二級檔案管理辦法范文

導語：如何才能寫好一篇二級檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：檔案管理人員；工作關系；處理

高校檔案工作是為高校存史、守史的一項重要工作，已逐步納入高校整體發展規劃，越來越受到高校領導的重視和廣大師生的關注，在服務和輔助高校教學科研、行政管理以及校慶、評估等重大活動中發揮著積極而重要的作用。隨著高校檔案工作邁入嶄新的發展階段，對檔案管理人員也提出了更高的要求。因此，檔案管理人員只有關注和協調好幾種工作關系，認真履職、與時俱進，才能開創高校檔案工作新局面。筆者多年在檔案管理崗位工作，想就工作實踐中對上述幾種工作關系的認知和感受談點粗淺的看法。

1 幾種工作關系現狀分析

雖然近年來，全社會包括高校對檔案工作是越來越重視了，但高校檔案管理人員對檔案工作重心的認識還有待進一步提高，尤其是對幾種工作關系的協調處理不太盡如人意，直接影響到工作的效率和水平，主要表現為：

1.1 檔案管理人員對二級單位的檔案工作指導不力

總體上看，高校對檔案工作相對社會其他單位更為重視，本科高校也大都成立了處級建制的檔案館，專門負責學校的檔案管理工作，并配備了專職檔案管理人員，高校的檔案管理工作也較其他行業系統顯得更為規范。但由于大多高校檔案館成立的時間較晚，配備的檔案管理人員中檔案專業的人才缺乏，因此，存在著專職檔案管理人員業務不夠精通，對二級單位尤其是十大類預立卷單位工作缺乏指導，未建立專兼職檔案員的系統業務培訓制度，檔案館和二級單位之間沒有形成良性互動的長效工作聯系制度等問題，導致二級單位的兼職檔案員在工作中無從下手，造成檔案館收集的檔案門類不全，收集率不達標，不能完全符合《高等學校檔案管理辦法》中對十大類檔案歸檔的要求，有的即便是搭了個十大類的架子，其中一些門類，如：聲像檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案等可能會存在檔案卷數很少或基本是空架子的現象。

1.2 檔案管理人員工作方式顯得較為單一

由于高校檔案工作宣傳力度有限，加之檔案工作有一定的保密性、神秘性，導致高校檔案管理人員長期以來養成了不太與學校其他單位教職工或社會上更多的人接觸的習慣，館外的人也不甚了解檔案館的實際工作情況，大多數人認為檔案館就是安置“老弱病殘”或照顧干部過渡的地方。檔案管理人員一般習慣呆在館內收集、整理檔案，發文和其他二級單位移交材料時，檔案管理人員負責接收，有人查閱檔案時檔案管理人員負責查找，二級單位給多少材料就收多少材料，給什么材料就收什么材料，基本是處于也比較滿足于被動服務的現狀，缺乏主動服務意識和責任感。其中不少人還停留在傳統的專業知識層面，缺乏更新知識的主動性與自覺性，綜合素質不高，工作方式單一，極大地制約了檔案管理工作的創新與發展空間。

1.3 檔案管理人員之間的交流互動較少

高校檔案管理人員工作相對較為單純，傳統意義上的檔案管理就是指檔案管理人員將收集來的檔案材料按《檔案保管期限分類法》的分類要求進行整理、歸檔、上架的工作過程，在檔案數字化要求提出之前，基本上屬于手工活。檔案管理人員由于人手比較少，一般都是按檔案門類分工，各自負責幾個門類的歸檔工作，彼此之間的工作交集不多，互動協作也比較少，長此以往，就形成了“單打獨斗”的性格，工作較為程式化，規律性強，壓力也不大。檔案館領導有些也是屬于安置型、過渡型，要不缺乏工作積極性，等退休，要不有隨時調走的心思，無心管理工作，與檔案管理人員之間的談心交流比較少，因此大多有滿足于維持現狀的心理，缺乏開拓進取創新精神，與省檔案局業務主管部門以及外校檔案館同仁的信息業務交流也很有限，處于比較閉塞的工作氛圍和環境當中。

2 關注和協調好幾種工作關系對高校檔案工作的重要性

2.1 關注和協調好與校內發文單位的關系，能確保歸檔文件的質量

文件是檔案的前身，文書處理工作是檔案工作的前奏，文件的質量和文書處理的水平決定了檔案和檔案工作的質量。很多單位的發文單位和檔案管理單位同屬一個領導分管，或是一個處級單位下設的兩個科室，發文單位與檔案管理單位的關系相對于其他單位更為密切，具有先天的工作關系基礎，協調起來也會更順暢。要保證歸檔文件的質量，檔案部門可以從以下幾方面入手：一是加強文書處理工作的統一性，即按國家有關規定統一文書格式，統一紙張大小、質量和用墨，統一收發傳遞和分辦，統一用印和歸檔等。二是注意文件收、發、辦的精確性，保證文書處理的質量。三是注意文書處理過程的安全性，防止文書載體的損壞和文書信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，嚴格登記手續和移交手續。保持文件流轉的一致性，提高歸檔文件的質量。

2.2 關注和協調好與二級單位的關系，能確保檔案門類齊全完整

高校十大類檔案大都有相對應的預立卷單位，比如：黨群行政對應黨辦（校辦）、教學對應教務處、科學研究對應科研處、基本建設對應基建處、儀器設備對應設備管理處、出版對應雜志社、外事對應外事處、財會對應財務處等，其他二級單位相對十大類檔案預立卷單位而言，與檔案館的工作互動顯得沒那么有規律性。但實際上，像黨群類檔案，就包含了紀檢、組織、工會、黨委統戰部、團委、黨委宣傳部等在管理活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料；行政則包含了人事、監察審計、武裝保衛、總務、圖書等在管理活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像材料，也就是說，高校檔案所有門類實際上是和校屬二級單位都有關系的。為了做好高校檔案工作，豐富檔案館藏，筑牢檔案工作基礎，檔案管理人員要學會和二級單位領導和兼職檔案員打交道，取得各方面的支持，要依靠有關檔案管理規章制度和檔案工作者自身協調能力的發揮，通過工作達到各部門檔案管理的協調統一，確保檔案門類的齊全和完整。

