電子文件管理論文范文
時間：2023-03-27 07:38:27
導語：如何才能寫好一篇電子文件管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。
篇1
在對電子文件管理不斷探索的道路上，結合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設目標，從而為公司打造一個標準化、制度化的電子文檔管理體系。
2工程電子文件管理體系
2.1電子文件的特點
電子文件在其形式上來講主要是在計算機中進行檢索，并通過系統內部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內部的一些文件進行儲存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發展提供資源上的幫助。電子文件的特點主要表現在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計算機中的數字信息，眾所周知，數字信息具有本身流動性的特點，因此，在保存方面無法進行更好的存儲。電子文件就是要對這些數字信息進行整理、儲存，并通過一系列的方法將之自動生成體系的一種管理辦法。
2.2工程圖紙的數字化管理體系
工程圖紙的數字化管理體系主要表現在三方面：雙機與多機系統、光盤鏡像服務系統、電子文件網絡移交管理系統。第一，雙機與多機系統：所謂雙機系統即是指檔案管理和設計相結合的一種小型實用系統，這種系統根據其功能和軟件設計的不同將工作站中的管理過程自動生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎辦公應用軟件，并通過這些自帶應用軟件進行無圖紙設計，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲的過程。服務器中不同的系統伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應用程序和配置較高的計算機系統，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準確性。在某種程度上，這種計算機多機系統也是一種局域網系統，在系統應用方面，主要適用于較大的設計單位。通過對客戶機和服務器進行綜合管理，使圖庫全部集中在服務器上，以達到全網協同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進行有效的控制，從而實現資源上的共享。第二，光盤鏡像服務系統：即主要是通過利用光盤的鏡像服務和企業間的局域網來實現對客戶的數據庫訪問。其體現在以交換機為主題，連接WWW服務器，再通過與多個客戶機相連接，再通過WWW服務器與光盤鏡像服務器相連接的方式，從而實現訪問數據的整個過程。第三，電子文件網絡移交管理系統：利用該管理系統普遍應用于以設計為主題的相關工程類公司，其系統主要應用為局域網。工程項目所形成的文件一定要通過計算機網絡的方式來向各個部門進行傳達，且各個部門所需要的電子文檔和相關信息都要集中在計算機網絡上。建立相關的計算機網絡系統，其主要包括：
（1）歸檔子系統：這種系統主要用于圖書的標準管理和期刊管理，在工程方面，還進行相應的入庫管理，訂購管理、電子文檔的借閱管理、統計管理等等。除此之外，想要更好的應用該系統，并使系統呈現完美狀態，則一定要對系統進行及時的維護，從而確保工作的正常運行。
（2）查詢檢索子系統：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對該系統進行檢索，這種查詢檢索子系統，可以有效保證人們可以在第一時間內查找出自己想要的文件。該系統主要查詢內容包括：圖書、標準、圖紙及相關的管理信息等等。
（3）圖紙下載審批子系統：這種系統具有高度的保密性，可以對項目中的工程圖紙進行嚴格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經過相關人員的審批才可以得到閱讀權限。
（4）工作周卡填寫和統計子系統：在看工程項目管理中，從工作程序的數據顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項目啟動階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個階段的管理，可以有效保證整體系統的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。
3工程電子文件的保管方式
從項目工程的管理方面來看，對工程中所形成的電子文檔一定要做相應的儲存和保管。對于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時，有效利用相應的保管方法還可以為未來的工程項目提供借鑒的作用。
3.1輸出紙拷貝
對于紙質文件的系統管理而言，其優點主要體現在價格上，紙質文件價格低廉，且所需的專業性技術不多。缺點則表現在有些電子文件無法利用普通的打印方法將其打印出來，從而造成文件的關鍵性缺失，相應的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對整個工程而言，在需要時無法提供文件支持，則會對整個工程造成不可預計的風險。
3.2脫機保存電子文件的拷貝
對電子文件進行保管時，可以通過脫機保存的方式有效將電子文檔進行拷貝，從而減少系統文件的流失。例如：磁盤備份、軟盤保存等方法。這種保存備份方法，與傳統的紙質打印方式相比，其具有完整性和便利性等優點。通過完整保存的方式，來確保電子文件的有效存儲。
3.3利用雙重備份方式管理電子文檔
在對工程文件進行保存時，可以通過電子文檔與紙質保存雙重方法進行備份，并進行歸類整理，利用兩種不同的介質，保存兩套內容完全相同的檔案。利用這種雙重保險的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過紙質文檔對電子文檔的監護作用，從而達到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準確性，與此同時，在保存后還可以對其進行快速提檔，在計算機網絡的幫助下，通過檢索、傳輸等方式，來有效保證工程的順利進行。
3.4利用電子方式對電子文檔進行保存
利用這種儲存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統當中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時可以及時將其在計算機中讀取，還可以節省檢索信息的時間，并保存了文件的完整性。目前，我國對這種保存文件的方式應用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對文檔進行管理，需要大量的人力物力，需要及時的對磁盤進行維護修理，以保證資料的完整，但在技術程度上，我國還處于發展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無法逃離傳統的紙質保存法。
4工程電子文件的鑒定及歸檔
4.1電子文件的鑒定
