檔案管理重要性和意義范文

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篇1

關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院；綜合性檔案；重要性

近年來，國家對(duì)衛(wèi)生信息化建設(shè)非常重視。醫(yī)院檔案信息管理如何滿足醫(yī)院乃至社會(huì)各方面對(duì)醫(yī)院檔案信息利用的需求?如何根據(jù)醫(yī)院檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，建立實(shí)用共享的醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)?這是我國各級(jí)各類醫(yī)院檔案管理部門目前普遍關(guān)注但又尚未解決的新課題。

1醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

1．1缺乏完善的檔案管理體系

目前，我國大部分醫(yī)院的綜合檔案管理制度相對(duì)不是很完善，各科室間缺乏有效溝通，應(yīng)該歸檔的材料一般都由各部門自行保管，使得綜合檔案的管理工作不具備科學(xué)性、完整性，容易導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的滯后和混亂。

1．2檔案管理工作不被重視

不少醫(yī)院的綜合性檔案管理問題不受領(lǐng)導(dǎo)重視，是因?yàn)橛行┽t(yī)院管理者認(rèn)為綜合檔案管理不能直接給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益，且需要消耗大量資金，是可有可無的項(xiàng)目。缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視和資金來源的直接后果就是造成檔案管理工作的落后和不規(guī)范［1］。

1．3檔案管理信息化水平不高

工作效率低下信息技術(shù)在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用率還是比較低的，由于缺乏技術(shù)支持，致使不少珍貴資料難以保存下來［2］。因?yàn)橘Y金投入不足，使得檔案管理者無錢購買相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，直接后果就是使用者無法在短時(shí)間之內(nèi)迅速檢索到所需的資料。

2使用信息化管理醫(yī)院綜合性檔案的重要性

2．1檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的重要資源

檔案是醫(yī)院工作的重要資源，對(duì)醫(yī)院今后的發(fā)展和建設(shè)具有重要的指導(dǎo)意義。建立一套科學(xué)有體系的綜合檔案管理系統(tǒng)是提高整個(gè)醫(yī)院管理水平的基石。

2．2信息化是時(shí)展的必然趨勢

伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，不少行業(yè)為了提高工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，紛紛引進(jìn)了信息化管理這一概念。同樣為了有效開發(fā)利用醫(yī)院的檔案資源，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，建立屬于自己的檔案數(shù)據(jù)庫。

2．3方便醫(yī)院職工及時(shí)獲取相關(guān)資訊

不僅僅是醫(yī)務(wù)工作人員，在醫(yī)院工作的每一名職工可以通過便捷的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，及時(shí)獲取各部門的通知、公告，可以加強(qiáng)職工對(duì)醫(yī)院的認(rèn)知感。同時(shí)也可以為醫(yī)院職工的好人好事提供傳播途徑，以增加職工的工作使命感。

3建立健全醫(yī)院綜合檔案信息管理系統(tǒng)

3．1整合信息資源完善信息系統(tǒng)

檔案信息資源整合不是簡單的數(shù)據(jù)庫集合，而是對(duì)獨(dú)立的檔案信息資源系統(tǒng)中的功能結(jié)構(gòu)進(jìn)行類聚和重組，形成一個(gè)新的檔案信息資源體系，最終建立一個(gè)效率更高的系統(tǒng)模塊。目前，國際領(lǐng)先的技術(shù)結(jié)構(gòu)是采用B/S結(jié)構(gòu)(即Browser/Server———瀏覽器/服務(wù)器)，網(wǎng)絡(luò)辦公不再受地域限制，用戶端只需要單一的瀏覽器軟件，通過使用Internet的超文本、多媒體傳輸技術(shù)，就可以訪問文本、圖像、聲音等信息，完成網(wǎng)上信息查詢、打印、錄入等操作，具有系統(tǒng)負(fù)載輕，開放性好，系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)方便等優(yōu)點(diǎn)。

3．2合理設(shè)置綜合性檔案信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)模塊

醫(yī)院綜合檔案信息管理系統(tǒng)最重要的是模塊設(shè)置，大多數(shù)醫(yī)院的信息系統(tǒng)包括:醫(yī)療文書檔案、科研教學(xué)資料、醫(yī)療設(shè)備資料、人力資源資料和黨建、行政管理及其他信息資料這5大模塊。但是對(duì)于模塊內(nèi)容的歸檔存在一定的難度，因?yàn)楦鞑块T職能不同，自身形成的文件和檔案類別有所差異。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)各類文書檔案進(jìn)行歸檔的時(shí)候，必須由專職人員嚴(yán)格按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類輸入，確保信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性、實(shí)用性［3］。

3．3加大資金投入配備基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備

醫(yī)院要真正實(shí)現(xiàn)綜合性檔案的開發(fā)利用和資源共享，必須要加大資金投入力度，配備基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備，以醫(yī)院局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)傳遞運(yùn)輸技術(shù)、通訊技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮與上傳技術(shù)等輔助手段，為醫(yī)院綜合性檔案信息化管理提供保障。檔案信息化建設(shè)勢在必行，為開創(chuàng)檔案管理工作的新局面創(chuàng)造良好的條件。以往對(duì)檔案管理所采取的傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)下快速發(fā)展的社會(huì)需求，并且正在逐步被先進(jìn)的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化管理模式所取代。隨著信息化程度的穩(wěn)步提升，醫(yī)院綜合性檔案管理工作也有著巨大的變化，檔案信息管理系統(tǒng)正逐漸步入規(guī)范化、科學(xué)化的時(shí)代。

參考文獻(xiàn)

1陳文德．醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］．產(chǎn)業(yè)觀察，2015，(8):171．

2朱方華，宮潔麗，王建軍，等．利用信息管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行管理［J］．河北醫(yī)藥，2013，(3):773－774．

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摘要檔案管理工作對(duì)于公路施工企業(yè)來說具有十分重要的意義。本文在分析檔案管理對(duì)公路施工企業(yè)重要性的基礎(chǔ)上，分析我國公路施工企業(yè)在檔案管理中存在的對(duì)檔案管理重視程度不夠、檔案管理制度不健全、檔案管理信息化滯后三個(gè)方面的問題，最后提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞公路施工企業(yè)檔案重要性問題對(duì)策

對(duì)于公路施工企業(yè)來說，檔案管理工作具有十分重要的意義，但是實(shí)際工作中，公路施工企業(yè)檔案管理中依然存在諸多問題，亟待采取針對(duì)性措施加以解決。

一、檔案管理對(duì)公路施工企業(yè)的重要性

檔案管理工作對(duì)于公路施工企業(yè)具有重要意義，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

（一）有利于提升企業(yè)的人力資源的利用水平

企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要方面是人事檔案的管理，而人事檔案的管理是人力資源管理工作開展的基礎(chǔ)。公路施工企I在競爭的環(huán)境下，必須充分做好本單位的人力資源管理工作，才能夠招引人才，在競爭中保持競爭力。企業(yè)檔案管理中必須格外注重人事檔案的管理。

（二）有利于提升企業(yè)的核心競爭力

隨著公路施工企業(yè)的增加，公路施工企業(yè)之間的競爭在不斷加劇。競爭已經(jīng)逐步從成本方面向著企業(yè)核心競爭力方面過渡。在企業(yè)核心競爭力的形成過程中，檔案管理工作具有重要作用。公路施工企業(yè)檔案記錄了企業(yè)過往一個(gè)階段的經(jīng)營成果，通過對(duì)檔案的分析，可以找出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的不足、主要經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提出針對(duì)性措施改正不足和繼續(xù)發(fā)揮經(jīng)驗(yàn)做法的威力，從而提升企業(yè)的競爭力。

