高等師范院校學籍檔案管理與利用

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摘要：實施“鄉村振興戰略”是黨的十九大提出的振興鄉村總的戰略實施目標，其總體要求是要達到“產業興旺、生態宜居、鄉風文明、治理有效、生活富?！?。在這個重大的戰略決策中，“教育”在其中充當著基礎發展的重要角色。鄉村要振興，關鍵在于培養人，人才振興是鄉村振興的重要內容之一，鄉村的教育發展對于鄉村振興戰略來講更是意義重大。加快城鄉一體化發展步伐，全面提升農村教師業務水平和師德素養，利用信息化手段，共享優質教育資源，加快推進義務教育均衡優質發展，提升農村義務教育質量。本文主要對海南省鄉村教育的重要角色——鄉村教師在校學籍檔案管理現狀與服務利用分析研究，著重闡述了如何提高高等師范院校學籍檔案的管理水平，更好為鄉村教師人事檔案利用服務，希望能給鄉村教師的人事檔案現狀研究提供一定理論價值，為鄉村振興人才培養教育事業奠定基礎。

關鍵詞：鄉村振興戰略；高等師范院校；學籍檔案；管理

利用高等師范院校學籍檔案是指高等師范院校的學生在錄取前的招生信息和大學就讀期間形成反映學習、思想、實習等方面的真實記錄材料。學籍檔案是教學檔案的核心組成，對高校教學管理、招生就業、校園文化等起著十分重要的作用。社會及用人單位對高等師范院校學籍檔案需求不斷擴大，其中包括鄉村教師的人事檔案補缺等情況，也隨之反映出了高等師范院校學籍檔案管理存在的問題，如何更好地滿足社會需求，實現師范院校的社會服務功能，成為高等師范院校學籍檔案管理的主要研究對象。

一、高等師范院校學籍檔案的特點

1.內容豐富性和特殊性

高等師范院校學籍檔案包含了學生在校期間的各種表現及相關情況，主要包括：錄取材料、學籍卡、入學登記表；（2）畢業成績、獎懲材料、實習材料；學籍異動材料；入團入黨材料；教師資格認定材料；學生畢業及授予學位材料等，所涵蓋的內容十分廣泛。

2.歸檔的特殊性

目前，很多高校的辦學模式向多元化轉變，在校生除了普通本?？仆?，又增加了委培、定向、自考等模式，各種不同培養方式，學生在課程設置和教學方面的多樣化，因而，高等師范院校的學籍檔案具有特殊性，一般的學籍檔案是按學年分學期歸檔，而委培、定向、自考等學生的學籍檔案歸檔有很大的靈活性，在某項培訓活動或某個項目結束后就必須要及時歸檔。

3.內容隱私性

在庫里的每份學籍檔案都具有隱私性，每一份學籍檔案都記錄了學生的個人信息、學號、成績單、各種鑒定評語等，這些信息都屬于個人隱私，未經學生個人允許是不能公開的。因此，學籍檔案在一定的范圍內需要保密，以免出現麻煩。

4.利用的頻繁性

根據國內各高校檔案館工作經驗的反饋，學籍檔案是高校各類檔案中利用頻率最高的，利用率為60%以上。就業、考研、出國、參軍、退休等情況均需利用其學籍檔案。特別是近年來很多企事業單位對人事檔案的歸檔范圍不斷規范，更加大了社會對學籍檔案的借閱利用。

二、高等師范院校學籍檔案價值

高校學籍檔案價值重要性體現在其是大學生在高校期間留下的原始材料，具有很強的可信度和真實性。

1.情報價值

高校檔案管理者掌握在校學生的詳細檔案資料，這些資料的來源就是學生的學籍檔案，學籍檔案充分記錄了學生入學前以及在校的各種表現，對學校做好學生思想工作和學生學籍核查工作提供了有力的依據。通過學籍檔案中學生成績可以總結出教師的授課結果，學生對學科選擇的傾向性，為學科建設和教學工作提供大量的參考依據。學校還可以通過學籍檔案中的實習報告分析出學生的就業趨向，了解社會對各專業的需求，為學校今后的專業設置起到重要的引導作用。

2.宣傳教育價值

學籍檔案是學生在校期間的重要信息資源，是其學習、生活的歷史記錄，也是學生在校期間德、智、體、美、勞各方面情況的真實反映，高?？梢园褍炐銓W生的電子檔案制作成紀錄片在校園網開設校友檔案欄目，介紹成功校友事跡，有利于激發其他學生的學習興趣，促使學生樹立正確的人生觀、價值觀，增強學生對學校的自豪感和使命感，從而不斷挖掘自己的潛質。因此，學籍檔案的宣傳教育價值對改善學校精神風貌、增強校園文化建設具有重要作用。

3.高等師范學院學籍檔案的憑證價值

學籍檔案是直接記錄學生從入學到畢業期間一系列學習、生活的原始材料和歷史記錄，具有原始性和真實可靠性的特點，它可以為學生以后的升學、就業、出國、評選、參軍等方面提供原始、最真實的材料依據，這種可資為證的特點，就構成了學籍檔案的憑證價值。

