醫(yī)院二級庫精益化管理措施

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因醫(yī)院耗材用量大，重置快，為了臨床使用方便起見，許多醫(yī)院將其實施管理服務(wù)的關(guān)口前移，二級庫的管理方式便應(yīng)運而生。在醫(yī)院各個物資消耗部門建立二級庫房，并對其入庫、儲存、出庫、銷售、盤點進行統(tǒng)一的規(guī)范化的管理，對于使物資的消耗符合權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，保證物資的減少與實際消耗一致性的原則，提高醫(yī)院成本管理的水平，促進醫(yī)院的良性及可持續(xù)性發(fā)展等都具有重要的意義。

一、醫(yī)院建立二級庫的必要性

（一）設(shè)立二級庫是醫(yī)院精益化管理的要求

針對二級庫存管理上存在的漏洞，很多醫(yī)院已經(jīng)開始注意并逐漸對其進行了完善。在以往的醫(yī)院二級耗材領(lǐng)取管理工作中，領(lǐng)取量就等同于消耗量，落實精細(xì)化管理的要求以后，醫(yī)院的管理部門會將二級耗材以清單的方式羅列出來進行計算，使其數(shù)量更加精準(zhǔn)，庫存量就等于醫(yī)療物資的剩余總量，各科室尚未領(lǐng)取的物質(zhì)就是其總量。在精細(xì)化管理模式的影響下，醫(yī)院管理部門將一級庫存物資與二級庫存物資的信息進行整合，經(jīng)過統(tǒng)一的管理與記錄以后，醫(yī)院每月的消耗量及領(lǐng)取量都會非常具體地呈現(xiàn)出來，而且相關(guān)票據(jù)齊全完整，同時二級庫房耗材的實際庫存量也做到了有據(jù)可查。所以從醫(yī)院的角度考慮，便捷和高效是醫(yī)院管理層追求的理想狀態(tài)，同時，醫(yī)院二級庫存的管理成本及費用管理是工作中的重點，能否做到有效控制、能否不因材料的擱置而產(chǎn)生浪費將直接影響醫(yī)院的管理效果，所以對二級庫存的有效管理是精益化管理工作中的一項重要內(nèi)容。

（二）設(shè)立二級庫管理是財務(wù)核算的需要

在醫(yī)療改革的制度下，加強醫(yī)院藥品、物資、固定資產(chǎn)的管理勢在必行。而物資庫房的管理，既是醫(yī)院全成本管理的一項重要內(nèi)容，同時也是醫(yī)院全成本管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。醫(yī)院對于二級耗材的收費管理是非常容易出現(xiàn)問題的工作環(huán)節(jié)，由于醫(yī)院中使用的材料品種較多，或者貨源相對混亂，非常容易出現(xiàn)危害醫(yī)院經(jīng)營效益的事情，而醫(yī)療工作者又會因為衛(wèi)生材料的種類及規(guī)格不同，對其認(rèn)知的標(biāo)準(zhǔn)會產(chǎn)生歧義，在某種程度上也說明了醫(yī)院對此采取的管理工作會面臨一定的困難，比如各科室領(lǐng)用的耗材是否合理、是否存在多領(lǐng)少用的情況等等，都是工作中較難把握的問題。如何加強醫(yī)院的物資庫房的建設(shè)和管理，如何用最小的成本取得更多的利益、如何用更低的價格為患者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這些都是醫(yī)院始終追求的目標(biāo)。而加強物資的管理特別是二級庫房的管理，對于醫(yī)院成本的管理與控制都將發(fā)揮十分重要的作用，并且具有實用性和可操作性。通過二級庫房的建立，可以為醫(yī)院確立完整的物資管理流程奠定堅實的基礎(chǔ)。

