人力資源管理如何做好人事檔案管理工作

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摘要：企業的發展和進步在很大程度上取決于人力資源管理工作，人力資源管理是提升員工工作積極性、提高工作效率的重要途徑。人力資源管理手段必須與時俱進，跟上時展步伐，做到以人為本，進行人性化管理，關心員工的工作和生活。人事檔案管理工作是企業人力資源管理的重要組成部分之一，和員工的聘用、培訓、考核與升職貶職有著直接的關系。鑒于此，筆者在文章中對人力資源管理中如何做好人事檔案管理工作進行探討。

關鍵詞：人力資源管理;檔案管理;效率

一、人事檔案管理概述

所謂的人事檔案管理，指的是收集、整理、保管和調用企業工作人員個人檔案的一項復雜工作，在人力資源管理的諸多組成部分之中，人事檔案管理是不可忽視的一個。人事檔案包括企業員工的全部信息，包括工作經驗、學習背景、生活狀況等，其信用程度、在工作中得到的獎勵、因失誤受到的懲罰都在人事檔案中有著明確的體現。一般來說，企業的人力資源部負責人事檔案的記錄與管理，并以員工的表現作為員工升職或加薪的主要根據。

二、目前企業人事檔案管理的現狀

1.企業的人事檔案在分類歸檔、具體利用等方面皆存在著一定的缺陷。一方面大多數企業目前還普遍地存在著檔案資料紙張大小不一、裝訂順序混亂以及檔案的隨意分類歸檔等問題，使得相關人員難以對檔案材料進行及時有效地查閱以及訂正。另一方面，企業在對人事檔案進行保存的過程中，還由于某些檔案存在著字跡不夠清晰和耐久，以及手續不夠完備等問題，從而導致長時間以后此份檔案喪失了存在的意義。再一方面，企業不能夠及時地針對各種人事變動對檔案材料進行有效的補足及更新，這樣就使得在具體利用受到了諸多的阻礙。2.人事檔案得不到有效的利用。一些人員擁有正式存檔的資格，但是因為檔案工作基本都是兼職人員，使得某些資料不能及時歸檔，致使人事檔案不能最大程度的利用，不能發揮人事檔案在人員招聘、升職加薪等方面的參考和借鑒價值。人事檔案的初衷在于進行人力資源管理，而當前的人事檔案卻不能發揮任何權威作用，可謂是形同虛設。3.人事檔案管理人員業務能力不高。當前，許多企業根本不重視人事檔案管理工作，甚至許多檔案管理工作被當做兼職來做，加之人事檔案管理人員和崗位經常處于變動之中，而接任的人事檔案管理人員不愿意、不主動接受專業知識的培訓和教育，對人事檔案管理工作的相關要求和重要性缺乏認識，在工作的時候由于業務知識的缺乏不能做到得心應手，錯誤百出，甚至連最基本的存檔、歸檔工作都難以勝任。4.檔案室缺乏必要的檔案管理設備。由于檔案管理工作不能引起高層領導的重視，因此，人力資源部自然而然不會將大量的金錢花在檔案的存儲上，檔案室的設備屈指可數，設備極其簡陋，導致檔案受潮、受熱甚至被盜竊，影響企業的發展和運營。5.檔案管理手段和方法不夠先進。檔案管理人員科技素質較低，對科學技術和信息化的認識不夠充分，人力資源部對于信息化的運用僅僅限于對員工個人信息的錄入，而信息的檢索和調度卻不能對先進的計算機技術予以利用，與無紙化閱檔差距甚遠。而對于原件的一次又一次的調用，使得紙張變薄，導致檔案被損壞，影響檔案的美觀程度，降低檔案保存質量。

三、人力資源管理中如何做好人事檔案管理工作

1.從思想上對人事檔案管理予以高度重視。思想意識是行動的必要基礎和前提，只有讓人事檔案管理人員從思想上、意識里、腦海中和內心深處意識到人事檔案管理工作的必要性和重要性，才能將意識付諸實際行動。員工的升職或加薪涉及一個公平問題，如果這一問題得不到解決，那么將直接影響工作氛圍和企業文化，要想保障工作中的公平，就需要保障人員升職或加薪的依據是正當的，而人事檔案管理工作正在這方面發揮著至關重要的作用，人事檔案對員工的日常工作表現、得到的獎勵、受到的懲罰等予以詳細的記錄，這些是人員晉升或貶職的主要依據。2.為員工建立公司內部的人事檔案文件。現在大部分企業都存在使用勞務派遣（臨時工）的問題，這些人的檔案并不能放在企業，導致這些人的工作單位及地點與檔案存放地點相分離，這種現象雖然不能完全避免，但是這并不代表人事部門的人員可以不重視人事檔案管理工作，更不能推卸自己的職責。人事檔案管理人員必須意識到自己肩負的重要職責，對企業中的每一位員工予以仔細的了解和熟悉，并及時與員工原有的檔案存放地點保持密切的聯系和溝通，以便于進行及時的更新與調用。3.充分利用人事檔案對于人力資源管理的參考作用。在人力資源的各個模塊工作中，將人事檔案有效地結合起來，使得企業對于員工的管理更加全面。例如，在企業對員工進行晉升和提拔時，要充分參考員工的人事檔案記錄，綜合考慮其在道德品質、個人素質、業務培訓以及相關實踐活動中的表現，充分利用好人事檔案對于人力資源管理的參考作用。這樣一來，人事檔案工作就是一種有效的管理行為，而不是作為單純地走形式和一種擺設。在平時的工作中，人力資源管理人員也要有意識地收集員工在人事檔案更新方面的信息，及時地進行整理和補充。4.提高人事檔案管理人員的綜合素質。當今社會，任何行業都需要復合型的人才，特別是那些掌握較高科學技術并能熟練運用的人，更加受到用人單位的青睞，人事檔案管理工作同樣需要具備高技能、高素質、高學歷的人才。而作為人事檔案管理的負責人，其必須強化學習意識，提高業務能力，不斷接受最新科學技術，熟練運用各種高科技操作設備，為做好人事檔案管理工作作出貢獻。5.加強對人事檔案管理設備的管理。無論是什么類型的人事檔案，對其管理必定離不開專門的存儲設備，人力資源部必須投入大量的財力采購相關設備和設施，例如檔案室的防盜門、防火器材等，并配備專職人員進行定期的檢查。此外，要不斷地檢查檔案管理設備的性能，對于超出使用年限的設備，要及時逃脫和更新。6.加強人事檔案管理人員隊伍的建設。建設處一支具備超高素質的人事檔案管理隊伍將直接提升檔案管理水平，所以要對檔案管理人員進行定期的培訓和教育，增強其思想道德素質和科學文化素質，提高其社會責任心，確保在工作崗位上盡心盡力完成本職工作。

四、結語

通過筆者的詳細敘述我們會清楚的發現，檔案管理具有系統性強、綜合性強、復雜繁瑣的特點，但是這項艱巨的工作關乎工作人員的工作積極性和企業的正常發展，因此，我們需要不斷完善現有的人事檔案管理制度，創新人事檔案管理方式和手段，提升人事檔案管理效率和水平，切實發揮人事檔案管理工作的作用和價值。

作者:劉艷環 單位:中鐵建工集團青島工程有限公司

參考文獻：

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