高校的檔案事業可以說是全校各單位、教職工共同的事業，因此，高校的檔案要依靠校屬各單位和一代代上至校領導重視關心，下至普通教職員工共同積累而形成。具體可以采取以下措施： （1）加強工作指導。《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）出臺后，各省紛紛出臺了相關細則，江西省就把高校檔案管理部門應具有的行政職能寫進了細則條款。檔案管理部門要建立檔案工作網絡，與二級單位的工作聯系制度，很好地履行對全校各單位檔案工作指導、管理、監督、檢查的職能，使檔案材料的移交形成良好規律；檔案管理人員應加強與二級單位領導和兼職檔案員的工作聯系，采取上門和電話催交相結合的方式，不厭其煩地做宣傳、做工作，給二級單位領導和兼職檔案員上緊發條，到了時間就按規定及時移交檔案材料；另外，檔案管理人員還要經常性到二級單位進行檔案工作的指導，把國家、省、市以及學校新的檔案工作精神傳達到單位的領導和兼職檔案員，對工作有困難的單位要耐心地進行講解指導，傳授檔案工作方法，一次不行兩次，兩次不行多次，直到二級單位兼職檔案員能很好掌握要領，移交符合規定的檔案材料為止。（2）加強業務培訓。《辦法》中檔案機構職能之一是開展學校檔案工作人員的業務培訓。而這里所指的檔案工作人員應包括檔案館專職檔案員和二級單位的兼職檔案員。因此，高校檔案管理部門除應加強對專職檔案管理人員的業務培訓，還應切實加強對全校兼職檔案員的業務培訓，尤其是十大類預立卷單位的兼職檔案員。可以采取走出去，請進來的辦法，請省檔案局主管業務的專家領導來校開設講座，組織兼職檔案員參加省檔案研究會舉辦的業務培訓班，分期分批前往外省高校參觀學習先進管理理念和經驗等，有條件的甚至可以出國考察，只要是對推動學校檔案工作發展有利的都可以去嘗試。（3）加強監督考評。《辦法》第14條規定：高校應當建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。現在有些高校已逐步嘗試建立了對校內二級單位檔案工作的年度檢查考評制度，對考評情況好的單位進行適當獎勵，對不重視檔案工作，不認真貫徹落實檔案工作的單位予以通報。在此基礎上，高校檔案館還可以進一步健全和完善檔案工作年度考核與評估機制，細化指標體系，使之更具操作性。

2.3 關注和協調好與檔案同仁的關系，能有效促進整體工作水平提升

我們這里所指的檔案同仁既包括本校檔案館同事，也包括省檔案局主管業務部門和外校檔案界同仁兩層含義。高校的各個部門和崗位只是分工的不同，沒有高低貴賤之別，檔案管理人員不應妄自菲薄，覺得自己在教輔部門工作，處于從屬地位，不被關注和重視，產生自暴自棄的心態，而應加強學習，積極思考，充分認識到高校檔案工作的重要性，愛崗敬業；學會以平常心態面對人和事，尊重領導，尊重同事，對領導不卑不亢，對同事真誠友善，獲得領導和同事的信任，營造和諧的辦公環境，注意工作的有效銜接，在領導的指導和同事們的大力支持、協助下，集思廣益，做好檔案管理工作，實現真正意義的分工不分家，小分工大合作。同時，還應注重加強與上級業務主管部門之間和其他高校檔案同仁之間的業務交流，通過交流，及時了解和掌握政策，獲取信息，總結經驗、特色，查找不足和差距，取長補短，共同推動高校檔案工作邁上新臺階。

檔案管理人員是高校檔案管理工作政策的貫徹者、執行者，檔案管理人員的管理水平決定著檔案門類的齊全完整，檔案材料的保管質量，以及檔案利用的效用和評價。因此，檔案管理人員一定要有較強的為學校存史的檔案使命意識，認真履行職責，提高服務質量。同時，還要關注和協調好與學校發文單位、校屬二級單位、檔案同仁等幾種工作關系，工作中賦予前瞻性、掌握主動性，才能創造性地做好檔案管理工作，使自己成為一名優秀的檔案管理人員。

參考文獻

[1]宋建玲 馬學強 檔案員應協調好三種關系.中國檔案.2002.9

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1制訂規章制度,強化基礎工作管理

會計基礎工作在整個會計核算中,是數據最原始的積累,是核算的開始、結束,沒有嚴格的規范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務部制訂了《漣鋼會計基礎工作規范細則》、《ERP會計業務操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據管理辦法》、《內部結算管理辦法》、《資金收付內部控制制度》等一系列規章制度,強化基礎工作管理,建立《財務檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發現問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理

漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統一由財務部各科室分類控制管理,駐二級單位財務人員制作憑證必須由相應主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人專科控制管理。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業排名21名。

3統一采購付款,加強明細帳管理

漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務科、駐進出口部財務科根據所在單位計劃付款。有的供應商在幾個部門都有業務,既是供應商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應商,供應商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統內將信息資源共享,同一客戶應收應付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據財務部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統一審核支付,避免重復或應抵減銷售貨款款項支付,相應節約了資金資源和財務費用,財務費用1~2月較年目標計劃節約2189萬元。應收應付明細帳由銷售結算科、采購結算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。

4規范憑證制作、傳遞,保障原始單據完整、真實

漣鋼在ERP系統中,會計人員按崗位職責給予權限,由專人負責管理,嚴格規定憑證摘要、科目設置、附件說明等,使系統按照憑證科目歸集成本費用、應收應付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎,因此根據《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統內自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協助完成,漣鋼財務部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現收現付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據丟失、憑證缺號,保障原始單據完整、真實。

5利用計算機信息系統,規范報表

在現代企業中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規范會計基礎工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業經營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務部會計科利用計算機區域信息網絡,規范子公司報表格式、報出時間,使數據信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數據準確率,為領導決策贏得時間。