（三）有利于提升企業(yè)的管理水平

企業(yè)的管理涉及眾多的方面，不僅涉及企業(yè)的財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)經(jīng)營管理、營銷管理等方方面面，當(dāng)然也包含企業(yè)的檔案管理。企業(yè)管理的各個(gè)方面是相互影響的，一個(gè)方面的不足都會(huì)削弱企業(yè)的整體管理水平。一個(gè)企業(yè)整體管理水平的高低往往不是由最強(qiáng)的一個(gè)方面決定，而是由最弱的一個(gè)方面決定。提升公路施工企業(yè)的檔案管理水平，有助于提升企業(yè)整體的管理水平。

二、公路施工企業(yè)檔案管理中存在的問題

目前，我國公路施工企業(yè)的檔案管理中依然存在著諸多的問題，主要包括以下三個(gè)方面。

（一）對(duì)檔案管理重視程度不夠

雖然檔案管理對(duì)于公路施工企業(yè)來說具有十分重要的意義，但是很多公路施工企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度依然不足，很多認(rèn)施工企業(yè)的主要工作就是保證公路施工的進(jìn)度，對(duì)于檔案管理類的服務(wù)性的而工作投入的精力較少，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平較低，檔案管理對(duì)于企業(yè)的重要性無法發(fā)揮。

（二）檔案管理制度不健全

公路施工企業(yè)的工作地點(diǎn)具有很大的流動(dòng)性，尤其是對(duì)于一線的施工部門而言，這就對(duì)公路施工企業(yè)的檔案管理提出了更高的要求，客觀上要求公路施工企業(yè)必須建立健全完善的檔案管理制度，同時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度。實(shí)際工作中，很多公路施工企業(yè)的檔案管理制度依然不健全，影響了企業(yè)檔案管理水平的提高。

（三）檔案管理信息化滯后

公路施工企業(yè)的檔案涉及大量的技術(shù)資料，如果不能夠運(yùn)用信息化手段，對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行整理也不是一件容易的事情。但是許多公路施工企業(yè)在檔案信息管理中的信息化建設(shè)要遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于檔案管理以及項(xiàng)目運(yùn)作的需要，很多公路施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)依然較低。

三、提升公路施工企業(yè)檔案管理工作水平的對(duì)策

公路施工企業(yè)的檔案管理對(duì)于公路施工企業(yè)來說具有十分重要的意義，公路施工企業(yè)應(yīng)該針對(duì)檔案管理中存在的問題，著力從以下三個(gè)方面加以解決。

（一）進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理工作的重視

公路施工企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視公路檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理給予更大的支持，投入更大的人力與物力，挑選認(rèn)真負(fù)責(zé)、綜合素質(zhì)高、專業(yè)的人才從事檔案管理工作。同時(shí)，必須通過加大宣傳的方式提高企業(yè)內(nèi)部員工對(duì)于檔案管理工作的重視，便于檔案管理工作獲得更多的支持。

（二）進(jìn)一步完善檔案管理制度

良好的制度能夠使得檔案管理各項(xiàng)工作開展都能夠在相關(guān)制度的規(guī)范下有序進(jìn)行。公路施工企業(yè)要根據(jù)檔案法及工作實(shí)際，制定適合本單位的檔案管理制度，要保證制度具有可操作性，同時(shí)，必須加強(qiáng)制度的執(zhí)行監(jiān)督，確保制度落實(shí)到位。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

公路施工企業(yè)檔案管理的信息化不僅僅涉及到硬件方面的信息化，還涉及到軟件方面。公路施工企業(yè)應(yīng)側(cè)重于軟件方面的建設(shè)。公路施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況引進(jìn)專業(yè)的信息軟件，通過軟件的應(yīng)用提升整個(gè)檔案管理的效率。在這一過程中，必須加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，確保信息化順利開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙九軒. 論建筑施工企業(yè)工程檔案管理對(duì)策[J].山西建筑， 2010（4）.

[2]林泗霞.施工企業(yè)檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].建材發(fā)展導(dǎo)向，2011（10）.

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一、檔案管理概述

檔案是一種歷史文獻(xiàn)，它能夠真實(shí)地還原出歷史從而為現(xiàn)實(shí)活動(dòng)提供參考依據(jù)。醫(yī)院檔案則是指醫(yī)院在過往的發(fā)展歷程中，各部門以及各工作環(huán)節(jié)中所形成的具有一定價(jià)值的文件、圖表、簿冊(cè)、影像以及其他各類載體的檔案，它們是全體醫(yī)院工作人員集體勞動(dòng)的產(chǎn)物，不僅承載了醫(yī)院的歷史與變遷，還對(duì)醫(yī)院日后的發(fā)展有著豐富的借鑒意義。醫(yī)院檔案大致可以分為兩大類，業(yè)務(wù)檔案與非業(yè)務(wù)檔案，業(yè)務(wù)檔案指與醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)相掛鉤的檔案，如科研材料、病人病歷、醫(yī)療器械使用記錄等，這對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的提升有著重要意義；而非業(yè)務(wù)檔案則是醫(yī)院發(fā)展中的一般性檔案，如基建工程合同等，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程。檔案管理就是醫(yī)院對(duì)現(xiàn)有的實(shí)體檔案以及信息檔案進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)而形成的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作總和，是醫(yī)院管理中不可或缺的一部分。

二、檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用

檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著非常重要的作用，它不僅能夠記錄醫(yī)院的發(fā)展歷程、傳承醫(yī)院的精神文化，還能有效地提升醫(yī)院自身的業(yè)務(wù)水平以及決策管理的科學(xué)性。

1.記錄醫(yī)院的發(fā)展歷程

醫(yī)院在發(fā)展的過程中會(huì)產(chǎn)生大量檔案，這些檔案無一例外地從各個(gè)層面記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，鑒古可以知今，醫(yī)院的這些檔案對(duì)于醫(yī)院的未來發(fā)展也有著多重意義。首先，檔案以原始性、真實(shí)性而著稱，檔案管理工作可以為日后醫(yī)院發(fā)展中所出現(xiàn)的問題提供憑證，比如在醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、醫(yī)療實(shí)踐或其他環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題時(shí)，可以通過檔案查詢來推動(dòng)問題的解決；其次，檔案管理將不同類型的檔案整理歸類，如醫(yī)生個(gè)人檔案、病案、醫(yī)療設(shè)備更新檔案等，從不同角度展示了醫(yī)院的發(fā)展風(fēng)貌，對(duì)醫(yī)院的長足發(fā)展意義重大。

2.提升醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平

業(yè)務(wù)水平是衡量醫(yī)院優(yōu)良與否的重要指標(biāo)，它主要包括科研與醫(yī)療兩大組成部分，而檔案管理中的科技檔案管理以及病案管理就對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的提升有著非常重要的價(jià)值。首先，對(duì)科技檔案而言，它記載了醫(yī)院科研、醫(yī)療以及教學(xué)過程中的發(fā)展歷程，整體上體現(xiàn)了醫(yī)院的醫(yī)療水平，是醫(yī)院業(yè)務(wù)水平提升的重要基礎(chǔ)。尤其是現(xiàn)在檔案管理信息化以來，科技檔案的重要性日漸突出，不少醫(yī)院就將本院的科研成果諸如醫(yī)生發(fā)表的醫(yī)學(xué)論文等整理歸類，并將之作為信息資源上傳到醫(yī)院網(wǎng)站之上，從而形成一種信息資源庫。這對(duì)于年輕醫(yī)師的自我學(xué)習(xí)以及醫(yī)院核心業(yè)務(wù)能力的形成都有著非常重要的作用；其次，病案作為醫(yī)院檔案中的重要類型，對(duì)于醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的提升以及醫(yī)院的整體性發(fā)展都有著不可或缺的作用。病案是醫(yī)務(wù)人員在病人就診過程中所及時(shí)、客觀記錄下來的文件記錄，它不僅體現(xiàn)了醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)的過程以及最終醫(yī)療效果，有助于醫(yī)院不斷地更新自身的醫(yī)療技術(shù)，提升醫(yī)療質(zhì)量。不僅如此，病案還有著更為廣泛地教學(xué)科研價(jià)值以及應(yīng)用價(jià)值，比如病案可以用作醫(yī)學(xué)教學(xué)中的資料與案例，也可以充當(dāng)醫(yī)院考核醫(yī)師業(yè)務(wù)能力的依據(jù)。

