事業單位外事檔案管理論文

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一、外事檔案管理存在的問題

1.管理意識淡薄，外事檔案材料收集缺乏完整性

外事檔案是事業單位對外交流與合作中各項活動的詳實記錄，是珍貴的信息資源，應該盡可能地保證其完整性。然而在實際工作中，由于外事檔案管理人員缺乏管理意識，對外事檔案管理的重要性認識不足，以致經常把注意力集中在外事活動的最終結果上，而對于外事檔案材料的收集只是走一個過程而已，造成外事檔案材料收集出現不完整的現象。事業單位對外事檔案管理的重視程度不夠，管理意識淡薄，工作效率低，因而不能充分發揮外事檔案的作用。同時，事業單位人員的綜合素質與工作態度也決定著事業單位的發展高度。若工作人員在外事檔案管理過程中缺乏積極性和責任心，延后更新檔案內容，不能做好外事檔案工作，必將給事業單位的檔案管理工作帶來消極影響。

2.不重視外事檔案管理工作，沒有健全的外事檔案管理制度

許多事業單位的領導對檔案管理不重視，沒有配置較好的檔案硬件設施，也忽視對外事檔案工作人員的培養。檔案管理人員沒有經過定期系統的培訓，缺乏理論知識，管理水平欠缺，難以保持較高的綜合素質，無法滿足現階段的社會需要。在信息化飛速發展的當今社會，事業單位外事檔案管理工作存在的諸多問題使檔案管理日趨落后，缺少信息化的管理手段，阻礙了外事檔案管理工作的穩定發展和進步。外事檔案的檢索有兩種形式，分別是計算機檢索和手工檢索。計算機檢索的效率明顯高于手工檢索，但是事業單位對硬件設施投入資金不夠，使得大部分事業單位仍在采用手工檢索的方式工作，工作效率難以提高。

3.外事檔案管理工作和事業單位改革未能同步進行

外事檔案既是外事活動的歷史記錄，更屬于信息資源。隨著市場經濟體制的進一步發展完善，單位的各項體制、機制、機構都出現了一定的變革。在整個變革的過程中，由于薄弱的檔案管理意識，單位只對最為直接的經濟效益給予關注，對生產經營直接相關的部門或機構的工作進行重點落實，往往忽視文件收集、歸檔及利用工作，隨著變革中的人員流動，一些技術資料及文件資料流失的現象也會發生。

4.外事檔案利用水平較低

外事檔案的作用還沒有得到充分發揮，對于外事檔案管理人員來說，其服務意識淡薄，還沒有完全意識到對外事檔案材料的收集、整理、保管和鑒別目的都是為了外事檔案利用。外事檔案內容包括所有外事活動中產生的全部數據、材料及信息資源，應用應該極其廣泛?？涩F階段的外事檔案管理普遍存在輕利用的現象，外事檔案管理只是處于進行檔案材料的收集、整理以及保管的簡單模式上，工作上是“你調我查”，呈現一種消極、被動的狀態，就算是利用外事檔案，也是在有限的范圍內利用，只有當需要的時候，才找上門利用檔案，外事檔案利用工作一直處于被動狀態，降低了外事檔案的利用價值。

二、加強外事檔案管理的措施

1.提高外事檔案管理意識，健全外事檔案管理

制度(1)選準、用好外事檔案管理人員。將那些細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到外事檔案管理員的崗位上來，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持外事檔案管理人員隊伍穩定的重要性，確保該隊伍的專業性。(2)與單位外事工作實際相結合，建立完善的外事檔案管理制度。外事檔案來源比較復雜，種類也不少，要根據外事工作的特點，結合檔案管理的規章制度，制定完善的《外事檔案管理辦法及歸檔范圍》，并嚴格執行，讓外事檔案管理工作能夠有章可循，這是外事檔案工作規范化管理的核心所在。(3)強化外事檔案業務培訓。要積極選派外事檔案管理員參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學外事檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高外事檔案管理員的實際操作技能和業務指導能力。(4)強化外事檔案保密制度。外事檔案有它的特殊性，保密性比其他類檔案要求更高，因此在執行一般檔案的保密制度時還必須對外事檔案的保密制度進行強化。對密級的外事檔案要進行單獨保管，明確開放利用范圍，嚴格把關查閱審批，使保密工作萬無一失。

2.制定外事檔案材料收集程序，確保材料收集完整

檔案管理部門應該根據各項外事活動的特點，制定相應的外事檔案材料收集程序，并嚴格監督其執行過程。比如要舉辦一場國際間的學術交流會，邀請大批各國學術專家，那么外事檔案文件材料的收集就可以先進行會議現場的視頻錄像，以記錄整個會場的真實原貌，此外收集會議現場發放的各項文稿、圖表等有關資料，最后對參與會議的各國專家進行專訪，以建立完整的外事檔案資料體系。

3.重視聲像檔案的收集

外事檔案材料中占重要部分的是聲像檔案，主要包括照片、錄音及錄像等。外事聲像檔案由于其固有的特性，在進行收集管理上需要注意以下幾點：一是建立合理的聲像檔案管理制度，明確歸檔范圍，并落實責任。將聲像檔案需具備的六要素制成表格，讓攝錄像人員完成時進行填寫，避免聲像檔案殘缺不全。對現行的報銷制度進行修改，使歸檔管理能夠前置，即攝錄像工作人員在進行照片沖洗后要向檔案部門登記歸檔，合格后才能夠報銷，杜絕收集上出現的遺漏。二是為有外事活動的部門配備必要的數碼攝錄像設備和儲存設備，以保證外事聲像檔案的質量。

4.創造性地開展外事檔案管理工作

日益活躍的外事工作對外事檔案的管理提出了更高的要求。在進行外事檔案管理時，一方面應當認真、切實做好原有的工作；另一方面還應該發揮創新能力，開拓進取，在工作中融入創造性思維。對于相關的檔案材料，應當有計劃、有目的、有針對性地對其進行有效的整理，以提高檔案的時效性以及檔案的質量。除此之外，還要不斷深化延伸服務，創新服務形式，促進外事檔案管理工作的新發展。對于外事檔案來說，與普通檔案既存在著相似之處，又具備自己的個性特征。外事活動內容廣泛、形式多樣，會形成如外事文件、計劃安排、總結匯報、會議紀要、合作協議、來往信件、照片錄像及紀念品等材料。對于這些檔案材料，應當定期對其進行有效的整理，并裝訂成冊，然后對其進行有效的分類與保管。5.運用現代計算機信息管理平臺外事檔案材料的收集與管理屬于信息資源的處理，現代計算機信息處理技術的發展給外事檔案管理帶來了很大便利，尤其是計算機網絡技術，可以迅速地將一個單位收集的有關檔案文件材料傳遞到另一個單位，也可以迅速地從海量的檔案中找到所需的資料?？梢娺\用現代計算機信息處理技術，對打造信息時代的外事檔案管理平臺有著很大的優勢。

三、結語

隨著我國對外開放力度的逐步加深，事業單位開展的對外交流與合作活動也將越來越頻繁，做好事業單位外事檔案管理工作有著重要意義。只有通過實踐健全外事檔案管理機制，有效提升外事檔案管理人員自身的整體素質，使外事檔案管理模式得到有效創新，才能保證外事檔案管理工作的順利開展。

作者:徐碩 單位:中國船舶重工集團公司第七六〇研究所