事業(yè)單位人事檔案管理制度分析

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1.事業(yè)單位人事檔案管理制度存在的問(wèn)題

1.1人事檔案管理制度不健全

人事檔案是事業(yè)單位檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系事業(yè)單位在編人員的信息記錄，而且關(guān)系到上級(jí)人事管理部門(mén)相關(guān)工作的統(tǒng)籌安排。但是，當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理制度不健全，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)全面綜合的有效管理。首先，事業(yè)單位現(xiàn)行人事檔案管理制度集中在檔案存儲(chǔ)方面的管理，沒(méi)能?chē)@人事檔案全過(guò)程制訂完善的管理制度，因此影響了事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)收集的全面性和檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性。其次，目前事業(yè)單位人事檔案的使用制度還十分缺失，存在著重儲(chǔ)存和輕視使用的問(wèn)題，不僅沒(méi)有完善基本的人事檔案資料借閱使用制度，而且導(dǎo)致人事檔案存在著較大的借閱使用風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重的影響了人事檔案管理效率和質(zhì)量。

1.2人事管理制度執(zhí)行較為困難

目前事業(yè)單位人事檔案管理還處在深化改革期，特別是隨著事業(yè)單位分類(lèi)改革的不斷深入，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理要求不斷的增多，這不僅增加了事業(yè)單位人事檔案管理的復(fù)雜性，而且影響了事業(yè)單位人事檔案管理制度科學(xué)發(fā)展。首先，事業(yè)單位現(xiàn)行的人事檔案管理制度普遍落后于時(shí)代的發(fā)展要求，沒(méi)能根據(jù)信息時(shí)代的新要求和傳統(tǒng)紙制檔案數(shù)據(jù)缺失的復(fù)雜現(xiàn)實(shí)，及時(shí)修訂出完善和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理制度。其次，事業(yè)單位人事檔案不僅關(guān)系到事業(yè)單位職工的職稱(chēng)評(píng)定，而且關(guān)系到工資晉級(jí)，職務(wù)升遷，還涉及到醫(yī)保和養(yǎng)老保險(xiǎn)、老職工住房補(bǔ)貼調(diào)整等。上級(jí)人力資源和社會(huì)保障局、社保局、住房公積金中心等不同部門(mén)（處室）對(duì)基層事業(yè)單位人事檔案都有不同的使用要求和檔案處理要求，這使得基層事業(yè)單位不得不針對(duì)多個(gè)部門(mén)，以及多部門(mén)開(kāi)發(fā)的軟件進(jìn)行檔案整理，實(shí)質(zhì)上嚴(yán)重的影響了人事檔案管理質(zhì)量。

1.3與檔案管理制度配套設(shè)施不完善

事業(yè)單位人事檔案的作用日益突顯，不僅現(xiàn)有管理制度和基本規(guī)范存在著缺失，而且現(xiàn)有事業(yè)單位人事檔案管理部門(mén)的設(shè)施設(shè)備不能支持制訂的執(zhí)行。首先，事業(yè)單位需要不斷更新退休職工信息，需要根據(jù)實(shí)際人事檔案記載來(lái)輔助工會(huì)、社保等部門(mén)按年度要求采集基本的信息，由于現(xiàn)代人口的流動(dòng)大，傳統(tǒng)的電話聯(lián)系方式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的實(shí)際需求，先進(jìn)的指紋采集、影像視頻采集設(shè)備還不是人事檔案管理部門(mén)的標(biāo)配。其次，目前基層事業(yè)單位的主管局，與事業(yè)單位人事檔案相關(guān)的分管局的各處（室）都開(kāi)發(fā)出與人事檔案有關(guān)的軟件，有些涉及到事業(yè)單位人事編制的軟件還有相當(dāng)密級(jí)，需要運(yùn)用密鑰進(jìn)行登陸操作，雖然上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)了無(wú)線聯(lián)接設(shè)備，但是基層單位仍沒(méi)有配備與其專(zhuān)門(mén)聯(lián)通的計(jì)算機(jī)，以及保證無(wú)病毒環(huán)境的專(zhuān)用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等設(shè)備，這不僅不符合上級(jí)有關(guān)人事檔案管理制度的規(guī)定，而且影響了基層事業(yè)單位人事檔案管理制度的落實(shí)，存在著較大的安全隱患問(wèn)題。

2.優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的方法

2.1提升人事檔案管理人員責(zé)任意識(shí)

全面優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的執(zhí)行水平，需要全面提高事業(yè)單位人事檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。首先，要在事業(yè)單位人事檔案管理制度中明確各級(jí)相關(guān)人員的責(zé)任，著力加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、主管責(zé)任、連帶責(zé)任進(jìn)行劃分，加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)責(zé)任的認(rèn)識(shí)，提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。其次，組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)生相關(guān)的法律法規(guī)，特別是要認(rèn)真學(xué)習(xí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作規(guī)程，要求人事檔案管理人員按照程序進(jìn)行嚴(yán)格操作。

2.2配置人事檔案管理專(zhuān)業(yè)人才

為了全面做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，有效落實(shí)事業(yè)單位人事檔案管理的制度，還必須配置專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人員，全面提高人事檔案管理人員的履職能力。首先，從事業(yè)單位人事檔案管理的實(shí)際需求出發(fā)，盡可能的把懂得相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有著從事此項(xiàng)工作基本素養(yǎng)的人員配置到具體崗位上來(lái)。其次，加強(qiáng)必要的事業(yè)單位人事檔案管理工作的培訓(xùn)，注重從各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體操作流程，以及業(yè)務(wù)辦理和人事檔案管理制度改革的需要角度進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)。

2.3促成人事檔案管理制標(biāo)準(zhǔn)化

為了提高基層事業(yè)單位人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，必須對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)行人事檔案管理制度進(jìn)行修訂，要在上級(jí)機(jī)關(guān)的主持下，保證基層單位執(zhí)行科學(xué)有效的人事檔案管理制度。首先，由省、市相關(guān)部門(mén)出臺(tái)基層事業(yè)單位人事檔案管理制度的規(guī)范文本，由基層事業(yè)單位按照實(shí)際情況進(jìn)行人事檔案管理制度的修訂。其次，上級(jí)組織專(zhuān)家按照不同單位情況進(jìn)行管理制度審核，重點(diǎn)找出基層事業(yè)單位人事檔案管理制度存在的漏洞。

2.4提升管理制度履行輔助條件

為了保證事業(yè)單位人事檔案管理制度的順利履行，必須提供必要的支撐條件。首先，針對(duì)事業(yè)單位的實(shí)際需求，提供制度履行必要的設(shè)施設(shè)備，保證人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。其次，提升人事檔案管理的信息化辦公環(huán)境，建立起現(xiàn)代化的人事檔案使用和借閱信息化系統(tǒng)。第三，進(jìn)行必要的使用密級(jí)管理，減少基層單位人事檔案數(shù)據(jù)傳遞管理負(fù)擔(dān)。第四，使基層人事檔案管理人員向數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性方向傾斜，重點(diǎn)做好數(shù)據(jù)收集工作。

優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度，必須從事業(yè)單位人事檔案管理制度執(zhí)行中存在的問(wèn)題著眼，全面提升事業(yè)單位人事檔案管理的履職能力，減少不必要的工作負(fù)擔(dān)，在優(yōu)化環(huán)境的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理制度的有效落實(shí)。

作者:戰(zhàn)揚(yáng) 單位:黑龍江省三江工程建設(shè)管理局

參考文獻(xiàn)：

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