3.傳承醫(yī)院的精神文化

檔案管理不僅有助于醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的提升，同時(shí)也有有助于醫(yī)院文化精神的傳承與建設(shè)。醫(yī)院文化是醫(yī)院在長期的辦院實(shí)踐中所積累出來的無形財(cái)富，對(duì)醫(yī)院醫(yī)德、醫(yī)風(fēng)的形成與發(fā)展有著很好的激勵(lì)和促進(jìn)作用。醫(yī)院檔案中有不少和醫(yī)院救死扶傷、造福社會(huì)相掛鉤的內(nèi)容，對(duì)這些檔案的整理與發(fā)掘，對(duì)醫(yī)院的文化傳承而言，意義深遠(yuǎn)。首先，醫(yī)院檔案中有不少醫(yī)生治病救人、公而忘私的經(jīng)典案例，這些案例反映了醫(yī)生以病人為重、以社會(huì)為先的從業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，這些檔案對(duì)于其他醫(yī)務(wù)人員尤其是剛?cè)胄械哪贻p醫(yī)師的醫(yī)德建設(shè)有著重要的參考借鑒價(jià)值，（轉(zhuǎn)42頁）（接92頁）有助于提升醫(yī)院全體人員的精神素養(yǎng)；其次，醫(yī)院的文化不僅僅體現(xiàn)在某位醫(yī)務(wù)人員個(gè)人修養(yǎng)之上，它還體現(xiàn)在整體的院風(fēng)之上，院風(fēng)是一個(gè)醫(yī)院在發(fā)展中所呈現(xiàn)出來的精神風(fēng)貌，優(yōu)良的院風(fēng)是推動(dòng)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展所必不可少的內(nèi)容。檔案管理能將醫(yī)院院風(fēng)建設(shè)中所需要的素材系統(tǒng)化，從而為院風(fēng)建設(shè)提供源源不斷的鮮活案例，提升院風(fēng)建設(shè)的水平；最后，醫(yī)院的文化傳承還有賴于社會(huì)大眾的口碑，檔案管理可以方便醫(yī)院更好的服務(wù)社會(huì)，從而在社會(huì)層面上來推動(dòng)醫(yī)院精神文化的傳承與發(fā)展。

4.服務(wù)醫(yī)院的決策管理

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[關(guān)鍵詞]檔案管理;方式;創(chuàng)新;探究

一、檔案管理方式創(chuàng)新背景

檔案管理方式的創(chuàng)新發(fā)展是有一定的背景，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

（一）傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足日益增多的檔案資源

我國傳統(tǒng)的檔案管理一般是以立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞、借閱為主要方式，對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、管理。隨著我國高校擴(kuò)招的不斷發(fā)展，高校畢業(yè)生以及就業(yè)人數(shù)的不斷擴(kuò)大，我國檔案資源越來越多。而傳統(tǒng)意義上的檔案管理不能滿足這些日益增多的檔案資源，在這種情況下，檔案管理方式的創(chuàng)新極為重要。

（二）我國信息技術(shù)的發(fā)展

我國信息技術(shù)的發(fā)展為我國檔案管理方式的創(chuàng)新提供了必要的科技條件。目前我國很多企業(yè)普遍都應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，這種網(wǎng)絡(luò)化管理提高了我國檔案管理的管理水平和管理效率，因此面對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式也要做相應(yīng)的改進(jìn)、創(chuàng)新。

二、檔案管理方式創(chuàng)新途徑

檔案管理方式的創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的要求。檔案管理方式的創(chuàng)新途徑也是多種多樣的，具體表現(xiàn)如下：

（一）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理檔案

“ 把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接、更適應(yīng)需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責(zé)。”因此，面對(duì)繁多的檔案資料，面對(duì)冗雜的檔案內(nèi)容，如何通過有效的管理方式來進(jìn)行檔案管理是檔案管理人員需要思考的重要問題。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理資源是進(jìn)行檔案管理的重要的創(chuàng)新方式。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的系統(tǒng)性和人文性，通過計(jì)算機(jī)來整合相關(guān)的資源，繼而得出檔案管理的結(jié)果，提高檔案管理工作者的工作水平和效率。

（二）簡化檔案管理程序

傳統(tǒng)的檔案管理程序比較復(fù)雜，通過人工將所有的檔案進(jìn)行歸檔、分類以及審核、轉(zhuǎn)遞甚至借閱，每個(gè)程序都有每個(gè)不同人在辦，需要各個(gè)部分的簽字。這種檔案管理程序比較復(fù)雜，在每個(gè)程序上都需要主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字。因此，在今后檔案管理發(fā)展上，我們可以簡化檔案管理程序，可以采用“誰的責(zé)任誰擔(dān)負(fù)”的方式讓管理員進(jìn)行檔案管理上更簡便，提高工作效率和水平。同時(shí)簡化了檔案管理程序可以讓檔案管理工作者有一定的自主性，有利于開展檔案管理工作。

（三）檔案管理人員管理水平與素質(zhì)的提升

檔案管理員是檔案管理工作的主要操作者，檔案管理人員管理水平與素質(zhì)是關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。因此注重檔案管理人員的管理水平與素質(zhì)也是當(dāng)前檔案管理方式創(chuàng)新的重要內(nèi)容。要讓檔案管理人員進(jìn)一步認(rèn)清檔案管理工作的重要性，將傳統(tǒng)意義上的慵懶的工作作風(fēng)摒棄，以一種認(rèn)真負(fù)責(zé)的心態(tài)對(duì)待檔案管理工作，同時(shí)積極參加各項(xiàng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提升檔案管理人員的管理水平與素質(zhì)。

（四）檔案管理范圍的創(chuàng)新

就目前而言，我國檔案管理的使用一般是局限在公務(wù)員或者大型的國有企業(yè)，外資企業(yè)以及我國中小私營企業(yè)用到檔案的地方不是很多。而實(shí)際上隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，外資企業(yè)以及我國中小企業(yè)對(duì)我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著越來越重要的作用，已經(jīng)逐漸成為市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要組成部分。“越來越多的人加入到外企和私企的建設(shè)發(fā)展中去，這些企業(yè)的員工的檔案管理也顯得極為重要。”一個(gè)人的檔案伴隨人走一生，所以檔案管理的范圍進(jìn)行創(chuàng)新可以使得檔案資源成為一個(gè)人經(jīng)歷的有效見證。

三、檔案管理方式創(chuàng)新意義

檔案管理方式的創(chuàng)新對(duì)我國檔案管理的發(fā)展具有極為重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）提高了檔案管理的效率

檔案管理方式的創(chuàng)新有利于提升檔案管理的效率。通過對(duì)檔案管理人員素質(zhì)以及水平的培訓(xùn)，使得他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，這樣在日常的工作中，積極性更高，同時(shí)因?yàn)槭艿綄I(yè)培訓(xùn)的緣故，他們掌握了更多的檔案管理方面的技巧，在履行自己工作職責(zé)的過程中，在很大程度上可以提高檔案管理的效率。

