公文管理范文

導語：如何才能寫好一篇公文管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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隨著網絡信息化的高度發展，傳統的以字符為主題的信息傳播形式已不再滿足需要?；赪eb的辦公系統顯得越來越必要。本系統正是為了滿足這樣的需求而設計開發的。程序在VisualStudio2003平臺下使用編程語言，數據庫使用SQLSERVER2000。

本公文系統實現了公文處理的自動化流轉，包括公文起草、已發公文、待辦公文、已辦公文、公文委托、流程監控以及類別定制。系統完成了創建公文流的路徑；起草的公文能按照已創建的公文流路徑流轉；能對其起草的公文進行統計及實時的監控；能夠查看自己審批過的公文；能委托其他人代自己審批公文；能夠添加、維護人員信息。

關鍵詞：公文管理系統；B/S模式；；SQLSERVER

1引言

隨著行政機關、公司企業公文電子化工作的進一步展開，電子化公文管理成為政府機關和公司企業的一個戰略性課題，但當前公文管理技術與標準還不夠成熟，為了進一步推動政府信息化的建設，必須進一步研究開發適應新時代的基于Internet的公文管理系統，以提高公文辦理效率，提升政府和公司績效。

公文管理系統以數據管理為核心，在數據庫等計算機信息系統的支持下，對公文處理的各種信息進行收集、整理、存儲、檢索、統計和傳播。為了實現對公文處理信息的有效管理和操作，就要把這些信息轉化為規范的數據結構，并使之適應公文管理的要求。提供網絡電子公文管理功能需求實例是宣傳管理部門的迫切要求。但是由于基層部門缺乏既精通公文管理業務又懂計算機軟件開發的人才，在參與系統開發建設中仍然遇到很多困難，如缺少可供參考、借鑒的網絡公文管理解決方案，很難提出準確、系統的功能需求。由于公文管理系統的功能需求優先和相對獨立干系統開發的計算機軟硬件環境，功能需求分析和編制工作可以在系統設計開發前進行。所以，公文管理系統需要深入進行功能需求研究，及時提供具有借鑒、參考作用的功能需求實例。

公文管理系統在實際應用上概括起來說是向著普及性和高層次兩個方向發展。從普及性方面來說，隨著計算機和網絡功能的增強和廣泛應用，以微型計算機為主要信息處理工具的、功能完善的公文管理系統將越來越多地受到各級管理者的歡迎，并且要逐漸地向著取代原始的公文方式的方向發展。

從公文管理系統應用的高層次上來講，以大型計算機為中央處理機的分布式公文管理系統也是一個重要的發展方向，利用微型計算機和大型主機聯網，可以為管理者提供更加方便的信息渠道和支持。

從公文管理系統的體系結構看，傳統的公文管理系統一般采用兩層C/S結構，這種結構集中了大中型系統及文件服務器的優點，并有良好的系統開放性和可擴展性，它一般應用于局域網。但是，隨著信息的全球化，區域的界限己經被打破，人們己經越來越不滿足于只在一個小的區域內共享信息，尤其是近年來的電子商務在Internet的興起，已成為一種強大的驅動力，迫使C/S模式從局域網(LAN)向廣域網(WAN)延伸。如今，Internet己經成為全球最大的網絡互連環境，在Internet的環境下實現數據的B/S計算模式正是目前的流行趨勢。因此，作為一個科技工作者，我們應該密切地注意公文管理系統的發展方向，盡量吸收各種有益的經驗，積極開展對公文管理系統的理論研究和實際應用，促進計算機應用在我國的進一步發展。

Internet的出現和發展己經給這個世界帶來了巨大的沖擊。但隨著Internet上信息資源的爆炸增長出現了新的問題。例如:有用信息的查找極為困難:Internet的響應速度越來越慢;WEB信息處理的智能化得不到深入發展等等。針對這些問題，XML近幾年來迅速崛起XML又稱為可擴展標記語言(ExtensibleMarkupLanguage,7CNL)，事實上它并不是一種真正意義上的標記語言，而是一種允許用戶對自己的標記語言進行定義的源語言。XML具有對數據的自描述性和可擴展性，符合Internet進一步發展的需要，WK組織制定XML標準的初衷也是定義一種互聯網上交換數據的標準，也是公文管理系統在未來的技術發展的趨勢和方向。ASP也向升級。隨著技術的發展，公文管理系統的開發和維護功能都達到新的高度。

2公文管理系統系統分析

2.1系統需求分析

根據公文管理系統的基本需求，本系統需要完成以下任務。

根據公司的實際情況，創建公文流路徑。

員工能夠起草公文，并且起草的公文可以按照已創建的公文流路徑流轉。

能夠對起草的公文進行統計及實時監控。

能夠統計查看自己審批過的公文。

能夠委托其他員工代自己審批公文。

能夠添加、維護員工信息。

2.1.1用戶身份級別要求

即根據身份的不同對系統的使用權限有所不同。從權限大小大致可以分為：系統管理員、用戶、一般用戶。系統提供靈活的角色設定和權限的分配功能，每個用戶的審批、通知、查看、歸檔可以在系統賦予。

2.1.2系統功能模塊設置

公文起草

通過公文起草模塊，可以創建要流轉的文件。

已發公文

通過已發公文模塊，可以查看自己發送的公文的詳細信息，包括公文現在的所處的節、公文要流轉的路徑以及公文具體信息。

待辦公文

通過待辦公文模塊，可以查看需要自己審批的公文，并對其進行審批。

已辦公文

通過已辦公文模塊，可以查看自己審批過公文的詳細信息，包括公文現在的所處環節、公文要流轉以及公文的具體信息。

公文委托

通過公文委托模塊，可以委托其他同事代替自己審批公文。

流程監控

通過流轉監控模塊、可以查看自己所發公文所處的環節以及已批環節的審批內容。

類別定制

通過類別定制模塊，可以定制公文類別、流程路徑、員工角色、部門以及管理員工信息。2.2系統設計目標

公文管理系統可以滿足現代辦公的需要，在Internet上實現公文流。系統的基本設計原則有：先進性與方便性原則、功能實用性原則、開放性與可擴展性原則等。系統設計時采用較好的設備與技術，協議符合國家和國際標準，能保證公文的正常運行，確保系統有較長的生命周期。

本系統總體目標是將網絡技術、信息技術、現代管理技術和科學的公文管理結合，實現了公文處理的自動化流轉。

本系統首先要實現動態性和交互性。所謂的動態性就是能動態更新內容，如更新個人信息、公文信息、流轉信息等。這要求與數據庫有良好的連接；交互性則要求公文的及時審批和歸檔。

實現系統的安全性和可靠性，避免他人進入破壞數據庫信息。

2.3開發環境

框架

是Microsoft公司推出的具有戰略性發展的新一代開發平臺，框架將Microsoft公司所有編程語言的開發環境同意起來，并且可以創建、配置和運行Web服務以及Windows平臺的應用。在.NET框架中，所有的編程語言，從高層Javascript到低層的C++語言，一律是等同的，他們都將生成托管代碼，并且可以一次編寫，隨處運行。.NET框架還可以使不同的語言進行交互，即一種語言可以使用另一種語言所編寫的組件。

的工作原理

在多數場合下，可以將頁面簡單地看成一般的HTML頁面，頁面包含標記有特殊處理方式的一些代碼段。當安裝.NET時，本地的IISWeb服務器自動配置成查找擴展名為.aspx的文件，且用模塊(名為aspnet_isapi.dll的文件)處理這些文件。

從技術上講，模塊分析ASPX文件的內容，并將文件內容分解成單獨的命令以建立代碼的整體結構。完成此工作后，模塊將各命令放置到預定義的類定義中(不需要放在一起，也不需要按編寫順序放置)。然后使用這個類定義一個特殊的對象Page。該對象要完成的任務之一就是生成HTML流，這些HTML流可以返回到IIS，再從IIS返回到客戶。簡言之，在用戶請求IIS服務器提供一個頁面時，IIS服務器就根據頁面上的文本、HTML和代碼(這對我們來說是最重要的)建立該頁面。

采納了包括Java在內的許多其它面相對象編程語言的功能和特點。把基本數據類型（字符串、整型、雙精度等等）轉換成帶有屬性和方法的對象；它還引入了Java類型的錯誤捕獲機制（用Try和Catch）；還把代碼編譯成微軟中間語言（MicrosoftIntermediateLanguage，IL）；它還提供了基于XML的應用程序配置。更重要的是設計面向對象解決方案的能力可以用任何語言實現。在本文中，我將比較語言和Java；不過與其它面相對象編程語言來說，現在本質上在走它自己的路。

2.3.4MVC介紹

MVC(Model/View/Controller)是一個設計模式，是國外用得比較多的一種設計模式，MVC包括三類對象。Model是應用對象，View是它在屏幕上的表示，Controller定義用戶界面對用戶輸入的響應方式。它強制性的使應用程序的輸入、處理和輸出分開。使用MVC應用程序被分成三個核心部件：模型、視圖、控制器。它們各自處理自己的任務。

