涉外技術合同管理問題與對策

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[摘要]本文結合科研院所的涉外合作需求，對簽訂涉外技術合同的合同特點和管理問題進行了分析，并提出了相應的對策建議。

[關鍵詞]國際合作；科研院所；涉外技術合同；合同管理

1涉外技術合同的管理需求

在“一帶一路”倡議背景下，科研院所作為國內(nèi)科學研究及創(chuàng)新的主力軍，涉及對外技術合作的活動和項目會日趨增多，其科技創(chuàng)新成果也將有更多的機會走出國門，與其他國家一起開展更加深入的國際技術合作，從而簽訂更多的涉外技術合同，需要有對涉外技術合同的起草、審查、簽訂和履行等一系列與之匹配的管理工作作為保障。目前，涉外技術合同主要是與國外企業(yè)、高校、機構以及注冊在我國的外資企業(yè)所簽訂的技術合同（簡稱涉外技術合同）。隨著國家不同領域的國際技術合作的日益增多，涉外技術合同成為科研院所主要技術創(chuàng)新成果的輸出載體。由于一些歷史原因和經(jīng)濟、政策、科技發(fā)展環(huán)境因素等多方面的影響和限制，我國科研院所的相關管理部門對涉外技術合同的認識不夠深入，管理不夠到位，甚至有些用管理國內(nèi)技術合同的方法來管理涉外技術合同，由此產(chǎn)生了諸多問題。因此，認識涉外技術合同的特點和管理中的注意事項，改變傳統(tǒng)的管理理念和方法，成為科研院所涉外技術合同管理部門工作的重要任務之一。

2涉外技術合同的特點

2.1涉外技術合同的文本。涉外技術合同文本結構相對比較固定，主要包括合同標題（Title）、前言（Preamble）、合同正文（Body）、合同結尾（Closing），其中合同正文一般含定義條款、合同內(nèi)容和范圍、價格及支付條款、技術資料的交付、改進、知識產(chǎn)權歸屬、保密條款、限制性條款等，合同的內(nèi)容和范圍是合同的實質(zhì)所在，需要明確合同標的，規(guī)定具體的技術資料內(nèi)容等。2.2涉外技術合同的格式。因為一些特殊原因，在實際工作中國內(nèi)科研院所沒有統(tǒng)一的涉外技術合同文本模板。有的單位采用國家規(guī)定的相關制式合同文本，有的單位采用各自法人單位的統(tǒng)一合同文本。與此同時，由于合同雙方實力上的不對等，導致國內(nèi)科研院所在簽署涉外技術合同時通常很難要求外方用自有的合同格式。在多數(shù)情況下，需要采用對方的合同格式或與對方協(xié)商，共同制定合同格式。2.3涉外技術合同的用詞。涉外技術合同用詞一般有三大特點：嚴謹、正式、專業(yè)。如may、shall、must的選用應根據(jù)實際權利義務的約定謹慎使用。除了Jurisdiction、Govern等合同術語外，還會頻繁使用hereinafter、hereby、thereof等一系列虛詞。在涉外技術轉(zhuǎn)讓合同中會用exclusive、non-exclusive來區(qū)分獨家和非獨家轉(zhuǎn)讓。2.4涉外技術合同的法律適用及糾紛解決。涉外技術合同因其涉外屬性，為公平解決合同雙方當事人的權利義務糾紛，沖突規(guī)范往往會指向國外法律、國際慣例或國際條約，對于爭議或者糾紛的解決會選擇在獨立的第三國仲裁。

