檔案監管范文10篇

作為人類活動的客觀記錄，原始記載著歷史發展過程中的真實面貌，具有較高的信用等級，因此成為最具公信力的信息資源。檔案管理沿襲以國家為主的管理模式，過分強調國家機構檔案保管利用而忽視民眾的檔案需求，隨著檔案社會性的不斷普及，群眾依靠檔案維護自身合法利益的意識不斷提高，政府提供檔案服務的能力亟待加強。隨著新公共管理運動的發展，政府部門不斷從管理型政府向服務型政府過渡，檔案部門積極探索提升檔案公共服務能力的途徑。如何有效地對檔案中介機構予以監管，引導其為檔案事業發展發揮其應有的作用值得探討。

1檔案中介機構存在和發展的社會基礎

檔案中介機構一般是指按照法律規定設立為立檔單位提供檔案專業服務的社會法人。人們所說的檔案管理專業服務主要包括其對文件或檔案進行管理的各種方式，涵蓋收集、鑒定、整理、保管、編目等，也涉及檔案咨詢、人員培訓等更高層次服務，可以說其可以在國家法律規定下的除了僅能由國家檔案部門行使的其他所有相關的檔案事務。正因為其服務的內容涉及方面甚廣，為其發展奠定了良好的基礎：

1．1日益增多的檔案服務需求

隨著社會經濟的進步，社會對檔案保管的意識得到不斷地提高，檔案的外部環境也得以優化，檔案整理的需求量日益增多。不僅各個立檔單位都要整理文書檔案，像重點建設項目的工程檔案、重大活動檔案均得到高度重視，紙質檔案數字化等多種需求促使檔案市場更為廣闊。檔案中介機構借助有效整合檔案人才、檔案技術設備和檔案用品等提供高質檔案服務得到市場認可，有效地為其奠定了發展的市場需求。

1．2檔案服務專業化提供存在可能

2013年是我市“全面建成小康社會”、“躋身蘇北第一方陣”的關鍵之年，全市檔案工作以黨的十八大精神為指導，以科學發展觀為統領，緊緊圍繞檔案“資源、利用、安全”三大體系建設，解放思想，創先爭優，著力提升檔案工作服務大局、服務發展、服務和諧社會的功能，為全市經濟社會發展作出應有的貢獻。

一、加大安全監管力度，不斷提升依法治檔水平

1、切實加強檔案指導檢查及星級創建工作。進一步加強檔案業務指導工作，提高全市檔案工作規范化管理水平。多部門聯合督導，對全市檔案工作定期進行全面檢查，提高全市檔案資源建設整體水平。積極推進檔案室星級創建工作，帶動全市檔案工作整體水平的提高，當年通過省星級測評驗收的檔案室要達10家以上。對年檢和星級創建工作中成績突出的單位給予表彰，對工作落后單位進行通報批評。

2、深入開展普法宣傳教育。加強對《中華人民共和國檔案法》和《省檔案管理條例》等法律法規的宣傳貫徹工作，普及檔案知識，提高全社會的檔案意識。繼續以“檔案伴我行”征文活動為載體，把檔案發揮重要作用的鮮活生動的事例或有趣的經歷記述出來，在《市報》繼續刊發，活動結束后結集成冊，提升宣傳效果，讓更多人了解和支持檔案工作，激發檔案工作者愛崗敬業的熱情。

3、加強基礎設施建設，確保檔案安全。嚴格按照防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防腐、防蛀、防盜等基礎設施技術要求，完善安全管理制度，落實安全保管措施，確保檔案的絕對安全和有效利用。要按規定建設配備必要的檔案室、檔案裝具和檔案資源開發設備設施。檔案存放要有單獨庫房，做到檔案庫房與辦公室、閱檔室三分開。檔案裝具的式樣、規格及質量符合國家和省檔案局的規定。