6完善檔案體系,保障會計核算成果真實性、完整性

會計基礎工作貫穿整個核算過程,從原始數據、票據取得到報表報出、檔案歸檔,涉及面非常廣泛,如采購經辦人員、銷售人員、班組核算員、成本數據獲取人員、基礎數據錄入員、成本費用會計、資金收付會計、報表會計等等,只有明確分工,銜接到位,既分工又合作,才能將會計基礎工作有始有終完成。

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一、新聞與傳播學院檔案資料的特點

新聞與傳播學院檔案從屬高校檔案， 是高校檔案的重要組成部分。同時它作為藝術檔案的雙重身份，根據新聞與傳播學院檔案形成和存在的環境， 它具有以下一些突出特點。一是復雜性，新聞與傳播學院作為高校的藝術院系，它同時具有播音與主持藝術專業，廣播電視編導專業，廣播電視新聞專業，播音與主持藝術專業與廣播電視編導專業屬于藝術類專業。新聞與傳播學院的藝術檔案在種類、內容、載體及外觀等方面具有廣泛的多樣性，這在其他專門檔案里是很少見的，2002年 2月1日開始執行的《藝術檔案管理辦法》將藝術檔案定為：文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。i因此，它具有一半以上的藝術檔案。由于新聞與傳播學院的藝術檔案涉及文化藝術和高等教育兩個領域，所以作為高校培養專業藝術人才的藝術院系與普通院系相比在學科領域、專業設置、教學方法、課程安排和教材編制上有著藝術院系自身的復雜性。二是規模小，信息來源窄。新聞與傳播學院作為高校二級系部單位主要記述了本院系的教學、科研和社會服務活動的過程和成果。與校檔案館相比， 由于校檔案館的服務對象是全校師生， 所記述的是整所學校發展的歷史過程。因此， 院 （系 ）檔案相對顯得規模較小， 信息量較少， 內容較單薄。新聞與傳播學院作為學校直屬的業務單位， 主要收集的是院 （系 ）教學檔案， 如教育教學計劃、總結， 教師的教學計劃、教案， 教學科研， 學生在校期間的表現和獎懲， 工作實踐發明創造等， 主要來源是本院 （系 ）的師生， 信息不夠廣泛。

二、新聞與傳播學院檔案管理現狀

筆者認為，目前新聞與傳播學院檔案管理較混亂，主要體現在以下幾方面：一是對檔案工作重視不夠。長期以來，相當一部分人員對新聞與傳播學院檔案管理工作認識不足，認為檔案管理就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒有直接聯系，不能為新聞與傳播學院創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付查檔工作就行。二是檔案管理制度的不健全，落實不到位。甚至是沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統、完備的規章制度有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。三是新聞與傳播學院藝術檔案管理專業人員不足。很多兼職檔案員非檔案管理專業出身，專業知識和藝術素質的不足加之繼續教育的缺乏，使得部門檔案管理工作者力不從心。相當一部分檔案管理人員未做到真正的檔案管理，處于為了收集檔案而進行管理的階段，檔案管理未能有效的融入院校管理，無法做到檔案信息管理的系統化和專門化，在管理過程中容易出現漏洞，如不盡快改進對學院的長期發展會產生不利影響。

三、新聞與傳播學院改進建議

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關鍵詞：高校二級學院；電子檔案；管理；精細化

中圖分類號：G472.4 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部頒布實施《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規定了高校檔案的具體內容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）執行”。以往諸多實踐和研究均認為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學校和學院的教育教學、科研工作、黨政工作、人才培養、學生事務及后勤保障等各項工作提供有據可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業人員指導、缺乏檔案管理標準、缺乏經費保障、缺乏具體經驗等諸多問題。

與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學院的檔案管理工作則缺乏相關規定性文件以及工作的指導意見等，二級學院的辦公室檔案管理多是依據校級層面的制度要求和經驗進行。二級學院辦公室在日常工作中產生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學校不斷發展，學院師生與日俱增，學院辦公室的工作內容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數計的檔案信息不僅是學院發展的歷史，同時也是未來學院發展進步的基石，所以加強學院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學院乃至學校的發展發揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規范化和精細化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。《規范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應的要求。而對于高校二級學院辦公室，作為服務性的職能處室在學院整體運轉和發展過程中，發揮著協調穩定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標準化難以實施

學院辦公室檔案是學校檔案中的重要組成和延伸，學院辦公室檔案內容的完整性、分類的規范性、時間的延續性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學院檔案質量的基礎，而檔案在保管和使用過程中的嚴格管理也決定著學院辦公室檔案的價值。在當前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統紙質版檔案的標準化建設，其基礎也就在于必須加強電子檔案的標準化建設。近年來，學院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學院建設工作檔案是檢查工作的重點，也是學院工作痕跡的重要體現。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規定、檔案內容保存不夠完整、分類不夠規范、形式單一、時間不連續、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學院辦公室電子檔案標準化實施的迫切和深遠意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關專業知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業背景，欠缺檔案管理的相關知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負其責，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現原始信息的重復采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領導層面更加重視傳統的紙質版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關規定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內容，因此無論從領導層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業務交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關規定，從而造成電子檔案內容的不連續、不完整、不規范。

二、電子檔案管理精細化在高校二級學院辦公室的應用和實踐

1.總結經驗，調整細節，建立電子檔案整理存檔標準

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結日常工作要點，將職責內工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據各自工作特點制定相應的電子檔案整理存檔的標準，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關規定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調整、文檔格式的規范和文件命名的精準，從細節著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學院的工作內容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學院辦公室的工作效能，體現工作痕跡和業績。

2.集中討論，制定學院辦公室電子檔案內容范圍

在工作人員自我總結的基礎上，召開辦公室集體會議，討論學院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內容，商討、匯總并制定學院辦公室檔案整理的標準和制度。協調整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內容，落實到人，相互監督，逐步建立完善的學院辦公室電子檔案數據庫，建立以人事檔案為基礎，包含黨建、科研、教學、學生、工會等諸多工作的學院辦公室電子檔案。

3.組織業務學習，開展技能培訓

學院定期召開業務學習，鼓勵辦公室工作人員學習電子檔案，整理相關業務知識，熟悉檔案管理的業務規定，鼓勵學習第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復核分開，提高辦公室電子檔案整理的質量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標準

