檔案管理數據化轉型研究

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摘要:高校在日常活動中會產生各種不同的數據和信息，使檔案資料包含的內容愈發復雜，給檔案管理工作帶來了一定的難題。為了能夠對檔案信息進行統一化管理，檔案管理部門開始重視構建電子檔案管理體系，利用信息技術對檔案信息進行收集和整合，落實數字化檔案管理機制的建設要求，為檔案管理工作開展提供了重要的技術支持。互聯網技術的快速發展給檔案管理數據化轉型帶來了新的機遇，推動了現代化檔案管理體系的建設，可以針對檔案數據進行合理利用和挖掘，為高校日常運營活動計劃的制訂提供重要的數據基礎。

關鍵詞:互聯網;檔案管理;數據化轉型;策略研究

檔案管理工作主要針對各類檔案數據進行保存和調用，傳統檔案管理工作考慮到數據信息的多樣化特點，將保證大數據的完整性作為檔案管理的重點，并且為了可以減少存儲空間，會選擇處理數據后再將其保存起來。由此可見，傳統檔案管理工作具有一定的目的性，更加重視信息的使用價值。而在互聯網技術快速發展的過程中，數據類型豐富，數據規模持續擴大，如果仍然利用人為的方式對數據進行處理，會影響數據處理效率，也難以充分發揮數據的價值。因此在新的時代環境下需要重視加快檔案管理數據化轉型進程，改變傳統的管理手段，優化管理環境，提升管理工作效率，建設符合現代社會需求的信息化檔案管理機制。

一、互聯網視域下檔案管理的數據化轉型必然性

(一)大數據技術推動數據化轉型

當前大數據時代的到來為數據化轉型提供了重要的助力和幫助，可以對海量數據進行及時收集，對數據信息進行動態化匯總，優化了檔案管理手段。人們在日常生活中所產生的數據類型更加豐富，數據規模持續擴大，數據已經成為一種極具價值的重要資源，如何對數據資源進行應用成為管理人員所需要關注的重點話題。大數據技術是在這一背景下產生的新型技術，改變了以往數據的處理模式，可以自動針對數據進行整合和分析，構建了自動化數據管理機制。檔案工作的重點在于對各類檔案數據進行管理，大數據技術的應用改變了人們對數據的認知，也推動了檔案數據化轉型進程。

(二)檔案管理改革內在需求

在新的時代環境下，我國對檔案管理工作提出了新的要求，開始不斷推進檔案管理工作轉型，重視從紙質化管理模式轉化為電子檔案管理模式［1］。最初檔案管理重視數字化轉型，數字化是指在檔案管理過程中開始廣泛應用各類信息技術，目前在檔案管理工作中，已經廣泛利用信息技術對檔案資源類型進行轉化，使其可以以電子信息的形式存儲在檔案管理系統中。隨著檔案管理改革內在需求的不斷變化，數據化成為檔案管理的新趨勢，更加關注信息內容以及信息形態，強調記錄、量化、分析思維模式的應用，充分挖掘數據的內在價值。數據化轉型針對各類新型技術的應用進行了延伸，力求可以利用5G技術、大數據技術等對數據實施加工和分析。檔案數據包含豐富的價值和內涵，數據化改革和檔案數據利用需求相一致，因此在互聯網時代下檔案管理數據化轉型成為未來的主要發展趨勢。

二、檔案管理數據化轉型意義

(一)挖掘數據內在價值

數據化轉型這一概念在我國產生的時間較晚，重視強化獲取數據和分析數據的能力，通過挖掘數據價值提升決策精準度。通過在檔案管理過程中應用數據化轉型理念，可以為數據挖掘提供重要的技術支持，對檔案數據所蘊含的價值進行深入分析，以此來提高檔案數據的利用效率。以往在檔案管理過程中只是簡單地針對數據表面內容進行分析，并且在數據價值挖掘和轉化過程中容易受到人為因素的影響，使檔案數據無法被合理利用。數據化轉型可以利用各類新型技術對數據包含的內容實施智能化分析，及時發現各類數據之間的內在聯系，提高數據利用效率，為各個工作部門日常活動的開展提供數據參考，有利于提升決策科學性，為組織單位的發展打下良好的基礎［2］。

(二)提供多樣化數據服務

檔案數據化轉型可以對數據進行融合，將檔案數據匯集到一起形成存儲系統，同時在檔案系統中會設置高效搜索引擎，有效提高檔案資源的調用效率，在短時間內即可獲取檔案數據信息。并且也可以讓其他各個部門也能夠對檔案系統進行使用，能夠構建數據檔案共享機制。在檔案信息檢索時不僅能夠對系統中的所有數據進行查找和分析，同時也會根據搜索記錄推送關聯信息，滿足人們對于大數據的使用需求。在數據化轉型過程中檔案管理工作可以和其他日常活動進行有效融合，構建聯動機制，結合職工辦公習慣提供個性化推送服務，主動為各個部門提供優質服務。數據服務是當前檔案管理過程中所關注的重點，可以充分發揮數據的價值和作用，減少檔案數據整合和利用所需要投入的成本，強化檔案數據應用效能。

