訴訟檔案管理

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一、按年度、類別、審級、一案一號單獨立卷原則

《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》第二條規定：“人民法院的訴訟文書，要根據刑事、民事、經濟、行政等案件類別，按年度、按審級、一案一號的原則，單獨立卷。一個案件從收案到結案所形成的法律文書、公文、公函都使用收案時編定的案號。”這一原則早在新中國成立時就已在法院確立并付諸實施。

按年度立卷，就是根據法院受理案件的年度將其分為年度類別進行立卷。按年度分類立卷，可以客觀地反映各法院每年度審判案件的數量、特點和逐年發展變化情況，有利于現行利用和歸檔后提供利用，也與法院工作制度相吻合，同時自然而然地把法院全部案件劃分成了各種年度類別。按年度立卷，要求根據案件收案年度編定的案號歸入相應的年度，某一年度受理的案件應當集中管理，不可分散，不可將一個年度的案件放入另一個年度之中，跨年度審結的案件，無論何時立卷歸檔都應列入收立案年度集中管理。

按類別立卷，是指按照案件的性質分類進行立卷。依我國三大訴訟法規定，訴訟案件分為刑事、民事、行政、執行四大類別。

按審級立卷，是指按照案件所在的審級進行分類立卷。這里的審級指審判程序，一般分為一審程序、二審程序、死刑復核程序、審判監督程序、特別程序、執行程序等。我國三大訴訟法對審判程序作出了嚴格的法律規定，必須認真遵照執行。

按一案一號立卷，是指按照案件在立案部門收案時編定的案號進行立卷。一個案件在同一審級審理時，只能編定一個案號，收、結案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表、檔案檢索目錄都應按照立案時編定的案號順序排列。

上述四個因素是一個緊密聯系而不可分割的有機整體，缺一不可。執行這一原則必須綜合四個因素合并使用。充分運用這一立卷原則，有利于正確編定案號，簡化管理手續，提高管理效率。法院從受理一個案件開始，就按年度、類別、審級和收案順序編定一個案號，訴訟活動中產生的所有訴訟文書材料以及立卷、歸檔、整理、上架、保管、利用、銷毀等等，都只能使用這個案號。一個案件訴訟活動全過程的所有原始記錄，通過運用這一原則編定的案號，把它們全部統領、集合起來，并有機地結合成一個完整的訴訟檔案實體，從而有效地方便了日常管理，便于查找利用，對沒有按時歸檔的案件也能了如指掌，便于未歸檔案件的清查催歸，有利于確保訴訟檔案的完整與安全。

二、并卷管理原則

《人民法院檔案管理辦法》第十二案規定：“同一案件由于審級改變或其他原因形成幾個案號的案卷，應當合并保管。并卷的要求是：再審卷并入一審或二審卷；向本院提出申訴所形成的申訴卷并入本院的審判卷；向上級法院提出申訴所形成的申訴卷由上級法院立卷歸檔；近年申訴卷并入早年申訴卷。案卷合并時，要在卷宗封面、卷宗登記薄和檢索卡片上注明移出、移入的相關案號。”這一規定是并卷管理原則的具體化，其核心內容是確定訴訟檔案實體管理，要以案件為基本保管單位，即同一法院的同一案件，無論是改變審級或其他原因所出現的多個案號及其所形成的多本卷宗，均應集中起來合并為一個案件的訴訟檔案，并以此為基本保管單位。并卷原則要求法院管理訴訟檔案，必須以案件為基本保管單位，而不是以案號為基本保管單位。由于訴訟制度設計上的規定和訴訟活動的客觀要求，某一法院審理的某個一審或再審案件，就有一個一審或再審案件案號，并由此產生一審或再審案卷；當該案再再審時，又必須編定一個再再審案號，又由此產生再再審案卷；當當事人不斷申訴或其他原因發生時，該案便處于多次再審或無限再審狀態，這就會出現多次再審案號或無限再審案號，由此產生多次再審或無限再審案卷。同一法院對同一案件一審再審才能定案的為數眾多。案件反反復復，三五次、七八次審判的情況屢見不鮮，每次審判均會出現新的案號和案卷。此外，案件進入審判程序前，當事人提出管轄異議、財產保全和先予執行申請時，以及案件審判結束后，當事人提出申請執行、案外人提出執行異議等情況時，都會出現專門處理此類問題的案號和案卷。由此看來，所謂一案一號只在一個特定的審判程序內才是現實的和確定的，事實上多數案件都會出現一案多號多本案卷的狀況。當這個狀況出現時，就必須運用并卷原則進行并卷處理，才能把一個案件在訴訟活動中形成的數個案號及其全部案卷組成一個基本保管單位。如不并卷，同一法院同一案件就可能出現以案號為基礎的數個基本保管單位。因此，這一原則有效解決了同一法院審理同一案件，出現數個案號及其數本案卷時，集中并卷管理問題，也便于檔案部門為法院和訴訟當事人查詢利用提供完整齊全的訴訟檔案。全國各級法院在執行這一規定中存在較大偏差，許多法院沒有嚴格落實并卷管理原則，同一法院同一案件存在多個基本保管單位。即以審級編定的案號為基本保管單位，以案號為檔號。一個案件既以一審案卷為一個基本保管單位。又以再審或多次再審案卷分別為一個基本保管單位，還以執行案卷為一個基本保管單位，跨年度編定案號的必然跨年度存放保管。這種管理方法完全不符合并卷管理原則，應予糾正。過去出現的這種狀況，現在糾正比較困難，也容易引起混亂，關鍵是今后在日常檔案工作中應嚴格執行并卷管理原則。

