機關檔案規范化管理探討

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摘要：檔案管理是機關工作的一項重要內容，涉及事項很多，工作較為繁雜，需要不斷提升規范化水平。對此，檔案管理人員應盡快轉變思想理念，跟上時展步伐，創新機關檔案管理工作方法，加快信息技術、網絡技術、數字化技術的應用，提升機關檔案管理工作效率，為今后的查詢與利用提供便利，確保真正發揮出機關檔案的應有價值。

關鍵詞：機關；檔案管理；規范化

機關檔案具有較高的保存價值，需要不斷提升管理工作的標準化、規范化和科學化水平。但是從現階段情況來看，很多單位仍然采取手工方式管理機關檔案，在檔案存儲過程中，也以手工擺放為主，查找時會浪費大量時間與精力，甚至部分單位對一些業務性檔案的管理，基本上由相應科室負責，這樣不利于機關檔案的集中保存。對此，我們要充分認識到機關檔案管理工作的重要性，積極探索更加有效的方法，讓機關檔案得到規范化管理，為機關單位的發展作出貢獻。

一、機關檔案管理工作現狀及存在的問題

當前很多機關檔案主要通過手工操作的方式來管理，除了要做大量的整理、歸檔工作以外，也為今后的檢索帶來不便。一些單位為讓重要檔案得到有效保護，會實行兩套檔案管理制度，導致在財力、人力和物力上的浪費。隨著時代的快速發展，傳統檔案管理模式已經不能滿足新時期要求，機關檔案管理工作也更加注重速度與效率，這點需要盡快改進。對檔案管理人員而言，必須具備較高專業能力，才能將機關檔案管理做好。但是很多檔案管理人員一般身兼數職，在機關檔案管理工作上投入的時間與精力不足，加之人員變動比較頻繁，也讓這項工作無法穩定、持續開展。檔案管理人員素質參差不齊，導致歸檔文件發生各種各樣的問題，不能讓機關檔案得到規范化管理。個別檔案管理人員對機關檔案認識還停留在保密層面上，認為只有管理好機關檔案即可，從而忽視了整理與分類工作。這使機關檔案管理工作非常混亂，既不利于今后的查詢與利用，也很難真正體現出機關檔案的價值。

二、加強機關檔案規范化管理的策略

（一）激發檔案管理人員的工作熱情。機關檔案管理工作比較單調、枯燥，加之不注重創新工作方法，主動服務工作途徑較少，從而讓機關檔案管理工作顯得死氣沉沉，毫無活力。對此，機關檔案管理部門要引起高度重視，盡快轉變檔案管理工作理念，要從以往的事后收集材料逐步轉變成事前介入和事中參與。一是嚴格實行激勵機制。要將競爭激勵機制引入到機關檔案管理工作中，消除機關檔案管理部門長期存在的“鐵飯碗”現象，通過公平競爭與擇優上崗的方法，逐步形成優勝劣汰的良好局面。這樣才能切實增強檔案管理工作人員主動意識，督促他們認真開展工作，將自身的最大潛能發揮出來，提升機關檔案管理工作的規范化水平。二是轉變思想理念，將自身價值體現出來。由于一些檔案管理人員不清楚自身職責，對機關檔案管理工作重要性認識不到位，很多時候都只是在應付工作，不清楚自身為社會所產生的影響。對此要抓好宣傳工作，加大對檔案管理人員的教育力度，不斷提升他們的工作能力，能夠明確工作目標，產生出較強的工作熱情。這樣才有利于機關檔案規范化管理工作順利開展，并創造出更大的價值。（二）加強機關檔案合理硬件與制度建設。機關檔案類型眾多，主要包括文書檔案、業務檔案、紙質檔案以及電子檔案等，為提升規范化管理水平，應該盡快對檔案管理制度予以完善。一是從《中華人民共和國檔案法》的相關規定出發，將所需硬件配置齊全，建立專門的庫房存放機關檔案，同時設置專柜，整齊排列，規范管理，完善檢索工具，為今后查找提供便利。庫房要常通風，保證整潔衛生，禁止在庫房中吸煙，防止出現火災，切實將防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵及防光等措施做到位，延長檔案使用壽命。二是完善機關檔案管理網絡。要加強領導與規劃，制定機關檔案管理工作總體要求，建立與之相應的管理制度，為機關檔案管理工作提供有效的督促與指導。要安排專人對文書、業務等檔案進行管理，并主動深入各個科室，全面掌握其主要業務活動狀況，提出統一、規范的立卷要求。這樣各業務科室才會主動形成有較高保存與利用價值的文件材料，可以及時立卷與歸檔。在文件材料歸檔以后，應加強其歷史聯系，將保持價值嚴格區分開來，分類整理，立卷和案卷標題也要確切、簡明，為保管與利用提供便利。三是對檔案借閱手續提供嚴格規定，這樣可以避免出現機關檔案隨意借發的情況，為機關檔案的完整提供可靠保障。（三）重視機關檔案管理數字化建設。將計算機應用到機關檔案管理工作中，能夠隨時輸入與更改，提升存儲的密度，避免對空間造成浪費，這樣機關檔案將得到長期保持，也不容易出現破壞的問題。加快機關檔案管理數字化建設，內部局域網能夠提供網上查閱功能，讓機關檔案信息變得更加便捷。利用計算機收集與上傳資料的過程中，必須認真進行分辨，提升信息錄入的可靠性與準確性，要通過嚴格審查以后，才能將檔案材料進行歸檔。材料在上傳以后，應提升材料的保密性與真實性，對開放性檔案而言，應確保只能可讀，不能進行下載與修改。此外，還要注重安全性問題，通過配置高效防火墻，防止出現非法入侵的情況。同時，及時對病毒庫進行更新，做好數據庫加密工作，對重要數據信息進行備份，將用戶權限設置好。這樣機關檔案管理數字化建設才能順利開展，為實現規范化管理打下基礎。（四）改進機關檔案管理工作方法。因為思想上不重視機關檔案管理工作，造成工作方法也長時間得不到優化，仍然以傳統的檔案管理模式為主，為機關檔案的準確性、真實性和完整性帶來不利影響，也不能提升規范化管理水平。對此，我們需要對機關檔案管理工作廣泛進行改進，確保其更加規范與科學。一是檔案管理人員要采取紙質、電子版和聲像等形式存儲機關檔案，這樣在某個形式的檔案資料出現丟失以后，有其他備份的資料，讓機關檔案的完整性不受到影響。二是在機關檔案的收集、整理及歸檔等環節上，要確保某個系列機關檔案資料具備連續性特征，以此提升機關檔案管理工作的規范化與科學化水平，更好地為機關檔案事業發展服務。三是要打造檔案統計系統、檔案檢索系統和檔案借閱系統，做到機關檔案資料的清晰明了，避免出現丟失、破壞等問題，讓機關檔案資料能夠長久保存下去，為機關單位的發展提供決策作用。

總之，機關檔案管理是一項復雜、系統的工作，為提升規范化、科學化水平，需要我們充分認識到機關檔案管理工作的現狀，不斷改進管理工作方法，才能提升機關檔案的利用率。因此，在信息時代背景下，我們還要將各種現代化技術利用起來，建立相應的管理制度，激發檔案管理人員的工作積極性。只有這樣，才能讓機關檔案管理工作更加規范、有序地進行，為機關單位的進一步發展奠定良好的基礎。

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作者:俞燕 單位:濟南市農業機械推廣站