訴訟檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇訴訟檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

訴訟一詞古已有之。《周禮·秋官·大司寇》稱，“爭罪曰獄，爭財曰訴”。獄指刑事案件，訟指民事案件。元代《大元通判》第十三篇篇名即為“訴訟”。訴訟作為民間解決糾紛的方式古代已廣泛應用，作為國家的一項重要職能活動源遠流長。

清代許慎所著《說文解字》定義：“訴，告也”：“訟，爭也。”中國古代漢語對“訴訟”兩個方塊字的解析，言簡意賅，相當準確，其本義沿用至今，并擴大演化出許多新含義。在現代漢語中，訴，可作告訴，申訴、訴說、控告、進讒言、毀謗等多種詮釋；訟，可作訴訟、為人申冤、爭論是非、責備、公等多種詮釋。訴訟演化出來的引申意義，已經蘊含了現代訴訟追求的社會正義、司法公正、法官居中裁判等司法理念。

現代訴訟有廣義與狹義之分。

廣義訴訟是指由國家司法機關、當事人和其他訴訟參與人共同參加，按照法定程序、原則和方式，以國家法律為依據，應用法律解決具體案件和糾紛的全部活動。

狹義訴訟是指一方提出告訴、申訴、控告和主張，另一方提出爭辯的事實、理由和主張，法官居中裁判，解決雙方當事人訴訟的審判活動。簡言之，狹義訴訟是法院依法解決各種訴訟案件的專門審判活動。

根據我國法律規定，以及訴訟所要解決的實體問題的不同和訴訟形式的差異，訴訟一般分為刑事訴訟、民事訴訟、行政訴訟三種。

刑事訴訟是指由公安機關、檢察機關偵查、審查起訴和提起公訴，再由人民法院審判，追究犯罪嫌疑人、被告人刑事責任案件的司法活動。規范刑事訴訟活動的程序法是《刑事訴訟法》及相關司法解釋，對被告定罪量刑的實體法是《刑法》及相關法律、法規和司法解釋。

民事訴訟是指司法機關為解決平等主體的公民、法人及其他組織之間就財產權利、人身權利等方面爭議和糾紛而進行的訴訟活動。規范民事訴訟的程序法是《民事訴訟法》及相關司法解釋。為解決民事訴訟糾紛而適用的實體法是民法、商法、婚姻法、繼承法等法律、法規及相關司法解釋。

行政訴訟是指公民、法人或其它組織認為行政機關及其工作人員的具體行政行為侵犯其合法權益而向人民法院提起的訴訟。規范行政訴訟的程序法是《行政訴訟法》，為解決行政訴訟而適用的實體法是行政法方面的法律、法規、地方性法規、自治條例、單行條例，并可參照行政規章。

除上述三大訴訟法所規范的三種訴訟外，公民、法人或其他組織，還有許多不同類型的紛爭需要解決，但法院通常遵循不告不理原則，不會主動去尋找訴訟糾紛來進行審判。國家和社會一般是通過法律法規調整社會關系，用行政手段解決矛盾，以民間調解、仲裁等方式處理糾紛。這些都不是我國三大訴訟法界定的訴訟，也不是本文所論述的訴訟檔案的范疇。

二、檔案的定義

檔的本義為橫木框格；案的本義為長方形桌子。以乎與我們現在所稱的檔案相去甚遠，但并非風馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現代含義，是歷史的選擇，反映了中國方塊字強大的生命力。

檔案一詞，在我國歷史上，各朝各代有不同稱謂。商代稱檔案為“冊”，據郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊”字，是連結木牘竹簡的象形字。我們至今仍將檔案、圖書以“冊”為計量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書。“治中”即整理案卷，也是一個官位的職稱，“史”字就是史官右手執“中”寫史的象形字。秦漢時代稱檔案為“卷”，卷是簡牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱檔案為“案”，人伏于桌子上書寫文件，稱為“伏案”寫作，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱“文案、”“案卷”、“簿書”等等。

檔案二字組成聯合詞組，是中華民族優秀傳統文化大融合的結果。明末清初，滿人入關前，用木片作文字書寫材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿人奪取政權，建立大清帝國后，雖改木片材料為紙質材料書寫文件，但仍習慣稱“檔子”，而廣大中原地區的紙質文件材料，則稱為“案”或“案卷”。因此，滿漢融合之后，便把辦理完畢保存起來的本質和紙質文件，稱為“檔案”，一直沿用至今。

到了近現代，人們又賦予“檔案”新的外延和內涵。我國有關方面的學者對檔案定義進行了長期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達方式。

1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：

“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書”。

1960年《檔案工作》雜志第1期社論表述為：

“檔案是本機關在工作和生產中形成的，具有一定保字價值的，并且經過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料。”

1980年上海辭書出版社出版的《辭海》表述為：

“凡具有查考使用價值，經過立卷歸檔集中保管起來的各種文字材料，包括收發電文、會議記錄、電話記錄、人事材料、技術文件、出版物原稿、財會簿冊、印模、照片、影片、錄音帶，以及具有保存價值的各種文書。”

1985年國家檔案標準局的《情報與文獻工作詞匯基本術語》和《檔案著錄規則》表述為：

檔案是“國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。”

1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法》第二條表述為：

“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。”

1988年吳寶康主編的《檔案學概論》表述為：

“檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。為了簡便起見，也可表述為：

檔案是原始的歷史記錄。“

中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案定義的表述是：

“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

2001年，馮惠玲、張輯哲在《檔案學概論》中表述為：

“檔案是社會組織或個人在社會實踐活動中直接形成的具有清晰固定的原始記錄作用的固化信息。”

以上幾種，是常見的有關檔案的法律、法規、專著和有關文件資料對檔案定義的不同表達形式，各種不同定義，反映了不同歷史條件、社會背景、觀察角度和側重范圍。表述方式，各有千秋，異同互見。但都分別反映了檔案定義的基本要素，概括了檔案定義的內涵和外延。集中突出了檔案的來源和形成的原因，是人類在實踐活動中形成的；突出了檔案之所以需要保存的因素和范圍，是那些有保存價值的物質存在；突出了檔案的主要特點和基本性質，是廣義的文書、文件、信息、信息資料的歷史記錄、真實記錄、真實歷史記錄、原始記錄、原始的歷史記錄、固化信息等等。

三、訴訟檔案定義

訴訟檔案，即訴訟案件檔案。給訴訟檔案下定義，必須明確訴訟檔案的內涵和外延，揭示訴訟檔案的本質屬性，把握訴訟檔案與其他相關檔案的聯系和區別。

建國以來，我國檔案界和最高人民法院有關著作和文件，對訴訟檔案定義分別從不同角度進行了研究和概括，形成了幾種不同的表述方式：

“訴訟檔案是由訴訟文書轉化而成的。任何一個案件在訴訟過程中所形成的文書材料，經過系統整理工作，作為歷史記錄而歸檔保存起來，就是訴訟檔案”。

-摘自陳兆、沈正東主編《最新檔案工作實務》，中國檔案出版社，1996年版。

“訴訟檔案是指人民法院、人民檢察院和公安機關依法進行訴訟活動中直接形成的、具有查考利用價值的、并按有關規定立卷歸檔，集中保管起來的訴訟文書材料和聲象材料。”

-摘自最高人民法院檔案處《訴訟檔案講義》，宇航出版社，1990年版。

“訴訟檔案，是人民法院行使國家審判權，完成基本職能任務，進行審判活動的真實記錄。”

-摘自祝銘山主編《中國法院訴訟文書教程》，中國政法大學出版社，1996年版。

“訴訟檔案是國家重要的專業檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，是做好審判工作，實行審判監督的重要依據和必要案件。”