（三）設(shè)立二級庫是實現(xiàn)衛(wèi)生耗材“零庫存”管理的需要

“零庫存”指的是衛(wèi)生材料在采購、生產(chǎn)、銷售、配送等一系列經(jīng)營過程中，不是以靜態(tài)的方式儲存于倉庫，而是一直處于動態(tài)的周轉(zhuǎn)之中；是通過采取特定的方式對庫存加以控制，從而使庫存量達到最小化。在整個過程中，一級倉庫只是起到了中轉(zhuǎn)的作用，材料實際上并未運至一級庫房，一級庫房做到了“零庫存”。然而，對于較大的三甲醫(yī)院而言，由于還擔(dān)負(fù)著急診搶救的職能，醫(yī)療工作中的突發(fā)性、應(yīng)急性的任務(wù)較多，一級庫房仍需儲備一些醫(yī)用材料，以滿足應(yīng)對突發(fā)事件的需要，從這一角度來說，醫(yī)院一級庫房實際上無法做到絕對“零庫存”，它只是一個相對的概念。加快一級庫房耗材進出庫周轉(zhuǎn)速度，實現(xiàn)庫存數(shù)量的動態(tài)平衡，達到相對的“零庫存”，要有效地降低醫(yī)院資金的占用情況，積極改善醫(yī)院中物資的結(jié)構(gòu)并加速資金周轉(zhuǎn)，致力于減少醫(yī)院管理工作的成本費用，使產(chǎn)品的質(zhì)量得到提升，才能增強患者對醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的滿意度。

二、醫(yī)院二級庫精益化管理存在的問題

（一）二級庫設(shè)置隨意性較大，管理制度不健全

目前，許多醫(yī)院并未對二級庫房管理給予足夠的重視，月末結(jié)算時，可能會出現(xiàn)一級庫存量為零但二級庫存量卻較大的情況，這說明醫(yī)院規(guī)定的醫(yī)療耗材管理制度并未落到實處，在具體的工作中仍有違規(guī)領(lǐng)取醫(yī)療耗材的情況出現(xiàn)。在二級庫存管理的制度設(shè)置上，部分醫(yī)院由于缺乏相應(yīng)的材料審批制度，所以部分科室領(lǐng)取耗材并不需要經(jīng)過審批，由于二級庫房的管理制度不夠完善，醫(yī)院相關(guān)部門只需要每個月進行一次存量的對賬即可，而并不需要對二級庫存進行實時有效的管理，部分二級庫存由于沒有實行定期的盤點，所以在二級庫存的管理工作中主要是憑借科室人員的自覺性。醫(yī)院作為一個人員往來頻繁的開放場所，很多人都可能接觸到科室存放的物資，如果不對科室耗材善加管理，將會出現(xiàn)很大的漏洞。

（二）衛(wèi)生材料申領(lǐng)審批手續(xù)缺失，出入庫流程欠規(guī)范

由于醫(yī)院沒有對二級庫存材料進行定期盤點，也不對庫房存量定期進行核定，當(dāng)科室負(fù)責(zé)人或二級庫存管理員認(rèn)為材料剩余不多了，便向一級庫房提出申請，而且申領(lǐng)常常不定時、不定量、不審批，科室將申領(lǐng)單送到一級庫時，一級庫不對二級庫存數(shù)量以及當(dāng)期科室工作量進行審核，接單即發(fā)。另外，二級庫存材料缺乏規(guī)范的出入庫流程，常常有人保管但無人記錄；或者是記錄存在但實際上沒有人來保管；或者是由誰領(lǐng)取就由誰負(fù)責(zé)記錄。對于醫(yī)院內(nèi)檢驗科使用的試劑及放射科使用的X光膠片等材料，因為使用數(shù)量較大且存放要求比較特殊，醫(yī)院在通知供貨商以后，通常是由供貨商直接將材料交到科室并進行驗收的，供貨商會將材料放在二級庫中而單據(jù)會發(fā)送給一級庫，但二級庫管理人員與一級庫管理人員并未進行直接對接，那么就容易產(chǎn)生單據(jù)遺失等問題，導(dǎo)致材料入庫無法得到及時辦理。

（三）二級庫醫(yī)療耗材未制定成

本預(yù)算指標(biāo)，成本核算不真實許多醫(yī)院在編制年度收支預(yù)算時，沒有將二級庫醫(yī)療耗材列入其中，未制定科室領(lǐng)用耗材成本控制指標(biāo)，不進行成本考核，材料出現(xiàn)過期、丟失等情況未引起重視，給單位造成不必要的經(jīng)濟損失。科室缺乏真實的耗材使用記錄，一級庫每月將科室領(lǐng)取的耗材記作科室支出，即便未消耗也全部記作科室支出，這樣的成本核算結(jié)果不科學(xué)不合理、無法真實地反映醫(yī)院全部的收支結(jié)余情況，最終無法提供出準(zhǔn)確的財務(wù)信息。