隨著理論學習的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標準和制度存在的問題。

5.以評促建，對優秀工作者進行表彰

進行學院辦公室電子檔案內部的評比，對檔案整理優秀的工作者進行表彰。對已經整理的檔案進行翻閱，查找過去學院工作的優點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學院辦公室電子檔案管理精細化的意義

1.精細化管理，統一業務標準

通過制定和完善學院電子檔案管理標準，明確了學院辦公室內各項工作的基本內容和歸檔要求，對學院日常工作的業務流程和數據匯總做出精細化的規范，做到統一業務領導、統一管理制度、統一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內容能夠有一致性和延續性。

2.精細化管理，約束業務行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養成及時整理、及時歸檔的工作習慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學院也能及時收集檔案，及時發現并糾正工作中出現的問題。

3.精細化管理，重視信息安全

學院的電子檔案包含了科研、教學、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網絡傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統紙質版檔案。[4]必須通過精細化管理，監管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網絡威脅的侵入。

4.精細化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標準和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當中，提升辦公室工作效率。

5.精細化管理，提升服務水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結日常工作中優秀的工作方法，提升基層服務水平，創造和諧的工作氛圍，帶動學院整體協調發展。

6.精細化管理，保證數據支持

建立較為完整的學院辦公室電子檔案數據庫，能夠簡化信息查詢流程，節約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學院班子提供足夠的數據支持，輔助學院領導做出科學決策。[5]

參考文獻：

[1]徐偉.淺談高等學校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志，2015（1）：276-276.

[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現狀與素質要求[J].北京勞動保障職業學院學報，2013（3）：46-48.

[3]王學梅.以創新推進高校教學檔案的電子化管理[J].淮海工學院學報（社會科學版），2010（8）：130-131.

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關鍵詞：科研項目科研檔案檔案管理

在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項目（課題）呈現出跨學科、跨領域、跨機構（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項目相比，“三跨”項目往往集合了各機構相關領域的優勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項目研究周期較長，具有跨機構、跨學科、跨地域、跨平臺等諸多新特點，依靠傳統的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”項目檔案管理的特點分析

（一）歸檔主體的多口性

“三跨”科研項目范圍大、成員多，往往需要多學科交叉、多部門協調、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機構包括主管單位、依托單位（負責單位）、參加單位，涉及的人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參加人、業務管理人員、綜合管理人員（包括財務人員、設備采購人員、人事管理人員等），并且根據項目開展需要聘請院外甚至是國外知名專家或專家團隊。這些機構或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產生于同一科研活動中的資源，共同構成了一個“三跨”科研項目的全部檔案。

（二）歸檔內容的電子化

一方面，“三跨”科研項目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項目會應用更先進的信息技術和電子化設備，科研人員習慣于在自己的工作現場和研究過程中電子化地進行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實驗性數據和各種結果性數據。另一方面，這些電子檔案具有異構性的特征。由于“三跨”科研項目需要國內國際不同領域的機構和人員協同工作，會涉及多個單位多種應用平臺多個數據庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設備中保存不同的數據內容，從而不可避免的產生多種結構、多種載體的電子檔案。

（三）檔案收集過程的復雜性

“三跨”科研項目研究周期長，一般為3至5年，從立項到結項驗收每個環節都需經過反復研究和試驗，取得最終成果往往要耗費很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項目進行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執行情況（包括階段科技目標的實現、階段性成果的形成、創新隊伍建設、經費使用情況等）進行綜合考核評估；同時每個項目會分不同課題，每個課題也會根據需要進行階段性檢查。在項目整體推進過程中不可避免地會出現成員離職、調職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。

（四）檔案資源的共享性

“三跨”科研項目的立項會經過嚴格的論證和審批程序，每個課題的設置也必須緊密圍繞總體目標，相互有機聯系，能針對關鍵性科學技術問題組織多學科、多方位的交叉研究和協同攻關，在項目進展過程中，同步進行的類似課題的進展會直接影響到相關課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項目要盡量實現數據資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯互通的檔案資源共享環境，根據項目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內容。

“三跨”科研項目檔案管理的這些特點決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。

二、“三跨”科研項目檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏針對“三跨”科研項目檔案管理的指導規范

首先，從國家層面看，已有相關的科研項目和檔案管理規范，但缺乏直接針對“三跨”科研項目和檔案管理的專項規范，缺少針對科研信息化發展的內容。

我國對科研項目和其檔案的管理規范可分為兩類，第一類是通用的科研項目與檔案管理法規和規范，如《國家科技計劃管理暫行規定》等項目管理規定和《科學技術研究檔案管理暫行規定》等通用科研檔案管理規定。這些規定基本為科技項目和檔案管理的一般性規范，沒有針對“三跨”科研項目或其他重大科技項目檔案管理的相關規定[1]。同時這些管理規范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環境下科研項目和檔案工作的思考。

第二類是專用科研項目與檔案管理的規章和規范，如《國家高技術研究發展計劃（863計劃）管理辦法》、《國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項目的管理規范在一定程度上與“三跨”科研項目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細則性的規定，很多工作還要參照老標準執行[2]。

其次，從地方層面看，很多省市機關、高校等項目主管部門制定了項目與檔案管理規范，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》等，這些規范相比國家規范進一步細化，更具有執行性，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》進一步明確了各相關方的職責[3]、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》則提出要加強科研項目的動態管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項科研項目和檔案管理的相關規定，無法直接指導“三跨”科研項目的檔案管理工作。

（二）缺少針對“三跨”科研項目檔案工作自上而下的管理體系

由于管理規范或制度中對檔案工作內容的缺失，造成項目各主體對檔案工作認識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項目檔案工作的管理體系。

首先，從下達“三跨”科研項目的主管機構看，沒有定制項目的檔案管理指導規范，缺少對檔案工作的總體把控與協調，檔案工作無法納入立項、階段檢查、總驗收等關鍵環節，從而造成檔案資源的失控與失存。

其次，從主要承擔項目的依托單位看，依舊無法對項目的整體檔案工作進行統一規劃。雖然項目負責人會指派相關檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內部檔案工作進行管理，對項目的二級課題承擔單位沒有進行相關檔案工作的監督、指導和檢查。因依托單位并不能保存全部項目檔案材料，并且因為各課題分頭管理導致復印件多、原件少，紙質材料多、其他載體材料少等現象，從而影響和制約了“三跨”科研項目檔案的收集整理與開發利用。