-摘自最高人民法院法辦發（1991）46號《人民法院檔案管理辦法》。

“訴訟檔案，是人民法院審判活動的真實記錄。”

-摘自最高人民法院法辦發（1991）46號《人民法院訴訟檔案管理辦法》

為了更加深刻確切地揭示訴訟檔案的本質屬性和內涵與外延，對訴訟檔案定義還可以進一步表述為：

訴訟檔案是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動形成的，具有查考利用價值并立卷歸檔保存的原始信息記錄。

確立這一定義的基本指導思想是：從訴訟檔案管理學角度出發，以我國實體法、程序法、有關司法解釋和檔案法為依據，以《人民法院檔案管理辦法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》關于訴訟檔案的定義為基礎，參考借鑒前述訴訟檔案定義中的精華，吸收法學、檔案學研究的最新成果，適應審判實務和訴訟活動的新發展，力圖全面準確地反映訴訟檔案本身所具備客觀屬性。譴詞造句盡量與有關法律法規和規章制度的標準提法保持一致，但在訴訟檔案的外延和內涵上，對前述定義有所突破與創新，表述方法亦略有變通。

本定義與過去所有關于訴訟檔案定義最顯著的不同之處，在于貫穿了現代法治精神和司法觀念，首次將法院與訴訟當事人及其他訴訟參與人并列，在訴訟活動主體上，適當淡化法院的職權主義，適當突出當事人主義。因為如果沒有原告與被告，沒有上訴人與被上訴人，沒有申請執行人與被執行人就無所謂訴訟。沒有雙方當事人及其他訴訟參與人參與訴訟活動，則法院審判活動必定是無源之水，無本之木，訴訟活動就難以進行或不能進行。所以，使用“法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動”的表述，這是在前述定義基礎上有所突破與發展的新觀點，也與有關法律規定一致。

本定義所稱“法院”，指全國各級人民法院和軍事、海事、鐵路等專門法院，即泛指全國各級各類法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因為“人民法院”可作廣義和狹義兩種解釋，而“法院”則沒有歧義，也不致引起誤解，其準確性與簡約性不言而喻。

本定義所稱“訴訟當事人及其他訴訟參與人”，指依照法律規定和訴訟需要參加訴訟活動、享有一定訴訟權利和承擔一定訴訟義務的人。檢察機關代表國家行使檢察權，提起公訴和抗訴，是一個比較特殊的訴訟參與人。但它在訴訟中相當于原告的地位和作用，與公民、法人的地位和作用沒有根本區別，因為控辯雙方當事人，在訴訟中的地位是平等的。

本定義所稱“訴訟活動”，就是法院通常所稱的“審判活動”，嚴格限定在我國三大訴訟法界定的訴訟范圍之內，即狹義的訴訟活動，不作廣義解釋。

本定義所稱“原始信息記錄”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，當事人和其他訴訟參與人制作或提供的各種具有法律意義的訴狀、證據材料（包括實物）等，法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人在訴訟活動中形成的圖象、聲音、數字化磁盤、光盤等，就其物質形態而言是廣義的。排除了不屬于上述三大訴訟法界定的訴訟活動的原始信息記錄。

四、訴訟檔案概念的基本含義

訴訟檔案概念的基本含義有如下幾個方面：

（一）訟檔案產生于法院的審判權。只有法院才具備產生、收集、立卷、保存訴訟檔案的國家權力、法定資格和必要條件，除法院以外的任何機關、團體和個人，都沒有這種權力、資格和條件。許多法人和自然人收集保存的檔案門類可能比較齊全。如行政文書檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案等等，各個機關單位都能夠產生和形成，事實上許多單位大都建立了一個門類比較齊全的綜合檔案室，但唯獨產生不了訴訟檔案。全國唯有法院一家因行使國家審判權而產生訴訟檔案。公民、法人因參與訴訟活動所形成的自已保存的訴訟文書材料，可以稱作訴訟檔案，但不是本文討論研究的范疇。

（二）訟檔案來源于法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人。依照我國憲法和法律規定，法院依法獨立公正地行使國家審判權，但首先必須有雙方當事人及其訴訟檔件，才有法院審判活動，否則既無訴訟也無訴訟活動，談何訴訟檔案！訴訟檔案的來源實際上由兩大部分構成，一部分是法院產生的訴訟文書材料，一部分是當事人及其他訴訟參與人提供的訴狀和證據材料。公安機關（含國家安全機關，下同）、檢察機關，雖然依法行使偵查權、檢察權，也產生司法文書材料，這些司法文書材料，只有進入法院訴訟程序以后，才是真正意義上的訴訟活動原始信息記錄，才能最終成為訴訟檔案的一部分。

（三）訴訟檔案是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人依法共同進行訴訟活動直接形成的。依法，是法院和訴訟當事人及其他訴訟參與人共同進行訴訟活動的前提條件，也是訴訟檔案產生和形成的必要條件。依法訴訟，依法制作、依法使用，依法產生或提交的具有法律效力或法律意義的訴訟活動原始信息記錄，依法按一定規則立卷歸檔，才能轉化為訴訟檔案。

（四）訟檔案是具體案件訴訟活動的原始信息記錄。只有具體個案訴訟活動的原始信息記錄，才能轉化為訴訟檔案。一個具體訴訟案件，一般分為告訴、申訴、公訴、抗訴、收案、立卷、證據交換、庭審、合議、宣判、執行、送達等程序，訴訟活動展開的過程，就是訴訟活動原始信息產生和記錄的過程。法院收到當事人及其他訴訟參與人的訴狀并決定立案，標志訴訟活動正式開始。當事人及其他訴訟參與人收到法院的裁判文書，并將送達回證退回法院，標志著一個具體案件訴訟活動結束，原始信息記錄到此為止，且不能更換、修改或丟失。凡事后編寫、添加、修改的，都不是原始信息記錄。諸如案例匯編、裁判文書匯編等等，都不具備訴訟檔案必備的基礎要素，不能轉化為訴訟檔案。違法的和虛假的訴訟活動原始信息記錄，也有可能依法定程序而產生，并轉化為訴訟檔案。但卻由于其信息記錄的原始性，確保了“違法的和虛假的”真實性，即訴訟檔案的原始信息記錄，維護和再現了違法的真實和虛假的真實。

（五）訴訟檔案是具有查考利用價值的訴訟活動的原始信息記錄。有沒有查考利用價值是訴訟活動的原始信息記錄能否轉化為訴訟檔案的基本標準。并不是所有訴訟活動的原始性信息記錄都有查考利用價值。如法官辦案的工作日記，法官擬制的各類訴訟文書提綱，未成形也未報批的各類訴訟文書草稿，合議庭因分析案情需要勾畫的涉案人物關系或事件因果關系的草圖，庭審法官｀主持庭審所列提綱或爭議焦點，訴訟當事人及其他訴訟參與人在庭審中的發言提綱等等，雖然是訴訟活動的原始信息記錄，但有的不具有查考利用價值，有的已通過別的形式，如裁判文書、庭審記錄等，形成了具有法律效力或法律意義的訴訟文書材料，所以，不必將它們轉化為訴訟檔案。