在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對所形成的電子文檔進行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對檔案進行嚴格審查，以保證在存儲前，文件的準確性。關于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術人員，該類人員對工程項目具有一定的工作經驗，可以有效對文件進行審查。計算機技術人員應對文件的相關數據進行識別，并在信息采集過程中提出審查修改意見。對于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。
4.2工程電子文件的歸檔
電子文件經過審核處理后，要對其進行歸檔整理，其主要歸檔要求主要表現在以下幾方面：
（1）網絡系統的移交：公司內部需要建立局域網，通過局域網，公司可以將電子文件通過集合的方式同時轉發送給公司的各個部門，從而實現檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之后，要對文件信息進行審查，并對處理后的信息進行歸檔、保存。
（2）網絡系統移交的具體要求第一，對網絡信息進行管理時，要學會借助相關的計算機網絡管理系統，從而完成電子文件的網絡傳遞。第二，各部門就要通過計算機系統對檔案進行分類歸檔，其主要方法則表現在選擇電子信息解集點上，通過這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準確性。同時，也為二次提檔打好基礎。第三，各部門在整理、處理好公司所發來的數據文件之后，需要對其進行集中處理，再通過匯總的方法，與其他部門進行共享。
（3）各部門要對所形成的電子文件進行制定管理，其主要表現在：對電子文件的標準進行管理；嚴格遵守電子文件的歸檔過程；在對某一項目進行歸檔整理時，一定要將項目管理理念融入其中，使之與檔案的自動檢索功能相結合，從而實現其方便、準確、高效的作用。
5工程電子檔案的管理
5.1檔案管理
第一，在各部門將電子文件進行整理歸檔之后，其文件要統一由檔案編輯室負責人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中，還要安排特定人員對其進行定期檢查、維護。隨著我國科學技術的不斷進步，計算機網絡系統也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質文檔）進行管理，從而保證資料的準確性和及時性。第二，對于歸檔后的電子版文檔，為了保護其系統的安全，必須將電子檔歸檔系統與實用系統相區別。實用系統，即指在實際工作中所使用的計算機網絡應用系統。電子檔歸檔系統，即指利用再生系統與并行系統相結合的方法對電子文件進行歸類整理。對于公司而言，任何一個敏感文件都是機密的，都應對其進行保密處理，從而使之得到應有的保護，防止不良人員非法竊取，對公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對電子檔案進行時間標記整理，以保證在審查時更加方便快捷。時間標記方法有很多，而對工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對其進行時間標記整理。除此之外，有些公司還會對早期所形成的文件數據進行整合，其主要包括人工系統文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數據信息日期，從而對日后的工作整理提供方便。
5.2模數轉換
所謂模數轉換，即指模擬、數字的轉換。是將連續的模擬量通過某種方法轉換成數字量的過程。對工程電子文件而言，檔案的模數轉換主要表現在：掃描質量，檔案處置狀況和光盤的備份制作。其中重點要說明的是光盤制作方面，在完成一項工程之后，要對工程的相關數據進行整理，還要對其進行備份處理。作為一項刻錄管理，首先要創建一個子目錄，再通過目錄中的相關文件設計方案，最后建立一個二級子目錄。在二級子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經費、報告、合同等內容詳細記錄其中，從而進行統一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過程。
6結論
篇2
電子文件的歸檔是一項系統化的工作，在各個方面需要相關工作人員具備細心、嚴謹的態度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關鍵的。能夠反映出本機關的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進行積累，并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次，對計算機輔助設計、檢測以及仿真實驗等技術進行充分利用，并形成擁有查考價值的數據文件。例如：圖形文件、模型文件以及數據庫文件等。再則，和機關制作的各類數據文件相關的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機關部門以實際需求為依據，進而進行自行編制，還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經具備的命令文件，便不需要進行再次歸檔。最后，對于設備運行所需要的操作系統也需要歸檔。但是，檔案室已經具備的操作系統是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關的各類紙質文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件，例如計算機技術說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產生與之有關的紙質文件，包括系統設計說明、程序框架圖以及技術鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應在最后定稿，若圖形文件發生了改動，那么便需要和當初產品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關，允許使用電子文件簽署技術，這樣能夠對電子文件的有效性進行確認。再則，對于載體形式與質量要求需實現統一性。檔案電子文件的載體規格、形式以及質量，均需要檔案室工作人員作出統一的規定，把帶有歸檔標識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數據集，通過拷貝的方式傳輸到具備耐久性的載體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統一登記表，登記內容包括諸多項目，例如：硬件環境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內。
（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內容與相關形式特征進行有效分析，而且還需要對相關文件進行技術分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯系。由此可見，在鑒定工作當中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現出來，這樣才能充分體現出電子檔案的價值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內容鑒定與技術鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規范性與完善性。具體強化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質需具備性能穩定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩定；庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規避病毒感染。
