財務管理與采購管理資產管理協同研究

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摘要：近年來，中職院校發展不斷壯大，財政資金的投入力度加大，教育教學設備等資產采購量大幅增加。在這個過程中對職業院校的采購管理、資產管理進行全方位科學研究就非常有必要。本課題從財務管理的角度出發，協同研究采購管理與資產管理，系統推進優化中職院校財務管理、采購管理、資產管理工作，從而更好地保障職業教育事業的可持續發展。

關鍵詞：中職院校；財務管理；采購管理；資產管理；協同研究

一、財務管理、采購管理與資產管理的現狀

（一）財務管理的現狀。財務部門已經成為學院的一個重要部門，財務管理發揮著越來越重要的作用。但由于在觀念上長期存在重核算輕管理，重部門項目預算和項目控制，輕經濟效益，財務管理的彈性相當大，在很大程度上弱化了財務管理的功能。具體表現如下。1.重博弈輕規劃。在學校內部資源分配時，有限的教育資源，是用于學校優先發展的優勢專業還是用于扶持弱小的專業，也就是“扶強”還是“扶弱”的問題，往往很難抉擇，不能同時滿足各部門的訴求。內部資源配置主要是通過編制校內預算來實現的，而預算又沒有明確的目標，因此校內預算是部門間的“討價還價”，內部資源配置成為各部門之間“博弈”的結果。2.重投入輕產出。職業院校作為全額撥款或差額撥款的事業單位，所有的資產歸國家所有。國家將資產交給學校經營和管理，既不需要償還也不需要分享經濟利益，資產缺乏有效的管理和監督。長期以來的撥款體制，多撥多用、少撥少用的經費管理習慣導致各個學校拼命爭取資金，重投入輕產出，只注重資金使用，忽視資金的使用效益。投資過程中，由于缺乏時間價值意識、資金成本意識、風險意識和社會效益意識，沒有進行充分的可行性論證，項目就匆忙上馬，導致投資效益低下，進而影響學校的可持續發展。3.重審批輕責任。近年來，不少院校已經建立了一套比較完整的審批體系，出臺了各自相應的《財務工作手冊》，使各項支出的審批規范化。這種審批制度，強調財權的運用，各個層級的領導履行了審批支出的權力，卻沒有落實承擔支出效果的義務，最后把開源節流的責任全部落到財務人員身上，不利于學校財務運行機制的建立。（二）采購管理的現狀。近年來，由于國家對職業教育的投入不斷增加，學校每年用于采購的資金也越來越多。年度采購預算少則幾千萬，多則上億元，大多數是財政性資金，因此學校采購也是政府采購的重要組成部分。為做好采購管理，各級財政部門出臺了一系列涉及采購業務的內部控制規范和制度，各學校也積極地推進采購內部控制建設，取得了初步成效，但也還存在一些問題。具體表現如下。1.組織機構不健全，難以相互制衡。