（六）訴訟檔案是經過立卷歸檔保存的訴訟活動的原始信息記錄。依照法律法規立卷歸檔，集中保存，是訴訟活動原始信息記錄轉化為訴訟檔案的必然要求。訴訟活動原始信息記錄，經過有機組合、立卷歸檔、集中保存起來之后，與訴訟活動過程中的原始信息記錄有了很大區別。它們發揮的作用在立卷歸檔前后是截然不同的。零散的訴訟活動原始信息記錄，立卷歸檔前，屬于訴訟文書材料；按照一定規則立卷歸檔后，成了訴訟檔案，其稱謂和存在形式發生了變化；辦理移交歸檔手續后，保管單位發生了變化；如果當事人上訴或檢察機關抗訴，一個一審案件的訴訟檔案，全部成了二審案件訴訟活動的重要依據和必要條件；一個案件訴訟活動的原始信息記錄只是該案的訴訟文書材料，一旦立卷歸檔入庫集中統一保管后，則成了國家檔案的組成部分。

五、訴訟檔案與相關檔案的聯系與區別

篇2

關鍵詞:檔案;信息化;困境應對

一、平陽法院檔案信息化建設現狀及梳理

(一)檔案存儲情況

我院現存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會計憑證檔案和聲像等檔案，從1949年至2015年10月，我院檔案室庫存訴訟檔案131680卷，169802冊。從檔案管理系統顯示，我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件，其中已將案件材料掃描進入系統的共有131194件，比例為已存案件的98．3%，并且訴訟檔案的數量還在不斷增加。

(二)檔案管理利用現狀

從檔案管理使用方面看，隨著司法公開的不斷深入，案件審理的透明度也不斷增強，社會公眾對涉及自身利益的檔案關注度也越來越高，對訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。

(三)檔案信息化建設情況

目前，我院共有6名工作人員從事檔案管理工作，其中兩名檔案人員有正式編制，聘用人員流動較頻繁且具有檔案專業背景的人員的比例僅16．6%。另外，檔案室尚未完全建立檔案管理長效機制，現有檔案人員管理結構很難適應未來檔案信息化建設的發展。

二、基層法院檔案信息化建設困境

(一)檔案電子化利用效率不高

當前全省法院訴訟檔案信息化建設步伐不斷加快，目前使用的審判信息管理系統優化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統計等環節，檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后，已基本實現法院外、法院間卷宗調閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫，使得刑事案件仍處于紙質借閱狀態。實際上刑事檔案查閱在檔案利用中占比達63．26%，如果不進行掃描，顯然影響電子化數據運用，進而影響檔案信息化建設進程。

(二)實踐中檔案歸檔模式不統一

省高院要求結案后5日內必須歸檔報結，我院則結合現實狀況，因地制宜，創新留庭保管模式。考慮到兩個派出法庭距離院機關比較遠和送達難等客觀因素，允許法庭在1個月內必須完成歸檔入庫，以達到省高院要求案件審結后5日內裝訂入庫達70%，十個工作日裝訂入庫達90%的工作要求，每統計月因送達等原因需留庭保管的案件嚴格控制在10%以內。

(三)對檔案信息化建設認識不足

少數部門、部分同志對檔案信息化建設的重要性了解不夠，認為這是可有可無的事，即使爭創檔案信息化一級達標，也是辦公室檔案人員的事，與己無關。但檔案信息化工作沒有其他辦案人員的共同配合、協助，單單靠檔案管理人員，是很難實現檔案信息化。

三、基層法院檔案信息化建設對策

(一)加強組織領導，穩步布置信息化建設工作

檔案信息化建設工作應堅持以利用為中心，充分發揮檔案信息化工作的效用，服務于司法審判工作，服務于社會公眾。我院始終堅持從實際出發，將檔案信息化建設列為全年重點工作計劃，注重檢查檔案信息化建設工作的進展情況，幫助協調工作中的矛盾，解決實際困難。

(二)加強有序管理，夯實硬件基礎設施

我院以新審判大樓搬遷為契機，依托先進管理技術，實現檔案庫房智能化管理，在檔案庫房配備10區73列智能密集架、24小時控制的新風空調、7臺庫內自控除濕機，21臺熱氣溶膠自動滅火裝置、庫區內配有自動恒溫電腦數據采集、防磁柜5臺。

(三)推廣應用律師服務平臺，探索網上檔案預約查詢

根據最高院要求，在訴訟服務中心開設律師志愿者服務窗口，由律師為當事人無償提供訴訟咨詢和幫助。積極與縣司法局、律師協會建立溝通協調機制，嘗試推廣應用浙江律師服務平臺，進一步提升律師服務當事人的效率。積極探索網上檔案預約查詢功能，當事人通過登陸法院門戶網站填寫姓名、聯系電話、案號、預約時間等基本信息完成檔案查詢預約，實現檔案定點定時查詢。

(四)開展法院間遠程調閱卷工作，落實便民訴訟

在訴訟服務中心專設電子檔案查詢窗口，當事人或其律師可申請異地檔案查閱，在完成對申請查閱檔案的異地遠程查閱授權后，當事人即可查閱異地法院的授權電子檔案并自行打印。法院間遠程調閱不僅卷免去當事人遠赴外地查閱檔案的奔波之苦，更是“互聯網+”時代法院間積極配合便民訴訟創新之舉。

四、結語

總之，隨著檔案信息化建設的不斷深入推進，檔案管理工作在當前審判活動中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時改進組織架構，實現科學有效管理，并以“科技強院”為契機，著力建設訴訟檔案信息化。在“互聯網+審判”時代，檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來便利，還能夠共享全社會的法律資源，從更高層面上推動了審判工作的公平、公正與公開。

作者:鄭永建 單位:平陽縣人民法院

［參考文獻］

［1］張旭．檢察機關訴訟檔案電子化管理初探［J］．檔案與建設，2014(3)．

［2］石潔．法院檔案的信息化管理［J］．檔案與建設，2010(11)．

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市人民政府辦公室： 一、自查基本情況匯報

（一）、領導重視，思想統一，任務明確 （二）、增加經費投入，抓緊系統化的檔案管理 經過不懈的努力，完成了1950年至2003年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執行、申訴復查工作提供了利用服務。

（三）、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作

為使法院系統的檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地開展各項審判業務和審判理論研究。我院制定了《xx市人民法院檔案管理辦法》、《xx市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《xx市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。

（四）、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作 二、存在的問題

（一）在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會計、聲像、科技、實物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。

（二）沒有過細地深入到各庭室檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標準的情況；有的部門還存在不認真按時按質量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。 （四）檔案庫房盡管加設防盜鋼條，但保衛人員看不到其，保衛視角差，存在著安全隱患。

三、整改措施

（一）院領導要繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。

（二）從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理條例》，依法開展檔案管理。

（三）加強全院干警的檔案意識，以及業務學習和培訓，特別是文秘人員、檔案人員、內勤人員、書記員的業務學習和培訓，努力提高工作質量、工作效率與管理水平。

（四）針對自查中存在的問題，不斷完善各種規章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。

（五）抓好檔案管理的工作指導，堅持落實好已經建立健全的各種規章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質量和進度順利進行。

（六）做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務，為經濟建設服務，為社會服務。

特此報告

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一、對檢察檔案實行現代化管理的必要性和重要性

檔案是證據。檢察機關是國家的法律監督機關，其監督活動貫穿于刑事訴訟的全過程，并且對國家工作人員貪污賄賂犯罪、國家機關工作人員瀆職犯罪具有偵查權、偵查，是收集證據，審查批捕，是審查證據，出庭支持公訴，要依靠證據，可以說，證據是刑事訴訟活動的生命。從檔案形成的特點看，是當時、當地、當事人直接使用的文件材料有條件地轉化而來的，是未經任何改動的原始材料，是令人信服的歷史證據。從檔案本身的特點看，它是歷史的真實記錄，如手跡、信件、照片、錄音和錄像等，都是原始文件和歷史信證，可以成為查考、研究和處理問題的依據。檔案是“句號”。每個案件，都經法定程序，都有一疊檔案，從立案、偵查、、審判到執行，都有詳細的記載。事情終結、案件辦結的標志是什么？兩個字：歸檔。沒有歸檔的事情、案件，都還沒有真正劃上“句號”。北方農民種地，講究春種、夏鋤、秋收、冬藏，如果立案、偵查、批捕、，是“春種”、“夏鋤”、“秋收”，那么檔案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面諸般努力的實際效果就會大打折扣。檢察檔案是廣大檢察干警辛勤勞動的果實，心血的結晶，因而，必須科學、規范、完好地保存。檔案是歷史，它真實記載著經驗和教訓，有著不可替代的現實參考價值。檢察檔案是檢察機關工作的查考憑證，辦案干事業的重要依據，調查研究的必要條件和基礎，是開展培訓的生動教材。隨著科學技術的不斷發展，計算機應用的日益普遍和電子文件的大量涌現，對檢察檔案實行現代化管理已迫在眉睫。

