智慧城市背景下數字檔案館建設研究

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摘要：加強檔案館數字化和智能化建設是智慧城市建設的重要任務之一。智慧城市背景下加強數字檔案館建設，需要不斷創(chuàng)新數字檔案館的智慧服務理念，提升城市規(guī)劃與決策的科學性及有效性；加大數字檔案館基礎設施的資金投入，引進智能軟硬件設施，為檔案館智能化和數字化轉型奠定基礎；挖掘和整合數字檔案資源，建立數字檔案資源庫，加強數字檔案開放，發(fā)揮檔案建設的數字化服務功能；實施檔案數字化一站式服務管理，構建基于智慧服務的檔案館數字化服務體系。

關鍵詞：智慧城市；數字檔案館；一站式服務管理；數據檔案開放

信息技術的發(fā)展為城市發(fā)展帶來了新的管理理念和建設基礎，智慧城市的建設不僅符合當前城市發(fā)展的時代特征，而且為檔案數字化和信息化建設奠定了良好的技術條件。早在“十二五”規(guī)劃中，就已正式提出了智慧城市建設的規(guī)劃建議，并明確了未來我國智慧城市建設的具體目標。在智慧城市的建設背景下，我國各地開始發(fā)展數字檔案館，以推動檔案管理數字化和信息化的發(fā)展進程。當前隨著智慧城市的不斷發(fā)展，云計算技術、網絡技術、信息技術等廣泛應用于各個城市。地方智慧城市建設過程中，數字檔案館的建設能夠有效整合物聯網、移動互聯網技術，結合大數據要求，為城市形成新型的信息服務體系奠定了良好的基礎，滿足了人們日常的數據信息服務需要。

一、不斷創(chuàng)新數字檔案館的智慧服務理念，提升城市規(guī)劃與決策的科學性及有效性

一是樹立以檔案數據提高城市公共服務質量的創(chuàng)新管理理念。數字檔案館的建設要為城市管理服務。在城市建設智慧化和智能化的升級管理過程中，智慧檔案館對城市信息資源進行采集，加強數字化資源管理，不斷挖掘城市建設中的信息稟賦，服務于城市的建設和規(guī)劃，豐富地方智慧城市建設背景下的強大數據資源基礎。各級檔案館要秉承為城市服務、以人為本、以數據為本的智慧管理理念，不斷進行方法創(chuàng)新，結合城市建設和城市規(guī)劃活動，用新的管理辦法提高檔案公共服務質量。二是堅持精細化管理理念。充分利用數字檔案館信息收集和數據挖掘的優(yōu)勢和特征，與智慧建設規(guī)劃、城市配套、智慧技術設施等信息深度融合，在創(chuàng)新的檔案管理模式下，實現精細化管理目標，提升智慧城市建設質量和水平。三是堅持為城市建設提供配套數字服務的工作理念。數據是一種服務資源，數字檔案資源作為智慧城市建設過程中一項重要的數據信息，要發(fā)揮其在為城市配套服務和規(guī)劃中的數據支持作用，為決策層的科學決策和判斷奠定智能化資源基礎，提升配套服務的智能化質量和水平。

二、加大數字檔案館基礎設施的資金投入，引進智能軟硬件設施，為檔案館智能化和數字化轉型奠定基礎

建立基于智慧整合的檔案資源信息服務體系，首先是加強對智慧軟硬件設施的投入，增強財政資金支持在城市建設智慧化和服務中的推動作用。一方面，應該增加對傳感設備的投資。傳感設備的采購是建設智慧檔案館最基礎的設備資源，數字檔案館建設所需要的基本硬件設備有傳感器、監(jiān)控器、攝像機、錄音設備、智能終端等設備，這是對檔案館中各種檔案信息進行多維度感知的基礎設備。檔案庫信息、實物檔案信息、數字檔案存取和利用需要通過網絡傳輸到數據層進行云計算分析。因此，需要加大資金投入，大力引進該類智能終端傳感設備，奠定檔案館智能化建設的硬件設施支撐基礎。另一方面，我們不僅要增加對計算機、掃描儀、除濕器等設備的投入，還需要考慮如何更好地提高這些設備的智能化水平，實現整個檔案館管理工作的智能化，從而有效提高檔案管理的水平和層次。作為檔案管理部門，要增強領導層對基礎設施升級重要性的認識，資金投入向智能化設備傾斜。根據自身條件和客觀需求，購買和配置更多的智能設備，用智能設備提升工作效率，減少重復性和單一性的低效率工作，促進檔案管理數字化和智能化發(fā)展及轉型。

