事業單位檔案管理開展精細化管理

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摘要：精細化管理對加快檔案工作效率，解決傳統檔案管理中的問題有重要的價值。運用精細化方式進行事業單位檔案管理工作，可以實現對檔案管理各個環節的分解，解決傳統事業單位檔案管理中問題。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；精細化；問題分析

精細化是事業單位檔案管理工作的發展方向，本文圍繞目前事業單位檔案管理工作中表現出弊端，闡述精細化對事業單位檔案管理工作的重要價值，以事業單位檔案管理為目標，創新使用有效的事業單位檔案管理工作方法。

一、事業單位檔案精細化管理存在的主要問題

(一)缺乏有效的規章制度。事業單位檔案精細化管理缺乏有效的制度保障，現有的制度沒能從精細化管理的角度進行有效要求，導致事業單位檔案管理工作缺乏完善的制度用于日常操作參考，致使不少事業單位的部門沒能重視開展檔案的精細化管理工作。例如，事業單位現行檔案管理制度對檔案管理主體、客觀、項目、時間、形式與規格等標注不完善，缺乏必要的檔案管理實例分析，不到有效突破傳統檔案管理方式阻礙，沒能在科學的制度保障下提高檔案管理的規范性，影響了檔案的質量，同時也不利于給檔案管理提供指導依據，無法有效解決傳統檔案管理中的現實問題。(二)信息化應用程度較低。事業單位檔案管理的信息化應用程度較低，現有的管理手段不能夠符合其管理的要求，嚴重阻礙其進行有效發展。第一，有些單位因資金問題或其他原因，沒有現金的檔案管理設備，現有的檔案管理系統不利于提高檔案管理工作水平，影響了檔案管理工作的質量和效率，不能促進檔案資源的深度挖掘。其次，事業單位在檔案管理設備的更新投入方面缺乏計劃性，不注重長期經常性的更新檔案管理設備，不能開發相應的檔案管理系統，導致檔案管理設備與軟件存在滯后問題。第三，當前事業單位還缺乏完善的檔案管理體系，檔案管理工作不能按照標準化的方式開展，這使得檔案管理工作的效率相對較低。(三)檔案資源利用率較低。當前事業單位檔案資源的利用率較低，不少事業單位的檔案管理沒能從提高利用率的角度進行改進，現有的檔案管理手段不滿足檔案使用服務的需求。例如，檔案管理的功能性發展滯后，這造成檔案管理工作理念的落后，沒能有效發揮各級檔案管理人員職能，影響了檔案管理工作的有效性。其次，檔案管理工作的流程優化不足，傳統的檔案報送與傳遞方式影響了檔案提供的效率，不利于檔案管理部門及時有效的獲得相關信息。第三，有針對性的提供檔案資源，已經成為促進檔案精細化管理的重要手段，我國事業單位在個性化服務方面還處在初級起步階段。