（二）提高了檔案管理水平

檔案管理方式的創(chuàng)新有利于提升檔案管理的水平。通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的應(yīng)用，能夠使得檔案管理更加系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案資源的分析獲得具體詳細(xì)的數(shù)據(jù)，這樣可以有效提高檔案管理的水平，提高檔案管理在日常工作中的利用率，能夠保證檔案管理員檔案管理工作的順利開展。

（三）完善了檔案管理制度

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事業(yè)單位文件檔案管理提升

檔案是記錄發(fā)展過程的重要資料，是所有資料中最具真實(shí)性、客觀性和可靠性的文字，是最具權(quán)威性的資料，能夠準(zhǔn)確記錄各個(gè)大事發(fā)生的前中后過程，在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展方面扮演十分重要的角色，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加對(duì)于自身文件檔案管理能力的提升，保證文件檔案管理工作的高效、高質(zhì)量開展，提升工作效率。

1檔案管理概述

檔案管理工作是指對(duì)檔案資料進(jìn)行直接開發(fā)、尋找利用和保存維護(hù)等工作。提升檔案管理能力能夠?qū)κ聵I(yè)單位本身的工作質(zhì)量和工作效率進(jìn)行檢驗(yàn)，同時(shí)從根源上保證事業(yè)單位檔案的真實(shí)性，能夠?yàn)閱T工后期查詢提供極大的便利，同時(shí)也是事業(yè)單位提升干部、評(píng)先評(píng)優(yōu)時(shí)重要的參考依據(jù)，是整體事業(yè)單位良性發(fā)展的重要的保證。

2事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理制度不夠完善

目前通過對(duì)相關(guān)的走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分事業(yè)單位根本沒有設(shè)置檔案管理制度，或者本身建立了一定的檔案管理制度但是在實(shí)際使用中并沒有落實(shí)，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化管理，整體管理比較松散。事業(yè)單位的檔案鑒定程序是保證檔案資料真實(shí)性的重要措施，在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)部分事業(yè)單位并沒有設(shè)置相關(guān)程序的執(zhí)行。此外信息管理系統(tǒng)效率低也是一項(xiàng)重要問題，在管理檔案時(shí)仍然采用傳統(tǒng)的管理方案，依靠人工和書面記錄的方式進(jìn)行管理，整體效率較低，缺乏高效的信息管理系統(tǒng)。

2.2檔案管理硬件設(shè)備不健全

目前大部分事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，資金投入方面大部分顧及緊急的情況，沒有全面的對(duì)單位整體運(yùn)行進(jìn)行規(guī)劃，導(dǎo)致在檔案管理部門整體的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后。部分事業(yè)單位的檔案室整體簡陋，環(huán)境較差，甚至成為堆放無關(guān)物品的庫房，另外部分檔案室與公共辦公室在同一位置，沒有分開保存，同時(shí)整體的現(xiàn)代化設(shè)備投入不足，整體運(yùn)行效率低。

2.3檔案管理意識(shí)不足

事業(yè)單位的檔案管理能力不足問題根源在于管理人員沒有形成規(guī)劃的管理意識(shí)，對(duì)于檔案管理工作緊緊簡單理解為分類保存、保管等工作，沒有提升到足夠重視的程度，對(duì)于單位的整體效益效果較小，因此逐漸降低對(duì)檔案管理工作的關(guān)注，忽視了整體的歷史文化財(cái)富價(jià)值，長期的忽視檔案管理工作，在實(shí)際使用時(shí)各項(xiàng)工作的開展難度都有所增加，檔案管理意識(shí)淡薄。

3提升檔案管理能力的措施

3.1建立完善的檔案管理制度

想要保證事業(yè)單位整體運(yùn)行的科學(xué)合理性，必須依靠完善的管理制度來約束整體各項(xiàng)管理工作。在指定檔案管理制度時(shí)應(yīng)當(dāng)以本單位基本情況來指定，保證制度的可操作性，兼顧實(shí)用性的特點(diǎn)，采用最簡單的處理模式高效完成每項(xiàng)工作，使其達(dá)到方便簡單實(shí)用的效果，使制度的制定在發(fā)揮上能夠全面落地執(zhí)行。在制定相關(guān)規(guī)定是應(yīng)當(dāng)保證平等性原則，對(duì)于所有職工和管理層均具有同等的約束效力，建立在平等的原則上是保證規(guī)章制度順利開展執(zhí)行的基礎(chǔ)。同時(shí)，在制定過程中應(yīng)當(dāng)對(duì)管理者的具體職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)的說明，對(duì)其權(quán)利范圍和義務(wù)所在全面列舉，保證對(duì)于工作質(zhì)量的把控者高效開展，從而更好的帶動(dòng)整個(gè)單位充滿活力。

3.2重視硬件設(shè)施的建設(shè)工作

事業(yè)單位管理者應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于實(shí)際工作中的重要意義，提升檔案管理工作信息化開展，改變傳統(tǒng)管理模式，將新型高科技信息化設(shè)備引入日常的管理工作種，實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案資料，不僅保證檔案整體的真實(shí)性，同時(shí)便于系統(tǒng)的查詢，對(duì)于人事部門也可以更好的對(duì)整體的人力資源情況進(jìn)行充分的掌握，對(duì)于工作整體結(jié)構(gòu)設(shè)置等都具有一定的作用。避免將檔案室與其他辦公室設(shè)置在統(tǒng)一辦公室內(nèi)，為了檔案資料的安全性考慮，應(yīng)當(dāng)確定出專門位置保存相關(guān)重要資料，制定專門的管理人員對(duì)檔案的安全性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁出現(xiàn)信息檔案丟失等重大過失出現(xiàn)。

3.3提升檔案管理意識(shí)

目前部分事業(yè)單位并沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，高素質(zhì)檔案管理人才相對(duì)缺失，因此管理層應(yīng)當(dāng)重視檔案管理部門的人員團(tuán)隊(duì)管理建設(shè)工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案本身具備的珍貴價(jià)值。在事業(yè)單位內(nèi)部提升對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳工作，明確工作任務(wù)，按照不同的實(shí)際制定有針對(duì)性的內(nèi)容。做好適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的各項(xiàng)管理工作，使員工能夠重視檔案的作用，了解檔案對(duì)于自身整體發(fā)展的重要性，從而重視自己的檔案的安全性，也從另一個(gè)角度督促檔案管理人員整體工作的開展。

4結(jié)束語

檔案資料是記錄事物發(fā)展的重要內(nèi)容，是記錄整體歷史發(fā)展過程的重要參考，是人類回憶過去，了解過去非常重要的途徑，因此加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的控制具有十分重要的意義。檔案管理工作是一項(xiàng)長期的細(xì)致的工作，管理者應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理問題的重要性，重視檔案管理人員工作效率的提升，引進(jìn)高科技信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提升整體的運(yùn)行效率，降低人員成本的投入，為事業(yè)單位整體的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]樂麗珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技風(fēng)，2014（24）：57.