模型（Model）

模型是應用程序的主體部分。模型表示業務數據，或者業務邏輯。

視圖（View）

視圖是應用程序中用戶界面相關的部分，是用戶看到并與之交互的界面。

控制器（controller)

控制器工作就是根據用戶的輸入，控制用戶界面數據顯示和更新model對象狀態。

2.3.5編程運行環境

硬件環境：

CPU:AMDAthlon(tm)2800+

內存：512MB

硬盤：80G

軟件環境：

操作系統：MicrosoftWindowsXPService

應用軟件：SQLServer2005、2005操作平臺

3公文管理系統系統設計

3.1數據庫設計與實現

3.1.1數據庫的需求分析

根據系統需求，本系統需要設計9張表。

人員基本信息表：公司人員信息保存在這張表中。

部門信息表：存放部門信息。

公文流轉路徑信息表：存放制定的公文路徑。

公文類別表：存放公文緊急等級信息。

公文委托表：存放公文委托處理的相關信息。

公文信息表：存放公文的詳細信息。

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第一條為了使機關的公文處理和印章、信函的使用規范化、制度化、科學化，提高工作效率和公文質量，根據有關規定，制定本辦法。

第二條機關公文、信函是傳達和貫徹黨和國家的方針政策，聯系和處理機關公務的工具。要堅持注重效用，少而精的原則，確保公文、信函的政策性、權威性、指導性和可行性。

第三條機關印章、信函的使用和公文處理，由辦公室統一管理。業務印章由各科室指定專人管理。

第四條公文處理必須做到及時、準確、保密，確保機關公文的正常傳遞和安全。

第二章收文的處理

第五條收文的處理一般包括簽收、拆封、登記、批分、閱處、承辦、催辦、清退等程序。

第六條上級和外單位的來文，統一由辦公室簽收、拆分，加蓋收文登記章、核對份數，并分類登記。個人參加各種會議帶回的文件，必須交辦公室統一管理。寫給機關領導的信件，由本人拆封。

第七條登記后的文件根據來文內容、輕重緩急和各科室的職責范圍進行批分。

凡急件、重要文件、一般性文件，由辦公室提出處理意見后送主要領導批示，根據批示再送有關分管領導和科室辦理。

第八條傳遞和閱處

1、經批分的文件，按批分意見進行傳遞。傳遞公文一律實行縱向傳遞。凡需各分管領導和兩個以上科室閱處的文件，按照主要領導的批示，先由辦公室繼續傳遞，一般不得橫向傳閱。

2、實行公文傳閱承辦登記制度。凡是傳閱承辦文件的人員，都要在傳遞單上如實填寫閱處、辦理情況，注明時間，以防貽誤工作或文件丟失。

3、辦公室對收到的文件材料要隨收隨登，及時送閱，一般不得壓扣超過半天；對緊急會議通知和文件，應特事特辦，收到后即送領導閱示。各科室對辦公室送去的文件應及時閱處。急件、傳閱件在一個科室不得超過四個小時；一般文件不得超過兩天。特殊情況經辦公室負責人同意后，可適當延長閱處時間。暫存文件，必須在年底前退辦公室歸檔，不得跨年度存文。

第九條催辦、查辦

按照第八條第二、三款的閱處要求，辦公室應對各科室閱處情況進行催辦、查辦。做到緊急公文跟蹤催辦、查辦；重要公文重點催辦、查辦。一般公文定期催辦、查辦，催辦、查辦結果要記載，以明責任。

第三章發文的辦理

第十條擬稿、核稿、簽發

1、凡是機關對外發出的各種公文（包括與其他部門聯合發文），由承辦科室擬稿，主管領導復核，主任簽發。

2、凡以其他部門主辦的聯合發文，由辦公室審稿，主任簽發。

3、擬稿、核稿、簽發一律使用鋼筆或毛筆，不得使用鉛筆或圓珠筆。

4、文稿要符合黨和國家的法規、政策及有關規定，力求做到情況確實，觀點明確，條理清楚，文字簡練，書寫工整，標點準確，篇幅簡短，便于執行。

1、經簽發的文件，由辦公室負責編號和打印。文件的打印要準確、及時，除印數較多的外，一般不得超過兩天；如不能按期打印，應與承辦人員協商，不得自行壓誤。機關各種公文在發出前，由辦公室指定專人負責進行格式、文字、裝印質量等最終審校，以減少失誤。

2、文件的校對、裝訂、封發由承辦科室負責。

第四章公文立卷、歸案和銷毀

第十二條公文（包括收入公文和發出公文）辦完后，根據《檔案法》和有關規定，由辦公室負責將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。對上級的重要文件，及時整理清退。

第十三條各科室所留公文，由科室立卷、存檔、備查。需交辦公室存放的公文，年底前移交辦公室。

第十四條公文歸檔和銷毀，按機關檔案管理制度有關規定執行。

第五章印信的使用

第十五條凡是給上、下級、各單位發出的文件、通知需啟用印章時，須經主任批準后，方能用印。

第十六條各科室的業務專用章，需經主管領導同意批準后方可用印。

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[關鍵詞]電子公文；管理；重要性

無論哪個國家還是機構，由傳統的公文處理系統轉化為電子公文處理系統的變革過程中都會有一些問題產生，因為電子事物處理帶來的不僅僅是技術的改變，而且是組織文化與管理的躍遷。除傳統文件管理觀念的慣性導致以上問題外，更重要的是文件管理策略與管理措施沒有隨之做出相應的改變，使電子公文的信息管理與歸檔管理脫節所致。

電子公文流程之所以較以往傳統的紙質公文流程發生了很多變化，其中最大的改變在于電子公文可以完全通過網絡傳輸，從而突破時間與地獄的限制，實現發文、收文、歸檔、移交等行政事務辦理的一體化。若要真正利用信息技術提高工作效率，就必須要正視和研究電子公文流程的變化。

一、電子公文促使了辦公無紙化辦公

1、優化了處理流程，為辦公人員在催辦和查詢方面提供了便利

根據《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》的標準及實際公文運轉情況，電子公文需要制定規范的與紙質公文的公文處理簽和完整公文工作流程的規范。除公文外，任何部門、任何個人只要發起公文，都按照統一流程操作。

正是由于電子公文流程實現的是信息管理，其有區別傳統流程的最大特點是及時實現信息共享。傳統公文流程中，公文業務處理流程與文件管理流程相對疏離，公文流轉過程中信息經常被重復記錄，記錄下來的各類信息又難以直接為管理活動所有。而電子公文流程中，公文業務處理流程與文件管理流程是集成的、直線的，信息無需反復輸入，可以實現全程共享。各種法規、規章、決定、條例等公文可及時通過網絡直接，供公眾查詢訪問，使得政令推行迅速及時，公文的作用和效果得以立顯。

2、降低了行政成本

在紙質公文處理的過程中，一份公文往往需要經過多次的修改才能成稿，特別是一些重要的公文，修改的次數更多而且都需要紙質打印。但是電子公文可以在電腦上直接修改，提高工作效率。過去紙質公文多采取郵寄的方式，不僅容易丟失、時間長而且花費大量的郵資，如有緊急公文，還需送達或者上門直接取件，而用電子公文便可以不受地域和時間的影響，避免了不必要的人力、物力、財力消耗。

二、電子公文在實際工作中出現的問題及原因

1、觀念上的問題

一方面部分領導干部對電子公文應用的重視不夠，認為公文處理電子化就是用電腦打印文件，而沒有上升到無紙辦公自動化的高度；而有相當一部分教職工習慣紙質公文，缺乏對電子公文的認同感和安全感，甚至出現了在一個單位內部各部門使用電子公文處理系統的狀況存在較大差異，有些部門甚至沒有紙質公文無法辦公。另一方面存在電子公文“緩一緩”思想的不在少數。實現公文電子化要投入相當一筆資金經費先實現網絡化，當前我國相當一部分機構經費都有困難，因此其內部網絡化建設的水平滯后。

2、技術問題最關鍵

（1）、硬件的配置不能滿足電子公文處理系統的要求。

（2）、軟件設計存在功能和安全、操作便利上的缺陷。

（3）、人員的技術水平不到位。

3、規范化問題

由于目前沒有一套公認為標準的電子公文處理系統，使得電子公文處理系統參差不齊，這就造成了有多個電子公文系統并存的現狀。由于在技術力量、資金投入等方面不一，客觀上造成了該系統在設計功能、使用方便、后期維護等方面，存在較大差異。

