事業單位會計檔案管理論文

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一、會計檔案管理的概述

1.會計檔案的收集

它主要有：會計憑證、會計賬簿、會計報表及其它與會計工作相關的資料的收集。每個月當負責各個會計工作的人員把自己負責部分的會計資料收集裝訂好統一放入指定的柜子中保管，收集裝訂滿年后，統一交給負責會計檔案管理的專管員，并填寫移交清冊，雙方確認冊數及時間期限，分別簽字。

2.會計檔案的整理

會計檔案專管員把上述移交的各類會計檔案進行分類整理，按照時間、類別整理后進行下一環節的工作。

3.會計檔案的形成

對各類會計檔案整理后，進行分類編寫目錄號、案卷號、冊數起止時間和保管期限，之后把各類會計檔案裝入專用的會計檔案盒，最后填寫會計檔案保管清冊。

4.會計檔案的銷毀

根據《會計檔案管理辦法》規定：會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后第一天算起。保管期滿的會計檔案由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

二、會計檔案管理中存在的問題

1.會計檔案管理環節中的問題

會計人員在收集和裝訂原始憑證和記賬憑證時，為了圖方便快捷，往往讓一些見習人員和助管的研究生為其整理排序并進行裝訂，但這些人員大多是非專業人員和實踐經驗較少的人員，在整理和裝訂過程中，可能會把記賬號弄錯或把原始單據中的重要信息在裝訂中顯示不出，把票據號等裝訂了看不見。這樣的問題對管理人員、檢查人員及相關人員查閱和審計都造成很大的影響。會計檔案專管員在整理過程中，同樣也會讓非專業人員進行整理，在這過程中，可能會造成檔案缺冊、案卷號不連續等情況出現。由于不熟悉業務的人員在編寫案卷號時，沒有查詢各月份各個記賬憑證中有多少號和冊數，就會造成缺號和漏把某一會計檔案編制入冊。而這樣的結果也是由于單位管理制度不完善，各個會計人員查閱會計資料時沒有相應的登記、借閱制度，還容易使會計資料丟失。在會計檔案的保管期間，由于單位沒有完善健全的檔案管理制度，考慮到辦公地方的有限，大多管理人員不愿意把有限的空間用來保管會計檔案，導致會計檔案專管員只能將這些檔案隨意堆放，這樣會使會計檔案毀損的較快，重要的資料由于潮濕和不良的保管環境而缺損。說到會計檔案銷毀環節，很多事業單位就沒有這一環節。銷毀到期檔案是件非常嚴肅的事情，需要單位主要負責人在銷毀清冊上簽署意見，這是《會計檔案管理辦法》的規定。然而在實際中，很多領導不愿出頭，冒風險去銷毀，有的單位辦公條件不錯，領導寧愿增加房間和幾列柜子用于堆放早已到銷毀年限的會計檔案。那一些辦公環境差的單位就只能到處用一些紙箱堆放，造成保管環境的不合規。為什么應銷毀的到期檔案不能銷毀呢？究其原因：主要是領導人不愿承擔銷毀的風險，因此決定銷毀工作能拖就拖，能推就推，反正不會在自己手上進行銷毀。同時事業單位會計檔案保存年代久，會計檔案專管人員換了數任，現任專管人則認為：銷毀會計檔案需要編制會計檔案銷毀清冊，同時還要進行鑒定有無未完結的賬務憑證，那樣需要單獨抽出做好記錄，而會計檔案形成時間久遠，工作量大，任務繁重，根本沒法開展此工作，所以，能拖一時就一時。

2.會計人員在管理中的問題

在會計檔案工作中，人是最活躍最積極的因素，也是發展這項事業的關鍵。包括主管檔案工作的領導人、管理人員以及其他相關從業人員所有人員的觀念和素質決定著檔案工作的質量。在管理中，領導只重視會計技術人員素質的提高和繼續教育，沒有將提高檔案管理工作人員的專業水平納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄學歷偏低，甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

3.事業單位的檔案管理信息化建設不完善

雖然事業單位會計檔案管理工作基本上都配備了現代化辦公軟件及設施，但仍存在由于電腦設備及軟件更新升級不到位等現象，導致會計檔案管理系統不夠完善，甚至有些單位根本就沒有專門的會計檔案管理系統，而只是一些Word文檔和Excel文件，并且其功能只停留在處理文字、收集資料和編制清冊等基本數據處理上。即使有專門的管理軟件也會由于信息管理的漏洞和軟件的更新不及時，從而導致整個單位的網絡安全存在隱患。而沒有專門管理系統的單位，其管理介質只有紙質文件，檔案管理數據庫的建立和現代化信息技術相距甚遠，嚴重影響了會計檔案管理質量。