3涉外技術合同管理中的注意事項

涉外技術合同管理是一個系統(tǒng)工程，只有在有效的管理制度下，才能確保合同管理工作的正常有序進行。目前國內(nèi)科研院所的涉外技術合同管理中有一些內(nèi)容需要格外注意，具體如下：3.1做好前期準備工作。選擇合作伙伴是保證合作項目成功的重要條件。大多數(shù)科研院所對于國內(nèi)合作伙伴的資質(zhì)審查非常嚴格，從營業(yè)執(zhí)照復印件、組織機構代碼和稅務登記證，到現(xiàn)在的三證合一，都需要提供并在相關合同管理系統(tǒng)上建立信息并存檔。然而，由于國外對企業(yè)法人的管理要求和模式與國內(nèi)不一樣，很難提供相關的資質(zhì)證明，只能靠外事部門通過其官網(wǎng)進行了解，或由對方人員自我介紹，但由此引發(fā)的信息的真實性與可靠性有待考證。因此，法律部門應協(xié)助外事部門對外方當事人的資質(zhì)進行審查，要了解外方的法人資格，履約能力和商業(yè)信譽等各方面的情況，為雙方的合作奠定扎實的基礎。3.2具備清晰的審批流程。科研院所的國際技術合作不僅關系到自身的利益，還涉及到國家安全秘密等相關問題，因此科研院所對技術出口必須加強管理，而明確的逐級審核流程和會簽制度是有序管理的前提保證。3.3實行規(guī)范的信息化管理。隨著科研院所國際交流合作等活動的日趨頻繁，合同簽訂管理逐漸規(guī)范，但各級合同審批人員出差已成為常態(tài)化，而審批制度的規(guī)范管理又決定了審批手續(xù)的必要性。因而為了不耽誤日常工作，適應現(xiàn)代化的管理要求，涉外技術合同線上審批系統(tǒng)應運而生。結合網(wǎng)絡安全技術的日益完善，遠程審批已逐漸成為科研院所信息化管理的發(fā)展趨勢。3.4提升管理人員的綜合能力。涉外合同與中文合同最大的區(qū)別就在于其文字和句法的理解，另外對于專有術語的不了解，也會給管理涉外技術合同帶來不少麻煩。有些單位負責涉外技術合同的人員具有良好的英語能力，但缺少相關的法律知識支持，而有些正相反。因此對管理涉外技術合同的人員而言，較高的綜合能力是不可或缺的，既要求他們有相關的技術常識、法律知識，又需要有專業(yè)英語背景的支持，所以培訓是必不可少的，但對涉外技術合同管理工作人員的培訓不能只限于日常管理中的學，應開展定期有計劃的系統(tǒng)學習和深造，比如定期選派管理人員到有項目合作的國家進修或到相關外資企業(yè)進行短期實習，進行開闊視野，提高英語能力、組織管理能力和信息處理能力，這樣才能對涉外技術合同管理工作進行正確、有效的組織、協(xié)調(diào)和服務。同時，在實際工作中多做項目，從實戰(zhàn)中獲取經(jīng)驗也是一種快速提高涉外技術合同管理人員綜合能力的有效途徑。另外，各科研院所可以加強與其他兄弟單位的溝通交流，借鑒彼此的成熟經(jīng)驗，這樣也可以有效地提高合同管理人員的業(yè)務水平。3.5財務部分不容忽視。涉外技術合同中涉及的合同金額、幣種問題、繳稅問題，以及銀行手續(xù)費的承擔等一系列財務問題，如果合同主辦部門能與財務部門先進行溝通、達成一致，則在與外方簽署合同的時候就會做到事半功倍，就能避免了到合同付款及繳稅階段，由于企業(yè)所得稅及增值稅等相關稅費由中方還是外方承擔、對方是否同意開具含稅發(fā)票等一系列問題，導致不能按時付款等財務相關問題。3.6建設合同審批的“綠色通道”。盡管許多科研院所都有各自的合同管理系統(tǒng)和相關的審批流程，但商場如戰(zhàn)場，技術市場亦是如此，機會稍縱即逝。例如，由于各種原因需要在現(xiàn)場馬上簽字，否則將失去簽約條件，這種情況就需要有與之匹配的特殊審批流程相輔相成。這樣既能夠及時簽約抓住商機，又不會因此破壞合同管理相關的規(guī)章制度，一舉兩得。3.7注重對合同履行的監(jiān)督管理合同簽訂完成并不意味著大功告成，相反，這只是相關貿(mào)易合作的開始。科研院所要從自身和合同簽署方兩個方面入手，加大力度進行監(jiān)督和管理。對自身就是要嚴格檢查各個相關部門履行合同的情況，切實按照合同規(guī)定的內(nèi)容進行逐級落實；對對方就是要與其進行及時有效的溝通，當出現(xiàn)問題或爭議的時候，運用各種途徑，比如電話會議，視頻會議，甚至派技術人員上門服務等，及時了解情況，解決問題，不留后患。與此同時，如果能以中英文相互對照的文本格式或中英文版來簽訂涉外技術合同，不但可以讓合同簽署雙方能夠準確地理解合同文本所要表達的內(nèi)容，同時在進行技術合同認定及付款的時候，不必再耗時準備翻譯文本，以此簡化認定過程，縮短納稅及付款時間。

綜上所述，合同起草和管理人員應在實踐中加強學習，把握涉外技術合同的特點，根據(jù)不同國家的法律規(guī)定，擬定適合自身的制式合同文本，同時根據(jù)各單位的實際情況制定相應的管理制度及管理流程，保證合同的簽訂和履行規(guī)范、可行，進一步防范技術合同風險，從而保障科研單位和科研人員的利益。

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作者:金婧 單位:中國石化石油化工科學研究院