三、解決問題的途徑

1、加大投入力度，加強培訓，提高網絡化水平

電子公文處理系統是一個高度自動化、高度集成化的信息管理系統，它的使用涉及到網絡環境，工作人員公文業務能力、電腦操作技能等。只有在資金支持、人員安排與培訓、網絡硬件、軟件設計等各方面給予足夠地支持，才能盡快在實現信息工作網絡化的基礎上，從根本上實現公文電子化、辦公無紙化。

2、加強軟硬件建設，解決各種技術問題

（1）首先是硬件的配置要能跟上，購買的電腦其硬件設備要能滿足電子公文應用軟件系統運行的要求。其二設計或購買及使用具有自身特色、適合自身需要的軟件。該應用軟件應該涵蓋公文處理的全過程，而且公文辦理過程所產生的相關信息，應該符合檔案管理的要求。

3、保證電子公文的安全性

針對內部的管理不善，導致電子公文數據被非法編輯、復制、傳播、丟失等。我們可以通過嚴格管理、嚴格執行權限操作制度、全程操作日志記錄等辦法來解決。可以利用PDF格式的文件可以進行加密管理，只看下載打印觀看，但不能修改和復制其中內容上做文章。

4、加強對電子公文的管理

電子公文和紙質公文具有同樣的權威性和法律性，然而電子公文的生成、傳輸、歸檔等過程卻和紙質公文有很大的不同。電子公文的管理是一個全過程的系統管理，既包括網絡軟硬件管理人員對電子公文的管理，也包括電子公文使用人員對電子公文的管理；既包括電子公文的生成管理，也包括電子公文的傳輸和歸檔的管理。電子公文的管理是一個全過程的系統管理，是一個操作流程的規范化管理。

電子公文在實際工作中的應用現狀還需繼續完善。隨著現代電子信息技術的發展，電子公文在各部門應用的比重將越來越大，只要我們高度重視電子公文的作用，在現實中不斷解決存在的問題，就一定能使電子公文發揮重要作用。

參考文獻：

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【關鍵詞】精益管理;公文;電網企業

公文管理工作是電網企業的基礎管理工作，在企業運營管理中負有上傳下達的溝通紐帶作用。強化公文管理工作質量有助于促進企業大系統運轉效率的提升。切實改進公文工作作風，對于提升公文工作價值、加強企業整體內控管理水平具有重大意義。

近年來，電網企業按照中央有關規定和要求，認真做好公文工作，公文質量有了明顯提高。但我們在公文審核過程中，也時常發現一些這樣那樣的問題。歸納起來，主要集中在以下幾個方面：公文格式不規范、標點符號用法不規范、數字用法不規范、序次語不規范、不遵守行文規則、引文不規范、文字表述不規范，等等。

為有效應對和處置各類公文，需要改變以往被動式的應對工作，開展主動式的精益管理，關口前移，創新公文管理理念，建設公文精益管理體系，以高效的體系運轉來提高公文管理水平。漳州供電公司辦公室近幾年來在公文精益管理方面做了許多有益的探索，現結合工作實踐就如何做好公文精益管理工作談幾點個人的初步思考。

一、漳州供電公司公文精益管理的實踐

（一）提升公文質量。公文的質量是公文的生命，是公文管理的前提。經常保持更高的精益目標，能夠引導我們積極無誤地實施精益管理。為了讓問題看得見，從而便于快速改善，漳州供電公司實施公文管理評價體系建設，加強公文管理基礎，建機制、細規則，全面實施公文評價考核，不斷提高公文辦理的質量和效率。

1.制定公文評價指標。精益管理的對象廣泛，每個細節都可以被改善。漳州供電公司2013年制定《公文工作綜合評價辦法》，以每件公文為考評對象，按流程問題、行文規則、主旨內容、體例格式、其他5個類別細化考核內容，對公司本部37個、縣公司42個常見扣分事項設置不同扣分值，評價扣分標準更加明確精細，評價工作更加規范有序。

2.實行定量考評模式。漳州供電公司每月以“評分制考核”方式對公司本部、所屬縣公司進行評分考核，各部門、各單位得分計分方式為滿分減去折合扣分，折合扣分則是考評扣分與錯病比率關聯折算，實現公文考評由原來的定性考核向定量考核轉變。通過定量考核評價，深入分析各部門、各縣公司的病錯文產生的原因，進行總結完善，優化考評標準。

3.強化考評結果應用。漳州供電公司加強對公司本部各部門、各縣公司錯病文的及時評價與通報，提醒各部門加以規范。不合格公文實行回退制度，說明回退理由、加以培訓指導，多種方式促進公文辦理規范化、標準化。年度以“專家評議制”方式評選優秀公文，作為績效考評和公文工作先進集體、先進個人評選的依據;充分發揮優秀公文的示范作用，推動公文起草、辦理、審核、印制等各個環節辦理水平與質量的整體提升，激發公文創優的積極性、主動性。

自開展公文考評以來，漳州供電公司公文考評無差錯率平均達到98%以上，各單位報送公文無差錯率也呈現穩步提升態勢。此外，福建省電力有限公司自2012年起開展了公司各單位年度優秀公文評選，我公司連續兩年獲得優秀公文。

（二）提高辦文效率。拖拉是精益推行的殺手。公文有極強的時效性，要求文件管理務必做到及時、有效。漳州供電公司明確公文流轉從起草到辦畢控制在6天內，每個辦理環節的流轉時間控制在1.5天內。辦公室通過協同辦公系統加強對辦文效率情況的實時監控，對超時節點情況及時預警，每月通報公文辦理超時的部門，力爭使公文及時處理率達到100%。通過對公文辦理的及時催辦和嚴格考核力度，有效減少公文辦理麻痹思想，促使辦文人員逐漸形成定期、定時處理公文的良好習慣，使得公司整體公文的辦理時長處于可控、能控。

1.執行公文辦理溝通協商制。為避免公文在走協同辦公系統流程時出現不同部門意見的往復，漳州供電公司要求各部門注重溝通協調，在文件辦理中遇到復雜問題、重大分歧，應以當面溝通、電話溝通方式協商一致后再行文，禁止用公文辦理意見往復的低效方式處理辦理過程中的不同意見，延誤辦文時間。

2.嚴格執行限時辦結制。對于基層單位請示件，嚴格按照辦理時限要求辦理?；鶎訂挝簧蠄蟮恼埵?，單一部門辦理的必須在10個工作日內行文回復，涉及多個辦理部門的必須在15個工作日內行文回復;急件按需求辦理回復，最多不超過5個工作日;對于因客觀條件限制無法在規定時限內答復的事項，必須由分管領導核準，主辦部門先行回復階段或初步辦理意見，明確辦結時間，并在辦公系統留下辦理記錄。

3.嚴格執行缺席默認制。對于基層單位上報請示，超過時限要求未予以答復，視同同意基層單位請示事項;對于公文會稿部門，崗位辦理時限超過48小時（雙休日和法定節假日除外）視同同意，主辦部門有權收回進入下一流程。責任由缺席或超限的專業管理部門承擔。

（三）精簡公文數量。在公文處理工作中，“精簡”既是理念的總要求，應當貫穿于公文處理工作始終，也是實際操作具體的指導原則，應當落實到行動上。漳州供電公司2014年年初出臺《關于本部實行發文計劃管理的通知》，在公司系統全面實施發文計劃管理，力爭實現2014年發文總量較上年度減少20%的目標。

1.嚴控發文總量。漳州供電公司辦公室依據歷年發文情況，實施發文數量定額管理，下達發文計劃指標，每月公布發文情況，抓好過程管控，嚴控發文總量。

2.加強發文統籌協調。漳州供電公司辦公室加大發文必要性審查力度，嚴格控制不必要的發文。要求各部門、各縣公司加強橫向協同，同類事項合理歸并，減少發文總量。節假日和重大活動安排，不多頭和重復發文。

3.落實公文“五不發”原則。要求行文應當確有必要，講求實效。能夠以特殊形式公文辦理的，不再印發文件式公文和信函式公文;能夠進行歸并整合發文的，不單個逐一發文;法律法規、公司規章制度及上級文件已有明確規定，或現行文件仍然適用的，不重復發文;已通過會議或其他形式印發的文件材料，不再發文;上級單位或公司領導沒有明確要求轉發的，一律不轉發文件。實施發文計劃管理后，漳州供電公司2014年發文數量同比減少42%，2015年1-10月發文數量同比減少21.64%。

二、對開展公文精益管理的初步思考

（一）健全制度，嚴密流程。精益管理應被轉化為職責。文件運轉過程中的各個環節彼此關聯，具有很強的穩定性、確定性和反復適用性，需建立連續的工作程序以及使其規范運行的規章制度，保證文件運轉的規范性。為發揮公文應有效力，應按照《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）和國家電網公司《公文處理辦法》，及時制定、適時修訂并嚴格執行本單位公文管理的各項規章制度，確保本單位公文格式統一、嚴肅、整潔、大方，確保公文程序規范、內容完整、處理恰當。要建立“事前審核、事中跟蹤、事后考核、季度通報”的公文質量管控機制，細化工作流程。強化主體責任，明確規定各部門起草的公司發文必須由部門主任負責審核，進一步督促各部門擬文時對公文內容和體例格式進行逐級審核、嚴把關口，共同提高發文質量。

