小學檔案管理系統分析

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檔案管理是小學重要的基礎性工作，是一項不可或缺的長期性的基礎工作。然而，作為學校的一種記錄，絕大部分檔案常年被放置在檔案館中，無人翻閱，這是缺乏對檔案重要性認識的一種表現形式。尤其是在現代，信息量巨大，錯綜復雜，搜尋所需信息比以往要更加困難。更新觀念，轉變傳統的思維方法，樹立正確的檔案意識，是小學校目前急需的改革方向之一。

一、現有小學檔案管理方式主要存在的幾個問題

（一）管理不規范，隨意性較強。信息化的時代，學校所面臨的數據和信息量巨大，由于缺乏統籌規劃，學校各部門會根據自身條件開展檔案工作。檔案管理的開展完全依靠管理者對自身工作的認識，如果管理者缺乏對檔案的認識，把檔案管理當作一個附屬產物，就會隨意地變更檔案管理方法和人員，使得有效信息不能及時歸檔。（二）內容不健全，管理模式單一。目前小學校檔案管理載體的多元性，使得信息豐富多彩。檔案進行分類整理的主體也變得多元化，不僅有學生檔案，還有科研檔案，更有學校的發展檔案，由于采用現代信息技術，使得這些檔案的來源變得豐富化和多元化。面臨這種現狀，小學校目前的檔案管理仍采用傳統的模式，對不同類型的文件檔案很難進行全方面的歸檔管理，造成收集內容的不健全，管理模式結構單一。（三）技術水平落后，設備投入不足。檔案管理要實現信息化，必須掌握和擁有現代的信息技術和設備。首先要保證檔案信息的安全，在網絡技術條件下，學校必須具有相應的防止網絡危機的檔案管理技術。其次，檔案管理，重要的是對檔案信息的管理，信息化是一個系統的漫長的過程，需要多部門、多環節、長期地進行合作、調整與協調。大部分的小學校，目前的管理都處于起步階段，技術水平相對落后，設備投入明顯不足。（四）領導者檔案思想意識薄弱，缺乏知識管理的思想。目前大部分的領導者都將檔案管理視為已有檔案的歸類整理過程，缺少動態的和長期的看待檔案管理的思維意識。知識管理的思維意識淡漠，對檔案管理的重要性認識缺乏。

二、知識管理理念給小學檔案信息化發展帶來的機遇和挑戰

（一）知識管理觀念帶來的機遇。站在知識管理的角度出發，重新認識檔案在學校中的所處的位置和發揮的作用。把檔案看作是學校知識信息的來源，檔案工作是對知識進行挖掘、收集、歸納的過程，而不僅僅是保管檔案的過程，基于這種認識，才能更好地發掘檔案中所包含的信息知識，更加充分地了解和認識檔案當中所包含的隱形知識，更好地對學校的信息進行分類，提高信息的利用效率，使得檔案管理更好地為學校的發展服務。（二）知識管理帶來的挑戰。知識管理的思考方式不僅僅帶來了機遇，同時也有很大的挑戰。信息化在方便收集和處理信息的同時，也為檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。電子文件信息量巨大，載體多樣化，對這樣大量的文件進行歸類分檔，去偽存真，需要用現代的數字化手段進行檔案管理。通過檔案管理的方式，挖掘學校的內部信息，就要求將學校的檔案管理以知識的方式作為支撐。在歸檔之前，必須全面和系統地了解學校所應掌握的知識體系與結構，同時還需要掌握檔案管理的技術，只有二者做到有機結合，才能夠把知識管理和挖掘應用做到有機結合。

三、強化知識觀念，創建共享的小學檔案管理文化

（一）構建學校的知識體系，樹立檔案管理新模式。學校作為知識的發源地與傳承地，徹底梳理學校創建的知識體系，以梳理后的知識體系為根本，以檔案管理為載體，以現代的信息技術為手段，構建學校的現代知識體系。學校各部門之間會產生溝通障礙，以檔案管理為載體，突破部門之間的障礙，構建一種共同學習的文化氛圍，形成學習型組織。（二）大力推動檔案管理信息化建設。對于學校的管理者，應通過檔案方面的學習，強化對檔案管理重要性的認知，針對檔案管理中遇到的各種困難，集思廣益在人力物力財力方面予以充分的支持，對檔案管理進行長期的規劃，使得檔案管理工作能夠順利地進行。采用標準化的方式，建立統一的管理制度。充分考慮學校自身的特點，檔案管理部門對學校的信息化過程要全方位地參與，使得檔案管理信息化有序進行，建立檔案信息化的技術標準，保證檔案工作和技術變化的有序化。（三）推進隱性知識顯性化。根據冰山法則，學校的知識體系中大量的是隱性知識，而顯性知識只是表象上的很少的一部分。隱性知識，是那些沒有記錄下來的知識，或者是沒有被充分發掘出來的知識。學校隱性知識的顯性化，必須借助一定的平臺才能實現，可以利用組織教育專家講座、內部出版雜志、組織在線學習、開拓電子論壇等手段，同時也積極鼓勵每位教師總結經驗，以論文的形式來共享，形成一種扁平化的、通暢化的信息溝通渠道，推進隱性知識顯性化。

參考文獻

1.徐擁軍.企業檔案知識服務的理論依據與實踐方法[J].檔案學研究,2010.5

2.劉春波.對民營企業檔案工作的幾點思考[J].黑龍江檔案,2011.2

3.邱鵬飛.促進民營企業檔案工作有序發展的思考[J].四川檔案,2012.2

作者:王珊珊 單位:哈爾濱市師范附屬小學校