(三)整合資源信息

以往檔案數據資源屬于零散分布的狀態，例如，會將人事檔案數據、單位發展歷史數據、經濟信息數據分別存儲到不同的系統中。隨著檔案規模的不斷擴大，數據和數據之間出現了交叉的現象，數據內容也越為復雜，零散分布的模式已經不適應目前檔案管理發展需求［3］。檔案數據化轉型可以針對檔案資源進行進一步整合，對檔案數據進行分類和標識，形成完善的檔案編研機制，合理使用各類計算機算法在檔案數據之間構建關聯機制，強化檔案數據內在聯系，從不同維度和不同主題出發對檔案資源進行優化，能夠以更加清晰的方式將檔案數據展示給使用者。數據化轉型推動了檔案資源信息整合，可以為檔案資源開發提供重要助力和支持，減輕檔案資源管理難度。

三、檔案管理數據化轉型面臨問題

檔案管理數據化轉型已經進入了新的階段，但是在轉型過程中仍然面臨著較多的挑戰，這在一定程度上制約了檔案管理效率的提升，也弱化了檔案管理功能和作用。作為管理人員必須正確認識數據化轉型存在的問題和挑戰，以此為基礎對數據化轉型策略進行調整。

(一)數據規模持續擴大

數據規模不斷擴大是制約數據化轉型進程的主要因素，主要體現在兩個方面。第一，檔案讀取難度增加。檔案數據庫在數據化轉型過程中出現了數據規模持續膨脹的現象，以往在數字化轉型中會通過擴大存儲平臺的方式滿足檔案數據存儲需求。當前雖然已經引入了云存儲技術，為檔案數據管理提供了云平臺，但是數據體量增加、數據類型復雜使檔案難以進行及時有效的讀取和分析，增加檔案管理難度。第二，數據價值分析難度增加。在傳統檔案中通常是由檔案人員對數據價值進行分析和鑒定，以此來明確檔案的利用方式。在數據化轉型中重視利用信息技術對檔案價值進行鑒定，然而現階段在檔案信息化建設過程中所使用的信息技術類型較少，未深化大數據技術的應用方式，只是將其局限在數據存儲、數據收集等環節，數據鑒定能力較弱［4］。

(二)檔案管理人員綜合能力弱

檔案管理人員是影響管理工作效果的主要因素，當前檔案管理人員普遍綜合能力較弱，對于新技術和新理念的應用存在不到位的現象。檔案工作中缺失專業的管理人才，工作人員對于檔案管理的理論知識了解程度不夠，無法利用專業的手段和知識對檔案工作模式進行創新，這也影響了其對數據化檔案管理的認知。檔案管理人員普遍認為自身的工作是對檔案數據進行收集，將其保存在相應的系統即可，重點在于保證數據的完整性，沒有形成數據化思維模式，未主動利用大數據技術對數據管理方式進行創新和優化。除去思維意識方面落后，檔案管理人員自身操作信息化系統的方式也并不熟練，只是會利用檔案管理平臺對數據進行傳輸，無法及時利用大數據技術對檔案數據內在價值進行分析。

(三)檔案資源利用率低下

檔案資源的利用是發揮檔案數據價值的重要方式，在傳統檔案管理機制下，通常是在某些部門需要使用檔案信息時由檔案管理人員進行提供，檔案數據利用效率低下，檔案服務存在被動化的現象。在數據化轉型中沒有對檔案服務模式進行創新，這會使檔案價值不能充分發揮，不利于現代化檔案管理機制的構建。除此之外，檔案資源利用方式沒有結合管理工作改革需求進行調整，導致檔案資源利用只是停留在數字化層面，無法深入推動數據化進程［5］。

(四)安全問題突出

在數據存儲過程中極其容易出現隱私數據被竊取的現象，在電子檔案中涉及大量的個人信息和數據，相關人員可以通過非法手段獲取用戶信息。在檔案系統中所存儲的信息類型較多，檔案數據規模較大，運行環境復雜化，因此網絡平臺中容易出現數據濫用的現象，冒用個人信息，這給檔案安全帶來了威脅。黑客攻擊是當前檔案安全隱患的主要來源之一，黑客會利用非法手段進入電子檔案系統中，通過破壞其防護體系的方式入侵數據庫來盜竊其他的信息。在網絡平臺上包含著各種不同類型的病毒，會通過網頁、軟件等多種不同方式進行傳播，如果管理人員誤點某些軟件或者網頁，會威脅檔案系統的安全性。

四、互聯網視域下檔案管理的數據化轉型策略

(一)推進檔案資源數據化

以往只是簡單的針對紙質化檔案進行形式轉化，使其以可讀的圖像文本形式展示出來。檔案資源數據化是數據化轉型的重要過程之一，作為檔案管理部門需要對各類新型技術進行合理應用，不斷強化數據能力，為數據化改變提供重要的技術支持［6］。檔案管理部門可以利用光學符號識別技術、語音識別技術、格式轉換技術，對數據進行結構化處理，在檔案管理系統中建立數據庫，為數據存儲、數據調取、數據分析、數據利用提供新的數據支持，推進數據化進程。檔案管理人員應當利用智能技術對數據進行分解，使其成為可讀取、可處理的數據格式，對數據關系進行重新建構，最后對數據實施語義加工處理，利用可視化技術將其展示給其他人員，為數據合理利用提供有效幫助。