最后，從項目的課題參加單位看，由于缺少項目主管單位的指導和管理，基本采用原有的一般性科研項目檔案管理模式，不能根據“三跨”科研項目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學研究實踐活動和科研成果的發表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內部科研檔案工作推進的困難。

綜上，由于“三跨”科研項目檔案管理工作仍主要依據一般性的項目檔案管理辦法和模式，缺乏相應的管理制度和實施細則，對各責任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統一管理。

（三）缺少對“三跨”科研項目檔案資源的共享機制與手段

對“三跨”科研項目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項目組內共享、單位內共享和社會共享。

首先，項目的各組成部分（課題、機構、人員）是密不可分的整體，其研究過程數據、成果信息、管理性材料是大家所關注的內容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機構中，而這些機構相對獨立，項目檔案資源缺少共享的機制，且暫時無法提供資源共享的技術手段。

其次，“三跨”科研項目集中了各單位相關領域的優勢力量，形成的是有顯示度的原創性科研成果，在項目完成后，除和涉及知識產權保護之外的已歸檔信息資源有必要在單位內部共享。而目前的項目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態，無法形成網絡化的管理模式。

最后，從全社會發展的角度看，科技部《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中已經提出“各類國家科技計劃必須建立相互兼容的數據庫，實現信息、數據資源共享”，但目前在缺少共享機制和平臺的條件下，“三跨”科研項目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。

三、“三跨”科研項目檔案管理的策略分析

（一）加強對項目檔案和檔案工作的集中統一管理

首先，要將檔案管理納入項目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設計。

在項目管理規范中明確檔案集中統一管理的原則，加入檔案管理的總體內容和要求，保證立項、結項、鑒定等關鍵環節檔案工作到位。如將“三跨”科研項目檔案驗收作為項目驗收中的重要環節，在項目結題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準確的證明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研項目檔案管理規范，明確歸檔范圍。

只有由項目主管機構或由其指派相關檔案部門根據“三跨”科研項目的特點制定并頒發檔案管理規范，才能根本上保證項目檔案的系統性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項目檔案內容的歸檔范圍表，項目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設備、電子檔案等不同門類，如果按目前實行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項目檔案的系統與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項目為主體、綜合各門類檔案和項目各階段內容的系統的檔案資源結構模型和歸檔范圍表。第二要根據科研信息化的特點規范電子文件的歸檔內容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因為“三跨”科研項目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數據產生，需要主管部門會同其他機構制定針對電子科研數據的歸檔保存策略。

最后，要明確項目各主體的職權范圍，加強對檔案工作的分級管理。

為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發，探索以主管機構為中心，以項目為紐帶的檔案工作分級管理模式。可實行主管機構抓依托單位，依托單位抓項目組，項目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網絡化。檔案部門必須加強與有關職能部門的配合，建立聯合監督檢查制度[4]。主管機構檔案部門負責各項目的業務指導和監督，將具體工作任務分解到各項目組；每個項目組確定一名兼職檔案人員負責其項目研究過程中與項目有關的檔案工作，對各課題檔案工作進行跟蹤指導；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進行跟蹤指導。同時項目組要為項目檔案管理提供必要的服務、經費和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項目管理與年度績效考核內容。

（二）建立基于項目業務流的全過程管理

“三跨”科研項目檔案管理需要基于項目業務流和業務主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項目管理流程，實行全面的、系統的、過程的管理。

“三跨”科研項目主要有三方業務主體負責六個業務環節的工作，業務主體指：主管機構、依托單位、參加單位，業務環節主要包括分析論證階段、研究實驗階段、成果鑒定驗收階段、推廣應用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉讓階段。基于此形成向“三跨”科研項目業務流的檔案管理流程，見圖1。

（三）逐步構建“三跨”科研項目檔案資源平臺

構建資源庫是科研信息化發展的必然要求，它一方面可以實現橫向共享，為項目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統的積累“三跨”科研項目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎。

首先，要建設基于“三跨”科研項目應用平臺的歸檔保存系統。目前很多項目的實施都依托于一定的應用平臺，這些不同的平臺中會產生大量的科研電子數據信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設計之初就將檔案管理系統的功能嵌入到平臺內，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；

同時要考慮不同平臺異構信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統。

其次，是建立“三跨”科研項目檔案中央數據庫。這一數據庫需要在主管機構的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項目為單元有不同的業務主體全過程的記錄、積累科研過程數據。同時隨著數據量的增加可在此基礎上構建成果數據庫，揭示相關的科研項目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項目科研成果檔案信息得到推廣。

最后，要在主管機構的支持下建立“三跨”科研項目檔案數據庫管理系統和科研檔案信息開放查詢系統。首先實現檔案資源網絡共享，各項目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進行動態更新；同時考慮構建科研檔案信息開放查詢系統，提供科研檔案信息的服務，充分發揮已歸檔資源的作用，打破各機構間檔案實體共享的限制，使“三跨”科研項目成果的利用更加廣泛和深入[5]。

“三跨”科研項目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機構到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實際需要，檔案人員需要根據科研工作發展的新情況新趨勢創新性地開展檔案管理工作，以全面、系統地保存科研檔案信息資源，服務科研一線服務社會。

注釋：

[1]科學技術部.國家科技計劃項目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定，1987-3-20

[2]科學技術部.國家高技術研究發展計劃[863計劃]管理辦法.2001- 8；科學技術部.國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1

[4]關宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.

