談論房產檔案信息化監管

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1物業管理與房產檔案的內涵

物業管理作為房地產市場消費環節之一，是對房地產開發建設等環節的延續和完善的一種綜合性經營服務，物業管理在國外廣受歡迎被稱為現代化“朝陽”產業。廣義的物業管理指一切有關房地產開發、租賃、銷售及售后服務。狹義的物業管理以維修養護樓宇和管理所使用機械電氣設備和公共設施，以治安保衛與環境綠化，分發信報與傳呼電話，清潔衛生等為主要任務的服務行業。一般而言，物業管理在管理層面上主要包括物業發展及施工，綠化環衛，道路及車輛停泊，租約事務，物業裝演；管理公共設施及設備運行，對財產權利與財產登記和業主及用戶進行管理等。房產市場迅猛發展產生大量房產檔案，房產檔案屬于專業檔案，具有保存價值和重要法律憑證價值，是進行房產權屬登記與房屋交易，房產抵押與處理房產糾紛，城市拆遷規劃的主要依據，業主與用戶的個人信息具有明顯私密性，房產檔案工作是重要基礎業務建設。但目前物業公司涉及的檔案管理的現代化與信息化處于起步階段，遠遠沒有達到科學化水平。房產檔案主要包括從房屋建造到消亡整個過程形成的臺賬與圖，卡與照片，文件及一切能證實房屋歷史變化過程資料，是房屋真實縮影和全部歷史記錄。人們一直使用傳統方式管理文件檔案，大多還停留在紙介質基礎上，這樣的管理效率低下，保密性差，并費時費力，如發生意外則很難彌補。

2物業公司在房產檔案管理方面存在的突出問題

物業公司在房產檔案管理觀念方面與發達國家存在較大差距。我國長期實行福利制住房分配制度，物業管理還沒有從財產與契約及消費角度得到充分認知，導致契約精神缺失和公共權利漠視，使得業主缺乏主動參與和守約意識，造成物業管理服務主體錯位和缺位。對業主而言，少數業主對現代物業管理服務理念不認同，對物業公司提供的包括檔案管理在內的各項服務持漠視態度，對自己的信息缺乏足夠的重視和保全意識等。對物業公司而言，在檔案建設中增強透明性，提高專業化，更好感化廣大業主，樹立自身良好公共形象等意識不夠強烈。物業公司房產檔案建設責任界定不清晰。物業公司房產檔案建設的服務觀念不強。部分物業公司依然以管理者自居，沒有定位自己服務業主位置，淡化了服務特征。有些物業公司違背合同，不給業主提供相應檔案建設與保密等服務，引起業主強烈不滿。物業公司房產檔案建設的行業自律人才隊伍儲備不夠強。《物業管理條例》及配套政策在執行過程遇到諸多阻力。國內尚未建立物業公司與業主誠信檔案記錄，物業公司專業化和社會化的程度偏低。物業管理的檔案市場缺乏活力，需要必要監督和競爭，管理水平低下，運作不規范，必要監管機制體制缺失，造成了物業管理檔案建設市場的持續混亂。物業公司檔案建設管理隊伍素質良萎不齊，相對缺少人才儲備，隊伍建設跟不上行業發展需要，缺乏稱職的職業經理人，房產檔案建設專業人員的技能培訓也跟不上行業發展需要。

3物業公司適應物業特性對房產檔案進行科學管理

首先，要適應物業管理的適時性和無形性對房產檔案進行管理。物業管理的實質是產品生產和提供，物業公司提供管理、勞務服務等產品，業主支付費用，雙方成為相應產品的提供者和消費者。生產與銷售和使用消費是產品必備環節，三個環節順序發生，但是物業服務沒有流通環節，物業公司應隨時隨地做好滿足業主潛在物業服務需求各項準備。無形性是物業服務產品重要特征，使業主在消費物業產品時，難以感覺到物業服務產品真實存在，檔案管理與建設得好壞更多的是依賴于業主的主觀評判。行政管理部門應制定物業管理的相關檔案與信息建設得政策。其次，要適應物業管理的公共性與廣泛性對房產檔案進行管理。物業公司與業主是在物業服務合同基礎上形成的契約關系。從不同交易關系看，物業管理主要對房屋及其配套設施設備和相關設施的管理與維修維護，但物業共用部位和機電設施設備是由業主共同所有，提供服務商品所滿足的是特定社會群體的事務和信息檔案建設需求。當事人權利和義務等約定，依據全體業主整體意見制定，相關的檔案建設具有公共性與通用性。第三，適應房產檔案時空數據變化規律進行科學管理。

房產檔案管理主要業務包含房地產權屬檔案歸檔，查檔與檔案服務，紙質檔案庫存管理與房屋產權限制等。房地產權屬檔案具有專業性與動態性，歷史延續性，真實性與法律性。房地產權屬電子檔案包括數據庫數據和紙質檔案掃描圖像資料（如申請書與申請人身份證明，土地使用證與規劃許可證，權證附圖等紙紙檔案資料掃描圖像）和影像資料以及該房屋的其它信息。產權信息包括的收件材料所形成的電子表單，如產權房屋與房地產業務受理單，房地產登記申請書與房屋產權轉移登記審批表，房屋共有權證存根與房屋所有權證存根，房屋共有權證與房屋所有權證，收費統一票據與商品房按揭備案登記證明，房屋他項權利審批表，在建工程抵押（按揭）備案登記證明與在建工程抵押登記審批表等。

總之，物業公司房產檔案建設是一項兼具私密性與公共性，時空性很強的長期持續的服務管理工作，需簽訂期限較長合同，物業公司在房產檔案建設過程中應該接受客戶長期監管和考驗，業主委員會和行政職能部門應長期協調解決房產檔案建設過程出現的新情況和新問題。