4.社會服務價值

學籍檔案來自高校對大學生的教育管理各環節，最終目的是為社會服務，為經濟建設服務。具體表現在：為丟失畢業證的學生提供原始學籍檔案材料，為學生及時補辦畢業證書提供有利條件。

為社會組織和人事部門提供畢業證真偽服務。學校檔案部門對館藏檔案進行查找、比對，鑒別畢業證的真偽，并通過出具學籍檔案證明的方式為用人單位鑒別畢業證的真偽。為畢業生出國深造、就業、考研提供原始學籍檔案依據服務。為中小學教師人事檔案缺失補充提供原始真實的依據。

三、高等師范院校學籍檔案管理存在問題及解決對策

1.高等師范院校學籍檔案管理存在的問題

國內師范院校檔案管理水平不一致，也導致了檔案管理的差距比較大，一些知名師范院校對學籍檔案的管理已經非常重視，但是還有部分師范院校對由于不夠重視、學校資金缺乏等各種因素在學籍檔案管理上還存在如下問題有待解決：

（1）檔案意識淡薄

隨著高等師范院校學生人數不斷增加，學籍檔案的數量也隨之增加。學籍檔案產生的主體是學生，但很多大學生檔案意識薄弱，不了解學籍檔案對自己的重要性，對檔案價值及服務利用認識不清，由于這種認識的偏差使他們在填寫學籍檔案材料時敷衍了事、書寫不規范、隨意涂改、信息作假、不主動配合，嚴重影響了學籍檔案的質量。除了學生檔案意識薄弱，各教學院系檔案兼職人員檔案意識也是很薄弱的，主要原因在于他們對學籍檔案的重要性不了解。盡管高校檔案館非常重視學籍檔案的收集和整理工作，但是，各教學院系收集學籍檔案時沒有意識到學籍檔案的重要性，檔案歸檔收集意識相當薄弱。

（2）制度不健全，管理不科學規范

目前，學籍檔案管理在國內師范院校中沒有統一的標準，學籍檔案的歸檔范圍不夠明確，缺乏統一的管理制度。不僅如此，收集、歸檔整理、保管等不規范也是學籍檔案管理存在的嚴重問題。一是學籍檔案管理機構不統一，各學籍檔案管理單位分工不明確，學生填寫檔案材料不認真、不規范。二是有些師范院校學籍檔案不按要求保管保存，有的館里保存的學籍檔案組卷上順序不清、排放雜亂。三是歸檔材料填寫不規范，如學籍檔案材料手續不完整、簽章不符合要求、學生登記表沒有本人簽名，以及各種表格填寫出現涂改、格式錯誤等情況。四是學籍檔案收集工作拖沓現象比較嚴重。有些民辦師范院校教師流動性大，再加上學生人數的增多，以及課程時間的長短等因素，造成檔案收集不及時或者材料出現缺失等現象。還有些民辦師范院校為了降低成本沒有建立相應的數據庫，由兼職教師管理學籍檔案，當出現人員頻繁更換時就會嚴重影響學籍檔案工作的連續性，影響了學籍檔案的歸檔工作實效。

（3）學籍檔案開發利用度不高

目前，師范院校的學籍檔案開發利用度不高，很多高校的學籍檔案只涉及學生的一些基本信息，對學籍檔案資源其他模塊并未重視，也不去開發，因此無法滿足用人單位的信息需求。學籍檔案材料形式化、缺少個性特征收集，高校并未從學籍檔案的其他模塊去思考和開發信息資源，更沒有把學籍檔案的各類信息資源總結出有規律的信息，沒有達到為高校的教學管理、教學改革及重大決策提供有價值的服務。有的師范院校只是把最基本的學籍檔案工作做好，缺少開發學籍檔案信息資源，雖然有專門的檔案部門，但是由于資金和管理各種因素，沒有建設學籍檔案管理平臺，無法實現學籍檔案遠程利用服務?，F代高新技術未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匱乏。

2.高等師范院校學籍檔案管理的解決對策

（1）加大力度宣傳強化檔案意識

師范院校的領導、檔案管理者、在校大學生對學籍檔案重要性的認識不夠直接影響了其在學校各群體中得不到重視，因此，不僅要加大力度宣傳高校學籍檔案的價值，還要強化學校各部門、各崗位人員及在校大學生的檔案意識。首先，要在學校加大力度宣傳學籍檔案，讓人們都意識到學籍檔案的利用價值，不僅對畢業生有大用途，而且對教學管理也有著重要的輔助作用，提高學校管理者的歸檔意識，從而提高學籍檔案收集材料的實效。其次，重視在校大學生的歸檔意識，讓他們認識到學籍檔案的重要性，并引起重視，使其在填寫各種學籍檔案時不會敷衍了事，確保檔案材料的質量和完整。最后，提高對學籍檔案隊伍的管理水平。采取多渠道、多方式對檔案相關法律法規進行宣傳，對學籍檔案利用宣傳教育，提高學校檔案管理者和教師對學籍檔案利用價值的認識，讓學籍檔案走出“深閨”，在學校逐漸形成“有問題，查檔案”的共識。

