文書檔案的整理交流材料

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一、簡化整理（歸檔文件整理規則）的定義

歸檔文件整理是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，以件為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

二、整理原則

遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

貫徹"強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用"的業務工作方針，簡便、高效、科學地開展歸檔工作，推進歸檔文件整理工作制度化、標準化、現代化。

三、整理要求

歸檔文件應齊全完整，保管期限劃分準確。檔案進館單位按經當地檔案行政管理部門核準的歸檔范圍和保管期限表確保應歸檔文件材料齊全完整，價值鑒定準確。

整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進行。

歸檔文件整理工作應建立在文檔一體化管理基礎上，運用計算機及檔案管理軟件輔助整理工作。所用檔案管理軟件須符合江蘇省地方標準《文書檔案文件級目錄數據庫結構與交換格式》（DB32／505－2002）要求。

四、整理方法

（一）件的確定

以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發文與被轉發文為一件；會議記錄、介紹信存根等一本為一件；成套的會議材料各為一件；重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網絡環境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領導批示，定稿不存檔的，將正文與發文稿紙為一件；正文與文件處理單為一件；來文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）可為一件；經過若干環節、層次辦理的來文、復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件；報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件。

（二）裝訂

歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；復文與來文為一件時，復文在前，來文在后；計算機及其網絡環境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發文稿紙在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

裝訂方式可采用縫紉機或江蘇省檔案局監制的不銹鋼訂書釘在文件左側或左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊不易拆釘的，可保持原貌不變。一個單位的裝訂方式應相對統一。

短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。

（三）分類

歸檔文件可以采用“保管期限--年度--機構（問題）”、“保管期限--年度”中的一種方法進行分類，其中后一種方法適用于規模較小，歸檔文件數量不多的單位。原執行或參照執行企業檔案分類法的企業、事業單位也可采用“問題--年度--保管期限”的方法分類。分類層次最多三層，即年度、期限、機構（問題），最少兩層，即年度、期限。一個單位應保持分類方案的穩定。

1、按年度分類

將文件按其形成年度分類。跨年度時，一般應以文件簽發日期（即落款日期）為準。對于計劃、總結、預決算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件的簽發日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年；跨年度辦理的文件歸入辦結年。

幾份文件作為一件時，"件"的日期以裝訂時排在前面的文件落款日期為準。

2、按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

3、按機構（問題）分類

將文件按其內容涉及到的機構（問題）分類。機構分類法與問題分類法不能同時采用，只能選擇其中的一種。本項可視歸檔文件量的大小予以取舍。

按機構分類，由某個機構承辦的歸檔文件，歸入該機構類；由幾個機構承辦的，可歸入主要承辦機構類中（一般適用于機構相對穩定的機關）。

按問題分類，一般可分為"黨群類"、"業務類"、"行政類"等等。原執行或參照執行企業檔案分類法的企業、事業單位，按問題分類，一般分到一級類目，即"黨群類"、"行政類"、"生產技術類"、"經營管理類"。

（四）排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變；事由間，按事由辦結時間的先后順序隨辦隨歸。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項工程、一次活動、一次會議，均可分別視為一個事由。一次請示，批復收到后，可視為事由辦理完畢。

因故未及時整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機構（問題）的所有文件的最后，或并入關系密不可分的相關文件中作為一件。上述情況應在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應盡量避免。

（五）編制歸檔號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號。歸檔號是在整理過程中，體現歸檔文件類別、排列順序的一組數字、字符的集合，包括全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）、頁數等編號項目。

歸檔號填寫在歸檔章內，歸檔章設置（見圖A1），其中必填項為全宗號、年度、保管期限、件號、總頁數，選擇項為機構（問題）等。

全宗號年度室編件號總頁數

機構或

問題保管

期限館編件號

圖A1歸檔章式樣

歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號項目的字跡材料應耐久。

1、全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。

2、年度：填寫文件歸檔年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如2002。

3、保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱（永、長、短）或（永、30年、10年）

4、件號：填寫文件的排列順序號。

件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從"1"開始標注。館編件號按進館要求標注。

5、機構（問題）：按機構分類的，用中文填寫機構名稱或其規范化簡稱。按問題分類的，用中文填寫類目名稱，如"黨群類"、"行政類"（檔案不進館企業、科技事業單位也可用代號表示）。

6、總頁數：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁面的總數。

（六）編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

編目應做到準確、全面、詳細、深入，以適應檔案管理現代化及計算機檢索的需要。

1、歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件的，只對復文進行編目，但必須在題名欄中用（）注明有無來文，如"附請示"；若作為兩件，則分別編目。同一事由形成多份文件的，應分別編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目（見圖A2）。

歸檔文件目錄

件號責任者文號題名日期頁數備注

圖A2歸檔文件目錄式樣

（l）件號：填寫室編件號。

（2）責任者：填寫制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者的名稱。

（3）文號：填寫文件的發文字號，一般由機關代字、年度、順序號組成，須填寫完整。

（4）題名：文件標題。文件只有一個題名且能反映文件內容的（正題名），填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規范的，可自擬標題，外加"[]"號。文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內容時附件標題可一并抄錄。外加"（）"標注。在計算機輔助管理條件下，若題名較籠統，需要進一步細化著錄。如"××介紹信存根"一本作為一件時，其題名可為"××介紹信存根"，其介紹信中的人名可在備注欄中錄入，以便二次檢索。

（5）日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如20060909。

（6）頁數：見“總頁數”。

（7）備注：注釋文件需說明的情況。

2、歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型。

3、歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區分保管期限裝訂成三本，或每年區分機構（問題）裝訂成若干本。封面設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）（見圖A3），內頁加目錄或口取紙以區分保管期限和機構（問題）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

歸檔文件目錄

全宗名稱___________

年度___________

保管期限___________

機構(問題)_________

圖A3歸檔文件目錄封面式樣

4、用符合要求的檔案管理軟件所形成的歸檔文件電子目錄須拷貝到可脫機保存的耐久的載體上備份。載體推薦為一次寫光盤。

（七）裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限的不得裝在同一盒內，采用機構（問題）分類的，不同機構（問題）不得裝在同一盒內。

1、檔案盒

（1）檔案盒封面應標明全宗名稱。盒脊厚度可以根據需要設置為30mm、40mm等。

（2）檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用"一"號連接；盒號即檔案盒的排列序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。檔案室可根據需要用鉛筆編制。

為確保檔案得以安全保管，歸檔文件所用裝具，須為由江蘇省檔案局監制的無酸紙檔案盒。

2、備考表

備考表置于盒內文件之后，不宜印制在盒上。項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

（l）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

（2）整理人：填寫負責整理本盒歸檔文件的人員姓名。

（3）檢查人：填寫負責檢查本盒歸檔文件整理質量的人員姓名。

（4）日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期，也可以填寫該盒歸檔文件整理完畢的日期。

（八）排架

歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，即分別采用"年度--機構（問題）--保管期限"、"保管期限--年度--機構（問題）"、"年度--保管期限"、"保管期限--年度"、"問題--年度--保管期限"的，亦按相應的分類次序上架排列。如按"年度--機構（問題）--保管期限"分類的；在庫房排架時，每年形成的檔案按機構序列依次上架，便于實體管理。按"保管期限--年度--機構（問題）"分類的，同一期限內的檔案依年度次序上架，不同保管期限的檔案分別排架，便于檔案移交進館。