二、加大資源建設力度，不斷提升基礎業務水平

1物業管理與房產檔案的內涵

物業管理作為房地產市場消費環節之一，是對房地產開發建設等環節的延續和完善的一種綜合性經營服務，物業管理在國外廣受歡迎被稱為現代化“朝陽”產業。廣義的物業管理指一切有關房地產開發、租賃、銷售及售后服務。狹義的物業管理以維修養護樓宇和管理所使用機械電氣設備和公共設施，以治安保衛與環境綠化，分發信報與傳呼電話，清潔衛生等為主要任務的服務行業。一般而言，物業管理在管理層面上主要包括物業發展及施工，綠化環衛，道路及車輛停泊，租約事務，物業裝演；管理公共設施及設備運行，對財產權利與財產登記和業主及用戶進行管理等。房產市場迅猛發展產生大量房產檔案，房產檔案屬于專業檔案，具有保存價值和重要法律憑證價值，是進行房產權屬登記與房屋交易，房產抵押與處理房產糾紛，城市拆遷規劃的主要依據，業主與用戶的個人信息具有明顯私密性，房產檔案工作是重要基礎業務建設。但目前物業公司涉及的檔案管理的現代化與信息化處于起步階段，遠遠沒有達到科學化水平。房產檔案主要包括從房屋建造到消亡整個過程形成的臺賬與圖，卡與照片，文件及一切能證實房屋歷史變化過程資料，是房屋真實縮影和全部歷史記錄。人們一直使用傳統方式管理文件檔案，大多還停留在紙介質基礎上，這樣的管理效率低下，保密性差，并費時費力，如發生意外則很難彌補。

2物業公司在房產檔案管理方面存在的突出問題

物業公司在房產檔案管理觀念方面與發達國家存在較大差距。我國長期實行福利制住房分配制度，物業管理還沒有從財產與契約及消費角度得到充分認知，導致契約精神缺失和公共權利漠視，使得業主缺乏主動參與和守約意識，造成物業管理服務主體錯位和缺位。對業主而言，少數業主對現代物業管理服務理念不認同，對物業公司提供的包括檔案管理在內的各項服務持漠視態度，對自己的信息缺乏足夠的重視和保全意識等。對物業公司而言，在檔案建設中增強透明性，提高專業化，更好感化廣大業主，樹立自身良好公共形象等意識不夠強烈。物業公司房產檔案建設責任界定不清晰。物業公司房產檔案建設的服務觀念不強。部分物業公司依然以管理者自居，沒有定位自己服務業主位置，淡化了服務特征。有些物業公司違背合同，不給業主提供相應檔案建設與保密等服務，引起業主強烈不滿。物業公司房產檔案建設的行業自律人才隊伍儲備不夠強。《物業管理條例》及配套政策在執行過程遇到諸多阻力。國內尚未建立物業公司與業主誠信檔案記錄，物業公司專業化和社會化的程度偏低。物業管理的檔案市場缺乏活力，需要必要監督和競爭，管理水平低下，運作不規范，必要監管機制體制缺失，造成了物業管理檔案建設市場的持續混亂。物業公司檔案建設管理隊伍素質良萎不齊，相對缺少人才儲備，隊伍建設跟不上行業發展需要，缺乏稱職的職業經理人，房產檔案建設專業人員的技能培訓也跟不上行業發展需要。

3物業公司適應物業特性對房產檔案進行科學管理

首先，要適應物業管理的適時性和無形性對房產檔案進行管理。物業管理的實質是產品生產和提供，物業公司提供管理、勞務服務等產品，業主支付費用，雙方成為相應產品的提供者和消費者。生產與銷售和使用消費是產品必備環節，三個環節順序發生，但是物業服務沒有流通環節，物業公司應隨時隨地做好滿足業主潛在物業服務需求各項準備。無形性是物業服務產品重要特征，使業主在消費物業產品時，難以感覺到物業服務產品真實存在，檔案管理與建設得好壞更多的是依賴于業主的主觀評判。行政管理部門應制定物業管理的相關檔案與信息建設得政策。其次，要適應物業管理的公共性與廣泛性對房產檔案進行管理。物業公司與業主是在物業服務合同基礎上形成的契約關系。從不同交易關系看，物業管理主要對房屋及其配套設施設備和相關設施的管理與維修維護，但物業共用部位和機電設施設備是由業主共同所有，提供服務商品所滿足的是特定社會群體的事務和信息檔案建設需求。當事人權利和義務等約定，依據全體業主整體意見制定，相關的檔案建設具有公共性與通用性。第三，適應房產檔案時空數據變化規律進行科學管理。