三、挖掘和整合數字檔案資源，建立數字檔案資料庫，增強數字檔案開放，發(fā)揮檔案館的數字服務功能

智慧城市建設背景下的數字檔案信息資源更加重要。檔案管理部門需要加強檔案信息的開發(fā)，提高檔案信息服務的質量和時效性，使檔案信息更好地為人民服務。堅持檔案信息更好地為領導決策、政策研究、依法行政和城市規(guī)劃提供參考和依據，進一步滿足社會對檔案利用的多樣化需求，更好地服務地方經濟社會發(fā)展。檔案管理部門收集、保存和管理檔案的目的是為城市公眾提供服務[1]。我們需要進一步開發(fā)檔案信息，全方位多角度地對檔案信息進行深度處理，為城市居民提供更有價值的服務，實現城建檔案信息資源利用價值。一是開展數字檔案的編研、整理和研究工作。檔案館工作人員對原始檔案信息進行精心提煉和總結，并將編研成果以內部參考資料、期刊、報紙等出版物的數字化形式，供科研工作人員或城市居民使用，有效節(jié)省檔案利用者的時間，提高數字檔案的利用效率，最大限度地提高數字檔案服務的效率[2]。同時，檔案管理部門根據工作需要，形成如大事記、紅色檔案匯編等數字資料，更好地反映數字檔案的影響力和價值，服務和宣傳數字城市建設，打造城市名片，提高城市影響力。二是整合數字檔案資源，強化數字檔案館的服務功能。為檔案用戶提供利用服務，是檔案館最基礎的工作，數字檔案館是對傳統(tǒng)管理模式的升級。建立數字檔案館有利于大力開發(fā)、挖掘和應用檔案信息資源。按照使用優(yōu)先、保護優(yōu)先、特色優(yōu)先的原則，基于檔案數字化規(guī)劃，分批次、分階段對檔案進行數字化，建立數字檔案館，進行重要歷史檔案、民生檔案等的咨詢利用。數字檔案信息資源整合既包括傳統(tǒng)紙質檔案整合，也包括數字內容整合。充分利用計算機技術管理檔案資源，對檔案資源進行數字化和信息化建設，對檔案資源進行集中管理，最大限度地發(fā)揮檔案數字化服務的效益。三是結合政府信息公開工作，加強檔案數據開放。如開展數字檔案展示、開發(fā)檔案網站、開放檔案網頁查詢端口等主流媒體或社交軟件，為用戶提供數字檔案查閱服務。隨著我國智慧城市建設進程的加快，數字檔案的獲取和利用范圍、對象和方式正朝著多元化的方向發(fā)展[3]。因此，在繼續(xù)實施檔案線下查閱和開發(fā)要求的情況下，應繼續(xù)加強數字檔案的開放性，按照法律法規(guī)，逐步分階段和批次做好檔案信息的開放工作，完善數字檔案館的數據開放服務。

四、實施檔案數字化一站式服務，構建基于智慧服務的檔案館數字化服務體系

一是發(fā)揮政府在檔案數字化一站式服務管理中的引導作用。政府部門最基本、最重要的職能是為社會大眾服務，一切政務工作圍繞這一目標開展。同樣，作為政府部門的數字檔案館也必須遵循這一基本宗旨，根據這一服務宗旨在管理過程中引入基于服務鏈的管理理念，創(chuàng)新服務模式，形成基于智慧服務的檔案館數字化服務體系。只有這樣才能滿足社會大眾對數字檔案資源的需求，塑造良好的社會形象。檔案館必須建立良好的工作制度和流程，實施檔案數字化一站式服務，發(fā)揮數字檔案服務平臺和系統(tǒng)的作用。二是堅持“服務鏈”思維，創(chuàng)新檔案系統(tǒng)管理思維。基于智慧服務的檔案館數字化服務體系，要堅持“服務鏈”思維，為所有檔案用戶提供全方位、更便捷的服務。以城建數字檔案館為例，整個服務過程可分為幾個階段：第一階段是提供一些基本信息，如項目信息、政策指導、政府信息等；第二階段是為公眾提供便捷高效的查詢和使用服務；第三階段是檔案館不斷統(tǒng)計和分析數據，為政府決策提供科學準確的決策依據。三是不斷拓展數字檔案信息服務渠道。例如，通過開發(fā)手機App，建設檔案信息服務平臺，應用微博、微信、抖音等社交軟件為檔案用戶提供更加便捷和開放的數字信息服務。利用新媒體的主動推送優(yōu)勢，拓展智慧城市建設的服務方式和渠道。利用5G技術、智能過濾技術、云計算技術等，鏈接移動互聯網，隨時隨地方便公眾獲取數據信息。四是加強檔案網站建設。在互聯網技術基礎上，創(chuàng)新信息資源服務建設格局，構建城市基礎空間數據庫，形成協同共享的城市檔案信息資源體系。優(yōu)化網站服務體系，通過建立用戶反饋機制、建立自助查詢系統(tǒng)、提供在線咨詢服務等，增強檔案信息資源的共享性和可達性。借助智慧城市建設的機遇，實現信息資源的互聯互通，打破傳統(tǒng)數據資源傳遞不暢的困境，形成全面共享的數據交流方式和路徑[4]。隨著數字化、信息化的不斷發(fā)展，智慧城市建設成為城市規(guī)劃的重要內容之一。信息技術在推動智慧城市發(fā)展的同時也為檔案館數字資源服務提供了技術優(yōu)勢，基于智慧城市的視角探索數字檔案管理模式，對提升智慧城市服務質量，實現檔案的信息化和智慧化發(fā)展具有重要的意義。智慧城市建設對檔案信息服務提出了更高的要求，表現為其智能化更高、實用性更佳、個性化更強等特點。我國在數字檔案館建設方面也必然面臨多方面的挑戰(zhàn)，例如資源收集不完整、數字資源開發(fā)利用率低、軟件響應過慢、服務方式單一等。因此，在智慧城市建設中加強數字檔案館建設必須從全方位多角度出發(fā)，加強對數字信息資源的開發(fā)和利用，構建城市基礎空間數據庫，建立協同共享的城市資源體系并做好檔案資源的深加工服務；通過加強檔案網站建設，為用戶提供咨詢服務、自助查詢服務和用戶反饋服務機制等；依托物聯網建立信息感應網絡，運用云計算技術處理海量信息，利用大數據驅動城市管理與決策，實現數字檔案館服務的快速發(fā)展，進一步提高智慧城市管理水平。

作者:胡云梅