篇6

【關(guān)鍵詞】公路建設(shè)單位；公路建設(shè)檔案管理；重要性；對(duì)策

公路工程建設(shè)檔案指的是在公路工程的新建以及改擴(kuò)建過程中形成的具有保存價(jià)值的圖紙、聲像、文字等記錄，包含了從項(xiàng)目開始到竣工結(jié)束整個(gè)過程中的信息記錄。公路工程建設(shè)檔案涉及公路工程項(xiàng)目的前期文件、設(shè)計(jì)文件、勘測文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件等眾多內(nèi)容，反映了公路工程從籌劃到建設(shè)再到竣工的整個(gè)過程，對(duì)于公路工程建設(shè)規(guī)劃與后期改建、養(yǎng)護(hù)工作等有著重要的參考價(jià)值。我國公路工程建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展對(duì)公路工程建設(shè)檔案管理工作提出了更高的要求，在此背景下，我們只有深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，并采取積極的改進(jìn)策略，才能充分發(fā)揮公路建設(shè)檔案管理工作的價(jià)值，更好的為公路工程建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

1 公路工程建設(shè)檔案管理的重要性分析

公路工程建設(shè)檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 為公路工程建設(shè)質(zhì)量控制工作提供憑證

公路建設(shè)檔案是公路工程質(zhì)量控制工作最直接、最可靠的憑證，做好公路工程建設(shè)檔案管理工作對(duì)于提升公路工程質(zhì)量控制成效有著重要的意義，工程項(xiàng)目進(jìn)展的各個(gè)階段，均會(huì)形成一些與建設(shè)質(zhì)量密切相關(guān)的文件，主要包括：1）項(xiàng)目準(zhǔn)備和籌劃階段形成的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、各種評(píng)價(jià)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等文件，都是政府部門開展相關(guān)審批的依據(jù)；2）公路工程施工階段產(chǎn)生的綜合管理文件、進(jìn)程控制文件、投資控制文件、安全控制文件等，與具體施工質(zhì)量有著密切的關(guān)系，對(duì)工程質(zhì)量的控制、管理有著重要的借鑒意義；3）公路竣工階段產(chǎn)生的竣工驗(yàn)收鑒定書、參建單位總結(jié)報(bào)告、各種檢查、檢測記錄等等也是公路工程建設(shè)檔案的重要組成部分，這些文件資料對(duì)工程質(zhì)量的檢查與控制有著重要的參考價(jià)值。

1.2 為公路工程管理與改、擴(kuò)建工作提供參考

隨著我國城鎮(zhèn)化建設(shè)的不斷推進(jìn)，公路擴(kuò)建、改造工程數(shù)量不斷增多，如果沒有準(zhǔn)確、詳細(xì)的既有公路工程檔案作參考，就很難實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的公路工程規(guī)劃、改造、擴(kuò)建工作。而做好公路工程建設(shè)檔案管理工作，則能夠使后續(xù)工程管理、規(guī)劃、改造和擴(kuò)建工作科學(xué)化、有序化。

1.3 推進(jìn)公路工程建設(shè)事業(yè)的發(fā)展

公路工程建設(shè)檔案管理工作能夠助推公路建設(shè)工藝、質(zhì)量、效率的改進(jìn)：首先，公路工程建設(shè)檔案中包含各類公路工程施工新工藝、新技術(shù)、新材料、新成果，且記錄著每個(gè)公路建設(shè)項(xiàng)目的最終成果，能夠客觀反映出新技術(shù)、材料、成果的應(yīng)用價(jià)值、應(yīng)用方法和應(yīng)用成果，對(duì)促進(jìn)新技術(shù)、材料等的傳播和推廣有著積極的作用；

其次，公路工程建設(shè)檔案也記錄著建設(shè)工程中出現(xiàn)的施工設(shè)計(jì)、技術(shù)、材料、操作、管理等方面的問題，例如，目前一些公路建設(shè)工程中存在預(yù)算控制不力、隱蔽工程質(zhì)量不過關(guān)、頻繁變更影響進(jìn)度和質(zhì)量等問題，全面收集相關(guān)資料并分析問題的形成原因，將對(duì)今后的公路工程建設(shè)管理工作發(fā)揮警示作用，并對(duì)提升管理有效性提供了可行的思路。

2 公路工程建設(shè)檔案管理策略

為充分發(fā)揮公路建設(shè)檔案管理的重要價(jià)值，應(yīng)做好以下幾方面工作：

2.1 完善公路工程建設(shè)檔案管理制度

完善的公路工程建設(shè)檔案管理制度，能夠使檔案管理人員在工作中有章可循，從而促進(jìn)公路建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。因此，公路建設(shè)單位應(yīng)不斷完善檔案管理制度，具體應(yīng)采取以下措施：1）嚴(yán)格按照交通部頒布的《公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法》及省、市上級(jí)主管部門頒布的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化文件開展檔案管理工作，并結(jié)合工程實(shí)際情況、檔案資源特征等建立工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度；2）隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，應(yīng)就信息化背景下的公路工程建設(shè)檔案收集、立卷、歸檔、調(diào)用、編研等工作制定規(guī)范化的流程，使檔案管理工作各個(gè)流程科學(xué)、規(guī)范；3）對(duì)公路工程建設(shè)檔案管理責(zé)任進(jìn)行科學(xué)分配，使參建單位充分發(fā)揮其檔案收集、處理職能，打破目前“誰收文，誰處理”的僵局，全面提升公路工程建設(shè)檔案管理效率。

2.2 做好公路工程建設(shè)檔案收集工作

針對(duì)公路工程建設(shè)檔案的特點(diǎn)，應(yīng)就公路建設(shè)檔案收集工作采取以下控制措施：1）確保資料收集工作及時(shí)性，結(jié)合工程設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、施工、（交）竣工各階段的進(jìn)展及時(shí)對(duì)該階段資料文件進(jìn)行全面收集；2）強(qiáng)化對(duì)公路建設(shè)工程前期準(zhǔn)備階段和開工初期相關(guān)資料的收集；3）實(shí)施全過程檔案管理，對(duì)公路建設(shè)工程從籌備到竣工的各個(gè)環(huán)節(jié)采取科學(xué)有效的檔案收集措施；4）強(qiáng)化對(duì)易被忽略的環(huán)節(jié)的檔案資料收集；5）強(qiáng)化對(duì)光盤、圖片、視頻等特殊載體檔案資料的收集，確保各類載體的檔案資料全面、準(zhǔn)確、完善；6）強(qiáng)化對(duì)隱蔽工程和關(guān)鍵工序的技術(shù)、材料、設(shè)備、人員檔案收集，確保檔案信息與實(shí)際情況符合，嚴(yán)格落實(shí)各類檔案信息的真實(shí)性，以杜相關(guān)單位和個(gè)人絕的行為。總之，檔案收集工作復(fù)雜而任務(wù)艱巨，應(yīng)盡量做到面面俱到，對(duì)此，檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)全過程管理和全面管理理論，用以指導(dǎo)和改進(jìn)檔案收集工作。

2.3 強(qiáng)化公路建設(shè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

提升公路建設(shè)檔案管理人員素質(zhì)，對(duì)于充分發(fā)揮公路建設(shè)檔案管理工作的服務(wù)職能有著重要的意義。對(duì)此，公路建設(shè)單位應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的思想政治教育和專業(yè)知識(shí)、技能培訓(xùn)，一方面使其充分認(rèn)識(shí)到新形勢下公路建設(shè)檔案管理工作的重要性，激發(fā)其工作熱情與責(zé)任心；另一方面使其以先進(jìn)的檔案管理理論武裝自己，提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)而使其不斷改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理思路、方法，為公路工程建設(shè)事業(yè)提供更科學(xué)、更高效的檔案服務(wù)；除此之外，由于公路工程建設(shè)檔案日趨廣泛化、復(fù)雜化、多樣化，檔案收集與管理的難度逐漸提高，為減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，提升其工作效率，應(yīng)隨著公路建設(shè)單位辦公信息化建設(shè)積極開展信息知識(shí)、技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案人員的信息素質(zhì)，使其善用信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理工作。