三、書記員立卷歸檔原則

《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》第5條明確規定，訴訟文書立卷歸檔工作是審判崗位責任制內容之一，是書記員的重要崗位職責。書記員將全部訴訟文書材料收集整理，按一定順序排列，裝訂成冊，逐頁編號，全卷編目，這就是訴訟文書的立卷工作。立卷符合要求后，書記員應將訴訟檔案送審判長或案件承辦人審查是否合格。如果不合格，應重新裝訂；如果合格，應將訴訟檔案交審判庭內勤，并辦理交接手續。審判庭內勤應及時登記，編寫歸檔清冊，按有關規定及時或定期將訴訟檔案移交給本院檔案管理部門，這就是訴訟文書的歸檔工作。訴訟文書材料立卷歸檔，是一項極其嚴肅、極為重要的具體工作，書記員應以高度認真負責的態度，按有關規定做好立卷歸檔工作。書記員為合議庭組成人員，自始至終參與案件審理活動全過程，擔任庭審現場和合議庭會議記錄，參與部分訴訟文書擬制、處理工作，負責收集保管涉案的全部訴訟文書材料。因此，由書記員立卷歸檔責無旁貸。庭長、審判長和合議庭法官有監督書記員立卷歸檔的責任。檔案管理部門對書記員立卷歸檔工作應進行監督指導。

四、正副卷分別立卷管理原則

正副卷分別立卷管理原則，是1991年第二次全國法院檔案工作會議上確定的，并在《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》中作了明確規定：“人民法院的各類訴訟文書，應當按照利于保密、方便利用的原則，分別立為正卷和副卷。”依照這一原則規定，除適用簡易程序審理的案件外，法院審理其他案件的訴訟檔案，書記員在立卷時，均應分立正卷和副卷。正卷主要列入當事人提供的訴訟書狀、證據證物，法院制作的訴訟文書正本等對外公開的訴訟文書材料。副卷主要列入上級領導機關和領導同志批示及其答復，法院內部請示批復、審委會討論案件記錄、合議庭筆錄、訴訟文書原稿（審簽稿）等不宜公開的訴訟文書材料。副卷屬審判工作秘密，一律不對外查閱，只限法院內部使用。執行正副卷分別立卷原則，既有利于訴訟檔案的提供利用，該公開的全部公開，又適當控制了使用范圍，該保密的堅決保密，有利于保守國家秘密和審判秘密。