二、目前林區檢察檔案管理的現狀以及存在的問題

經筆者初步調查，在省林區分院下屬的23個基層院中，有14個基層院檔案工作沒有晉級；檔案檢索體系不夠健全，普遍存在檢索工具設置過于簡單，案卷目錄一本賬、重復交叉現象嚴重、整體功能發揮難的問題；有的已晉級的基層院，當時只是為了應付晉級檢查，雖購買了軟件，但沒有著錄，這既不便于今后工作，也不符合建檔規范；有的基層院雖建立了聲像檔案，但沒有購買防磁柜，非常不利于聲像檔案的保存；有的基層院還在使用傳統的老式的“五節柜”，沒有購買密集架；有的基層院沒有專門用于檔案工作的微機，既不便于檔案軟件的利用，也不符合安全保密規定；還有的基層院領導重視不夠，從不過問檔案工作，甚至沒有設置專門的檔案室。上述問題的存在，原因是多方面的，有領導的、有管理的、有資金的、有人員素質的，如果不下大氣力加以規范和解決，勢必是對過去檢察工作的不負責任，對未來檢察工作也會造成嚴重的影響和制約。

三、檢察檔案實現現代化管理的途徑和辦法

1、以提高認識為前提，轉變各級領導的思想。制約檔案現代化管理的因素很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領導者的現代化意識水平。首先，主要領導要總攬。認真從自身作起，檢討對檔案工作認識和重視上的偏差，切實轉變思想。在實際工作中應投入一定的精力關心支持這項事業，要經常過問、檢查、督促檔案工作。應想方設法創造檔案現代化管理的物質保障條件。其次，主管領導要真管。應當把檔案工作列入工作職責，經常了解檔案員在干什么、想什么，領導能夠為他們做些什么。每年至少要研究一兩次檔案工作，對重大事項、重要問題，要定期聽取匯報，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依據標準和有關規定開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難和問題。

2、以提高素質為核心，建設專業化隊伍。檢察檔案管理是一項專業性很強的工作，不僅要求檔案管理人員具備較高的政治素質，良好的職業道德，而且要具有較高的檔案理論水平和較強的業務能力。實踐證明，只有有了高素質的檔案管理人員，才會有高質量的檔案管理工作。因此，培養和造就高素質的檢察檔案管理人員，是實現檢察檔案管理現代化的核心和關鍵所在。首先，要提升檢察檔案管理人員政治素質。增強他們的政治意識、宗旨意識，使之具有高度的職業責任感和堅定明確的事業心；要增強檔案管理人員的檔案意識和法制觀念，使之充分認識檢察檔案的重要性以及它潛在的價值，認真履行崗位職責，做到干一行，愛一行，專一行，精一行，確保能保質保量地完成任務。其次，要提升檢察檔案管理人員業務素質。檢察檔案管理人員不僅要具備檔案專業知識，而且還要具備相關的檢察業務知識。因此，必須通過全方位、多角度、多層次的培訓，努力實現檢察檔案管理人員由事務型、封閉型向知識型、復合型、開放型的轉變。第三，要提升檢察檔案管理人員科技素質。計算機和計算機局域網已在檢察工作中廣泛應用，檢察檔案管理者必須熟練地掌握計算機操作技能、網絡應用技能，不斷適應檢察檔案工作發展的需要。

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一、目前會計師事務所檔案管理存在的一些問題

我國從1991年恢復注冊會計師統一考試以來，到現在已有二十多年時間，注冊會計師的業務也有很大的發展，會計師事務所的檔案管理也取得了很大的進展，但也存在一些問題，主要有以下幾方面：

1、檔案管理投入不足

會計師事務所在執業過程中，由于過份重視經濟利益，對需要費時費力的檔案管理往往不重視，如一些規模較小的會計師事務所會計檔案無專人管理，檔案存放無專門的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會計檔案的損毀，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質量及壽命受到影響。

2、檔案管理不規范

有些會計師事務所在上半年審計業務繁忙的季節，只注重出報告，而不注重會計檔案的收集整理工作，而是等到下半年業務淡季時才專門抽時間進行會計工作底稿的整理，往往由于時間太長，在整理過程中會出現缺少各種審計證據的情況，如關鍵的詢證函沒有，企業的銀行對賬單不齊，重要的合同沒有復印，有的甚至連企業提供的未審報表都沒有蓋公章，要補的太多，再要求客戶提供又感覺不好意思，只要聽之任之，有多少就整理多少，沒有的就算了。對檔案的借閱也沒有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結果不知道是哪一環節把檔案弄丟了，曾經有一個會計師事務所在從事司法鑒定業務時，原告方提供了會計憑證之類的會計檔案，事務所注冊會計師在叫來被告詢問某些細節時，被告要求看對方會計憑證的附件，被告利用注冊會計師缺少經驗，趁注冊會計師有事不在場的幾分鐘時間，將某些重要證據撕下帶走，有些進行涂改，造成在開庭質證時，原告方證據效力受到影響。會計師事務所在執業時還會將一些自相矛盾的審計證據一同保存，比如說本期確認了收入，但發貨單之類的審計證據卻又不是當期的，有的驗資報告的出資單據如銀行繳款單或進賬單上款項用途寫的是借款，但又作為實收資本的依據。這些無疑存在很大的風險。

3、重業務檔案管理、輕其他檔案管理

作為法律取證材料，一份完備的業務檔案可以挽救一個事務所，而存在重大缺陷的業務檔案又足以讓一個事務所關門。所以，業內人士將會計師事務所的業務檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業務檔案則比喻為“定時炸彈”，普遍存在著重業務檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務所對于業務檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴重散失，處于無人管理的狀態。

二、加強檔案管理、防范風險的應對措施

會計師事務所如何化解在執業過程中遇到的風險，除了加強自身專業知識學習，提高專業勝任能力，對明顯有風險的業務規避外，在會計檔案管理方面，還要采取以下措施：

1、制定會計檔案管理制度、規范會計檔案保管

每個會計師事務所為了規避風險，規范管理，都應該制定會計師事務所檔案管理制度，對檔案的整理，保管等工作進行分工，明確各部門的責權利。如檔案的接收、移交、歸檔、保管、借閱和銷毀等作出詳細的規定，防止檔案的毀損或泄露。

2、加強培訓和學習，提高執業人員對會計檔案重要性的認識

有許多注冊會計師在執業過程中，會帶一些助理人員一起去企業，其中審計證據的搜集工作交由助理人員去完成，但有些助理人員沒有這方面的經驗，對審計證據也難判斷真假，這樣，就必須事先對助理人員進行有關審計工作底稿相關知識的培訓，使他們對審計證據的范圍和重要性有明確的認識，對審計證據的真假能進行適當的辨別，同時，執業的注冊會計師對助理人員搜集的證據的完整性和真實性要負有主要責任，不能一旦出事就將責任推卸給助理人員。