篇6

一、進一步明確清理、整理歸檔文件的重點

清理、整理歸檔文件的重點是一九九六年以來各鎮（區）勞動和社會保障管理服務所形成的文件（具體參考本意見二：各類歸檔文件保管期限的確定），上級機關普發的文件暫不作為清理、整理的重點。

二、各類歸檔文件（案卷）保管期限的確定

（一）文書檔案

1、被征地農民基本生活保障材料（永久）

2、農村和社會養老保險繳費匯總表、花名冊（長期）

3、大集體企業、劃規企業養老保險與退休養老金統籌資金平衡表、花名冊、登記表（長期）

4、城鎮職工養老保險、花名冊、登記材料、一次性退保人員花名冊（長期）

5、鎮（鄉）辦企業人員花名冊、登記表（長期）

6、企業勞動合同制工人花名冊、登記表（長期）

7、勞動爭議仲裁協議書、處理文件（長期）

8、養老保險進度統計表、資金測算表、年報表（長期）

9、領取失業救濟金人員花名冊（長期）

10、勞動用工監察文件（長期）

11、勞動和社會保障所年度工作計劃、總結（長期）

12、勞動合同文件、外來務工人員花名冊等（短期）

（二）會計檔案

勞動和社保所形成的會計檔案在參照《會計檔案管理辦法》檔案保管期限的基礎上，再延長10年。

三、整理方法的選擇

各鎮（區）勞動和社會保障管理服務所形成的歸檔文件，原則上采用《*市歸檔文件整理規則》進行裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒，如果2003年之前形成的檔案案卷質量符合檔案工作業務建設規范要求，則可以保留原整理方法，即不再拆卷進行重新整理。

四、加強檔案信息化建設

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農業銀行檔案工作總結

年，我區農行系統的檔案管理工作在省分行辦公室和地縣兩級檔案行政管理部門的指導幫助，以及各級行領導的重視、支持下，認真貫徹《檔案法》和《中國農業銀行檔案管理辦法》，緊密結合《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定（試行）》以及《甘肅省〈歸檔文件整理規則〉實施細則》，從薄弱環節和業務基礎工作入手，在不斷完善基礎建設，逐步推行規范管理的前提下，積極主動抓了全區各行的檔案管理達標升級工作，取得了一定成效。到年末，全區九個縣支行和地分行機關個單位的檔案室，有個達標，其中個單位達到“省一級”，個單位達到“省二級”，個單位達到“省三級”，個單位達到縣（市）一級。所有達標單位均已基本成為門類齊全、結構合理、內容豐富的綜合檔案室，檔案的利用價值和利用效果普遍有了提高。

一年來，主要做了以下幾項工作：

一、加強組織領導，建立完善組織管理體系

按照上級行和當地檔案管理部門的指示要求，地分行將檔案管理工作當作內部管理和加強精神文明、企業文化建設的一項重要內容，給予了高度重視。首先通過組織學習《檔案法》和《甘肅省檔案管理條例》，以及上級行關于檔案管理的有關規定，強化了全行員工，特別是檔案文秘人員的執法守法意識和崗位職責意識，使各級領導和全體員工對檔案管理工作重要性的認識不斷有所提高，為開創全行檔案管理工作的新局面奠定了基礎。二是明確分管領導和配合協作部門，按照有關規定要求，選拔配齊了具有一定文化素質和有較強實踐經驗的檔案管理人員。每個單位都把檔案管理工作列為分管領導的重要議事日程，作為辦公室主任的重要職責，定期分析研究檔案工作，及時解決存在的問題，并把此項工作納入崗位責任制中，確保檔案工作與業務經營工作同步發展。三是根據上級行和當地檔案行政管理部門的有關要求，結合全區檔案達標工作的實際，地分行提出爭取在年內一次性達標的具體目標，并將此項工作的任務目標落實到具體部門，實行部門領導責任制，從而加強了對各縣支行檔案工作的領導、督促和幫助，為促進全行系統檔案工作的不斷規范起到了有力的組織保障作用。

二、認真落實檔案管理達標升級工作

我行根據實際情況，提出了具體的貫徹意見和措施，使達標升級工作得到了地縣兩級行領導的高度重視和大力支持；地分行主管領導對檔案達標升級工作經常進行強調，就做好全區農行系統檔案管理達標升級工作做了具體部署和要求，引起了各縣支行的高度重視，使必要的人、財、物得到了及時落實；同時為了全面帶動全區農行的達標升級工作，地分行辦公室積極與地區檔案處聯系溝通，及時對有關達標升級的具體規定事項進行請示、咨詢和研究，制定了具體的落實方案。首先從地分行機關抓起，對當年的文書檔案按新的要求進行了整理、裝訂和充實提高，并從管理體系、干部隊伍、管理制度、檔案設施、業務建設、開發利用個方面中的具體內容抓起，逐條進行認真仔細的補充完善，然后按規定在組織有關部門進行自查的基礎上，及時向檔案管理部門進行了申報，經檢查驗收，保持了“省一級”標準。為帶動促進全行的檔案達標升級工作發揮了積極作用。

三、建立健全了各項檔案管理制度

××年，我們在認真學習《檔案法》和《甘肅省檔案管理條例》的基礎上，按照《全省農行××年檔案工作要點》及《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定》，狠抓落實，把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點，列入了部門工作的重要議事日程。一是邀請檔案行政管理部門的專職人員親臨現場指導幫助，對不符合制度規定的有關具體問題及時進行了整改和糾正。二是認真按照檔案管理的有關規定和要求，結合農行特點，統一制定了《檔案管理制度匯編》，從檔案人員的崗位職責，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立了比較系統完善的制度。三是全面落實了各種登記制度，從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統一實行嚴格的登記簽字制度，有效杜絕了丟失、泄密、損毀等各類事故的發生，初步實現了檔案管理的規范化、程序化和制度化。

四、重視加強業務基礎建設，檔案管理服務水平有所提高

一年來，我們認真按照總行《檔案管理辦法》的要求，在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時，集中精力，主抓了業務基礎建設。一是通過強調、檢查和督導落實，使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。二是注重抓了文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行了再收集，使檔案內容不斷得到了豐富和充實。地分行檔案室在完善達標后，對歷年的收、發文件進行了全面的清理清查，對每個部門或個人保存的文件全部進行了清理收回，使室藏案卷卷數達到卷、件，使檔案室的門類、結構及信息內容初具規模，為更好地服務全行的改革與經營創造了條件。三是積極提供服務，使檔案利用的效果及價值有了顯著提高。據不完全統計，××年全行檔案利用共多人次，僅地分行機關檔案查閱就達多人次，使檔案的自身價值得到了充分發揮。