很多學校建立了采購工作小組，由校長或副校長擔任組長，采購管理部門、財務部門、監察部門負責人為成員，研究處理采購工作中的重大事項。但是決策權、執行權、管理權、監督權的界限不是很明晰。通常采購部門的人既是參與決策者，又是執行者，監察部門的人既是決策者，又是監督者。雙重身份的重合會影響到相互制衡。2.采購系統不完善，造成重復購置。按照學校的內控制度，在采購之前均須經過前置審批。但是在實際審批過程中，由于現有的管理體制不完善，導致只要部門提出采購需求、經費允許就可以申請購置；經費申請渠道較多，形成多頭申報，使得審批沒有落到實處。3.采購需求不合規，采購不能順利完成。采購需求通常是“誰采購，誰提出”。制訂采購需求時要求合規、完整、明確，不得有歧視性條款或者傾向性的限制要求。部分高端的教學設備需要資產使用部門或人員進行采購。由于資產使用部門的人員不熟悉招投標的規則，再加上知識的局限性，在采購時往往讓供應商來提供具體商品的需求文件，且缺乏專業論證。這樣的采購很容易引起傾向性質疑，導致采購不能及時完成，影響到正常教學和工作。（三）資產管理的現狀。資產管理是學校管理中的一個重要組成部分。資產管理逐步實現了信息化，部分學校自主研發或采購了資產管理系統，如國子軟件，財政部門也推廣了資產管理云平臺，大大減輕了資產管理的工作量。但是資產重復錄入、資產流失和資產重復購置的狀況依舊存在。主要表現如下。1.資產系統不完善。財政部門的資產管理云平臺上線時間不長，部分功能還沒法實現。國子資產管理軟件目前對資產管理來說還具有不可替代性。因此就造成了資產重復錄入的情況。資產管理員在國子管理軟件中錄入，財務人員又要在資產管理云平臺上錄入，一邊是為了資產管理，一邊是為了資產折舊，相當于同樣的工作要做兩次。工作量大且不說，很容易造成兩個系統的數據不一致，如資產分類、單位等等，給財務工作造成很大的困擾。2.資產管理力量薄弱。雖然絕大部分學校都已經設置了資產管理職能部門，但總體來說力量還是比較薄弱。因為不夠重視，有的學校把技能水平低或沒有地方安排的人員安排為資產管理人員，由于業務不熟悉，不能熟練操作電腦，不熟悉資產的分類，不熟悉各個環節的銜接等問題，給資產管理工作增加了難度。3.資產審核、調撥、租賃程序不到位。按照各個學校的做法，在采購前必須要經過資產審核，才能進入采購環節。但是在設置審批流程的時候，存在著流程后置的問題，并將審批權限錯誤的賦予資產采購人。這樣就失去了資產采購審核的意義，容易造成重復采購。職工換崗和部門資產調劑都會帶來資產調撥的問題，由誰來做資產變更，程序上沒有明確規定，導致資產管理員對資產調撥過程不清楚，只能靠資產清查時來糾偏。學校資產租賃前要先經過財政批準，批復后才允許出租。在實際工作中，經常存在未經批準就出租的情況，或者沒有提前報批，導致資產部分時間閑置。