（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹慎的態度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現象得以有效規避。其次，完善與電子檔案有關的利用制度，例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發展前景，需全面開發檔案利用方面的系統功能，同時創造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優質的服務。
三、結語
篇3
關鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究
2007年4月26日-27日,國家檔案局分別在常州和合肥召開了全國電子文件中心建設經驗交流會。會上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區別,還是有質的不同?它們的前景又怎樣?為摸個水落石出,本項目組選取適當的研究對象,對之開展了文獻調研和實地調研,在此基礎上進行了較為全面的比較分析職稱論文。
1研究對象的選擇
對蘇南模式的電子文件中心,本項目組選取了常州、南京、丹陽三家作為研究對象。常州市電子文件中心是我國第一家電子文件中心,地處“蘇錫常”經濟發達地區。南京是江蘇省會城市,丹陽是鎮江市下轄的縣級市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級別的電子文件中心。對安徽模式的電子文件中心,本項目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國家檔案局關于電子文件中心項目的試點單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點單位。這些研究對象的選擇是具有典型性和代表性的。
2比較分析
本項目組分別從電子文件中心產生的緣由、職能職責、系統功能、人員概況、經費來源、管理規章、安全與災備、運行情況及發展態勢等九個方面進行了比較分析。
2.1電子文件中心產生的緣由
各家建設電子文件中心的起因或者目的主要有二:一是為了加強電子文件管理,二是為了政務信息資源共享。安徽模式的電子文件中心還強調維護電子文件的安全性、有效保存人類記憶、履行法定職責、促進政務公開、密切黨群關系、節約政務管理成本,等等。這些,其實是加強電子文件管理和政務信息資源共享兩大功能目標的拓展或者說是延伸。另外,電子文件中心的產生與檔案主管機構的政策號召有很大的關系。比如,安徽省檔案局與南京市檔案局建設電子文件中心的另一個主要原因就是為了響應上級主管機構的號召。
2.2電子文件中心的職能職責
各家都叫電子文件中心,但性質是否相同?職能職責是否大同小異呢?顯然不是。蘇南模式的電子文件中心是按地區建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的電子公文管理利用中心。它只是現行文件或半現行文件利用中心,不具備歸檔功能,不能代替檔案歸檔,各立檔單位還是需要將各類電子文件進行整理后再提交給檔案館以進行歸檔。很明顯,蘇南模式的電子文件中心是政務信息公開的產物,提供現行文件和半現行文件的利用是它的職責。而安徽模式的電子文件中心與蘇南模式的有著明顯的區別。二者最大的不同在于安徽模式的電子文件中心具有歸檔功能,它最大的目標是為了保障電子文件完整、真實、有效,使得電子文件像紙質文件一樣得到永久保存。在完整、真實、有效地長期保存電子文件的基礎上,電子文件的利用僅是長期保存電子文件這一功能的拓展或延伸。
2.3電子文件中心應用系統的功能模塊
由于這兩種模式的電子文件中心性質不同,所以,它們的應用系統的功能模塊也有很大的區別。蘇南模式側重現行文件和半現行文件的利用,所以,文件的審核、及查閱或檢索是其主要模塊。而安徽模式側重歸檔與長期保存,所以,其功能模塊比蘇南模式的要復雜得多。捕獲、數據管理、檔案存儲與保存規劃是其主要模塊。僅從數據管理這一模塊上說,蘇南模式僅需要管理電子文件及其主要的目錄數據,以供檢索、備份和統計。而安徽模式,為維護電子文件的完整性、真實性和有效性,不僅需要保存和管理電子文件本身,還需要保存并管理電子文件整個生命周期中與其產生、管理、歸檔、保存和利用等重要環節相關的一系列重要的元數據,而不單單局限于一些簡單的目錄數據。在安徽模式中,維護電子文件的完整性、真實性和有效性的原則始終貫穿著每個模塊。
2.4電子文件中心人員概況
電子文件中心不是獨立的組織機構,所以,各家都沒有專門的編制。安徽模式將電子文件中心作為一個向數字檔案館過渡的長期保存人類遺產的項目,所以,項目組成員人數較多。該項目的試點工作組負責組織和協調。職能小組負責標準起草、方案修訂、科研攻關等。蘇南模式將電子文件中心作為電子政務平臺上的一個應用系統,所以,電子文件中心只有l至3名不等的兼職人員,負責系統的日常維護和數據的、備份等。
2.5電子文件中心的經費來源
電子文件中心的啟動經費多由政府部門以專項經費的形式撥付,只有南京市電子文件中心是以科研經費的形式啟動。而日常運行費用都只由各檔案局在辦公經費中列支。顯然,由于復雜程度不同,蘇南模式的電子文件中心投資小,而安徽模式的電子文件中心投資大。
2.6電子文件中心的管理標準或規章
蘇南模式的電子文件中心均未建立專門的管理標準或規章。而安徽模式的電子文件中心針對電子文件管理和電子文件中心運行所涉及的各個重要環節,建立了一系列詳細的標準與規章,從行業標準到地方標準再到機構規章,從上至下形成了三級規范體系。尤其是安徽省電子文件中心項目負責編制的三個行業標準已于今年6月1日起實施,成為檔案界的新熱點。它們的制定及推廣,有利于電子文件擺脫軟硬件對它的束縛,為維護電子文件的完整性、真實性、有效性和長期可用性提供了制度保障和技術準備,為電子文件的歸檔掃清了障礙,鋪平了道路。
2.7電子文件中心的安全與災備
在安全防范與災難備份方面,蘇南模式僅采用了技術手段進行防范。而安徽模式不僅從技術上,而且還從管理層面上進行了制度建設,使安全與災備有了制度保障。
2.8電子文件中心的運行情況
作為現行或半現行電子公文利用中心,蘇南模式的電子文件中心建設周期短,見效快,使政務網內各機關單位很快地實現了政務信息資源共享,一度受到這些機關單位的好評。但2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實施后,各級人民政府作為政務信息公開的義務主體,紛紛在自己的門戶網站上建立政務公開欄目。這些欄目公開的文件類型除公文外,還有工作計劃、工作總結、統汁信息、預案、規章制度、法律條文等。而電子文件中心中的文件類型只有公文,顯然,在服務的“產品”類型上,電子文件中心有失豐富多樣性。其次,政府門戶網站除公開本級政府及各部門的政務信息外,還公開垂直管理部門、公用企事業單位及下級政府機關的信息。而電子文件中心只能公開政務內網中各機關單位的信息。由于歷史原因,或因經費、軟硬件等問題,進入政務內網的機關單位總是不全,有的政務內網中連本級政府各部門機關都不全,更別提下級機關、條管單位和企事業單位了。這樣,電子文件中心在服務的“產品”數量上明顯不及政府門戶網站的政務公開了。由此,現行或半現行公文利用功能受到嚴重沖擊,蘇南模式的電子文件中心利用率急轉直下。