五、存在的主要問題和××年檔案工作的設想

篇8

一、認證檢查簡介

目前，邵陽市直一、二級機構有近200個單位檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規范化管理年”活動一項重要內容。年初，在印發的《邵陽市檔案工作規范化管理年》（邵檔發[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發了《關于開展首批檔案工作規范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發展。

二、認證檢查的特點

1.追究性特點。根據《檔案法》第六條規定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第八條規定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內檔案法規的貫徹實施情況進行監督檢查。檔案執法監督檢查應與檔案業務工作密切結合，檢查的內容和重點應根據檔案法規實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內容和重點”結合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環節的監督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環節，促進工作發展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內容全面檢查評估，集檢查、監督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業務工作35分，開發利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發球權”。

3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業務或專業檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執法監督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環節，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。

三、認證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創省二級以上標準，使檔案工作監督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監督機制。

2.促進平衡發展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創優、上等達標意識，發展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛柔相濟的認證格局，使認證管理體系更逐完善。

四、認證檢查的不足

1.出臺模式還不夠規范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發，這樣文件出臺規格高，執行力度大。

2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統一認識，統一標準，統一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。

3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調整。如評估條款中涉及當前檔案中心工作的，可隨時調整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當前檔案工作”靈活設置考評欄目為宜。

篇9

一、管理制度創新是拓展服務的前提保證

完善的檔案管理制度是制定工作目標的規范和約束，更是檔案信息服務的前提保證。國家檔案局頒布《企業檔案工作規范》以來，中油吉林石化公司根據企業特殊載體檔案實際情況編制完善了《特殊載體檔案管理辦法》，并依據中油《集團公司檔案管理手冊》，規范了檔案工作制度和流程，形成了《吉林石化公司檔案管理辦法》，統一特殊載體檔案等各大類別檔案工作標準。從組織管理、設施設備、基礎業務、檔案信息化、開發利用五個方面入手，建立特殊載體檔案“歸檔制度、保管制度、統計制度、利用制度、保密制度”五大制度，嚴格執行各項標準，籌劃了特殊載體檔案規范。在這部分特殊載體檔案的管理條件標準的制定上，借鑒相關行業標準，建立起更加適合本企業管理的標準和硬件保證。

針對電子檔案的不同載體形成，吉化公司檔案館緊緊圍繞公司辦公自動化的開展，將電子文件的使用與管理、遠程網絡服務作為新型檔案資源進行管理，將管理和服務制度進行細化，從源頭開始，制定了職責明確、高效便捷的規章制度。為此吉化公司專門印制了《電子檔案管理手冊》，明確了收集、管理、使用、運行、服務、保密、安全等一系列制度和要求，作為企業檔案館、二級企業部門檔案室、專兼職檔案管理人員的三級檔案操作規范的執行標準。特別是在音像檔案的收集管理利用上，吉化公司實行三級管理聯動制度，凡屬在公司內發生的各種重大活動，由所在單位檔案部門隨時進行拍攝錄制，及時上報給上一級管理部門，制作內容全部上傳公司檔案館，達到多點采集，集中管理，多點利用，統一標準，使檔案信息資源在保證及時共享的同時，有了更適合發展和建設的制度保障。

二、管理措施創新促進基礎工作建設

吉化公司檔案館在加強基礎建設的同時，注重特殊載體檔案管理措施的創新。公司檔案館經常向公司領導匯報特殊載體檔案的管理狀況，及時宣傳這部分檔案為企業發展創造的社會價值和經濟價值，引起領導的重視。近年來，公司領導對庫房改造、設備更新給予大力支持，特別是將新館建設列入企業發展規劃，并進入建設之中。特殊載體檔案的管理更加規范，條件更加完善，利用更快捷準確高效。

吉化公司領導十分支持檔案工作思路的創新，促使檔案工作不斷出新。比如對特殊載體檔案的管理條件的標準制定上，檔案工作沒有先例可查，吉化公司檔案館借鑒相關行業標準，建立起更加適合本企業管理的標準和硬件保證。從過去的拍攝、制作、審查、播發，最后再到歸檔、管理、開發、利用，這是信息再生過程從繁瑣復雜中解脫的過程。通過三級聯動，簡化了程序，推移了檔案工作的前沿，明確了原有的影像的拍攝就是檔案的形成，制作審查就是檔案的整理，播發利用與檔案的存檔管理同步進行，不僅讓檔案工作提速，同時也減少了工作環節，也對檔案的深層次服務提出更高的要求。

在創新工作上，吉化公司檔案館緊跟時代步伐，隨著各種特殊載體檔案的增加，檔案管理手段也在不斷提升。檔案信息庫的建立，使得企業檔案在服務上更便捷，管理更科學有序，資源共享成為現實，特別是在信息化提升的同時，提出要熟練使用E6系統進行多種方式查詢，由一般向“查全率、查準率”的優質服務轉變，由簡單服務向“增值服務”提升，加強了檔案管理的軟、硬件管理手段。由于發展的需要，公司給予了大量的投入，購置了專業的影像編制、攝制設備、大容量的檔案管理終端，確保了檔案創新工作的不斷深入和持續發展。

吉化公司檔案館在將以往紙質檔案數字化處理過程中，采取多種形式進行數字化處理，采取新的輸入系統、多方聯動、創新工作方式，在較短時間里完成館藏檔案50%的數字化目標，為數字化檔案館做好了數據資源準備。

吉化公司檔案館注重人才培養，每年要讓檔案工作者有一定的時間進行創新培訓學習和經驗交流，創建一個良好的學習氛圍，鼓勵創新工作。吉化公司檔案館對那些在檔案創新工作中能夠經常有新方法、新思路、新成果的檔案工作者給予獎勵，有創新成果者，可在年度評先爭優中作為一個重要條件加分，特別是對有突出創造才能的檔案工作者在職稱晉升，職務任免中作為加分條件。建立起這樣的一個獎勵機制，激勵檔案工作者在創新工作上不斷有新的創造，也是檔案工作經常保持在一種活力的狀態中，讓我們的工作經常出新。