訴訟案件案號管理方法

實踐證明，訴訟案件案號管理在審判流程管理和訴訟檔案實體管理中處于首要地位。如果一個法院訴訟檔案管理混亂，案件底數不清，未歸檔案件案號情況不明，未歸檔案卷去向不明，首先必定是因該院各審判庭案號管理混亂，案號登記不清，案件登記本殘缺不全、丟失所造成的。訴訟案件案號管理是訴訟檔案實體管理的源頭，做好案號管理工作對訴訟檔案實體管理具有正本清源的重要作用。

案號是指法院受理各類案件及制作其訴訟文書的編號。案號依次由立案年度、收案法院簡稱，案件性質類別、審判程序代字、順序號五要素組成。編定案件案號除遵循上述立卷原則外，還應遵循編定案件案號的基本要求和方法。

一、編定訴訟案件案號的基本要求和方法

編制立卷年度，時間必須與各級法院規定的司法統計起始日期和截止日期一致，如果年度司法統計截止日期為12月25日的，當年案件的案號年度，應當起于上年12月25日（含本日），止于當年12月24日（含本日）。如2005年度的案件，應當是2004年12月25日以后，至2005年12月25日新收的全部案件。

編制收案法院簡稱，應按照各級法院正在實行的法院簡稱編制。全國各省、自治區、直轄市的簡稱，國家已有明文規定，建國后一直照此執行。但一個省高院轄區內，或一個中級法院轄區內，往往有數個法院簡稱可能相同，如不加以區別，則容易引起混淆。如海南省高級人民法院簡稱為“瓊”。在相當長的一段時期里，海南省內有一個瓊北中級法院，有一個瓊南中級法院，還有瓊山市法院、瓊海市法院、瓊中縣法院。如果上述5個法院，均簡稱為“瓊”，則會出現5個法院簡稱完全相同，無疑不妥。因此，需要由省高院發文明確規定各法院簡稱，以便各法院簡稱有所區別。人民法庭是基層人民法院的派出機構，不能在基層人民法院簡稱中增加人民法庭的簡稱。

編制案件性質類別和審判程序代字，應按照最高人民法院頒布的有關各類訴訟文書樣式等一系列規范性文件的要求執行。如編制刑事一審案件案號，其案件性質類別、審判程序代字為“刑初”；二審改判、維持、發回重審、撤銷變更一審裁定，準許撤回上訴、抗訴，二審附帶民事訴訟的案件，案件性質類別、審判程序代字為“刑終”；報請復核死刑（含死緩）的案件，案件性質類別、審別程序代字為“刑復”；報請核準在法定刑以下減輕刑罰的案件，案件性質類別，審判程序代字為“刑核”；按照一審程序再審的案件，案件性質類別、審判程序代字為“刑再初”；按照二審程序再審的案件，案件性質類別、審判程序代字為“刑再終”。其他各類案件案號編制辦法，最高人民法院均有明文規定，總共有數十種之多，各級法院應當緊密結合具體案件實際情況，靈活運用，認真遵照執行，做到準確、貼切。

編制立案順序號，是指按各級法院受理案件的順序，用阿拉伯數字和自然數排列順序，編制流水號。當一個案件需要制作數份內容相異的裁判文書時，不同內容的裁判文書應在案號后使用破折號加順序號予以區別。

上述五要素在編制任何一個案件案號時都應全部使用，綜合使用，缺一不可。只有綜合運用五要素，才能確保案件案號的完整準確。

二、編制案件案號容易出現的錯誤

（一）審判程序代字編制錯誤。以刑事案件為例：如將上訴、申訴、抗訴進入二審程序的案件，分別錯編為“刑上”、“刑申”、“刑抗”；將由申訴、抗訴進入再審程序的案件分別錯編為“刑申”“刑抗”或“刑監”；多次反復再審的案件，從第一次再審刑到最后一次再審均為“刑再”，也有“刑再再”“刑再再再”案號，從字面理解應當是第二次、第三次再審。諸如此類的問題，在各類案件案號編制中層出不窮。究其原因，主要是案件案號種類繁多，難以把握；有些案號的編制辦法過去沒有明確規定，編制案號人員業務素質不高，責任心不強，隨意性太大；有關業務部門負責人輕視案號編制和管理工作，審查把關不嚴，疏于管理。