3 總結(jié)

綜上所述，做好公路建設(shè)檔案管理工作，對(duì)于維護(hù)公路建設(shè)事業(yè)秩序，促進(jìn)公路建設(shè)質(zhì)量的不斷提升有著重要的作用，做好公路建設(shè)檔案管理工作對(duì)保障公路建設(shè)單位管理工作的科學(xué)性和有效性至關(guān)重要。因此，公路工程建設(shè)檔案管理人員應(yīng)在充分認(rèn)識(shí)公路建設(shè)檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，從思想上、方法上不斷創(chuàng)新管理工作，不斷提升公路工程建設(shè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量，以充分適應(yīng)快速發(fā)展的公路建設(shè)事業(yè)對(duì)檔案工作提出的新挑戰(zhàn)、新要求。

參考文獻(xiàn)：

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篇7

【關(guān)鍵詞】檔案管理；改革；新模式；研究

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于檔案重要性的認(rèn)識(shí)也越來越深入，學(xué)校要給學(xué)生建立檔案，醫(yī)生要給病人建立檔案，企業(yè)要給員工建立檔案，基本上各行各業(yè)，生活的方方面面都需要檔案，檔案在人們的生活中所起的作用已經(jīng)超越了人們的想象。檔案眾多、信息海量、紙質(zhì)檔案不易保存、信息易損壞或丟失等因素都給檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，面對(duì)這種形式，檔案管理者通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理的高標(biāo)準(zhǔn)智能化顯得尤為迫切，改革檔案管理模式有助于提高檔案管理的質(zhì)量，保證人們的信息安全，對(duì)于檔案管理事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

一、檔案管理面臨的困境分析

（一）檔案管理意識(shí)淡薄。檔案是歷史信息的真實(shí)記錄，是一種珍貴的信息資源，但是人們對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)存在很多誤區(qū)，許多單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，沒有及時(shí)采取手段建立檔案或者對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行信息的更新保存，造成信息的陳舊和新鮮信息的缺失，這是我國的檔案管理工作普遍存在的問題，這種現(xiàn)狀與管理工作者檔案管理意識(shí)淡薄具有直接的關(guān)系。由于檔案管理意識(shí)淡薄，管理觀念落后，往往使檔案信息得不到有效的利用，沒有體現(xiàn)檔案管理的實(shí)質(zhì)性意義。

（二）檔案管理手段落后。我國大部分的檔案管理者不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，沒有專業(yè)的檔案管理技能，只是通過單位舉行的簡單的培訓(xùn)就踏上了工作崗位。這些管理人員對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)往往不夠精通，檔案管理能力低下，也不懂得及時(shí)革新管理手段，造成了檔案管理水平不高的現(xiàn)象。由于對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)的不足，單位往往不會(huì)投入過多的人力、財(cái)力來使用高科技手段進(jìn)行檔案的管理，直接影響了檔案管理的質(zhì)量。

（三）缺乏專業(yè)的管理人才。由于對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠到位，很多單位疏于對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，很多高校沒有開設(shè)相關(guān)課程培養(yǎng)專業(yè)的具備檔案管理技能的高素質(zhì)人才，因此造成了我國的檔案管理人才的專業(yè)素質(zhì)普遍不高的局面。沒有專業(yè)的管理人才從事管理工作必然會(huì)造成檔案管理質(zhì)量不高，嚴(yán)重阻礙檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

二、檔案管理改革新模式研究

（一）加大教育投入，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。缺乏專業(yè)的檔案管理人才是影響我國檔案管理質(zhì)量的一個(gè)重要因素，要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理進(jìn)行改革就要從培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才入手。檔案不僅只是對(duì)信息的保存，它對(duì)社會(huì)的發(fā)展和文化的傳承具有重要意義，我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，在教育方面加大資金和師資力量的投入，在高校設(shè)置專門的關(guān)于檔案管理的專業(yè)，為社會(huì)輸送大量優(yōu)秀的檔案管理人才，為提高我國檔案事業(yè)的管理水平，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供人力資源保障。

（二）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高信息獲取能力。對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)不足使得很多檔案管理者的檔案收集意識(shí)淡薄，不能及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)資料，造成重要信息的遺漏。為了改變這一現(xiàn)狀，相關(guān)單位應(yīng)該著手努力強(qiáng)化管理者的檔案管理意識(shí)，讓管理者做到及時(shí)收集檔案，及時(shí)更新檔案，絕不遺漏任何有價(jià)值的信息。相關(guān)工作者要提高自身獲取信息的能力，熟悉信息的重要來源渠道，能夠熟練利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)信息庫及時(shí)獲取有用信息來更新數(shù)據(jù)資料，提高檔案的管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)作用。

（三）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，提升管理技能。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)于檔案信息的需求也會(huì)產(chǎn)生巨大差異，檔案管理技術(shù)也會(huì)逐漸改進(jìn)。檔案管理模式應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，因時(shí)制宜，充分迎合時(shí)代特征，滿足人們的信息需求。為了保證檔案管理質(zhì)量，相關(guān)部門應(yīng)該定期邀請(qǐng)行業(yè)專家給檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，幫助他們豐富理論知識(shí)，提高他們的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，提升管理技能。通過培訓(xùn)，檔案管理者可以及時(shí)獲得有用的檔案管理信息，借鑒別人的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于提高檔案管理水平具有重要的促進(jìn)作用。此外，通過相關(guān)培訓(xùn)，工作者可以了解到新興的檔案管理技術(shù)和管理手段，并將其應(yīng)用到管理工作中，能夠有效地改善管理現(xiàn)狀。

（四）采用高科技手段，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。隨著社會(huì)的發(fā)展，我國的信息技術(shù)得到了很大的突破，社會(huì)的信息化為檔案管理工作提供了很多的便利，也提出了更多的要求。為了提高檔案管理工作的效率和保證檔案信息的安全性，相關(guān)工作人員應(yīng)該及時(shí)采用高科技手段服務(wù)于檔案管理工作，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)檔案實(shí)行信息化管理。在當(dāng)今社會(huì)，檔案管理工作者必須熟練掌握數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，將海量的檔案信息通過數(shù)字化手段進(jìn)行保存，這種信息管理手段不僅具有高容量的優(yōu)勢，還提高了管理工作的效率，保證了信息的安全性。當(dāng)出于某種需求需要提取檔案的時(shí)候，工作人員可以通過電子信息檢索的方式及時(shí)獲取相關(guān)檔案資料，檔案的信息化建設(shè)將給檔案管理工作帶來極大的便利。

三、結(jié)語

在信息化時(shí)代，檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的特征，將管理手段與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，提高檔案的管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，在最大程度上發(fā)揮它的服務(wù)功能。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]黃麗，王英.探析檔案管理模式改革的困境與出路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：102.

