的辦公條件有限，檔案保管的設(shè)施設(shè)備跟不上，普遍存在檔案管理措施不力，保管條件差的現(xiàn)象。如有的行政村檔案室地方狹小，致使檔案無(wú)法實(shí)行集中統(tǒng)一管理，只能分散保管在各辦公室，遺失、廢棄、蟲(chóng)蛀等風(fēng)險(xiǎn)較大；有的行政村檔案無(wú)專(zhuān)人管理，柜子不上鎖，誰(shuí)都可以隨意查閱和利用檔案；有的行政村檔案資料零散存放，日常工作中檔案資料誰(shuí)用誰(shuí)管，中間如果出現(xiàn)人員變動(dòng)，很容易造成檔案資料遺失。（二）缺乏有效監(jiān)督，檔案收集不到位。新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中的檔案工作與日常的農(nóng)村檔案工作存在較大差別，無(wú)論是產(chǎn)生的文件材料數(shù)量，還是檔案的門(mén)類(lèi)都遠(yuǎn)超過(guò)日常農(nóng)村檔案工作中產(chǎn)生的文件材料。由于缺乏有效的監(jiān)督指導(dǎo)，這些行政村并沒(méi)有根據(jù)工作情況的變化及時(shí)調(diào)整本單位的《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》，導(dǎo)致許多有歸檔價(jià)值的文件材料都散落在各部門(mén)中，沒(méi)有能夠及時(shí)地收集歸檔。此外，新社區(qū)建設(shè)過(guò)程中，由于缺乏明確的任務(wù)分工，相關(guān)部門(mén)對(duì)合并村鎮(zhèn)的地物、地貌、重要建筑、文物古跡等原貌，沒(méi)有足夠的記錄存檔意識(shí)，致使這些重要的信息不能較好地留存下來(lái)，造成永久的遺憾。（三）檔案移交不規(guī)范新型農(nóng)村社區(qū)建成后，無(wú)論是由一個(gè)行政村轉(zhuǎn)化而來(lái)的，還是由幾個(gè)行政村聯(lián)合建成的，原行政村的所有檔案都應(yīng)該移交給新成立的社區(qū)保管，然而目前仍存在檔案移交不按程序辦事，交接時(shí)檔案底數(shù)不清，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的也不簽字，交接手續(xù)不嚴(yán)密、監(jiān)交工作不嚴(yán)格等問(wèn)題。甚至出現(xiàn)相關(guān)檔案不移交或不按期移交，移交的檔案不完整等現(xiàn)象，這樣很容易造成移交的檔案既不能真實(shí)全面地反映原行政村的基本職能和歷史全貌，又不能把新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程進(jìn)行全程留痕。

三、做好新型農(nóng)村社區(qū)試點(diǎn)建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度，做好新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中的檔案管理工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)的牽頭單位，從開(kāi)始就應(yīng)把檔案工作列入新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)工作計(jì)劃中，與社區(qū)建設(shè)的各項(xiàng)工作統(tǒng)籌規(guī)劃，保障檔案工作與社區(qū)建設(shè)各項(xiàng)工作同步開(kāi)展。區(qū)檔案局與鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)指導(dǎo)參與新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)各單位、各部門(mén)建立健全檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，使工作制度覆蓋新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中檔案收集、保管、利用、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)，形成制度體系，主要包括檔案管理人員崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案保管制度等規(guī)章制度。各單位、各部門(mén)要切實(shí)增強(qiáng)工作責(zé)任感，認(rèn)真分析并及時(shí)解決新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作中存在的各種困難和問(wèn)題；加強(qiáng)對(duì)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)文件資料及照片、音像、實(shí)物和電子文件的收集力度，集中統(tǒng)一保管，確保新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效；要把新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中的檔案管理責(zé)任落實(shí)到崗、到人，切實(shí)加強(qiáng)社區(qū)檔案保管工作，檔案庫(kù)房應(yīng)確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，檔案管理人員要切實(shí)履行管理職責(zé)；要根據(jù)工作需要配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，采取各種防范措施，切實(shí)做好防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害生物（霉菌、蟲(chóng)、鼠）、防火、防盜等工作，確保檔案的安全保管。（二）加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，保證新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中。文件材料的完整收集區(qū)檔案局可以聯(lián)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)，依照“提前著手、提前介入、減少散失”的原則，即根據(jù)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中檔案工作的特點(diǎn)，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案規(guī)范管理基本要求，編制一些易懂、易操作的教材，可以通過(guò)微信、QQ等手段，采用一對(duì)一指導(dǎo)等方式，積極幫助各單位、部門(mén)檔案管理人員學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握專(zhuān)業(yè)技能，做到全程督查，隨時(shí)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，確保在新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中，各門(mén)類(lèi)、載體文件材料收集的齊全完整。同時(shí)，區(qū)檔案局要指導(dǎo)行政村科學(xué)編制新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中的文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，將新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料全部納入歸檔范圍，科學(xué)劃分保管期限，使各單位、各部門(mén)檔案管理人員有章可循、有法可依，知道哪些文件材料應(yīng)該被收集。行政村的檔案管理人員，以及新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中各臨時(shí)機(jī)構(gòu)的兼職檔案管理人員，要依據(jù)修訂的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，認(rèn)真做好本單位、本部門(mén)產(chǎn)生的文件材料的收集工作。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)牽頭負(fù)責(zé)部門(mén)，重點(diǎn)加強(qiáng)收集諸如市、區(qū)縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）有關(guān)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)的方案、辦法、通知，新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)工作中形成的建設(shè)規(guī)劃平面圖、鳥(niǎo)瞰圖、宣傳資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作小結(jié)、工作臺(tái)賬及有關(guān)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)各種信息等；參建施工部門(mén)要重點(diǎn)加強(qiáng)收集諸如新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)的地質(zhì)勘探、規(guī)劃設(shè)計(jì)、圖紙報(bào)表、工程質(zhì)量管理等；行政村要重點(diǎn)加強(qiáng)收集諸如群眾入戶登記、房屋丈量評(píng)估、征求意見(jiàn)書(shū)，新住宅樓的建筑與結(jié)構(gòu)施工測(cè)量記錄、施工記錄、施工試驗(yàn)、過(guò)程驗(yàn)收、竣工圖，新住宅樓的電、暖、水、煤施工記錄、施工試驗(yàn)、過(guò)程驗(yàn)收、竣工圖，太陽(yáng)能熱水系統(tǒng)工程、陶瓷等施工材料構(gòu)配件檢測(cè)報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)、設(shè)備開(kāi)箱檢查的文件材料等。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)牽頭部門(mén)還應(yīng)指定相關(guān)部門(mén)人員注意拍攝留存好行政村拆遷及新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中有關(guān)聲像和照片資料等歷史原貌等資料。（三）嚴(yán)格把握移交全流程，做好檔案的移交工作。原行政村所形成的檔案移交給新成立的社區(qū)前，主要做好以下五項(xiàng)工作：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數(shù)；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還；三是要注重收集散存在各部門(mén)工作人員手中的文件材料；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；五是撰寫(xiě)檔案移交說(shuō)明。在正式移交過(guò)程中，要做好檔案交接監(jiān)督工作。檔案交接監(jiān)督工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，檔案交接監(jiān)督人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。交接雙方在交接監(jiān)督人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式三份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、交接監(jiān)督人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

作者:錢(qián)海峰 單位:北京市檔案局

參考文獻(xiàn)：

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