檔案管理工作現代化提升思路

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一、檔案管理現代化的發展趨勢

(一)檔案管理將實現虛擬化

隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸，無紙化辦公將變為現實，傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢，并逐步改變檔案工作的實際操作。檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。檔案信息可以并入互聯網，因此可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統檔案管理的難題，不僅占地小，容量大、投入少，而且管理簡便，查閱方便。

(二)檔案管理將實現信息化

當今社會是一個信息社會，計算機技術和網絡技術的普及應用，為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。目前，從中央到地方，從機關到企業已普遍建立了計算機局域網，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規定不準接入互聯網，有的甚至是單機操作，與網絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發展，如密碼技術的深化，語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高，而對電子文件資料真偽的識別，也隨著電子文件簽署技術的應用，在收文部門和單位之間建立“信任”。電子文件簽署與紙質文件不同，它是簽署人在電子文件上面留下的“印記”。不僅表示對該電子文件的責任，證實簽署人特點的身份，而且只有防篡改、防利用、防抵賴等功能。收文部門和單位據此可以認定文件簽署人及文件內容的真實性。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。隨著電子文件和網絡建設的逐步完善，人們信息共存共享，資源充分利用的局面將形成，檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。

(三)檔案管理將實現數字化

縮微攝影技術和數碼影像技術的應用為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館臧檔案資料轉化為電子檔案代碼，變成電子文件，實行檔案信總數字化后，可以通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件，形成數據庫。這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。縮微攝影技術和數碼影像技術的應用，有利于影像的長期保存和準確復制，便于計算機查閱照片案卷。縮微技術和數碼技術的進一步發展，為檔案管理實現數字化提供了廣闊的空間。電子文件具有快捷性與可塑性。它具有紙質文件和其他文件無可比擬的優越性。電子文件改變了我們傳統的收發文件流程。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的隨時查找利用，同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。

二、檔案管理存在的問題分析

(一)對檔案工作重視不夠。這個問題普遍存在，領導和教職工的檔案意識都比較淡薄。例如:形成的材料處室上交不及時，造成年度立卷歸檔工作不能按時完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個人的手中，都嚴重影響了學校檔案的系統性和完整性。

(二)從業人員素質低。目前，我國高等專科學校檔案管理的工作人員普遍素質不高，大多數以前都不是學檔案管理的，沒有高學歷，對自身工作的認識也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學習本職工作的積極性，創新更無從談起。有的工作人員就是高等專科學校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時工，專業人才相當匱乏。檔案管理還是過去計劃經濟體制下的工作的延續，相對比較呆板，沒有活力，領導也不是很重視，導致高等專科學校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等專科學校檔案事業的發展。

(三)檔案管理手段比較落后。目前，學校檔案業務管理和保管技術工作還比較落后，不少檔案管理部門不僅沒有電腦等現代化管理設備對信息進行集中存儲處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設施也不具備。管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費時費力，效力低下，而且影響到檔案的長期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作要向現代化管理邁進，是當務之急的一項改革。

三、提高檔案管理科學化水平的有效途徑

(一)進一步強化檔案意識，妥善確立檔案工作目標。強化檔案意識，規范檔案管理。檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。應充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。應維護檔案的完整與安全。同時，要針對檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環。通過學習與廣泛宣傳，使人們增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。提高人們對檔案重要性的認識，依然是檔案管理工作努力的重要方向。雖然經濟的飛速發展給檔案的現代化管理提供了發展的機遇，但是我們建立檔案最終的目的依然是讓它以知識的形式傳播下去、擴散開來，為人類的持續發展提供動力和基礎。由于越來越多的人對于商品經濟的盲目追求，使得人們對于知識的關注和公共事業的發展表現的越來越冷淡。這也從根本上減少了人們對檔案的利用程度，使得檔案實際的利用效率不斷下降。因此加大人們對于檔案利用的關注度，向人們傳播檔案利用的重要性和巨大的價值，也是未來我們要繼續堅持發展的重要方向。

(二)提高檔案管理工作人員的綜合素質。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，也是做好檔案工作的關鍵，其自身的綜合素質水平高低對檔案管理的科學化水平有著決定性的作用。要保持檔案事業持續發展，檔案管理者隊伍建設至關重要。所以說提高檔案管理工作人員的素質，也是提高檔案管理工作科學化水平的重要途徑之一。其主要的做法是:一方面定期對檔案管理人員進培訓，培訓的主要內容圍繞著計算機、互聯網的應用技術以及信息技術、和現代化管理理念來開展，確保培訓能夠有針對性、目的性地提高檔案管理工作人員的現代化檔案管理工作能力和技術水平。另一方面，加強對檔案管理工作人員職業素養的培養和塑造，提高檔案管理工作人員的責任心和學習創新的能力，為檔案管理工作的順利開展以及持續發展提供良好的思想動力。

(三)創新管理內容和管理方式。由于檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據時展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關系將更加融洽與協調。應利用計算機互聯技術以及數字信息技術，實現檔案工作的保存、管理、利用的一體化。電子檔案隨著計算機互聯網的發展以及數字信息技術的發展已經逐漸的走向成熟，由于檔案內容里面的公式圖表以及分析圖等等需要專門的軟件進行處理，這些問題現代化的軟件工程早已能夠妥善的進行解決，我們需要做的就是將這種軟件廣泛的在檔案的建立者以及檔案的管理部門之間能夠廣泛的應用，使得檔案管理能夠擁有一個專門的系統實現檔案材料的保存、管理、利用一體化，這也將為檔案的發展提供一個巨大的飛升空間。總之，隨著現代科學技術的進步，實現檔案管理現代化已是必然的發展趨勢，這是檔案管理的一次革命，也是時代對檔案管理提出的客觀要求因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，要進一步解放思想，更新觀念，努力學習和掌握現代科學知識，跟上時代的步伐，適應形勢的要求，積極推動檔案管理現代化的進程，把檔案管理提升到一個全新的水平。

作者：楊永川工作單位：中共黑龍江省委黨校黑龍江省行政學院