（二）常抓常新，嚴格審核。精益管理的難點在于持續，故精益是一個不斷追求進步的過程。為實現精益成果，不僅要采取有效的改善措施，更要堅持循環開展下去。公文處理的每一個環節都要按規范辦理，以規范為標準，修正一切不規范行為和不規范公文。這是提高辦文質量的重要保證。

首先，辦公室對公文的體例格式、語言文字、標點符號等公文基本要素應進行更加細致、嚴格的審核，嚴格按照《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）以及《國家電網公司公文管理辦法》要求，不放過任何細節瑕疵，有錯必糾，對于發現的問題，要提出明確的修改意見，問題較為嚴重的公文可直接退回擬稿部門重擬。

其次，辦公室應緊密結合黨和國家重大方針政策、公司重大決策部署，對公文的主旨內核進行嚴格把關，認真推敲公文中的重大政策理論、事實表述、工作要求等，不僅要堅決杜絕公文與中央精神不一致，與公司發展指導思想不一致的情況發生，還要修正、潤色一些不嚴謹、不規范的表述。

最后，辦公室應從企業工作全局角度出發，對公文的程序合規進行嚴格把關。對涉及多個部門職責的公文，以及涉及人事、財務、機構編制、獎懲、領導日程安排等特殊事項的公文，必須督促擬稿部門嚴格履行會稿程序，維護各部門間整體工作秩序的規范、和諧。此外，對涉及緊急或敏感事項的公文，在不影響公文及時辦理、嚴守秘密的基礎上，辦公室應堅守原則，不失位、不推諉，堅持執行必要的審核程序，對領導負責，對擬稿部門負責。

（三）培養人才，完善機制。在公文精益管理中，人力資源是核心要素。一支高素質、穩定的文書團隊往往可以使公文管理達到事半功倍的效果。

1.在人員選擇上必須把好關。公文辦理要求文書人員責任意識和業務能力并重。科學合理配置文書人員，要不斷優化文書隊伍年齡結構、學歷結構和專業結構，提升整體管理水平;要強化“干一行愛一行”“百分之一參與，百分之百責任”“細節決定成敗”的意識。文書人員要堅持原則、大膽審核，嚴謹細致、腳踏實地，在日常工作中注意了解有關情況，學習相關業務和有關方針政策，做到對每一個常用文種、每一個文種的不同內容、公文辦理的每一個環節、每一個相關的方面都十分熟悉，隨時可以接受公文辦理，并能優質高效地完成任務。

2.完善培訓機制和考核機制。要重點加強各部門文書的公文業務培訓，分批開展本部人員公文培訓，努力提高全體員工的公文處理水平。梳理各類典型問題作為案例納入培訓范圍，精選公文常用知識點，編制《公文常用項目審核對照表》，不斷加強公文寫作薄弱環節學習，將公文頻率較高的錯誤點消除在擬稿環節。積極收集整理公文工作中出現的問題，利用協同辦公交流平臺不定期召開即時通信會議，點評工作、交流經驗，增強工作互動。要實行公文審核常態化通報，對公文寫作中熱點、頻發性問題和錯誤實施月通報，明確規范內容，避免錯誤反復出現。適時組織優秀公文評選活動，對優秀公文予以通報表揚，營造良好氛圍。

【參考文獻】

[1]趙繡雪.公文審核常見問題例析（上）[J].秘書工作，2013（5）：20～23.

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[4、5、7] 孫科柳、孫麗. 精益精神[M]. 北京：中國電力出版社，2014：10，15，26，208.

[6] 趙力. 淺談公文處理的科學性[J]. 秘書工作，2012（10）：37.

[8]李中標.談談公文處理的“四項原則”[J].秘書工作，2012（10）：35.

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關鍵詞：信息化建設；OA系統；公文管理

中圖分類號：TP317.1 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2014）15-0060-03

一、引言

公文是黨和政府機關在處理公務過程中形成的具有特定效力和規范格式的文書。黨和國家的秘密事項大都以公文的形式來傳遞。高校公文一般來源于上級領導機關及相關業務部門。[1]公文是高等院校依法治校和進行公務活動的重要工具，公文處理工作是高校辦公室的一項重要職能，科學、規范、安全、高效的公文運轉和管理，是衡量辦公室工作績效的重要指標。[2]

辦公自動化（OA，即Office Automation），是指把辦公的特定流程或環節和日常的事務聯系在一起，從而使辦公文件在不同辦公室、不同地區的流轉、審批以及等方面實現方便的共享以提高辦公效率。[3]當前，OA系統已成為我們日常進行公文處理的主要手段，它改變了以往紙質公文管理的傳統理念，而公文流轉作為辦公自動化系統的核心，是實現無紙辦公的重要標志。[4]其生成的電子公文已成為高校電子政務的管理對象和主要載體，具有特定效用的憑證性信息，是學校正常運行的信息支持和信息保障。[5]雖然電子公文具有優于紙質公文的很多優點，但也伴隨著不少問題，如何解決電子公文管理中的缺陷，成為本文探討的關鍵點。

二、應用OA系統處理高校行政公文的優點

1.加快工作流轉時效，提高公文處理效率

在使用OA系統處理行政公文之前，公文呈送批轉的整個過程中都依靠公文秘書一人完成，難免會影響工作的質量和效率。在應用OA系統之后，高校的全部公文流程均利用網絡形式來實現，操作簡便，工作人員僅需登錄到系統利用對相關功能鍵的點擊即可完成公文處理的各個環節。此外，工作人員還能夠利用跟蹤處理，即時地對文件的全部管理流程進行監控，催辦不同環節的文件，從而提高全過程的辦公效率。[6]

2.節約辦公資源成本，促進節能環保效應

紙質文件時期，文件需要專人印制、裝訂、分發，下發時還需通知各二級單位專人領取，造成了紙張和人力的極大浪費，同時人力有限造成的時間不及時和文件的漏發、錯發，影響著相關工作的開展。通過OA系統辦理公文，只需選擇用戶定向發送，并提醒他們及時閱處，接收用戶即可上網查閱，節約了大量紙張和人力資源，節能效果非常明顯。

3.增強協同辦公能力，推進信息共享公開

傳統形式下的紙質公文在同一時間同一地點只可供一人的閱讀，存在著信息的獨占性。

在應用OA系統之后，系統人員不僅對來自外部的信息加強了有效采集，而且通過系統的公文流轉，學校的行政公文在相同的地點和時間可供多人閱讀，給予了多用戶檢索下載的功能，實現了各部門間的協作與信息共享，大大推進了信息公開的進程，加強了高校對校內事務的統籌安排以及監督管理，為學校的政策決定提供了有力的信息保證。

4.降低人為因素影響，規范公文處理流程

就傳統形式下的審核、修改公文環節而言，受到了極大的人為因素制約，存在著較大的隨意性，無法確保文件的質量與及時性。而在OA系統中，公文處理系統通過固化科學的辦公流程和建立標準化的模塊，任何節點的操作人員都不可以跨節點操作，并且所涉及到的全部修改痕跡都會詳細地保存在系統當中，并且會正確地進行備份，這樣就用系統規范了流程，保證文件在控制范圍內有序辦理。

三、OA系統中高校行政公文管理的問題分析

1.平臺標準各異，文檔一體化功能難集成

高校中OA系統與檔案管理系統的建設往往因時間先后順序和軟件開發團隊的不同使得系統存在著數據平臺各異、數據結構多樣以及數據標準不統一等問題，分別開發的應用系統因沒有考慮數據共享的公共接口而變成一個個獨立運行的系統，致使系統集成度和互聯性較差，OA系統中存有全部已辦理完畢的內部發文、信息資料和上級部門的所有公文、郵件、信息資料、傳閱流轉記錄等，這些信息如不經過程序的處理，只能單獨存放在OA系統里，歸檔時，還需要手工掃描、錄入等，造成人力、物力的浪費，而且不便于日后的檢索和查找利用。

2.保密難度增大，文件流轉安全難保障

高校在辦公室公文管理的收取、制發和傳遞的過程中往往會接觸到不少公文，特別是當前多數高校在實現了辦公自動化之后，這些以往機要的上級來文或者尚未公開的學校內部行文因為從鎖住即可保護的紙質文件擴展存為放在電腦中的無形電子信息，系統易受非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸過程中數據也可能被截取、修改或刪除，保密難度增大。而一些公文管理人員為了方便傳閱， 直接掃描成電子版后盲目將性或內部保密的公文通過網絡傳閱，極大地增加了網絡泄密的概率。這些都為辦公室公文管理的保密工作提出挑戰。