隨著燃氣管網在城市中的不斷擴建延伸、各類用戶的不斷增加,形成的各類資料也越來越多,燃氣工程檔案管理工作顯得愈發重要。現代化的燃氣企業,對燃氣工程的檔案管理應做到管理水平專業化、文件材料規范化、歸檔程序制度化、數據管理現代化、服務利用人性化。只有這樣才能使燃氣工程檔案信息得到充分利用,實現檔案為現實服務的根本目的。長期以來,對檔案管理工作的重要性沒有足夠的認識,檔案管理部門和各業務部門各自為政、相互脫節,導致各類工程資料歸檔不及時或不完整,從而造成檔案殘缺不全,給檔案利用工作帶來了相當的困難。因此,公司必須要轉變觀念,認識到檔案管理工作的重要性,制定并采取相應的制度與措施,對燃氣工程檔案進行超前管理。

1建立完善的檔案管理網絡

1.1企業領導重視,并加強對檔案工作的集中統一管理,是做好工程檔案工作的重要保證。

1.2遵照統一領導、統一制度、分級管理的原則,成立檔案工作領導小組、統一協調檔案管理工作。由總工程師主管檔案管理工作,成立檔案管理室,設立專職檔案員,在各相關業務部門指定專業技術人員擔任兼職檔案員,形成全公司的檔案管理網絡。

1.3完善制度建設,制定崗位責任制及檔案管理制度,做到職責分明,層層把關,保證各類文件、材料、資料不疏漏、不缺失。

2采取措施,對燃氣工程檔案進行超前管理

1學校檔案管理工作的現狀

學校檔案是學校全體教職工在各自工作中形成的具有保存價值的文件材料，如教學研究成果、學術論文、學籍檔案、人事管理、校舍管理、圖片、音像資料等等。目前學校檔案管理工作普遍有以下不足之處：

1．1對檔案工作的認識有偏差

一提起檔案，往往只想到人事檔案或文書檔案，而忽視其他部門檔案的收集、整理、歸檔，有的甚至把一些重要文件、科研成果等材料長期保存在自己手中，沒有把它們看成是學校檔案的重要組成部分，按時歸檔，使之成為“死檔”，無法提供利用。

1．2組織機構雖然健全，但檔案管理設施滯后

學校雖然成立了綜合檔案室，但由于經費問題，加上領導重視程度不夠，使學校檔案室的基礎設施與現代化管理設施的建設相對不足，跟不上創建現代化學校的步伐，影響了對學校檔案管理網絡的組織和管理，阻礙了新時期檔案工作的健康發展。

隨著我國社會經濟和科學技術的迅猛發展，水利事業正經歷著從傳統水利向現代水利加速轉變。水利檔案管理是水利工程建設管理過程中一項十分重要的工作。雖然水利檔案管理T作不直接作用于水利工程建沒，但它是水利部門在水資源規劃、水利建設、水利管理工作中的依據，是水利部門進行水利建設的真實記錄。建立完整、準確、系統的水利檔案，充分利用水利檔案對加快全社會的水利建設，提高各地區的經濟效益和社會效益都有著重要的現實意義和深遠的歷史意義。因此，水利檔案事業的發展要跟上水利事業的前進步伐，更好地為水利事業的發展建設提供服務。

