疾控系統(tǒng)電子政務(wù)公文管理分析
時間:2022-11-13 04:20:00
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摘要:疾控公文管理系統(tǒng)主要通過單位各部門間建立標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一公文交換和共享機(jī)制,逐步實(shí)現(xiàn)相關(guān)應(yīng)用功能有機(jī)連接,促進(jìn)上下級部門間、平級部門間快捷、便利的公文流轉(zhuǎn)、交換和管理。實(shí)現(xiàn)辦公流程規(guī)范化和無紙化,節(jié)省時間,提高工作效率。本文對福建省疾病預(yù)防控制中心使用的疾控公文管理系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)情況及存在問題進(jìn)行分析,并提出改進(jìn)措施。
關(guān)鍵詞:疾控機(jī)構(gòu);政務(wù)公文;公文交換;工作效率
隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展,電子政務(wù)系統(tǒng)自動化作為現(xiàn)代辦公和計算機(jī)技術(shù)的有機(jī)融合,是當(dāng)前疾控等企事業(yè)單位的新型辦公模式;公文管理系統(tǒng)是電子政務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分,可提高公文的流轉(zhuǎn)與處理效率,實(shí)現(xiàn)省內(nèi)疾控系統(tǒng)內(nèi)部、各單位、各處所及各科室間的信息共享和協(xié)作辦公。本文對福建省疾病預(yù)防控制中心(疾控中心)使用的疾控公文管理系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)情況及存在問題進(jìn)行分析,并提出改進(jìn)措施。
1數(shù)據(jù)來源
福建省疾控中心2019年7~12月公文管理系統(tǒng)為EI數(shù)據(jù),其中收文1075件、發(fā)文244件。系統(tǒng)分為收文和發(fā)文流程:①收文:登記、擬辦、批示、交辦、承辦和歸檔。收文全程平均3.9d,收文84.8%一周內(nèi)辦結(jié)。②發(fā)文:擬稿、會稿、審核、簽發(fā)、編號、校、排版印制和蓋章歸檔。發(fā)文全程平均4.6d,發(fā)文一周內(nèi)辦結(jié)為93.3%。
2系統(tǒng)實(shí)施中的存在問題
2.1建設(shè)認(rèn)知偏差。電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)主體不同,很大程度影響系統(tǒng)應(yīng)用的全面性和準(zhǔn)確性。建設(shè)者和需求者信息不對等、不完全了解建設(shè)需求,導(dǎo)致電子政務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)計不完善,不能最大限度地保證信息傳遞的快速便捷;同時,需求者重硬件輕軟件,缺乏對軟件的投入。隨著文件流轉(zhuǎn)數(shù)的增多,電子文件存檔數(shù)據(jù)量大。系統(tǒng)與外網(wǎng)對接、系統(tǒng)內(nèi)部信息交換,存在以下安全隱患:2.2收文流程。2.2.1批示、承辦收文流程對來文時效性有嚴(yán)格的要求,在批示環(huán)節(jié)中,對時效性強(qiáng)的文件需及時處理,但由于分管領(lǐng)導(dǎo)出差、培訓(xùn)或開會等原因,沒有內(nèi)網(wǎng)環(huán)境而不能及時處理文件,或在承辦環(huán)節(jié)中,專業(yè)性強(qiáng)的文件不能和其他日常工作一樣,臨時請他人代辦,如果相關(guān)人員外出,必然導(dǎo)致文件流轉(zhuǎn)過程滯后、直接影響公文處理的整體效率。2.2.2查詢、歸檔。