3.偽造篡改容易，公文唯一合法性難鑒定

傳統的公文是否有效與其是否具有公章直接相關，這種“紅頭+公章”的公文處理模式仍會延續到公文處理系統中。[7]當前在OA系統的實際運用中，對于一些需要領導最終簽字確認的公文往往還是采用紙質稿送至領導簽字，需蓋章的最終行文在定稿后采取加蓋傳統公章的方式進行確認，這種延續傳統的簽字蓋章的方法使得公文在流轉的最后環節很容易受到人為的偽造、復制和竄改，很難確保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也無形中增加了資源的浪費。

4.登錄查閱頻繁，信息催辦提醒難即時

在OA系統中包括校領導在內的所有系統用戶幾乎每天都要辦理一定數量的文件，當負責收發文的辦公室秘書上傳相關文件后，由于OA系統本身并不具備相應的提醒功能，用戶往往不能及時進行辦理。為了不錯過重要文件的處理，用戶經常要頻繁登錄系統查看是否有新的待處理文件，或者由負責收發文的辦公室秘書通過手發短信進行一一提醒，這必將導致工作量的增加，而且由于信息反饋無法及時送達等原因造成辦事人員相互推諉，責任無法落實，極大影響了用戶的工作效率。

5.時間空間限制，遠程移動辦公難實現

當前在很多高校都存在著人員常需外出學習考察或由于校區分散存在多地辦公的現象，這就使得傳統的集中辦公方式已經遠遠不能滿足需要。雖然OA 系統已打破傳統辦公環境固定的局限性，使得辦公人員可以在家里、也可以在其他校區、亦可以出差在外處理工作事宜。但其完全依賴于互聯網絡，領導如若身邊沒有電腦或者網絡，那么許多待辦公文就依然無法隨時辦理，特別在一些時限較為緊迫的文件急需在外領導簽約批示時，難免就會帶來流程的運轉停滯，在一定程度上影響了辦公效率。

四、解決OA系統中高校行政公文管理問題的對策

1.統籌全局系統規劃，實現文檔一體化的全程管理

統籌全局的系統工程規劃，通過技術對接，實現OA系統與檔案管理系統之間的無縫連接，通過兩個系統的協同工作，進一步尋找兩個系統的結合點，將相關功能界面合二為一，使用戶能夠在同一個界面實現兩套系統的流轉和信息轉換，使得檔案管理功能有機地嵌入整個辦公自動化系統之中，構筑起辦公自動化系統文檔一體化管理模式，實現電子文件歸檔、查詢、存儲保管的電子化和網絡化，實現電子文件規范化管理。

2.建立公文管理責任制 ，提升電子文件的管理安全

為了保證公文保密工作的嚴肅性， 要建立責任嚴明的公文管理責任制度。涉及公文傳閱的各個部門都應配備專門的公文管理人員，負責公文的收取、登記、傳閱工作。 辦公室機要秘書的計算機必須做到物理隔離，嚴格按照密級文件的流轉程序進行相關文件處理，通過身份驗證、傳輸加密、防寫防打印、數字簽名手寫簽字輔助認證等安全技術防范電子文件在流轉過程中的非法訪問和隨意刪改，確定發送范圍無誤方可發送，并對接收文件的部門適時按照保密要求進行檢查監督。

3.使用電子簽章技術，確保公文的唯一合法

在OA系統中，正文模板應集成了電子簽章，手寫簽名等內容，在公文落款處直接加蓋以數字技術模擬實際簽名或印章的電子簽章，當電子文件流轉到蓋章環節時，選中需要蓋章的正文進行電子蓋章操作即可，若印章加蓋錯誤，還可以撤銷印章。但必須保證要采用加密設備、用戶與電子印章綁定的方式，指定用戶才有權使用該文件。接收方對收到公文只能在指定允許的打印機上按指定份數打印，文件內容及版式不可更改，從而有效防止文件被惡意篡改，保障公章使用的安全性和唯一性，保證電子公文的真實性、完整性、可靠性和不可抵賴性。

4.搭建即時通訊平臺，保證待辦提醒的及時有效

通過OA系統中相關業務流程模塊與即時通信平臺所提供的信息提醒借口進行集成，使其組織結構和系統用戶與OA系統保持完全一致，并自動實現同步，如中國電信的企信通、中國移動飛信、微信以及騰訊公司的騰訊通等。開發OA系統即時通訊特性的應用，從而使得當OA系統中有待辦代閱公文時，系統能第一時間自動進行消息提醒，方便用戶及時辦理相關業務，改變傳統“人找事”的行為模式為“事找人”的服務模式，進而提升行政辦公執行力，提升辦公室工作效率。

5.對接移動應用終端，提高系統遠程辦公能力

通過建立移動辦公系統平臺，以智能手機終端為載體，使用移動3G 等無線網絡與服務系統進行連接，將高校辦公自動化系統進行無線擴展，建立起一套可移動化應用的辦公信息系統。出差中的領導、公文辦理人員在沒有電腦或沒有網絡的情況下，通過一部智能手機，在手機網絡條件具備的情況下登錄OA辦公系統，幫助用戶克服空間和時間對辦公環境的限制，實現遠程異地的公文處理，極大地方便了在外出差人員辦公，大大提高了公文管理的時效性和準確性。

五、結束語

總之，應用辦公自動化系統進行高校行政公文處理，不僅是高校自身發展的需要，更是建立現代大學制度的需要。通過進一步完善管理制度，規范辦文流程，及時更新技術，全面提高公文管理效率，必將使高校管理工作更加快捷有效。

參考文獻：

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[5]陳偉斌.高校電子政務中電子文件管理的思考[J].長春師范學院學報（自然科學版），2011（2）：142-144.

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【關鍵詞】微機；系統；公文管理；信息交流

在當今社會，在辦公室業務的處理中，已經越來越普及微機這一現代化工具。微機及其相關技術的使用很大程度上方便并提高了工作辦事效率及規范化管理，讓如今的公文管理工作及信息交流工作進入了一個新的高速發展階段。

一、微機在公文管理工作中的應用

公文就是指各種企事業單位在實行各項管理的公務活動中，為處理公務而形成的具有一定格式的文字材料。換言之，公文即為單位在處理其事務時利用的各種書面文字工具的總稱。

在公文管理中，大部分單位都會設立管理公文的專項部門，配備相關工作人員，使用較為傳統的公文管理方式。這樣在公文的管理方面，工作量就比較大。而且在公文的傳閱、回收方面，由于可能經手的人員較多，送達地點分散，對某些保密性的公文，其不僅手續復雜，而且保密性也不能保障，同時還會影響公文的及時傳達與落實。尤其是在單位為了對某項工作進行調研時，需要查閱相關的公文，公文管理部門總是要花費很多精力尋找所需要的公文，這將嚴重降低各項工作的效率。綜上所述，筆者將針對目前的傳統公文管理工作中的問題，闡述利用微機及其相關技術對公文進行管理相比于傳統管理模式的優點。

（一）保證保密性。一般來說，公文分為普通公文、保密公文兩大類，其中保密公文又可按其所需的保密等級分為秘密、機密和絕密三種。在利用微機系統時，根據公文的保密密級和可能的閱讀人員，可分別設計不相同的用戶名稱與密碼及其相對應的閱讀權限，在使用者輸入正確的用戶名及密碼時，就可以閱讀到其使用權限許可范圍內的公文，如果出現數次輸入錯誤，則系統自行關閉一定時限。這樣可以從根本上避免傳統管理方法中對紙質文件不能完全保證保密性的問題。

（二）便于查閱。使用統一的公文格式，設計各種關于公文特征的查閱方不用費時費力可從文件堆中尋找到所需的公文。

（三）方便管理。可將公文的使用人員分為幾個等級。最高級也就是第一級用戶為公文管理部門的工作人員，他們可按照規定對公文進行各項管理工作；第二級用戶可調閱所有公文；第三級用戶可閱讀除絕密公文之外的所有公文；第四級用戶可調閱秘密和一般公文；第五級用戶只能調閱普通公文。同時，為能獲悉各類公文的使用情況，以便針對使用情況及時調整系統，可以在設計系統時考慮能夠記錄調閱各類公文的人員的各種相關情況。這樣，可比傳統的公文管理模式更加快捷迅速準確地掌握調閱公文人員的各種情況。同時，為使管理人員便于管理，可以將原書面公文歸檔變為電子存盤，此舉能充分利用微機的各類信息處理功能，既更有利于保密，而且也可以比傳統管理模式更能節省紙張。