由于種種原因。一些基層水利部門或單位對水利檔案工作重視不夠．檔案資料混亂，未能進行分類整理，檔案管理制度不健全，主動收集檔案的意識差，檔案信息化弱，這些弊端嚴重制約著水利的改革與發展。特別是近年來，各地水利工程建設蓬勃開展，投入的水利建設資金大幅增加，水利檔案資料的收集、整理和信息化、規范化工作意義更加重大，因些，水利檔案資料的收集、整理和信息化、規劃化作意義更加重要，因此，水利檔案工作如何改革，如何開展檔案利用工作，如何與水利工作的新情況、新變化緊密結合，并努力為其服務，值得我們水利檔案工作者進行深入的研究和探討。

一、加強水利檔案收集

水利檔案的收集整理牽涉部門多、覆蓋范同』‘、工作繁瑣，陶此，基層水利單位的檔案收集工作往往較被動，主動收集意識差。水利檔案管理部門應該加強檔案收集工作，增強“檔案意識”，營造“水利檔案，人人負責”的濃厚氛嗣，激發大家收集整理檔案的工作熱情和積極性，變被動為主動。水利檔案的收集要實行專群結合，既要明確專¨機構專門人員負責，同時各相關部門、科室也均應負責搜集相關資料的職責。水利檔案收集的內容應包括具體數據、聲像資料、請示批復、圖紙、合同、招投標書、賬冊、會議記錄等，要做到應收盡收，應納盡納、確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。在檔案資料的收集巾要做到兩個結合：一是辦公室收發文件時要把關收集與檔案管理人員專項收集相結合，二是日常收集與每年年底歸檔案整理時查漏補缺相結合。只有將水利檔案資料收集得更為齊全完整，才會在今后的水利建設工作中，把最系統、最有價值的檔案信息傳遞給使用者，使其更好地為現代化建設服務。

二、加強檔案的縱向管理

水利行業檔案包括文件、設計、施工、管理等方面的資料。文件登記主要是記錄文件的來源、內容和去向。各種文件能歷史地反應項目的建設過程，如發文文件中有發文日期、發文字號、文件標題、密級、發往機關、簽收、歸入卷號和備注等項目。文件的登記形式有簿冊式、卡片式、聯單式、電子文檔式。縣級以下基層水利單位保存的水利檔案較多，這為檔案的開發利用提供了基礎。因此，在檔案的縱向管理工作中要注意發現幾個方面：

醫院在長期的科研活動與科研的臨床實踐過程中積累了大量的業務資料，這些資料不僅記載了展開及發展科研的過程、績效，還客觀反映了醫院的整體科研能力和水平。一份完整規范的醫學科研檔案既可以隨時為研究者提供科研進展情況，又是醫院科研管理規范化、科學化、信息化的一個重要標志。因此，如何做好和加強醫院醫學科研檔案管理工作至關重要。我院是一所醫學院校附屬醫院，擁有國家級重點學科和國家級重點實驗室的三級甲等綜合性百年老院，設有專職人員從事科研檔案的綜合管理，現將筆者在醫學科研檔案管理工作中的一點體會總結如下：

1醫學科研檔案管理與醫院檔案管理

醫學科研檔案是醫院科技人員在從事與醫學相關科學研究活動中，直接產生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學研究的詳細和過程[1]。作為醫學科學研究的載體，醫學科研檔案蘊含著大量的科研成果、科技專利、高新技術等科技信息，是豐富的信息資源和無形資產。醫學科研檔案還是一種衛生資源，對科研工作的先進性、科學性及使用價值的鑒定起著十分重要的作用。醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院的寶貴財富[2]。加強對這一信息資源管理對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。檔案不僅涉及醫院本身歷史發展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫看病的醫療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等等，關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。因此，加強醫院檔案在醫院管理中有著非常重要的意義。兩種不同檔案管理工作具有一定的相同點，都是作為保管檔案的一個載體。但是，科研檔案管理不同于醫院檔案管理，因為兩者的服務對象和服務目的不同。