3、對重要的證據要重點保存

在進行審計業務時，對企業重要資產的權證，如銀行存款的對賬單，房產和土地的產權證、應收賬款的函證以及重大交易的合同，交易記錄等，必須重點保存；對驗資業務中的投入資本的單據，如貨幣資金出資的繳款單或進賬單，實物資產的產權證明及移交記錄等，都必須重點保存。

4、注冊會計師對會計檔案要嚴加審核，保證審計證據的真實性

注冊會計師在執業時，對證據的來源一定要親自獲取，不要讓客戶代為提供，有些行為如詢證函回函寄到客戶處，由客戶代為轉交會計師事務所，貨幣資金出資的詢證函由客戶代為提供，自己不去銀行親自獲取，這些都會形成很大的隱患，存在重大的訴訟風險。曾有個會計師曹日紅佛山市注冊會計師協會廣東佛山528000事務所在做驗資業務時，客戶與銀行人員串通一氣，由客戶將詢證函交給非柜臺的銀行人員，在詢證函上蓋個假章，后來產生訴訟案件，在訴訟中因詢證函屬偽造，造成會計師事務所因工作失職承擔連帶責任。另外對自相矛盾的證據要運用替代程序進行審核，甄別取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。

5、加強職業道德建設，做好保密工作

注冊會計師所從事的工作要體現獨立、客觀、公正，就必須具有良好的職業道德，對在執業過程中知曉的客戶商業秘密，要嚴加保密，不能泄露，更不能以此謀利，要妥善保管好會計檔案，做好借閱記錄，不要使客戶的商業秘密泄露。曾有位注冊會計師利用客戶貨幣資金增資時知曉的信息，將銀行詢證函拍照發給與客戶存在訴訟糾紛的當事人，造成客戶增資存款被凍結并劃走，使客戶造成重大損失，對該會計師事務所的聲譽造成很壞的影響。

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近年來，我院檔案管理工作在上級法院和市檔案局的指導下，認真貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規定的通知》和《河南省檔案管理條例》，以實現檔案管理的規范化、標準化和科學化為目標，狠抓檔案管理質量，開拓進取，扎實工作，開創了法院檔案管理的新局面，多次被評為全國、省、市級檔案管理先進單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個大的發展。目前，我院綜合檔案室現有高素質檔案管理人員兩名，檔案專用房六間共計九十平方米，檔案辦公室二間，微機室一間，閱卷室一間。密集架108組，預計可容納到年的各大門類全部檔案。同時檔案室還配備了微機一臺、復印機一臺，檔案庫房加裝了金屬防盜門、防盜窗，配備了空調機、去濕機、溫濕計和滅火器等必要的辦公設備，“六防措施”全部落實，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個部分向領導和同志們匯報我院的檔案管理情況：

一、主要做法

（一）加強領導，提高對檔案管理工作重要性的認識。加強組織領導，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進行的重要保證。院黨組始終堅持把檔案工作作為法院工作的一項重要內容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭創一流”的口號，無論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長，以為副組長，有關庭、處、室正職為成員的檔案工作領導小組，并下發文件，明確規定領導小組的職責。并根據班子成員變動情況，及時調整領導小組成員，保證了檔案管理工作的延續性。院領導經常深入檔案室現場辦公，解決工作中出現的困難和問題，在人力、物力上優先保障。每季度聽取一次檔案管理工作匯報，每半年講評一次各庭室訴訟和行政文書歸檔情況。高起點、高標準地建設檔案室及檔案庫房，購置了鐵質密集架，配備了滅火器、專用微機、防磁柜等現代化檔案管理設備，進一步優化了檔案管理工作環境。建立了院長分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時，院黨組還注重提高全院干警對檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。重點在全院干警中抓了“三個克服，一個提高”。“三個克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無關的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績，干好干壞一個樣的思想。“一個提高”就是提高對檔案管理工作重要性的認識。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責上有分工，日常工作有人問，出現困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。

（二）明確責任，嚴格檔案管理規程。從院領導到一般人員充分調動積極性，每人都理順與檔案管理工作的關系：專職保密員負責到上級法院和市委拿送文件、辦公室人員負責印章管理、行政處負責訴訟文書及行政文檔的排版印發、立案庭負責立案材料的入檔、審判人員負責卷宗內容的審核和簽發、院領導負責文件的簽發，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標責任落實到每個人，規范檔案卷宗的書寫與裝訂，我院還先后組織開展了“書記員卷宗裝訂觀摩評比”、“優秀法律文書評比”等活動，并由審判監督庭對案卷進行評查，定期通報存在的問題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會管理檔案的良好氛圍。

（三）強化管理，實現檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進一步規范化、標準化，按照最高法院關于訴訟檔案立卷歸檔標準和《河南省檔案管理條例》的有關規定并結合審判工作特點，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案設備維護使用制度以及重大活動檔案登記制度等16項制度，實行案件流程管理，及時歸檔。嚴格按照制度辦事，嚴把“三關”，即評查、歸檔和上架關。做到“細”，仔細查找檔案管理上存在的薄弱環節，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴”，請上級法院和市檔案局專業人員逐件驗收，不符合質量要求的，必須按要求整理，直至驗收合格；“精”，對已歸檔的全部檢查，按要求歸類、裝訂，并更換卷盒。現在，我院檔案室共有文書檔案

卷，其中永久卷，長期卷，短期卷，業務檔案卷，合計卷，全部達到和基本達到上級要求的歸卷標準。

（四）嚴格保密制度，控制借閱范圍。法院檔案中的各類檔案文件中，大部分需進行保密管理。面對借閱面較廣的需要，做好檔案的保密工作是擺在檔案管理人員面前的一個重要課題。針對這種情況，我院認真履行有關保密工作規則，嚴格履行檔案借閱程序、控制借閱范圍、執行保密制度。對檔案管理人員實行加強保密教育，并要求其嚴格做到“不該說的不說，不該看得不看”，使檔案管理的保密工作有序進行。同時，根據法院工作的需要，積極做好檔案資料的編研和開發，完善了檢索體系，編制了多種檢索工具和專題索引，分別編制了“全宗介紹”、“各類檔案移交登記本”。對訴訟檔案實行書本式和卡片式索引，文書檔案的《案卷目錄》和《案卷文件目錄》中永久、長期索引實行兩套制，在保證檔案安全、不泄露國家秘密的前提下，為大量的申訴復查、審判質量評查及公安、檢察司法機關偵破案件提供了及時的服務和可靠的依據，充分發揮了檔案工作的效益。

（五）采取有效措施，加強業務指導。為了全面搞好檔案的業務建設和管理工作，我院在加強自身建設的同時，還十分重視對基層法院檔案管理工作的指導和幫助，了解和掌握基層法院檔案工作的基本情況，采取有效措施，提高檔案員的業務素質。一方面深入各基層法院檔案室進行實地指導，發現問題，現場解決。二是引導各基層法院檔案員相互參觀，互相學習，取長補短，交流經驗。同時組織他們參加地方檔案局的培訓，了解檔案管理工作的最新信息和管理手段，三是加強同地方檔案管理部門的聯系，積極參加各級主各類的檔案檢查，并請他們到法院檢查指導工作。四是及時準確地收集和報送檔案統計報表，對全市法院檔案管理工作的基本情況做到心中有數，為領導決策提供可靠的信息。

二、存在的問題和困難

我們雖然為檔案工作的發展和進步做了一些工作，也取得了一定的成績，但是離領導的要求、形勢發展的需要及兄弟法院的工作相比，還有相當大的差距，還存在一些不可忽視的問題和困難。主要表現在一是專職檔案員少，工作中只是疲于應付，難以在檔案管理的高層次上出思想、求進步；二是基礎設施還不夠完善還有薄弱環節；三是基層法院的檔案管理工作發展不夠平衡。