安徽模式的電子文件中心因為具有歸檔功能,以長期保存電子文件,維護電子文件完整性、真實性和有效性為己任,所以,建設周期長,見效慢。經過3年多,目前,只是完成了基礎建設,處于試運行時期,利用效果尚不明顯。
2.9電子文件中心的發展態勢
因受到政府門戶網站中政務信息公開的沖擊,蘇南模式的電子文件中心的現行文件和半現行文件利用率非常低,有時甚至為零利用。除文件利用外,它的另一個功能是文件備份,即相當于對政務內網中各機關單位的電子公文進行了同城異地備份。然而,實際上,政務內網中的所有數據,各地的信息化發展機構會負責備份,電子文件中心的備份功能顯得無足輕重。最終,蘇南模式的電子文件中心只得將發展目光放到歸檔功能上。然而,由于電子文件中心最初的定位只是現行文件或半現行文件的利用中心,在應用系統的功能設計上沒有為歸檔預留出路,這樣,蘇南模式的電子文件中心就處于進退兩難的境地了。
安徽模式的電子文件中心一開始定位就很明確,它不是以現行文件或半現行文件的利用為目的,而是以保證電子文件完整、真實、有效和長期或永久可用作為根本目的,以歸檔作為主要職責。它除接收本級檔案館接收范圍內所有單位形成的電子文件外,還將逐步建立起省、市、縣三級電子文件中心互聯,并且將電子文件中心的數據與安徽省分布式檔案基礎數據庫整合,實現電子文件和數字化檔案信息資源的集中管理和利用。很明顯,它今后的發展方向是電子檔案中心或數字檔案館。
3結論
蘇南模式和安徽模式的電子文件中心既有區別又有聯系。在性質上,這兩種模式的電子文件中心是有區別的。蘇南模式的電子文件中心是現行電子公文或半現行電子公文利用中心,它沒有歸檔功能。它投資少,建設周期短,見效快。而安徽模式的電子文件中心是以維護電子文件的完整性、真實性和有效性為目標的長期或永久保存電子文件的歸檔基地,它具有歸檔功能。它在人力、物力上投資多,建設周期長,見效慢。它必須嚴格遵守行業標準和管理規章。它們之間又是有聯系的:①二者同時抓住了電子政務發展的契機,借助電子政務內網作為電子公文傳輸和收集的一個主要渠道;②目前,二者收集和管理的對象都是電子公文;③二者都可以實現政務信息資源共享,提供現行公文或半現行公文的利用。
從運行情況和發展趨勢來看,自2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實施后,政府門戶網站開辟政務信息公開欄目,使得電子文件中心的現行或半現行公文的利用功能受到沖擊。因此,主要以現行或半現行公文利用為目標的蘇南模式的電子文件中心漸顯衰微。而以歸檔基地為目標的安徽模式的電子文件中心不受此條例的影響,它向著電子檔案中心或數字檔案館的方向大步邁進。這兩種同樣基于電子政務發展起來的電子文件中心為什么會有如此不同的發展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有著質的不同。安徽模式緊緊抓住了檔案管理機構不同于其他任何管理機構的職責所在一一有效地長期或永久地保存對國家和社會具有保存價值的歷史記錄(即檔案)。以此為出發點,一般而言,不會與其他機構存在職能上的重大沖突。
安徽模式的電子文件中心定位準確,前景廣闊,那是不是就一帆風順呢?不是的。安徽模式的電子文件中心仍存在一些難以解決的問題。目前,它收集歸檔的對象只是電子公文,而以后若向電子檔案中心或數字檔案館發展的話,僅局限于電子公文肯定是范圍過于狹窄。非公文的其他文本文件及文本類型外的諸如音頻、視頻、多媒體、數據庫文件也應該盡可能地列入歸檔管理范圍。但目前,在維護電子文件完整性、真實性、有效性和長期可用性方面,安徽模式僅就文本類型的電子公文提出了解決方案。其他類型的文件,因為格式太多且又復雜并夾雜其他原因,還難以提出合適的解決方案。這也是國內外檔案界共同面臨著的業務難題,僅靠一個省級電子文件長期保存的試點項目來解決,是不大可能的。
目前,我國電子文件中心的建設方興未艾,在前進的道路上,走一些彎路是在所難免。如何使電子文件中心少走彎路?本項目組建議國家檔案主管機構對電子文件中心的性質及其職能進行定位,為各地方電子文件中心的建設指明方向。同時,面對電子文件管理提出的挑戰,應出臺相應的管理規范和標準,為電子文件中心的建設掃清障礙。
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篇4
工程物資的種類及分類。水電開發建設工程物資的種類較多，一般分為幾大類。根據其在工程建設中的使用頻率、重要性、可獲得性、可替代性的不同，確定非常重要、比較重要和一般三類;同時，根據在大渡河干流的水電開發建設地域的交通道路、氣候條件和其他資源狀況，以及物資種類所需要的物流的特殊程度，將物資的物流性質分為大件物流、特殊物流、一般物流。
1．1工程物資的計劃管理
工程物資的計劃管理是指在工程建設之初，一般從施工設計時開始，需要根據施工設計圖來形成物資需求計劃，并由相應的物資采購部門來進行準備。由于水電建設工程的復雜性，許多工程物資都需要較長的提前期才能保證進度，因此，工程物資的計劃管理顯得尤為重要。
1．2工程物資的采購管理
目前，我國水電建設工程物資采購管理的主要方式包括三種方式:一是業主管理模式。即業主在材料供應和管理中始終為主導身份，物資材料的供應商管理由業主方進行，采購管理的所有環節，包括物流、信息流、資金流的控制都由業主方負責。這種方式的優點在于，業主方可以對工程物資的質量和價格嚴格把控，降低成本。二是承建方管理模式。在水電工程建設中，零星主要材料和其他輔材料均由承建單位自行采購，自行管理。這種方式的優點在于，在工程施工時承建方有動力來加強物資現場管理，避免物資的浪費。三是業主方和承建方共同管理模式。即由業主方和承建方共同承擔采購工作，既可以根據物資的品類分別負責，也可以根據采購的流程來分別負責。這種方式的優點在于，可以根據需要采購物資的種類、難易程度來選擇最優方案，同時也可以最大限度地利用雙方各自的供應商資源優勢。大渡河公司目前主要采取的是第一種方式。
1．3工程物資的倉儲管理
包括工程物資在遠程倉庫或施工現場的驗收、發放、跟蹤記錄、庫存盤點、報廢和積壓統計、廢舊物資處理等的管理。相比前面的兩個物資管理環節，工程物資的倉儲管理更具有不可控性。一方面由于物資倉庫一般會設在施工現場，對物資驗收及使用環節的標準相比一般的物資倉庫，更不易設立，不易監控;二是由于工程現場本身存在較多的可變性和不確定性，使物資倉儲管理管控難度加大。
2水電可建設工程物資管理的風險
從上一小節對水電建設工程物資管理的內容和流程可以看出，工程物資管理面臨著諸多不確定和風險，而大渡河公司由于開發建設項目大多在山區險峻之地，交通不便、運輸距離長、地質災害多發，以及較為復雜的人文環境和現場環境，更加大了物資管理的風險。
2．1供應商風險
主要體現在，一是供應商主觀有欺騙意愿，如以虛假的身份簽訂合同并進行虛假擔保，騙取支付的貨款或預付款;或簽訂空頭合同，并將空頭合同倒賣，從中謀利;或由于自身實力，本身就無法正常履約，卻設置合同陷阱等，這類風險一旦發生，將給建設項目和施工企業造成巨大損失。二是供應商由于客觀原因，如生產計劃無法執行，預算成本和實際成本不吻合，資金鏈發生斷裂等，均導致不能履行合同或不能按時、完全地履行合同，這也將給工程建設造成極大影響和損失。
2．2物流風險
由于運輸距離遠、道路險峻，對車輛和運輸人員的要求均較高，物流風險主要體現在，一是運輸安全的風險。可能導致的是人員安全和車輛安全的風險，以及特殊材料發生的風險;二是運輸時效的風險;可能無法按照預定的時間準時運抵，這將對工程建設造成較大影響，同時也會增加額外的成本。三是運輸過程中物資數量變化的風險。在實際工作中，由于運輸過程中物資被盜、搶、遺失的情況時有發生，以及天氣原因，都有可能導致運輸的物資數量減少，這也將對工程建設造成較大影響。