中心每年各類來文平均約2000件,因數(shù)量多、來源廣以及需要查詢的次數(shù)多,但查詢系統(tǒng)不靈活,導(dǎo)出的界面固定死板,不能直觀統(tǒng)計,同時歸檔環(huán)節(jié)只是簡單保存,不能進(jìn)行電子化分類和排序,更不能檢索、調(diào)用和傳輸,極大影響了文件查詢的效率。2.3發(fā)文流程。2.3.1文件模板、格式問題。發(fā)文的類型模板和格式都有嚴(yán)格規(guī)定,但在實(shí)際擬稿中,擬稿人或?qū)徍巳藢母袷娇赡懿粔蛄私?,例如行文字體的大小、標(biāo)點(diǎn)使用錯誤等,導(dǎo)致公文需退回擬稿,造成一定延誤、發(fā)文流程滯后。2.3.2發(fā)文用印問題。傳統(tǒng)電子簽章對用戶賬號進(jìn)行設(shè)定,只需進(jìn)入設(shè)定賬號就能用印,安全性低。電子簽章只有疾控中心電子用印項,沒有合同章、騎縫章等,也無法支持在手機(jī)上閱讀和編輯帶有印章的文檔,導(dǎo)致只能打印出紙質(zhì)公文用印后再行掃描。2.4公文協(xié)同辦公。中心與基層單位間各種業(yè)務(wù)工作的上報和下達(dá),均采用紙質(zhì)發(fā)文形式通過傳統(tǒng)郵寄方式發(fā)送到各單位,耗時耗材,甚至有時導(dǎo)致發(fā)文執(zhí)行出現(xiàn)延后。加強(qiáng)各級疾控機(jī)構(gòu)間的聯(lián)系、提高公文交換質(zhì)量和效率、信息及時上傳下達(dá)的需求,越來越強(qiáng)烈。
3升級公文管理系統(tǒng)的改進(jìn)措施
為提升電子政務(wù)公文流轉(zhuǎn)效能,提高辦文效率,推進(jìn)信息化辦公,結(jié)合上述問題,現(xiàn)提出系統(tǒng)升級方案與改進(jìn)措施。3.1做好系統(tǒng)培訓(xùn)、定期反饋溝通。電子政務(wù)系統(tǒng)自動化過程復(fù)雜,不可能一蹴而就、短時間內(nèi)達(dá)到很好效果;系統(tǒng)建設(shè)者和使用者建設(shè)信息未必一致,需摸索和探究,就像開發(fā)一個軟件只占整個項目時間和金錢的30%,而軟件后期的運(yùn)維卻占整個項目的70%,實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)系統(tǒng)自動化只是最基礎(chǔ)的部分,而后的運(yùn)維才是最關(guān)鍵[1],因此,對運(yùn)行過程中存在的問題要及時溝通反饋,同時根據(jù)疾控系統(tǒng)辦公需要選擇適當(dāng)?shù)拈_發(fā)方式,做好系統(tǒng)培訓(xùn),對收發(fā)文常見的問題(發(fā)文格式、電子印章使用和公文查詢等流程)應(yīng)加強(qiáng)宣貫,避免同類問題多次發(fā)生。3.2實(shí)時跟進(jìn)公文流轉(zhuǎn)進(jìn)度、保障電子印章安全。系統(tǒng)存在流程監(jiān)控不支持可視化,針對時效性強(qiáng)的公文,可設(shè)置公文催辦、自動短信提醒,同時,設(shè)置公文統(tǒng)計圖表,針對公文辦理時長統(tǒng)計,設(shè)置公文考核,督促公文辦理時限。實(shí)現(xiàn)電子化留痕、網(wǎng)上跟蹤,提高文件流轉(zhuǎn)效率。設(shè)置Office安全簽章組件,支持系統(tǒng)中所有Office文檔的電子簽批、騎縫章、信息驗證等功能,保證印章安全可信,防偽防盜。3.3公文協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)。為解決原公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)無法與省內(nèi)其他疾控機(jī)構(gòu)進(jìn)行公文收發(fā)的問題,應(yīng)按照國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),建立省疾控電子公文交換中心,實(shí)現(xiàn)省市縣疾控系統(tǒng)多級公文的傳輸、處理和交換環(huán)節(jié)的一體化管理。