以上幾方面就是筆者認為的微機及其相關技術在公文管理工作中相比于傳統管理模式的優點。

二、微機在信息交流中的應用

與公文管理相同，微機也可用于信息交流管理工作，而且對于信息交流工作的實時傳遞，更能保證其時效性。在如今，微機及其相關技術的應用在信息交流方面，主要有以下兩種形式，其一是通過可移動數據盤來交流信息，其二是利用互聯網絡以電子郵件的方式，直接進行信息交流。因為信息交流主要是利用第二種方式，所以筆者在此主要介紹利用微機互聯網絡在信息交流工作的應用。

在信息交流越來越要求高效性與時效性的現今，傳統的信息交流形式，不僅效率與速率低下，而且還有遺失、泄密的隱患。所以，信息交流處理的微機網絡化已是大勢所趨。以下筆者分析微機網絡在信息交流工作中的各方面應用及其優點。

（一）減少工作量，提高工作效率與質量。微機網絡，簡單地說，就是將分散的微機終端、設備、工作站等各類設備通過其之間的線路相互連接在一起，能夠實現通信的一個系統。微機網絡的建立，極為有利于加快信息交流的速度，發文單位利用微機將所需送達的公文通過微機網絡發送給收文部門，收文部門收到信息后就能做出回應，若公文需再轉發，可將原件視情況另外加上其它信息并再次利用微機網絡轉發向其它部門，此項功能使公文管理部門大大減少了文件轉發的工作量。

微機網絡系統的保存功能能將所接收的公文予以保存，使其以后可以調閱。微機系統能夠設置成在無人操作時可以自動進行接收記錄及存儲模式。通過微機網絡的發送功能，能把信息發到極遠的接收部門，同時發送系統還可以設置為“需要回應”，請接收部門在收到信息后反饋接收信息。而對于某項保密信息，微機網絡發送系統能利用加密方式，當接收部門在收到信息文件后需要應答正確的密碼才能收到保密信息文件。

微機網絡在能進行文字信息交流的基礎上，還可以進行諸如圖片、聲音等信息的傳遞與交流，而且在微機網絡技術高速發展的今天，此類功能一定會進一步發展完善。由于網絡不受時間、地理等方面的影響，所以其可以做到不限時通信和不限距離傳遞，而且極大程度上削減了書面工作，甚至可以做到不用紙張進行信息的交流與傳遞，避免了書面文件的錯別字、紙張的丟失與損毀，大大提高了辦文的準確率和效率。

（二）傳真技術快捷方便。傳真技術屬于微機網絡技術的一種，其在公文信息處理與交流工作中的作用是現代辦公中所不可或缺的。傳真技術就是通過掃描的方法，利用微機網絡或電話線，把書面信息包括文字及圖像等信息發送到接收地，該種信息傳遞方式具有快捷、方便、收發同時等優點，因此被廣泛應用于公文處理與信息交流工作中。利用傳真機發送和接收信息文件時，傳真機需要連接電話線，以此作為與對方的信息連接路線。當本方要發送信息時，把所需傳送的文件放在傳真機，再撥打對方的號碼，若接收方需要接收信息時，本方再將信息傳送，信息就送達到接收的傳真機。隨著科學技術的發展，以后的傳真機將可以把傳真、微機和通信技術更完美地結合起來，向著智能化、高效化發展，所傳遞的信息量也必將會有更大地提高，在信息交流處理工作中將發揮更為巨大的作用。微機在信息交流工作中的應用，簡化了傳統信息交流模式下很多繁瑣的工作環節，極大程度地減少了發送方及接收方的工作量，在信息交流工作中，增加了以微機為物質基礎的新型網絡。使用微機網絡進行信息交流，大大提高了信息工作的時效性，（下轉第180頁）（上接第188頁）賦予了信息交流工作新的活力。

三、微機的應用在公文管理和信息交流中存在的問題

微機系統本身設計問題。微機系統本身設計問題主要包括以下幾方面：某些系統的數據庫設計方面存在不合理，使反速度緩慢，降低公文處理速度。某些系統操作流程繁瑣，部分功能脫離實際需要。某些系統功能過于單一，遠遠落后于實際需求。

微機系統實際應用中的問題。公文管理部門對微機系統的使用管理不到位，極大地增加了公文的處理工作量，使用效率低下，極不利于及時有效地發揮其應有的作用。

微機系統的維護問題。微機系統的管理部門對系統進行升級或對系統其它模塊進行調整后，常常會在較長時間內大大影響系統的穩定性，因此影響到其它系統部分的運行，進而降低系統的實用性。

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關鍵詞：公文管理；保密工作；措施辦法

Abstract: For a modern enterprise to document management and confidential work plays a key role to ensure efficient operation of enterprises information transmission and improve the efficiency of. In this paper, from the perspective of paperwork, and document documents exist separately from the document management problems, several security, document processing and so on to explore how to do archives management and confidential work.

Key words: document management; security; measures

中圖分類號： F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）

公文管理與保密工作是一項重要工作, 企業公文管理是收集、整理、保存企業的原始資料的工作。它的密級性、原則性很強,既要認真執行有關文書檔案自身的工作特點和規章制度,又要嚴格按照保密規章制度進行發展管理。文書工作是各級黨政機關．人民團體，企事業單位在進行管理時必不可少的工作。它承載著公文備案、公文傳閱、公文歸檔、公文立卷、公文檢索、收發防竊密等諸項工作。文書工作的這種特殊性質和特點，決定了文書工作在機關工作中處于樞紐的地位，它比其它工作更多、更經常地涉及、接觸和處理包括政治的、經濟的、文化的、軍事的方方面面的秘密信息。文書經辦最多的是公文，公文具有法定的權威性和行政約束力，公文處理工作是文書工作的重要組成部分。因此，加強公文管理，搞好文件保密是文書工作的一個極為重要的職責和任務。企業公文管理工作者要認識到公文管理的重要性,了解企業公文管理工作中存在的問題,這樣才能揚長避短做好企業公文管理工作。 在當今信息時代新形勢下做好公文管理與保密,對于促進企業工作、確保公文的有效運轉、提高工作效率具有十分重要的意義。

一、公文的特點及公文管理工作中存在的問題

（一）公文的特點及密級的確定

公文，也稱公務文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規范體式和法定效用的信息記錄，其區別于圖書、情報、資料，特點主要有：

1.法定性

公文的制作者是依法成立的組織；公文具有特定效力，用于處理公務；公文具有行政機關賦予的特定的效能和影響力；公文具有規范的結構和格式，各種類型的公文都有明確規定的格式，而不是像私人文件那樣主要靠各種“約定俗成”的格式。

2.工具性

凡是應用文都具有工具性，因為它們都是應用實踐活動的需要而產生，對實踐活動的進行發揮實際效用的文本，其用途僅限于公務活動。

3.規范性

公文的內容必須符合黨和國家的法律、法規、方針、政策及有關規定。它的格式、行文程序也必須遵循一定的要求。

4.時效性

公文活動是處于一定時段或時期內的事件過程。公文的時效性主要體現在時代性、及時性、時限性。

公文密級的確定：按秘密等級劃分，公文可分為絕密公文（絕密件）、機密公文（機密件）、秘密公文（秘密件）、內部公文（內部件）、國內公文（國內件）、公開公文（公開件）。

（二）公文管理過程中存在的問題

公文管理就是對公文的創制、處置和管理，即在公文從形成、運轉、辦理、傳遞、存貯到轉換為檔案或銷毀的一個完整周期中，以特定的方法和原則對公文進行創制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。

公文在實際工作中具有十分重要的作用，公文的作用是，明發傳令，指揮工作； 聯系公務，溝通感情；宣傳教育，引起輿論； 記錄記載，以為憑證。所以必須加強對公文的管理。但是在實際工作中公文管理還存在各式各樣的問題，主要表現在以下幾方面：

1.公文辦理職責不清

公文在運行辦理的過程中，既要承辦外來公文，又要起草下發公文，職責不清。在運轉期間，環節過多，不便于明確責任，從而影響工作質量和效率。公文管理人員往往重視定稿，忽視底稿的保存，從而造成公文內容缺少可追溯性，無安全保障。

2.公文的歸檔管理缺少保障制度

公文管理人員對公文管理認識不足，尤其在歸檔環節，僅將其認定為整理材料和文件收集保管的日?，嵤?，沒有完整的概念。在公文歸檔過程中完全憑經驗做事，不按照相關制度辦事。在公文銷毀的環節過程中，往往不遵守監銷原則，從而造成公文內容沒有安全保障。

3.定密工作不完善

定密工作是一個系統工程，涉及多個方面的問題，因此，導致定密存在問題的原因也十分復雜。從目前定密工作實際來看，其中定密主體方面表現得較為突出。定密主體不具體無法建立定密責任制度，無法實現對定密行為的有效監督；定密權責不清無法有效行使定密權，容易出現定密不當；定密能力不強，定密原則和程序把握不準。