2．3質量風險
質量風險主要體現在，一是由于供應商提供的物資質量、規格不合格或不符合要求，輕者導致部分工程不達標;重者將直接影響到水電建設工程項目的質量、工期，無論是對業主方還是承建方都有可能造成人員、經濟、技術、安全等多方面的重大損失。
2．4管理風險
管理風險一方面是業主方管理風險，二是承建方管理風險。承建方管理風險主要體現是物資使用和物資管理上。一是承建方在使用上浪費巨大，在管理上簡單粗放，造成物資短缺、物資報廢，成本增加;二是承建方在物資管理和使用上不規范，造成各類安全隱患。
2．5自然風險
自然風險既是物資管理風險的類別之一，也是導致其他風險發生的一種誘因。對大渡河公司水電開發建設工程項目而言，自然風險主要體現在較為頻繁的自然災害，以及由于工程承建方和供應商對當地自然狀況的不了解造成的各類風險。如設計方由于對高海拔、高寒地區的不了解，可能會在設計時沒有考慮到特殊材料的應用;同樣，供應商也可能在材料選用、包裝、運輸、售后上面沒有考慮周全;而承建方則同樣會在物資驗收、倉儲、使用、報廢時忽略自然條件造成風險。
3水電建設工程物資管理的風險控制對策
3．1風險識別和評估
風險識別和風險評估是風險控制的第一步，可以通過對水電建設工程物資管理的流程梳理，標準化的建立來進行。一是可以在水電開發項目設計之初，就將物資管理流程、可能存在的風險性納入到設計內容中，方便物資管理部門在進行物資計劃管理、采購管理、倉儲管理及監控時及時對可能發生的風險進行識別;二是通過對物資的分類、分級來進行風險識別和評估。通過構建工程物資風險評估指標體系，對每一類物資的風險程度級別、風險類別、風險易發點進行識別和評估，為風險控制打下基礎。三是通過水電開發工程業主方內部部門之間的流程再造來進行風險識別和評估。在公司內部，由于部門間以職能劃分，在部門之間的物資管理流程中，往往會因為部門的界限而造成管理風險。因此，通過建立以流程為導向的部門協調機制，可以增加對風險識別的敏感性和時效性。
3．2供應鏈的風險管控方式
3．2．1構建供應鏈風險監督模式
近年來，很多企業都認識到了供應鏈上各環節協作在物資管理中的重要性，供應鏈管理的核心理念也被引入物資管理中，其中風險管理也是一項重要內容。供應鏈風險監督模式的建立首先需要打破供應鏈各環節的體制壁壘，形成包括物資材料生產商、供應商、工程設計方、工程承建方、工程業主方、工程運營方、工程專業服務(保險、咨詢等)工程物資供應鏈上所有環節共同參與相互監督和制約的監督體系和監督運行方式。
3．2．2構建供應鏈風險分擔模式
作為供應鏈管理中的一個重要組成部分，通過供應鏈風險分擔模式的建立有助于進行工程物資管理風險的管控。供應鏈風險分擔模式的內容包括在工程物資供應鏈各環節中通過風險保證金繳納、各類保險、信用評級等方式來構建工程物資管理風險分擔模式，有效控制供應商風險、物流風險和自然風險。
3．3信息化的風險管控方式
充分運用大數據來開展風險管理。在大數據應用日益廣泛的今天，可以通過大數據抽取、過濾、處理、分析，來獲得水電工程物資管理中的風險指標體系，形成風險閾值，監控風險觸發點。例如，通過大數據分析可以獲得某類工程物資的供應需求狀況，從而及時調整采購計劃，控制物資供應風險。充分運用信息化技術來進行物資管理流程管控。信息化手段的運用是現代化工程物資管理風險管控的必要手段。包括目前已經較為成熟的各類物資管理軟件的應用，包括物聯網的應用等，可以對工程物資管理中的供應風險、管理風險進行實時監控及預警。
4結語
篇5
以法律為核心的監管理念
中國電子商務的發展離不開完善的監管環境，而要建立完善的監管環境首先就要了解電子商務區別于傳統商務的運作特征。
IBM公司首席執行官盧·郭士納認為：“電子商務（e-business）涵蓋了生產周期、速度、全球化、提高生產效率、贏得新客戶以及在部門間共享知識從而獲得競爭優勢的方方面面。”電子商務的應用，如電子銀行、電子政務或網上拍賣，都需要一定的基礎設施和其他支持機制。這些應用被劃分為企業對消費者、企業對企業、企業內部三種。基礎設施涉及硬件、網絡和軟件領域。其中支持服務涉及的領域包括安全支付系統、通信標準以及監管等問題。
監管問題是一個在制度層面上影響著電子商務在中國應用和發展的關鍵性因素，同時它也如同系統支持方面的相關技術因素一樣，制約著我國電子商務的發展。電子商務是一種全新的商務模式，其生存和發展所必需的法律、道德和其他公共政策問題仍處在不斷發展和變化中。法律和道德是所有商業環境監管部分的關鍵組成部分。事實上，電子商務發展中的最大障礙就是法律、道德及相關的公共政策問題。
理論上，我們可以區分法律問題和道德問題。如果所做的事情不合法，那么就是違法；如果所做的事情不道德，則可能并不違法。但問題是，在信息技術領域里，我們并不總是清楚哪些是合法的、哪些是違法的，而道德問題又有頗多爭議。
法律是由政府制定的嚴格的法定規則，在其司法范圍內監管所有公民或組織的行為。而道德是哲學的一個分支，它規定哪些是正確的以及哪些是錯誤的。但在今天復雜的經濟環境中，對正確和錯誤的定義并不總是十分明確。正是因為電子商務開創了一系列現有法律沒有調整約束到的行為空間，所以道德就在這中間扮演了一種很重要的角色。在這樣的“灰色地帶”中，一些從事電子商務的機構就需要一種自有的指導方針，來規范特定情形下行為的合理性，以此來規避一些法律問題。
比如保護隱私的方法之一是建立隱私政策，它可以幫助機構避免相關法律問題。像IBM和微軟等信息領域內的主要公司都公布了自己的隱私政策來表明公司在收集大量供應商、顧客和員工信息時，有責任確保這些信息的安全。歐盟早在1998年就通過了一項隱私指導方針，這套方針致力于規范任何控制網上個人資料的收集、持有、處理或使用的人（包括法人）的活動。
而在這些“灰色地帶”之外，政府的立法則起著更加宏觀的作用，因為它對各機構構建自身的規則起著協調和控制的作用。比如美國的《聯邦因特網隱私保護法》禁止聯邦機構公布個人記錄或建立關于個人醫療、財務或雇傭歷史的鑒定記錄。《通信隱私和消費者權益法》涉及面更廣，以通過大量法律手段來保護電子商務中的隱私權。
簡而言之，法律、道德和技術是監管范疇中的三大要素。對于電子商務的監管也正是建立在這樣一個系統的、多維度，不斷協調的理念之上。法律是其基石，是最終的途徑，最上層的概念，它本身的產生需要更大范圍的調查和討論，并和國家在各個領域的法制系統有著千絲萬縷的聯系。當一些道德問題在未形成法律之前，應當給予私人、公司以及機構更多的決策權，這本身便有利于在全球背景下形成適合電子商務發展的法律環境，也有利于新技術的不斷涌現，總之立法應當更大限度地體現出對于道德和技術更加寬容的態度，這才是監管的核心點。
電子商務監管理念在國外立法中的實踐
經濟合作發展組織（OECD）在《全球電子商務行動計劃》中寫到：“電子商務并不是發生在法律真空中，并不需要為之創建一個全新的法律框架，關鍵在于調整現行的法律、法規使之適應電子商務發展的需求。”這表明了立法所要體現的傳承性，然而現實世界的法律總是和鄰近地理、個人行為和本身的文化傳統有著深刻的聯系，故各個國家在已有的法律框架基礎上，調整自身現行的法律、法規以適應電子商務發展的觀念和手段，也即理念的實踐方面是大不相同的。本文僅介紹美國和歐盟這兩個屬于不同法系的系統在這方面的立法概況，予以參考。
美國的立法啟示