三、今后工作打算

（一）繼續深入貫徹執行《檔案法》的有關精神，提高工作人員依法治檔的意識。要經常組織全院檔案工作人員認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《人民法院檔案管理辦法》、《關于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規定的通知》等法律法規，充分運用內部刊物大力宣傳檔案工作的法律、法規、政策，形成一個懂法、守法、共同關心檔案工作的良好氛圍。同時繼續完善檔案工作管理制度，做到有章可循，按制度辦事。版權所有

（二）全面提高檔案質量，達到標準化、規范化要求。在檔案達標升級基礎上,檔案工作要進一步鞏固和提高。一是檔案形成的載體要符合國家標準，不得使用木質等粗糙紙張作檔案書寫材料，不準使用圓珠筆、藍墨水筆及化學材料的色帶打印文件，以確保檔案字跡的耐久性；二是嚴格執行檔案歸檔范圍，檔案收集要齊全、完整，檔案能全面反映我院工作全貌，并按年度歸檔，防止積存文件；三是采取新的立卷方法，紙質檔案和電子檔案并存，檔案分類、保管期限、編目、裝盒要達到國家標準要求；四是檔案要集中管理，由綜合檔案室統一保管，不得分散；五是建立檔案工作臺帳，做好檔案統計和鑒定工作。

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2012年4月28日，江蘇省檔案局印發了《江蘇省檔案信息化“十二五”發展規劃》，要求各市檔案局、省級機關各單位，結合本地區、本單位實際貫徹執行。如今，江蘇省法院系統已全面邁入檔案數字化進程中，蘇州市吳中區人民法院亦緊跟步伐，持續走在全省前列。2008年，吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級稱號，并于2010年順利通過復查。為更好發揮檔案資源服務審判、服務社會的職能作用，吳中法院于2012年全面啟動檔案數字化工作。一方面對庫藏的歷史檔案集中進行數字化加工，建立數據庫以備連網。截至2014年底，該院共掃描各類檔案186492卷、314546冊，對庫藏所有經濟、執行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進行了數字化掃描，順利完成當前檔案信息化建設的目標。另一方面對在辦案件實現“即收即掃”同步數字化，以備辦案過程中的查詢利用和共享。掃描公司特派專員進駐檔案科，書記員整理材料完成后直接交付掃描專員進行信息化處理，以保證信息檔案的即時性，借查閱卷宗均實現電子化。該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數字化工作，多次召開會議，聽取匯報，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經費偏緊的情況下，抽調人員充實檔案科力量，撥出專款，優先保障數字化掃描工作。二是有序推進。精心挑選實力較強、工作經驗豐富、具有相應保密資質的公司負責具體掃描工作，并督促該公司嚴格按文件要求備案；及時安排工作場地，安裝現場監控系統，制定詳細工作方案，簽訂協議，細化任務,落實責任；工作過程中加強督促檢查，發現問題及時溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時有效，實體及電子檔案安全。三是齊心協力。檔案科在堅持做好日常查檔、歸檔工作的同時，強化分工合作，密切配合掃描公司開展工作，每天從庫房調檔、歸檔數百卷，并加派專員每日值班。法院網絡部門積極提供技術保障和支持，擴大數據庫容量，以保障檔案數據的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設才得以迅速發展。

二、法院檔案信息化建設的優勢及存在的問題

相較于以紙質為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設有三大優勢。第一，提高查詢便捷度。檔案數字化，是實現檔案信息化的前提條件和基礎。數字化資源存儲于硬盤、光盤等數字儲存介質上，其優勢在于不易遺失損毀，復制、轉移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結底是訴訟檔案信息資源的開發利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網建設總體格局中，減少人力、物力、財力資源的占用，既便于管理，又能夠實現資源高度共享，從而擴大檔案利用率，提高全社會的檔案意識。第三，降低空間占用率。現在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫藏檔案“爆滿”的問題，隨著微縮技術、掃描技術、光盤技術的運用，檔案信息的儲存量大幅提高，存儲密度大大高于紙質檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實際操作中，也難免遇到一些問題。首先。法院干警“重紙質輕數據”的思想仍然存在。一些法院干警對數字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長、年齡較大的干警，對于翻閱傳統紙質檔案的工作模式已然習慣，對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，仍舊要求借閱紙質檔案，造成電子檔案的“有而無用”。其次，檔案管理軟件本身開發尚不完善。應用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩定性、實用性還有待加強，軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時有發生。再次，數據在不同系統中轉錄易出現差錯。法院的數字化檔案是在多個平臺上產生，以江蘇省法院采用的辦公系統為例，檔案數據由信息管理系統轉入檔案管理系統，或由辦公管理系統轉入檔案管理系統，需要二次加工，再次錄入難免出現一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實性和準確性。最后，專業數字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關專業公司派駐員工進行數字化處理，這些員工精通數字化掃描工作，但對法院本身的工作全無了解，對紙質訴訟檔案的形式及內容亦無基本概念，也會一定程度上增加訴訟檔案數字化的錯誤率。

三、完善人民法院信息化建設的建議

第一，加強檔案工作與使用人員的培訓。一方面，根據信息化檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對法院檔案部門人員進行培訓，另一方面，對外聘的數字化專業公司人員進行法院檔案基本內容、構成方面的培訓。此外，要抓好檔案的安全教育和維護教育工作，使檔案調用人員在接受便捷的信息化檔案服務的同時，樹立檔案安全負責的意識，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實體借閱形式對外借卷，盡量降低檔案安全管理的風險。第二，建立健全安全防范體系。積極應用先進的計算機技術，照片修復技術，電子信息回復技術，計算機錄音處理技術等，為檔案安全提供技術支持。切實落實異地備份制度，對有多套檔案或檔案復制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災害或事故對檔案造成毀滅性損失。第三，加強財力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設總體規劃之中，從訴訟信息集成、服務審判一線的角度出發，統籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專門用于檔案安全維護，用以更新先進的檔案保密系統，增加檔案信息化軟、硬件設備。

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檢察機關檔案信息化建設的核心是管理、利用手段和技術的現代化，使檔案信息資源在整個檢察系統可以共享，更好的服務于檢察工作。隨著電子科技信息技術的推廣和普及，檢察檔案信息化建設為檔案管理增添了快捷、安全等優勢，檢察檔案信息化建設的最終目標是實現檔案數字化、網絡化管理，檔案資料的收集、整理、保存、借閱等都與傳統管理方式不同。當前，檢察機關的信息化建設正在深入推進中，檢察干警的計算機運用能力得到了有效提升，檢察干警在辦公、辦案、辦事過程中，制作了大量的電子信息文檔。在檢察檔案工作中，應借科技強檢的發展機遇，加強檢察檔案的科技投入，逐步加強信息化建設力度，實現檔案管理的科學發展。

1.檔案信息化建設存在的問題

1.1檢察機關檔案的收集和整理方面存在的問題

隨著網絡辦公的普及，檢察機關經常通過網絡進行文檔的傳遞，但一些部門對電子文件的保護措施不力，有時甚至出現對文件進行隨意刪改的情況。信息時代的到來，造就了檔案載體形式以及檔案類型的多樣化，從而給檔案的收集整理方面造成一些困難。在檢察機關檔案管理中，聲像資料也占據重要地位，是檢察機關檔案室信息化建設的重要檔案資源。影像資料由被攝錄人簽字按手印，然后進行保存。目前，這些影像資料一般由業務科或鑒定技術科室進行保管，還未進入檔案室，從長遠看為了更好的保存影像資料還是應當由檔案室進行保存。檢察機關加強信息化建設以后，產生了很多存儲于計算機的文件和數據，從而賦予了檢察檔案一些新的特性。在實際的工作中，各類電子文件檔案往往沒有及時、全部歸檔，一些部門甚至沒有把電子檔案移交到檔案室，從而造成檔案收集的不完整。