(二)強化檔案管理人員數據化思維

作為檔案管理人員必須要形成數據化思維模式，正確認識檔案數據化的意義和必要性，不斷提高自身利用檔案數據的能力，為檔案數據化提供重要的人力支持。首先，重視引導現有管理人員不斷學習新的技術和理念，對管理人員進行有效培訓，重點針對檔案數據化制定專題培訓內容，例如數據化概念、數字化和數據化的區別、數據化挑戰和實踐路徑，強化管理人員對于檔案數據化的認知和了解，使其形成敏銳的數據意識［7］。其次，積極引進新型人才，要求其在擁有扎實的檔案理論知識基礎上掌握信息技術的應用方式，例如大數據技術、人工智能技術等，在工作中可以利用數據意識主動對工作模式進行創新，合理優化檔案管理工作格局。

(三)對檔案服務進行升級

第一，推進檔案服務知識化。知識化的實現需要利用知識圖譜技術、語義識別技術等對檔案內容進行合并和拆分，利用形象的方式將檔案知識成果展示出來，加強使用人員對于檔案信息的了解程度，滿足檔案數據查閱需求。第二，跨領域合作。跨領域合作能夠對檔案資源進行整合利用，有利于推動社會整體發展。例如，在高校檔案管理工作中包含著各類重要的知識性數據資源，含有豐富的歷史文化資源內容，高校可以選擇和文化館或者博物館進行合作，對所收集的典藏數據進行分享。第三，制定個性化服務。不同群體對于檔案數據的利用需求是存在一定差異的，檔案管理部門可以結合用戶小數據完成用戶畫像，了解檔案用戶的使用需求，結合用戶需求提供優質服務。

(四)加強檔案數據安全管理

數據安全管理是極其必要的，涉及工作單位內每個人的隱私安全，同時也會泄露工作單位的相關發展計劃，一旦數據泄露會給個人以及單位整體帶來嚴重影響，因此需要構建完善的數據安全管理機制［8］。積極引進各種安全防護技術。身份認證可以利用密碼、指紋識別等各種方式明確個人的身份信息，可以有效防止其他人盜用或者進入數據系統中。在身份認證過程中用戶需要輸入動態口令，具有動態化的特點和優勢，保證身份認證的有效性，避免出現盜用數據或者權限的現象。同時重視利用防火墻以及入侵檢測技術，能夠及時發現存在的安全隱患問題，并采取相應的措施自動反擊，可以有效保證數據的安全性，防止病毒或者外來攻擊破壞檔案管理系統，是保證檔案數據化進程有序推進的關鍵。結語在信息時代下，檔案管理信息化建設已經成為我國提出的新要求，能夠對檔案資料的格式進行轉換，擴大檔案數據的存儲規模，避免出現檔案信息丟失的現象，保證檔案資料的安全性。當前大數據時代的到來加快了數據化轉型進程，可以深入挖掘數據內在價值，提供多樣化數據服務，整合資源信息，但是在新時代環境下數據化轉型也面臨著諸多的挑戰和問題，例如，數據規模持續擴大、檔案管理人員綜合能力弱、檔案資源利用率低等。結合互聯網環境的要求，在實施數據化轉型時應盡快推進檔案資源數據化，直視現實發展需求，強化檔案管理人員數據化思維，對檔案服務進行升級，以此來強化檔案管理質量和效率。

參考文獻:

［1］吳佳怡，李芳麗．從數字化到數據化的變革之路———大數據背景下檔案管理工作創新路徑研究［J］．湖南科技學院學報，2021，42(02):124-126．

［2］高文．互聯網+時代高校檔案職業面臨的挑戰與機遇探析［J］．山東農業工程學院學報，2022，39(02):124-128．

［3］蘇永芬，呂晨曦．大數據背景下檔案數據化管理助力企事業單位發展的策略探討［J］．四川檔案，2022(03):34-35．

［4］李霞．新時代信息數據化背景下企業檔案管理創新策略分析［J］．城建檔案，2020(03):62-63．

［5］陸冬梅．數據化時代高校干部人事檔案價值實現路徑研究［J］．檔案管理，2022(01):81-82．

［6］張仁芬．大數據時代地方高校檔案信息化管理的現實問題與推進策略探討［J］．蘭臺內外，2021(16):4-6．

［7］鄧華云．檔案管理從信息管理到數據管理的轉型機制與策略探討［J］．湖南行政學院學報，2021(05):57-61．

［8］郭金鵬．推進就業檔案大數據化管理提升服務水平［J］．中國人力資源社會保障，2021(09):30-31．

作者:肖艷麗 單位:漢江師范學院