近十年來美國出臺了一系列的法律和文件，其中包括以信息為主要內容的《電子信息自由法案》、《個人隱私保護法》、《公共信息準則》等等；以基礎設施為主要內容的《1996年電信法》；以計算機安全為主要內容的《計算機保護法》、《網上電子安全法案》等等；以商務實踐為主要內容《統一電子交易法》和《國際國內電子簽名法》；還有屬于政策性文件的《國家信息基礎設施行動議程》與《全球電子商務政策框架》等。這些法律和文件從不同的角度在不同的程度上相互關聯，從而在整體上構成了電子商務的法律基礎和框架。我們從中可以得出如下的一些啟示。
第一，完善電子商務整個監管環境，就應當在總體上將這種因特網上的革命認知為一項社會系統工程，其實質是把某一層次的技術或某一系列的新技術全面地應用到社會生產和生活的各個層面，這就要求具備這一系統工程順利推進所需要的各方面的因素，包括技術的成熟度、社會的發展程度、學術咨詢界的辯論和預測、資金的支持力度與穩定性、管理機構的參與和支持、基礎設施的完善程度等等。
第二，堅持技術中立原則，政府和監管部門要在立法上為技術發展留有空間。高新技術領域里的法律規范，尤其是信息技術領域的法律規范，在很多情況下都是一些技術規范或技術方案在發展到一定階段后逐步上升為標準再上升為法律的，或者說，這樣的法律只是用法律化的語言表達了某種技術方案，運用法律原則和形式承認了某些技術方案的結果。最為典型的就是數字簽章法，它是完完全全建立在一個技術解決方案的基礎上，在這個技術解決方案成熟到亟需相應的法律予以認可和保護的時候，相應的數字簽章法或電子簽章法也就應運而生了。
第三，監管中的角色定位，政府是通過扮演積極的推進者與參與者來詮釋的。經合組織于1997年首先提出：企業與政府之間的合作對于促進電子商務是至關重要的，在促進電子商務和電子行政管理原則協調發展方面應建立有效的對話機制；政府應調整現行法律（包括知識產權保護法）和法規，使其不僅適用于“有形”產品的需要也適用“無形”產品的需要，而且還應就制定政策和實施方面達成一致。在美國的發展模式中，政府與企業的關系基本上是政府起引導作用，企業起主導作用。政府的引導作用很好地為新技術及新經濟的引進創造了條件，做出了榜樣，啟動市場和需求，并為廣大消費者樹立信心。企業的主導作用不僅可以為政府解決籌集資金的困難，而且也有利于企業在信息化建設中獲取相應的經濟利益，為企業在國內外的開拓發展積蓄力量，增強企業的競爭力。
歐盟的立法啟示
歐盟自成立以來，已制定推出了關于構建新型科技信息社會的一整套政策，如《有關實施對電
信管制一攬子計劃的第五份報告》、《電子通信服務的新框架》等政策性文件。歐盟還同時出臺了《促進21世紀的信息產業的長期社會發展規劃》及相應的行動計劃，了一系列用以規范和指導各國信息化發展的“指令”，其中包括：《歐洲電子商務提案》、《關于數據庫法律保護的指令》、《關于內部市場中與電子商務有關的若干法律問題的指令》、《協調信息社會定著作權和著作鄰接權指令》、《電信部門的隱私保護指令》、《軟件保護指令》等等。歐盟在電子商務監管方面的立法具有以下一些不同于美國的特點。
第一，利用歐洲一體化的優勢，協調各國的立法，為電子商務發展創造無障礙的法制環境。比如，歐盟在《關于內部市場中與電子商務有關的若干法律問題的指令》中明確表示：“本指令的目的是保障內部市場的良好運行，重點在于保障信息服務得以在成員國之間自由流通。為實現這個目的，本指令致力于在如下一些領域使各成員國關于信息服務的國內立法趨于統一。這些領域主要包括：內部市場制度、服務供應商的設立、商業信息傳播、電子合同、服務中間商的責任、行業行為準則、爭議的非訴訟解決、司法管轄和成員國間的合作等等。”
第二，重視網絡隱私權的保護。歐盟主張訂立嚴格的保護標準，并通過設立特別委員會，敦促各國以立法的形式來保護網絡隱私權。歐盟對于網絡隱私權保護的框架文件主要有四個：一個是為配合經合組織《關于隱私和個人資料的跨國境流動的保護指令》而制定的《關于在自動運行系統中個人資料保護公約》；二是1998年10月生效的《關于個資料的運行和自由流動的保護指令》；三是1997年7月歐委會個人資料保護工作組制定的《關于個人資料向第三國傳遞的第一個指令——評估充分性的可能方案》；四是1999年部長會議關于互聯網隱私保護指引備忘錄中規定的《關于在信息高速公路上收集和傳送個人資料的保護》。歐盟網絡隱私保護的特點在于其指令對于與歐盟有電子交易的他國的網絡隱私保護情況提出要求，將歐盟所確立的網絡隱私保護的標準提升為國際標準，這使得在國際范圍內出現了大規模的網絡隱私保護和立法活動。
完善電子商務監管體系的思考
無論是美國自下而上通過行業自律逐漸形成的監管體制，還是歐盟更加注重一體化的宏觀法制建設，中國都不能生搬硬套，因為中國自有其獨特的現狀。面對電子商務所燃起的激情，激進主義者總是不斷地強調中國所具有的后發優勢，“制度創新”是這些學者談論的最多的一個詞；而對于漸進主義者來說，他們則總是拿起缺乏說服力的“實證分析”來證明中國需要等待制度環境的進一步成熟，而這樣的代價是將國家的一些不透明而又低效率的運作機制進一步制度化。
篇6
[關鍵詞]電子文件；檔案管理；影響
一、電子文件的特點
（一）電子文件載體的非直讀性
儲存在某種載體上的電子文件，在制作時是把可識別的文字、圖形等輸入計算機中轉換成二進制代碼來表示的，再加上信息密度極大，因此，其內容不能直接觀看，只能是通過相應的計算機設備才能為人所看見。人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，所以也無法從字跡上分辨其某些特性。
（二）對設備及標準的依賴性
電子文件從形成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的，所以電子文件與計算機系統中的各種設備有著密不可少的關系，也可以說計算機是電子文件必不可少的前提和基礎，這就決定了電子文件對設備的嚴重依賴性。這一特性，對電子文件保管和長期保存帶來很多問題：例如設備發生故障、系統癱瘓、電子文件就讀不出來；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，就無法讀取。由于設備的更新速度很快，即使電子文件的載體——磁記錄介質與光盤等可以保存長久，但計算機硬件和軟件早已更新換代，也可能造成文件不能被讀出，這也體現了電子文件對設備的依賴件。
（三）信息與載體的可分離性
紙質文件的內容與載體是密不可分的一個整體，電子文件存放位置不是固定的存儲介質，而是可以變化，甚至從一種載體轉換到另一種載體，其內容卻不發生任何變化。在一些對保密有特殊要求的網絡中，還采取把電子文件的內容分解后分別通過不同的路徑傳遞、存放在不同的地點不同設備的存儲介質上，只是在需要時才臨時把文件的內容裝配起來。一份電子文件沒有固定的載體，就很難通過載體來判定電子文件的原始性。
（四）易修改、易復制性
電子文件在起草過程中或作其它處理時的突出優點是增刪改十分容易，且改后不留如何痕跡。電子文件的易更改性給其歸檔后形成的電子檔案保管工作帶來了紙質文件所未遇到過的新問題，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。此外，網絡上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準確，需要我們在技術上做很多處理。從而使得電子文件具有易修改、易復制的特點。
二、電子文件與紙質文件在保護方面的差異
（一）環境條件影響的差異
1.溫濕度影響的差異。不適宜的濕溫度對磁性載體，光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解—氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散，洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用塑料，鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。