篇8

【關(guān)鍵詞】高職院校；畢業(yè)生檔案管理；強(qiáng)化方法；意義

高職院校的畢業(yè)生檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的個(gè)人證據(jù)，是人在社會(huì)上生存的軌跡，和社會(huì)勞動(dòng)保障、薪酬待遇、組織關(guān)系等有著非常緊密的關(guān)系。高職院校畢業(yè)生的人事檔案是記錄高校畢業(yè)生信息的重要載體，具有無可替代的作用，所以加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作不僅是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，深化教學(xué)改革，還是提高高職院校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要手段，對(duì)社會(huì)主義建設(shè)具有重大的意義。

一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問題分析

1.意識(shí)不強(qiáng)，檔案存放存在缺陷

由于我國市場不斷變化，企業(yè)在用人的分配和接受上都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，又加上一些高職院校的畢業(yè)生對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)上還不足，使得組織和檔案人員對(duì)檔案的重視力度下降，對(duì)檔案的存放也就不那么關(guān)心，造成了檔案的存放出現(xiàn)了很多的情況，如有的人檔案在就業(yè)單位，有的在教育部門，有的在人才市場，有的在家，甚至有的已經(jīng)遺失了。

2.檔案后續(xù)材料充實(shí)不足

由于目前的一些企業(yè)不重視人事檔案，僅關(guān)注的是人員的學(xué)歷和能力，加上一些高校的畢業(yè)生不重視人事檔案，雖然有了長達(dá)幾年甚至十幾年的工作經(jīng)驗(yàn)，但都沒有進(jìn)入到檔案中，檔案中也就沒有這幾年或十幾年的人生經(jīng)歷，造成了檔案人員人生經(jīng)歷缺失。

3.棄檔和死檔逐漸增多

由于目前的社會(huì)中很多企業(yè)不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對(duì)員工的約束也僅依賴合同或協(xié)議，出現(xiàn)了重文憑輕檔案的現(xiàn)象，很多的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中的檔案長期無人問津，死檔和棄檔日益增多。

二、強(qiáng)化高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的幾點(diǎn)方案

1.加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生檔案管理的意識(shí)

高職院校的畢業(yè)生檔案管理是學(xué)校日常管理工作中的一部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規(guī)范程度，這也能體現(xiàn)出學(xué)校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，由于高職院校畢業(yè)生的人事檔案對(duì)于學(xué)生來說尤為重要，所以高職院校的檔案管理質(zhì)量對(duì)畢業(yè)生的影響很大，所以進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的管理意識(shí)就特別的重要，他們應(yīng)該進(jìn)一步的學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)的法律法規(guī)，要明確檔案管理的重要性。

2.加強(qiáng)高職院校檔案管理人員的素質(zhì)

對(duì)于高職院校的畢業(yè)生檔案管理來說，要提高管理水平，那么就應(yīng)該要保證管理科學(xué)合理化、穩(wěn)定化和最優(yōu)化。學(xué)校還應(yīng)該給檔案管理人員提供一個(gè)發(fā)展和提高業(yè)務(wù)水平的平臺(tái)，要針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或?qū)W生交流活動(dòng)，盡最大的努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、管理水平和現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用能力，與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治覺悟，讓檔案管理人員充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于學(xué)生的重要性，認(rèn)識(shí)檔案管理不僅服務(wù)學(xué)生還服務(wù)社會(huì)。通過加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)提高管理的質(zhì)量和效率。

3.建立完善的管理制度

在高職院校中，每一個(gè)職能部門應(yīng)該有部門間的規(guī)章制度，對(duì)于檔案管理部門，應(yīng)該建立一個(gè)完善的學(xué)生信息收集整理、保管保密、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞送交等規(guī)章制度，部門領(lǐng)導(dǎo)做好監(jiān)督的工作，務(wù)必將每項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)，做到有據(jù)可依、有章可循，確保管理工作有序的進(jìn)行。

4.加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的宣傳力度

高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內(nèi)容，在對(duì)學(xué)生提供服務(wù)的同時(shí)要使檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來，這需要檔案人員的積極配合才能達(dá)到最好的效果，所以加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學(xué)生能夠了解和認(rèn)識(shí)到檔案的基礎(chǔ)知識(shí)和重要性，讓學(xué)生及時(shí)的反饋各項(xiàng)信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。

高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉(zhuǎn)遞，中間的步驟多，經(jīng)歷的時(shí)間長，轉(zhuǎn)手的部門多，這就需要高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視和檔案管理人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，在規(guī)范的規(guī)章制度和先進(jìn)的信息管理技術(shù)下做到真正的檔案服務(wù)于學(xué)生，服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]樊麗君，韓艷平.高校畢業(yè)生檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）

作者簡介：

篇9

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理問題對(duì)策

1、引言

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展個(gè)進(jìn)步推動(dòng)了各個(gè)領(lǐng)域突飛猛進(jìn)的變化。其中電力行業(yè)作為其他產(chǎn)業(yè)必不可少的動(dòng)力，自然也需要在體制上進(jìn)行著順應(yīng)時(shí)代的調(diào)整，推動(dòng)生產(chǎn)和管理環(huán)節(jié)邁向一個(gè)全新的歷史階段。與此同時(shí)，檔案管理的利用價(jià)值也在不斷提升，成為目前電力行業(yè)比較關(guān)心的問題之一。如何充分發(fā)揮高效的管理和珍貴檔案資源的作用，使得其能夠成為電力產(chǎn)業(yè)的前進(jìn)推動(dòng)力，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心環(huán)節(jié)。

2、電力系統(tǒng)檔案管理的意義所在

電力檔案是電力企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。是電力工業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，它信息量大、門類多、涉及范圍廣，在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著重要的作用，是其成長歷程的真實(shí)寫照，發(fā)展至今已經(jīng)成為了電力事業(yè)中至關(guān)重要的組成部分，電力檔案的管理作為捋順和整理電力檔案的關(guān)鍵，更是有著非同尋常的意義，可以說它經(jīng)營的好壞直接影響電力企業(yè)在市場中的核心競爭力。所謂電力企業(yè)檔案就是電力企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中最原始的資料記錄。一方面，它可以真實(shí)的反應(yīng)出電力企業(yè)的發(fā)展歷程，另一方面還涵蓋了大量的科技資源和知識(shí)信息，能夠達(dá)到推動(dòng)電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展的目的，其重要意義可見一斑。基于我國電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，必須秉承科學(xué)創(chuàng)新的理念，來推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，建立同現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理體制，不斷拓展檔案工作的新領(lǐng)域，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展提供有效的信息保障。

3、當(dāng)前電力檔案管理工作中常見的問題

3.1電力檔案管理的地位得不到保證

頑固的傳統(tǒng)思想影響了很多電力系統(tǒng)的高層對(duì)于電力檔案的管理的判斷，使其沒有受到應(yīng)有的重視，認(rèn)為其作為一種文職的工作，其對(duì)于企業(yè)的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及占有比例、產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)等數(shù)據(jù)來的直觀和顯著，正是這種不重視，使得電力企業(yè)在檔案管理方面投入的人力物力一直很有限。相當(dāng)一部分人員包括部領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案人員的認(rèn)識(shí)還停留在保管員的狹隘范圍內(nèi)，認(rèn)為檔案工作就是把資料放在檔案柜內(nèi)的保管工作，認(rèn)識(shí)不到檔案在工作管理中的重要性和必要性，對(duì)檔案利用效益知之甚少，檔案管理的地位自然得不到提升。造成的直接結(jié)果就是檔案室設(shè)備得不到完善，存檔條件和方式滯后，檔案管理沒有配備專業(yè)人員的問題的出現(xiàn)。在檔案材料重要性日益凸顯的今天，缺乏完整的檔案材料直接導(dǎo)致企業(yè)無法將優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)提供給需求人群。

3.2電力檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

缺乏既有專業(yè)知識(shí)，又有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員是目前電力檔案管理中的通病，當(dāng)前電力行業(yè)的管理人員多集中在剛畢業(yè)的專業(yè)學(xué)生和對(duì)管理工作認(rèn)知比較淺顯的員工領(lǐng)域。這些人的共同特點(diǎn)，就是將檔案管理簡單的等價(jià)于資料的收集、分析、分類和保存，在思想和意識(shí)上沒有將檔案管理工作和整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性緊密的聯(lián)系在一起，具體表現(xiàn)在責(zé)任心不強(qiáng)，學(xué)歷層次低，缺乏對(duì)檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)和理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，特別供電企業(yè)檔案管理人員工作變動(dòng)頻繁，身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，難以全身心地投入到檔案管理工作中去。這些問題的存在致使電力企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，利用程度不夠，難以產(chǎn)生效益。