2醫學科研檔案的特點

綜合來說，醫學科研檔案管理工作具有自身的一些特點，主要可以概括為兩點：①科研檔案形成的周期較長，專業性強且學科突出。由于展開的醫學科研工作需要形成的周期較長，因此醫學科研檔案管理工作需要一個較長的周期性過程，且涉及的材料與內容較多、范圍廣闊、覆蓋面深。其次，醫學科研檔案最突出的特點就是專業性強。課題需要分科管理檔案，并設有相應的編碼以對號入座。醫學檔案的分類也清晰且明顯，通常分為大方向和小方向兩種，大方向指的是一類學科，小方向則指的是三級學科。在分類時要保持各個學科的相對獨立性，又要保持專題的完整性。②學科綜合性強，項目協作多。醫學科研研究特點本身也決定了其學科綜合性強、項目協作多的特點。醫學研究本身也是多學科內容的研究，大量創新科技不斷應用于醫學研究領域，交叉學科和邊緣學科的出現使許多重大課題不是一個學科、一個專業所能完成，必須多學科的綜合研究，聯合攻關[3]。因此課題研究所形成的載體具有形式多樣、數量大、綜合性強的特性。

3醫院醫學科研檔案管理的現狀及存在的問題

流動人員檔案是人事檔案的重要組成部分，承載著記錄個人成長工作經歷、政治思想、品德作風、工作業績等的重要功能。但從現在的實際情況來看，“人事檔案無用論”正在流行，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象十分嚴重。隨著分配制度的取消和人才流動頻率的加快，越來越多的畢業生把檔案轉到人才中心后就不再問津，有的甚至把檔案放在自己手里保管，全然不顧檔案作用的發揮。在人們的意識里，流動人員的人事檔案突然變得不重要了，甚至是可有可無，“棄檔族”日增，“廢檔”、“死檔”不斷增加。而另一方面，社會各方面面臨信用危機，各行業、部門及用人單位對于個人的信用記錄和以往經歷無處可查。檔案沒有，一些單位只好由人力資源部的人通過非正常的方式和途徑去了解，操作起來很麻煩，加大了用人成本。

出現上述問題，一方面，與個人的主觀原因有關系；另一方面，與現行人事檔案管理的混亂且制度不適應市場經濟的發展也有很大關系。因此，加強流動人員檔案管理勢在必行。

（1）要立法。要樹立全國“一盤棋”的思想。通過立法、執法，建立信用檔案的規范管理和失信懲罰機制。同時，對檔案管理行業進行監督和管理，保護好個人隱私權。

（2）分類管理。國家公務員的檔案，由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。

（3）建立信用檔案，構建征信體系。明確與公安、銀行、工商、稅務、民政、法院、企業及相關單位的關系，及時收集信用記錄入檔，及時為相關部門提供資信證明材料，聯合征信，資源共享。強制規定，哪些材料需入檔，哪些單位及個人需提供材料，經濟生活哪些方面需要提供資信證明材料等。人事檔案管理機構逐步蛻變為獨立的富有權威的征信機構。

（4）人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。要制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試，更新知識。此外，要統一服務標準和收費標準。

縣檔案局年工作思路的總體要求：按照省、市檔案部門要求，圍繞縣委、政府的中心工作開展服務，切實抓好“十二五”期間全縣檔案事業發展規劃編制工作和檔案館基礎建設，突出抓好檔案資源建設、檔案法制建設等五項重點工作，努力開創我縣檔案事業新局面。