2.外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。
3.光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發生水解、氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線（特別是紫外線）對電子文件的破壞力更大。有害氣體（主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等）具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基（帶基）老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，是盤基（帶基）老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
（二）技術壽命的差異
紙質文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，是由單個廠家生產或銷售電子文件設備，會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。
（三）信息保護的差異
紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質文件的形成，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序的傳染，并把自身的拷貝嵌入而實現對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。
目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊，刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。然而，保護電子文件信息的技術只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術都在不斷的發展。
三、電子文件的管理
（一）電子文件的分類問題
電子文件由于與紙質文件形態的不同，其分類原則與方法也有所區別。在一臺沒有聯網的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序對機內文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門名稱相互區別，或以文件錄入者的姓名或代碼相互區別。而內部網絡中的計算機文件，就應當按行業，地區或系統相區別，然后再給予每個文件的制發單位一個獨立的數碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協調。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協調，也可參照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。
（二）電子文件的檢索
檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分來，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠遠地超過人腦對檢索詞的反應速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規范，同樣會制約機檢速度。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。企業經營決策、長遠規劃、技術專利、客戶管理文件、基本數據等不少信息屬于企業內部機密，有些內容不允許外部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部分文件，一般的用密匙加以控制。
（三）電子文件的鑒定與歸檔
電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余電子文件就可以在機內刪除。
四、電子文件對檔案業務管理工作的影響
首先，傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。因此它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
第二，由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難規定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。
參考文獻：
[1]楊公之.檔案信息化建設導論[M].北京：中國檔案出版社，2001.
篇7
>> 電子商務網站后臺網頁文件管理探索 網頁制作與電子商務網站安全 淺析電子商務網站的管理 電子商務網站的設計 試論電子商務網站規劃中的幾個問題 試論電子商務網站的平面設計原則 基于電子商務網站設計與管理研究 論企業電子商務網站的安全控制 電子商務網站的生存困境 校園電子商務網站的研究與實現 如何創建高信譽的電子商務網站 電子商務網站設計的實用原則 旅游電子商務網站的構建 電子商務網站建立方式的探討 基于電子商務網站的WEB內容挖掘 電子商務網站的規劃與設計 電子商務網站的SEO與推廣策略 運營外貿電子商務網站的關鍵細節 淺析電子商務網站的身份認證技術 企業電子商務網站的安全策略 常見問題解答 當前所在位置：、default.asp以及default.htm等文件，及其他所必要的系統文件。
（2）按照功能內容建立相應的子目錄
為每個主菜單（主要功能）建立一個相應的獨立目錄。譬如，在“網上書店”這個實例網站之中，將郵箱列表以及用戶管理等功能建立相應的目錄。
（3）在每一個獨立的目錄之下，都建立獨立的Images目錄
在剛開始進行網站制作的時候，很多人都習慣將所有的圖片存放在這個目錄之中。但是在后來卻發現極其不方便，經過多次的實踐發現，為每一個欄目建立一個獨立的Images目錄，但是根目錄下的Images目錄僅僅用來存放首頁上的一些欄目的圖片。
（4）網站的文件名稱和目錄名稱命名要規范化
在通常情況下，一個大型的電子商務網站均由很多的子頁面組成，所以在設計的初期階段，需要為網站設計一些合理且新穎的頁面名稱，這樣以來不僅方面維護與管理，而且也能夠使其快速被搜索引擎檢索到[5]。
3 結束語
隨著時代的進步與發展，人們已經不僅僅在于滿足單調乏味的生活模式了，在這樣的背景之下，互聯網技術開始慢慢地融入到人們的生活和生產之中。這也就使得方便人們生活的電子商務日漸壯大起來。目前大多數人的生活，都開始與電子商務緊密地聯系到一起，然而，電子商務的后臺網頁設計以及網頁管理均之間關系到整個電子商務模式的運行。
總而言之，作為一個優秀的電子商務網站的設計人員，一定要將網頁文件管理的因素考慮進去，設計出最優化的方案，從而方便網站的管理，為人民的生活提供更大的便利。
參考文獻
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[3]連瑩.基于ASP技術電子商務平臺設計[J].理論界，2012，12（5）：210-211.