3.3電力檔案管理無法實(shí)現(xiàn)信息化

實(shí)現(xiàn)信息化是目前檔案管理工作中的發(fā)展終端，更是能夠使檔案管理效率發(fā)生質(zhì)變的關(guān)鍵，但從目前來講，電子檔案管理的信息化發(fā)展相對(duì)比較緩慢，主要造成滯后的原因，一方面是檔案管理的硬件設(shè)備設(shè)施配置不齊全，更新程度太慢，特別是計(jì)算機(jī)的配置，很多時(shí)候跟不上軟件的更新速度。另一方面就是工程現(xiàn)場的人員，不能根據(jù)自己的需求，隨時(shí)調(diào)閱檔案的圖紙信息。另外，數(shù)字化硬件設(shè)備的使用效率普遍較低，雖然有的企業(yè)有數(shù)字化設(shè)施的配備，但是檔案數(shù)據(jù)的錄入十分有限。檔案信息資源沒有得到充分地利用，雖然有的企業(yè)在檔案數(shù)字化上作出了很大努力，但企業(yè)整體信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享還難以實(shí)現(xiàn)。

4、電力檔案管理工作中問題的改善對(duì)策

4.1強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的重視

隨著人們知識(shí)水平和意識(shí)的提升，在電力系統(tǒng)中已經(jīng)有很多員工開始逐步重視檔案管理工作，想把檔案管理工作進(jìn)行落實(shí)，但在實(shí)際工作中，卻往往會(huì)力不從心，達(dá)不到理想的效果，造成這種局面的主要原因，就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這部分工作的不理解和不支持。若想將檔案管理工作有序的開展起來，必須先從領(lǐng)導(dǎo)層面入手，真正使得他們意識(shí)到檔案管理的重要性，全面支持檔案管理工作。

4.2提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在市場經(jīng)濟(jì)競爭日益激烈的當(dāng)下，專業(yè)人才已經(jīng)成為企業(yè)立足的根本，作為電力企業(yè)檔案管理工作自然也不例外，一支有理想、有道德、有知識(shí)、有素質(zhì)的檔案專業(yè)隊(duì)伍，將給電力企業(yè)注入全新的動(dòng)力。首先要把住人才入口關(guān)，注意吸納招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。若想提升檔案管理人員的素質(zhì)，最行之有效的途徑是加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，適時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。要將檔案管理人員培養(yǎng)成復(fù)合型人才。根據(jù)供電企業(yè)檔案專兼職人員的構(gòu)成狀況和崗位工作的實(shí)際需要，確定檔案教育培訓(xùn)的內(nèi)容。檔案管理工作培訓(xùn)分兩個(gè)層面進(jìn)行。第一個(gè)層面是上級(jí)供電企業(yè)對(duì)下屬供電企業(yè)專職養(yǎng)檔案人員的培訓(xùn)。第二個(gè)層面是下級(jí)供電企業(yè)專職檔案人員對(duì)各兼職檔案人員的一對(duì)一培訓(xùn)，以分崗位、按專題培訓(xùn)為主。

4.3盡快推動(dòng)電子檔案管理的信息化建設(shè)

科技生產(chǎn)力是人工無法企及的，因此在檔案管理過程中，信息化建設(shè)顯得十分關(guān)鍵， 檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，借助現(xiàn)代化的信息手段能夠有效的提高管理效率。首先應(yīng)該在思想上擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，盡快將信息化建設(shè)提上日程。其次，應(yīng)該加快對(duì)于檔案管理信息化設(shè)備的完善速度，在計(jì)算機(jī)配置和現(xiàn)代化應(yīng)用管理設(shè)備方面給予有力的支持。最后要根據(jù)自身的實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)代化的信息管理進(jìn)行具體問題具體分析。經(jīng)濟(jì)效益好的應(yīng)當(dāng)一步到位，全面落實(shí)信息化檔案建設(shè)，而效益不理想的，應(yīng)該分步實(shí)施，逐步推進(jìn)信息化建設(shè)歷程。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為信息化管理的一個(gè)重要組成部分。

5、結(jié)束語

在明確檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，只要盡力加強(qiáng)對(duì)于電子檔案管理工作的重視程度，盡快完善相關(guān)的體制，將先進(jìn)的現(xiàn)代化手段運(yùn)用到檔案管理中去，腳踏實(shí)地、求真務(wù)實(shí)，終有一天會(huì)在電子檔案管理工作中得到回報(bào)。

參考文獻(xiàn)

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檔案管理工作是每個(gè)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要的、不可或缺的基礎(chǔ)性工作。檔案不僅是事業(yè)單位工作的查考依據(jù)和生產(chǎn)生活的參考資料，同時(shí)也是維護(hù)單位與職工正當(dāng)權(quán)益的憑證。規(guī)范管理科技檔案，實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化，從而進(jìn)一步發(fā)展生產(chǎn)力，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 目前我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致、平凡而繁瑣的工作，不容易顯現(xiàn)功績。長期以來，相當(dāng)一部分工作人員包括部分主管領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案管理特別是科技檔案管理，在認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)，忽視了檔案管理的重要性。

2.2 長期沿用陳舊的管理模式

目前事業(yè)單位的檔案管理方法多局限于看堆式的手工模式，已明顯滯后于人事制度、財(cái)務(wù)制度等改革進(jìn)程；檔案收集制度過分呆板；檔案的收集范圍與相關(guān)制度規(guī)定存在差距。

2.3 普遍存在被動(dòng)式服務(wù)現(xiàn)象

作為檔案管理人員，應(yīng)該具備務(wù)實(shí)求真的科學(xué)態(tài)度，轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，從重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)、超前服務(wù)。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思考

3.1 檔案管理工作觀念的創(chuàng)新

應(yīng)開拓思維，創(chuàng)新檔案管理，努力豐富檔案管理內(nèi)容；圍繞社會(huì)熱點(diǎn)問題，編印具有價(jià)值的各類檔案信息；通過媒體加大宣傳，提高全社會(huì)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

3.2 檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新

（1）必須做到職責(zé)明確 各級(jí)事業(yè)單位應(yīng)落實(shí)檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)要把做好檔案工作作為自己義不容辭、無法推卸的工作，把握檔案事業(yè)的發(fā)展方向，真正把檔案工作納入各單位總體發(fā)展規(guī)劃，列入各單位的議事日程，確保檔案工作與其他工作一樣同步發(fā)展。（2）必須從封閉走向開放 根據(jù)當(dāng)前形勢要求，有計(jì)劃地提高檔案管理開放程度，加強(qiáng)與外界的交流和溝通，發(fā)揮和增強(qiáng)各種檔案資源的作用和活力，提升管理水平。（3）必須努力做到藏用并重 作為檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，檔案事業(yè)是可持續(xù)發(fā)展的核心，檔案資源的合理利用是關(guān)鍵。要突出抓檔案管理，根據(jù)形勢的發(fā)展變化，因地制宜地調(diào)整檔案資源收集重點(diǎn)，使之更好地向社會(huì)建設(shè)最前沿延伸。（4）必須加強(qiáng)檔案信息平臺(tái)建設(shè) 積極學(xué)習(xí)，吸取科學(xué)、高效的檔案管理模式，加速實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)在檔案管理中的應(yīng)用，加速實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、重要檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完善數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加快檔案工作規(guī)范化建設(shè)。