可采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)操作方式,使網(wǎng)絡(luò)辦公不受地域限制、不再需要紙質(zhì)發(fā)文進(jìn)行打印裝訂郵寄。同時,系統(tǒng)可采用CA認(rèn)證登錄方式,加強(qiáng)單位用戶身份識別,對登錄用戶分配不同角色進(jìn)行管理,以保障信息安全。3.4建立移動辦公系統(tǒng)。移動辦公是對傳統(tǒng)意義上辦公系統(tǒng)的補(bǔ)充,可保證各級出差人員只要有無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋,就可利用手機(jī)、平板電腦等移動終端設(shè)備與單位內(nèi)的辦公系統(tǒng)連接[2]。通過移動客戶端,實(shí)現(xiàn)公文信息手機(jī)提醒、公文信息檢索、公文簽閱處理等移動設(shè)備功能,以降低文件積壓頻率。
4新公文管理系統(tǒng)實(shí)施成效
4.1高效化工作環(huán)節(jié)。新公文管理系統(tǒng)實(shí)施半年,分析2019年7~12月(實(shí)施后)公文處理情況,其中收文1074份、發(fā)文243份,公文流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)與1~6月份(實(shí)施前)的數(shù)據(jù)比較,見表1。實(shí)施后7~12月收文平均總時長3.9d,發(fā)文平均總時長4.6d,公文處理總時長比原來減少32.0%,公文運(yùn)轉(zhuǎn)更為高效快捷。4.2標(biāo)準(zhǔn)化處理流程。按照處所構(gòu)架確定公文流程標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu),不同的部門和個人有不同的信息訪問權(quán)限,同時配置流程化與規(guī)范化節(jié)點(diǎn)操作,在自動化辦公系統(tǒng)下變得更為便利[3],各環(huán)節(jié)的文件流轉(zhuǎn)更為規(guī)范化。4.3網(wǎng)絡(luò)化實(shí)時監(jiān)控。優(yōu)化公文管理模塊,實(shí)現(xiàn)監(jiān)控可視化、支持多人并發(fā)等功能。全部環(huán)節(jié)都集中在電子政務(wù)公文管理系統(tǒng)平臺中進(jìn)行數(shù)據(jù)跟蹤,能實(shí)時反饋本人該項工作的流程環(huán)節(jié)情況及結(jié)果,實(shí)時提醒并匯總至管理部門當(dāng)前分類權(quán)限的總體情況。以網(wǎng)絡(luò)式結(jié)構(gòu)多點(diǎn)查詢,歷史記錄可追溯,真實(shí)有效地做到透明可控[4]。4.4協(xié)同化公文交換。按照公文交換標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)省市縣疾控中心包括公文、郵件、公告在內(nèi)的電子文件交換,實(shí)現(xiàn)全省疾控系統(tǒng)公文上傳下達(dá),改變了公文需紙質(zhì)打印、郵寄的歷史。福建CDC協(xié)同辦公系統(tǒng)經(jīng)過半年運(yùn)行,登入用戶105人,下發(fā)各類文件123份,從原先紙質(zhì)文件裝訂郵寄全流程需要平均7個工作日,壓縮至平均5h可辦理完成。
綜上所述,福建省疾控中心電子政務(wù)系統(tǒng)以先進(jìn)的計算機(jī)和通訊技術(shù)為主要手段,實(shí)現(xiàn)單位關(guān)鍵辦公應(yīng)用為導(dǎo)向,搭建了覆蓋全單位的自動化公文管理系統(tǒng)。針對公文管理系統(tǒng)的存在問題進(jìn)行改進(jìn),促進(jìn)了高效協(xié)作、及時溝通及資源共享,極大提高了辦公效率,保證了任務(wù)完成的時效性[5],為全省疾控系統(tǒng)的信息化建設(shè)提供了堅實(shí)保障。
參考文獻(xiàn)
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作者:鄭茜 單位:福建省疾病預(yù)防控制中心