（2）科學規范管理學籍檔案

首先，完善管理體制，嚴格制定各項工作程序，建立、健全學籍檔案收集、整理、歸檔、保管等各項規章制度，在各個環節中利用規章制度來規范管理。其次，詳細規劃學籍檔案工作流程，重點提高學籍檔案的收集歸檔實效，做到檔案分類明確，存放有序。科學選擇分類方法，準確歸類，確保學籍檔案管理的每個環節都要做到最好。最后，提升檔案管理隊伍的管理水平。加強專職、兼職檔案員檔案業務知識，重視學籍檔案管理隊伍的繼續教育及業務培訓，幫助檔案管理隊伍熟悉具體工作的方法和流程。選派工作認真仔細的人員擔任檔案管理員，提升其工作責任心，不斷提高檔案管理水平，確保學籍檔案的完整、齊全，發揮學籍檔案的服務價值。
（3）加強學籍檔案的開發利用

一是加強學籍檔案的信息資源開發，靈活應用學籍檔案，豐富和完善校友資源信息庫。二是確保學籍檔案完整收集，除了一般性學籍材料，檔案館應及時向有關職能部門索取、征集其他相關檔案材料，統一標準放入畢業生檔案中。三是應積極開發特色學籍檔案，體現學校教育歷史和文化特色，可以通過檔案編研、檔案征集等方式豐富高校的館藏學籍檔案，不斷整合各類學籍檔案資源，建立向民生覆蓋的學籍檔案資源體系，為檔案利用者擴寬學籍檔案的利用空間，提供良好的服務環境，提升檔案利用咨詢服務工作，為高校檔案管理實現更多的社會服務價值。

（4）實現學籍檔案的信息化管理

為了更好地保障高校學籍檔案的合理有效利用，高校應該適應新形勢，積極主動地運用現代化信息技術建立學籍檔案管理信息庫，實現學籍檔案信息化管理。加快高校學籍檔案管理軟硬件建設，要保障學籍管理軟件與教務部門的軟件可以互相兼容，同時要重視對檔案管理隊伍的信息化技術培訓，使管理者熟悉掌握檔案信息庫，熟練使用檔案管理軟件。高校也可以利用互聯網平臺，在確保學籍檔案信息保密性和安全性的同時對學籍檔案管理進行信息化改造，實現學籍檔案信息網絡化服務，從而提高其安全性和檔案信息資源的利用率。

四、高等師范院校學籍檔案對于鄉村教育工作者的利用服務

鄉村振興，重在人才振興；人才振興，重在教育振興，鄉村教育對于鄉村振興戰略實現非常重要。高等師范院校實現科學規范學籍檔案管理模式，對于鄉村教師的就業具有十分重要的利用服務意義。

1.學籍檔案管理應樹立以人為本服務理念

教育以人為本，以學生為主體，在學籍檔案管理工作中就是重視學生的需要，并且要充分體現出“一切為了學生，服務學生的管理理念”。做好高校學籍檔案管理工作應以人為本，為人服務的理念為重點，為鄉村教師做好學業和就業方面的檔案服務工作，使他們順利走上社會，在鄉村教師崗位步入預期的軌道。在做好鄉村教師人事檔案各種業務服務的同時，處理好師范類畢業生與其檔案之間的關系，并且要形成一個靈活的管理體系，充分突出學籍檔案利用的主體地位，實現學籍檔案信息管理的科學化、現代化、人性化，使學籍檔案發揮最大的利用服務價值。

2.學籍檔案數字化，實現鄉村教育工作者信息資源共享服務

隨著社會的發展，國家對基礎教育的重視程度不斷提高，國家和用人單位對鄉村教師人事檔案不斷規范管理，人事檔案從原先的不規范、缺失的情況下轉變為科學規范管理，所以鄉村教師的人事檔案需要不斷補充材料，造成學籍檔案的利用率在不斷提高，檔案的破損也在加速，產生了“保存”與“利用”之間的矛盾。將學籍檔案數字化存入數據庫，不僅可以解決“保存”與“利用”的矛盾，還大大提高了檢索速度。高校學籍檔案數字化取得成效后，結合現代信息技術，使用學籍檔案信息管理平臺完成學籍檔案遠程利用服務，不僅有利于鄉村教師對檔案的補充利用，有利用于教育用人單位人才招聘，更實現了鄉村教育機構和鄉村教育工作者對學籍檔案的資源共享利用服務，從而實現學籍檔案的社會服務價值。高等師范院校已經關注到了學籍檔案與人才的關系，只有社會重視和學校關注投入學籍檔案管理，并且高校要在管理中做到統一性、科學性、規范性，為學校和社會提供更好的服務。因此，基于鄉村振興戰略背景下，高校只有加強學籍檔案管理工作，加快學籍檔案管理信息化模式，提升學籍檔案資源信息開發和利用力度，從而為鄉村振興戰略發展中鄉村教育工作者就業服務做出貢獻。

作者:陳麗伊