單位人事檔案規范化管理措施

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【摘要】目前我國許多單位中人事檔案存在著很多弊端，主要是人事檔案管理不規范，現代化管理程度不高，造成這一狀態的原因并不是單一的，而是由管理的意識、管理的技術、管理的標準化等諸多因素造成的。因此認清當前單位人事檔案管理現狀，強化任務需求，完善人事檔案管理標準化制度，適應當前單位高級人才的快速流動，適應社會發展的需求，是單位檔案管理工作者面臨的急迫任務。

【關鍵詞】單位檔案；人事管理；規范化；管理措施

一、當前單位人事檔案管理存在的主要問題

（一）現狀分析。一是存在傳統的單位人事檔案信息化改造不完善，還有很大一部分的人工紙質檔案建檔沒有數字化處理，與數字化網絡平臺結合不好，沒有充分發揮出網絡平臺的快捷效能，自然造成單位人事檔案信息交流慢，更難達到資源共享；高層次的人才信息儲備不足，也不全面；單位最新人才需求信息收集不全面；單位人事檔案沒有一個完整的標準化的管理制度，造成單位數字化設備管理利用程度不高，對一些單位人才快速變動的信息收集變更不同步，很容易出現單位人才檔案管理的空白。二是對新的用人機制的檔案信息管理滯后，當前國家對單位干部人事制度的管理變更比較大，對單位原有的與新進的員工一改過去單一的固定工管理模式，采用全新的聘用制、制、兼職制以及社會購買服務的新型用人機制，這都需要對過去的用人機制進行改造，采用全新形勢下的人事檔案管理模式。三是單位人事檔案管理形式呈現出多樣化，對于當前單位的人才利用渠道來說大學畢業生不是唯一的，而是有社會招聘、不同單位的調入、還有國際的人才招聘。由此而形成的人才檔案管理也出現多樣化，有原有的體制內人事關系，還會有許多其他形式的聘用關系，比如社會購買服務、等；人事關系中的工資關系變化也比較大，新出現的基礎工資、工齡工資、各種津貼、績效工資等，豐富了單位人事檔案的內容。因此，傳統的人事檔案管理模式確實到了需要進行改造的時候。（二）單位人事管理制度的問題。快速發展的單位，人才流動大，要求人事檔管理“短平快”，而許多單位的人事檔案管理制度跟不上人才流動的節奏，影響了單位對急需人才的招聘與使用，出現了一些單位人才的檔案的空檔與缺檔，甚至棄檔與死檔。急需人才的單位在招聘人員時，無法及時得到有用的人才信息，更不能完成引進人才的同步建檔，對后期的人才使用造成很大的麻煩。有很多單位由于人事管理制度不完善，以至于單位人事檔案信息錄入不同步，信息現代化程度不高，由此形成的數據庫既不先進又不全面，根本不可能真實的反映單位人才的真實情況，由于制度的不完善，單位人事檔案的可信性與利用情況不可能有一個好的結果。還有，由于人事檔案管理制度的落后，相關的考核與檢查措施也要求不高，直接會造成單位人事檔案信息質量低下，充分的人事檔案利用也就無從談起。

二、單位人事檔案管理規范化應采取的措施

（一）創新思路，采取人事檔案管理新措施。單位人事檔案管理在領導健全，人員到位的情況下，根據新形勢下國家人事檔案管理新規定，首先轉變思想觀念，創新思路，制定單位切實可行的單位人事檔案管理制度，讓從事人才檔案管理的工作者，都有依據地開展工作，這樣單位的人事檔案面廣，質高，確實起到人才交流的重要作用。其次在人事檔案管理制度的框架下，充分利用檔案管理的現代化設備，實現單位人才信息全數據管理，并充分利用網絡優勢，實現單位人才信息的資源共享。再次細化單位人事檔案管理要求，開始環節的人才信息的采集、建檔要真正實現標準化。要對本單位各類人才進行分類建檔，區分專業人才與非專業人才。專業技術人員，在完善其基本的信息要求下，重點要對展現專業性人員的內容進行重點錄入，反映其專業的特長，以便于人才的后期使用與交流。單位內的辦公人員的在錄入基本信息的基礎上，多錄其平常方面的優秀表現，重點是平時品德的表現；后勤保障方面的工作人員，應當根據不同工作的錄入個人信息的基礎上，再集中錄入一些個人在特殊事件中的一些優秀表現。通過人事檔案管理制度的管理，讓從事人事檔案管理工作者的政治覺悟普遍特到加強，職業水準更加提高，真正樹立起人事檔案管理就是單位對人才的管理并為單位發揮最好服務的思想意識，從而為單位交流人才、利用人才、選拔人才、培育人才發揮出最佳作用。（二）加強單位人事檔案管理中的數據庫建設。單位人事檔案數據庫建設至關重要，人事檔案管理規范化建設的首要的就是完成單位人才信息資料的數據庫建設，含有的信息比較多，要分類分時期建立，主要包括：出生年月、畢業學校、個人簡歷、學位、專業等基礎信息。其次單位人事檔案管理工作者，根據單位每年或每次人才錄用與交流，及時錄入各類人才的基礎信息資料，利用人事檔案管理的先進設備，實現單位對人才的完整與準確的動態管理，同時做好單位人才信息資源的保密，并對單位人才的工作業績隨時進行量化管理，最大限度的滿足單位對人才高效利用的信息需求，實現單位人事制度改革的人才管理目標。

三、總結語

總之，每個單位的人事檔案管理工作規范化管理，是當前單位快速發展的必然要求，是單位人事檔案工作者全面開展工作的重要依據，是單位發展過程中的一項基礎性的工作，刻不容緩，單位分管人事檔案的領導必須引起高度的重視，充分利用網絡化管理平臺，讓人事檔案中的人才信息發揮出真正的價值，實現單位人事檔案信息真正意義上的可操作性，最終為單位優秀人才資源的開發與利用發揮更大的作用。

作者:郭娜娜 單位:濰坊市公共資源交易中心

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