二、如何做好公文的有效管理及保密工作

1.嚴格管理措施、完善管理制度

嚴格管理措施、完善管理制度是一個企業的主要管理手段，做好公文的管理與保密工作主要在于建立嚴格的公文管理制度，做到有章可循，有法可依，使公文管理和保密工作依靠制度執行，通過建章立制規范工作。

2.提高公文管理人員的素質，加強公文管理隊伍建設

公文管理人員具有特殊的地位和身份，他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，公文檔案保密工作好與壞，公文管理人員的素質是關鍵。公文管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，要有嚴謹的工作作風。由于公文管理人員經常接觸黨和國家以及單位大量的工作秘密，這就要求公文管理人員無論在什么場合，都應把保守國家和工作秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

強化文件管理人員素質、提高業務綜合素質，建立一支高素質的公文管理人員隊伍是做好管理工作的重要保障 。

3.加強公文的歸檔力度

做好公文定期歸檔工作，凡歸檔范圍內的公文，都必須集中統一到檔案部門依法保管，任何部門及個人都不得以任何借口拒不歸檔，以保證公文檔案收集的齊全和完整。

4.做好公文檔案密級的調整工作

公文檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，是隨著時間的推移和文件貫徹的情況而變化的。基本變化是升密、降密、解密。要貫徹落實《保密法》，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執行解密劃控的時間標準、有關內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，齊心協力搞好檔案文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化和檔案建設奠定基礎。

建立法制新秩序。對公文檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經驗教訓告訴我們，以往關于公文檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。為了適應公文檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度：建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；建調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案部門，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；建立公文檔案接收標準制度，加強公文檔案的規范化建設。

5.正確處理好公文檔案開放利用與安全保密工作的關系

5.1公文的利用與保密的關系

日常工作中，檔案管理人員十分重視公文檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統的保密觀念影響下，公文檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端：大批公文檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的公文檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統的觀念，在嚴格提供保密工作的同時，切實轉變工作職能，為領導決策服務勢在必行。密級檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家以及單位的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。要堅持“保、放”結合的指導思想，正確處理保密與開放，信息公開的關系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關，又疏通公開、交流的渠道。

公文檔案利用監督就是要做好公文檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，做好公文檔案利用中的監督工作，它能有效地發現并制止糾正公文檔案利用過程中不利于公文檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用公文檔案，又能保證公文檔案的完整與安全。

5.2公文檔案利用的有效監督措施

具體說來，公文檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

加強制度建設。公文檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展公文檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項公文檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。 提高隊伍建設。擔負利用服務工作的公文檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對公文檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛公文檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的公文檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。

嚴格監督措施。在利用中加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對于查閱檔案的利用者，要宣傳利用檔案的制度與規定，及時檢查被利用的案卷，嚴格落實利用登記制度。還要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告，以便問題得以及時處理。

三、結語

綜上所述，公文管理和保密工作的任務是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經驗，根據公司實際特點制定各種公文管理中的保密制度和監督措施，完善公文管理工作。

參考文獻：

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[關鍵詞]高校；行政公文；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.160

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章號]1673-0194（2017）04-0-01

1 高校行政公文信息化管理工作的主要內容

據實踐分析，現將高校行政公文信息化管理工作的主要內容總結為以下內容。

第一，開展數據資源整合工作。即通過數據復制、聚集與數據接口之類的技術化方式，使物理位置相分離的數據實現整合，并使異構數據實現整合。通過在高校各部門之間建立統一的兼容性數據接口、數據集成框架與信息管理中心，使各部門實現公文信息資源共享。

第二，建立統一管理系統。受制于技術手段及管理理念，現實中部分高校行政管理系統仍以各部門自建為主，部門之間“各自為政”，未能形成系統化的統一行政服務平臺，致使公文數據重復建設、不一致等現象時有發生。高校行政管理部門在工作過程中要促成各部門形成合力，建立統一的檔案資源管理平臺，完善行政信息資源整合路徑，健全公文信息共享基礎。同時，深化行政管理服務，包括完善公文訪問界面與服務應用，推動信息服務向知識服務轉變，進而提升公文服務的主動性。

以一言蔽之，信息化環境下，高校行政公文信息化管理需依托互聯網，以信息化手段實現對各類行政公文的整合，打破部門間的信息“壁壘”，建立統一、網絡化的公文信息資源共享平臺，以滿足用戶實時調閱的需求，提高高校行政服務質量。

2 提升高校行政公文信息化管理效能的工作路徑

教育部科技司主辦的《2016高等學校教育信息化專題研討班》，從知識管理模式、教學模式、教育制度方面分析、概述了“互聯網+”時代高校教育信息化發展的主流趨勢和方向，強調了信息化對教育發展產生革命性影響的趨勢及對高校整體管理的影響。因此，全面推進高校行政公文信息化管理是響應國家政府號召、履行教育職能和提高高校行政管理效能的重要舉措。對此，筆者結合工作經驗，分析了提升高校行政公文信息化管理效能的工作思路，具體如下。

2.1 全面實行公文管理責任制，保障公文信息化管理的安全

首先，要制定明確清晰、嚴謹、嚴格的公文管理制度，細化責任承擔規定。比如，但凡需要進行公文收取、登記、傳閱等各項工作的部門，一律應當配備專門的公文處理人員，并對其職責、工作范圍進行明確，列明追責細項。其次，要強調并督促公文處理人員嚴格按照密級文件的流轉程序進行高校文件處理，比如，采取身份驗證、傳輸加密、防寫防打印、數字簽名、手寫簽字等安全輔助技術，最大程度防范、避免行政公文信息在流轉中遭到非法訪問或肆意刪改。此外，還要對計算機設備采取物理隔離，并對接收公文的部門是否遵照保密規定進行抽查監督。

2.2 健全公文管理的相關制度，實現高校公文規范化管理

高校行政部門要以公文信息化建設為著力點，堅持以規范化制度建設為保障，使高校行政管理各項工作有章可循。具體地說，首先要加強對本校及國家行政公文制度的學習，熟悉并掌握秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成；同時明確各學院、各行政部門向學校請示、報告工作書面材料的呈報路徑，確?！罢埵尽币晃囊皇拢缧柰瑫r送予其他機關，則應用抄送形式，不得同時抄送下級部門。其次，結合實際制定公文流轉、審批規則，在此基礎上調整并設定辦公自動化系統（Office Automation，OA），從而保障行政公文流轉、審批以及等方面實現共享，規范行政公文管理人員行為，提高行政辦公效率，促進學校各部門、各科室的合作與聯系，加速行政公文管理信息化進程。

2.3 對接管理人員移動終端，提高高校行政辦公效率

信息時代“移動”終端的廣泛應用，極大程度提高了事務處理的效率，高校行政公文管理同樣如此。簡單地說，就是通過智能手機、PAD等移動終端，在網絡條件具備的情況下登錄校內辦公系統，以打破空間和時間對辦公環境的限制，實現遠程、異地公文處理，從而有效解決高校領導和行政管理人員在沒有計算機設備時可能出現的行政事務延誤等難題，方便在外高校行政人員的公務履行。因此，在行政公文信息化管理過程中，應積極開發、靈活運用以智能手機、PAD等移動終端為載體的辦公平臺（前文提及的“OA”系統同樣具備這一功能），建立一套可移動化應用的辦公信息系統，使移動應用終端與公文服務系統緊密對接，切實提高高校行政辦公效率，如此將大大提高高校行政公文管理的時效性和準確性。

3 結 語

行政公文管理是高校依法治校、有序開展公務活動的重要環節，也是高校辦公室的重要職能之一，實現科學、規范、安全、高效的公文運轉，是衡量高校行政管理績效的重要指標。信息化環境下，充分利用先進的信息技術，對高校數據資源、管理服務、技術運用等推行全覆蓋信息化管理和有效整合，創建基于互聯網的公文管理服務平臺，對提高高校行政公文管理專業化服務效率的助益良多。

主要參考文獻

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【關鍵詞】RBAC MVC 公文流轉

隨著網絡信息技術的迅猛發展，電子政務已經成為當代政府部門信息化建設的重要領域之一。政府機構各部門實現信息化，網絡化，有利于提高行政管理和辦公效率，改善公共服務。然而，電子政務系統中有相當一部分信息涉及到國家安全和機密，隨著電子政務信息化的推廣，系統中潛在的安全風險也越來越高。因此，信息安全問題成為了電子政務建設中亟待解決的問題，不但具有理論價值和使用價值，還具有重要的現實意義。

作為電子政務信息化的重要組成部分，公文流轉系統對于信息安全有極高的敏感度。無論是機關內部還是部門之間的公文流轉過程，必須構建一個完整的權限體系，簡潔、有效、安全的管理用戶權限，支持崗位、權限多變的需求，以確保文件信息的安全和職責可追溯。

1 RBAC模型技術簡介

基于角色的訪問控制（Role-Based Access Control）引入了Role的概念，目的是為了隔離User與Privilege。RBAC的兩大顯著特征是：