篇8
【關鍵詞】電子文件；管理原則；方法
隨著信息、網絡技術的飛速發展，電子文件已大量涌現，各企業均建立了一套完整的辦公自動化系統（OA），但由于電子文件對網絡系統的依賴性、易變性、電子文件信息與載體的可分離性，以及其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，如何利用、保護電子文件和電子檔案工作已經成為企業管理中一個急待解決的問題。
一、電子文件的概念和特點
1.定義
指在數字設備及環境中生成以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳輸的文件。是數字信息和文件的組合體，包括內容、背景和結構三要素。國際檔案界電子文件專家認為，完整的電子文件由文件內容信息與元數據組成，并形象化地將文件與元數據比作信的內容和信封，文件是用元數據封裝起來的對象，元數據加上文件內容就構成了有證據作用的文件。
2.特點
（1）非直讀性。電子文件載體的非直讀性體現在很多方面：一是數字編碼序列記錄在載體上，人的眼睛無法分辨；二是載體上的信息記錄密度極大，即使在高倍顯微鏡下可以看到光盤記錄痕跡，但讀不懂那些痕跡表示什么；三是載體的數字信息往往是經過壓縮、加密處理，即使有設備，如果不解壓、解密，也不能讀取其內容。電子文件載體的非直讀性增加了電子文件保管及長期保存的困難性、復雜性。
（2）對系統、設備、標準的依賴性。由于電子文件從形成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的，這就決定了電子文件對設備的依賴性。不同軟件環境形成的電子文件存儲在載體上，有時難以互換；電子文件加密后不解密就無法識別；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，也無法讀取等。
（3）易更改性。信息容易變動可以不留痕跡，電子文件產生后不可能不改，為此要防止電子文件信息受到誤改或篡改，這成了解決檔案真實性問題的關鍵。
（4）信息的共享性與安全性。電子文件的共享性是其運作環境網絡化決定的。隨著網絡化的發展，對電子文件極為重要的網絡安全問題已日益突出，可以說網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。
（5）信息和載體的可分離性。電子文件信息可以毫無損害地從一種載體轉移到另一種載體上。為此對原件的概念提出質疑。檔案的真實性問題被提出討論，檔案管理僅依靠載體管理的方法已經不能達成預期目標。
（6）對元數據的依賴性。元數據是關于數據的數據，如電子文件上下文關系和結構的描述。電子文件的元數據必須特意附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌。此外，電子文件的運作往往是在網絡上進行的，操作者互不見面，體現行政背景的元數據就不那么完整、詳細。如果不特意提供或補充這些元數據，那么就可能給電子文件保管和長期保存帶來問題。
電子文件技術的特點影響了信息的生成、處理、傳遞、保存，雖然利用方便快捷，但信息的真實、完整、可讀、安全遇到了挑戰。我國現正處于電子政務的初期，在這種環境下各級政府產生的文件已是電子版本，大部分都是通過網絡傳輸和處理。由此使以保管文書檔案為主的檔案部門的職能重點從實體管理轉向信息管理、知識管理，從物理控制轉向智能控制。
二、電子文件的管理原則
電子文件管理原則是在管理電子文件的過程中，為了保證電子文件真實、完整、安全和有效利用而應遵循的行為準則。這些原則包括：
1.全過程管理原則
電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分重要。維護電子文件真實性的管理措施涉及從電子文件形成、處理、收集、積累、整理、歸檔，到電子檔案的保管、利用的全過程，可以稱之為“電子文件全過程管理”。電子文件的全程管理原則應該體現在電子文件管理體制與模式的確定，管理系統的設計和運行，管理制度的內容和執行等方面，以保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制。
2.前端控制原則
在文件從形成到永久保存或銷毀過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。傳統文件、檔案管理的特征是分階段、分環節控制，文件、檔案管理的全部目標和要求被分解到不同的階段、環節和步驟之中。前端控制則是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。前端控制可以有效地防止其他管理環節對電子文件的損傷和破壞，確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀，提高管理效率。
3.真實性原則
電子文件真實性是指電子文件的內容、結構、背景信息等經遷移、傳輸后須與形成時原始狀態一致。真實性是保證電子文件行政有效性與法律證據性的基礎，是電子文件反映歷史真實、具有價值得以作為社會記憶長久保存的前提。電子文件對信息技術的軟硬件有較強的依賴性，不同格式的文件轉換時可能造成信息失真，在進行電子文件遷移過程中也可能造成信息失真。因此電子文件管理必須遵循真實性原則。
4.完整性原則
作為企業活動真實記錄的電子文件的完整性包括兩個方面的含義：一是作為記錄企業活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其他形式的相關文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。電子文件在存儲或傳輸過程中保證不被偶然或故意增加、刪除、修改、偽造、亂序、重放等，也是文件完整性的體現。
5.可讀性原則
電子文件的可讀性是指電子文件經過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后，應能夠以人可以識別、可以理解的方式輸出，并保持其內容的真實性。計算機軟硬件不同，生成的電子文件的格式也不盡相同。計算機軟硬件的更新換代，可能會造成對舊的軟硬件不兼容。電子文件對系統有很強的依賴性，脫離了賴以支持的軟硬件系統后，文件就變成了無法識別的“死文件”。另外，如果感染了病毒也可能造成文件信息的無法讀取。因此電子文件管理必須遵循可讀性原則。
三、電子文件管理的基本方法
1.始終保持電子文件的“原始性”
電子文件的上述特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，需要為這建立一個新的“原始性”概念。這種“原始性”概念與紙質文件原件的區別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，即允許文件載體、字跡、格式等表現形式發生變化，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內容的原始性為唯一標準。它將是電子文件轉化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根據，是電子檔案“享有”與紙制檔案同樣憑證作用和法律效力的基礎。
2.大力推進文檔一體化
文件運動周期理論告訴我們，從現行文件到檔案是一個統一的、前后銜接的過程，將這樣一個有機聯系的整個過程納入一個統一的管理系統之中產生文件和檔案的一體化管理是理所當然的。所謂一體化，并非去抹煞不同運動階段文件管理的特點，而是要求在一個統一的系統之內，有統一的控制中心，統一的工作制度，統一的、前后各有特點又互相銜接的工作程序。也就是說對原來相隔在文書和檔案兩個工作部門，且相對獨立，但又有不少具體工作環節互相雷同和重復的兩個管理系統，真正從組織制度和工作程序上結合在一起，成為一個統一的管理體系。這樣就能從文件的形成時起對其運動的全過程進行比較全面、有效和統一地控制，既精簡了工作程序，減少了不必要的重復勞動，又能避免因現行文件管理不善致使檔案部門有可能收集不到系統、完整檔案的弊端，提高了案卷質量，達到了以較小的耗費取得較大的效益的目的。
3.積極探索電子文檔管理規范化