1.2非數字化檔案轉化為數字化檔案過程中存在的問題

對于一些實物檔案要借助數碼照相機形成數字化的照片檔案進行歸檔。檢察機關訴訟檔案是每一個案件的訴訟過程反映，訴訟檔案一般都是裝訂成卷，一案一號，每一卷都有很多文件。在短時間內很難完成對紙質檔案的掃描工作，從目前檢察機關現狀來看，需要掃描的案卷很多，每年案卷還會遞增，任務量比較大，檢察機關檔案的數字化不是在短時間內能夠完成的，現有的訴訟管理軟件尚不能很好地滿足工作需要。另外，檢察機關的檔案管理人員的專業素質還有待提高。由于檢察機關電子檔案出現了多媒體信息，這就需要建立面向對象的非結構化的數據庫，同時還要建立多種檢索方式以滿足工作需要。

1.3檢察機關數字檔案的存儲和讀取問題

檢察機關所收集的電子數據，需要借助一些應用軟件保存在一些存儲介質上，例如磁盤、光盤、硬盤、U盤等，這類存儲介質對環境要求較高，比如機械振動、磁場、有害生物、濕度、溫度、灰塵、光等因素都可能會對電子檔案造成破壞，從而縮短電子檔案的壽命，影響數據的存儲。隨著電子技術的快速發展，計算機軟硬件的更新換代，從而會出現不同的硬件、軟件環境形成的電子檔案載體難以互換、互不兼容的情況發生，對于長期保存的電子檔案，隨著保存時間的推移，就很有可能出現保存數據完好但是無法讀取的現象。

2.加強檔案信息化建設的對策

2.1健全檢察機關檔案管理組織

檢察機關檔案對于展示單位業績、維護單位權利、開展創新研究、提高業務水平、進行科學管理、推動機關單位改革有著重要的作用。因此，要把檢察機關檔案信息化建設提高到單位發展與改革的高度進行對待，要認識到檔案室信息化的重要作用，把檔案室建設工作要納入部門考核的范圍，把檔案建設工作落到實處，做到經費保證、人員保證、時間保證、組織保證。這些是檔案事業發展與生存的根本保證，也是加快檢察機關檔案信息化建設的關鍵所在。

2.2努力推進檢察機關檔案工作的現代化水平

檢察機關檔案信息化是檔案工作現代化的基礎，檢察機關要利用信息技術，從而達到文件、檔案的一體化管理，實現檔案管理的自動化，實現能夠快速檢索檔案信息，能夠通過對多媒體技術和計算機對信息資源進行形、聲、文、圖的加工處理，豐富檔案的表現形式，能夠對視頻、音頻、圖像、文字等數據信息進行數字化存儲；通過信息技術的運用，要能夠實現對對大量的檔案信息進行存儲，并通過計算機能夠進行查閱，解決檔案人為損害和自然老化等問題；通過信息技術的運用達到社會公眾能夠方便對檔案資源利用，實現檔案信息資源的共享和互通；檔案工作者要不斷更新知識，創新檔案管理工作模式，改變傳統的思維理念。

2.3努力提高檢察機關檔案工作人員的綜合素質

檢察機關檔案工作人員的綜合素質影響到單位檔案室的建設能否健康、穩定、持續地發展，高素質的檔案工作人員是建設優質、高效檔案室的基礎。檔案工作信息化建設程中，檔案工作人員不但要具備檔案學、情報、圖書的專業知識外，而且還要掌握圖像處理、數據庫、網絡應用、計算機操作等方面的知識，要具備一定的計算機處理能力，要積極探索適合目前檔案信息化工作的新方法、新模式。目前，檢察機關大多缺乏既具有計算機相關知識又具備檔案專業知識的高素質人才，這些情況特別是在基層檢察院更加突出。因此，要在加強對在職檔案工作人員進行培訓的同時，還要做好檔案信息化人才的引進工作，在進行人員培訓和人才引進時應遵循以下原則：一是要做到檔案工作人員配備結構合理，引進人才不浪費人才；二是要對于檔案工作人員的培訓要針對不同對象分層次培養，要根據崗位需要進行相關技能的培養；三是對檔案工作人員進行培養時，要有超前意識，使相關崗位工作人員對新設備、新技術能夠提前了解。

2.4加強編研工作的信息化

首先是編研技術的多元化，由以前純手工方式逐漸向現代化過渡，編研工作的各個環節都納入到計算機操作和網絡化管理； 其次是編研業務組合的多元化，整合檔案信息資源、整合各部門力量把檔案編研工作與檔案目標升級、檔案基礎工作、數字化檔案室建設等結合起來； 再次是編研成果的多元化，為了提高檢察檔案編研成果的質量、豐富編研成果的內容、增強檔案編研成果的使用效果，將文字、圖表、數據、聲像等表達方式結合起來形成多元化或者多媒體的編研成果。

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動物防疫監督行政處罰案件的立卷過程，應本著便于管理和利用的原則合法地收集、整理材料，并嚴格按規定程序和要求進行立卷和編目，以提高案卷質量。

1.1結案的條件

依據有關法律、法規規定，動物防疫監督行政處罰案件結案必須具備下列條件之一。（1）公民死亡，無近親屬或近親屬放棄訴訟權利的；（2）動物防疫監督主管部門依法申請人民法院強制執行，法院執行終結的；（3）當事人違法事實較輕，動物防疫監督主管部門決定免于處罰的；（4）經查后認定當事人不構成違法，決定不予立案的；（5）處罰人自覺履行動物防疫監督行政處罰決定的；（6）已移交有關部門處理的。

1.2立卷的原則和要求

案件應按照“材料齊全、排列有序、裝訂整齊、便于查閱”的原則進行立案。案卷材料必須做到一案一卷、文書齊全、手續完備，所有文字材料必須用鋼筆或毛筆書寫。

1.3案卷的內容

案卷的內容主要包括在動物防疫監督行政執法過程中形成的，作為重要的證據并具有保存價值的各種文字、照片、圖樣、錄音、錄像等資料。

1.4案卷的裝訂順序

（1）封面：封面應載明全宗號、分類目錄號、案卷號（各類案卷合并后統編的流水號）、立卷機關全稱、案由、案號（行政處罰決定書編號）、歸檔日期，保管期限等。（2）案卷材料目錄：載明文件作者、形成日期、材料名稱、所在頁數、備考等。（3）處罰決定書。（4）結案報告：由承辦對案件由來、調查過程、違法事實認證、處罰決定、送達情況、履行情況、聽證、復議及訴訟情況進行總結，提出結案建議，經行政機關負責人批準結案。（5）立案審批表。（6）證據材料。（7）聽證材料：包括聽證申請書、聽證通知書、聽證筆錄、聽證意見書。（8）復議材料：包括復議受理通知、申請復議書、答辯書、復議筆錄、復議決定書。（9）訴訟材料：包括訴訟受理通知書、狀、答辯狀、開庭通知、訴訟裁定書。（10）申請執行材料：包括執行申請書、結案證明或撤銷執行申請、法院裁定書。（11）財務處理單據：包括沒收憑證、扣留通知或暫扣憑證、登記保存通知。憑證單據應粘貼在統一規格的紙上，便于裝訂。（12）其他有關材料。（13）封底：封底應載明案卷連面帶底頁材料，其中文字頁數、圖樣頁數、錄音、錄像等附件材料情況、立卷人姓名、立卷時間。以上一般程序處理的動物防疫行政處罰案件、案卷內容視具體的材料而定，不一定要拘泥于上述內容。以簡易程序處理的動物防疫監督行政處罰案件，案卷內容除現場筆錄、當場處罰決定書、罰沒單據、結案報告等材料必須齊全外，可適當簡化，并按時間順序裝訂成冊。