三、針對會計檔案管理存在的問提出幾點建議

1.單位應建立起會計檔案管理的相關制度

要想管理好檔案的工作，就必須有文字性的文件對其進行規范，否則只會是口頭上隨便說說，沒有成文的文件，對會計檔案管理是起不到任何作用的。

2.提高領導人員及管理人員的檔案管理意識，加強管理人員的培訓，提升其管理素質

首先，領導人應該重視會計檔案的管理工作，不能只把重心放在會計業務的處理上，而忽視了檔案的保管工作。每個單位的檔案管理工作是反映這個單位的歷史成長資料，而其會計檔案管理工作是記錄這個單位的資金及賬務處理的，同樣對單位的管理起著重要的作用，并且這也是法律規定的責任和義務。應把會計檔案管理培訓列入會計繼續教育計劃中。其次，對會計檔案管理人員的培訓應當重視，這項工作不是會計工作中可有可無的。會計檔案管理人員的專業素質直接影響了會計檔案管理的質量，這是對外來借閱者、審計人員和上級檢查人員負責，更是對本單位的管理負責。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知熟練程度決定了會計檔案案卷質量的高低，因此必須將會計檔案管理及操作技能的培訓納入會計人員崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。再者，認真貫徹《檔案法》和《會計檔案管理辦法》的相關規定，讓領導人員及管理人員懂得，銷毀到期會計檔案是法律法規的明文規定，對到期的會計檔案，如果沒有涉及職工利益的，諸如工資花名冊、工資底冊，工資臺賬等以及沒有未完結的賬款應收應付，領導人要消除顧慮，積極配合會計檔案的銷毀。專門負責的檔案管理人員同樣不怕麻煩，做到按法律法規的規定銷毀到期會計檔案，既合法又合規并且還能減輕工作人員負擔和單位的負擔。最后，把培訓工作和銷毀工作落實到實處。

3.加強單位信息化建設

事業單位應重視對電子信息化的建設，關注計算機系統和網絡的安全，及時更新單位運行軟件。計算機系統的維護應保持持續性，稍有不注意，就極易遭到攻擊或破壞，如數據易被篡改，軟件被修改或破壞。這些數據對每個單位都是極其重要的，如果系統遭受病毒，極大可能會泄露單位的機密。其次，計算機系統的自身安全和保護功能非常薄弱，而單位的信息中心又不可能進行全盤的查殺，這樣會造成單位電子信息運行無法正常使用，導致整體運行癱瘓。只能是盡量保證不再引入更多的惡意軟件，所以，檔案管理人員在操作電算化系統時就要保證隨時查殺電腦中的病毒，避免以后無法承擔的后果。最后，事業單位電算化會計操作人員和檔案管理人員必須采取積極的態度，利用有效手段和嚴密防范措施來保證事業單位電算化會計檔案資源的安全。

4.加大會計檔案管理的監督力度

各檢查機關，如財政部門、審計部門和稅務機關，應加大對各單位會計檔案管理的檢查力度，讓各個單位對這項工作引起高度重視。因為會計檔案管理也是會計工作中一項不可或缺的部分，對單位的持續管理起著重要的作用。事業單位應將會計檔案管理與內控制度相聯系，形成有效的管理機制。

5.會計檔案管理的創新建設

事業單位的會計檔案管理工作的創新是面對當下高速發展的市場經濟、社會經濟進行的技術、人才以及單位結構比例進行的協調。會計檔案管理創新的過程就是對單位會計檔案資源的重新整合。很多事業單位工作人員都是滿足于現狀，沒有目標，這也是導致事業單位工作效率低下的原因之一。事業單位要想發展的更長遠更有效率，就必須改變現有的狀態，適應市場運行機制和市場運行規律，建立健全的會計檔案管理機制，充分發揮管理人員的主觀能動性，建立競爭上崗機制來調動工作人員的積極性。在這樣的氛圍下，才會有更多有效、優秀的管理方法。這種創新的方式也為事業單位指明發展方向。

作者:耿紓南單位:云南省中醫醫院