一、圍繞經濟建設開發檔案信息資源

檔案工作的意義歸根到底在于實現檔案利用的價值，檔案的提供利用工作代表整個檔案工作的成果，它使檔案的利用價值由潛在性轉化為現實性，隨著我國市場經濟的逐步建立，必須圍繞經濟建設中心強化服務，在服務中求生存，在服務中求發展。結合實際，積極主動地開發檔案信息參與經濟建設，促進地方經濟發展。1、做好檔案需求的分析預測。根據歷年檔案利用的規律和當年檔案需求利用信息等來開展分析預測。2、廣泛收集檔案。館藏內容豐富是開發檔案信息的前提，一方面要明確開發利用的思路，另一方面可宏觀把握，做到心中有數，不僅要做好平時收集工作，還應針對性收集，如：工程項目竣工時系統收集；要加強對各級、各單位黨政領導班子等重要會議、重大歷史事件、社會活動、建設工程、科研項目、疫情、災情等檔案以及具有本地特色檔案的接收和征集工作；對散存于社會上的具有長遠利用價值的檔案，鼓勵集體和個人向檔案館捐贈和寄存有重要利用價值的檔案資料；積極開展本縣范圍內散存民間珍貴檔案的調查和征集搶救保護工作。

二、開展目標管理活動，加強業務指導

加強檔案目標管理工作。要履行好檔案工作的監督、指導職責，指導縣直機關單位、鄉鎮檔案的目標管理工作，同時積極做好機關檔案目標管理省級認定后的鞏固、完善、復查和升級工作。把目標管理作為一個行之有效的手段，加快機關檔案工作建設步伐，對檔案目標管理工作選擇重點，以點帶面，逐個突破對已上等級的單位采用年檢認證等方法加以鞏固，防止檔案工作松懈。爭取通過幾年的時間使機關檔案工作上一個新臺階，使檔案工作適應社會經濟發展的要求。

1、促進民營企業檔案工作

高校擴招，帶來了高校大規模的基本建設。高校基本建設規模的不斷擴大和因改善辦學條件而出現的舊房改造翻新，對基建工程檔案管理尤其是圖紙檔案的管理提出了前所未有的挑戰。如何對圖紙這一特殊的基建檔案進行有效管理，是檔案工作的重要研究內容，應該引起高度重視.

一、由于圖紙不同于一般的檔案資料，加強基建圖紙檔案管理，應做好以下幾方面工作把好質量驗收關。圖紙的編制規范、編制方法、歸檔要求、紙張質量等一一規定下來，使施工單位明確基建檔案的歸檔要求，及時發現和解決工作中存在的具體問題。圖紙不準確、不完整、不符合歸檔要求的不得驗收.

二、選擇正確的保管方法由于圖紙的制成材料比較特殊，且幅度較大，易磨損破碎，因此不同于一般檔案材料保管要求。目前在工作中被廣泛采用的管理方法有以下幾種：1.折疊保管。圖紙以其紙質的特殊性、圖幅大小不一而區別于其它的紙質檔案。相關人員在進行圖紙檔案歸檔時，將圖紙折疊起來，保存在相應的卷宗內，實行盒裝式管理。這種保管方法比較美觀方便，但弊病較多，由于圖紙檔案是藍圖，折疊起來的圖紙經過頻繁使用，反復折疊，在折過的地方引起墨跡脫落，甚至會斷裂破損，且損毀后修復比較困難導致無法利用.

2.攤開平放。即把圖紙展平后按順序存放在多層抽屜的框架里。這種方法能夠保護圖紙的平整，取放也較方便，是一種較好的保管方法，缺點是占用面積較大.

3.卷起保管。就是將圖紙卷成圓筒狀，用繩子捆好保存在抽屜或柜子里。對于那些幅面大的圖紙，采用這種方法比較適合。但這種方法也有相應的弊端，因為每次查閱圖紙都要打開、卷起，不僅工作效率低，也會使圖紙由于經常開、卷受到一定的磨損.

這三種管理方法還需要注意一個共同的問題，那就是創造良好的保管環境。要最大限度地延長基建圖紙檔案的壽命，必須注意檔案保管室的管理條件，為圖紙檔案創造適宜的保管環境。需要做好以下幾方面工作：基建圖紙檔案由于它的特殊性，對酸和堿的穩定性差，應注意防潮、防火，有條件的檔案庫房應安裝空調設備；存放基建圖紙檔案的庫房應清潔衛生，控制適宜的溫度和濕度，通風、防火、防曬、防灰塵、防蟲，特別是應采取相應的防光措施，避免光線直接照射圖紙.