（四）對二級庫管理缺乏完善的內(nèi)控制度，易造成舞弊風(fēng)險

由于科室申領(lǐng)耗材缺少計劃和審批環(huán)節(jié)，為了增加銷售量，科室負(fù)責(zé)人與供貨商達成共識，增加材料申領(lǐng)數(shù)量，導(dǎo)致醫(yī)院進貨量增加，不可避免地產(chǎn)生庫存物資積壓的情況。供應(yīng)商直接送耗材到科室，容易造成科室驗收人員與供應(yīng)商之間相互可能會因為舞弊的情況出現(xiàn)票據(jù)多但貨物少的情況。醫(yī)院中各個科室屬于醫(yī)療耗材的二級管理部門，又是醫(yī)療耗材的直接使用部門，在本質(zhì)上是對職務(wù)分離內(nèi)控制度的違背情況，非常容易出現(xiàn)舞弊的問題，或者出現(xiàn)重復(fù)收費的情況，那么就可能會給醫(yī)院造成一定的經(jīng)濟損失。總之，醫(yī)院要建立耗材的定期盤點制度，如果沒有落實定期盤點制度，則容易在一級庫存與二級庫存的臺賬記錄上出現(xiàn)漏洞，或者醫(yī)院沒有對這些關(guān)鍵的管理環(huán)節(jié)進行把控，將會產(chǎn)生很大的內(nèi)控漏洞與風(fēng)險。

三、醫(yī)院二級庫精益化管理的對策建議

（一）建立二級庫審批制度，嚴(yán)格控制二級庫設(shè)立規(guī)模

醫(yī)院設(shè)置科室二級管理庫房需要經(jīng)過財務(wù)部門及醫(yī)務(wù)管理部門的審批，如果審批不通過則不可設(shè)置二級庫房，而且醫(yī)院設(shè)置二級科室?guī)旆恳鶕?jù)其自身的發(fā)展需求適時地調(diào)整，要注意成本節(jié)約，并且嚴(yán)格控制二級庫房的數(shù)量與規(guī)模。與此同時，醫(yī)院要充分考慮二級庫房的衛(wèi)生情況，比如部分科室對醫(yī)療耗材的需求量較大，或者部分科室所需要的醫(yī)療耗材造價較高，就需要經(jīng)過更為嚴(yán)格的審批，才能允許二級庫房的設(shè)立，對于一些醫(yī)療耗材使用量較小的科室，一級庫房要及時地為科室運送耗材，則不必設(shè)立二級庫，需要時可提前申請，由一級庫管理員及時將材料送到科室或病區(qū)。

（二）健全二級庫耗材進銷存全流程管理措施

制定正規(guī)的二級庫耗材出入庫管理制度，建立嚴(yán)格的耗材出入庫登記臺賬。特別是對于高值耗材，要嚴(yán)格履行進銷存登記手續(xù)，避免因管理不善而造成高值耗材的流失。此外，還要創(chuàng)造滿足高值耗材保管需要的環(huán)境和條件，防止因儲存條件不達標(biāo)而出現(xiàn)受潮、受損等現(xiàn)象。對于檢驗試劑等特殊耗材的管理要與科室一般材料的管理相區(qū)分，醫(yī)院可以依照檢驗收費項目實際消耗量對比的方法，經(jīng)驗耗材的使用情況，進而實現(xiàn)對耗材的精確化管理。至于醫(yī)院其他病區(qū)所使用的普通耗材，屬于收費項目的耗材要做好登記手續(xù)，在領(lǐng)取物品時庫房的管理人員要做好相應(yīng)的記錄，可以安排各療區(qū)護士站的工作人員對患者的收費情況進行準(zhǔn)確的記錄，到每個月的月底由醫(yī)院的指定部門對耗材進行匯總審核，再清點醫(yī)院中這類耗材的庫存情況。如果部分耗材不可進行收費，則應(yīng)當(dāng)由各療區(qū)的護士或者負(fù)責(zé)管理庫房的工作人員進行定期出庫記錄，在不增加各崗位額外工作量的前提下，盡可能地實現(xiàn)全流程的存儲管理。醫(yī)院方面可以對這類耗材的庫存進行定額的審核，而二級庫房的理想狀態(tài)是只儲存滿足服務(wù)需求的耗材量，而不是儲存量越多越好，所以各科室的工作人員要定期核定庫存的限額，盡量減少二級庫存對醫(yī)院資金的占用情況，對于耗材成本造價較高的類別，應(yīng)當(dāng)在申領(lǐng)時提供必要的醫(yī)囑，并提供患者相關(guān)信息，使醫(yī)療耗材始終能夠保持在相對流通的儲存狀態(tài)下，以消除物資的過度積壓或者過期、失效等潛在的風(fēng)險因素，提高資金使用率。