二、精細化對事業單位檔案管理價值

(一)實現服務利益最大化。精細化管理可以對事業單位檔案管理起到促進作用，有助于實現事業單位檔案管理價值的最大化，可以更好的引導其向著深層次發展，使檔案管理制度得以落實，培養良好檔案管理文化氛圍，保證檔案管理制度的有效落實。通過精細化的管理方式可以仔細審視檔案管理的全過程，找出其問題所在，強化工作人員管理意識，采用有針對性的管理方法。通過精細化管理打造的檔案運行氛圍，可以促進事業單位員工、事業單位服務對象認識其價值，加速管理方法創新，以促進其穩定健康發展奠定必要基礎。(二)推動檔案事業可持續發展。采用精細化管理模式，能夠提高其工作目標，可以滿足事業單位更有效的收集數據信息需求。首先，在當前公共服務供給要求不斷提高的情況下，在事業單位檔案管理中采用精細化的管理模式，對事業單位有項收集數據材料有重要價值，可以促進事業單位更好的記載各項數據信息資料，可以幫助事業單位更好的審視以往檔案工作的得失，并且在檔案中總結出各種有價值的數據信息，這對于完善事業單位檔案管理工作體系，找出傳統事業單位檔案管理工作中的問題，為事業單位檔案管理工作與事業單位未來發展提供寶貴的經驗。其次，采用精細化的管理方式還可以明確事業單位檔案管理工作戰略，清晰的界定事業單位檔案管理發展思路，從而促進檔案管理質量逐步提升，為事業單位檔案管理發展奠定良好必要的基礎。(三)提高檔案管理人員的素質。通過精細化的管理方式可以提高檔案管理人同的素質，可以進一步在精細化操作的基礎上改進檔案管理工作制度，明確具體檔案管理人員的崗位職責。精細化的檔案管理方法對檔案管理人員的操作有明確的要求，可以運用相應的制度對檔案管理人員進行必要約束，這對于提高檔案管理工作效率，提升其質量有著無法比擬的作用。精細化的檔案管理方法不僅對檔案管理人員有硬性要求，而且也可以更好的調動檔案管理人員的積極性，可以改進傳統工作強度大，工作效率低的操作方式，可以有效的解放檔案管理人員的時間與空間，從而促進檔案管理事業快速發展。通過精細化的方式可以促進事業單位檔案管理水平不斷提升。

三、事業單位檔案管理精細化的策略

(一)管理制度精細化。首先注重通過有效的修訂落實精細化檔案管理工作的原則和措施。首先，明確檔案管理工作制度，根據國家的檔案管理工作法規制度事業單位的檔案管理工作制度，切實提高檔案管理工作制度的科學性。其次，實現因地制宜的制定事業單位檔案管理工作制度，注重從事業單位檔案管理工作的實際情況出發，有效修訂檔案管理制度與實際不符的問題，保證檔案管理資源、數據信息的完善性和真實性。第三，在豐富檔案管理制度的前提下，運用檔案專業的各種法規，來提高其管理水平，再具體工作時，可以參照相關管理制度，不斷對其加以完善，以達到事業單位檔案管理工作制度的水平和有效性不斷提高到目的。(二)管理技術精細化。事業單位檔案管理精細化與檔案管理科學技術的發展是有密切關聯性的。技術已經成為決定事業單位檔案管理水平重要因素，應當在技術的趨動下促進事業單位檔案管理工作快速發展。第一，以當前先進的科學技術為契機，逐步提高檔案管理工作水平，解決其現實存在的效率與質量方面的問題。其次，運用智能化、數字化的理念提代事業單位檔案的服務水平，運用信息技術進行檔案數據接收，借助優質的資源管理平臺、數據存儲平臺、安全檢測網絡，提高數字化事業單位檔案的供給力度。第三，檔案管理工作的技術更新應當成為常態，能夠在精密計劃、精神控制與精心操作中更好的在事業單位檔案管理中體現出技術優勢。(三)管理流程精細化。針對事業檔案運轉的流程進行精細化管理，有效提高其工作質量，解決目前存在的問題，使其管理水平上一個新臺階。首先，圍繞著電子檔案管理的一般流程制定具體的管理措施與步驟，切實強化收集、整理、鑒定、保管與移交等幾個環節的精細化，科學審視上述環節的問題，不斷的提高具體檔案管理水平。其次，根據檔案管理工作的標準，在上級檔案局的統一要求，著力加強檔案的總目錄、卷目錄、類目錄的管理，注重開展好檔案數據掃描工作，從而提高檔案的信息利用率。第三，加強電子文件的流通管理，重點在互聯網環境下保證電子檔案安全，保證傳遞的安全性和完整性，滿足現代化進程下檔案管理工作需求，避免其現實問題影響工作進程。

四、結論

綜上所述，事業單位開展檔案管理的精細化工作，應當從事業單位的現實情況出發，圍繞著事業單位檔案管理工作的需求，改善著眼點，全面落實檔案管理工作要求，提高檔案管理工作有效性。

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作者:李易 單位:國家新聞出版廣電總局九五一臺