（1）由于角色/權限之間的變化比角色/用戶關系之間的變化相對要慢的多，因此減少了授權管理的復雜性，降低了管理開銷。

（2）更加靈活地支持系統安全策略，并對系統用戶的變化有很強的伸縮性。RBAC模型結構如圖1所示。

2 系統權限管理的實現

“公文流轉系統”的核心思想是基于角色的訪問控制機制。整個系統內的公文流轉，比如收文、發文均實現電子化、網絡化，因此采用RBAC這種安全，靈活的動態訪問控制模型以便適應公文流轉系統運行時復雜多變的安全需求。

2.1 基本架構

系統權限訪問控制子系統是公文流轉系統的核心之一，是訪問控制模型思想的具體實現。因此它的設計和實現都要遵循一定的安全原則。系統結構的安全性，采用技術的安全性和系統配置的安全性都是必須要解決的問題。訪問控制系統采用B/S，C/S混合模型的三層架構，使得系統的穩定性和擴展性更強，也便于實現和維護。如圖2所示。

2.2 基于MVC設計模式的系統實現

MVC（Model-View-Controller）是一種程序開發設計模式，可以為一個模型在運行時同時建立和使用多個視圖。變化-傳播機制可以確保所有相關的視圖及時得到模型數據變化，從而使所有關聯的視圖和控制器做到行為同步。因此，使用該設計模式已經成為當今主流的設計模式之一。如圖3所示。

通過以下幾個步驟，可以將RBAC模型應用在MVC網站中。

2.2.1 建立功能的概念

功能，即操作。在系統中，如對人員的添加、刪除和修改的操作，都可以描述為一個功能。

2.2.2 建立權限節點的概念

權限節點，對應著一個或一組功能操作菜單，表示了該節點可以進行系統操作的范圍。

2.2.3 建立角色的概念

將角色與節點對應起來，一個角色可以對應多個節點，一個節點也可以對應多個角色，這是一個多對多的關系。角色與節點對應好之后，也就意味著角色與某一個或某一組功能操作菜單建立了關聯。系統中存在不同類型的用戶，也即不同的用戶隸屬于不同的角色。

2.2.4 將系統的用戶和角色關聯起來

一旦一個用戶被設置了某個角色，那么也就意味著該用戶具有了某些權限。具有了某些權限，也就意味著擁有了某些功能（對系統的操作和管理）。

通過在系統中設置功能、權限和角色的概念，就可以在系統中實現RBAC模型，并讓它很好地為Web系統提供訪問控制功能。

3 結束語

基于角色的訪問控制模型RBAC是目前主流的訪問控制模型，它比傳統的自主訪問控制和強制訪問控制更優越，同時也提供了更高的安全性和擴展性。通過在公文流轉系統的實際應用，實現了用戶與訪問權限之間的松耦合，減少了授權管理的復雜性，大大提高了訪問控制的靈活性。但是，該機制仍存有一些不足，數據的驗證效率會隨著數據模型不斷變大而降低，可以作為接下來的研究課題。

參考文獻

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由于信息技術和網絡技術的迅猛發展，使辦公自動化系統（Office Automation System，簡稱OAS）增加了新的手段和途徑，文件處理的現代化也在加快。辦公自動化運用的結果，產生了兩類需要歸檔的文件，即紙質版文件和電子版文件。電子版文件在存儲、輸出、處理等方面具有優越性， 通過計算機手段實現公文的擬制、排版，并通過網絡手段實現公文的分發和流轉，有效地提高了公文處理和傳輸的速度，極大地提高了工作效率。那么，電子文件能否完全取代紙質文件呢？值得深入探討。就目前實際情況來說，如何使兩套歸檔方法相互利用、取長補短、相輔相成，協同發揮作用，值得重視和實踐。

一、各式各樣的文件管理在企業中的應用現狀

在企業里發生著各種各樣的文件往來，隨著電腦、網絡的普及，發現辦公室文件在制作、編輯、修改等過程中，手工操作的紙質文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步發生著紙質文件向電子文件方面的轉變。下面從單個方面以辦公室文件應用的調查統計作為基礎，分析企業辦公室文件管理的現狀。

1. 電子版文件和紙質版文件的優缺點

通過對4687人次的企業員工調查問卷的測試結果，發現紙質版文件的管理存在著諸多問題。體現出三個缺點，即（1）為了保證紙質版文件的管理所需空間，需要成本；（2）紙質版文件所需大量紙張等，造成資源浪費；（3）查詢紙質版文件時，耗時過長。

而電子版文件所涉及的文件管理，也有三點不盡人意，即（1） [是誰，何時，涉及此文件不清楚]，[最終文件是什么不明確]；（2）[電腦、版本出現故障，無法開啟]。（3）多數員工一起操作，比較困難。上述問題說明紙質版文件和電子版文件相差較大，不盡相同。紙質版文件比起電子版文件穩定性高，不受外界因素干擾，有些情況唯有使用“書面表達”，才能“利多弊少”；紙質版文件可以復印，多數人能夠一起作業，這些是紙質文件的優點。

電子版文件的應用，能夠克服紙質版文件的缺點；而電子版文件的缺點，能有辦法加以解決；大量使用電子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，這些事電子版文件的優點。

2. 電子版文件推廣的有利因素

據統計，電子化使用率約占60%，可參考圖1及其說明

3. 電子版文件使用的最大優勢-增強企業實力

如圖2所示，辦公室的許多業務，通過IT數字化處理，達到了提高效率、降低成本的目的。見圖2及其說明。

然而，辦公室文件管理的IT數字化，它所帶來的“效果”不甚理想，其原因是：企業團隊效率的提升，缺乏專業對口的改善，未能有效地做到電子化的緣故。

實踐表明，企業辦公室80%的員工通過對電子版文件的制作、修改、在一定范圍內進行，哪怕只是一個人稍作改變，其結果就會出現相應的效率提高，就會促進整個企業的成本降低，效率提高。

4. 紙質版文件相對“費時低能” ，卻能存在的思考

關于這個問題，恐怕與下列原因有關。

（1）對電子版文件“不習慣、不適應”（2）「不以書面表達，容易出現障礙，抱有這種心態的員工較多（3）即使最終使用了電子版文件，對其圖中的作業，不能推測以電子郵件進行，造成了非效率性，（4）對「靈活運用“業務專長”和“數字化”優勢，就會提高團隊的工作效率認識不足。這些問題，與其說是電子版文件本身，莫如說是使用員工的思想問題和技術有限。

二、克服電子版文件的二個弊端，實行“優勢互補“

靈活運用PDF 閱覽的軟件定位（Acrobat Reader是美國Adobe公司開發的一款優秀的PDF文件閱讀軟件），就能解決「誰，何時加以制作不明白，最終文件制成不清楚的問題，即 [說明功能]能夠簡單確認[誰]、[何時]加入了說明，又能開啟「共同閱覽。第一個PDF文件中復數成員，能同時加入評論意見，被加入了評論意見的PDF文件，可與其他成員共同享用，這樣就能以較高的效率進行文件的修改。

在Acrobat Reader中，關于一個項目資料可匯總為1個PDF文件夾，掃描后的紙質版文件，放入PDF文件夾中進行OCR（Optical Character Recognition）處理，能夠簡單進行文件的檢索，加速了文件的管理效率，其機能也可疊加起來。

另外，由于部門可以抽樣調查等，收集各個方面的意見，這樣的業務如使用[PDF格式]的話，從調查報告的分布到收集回答，集中計算，可用Acrobat Reader進行。為此，低效率的手工作業（紙質版文件）將被電子版文件所取代。

此外，動畫及音響的PDF文件方面的加入，印刷、復印、閱覽等細微的安全保護設計等，對Acrobat Reader來說，在工作單位，可高效的進行文件的制作、修改、資料共享等，使之成為多功能的操作，從而有利管理水平的提高。

在日常的團隊工作中，必須以書面表述，才能有效開展業務時，如果采用最合適的工具加上專業業務的稍事改進，也能使效率提升，成本降低。總之，兩者相輔相成，相得益彰。

三、電子文件推廣的前景與展望

從某種意義上說，電子文件管理是企業辦公室工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。因此，必須通過組織業務學習與技術能力培訓等活動，盡快提高工作人員對電子版文件管理的基本知識水平、掌握實際操作的技能，使其盡早擔負起電子版文件管理工作的重任，發揮其重要作用。

目前電子公文在企業中的應用還存在著諸多問題，可是隨著辦公自動化、政務信息化和電子商務化的進展，公文處理電子化已彰顯出勢不可擋的必然趨勢，這就要求我們從思想上、技術上、硬、軟件上、社會大環境上做好一切準備，努力學習新知識、新方法，迅速提高駕馭現代化技術的能力，不斷加強對電子公文方面的研究，使“電子文件”向著制度化、規范化、標準化的方向邁進。