（三）健全二級庫物資盤點清查制度

對二級庫物資采取定期與不定期相結(jié)合的方式進行盤點清查，原則上每月月末定期對庫存物資進行盤點，特殊情況下采取不定期的方式隨時進行盤點，比如在人員崗位變動、物資價格調(diào)整時進行盤點，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，督促所在科室查清原因，達到改進庫存物資管理方法、堵塞管理漏洞的目的。方法之一是采用“假退貨”的管理模式。考慮到成本管理的需要，為保障醫(yī)院成本核算的真實性，使考核的公平性更強，醫(yī)院方面可以在月末對二級庫房實行“假退貨”的管理方式，即按照二級庫存的實際數(shù)量，在一級的庫存管理體系中按照假退貨的方式處理物資，虛增一級庫存的物資數(shù)量，再虛減當(dāng)月科室物資的申領(lǐng)數(shù)量，那么科室所申領(lǐng)的物資數(shù)量就可以對當(dāng)月的物資支出情況進行如實的反饋，并且不會對一級的物資數(shù)量情況造成影響，而且這種方式能夠保證醫(yī)院成本核算的正確率，還可以為醫(yī)院的管理工作提供準(zhǔn)確的信息。

（四）充分發(fā)揮職能部門作用，加強監(jiān)督管理

設(shè)備科作為醫(yī)院的資產(chǎn)管理部門，應(yīng)該充分發(fā)揮職能部門作用，監(jiān)督和指導(dǎo)各科室加強對二級庫進行管理，根據(jù)各科室醫(yī)療物資管理工作中具體的風(fēng)險來制定適宜的內(nèi)控措施，并定期對各科室的措施落實情況予以檢驗，醫(yī)院方面應(yīng)當(dāng)加強設(shè)備科與財務(wù)科之間的協(xié)同工作，定期抽查盤點二級庫存物資的數(shù)量，如果發(fā)現(xiàn)盤虧問題及時查明原因并追究有關(guān)人員責(zé)任。

（五）加強二級庫房物資的信息化管理

借助醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，建立一級庫、二級庫和供貨商三者之間的信息共享，尤其是對使用數(shù)量大的專用特殊耗材（如檢驗試劑、放射材料），供貨商方面能夠在信息系統(tǒng)中實時監(jiān)控二級庫存物資的儲存情況，如果存儲數(shù)量已經(jīng)達到了最低限度值，就要及時地進行補貨，以此實現(xiàn)醫(yī)院二級庫存物資的零庫存管理目標(biāo)，可以有效地降低醫(yī)院資金的占用率。另外，通過醫(yī)院信息系統(tǒng)實現(xiàn)一級庫與二級庫之間的信息聯(lián)動，由系統(tǒng)自動將一級庫物資出庫轉(zhuǎn)化為二級庫物資的入庫，同時通過醫(yī)院管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)過程，將系統(tǒng)中的材料收費實時轉(zhuǎn)換成物資管理系統(tǒng)中的物資消耗，使科室領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時掌握材料使用情況。

四、結(jié)束語

在醫(yī)院物資管理中運用二級庫管理模式，將發(fā)揮非常積極的作用，既要對醫(yī)院中一級物資庫存管理工作中的不足予以改進，更要使實際上的工作改革發(fā)揮真實的管理作用。現(xiàn)代醫(yī)院通過實行二級庫存的管理模式能夠充分實現(xiàn)各類物資的及時供應(yīng)和良性周轉(zhuǎn)，有助于實現(xiàn)零庫存管理目標(biāo)，并能有效解決成本占用問題，使醫(yī)院能夠具有更加充足的流動資金來助力提升自身醫(yī)療能力和水平，從而推動醫(yī)療事業(yè)的全面健康發(fā)展。

參考文獻：

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作者：崔文硯