1.5案卷裝訂

案卷裝訂材料以蠟線為宜，在案件左側自上而下采取三眼定位裝訂，裝訂后封底背面裝訂線接口處，用案卷專用封條封貼。

1.6案卷的歸檔

檔案管理人員收到承辦人員交來的案卷，經驗收合格后，在封條騎縫處加蓋專用印章，并填寫動物防疫監督行政處罰案件總目錄（總目錄應載明序號、分類目錄號、案卷號、案由、案號、結案日期、頁數和案卷存放區域號），然后將案卷材料置專用柜存放。

2嚴格動物防疫監督行政處罰案件檔案管理制度

動物防疫監督行政案件檔案管理是一項專業性強、業務要求高的工作，因此，必須建立相應的制度加以規范。

2.1明確專人負責

動物防疫監督行政機關必須從動物防疫監督行政執法人員中選配政治思想好、業務素質高、責任心強、愛崗敬業的同志擔任檔案管理人員，并加強業務培訓，明確工作職責，實行過錯追究。

2.2明確檔案程序

包括建檔范圍、立卷方法、編號順序、保管原則等。

2.3明確借閱制度

動物防疫監督行政處罰案卷立卷歸檔后，未經行政機關負責人批準，任何單位和個人不得外借和查閱案卷；查閱檔案的單位和個人也不得對檔案進行涂改、污損、拆散、調換、損壞或私自增添和抽取材料。

2.4明確銷毀制度

篇10

專門檔案與民生檔案的關系及重要性

專門檔案，是指文書檔案以外所有在專門活動中形成的檔案，如會計檔案、統計檔案、訴訟檔案、病歷檔案、婚姻登記和工商注冊登記檔案等。其特點是：很強的專業性、獨立性、動態性、現行性，具有突出的現實使用價值。離開專門檔案的支持，專業活動往往無法正常開展。

民生檔案屬于專門檔案范疇。區縣民生檔案，涉及政府對社會進行公共管理和服務的各個部門，是有關公民生存與發展的檔案。主要包括：訴訟公證、監察、稅收工商、醫藥衛生、城市低保醫保和社保、土地管理、房屋管理、規劃審批、人口普查、婚姻登記、消費權益維護、殘疾人權益保護、優撫救助、疾病防控、學籍管理、戶籍管理、職稱評定、技工等級評定、計劃生育管理等內容。其顯著特點是很強的動態性、管理和服務對象大多為公民個體。是“人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題”在檔案工作中的集中體現。

專門檔案管理現狀及民生檔案管理中的問題

區縣民生檔案資源體系和服務體系建設，涉及如何準確把握對專門檔案實行統一領導、分級管理、條塊結合和檔案資源共享等問題。

2006年，北京市西城區對全區專門檔案資源普查結果表明：近年來，專門檔案形成的種類和數量劇增，涉及民生的檔案增速尤為迅猛，在普查的378種專門檔案中，涉及民生內容的就有210種，占總數的55％。由此看出，各級政府對民生問題給予極大關注，檔案部門也正在努力應對出現的新問題，適應形勢發展需要。但同時也不能回避，區縣在建設覆蓋人民群眾的檔案資源體系中仍存在一些薄弱環節，需要認真研究，對癥下藥，努力改善。

普查中發現的主要問題有：

1．專門檔案管理相互交叉，不順暢；規范和標準的制定滯后。一方面，各級檔案行政管理部門對本級專門檔案管理現狀缺乏調研，對其形成、種類、數量、保管以及利用等情況缺乏清晰了解。另一方面，國家、省市級專業主管部門，大多對各區縣本專業的檔案管理情況不明，底數不清。由于對各專業檔案的統一干預和控制不夠，造成條塊交錯、相互重疊與分割，出現缺位和空位。

此外，378種專門檔案中，制定規范或標準的有232種，沒有制定的有146種；而這些規范和標準中，由上級業務主管部門與檔案部門聯合制發的只有86種，其他或由上級業務主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。由于尚缺乏統一的管理規范和標準，區縣檔案部門在工作中不能對專門檔案管理進行有效監督、指導和服務．也未能取得立檔單位認可。

2．專業檔案形成數量劇增，保管空間嚴重不足。據近三年統計，西城區平均年形成文書檔案36084件，專業檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。專門檔案數量的劇增，表明了區縣檔案工作呈現出新的發展態勢，專門檔案占主導地位。但由于檔案的歸屬與流向不確定，銷毀期限不明確，市專業、行業檔案管理部門尚未形成接收計劃，造成檔案只有進口，沒有出口，存儲空間嚴重不足，尤其是檔案數量增幅較大的社保、醫保、低保、公證、房管、工商、城管監察等部門。這給基層專門檔案的收集、保管、利用帶來很大困難，而用房有限，保管條件較差，又存在著不安全隱患。

3．專門檔案整理編目缺乏章法，各行其是。由于對一些專門檔案沒有明確統一的管理規范，只能由立檔單位自創方法或依靠區縣間相互交流進行管理。此外，專門檔案使用的裝具也存在各行其是的現象。一些表格、單據材料因整理上無章可循或數量太大，尚未進行整理編目，為利用工作帶來不便。

管理民生檔案，為開展民生工作服務

1．針對區縣各類專門檔案管理、特別是民生檔案管理中缺位、錯位、越位問題，應全面梳理各級檔案部門與專業主管部門、綜合欄案館與專門檔案館、監督指導機關與檔案形成部門的職責分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協調、共同管理的民生檔案資源體系。

2．區縣檔案行政管理部門要深入調研，確定本區縣重點民生檔案及形成單位和形成內容。各級各類檔案管理部門，要根據自身管理民生檔案的職責范圍和工作特點，層層把關，提出管理方案和措施。

3．根據區縣各類民生檔案形成、保管、利用的情況和特點。創造民生檔案管理和服務的新理念、新模式和新方法。

第一，民生檔案要收集先行，管理到位，覆蓋完整。區縣民生檔案的收集涉及許多相關部門，要建立檔案來源標準，了解來源渠道。不僅在民生檔案類別上齊全完整，還要在檔案內容、管理對象以及檔案載體上齊全完整。為此，區縣檔案行政管理部門，要加強對分散在各個機關的大量與人民群眾切身利益相關的民生檔案的監督指導，明確相關部門和單位的檔案管理責任，完善民生檔案管理的制度。

第二，整合民生檔案資源，實現規范化、專業化、信息化、區域化、系統化、集約化。整合檔案資源，變分散為集中，實現民生信息資源共享。一是把民生檔案作為區縣綜合檔案館館藏資源的重要組成部分，將反映民生內容的重要檔案，從形成檔案的各個部門接收到國家綜合檔案館，更加充分發揮綜合檔案館的檔案服務優勢。二是市管專業、行業主管部門對系統專業檔案提供有力的監督指導、管理和服務，充分發揮專業、行業部門檔案統一管理、專業服務優勢。為解決基層民生檔案庫存緊張問題，一方面，市級各專業上級主管部門應與市檔案局聯合，盡快制定出民生檔案收集、管理、流向和銷毀等具體規定辦法；另一方面，區縣政府財政對民生檔案管理應給予一定的政策傾斜和資金支持。