（二）空號、重號、錯號大量存在。如一個終審案件當事人申訴時，先編一個“申”字號，人民檢察院抗訴時，又編一個“抗”字號，審委會決定再審后，又編一個“再”字號，這就使同一案件在再審程序上出現了數個不同的案號。由于工作上的疏忽大意，一案多號，或多案一號，空號、錯號、重號等問題，在一些法院普遍存在，有的達到10%以上。還有一種空號是基層人民法院編定案件案號方法不當所產生的。一些基層人民法院對民事案件編號，采取一次性分配辦法進行管理，很容易出現空號。如某縣法院規定：民事案件案號按下列方案分配，并由本院民庭和3個法庭自收自用。本院民庭：1號至300號，XXX人民法庭：301號至400號，XXX人民法庭401號至500號，XXX人民法庭501號至600號。按照這個分配方案要求，該院民庭及3個派出法庭，各自應在分配方案范圍內編定案號，當有的單位案號不夠用或有多余的案號時，再調劑使用。善于調劑使用的，不會出現空號，不善于調劑使用的，到年終往往會出現大量空號。因年初分配的案號無法填滿，該院的民事案件案號便不能按照順序號完整地連接起來，給立卷歸檔及檔案管理工作帶來諸多不便。

（三）有的法院沒有統一建立收、立案登記薄，案件目錄登記薄、案件登記表等有關反映訴訟案件案號及其他案件信息內容的原始記錄憑證，或者沒有建立統一的管理、移交制度和規定，或者不認真執行制度和規定，或者沒有定期移交給檔案管理部門，或者保管不善，殘缺不全，甚至下落不明。丟失了訴訟案件案號管理的原始依據，給訴訟文書材料的立卷歸檔、整理移交、清理催歸和長期管理留下了隱患，損害了訴訟檔案的完整與安全。

三、糾正方法

（一）法院領導應加強對案件案號的規范化管理工作，嚴格要求有關部門和人員認真執行最高人民法院關于各類訴訟文書樣式及案號管理的有關規定，堅決糾正錯編亂編案號的做法。將案號管理納入法官、書記員、內勤業務培訓內容，切實提高審判工作人員編制和管理案號的能力。選擇那些責任心強，業務熟練的人員負責案號的編制和管理工作。

（二）在全國法院或以各法院以單位建立內容完整、設計合理、方便工作、便于管理的收立案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表。實行統一管理，由內勤專人掌管使用。要求每案必登，各類別各審級案件一案一號，一案一表。各審判業務部門之間、審判人員之間移送交接案件，必須在登記表上簽后備查，注明交接年月日，完善交接手續。各類登記薄、登記表，每年年終以案件性質和審判程序為類別裝訂成冊，移交檔案管理部門歸檔，永久保存。

（三）依據最高人民法院有關規定，全國各級法院立案部門負責本院全部案件的收立案工作。編定和管理案號是立案工作的組成部分。法院立案部門應當充分發揮職能作用，統一制定本院案號編制管理的具體規定和實施細則，實行規范化、制度化管理，防止和糾正非立案部門自收自立，多頭編定案號的現象，杜絕空號、重號、錯號。

（四）訴訟案件一旦出現空號、重號、錯號等問題，應及時采取補救措施。有關工作人員應當在收立案登記薄、案件目錄登記薄、案件登記表、歸檔案件清冊，案件歸檔登記薄、檔案檢索目錄的有關欄目內，加注說明原因。已編定案號的撤訴案件，應移交歸檔，不作銷號銷案處理。基層法院應高度重視人民法庭案號管理工作。經濟發達，通信技術條件有保障的市、縣基層法院，對派出人民法庭收立案件編定案號工作，可以采取電話聯系編定案號，計算機聯網編定案號的辦法，由本院立案部門統一管理，統一編定案號，隨時報立案，隨時編定案號。經濟落后，交通不便，通信條件較差的市、縣基層法院，仍然可以采用定額分配案號的辦法，由人民法庭自行編定案號。但法院立案部門應隨時了解掌握案號使用情況，適時調整使用，多退少補，有效防止空號、重號、錯號等問題的產生。