三、管理手段創新提升檔案服務能力

為了讓各種專項服務能常用常新，吉化公司檔案館專門建立了一個策劃實施團隊，參加公司生產辦公例會，了解各部門日程安排，掌握新項目發展脈絡，參與各項工作服務，讓檔案工作各個部門都能在企業發展建設中動起來，有用武之地。

吉化公司檔案館在籌建“建設與保障”的一個大型回顧展中，將企業發展歷史劃分了幾個大的段落，在相關資料的征集過程中，從上到下進行動員，廣泛收集，采取了有償征集與無償捐贈相結合的方式，特別是在實際操作過程中，本著走出去摸底排查，請進來“口述歷史”的方法，讓這部分檔案的館藏數量不斷增加，也為企業檔案增添了一個新門類——口述檔案。

在這部分特殊載體檔案的功能開發上，吉化公司檔案館采取多條腿走路的方式，實行邊運行邊改進的辦法，利用這部分檔案的特殊性，開發其相關的服務功能。例如，在吉化公司內部網站上開辟“專題圖片”專欄，結合業內專題、公司大事、吉化記憶等幾個專題公開照片，還專門針對沒有說明的舊照片開展“舊照求證”活動，并定期更新照片內容，員工通過網絡即可查詢到有關圖像進行利用，非常快捷、方便。

篇10

【關鍵詞】國土檔案；新農村；制度；管理

臨朐縣總面積1834平方公里，345個中心村，總人口83.43萬人，是個人口和土地大縣，近幾年來，該縣不斷完善土地管理檔案工作，并且以搞好土地檔案工作為契機，推動新農村建設檔案工作全面開展，取得了較好的成績。

國土檔案是土地歷史的真實記錄，具有憑證價值和法律效力它詳細記錄了各項目建設占用土地的情況，土地分類的變化及每一宗房地產的土地權屬來源，交易變化過程，是土地確權、土地權屬管理、土地利用規劃、耕地保護和執法監察等國土工作的科學依據，與政府的工作和群眾的生活有著十分密切的關系，為我們提供各種歷史資料、數據，對揭開歷史遺留問題起了很大的作用。因此提高土地檔案管理工作是十分必要的。

一、加強國土系統檔案科學化管理工作

臨朐縣國土資源管理局和縣檔案局密切配合，強化措施，切實加強國土系統檔案科學化管理工作。

1.加強組織領導。成立了以主要負責同志任組長的檔案工作領導小組，設立了檔案室，配備了專兼職檔案人員，將檔案工作納入分局總體工作規劃、年度工作計劃、崗位責任制考核和各項工作程序，建立起了科學有效的檔案監管運行機制，從而確保了檔案工作的順利開展。

2.加強檔案管理制度建設，完善了檔案資料的歸檔、整理、保管、保密、查借閱、統計、鑒定銷毀、交接清點、安全管理及重大活動檔案管理辦法等規章制度，使檔案工作有章可循，并嚴格落實執行。

3.加強檔案基礎業務建設，將文書檔案、業務檔案、會計檔案、科技檔案和特殊載體檔案等分門別類進行了整理，并全部移交檔案室集中統一保管。

4.加強檔案信息化建設，縣國土局和辛寨國土分局、寺頭國土所全面開展室藏檔案數字化加工，建立起了數字檔案室。

5.加強檔案安全管理，設立檔案專用庫房，配備了能夠滿足檔案保管需要的裝具和現代化管理設備，落實“九防”措施，確保檔案絕對安全。

6.加強檔案信息資源開發利用，編制了全宗卷、案卷目錄、全引目錄、電子目錄等檢索工具，搞好檔案查閱利用，并積極開發檔案信息資源，主動編寫為國土資源管理、縣域經濟發展和農業農村生產服務的檔案資料。

目前，縣國土局存儲各門類檔案共218135卷（件、冊），安裝了規范的網絡版檔案管理軟件，錄入各類檔案目錄15萬條，做到了組卷合理，保管期限劃分準確，目錄清晰，案卷標題明確，裝訂規范整齊。2015年底，順利通過了省特級國土資源檔案管理工作全面評審驗收。

二、以完善土地管理檔案檔案為契機，推動新農村建設檔案工作全面展開

該縣認真貫徹落實國家檔案局、民政部、農業部《關于加強社會主義新農村建設檔案工作意見》，強化措施，不斷創新新農村建設檔案工作機制，使檔案工作規范化、制度化、信息化建設取得新成效，成為新農村建O的重要促進力量。

1.加強檔案基礎建設，確保檔案質量。加強對鎮（街道）機關、站所、社區、中心村文件材料立卷歸檔的指導，實現了完整收集、規范立卷、注重利用的目的，科學規范了農村檔案工作。建立了文書、財務、換屆選舉、村民、土地延包、流轉、農業科技、稅費改革、糧食直補、下鄉補貼、黨建、計劃生育、國土管理、文明戶創評及特殊載體等門類的檔案，案卷質量達到國家規范標準。

2.以人為本，健全民生檔案工作。與組織、民政、財政、人力資源與社會保障、教育、衛生、計生、殘聯、國土等部門聯合，建立和完善了包括面向困難群體的社會救助、面向特殊人群的社會福利以及農村體制改革、新型農村養老保險、農村低保、農村勞動力、計劃生育、農村教育、農村黨員、惠農補貼、村民宅基地管理、新型農村合作醫療檔案等，形成了涵蓋整個民生的檔案管理體系和服務利用體系。

3.以點帶面，穩步全面推進。根據《山東省社會主義新農村建設檔案工作示范縣（市、區）和示范鄉（鎮）實施辦法》、《濰坊市社會主義新農村建設檔案工作示范村（社區）評定標準》，按照“以點帶面，加強指導，全面推進”的思路，結合臨朐縣實際提出了社會主義新農村建設檔案工作的具體目標和任務，并在五井鎮、寺頭鎮和城關街道興隆村、李家莊村、寺頭鎮宮家莊村開展新農村建設檔案工作示范鎮、村創建工作，通過試點不斷探索和總結適應臨朐農村經濟社會發展的檔案工作經驗，以點帶面，全面推進，逐步形成符合農村實際、符合農民需求的檔案工作機制與檔案服務方式。