二、財務管理、采購管理與資產管理三者關系與協同

財務預算是采購流程得以展開的依據，即財務管理為采購管理提供依據。采購過程中，財務管理又為采購管理提供資金保障。采購完成，資產入庫，是資產管理發生的前提。資產管理過程中又涉及資產處置和清查。沒有財務管理，采購流程就無法繼續，更不會產生資產管理的對象，三者的關系密不可分。資產管理管理的是資產的實物形態，財務管理管理的是資產的價值形態，如果雙方溝通不足，就無法真正體現管理的效果。那么如何妥善解決學院目前財務管理、采購管理與資產管理方面存在的問題？我們不光要“分而化之，還要合而謀之”，其實就是在解決各自問題的基礎上，協調好三者之間的關系。（一）預算編制環節的協同。通過財務預算編制來控制采購預算。預算主要解決支出的科學分配問題，實質就是解決“該不該買”和“買多少”的問題。各業務部門根據下一年度的工作目標，提出本部門的采購需求，并提供預算編制的基礎資料。資產管理部門收到各業務部門的采購需求和相關資料后，結合資產的存量，進行必要性分析，將初步審核意見提交預算管理小組確定。專業性較強的重大采購項目，須委托校外專家或機構對方案的可行性、計劃的科學性和金額的合理性進行綜合立項評審。財務部門根據資產管理部門最終確定的采購項目，對采購預算的資金來源進行落實論證，編制采購預算指標。在預算編制環節資產管理部門提前介入，能盡可能地減少重復購置，提高資金使用效率。（二）采購環節的協同。通過財務編報確認書來協同采購管理。采購預算指標批復下達后，業務部門依據采購預算數和實際工作需要，進入采購環節。財務經辦人需在政府采購管理系統中編報采購確認書，確定采購方式和預算金額。政府采購方式的選擇直接關系到采購工作能否正常進行。由于可選擇的采購方式很多，有公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價、自行采購、競爭性磋商、電子賣場等等，不同的采購方式應遵循不同的程序和要求，采購方式的選擇既具有法定性，也具有一定的靈活性。因此，財務經辦人在編報采購確認書前，應根據采購事項的具體要求，進行充分溝通，合理確定采購方式。一般學校通過采購付款的內部控制程序來實現財務對采購的監督管理，這能在一定程度上防范采購過程中的差錯和舞弊。但財務管理的這種監督作用，多少顯得有些被動，與財務管理的地位不太相稱。因此，財務人員應實際參與采購過程，參與招標文件的制訂，在采購付款條件、采購風險控制等方面提供更專業的意見；監察人員應全程參與采購過程，進行全面監督。（三）驗收入庫環節的協同。通過采購驗收協同財務管理、資產管理。（1）采購完成后，學院要組織采購項目驗收。采購與驗收是兩個不相容的崗位。因此采購經辦人可以發起驗收申請，但不能同時作為驗收人員參與驗收。驗收成員由資產管理員、使用部門人員、監察人員組成，重大、復雜及專業性較強的項目可聘請校外專家參加驗收。（2）驗收通過后，采購經辦人負責到資產管理部門辦理資產入庫手續，資產管理員在資產管理軟件中辦理入庫登記，形成資產卡片。財務部門提取資產數據，對資產分類、資產入賬價值、計量單位等是否準確進行審核，提出修正意見，并據以計提折舊。目前固定資產分類的國家標準和財務規則規定存在不一致的地方，這是導致賬實不符的最主要原因。部分大型儀器的重要零件更換按照材料入庫，而不是資產，也導致了賬實不符。所以在資產入庫時，不僅需要考慮該件物品能否單獨使用，同時還要考慮到對該項物品的處理方法。因此，統一資產分類標準，是資產管理和財務管理相結合的關鍵。（四）資產使用環節的協同。通過資產使用來協同反饋采購管理。資產使用部門或人員領用資產時，必須到資產管理部門辦理資產領用手續，資產管理員即在資產管理軟件中辦理出庫登記。資產的使用部門或人員發生變動時，雙方人員必須到資產管理部門辦理變更手續，資產管理部門要及時在軟件內進行更新。教學專用設備必須設置設備使用臺賬，記錄使用時間、地點、人次、設備狀況，并由經辦人簽名。設備使用臺賬每學期末交給資產管理人員匯總留存，并將結果作為設備采購績效評價和確定下一年度預算的重要依據。（五）資產處置環節的協同。通過資產處置手續加強資產管理與財務管理的溝通。資產長期使用后不能繼續使用或其他原因需要對資產進行處置的，資產使用部門或人員先提出處置申請，資產管理部門審核后會簽財務部門，報學院領導批準，最后上報主管部門及財政部門。只有在資產處置最終批復后，才能根據批復要求，對資產進行實物處置，不得擅自在批復之前處置資產。資產處置后，資產管理部門要及時辦理資產注銷登記，并將資產處置批復、注銷登記、處置結果等資料及時送到財務部門辦理資產核銷手續。（六）資產清查環節的協同。通過資產清查協同財務資產核算賬與資產管理臺賬。資產使用部門自領用資產后需定期進行資產自查，資產管理部門則每年必須進行一次全面清查，將資產數據庫中的資產與財務部門登記的資產一一對應，保證賬賬相符，賬實相符。對于清查中發現的問題，應協同財務處按照規定的流程及時進行調整處理。

三、結語

綜上所述，通過對財務、采購與資產管理的工作重點及相互之間的關系分析，我們發現財務、采購與資產管理三者相輔相成，是一個不可分割的整體。只有進一步加強各部門之間的有效溝通，提高財務人員、采購人員和資產管理人員的素質，才能有效地協調好三者之間的關系，才能提高資金利用率，才能真正體現管理的效果，才能為學校的健康發展提供更強大的助力。

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作者:童成霜 王連英 章飛飛 陳子欣 單位:浙江交通技師學院