新時期地勘單位科技檔案管理策略

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【摘要】在新時期，地質(zhì)勘探單位的科技檔案管理工作迎來了升級與改革，尤其是在計算機(jī)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的輔助下，科技檔案管理會得到顯著提升。本文就新時期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對于地質(zhì)勘探單位科技檔案管理的影響進(jìn)行分析，嘗試找出問題，有針對性地給出對策，提升地質(zhì)單位檔案管理質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】地勘單位；科技檔案；檔案管理

自從我國工業(yè)化進(jìn)程加快以后，根據(jù)工種的差異性分配不同的任務(wù)尤為常見，科技檔案逐漸出現(xiàn)在了社會大眾的視線之中。相比而言，發(fā)達(dá)國家對于科技檔案管理的重視程度比較早，并且將該項內(nèi)容與國家生產(chǎn)建設(shè)緊密聯(lián)系在了一起。伴隨著科技力量的不斷增強(qiáng)，我國對于科技檔案開始重視起來，并且提到了足夠高的位置。目前，很多管理單位開始注重科技檔案管理工作，其中地質(zhì)勘探單位是其中之一。在當(dāng)前社會發(fā)展的全新時期，信息技術(shù)成為支撐各個行業(yè)發(fā)展的重要動力，地質(zhì)勘探單位應(yīng)該將科技檔案管理工作擺到重要位置，充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)化科技檔案管理工作，實現(xiàn)科技檔案的信息化管理。

一、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對科技檔案管理工作的影響

（一）滿足當(dāng)前信息化社會發(fā)展的步伐。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時期，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各個行業(yè)中，使我國進(jìn)入跨越式發(fā)展時期。首先，地質(zhì)勘探單位的辦公更加自動化、智能化。傳統(tǒng)的科技檔案管理工作以人工管理和歸檔為主，無論是在工作效率上還是質(zhì)量上，都明顯存在不足。利用信息技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的科技檔案管理方式，能夠提供更加精準(zhǔn)、快捷的科技檔案管理服務(wù)。如果地質(zhì)勘探單位沒有進(jìn)行大刀闊斧的改革，那么科技檔案管理工作信息化建設(shè)就無法真正推廣開來，尤其是在單位其他工作已經(jīng)實現(xiàn)信息化改革以后，科技檔案管理工作不發(fā)生變化，這樣一來，負(fù)責(zé)檔案管理的環(huán)節(jié)與其他環(huán)節(jié)會形成一種斷裂的關(guān)系，地質(zhì)勘探的信息化建設(shè)也就沒有辦法順利開展。科技檔案本身存在的價值自然而然無法發(fā)揮出來。所以，地質(zhì)勘探單位將信息技術(shù)與科技檔案管理項目融合在一起，不僅能夠滿足當(dāng)前企業(yè)快速變化的趨勢，更是對社會發(fā)展形勢的一種適應(yīng)。（二）解決檔案供需矛盾?？萍紮n案管理工作所占據(jù)的地位是極高的。如果僅僅關(guān)注檔案的管理工作或者歸檔工作，就無法體現(xiàn)出科技檔案管理工作的深層次價值，還會致使該項工作出現(xiàn)混亂的問題。科技檔案管理為后續(xù)的利用、儲存奠定了基礎(chǔ)，利用則是檔案管理的價值，二者是相互協(xié)作配合的。如果沒有辦法考慮到科技檔案的信息化管理工作，那么在檔案管理以及利用上就會出現(xiàn)一定的矛盾。信息技術(shù)融入科技檔案管理之中，能夠有效解決這一矛盾。傳統(tǒng)的檔案袋、檔案柜、檔案箱變成了電子檔案，既延長了保存的時間，還讓科研工作的開展更加高效、便捷。此時，科技檔案管理工作的價值便完全體現(xiàn)了出來。（三）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源共享。從某種程度上來看，檔案管理工作很容易陷入一種封閉的狀態(tài)中。如何解決這種現(xiàn)象是相關(guān)人員需要格外關(guān)注的內(nèi)容?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用轉(zhuǎn)變了當(dāng)前檔案管理工作的方式，提升了檔案管理的實效。地質(zhì)勘探事業(yè)單位科技檔案資料的數(shù)量是比較多的，而且涉及的范圍也比較廣，對于企業(yè)甚至行業(yè)的發(fā)展來講，都是極為重要的資源。為了促進(jìn)我國在地質(zhì)勘探領(lǐng)域有更大的成績，科技檔案資源共享工作逐漸被重視起來，成為人們關(guān)注的重點內(nèi)容。目前，我國從事地質(zhì)勘探項目的事業(yè)單位數(shù)量比較多，地質(zhì)勘探科技檔案成為各個行業(yè)爭搶的重要資源。我國從事地質(zhì)勘探項目的企業(yè)雖然多，但是缺乏統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，也沒有構(gòu)建檔案資源共享平臺，很多地質(zhì)勘探項目的研究內(nèi)容沒有辦法進(jìn)行再次利用，降低了地質(zhì)勘探項目的使用效率，從而造成了人力、財力和物力上的浪費(fèi)。

二、當(dāng)前地質(zhì)勘探科技檔案管理工作中的問題

（一）現(xiàn)代化管理技術(shù)掌握不到位。市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展對于企業(yè)工作的開展有著一定程度的影響。地質(zhì)勘探單位的檔案管理工作在講求經(jīng)濟(jì)效益時代，處于劣勢的地位。從經(jīng)濟(jì)效益層面來審視，可以發(fā)現(xiàn)科技檔案不能直接為企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)在該項工作建設(shè)方面往往存在著不關(guān)注的問題。更多的經(jīng)費(fèi)用在地質(zhì)勘探研究項目中，并沒有認(rèn)識到科技檔案管理工作所具有的經(jīng)濟(jì)價值。檔案管理人員在經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不新、技術(shù)不先進(jìn)的狀態(tài)下，相關(guān)建設(shè)工作沒有辦法深入開展，其項目建設(shè)只能停留在表面，沒有將其落實到工作的各個環(huán)節(jié)。尤其是當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時代，地質(zhì)勘探單位科技檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，自然無法滿足檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的需求。通過對科技檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，可以發(fā)現(xiàn)大部分人沒有經(jīng)過正規(guī)的信息技術(shù)培訓(xùn)，因此沒有辦法適應(yīng)科技檔案信息化建設(shè)工作。理論基礎(chǔ)薄弱、實踐操作能力不達(dá)標(biāo)，是影響檔案管理的重要因素。就算有部分企業(yè)開始開展檔案管理工作，也可能因為沒有專業(yè)人員操作而成為擺設(shè)，發(fā)揮不了真正的效用。（二）檔案管理流程不規(guī)范。地質(zhì)勘探單位的科技檔案管理工作與其他行業(yè)的檔案管理工作有著一定的區(qū)別?？萍紮n案需要立卷、歸檔、分類等工作項目流程，流程多且比較復(fù)雜。出現(xiàn)這些問題的主要原因是由于地質(zhì)勘探科研項目是一個漫長的過程，短則幾年，多則十幾年甚至幾十年，在時間的跨度上比較長。同時，檔案管理人員的流動性比較大，幾十年可能只能夠進(jìn)行一個科研項目研究，但是卻能夠輪換十幾波甚至更多的檔案管理人員。在檔案管理人員離職交接的時候，因為一時疏漏，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)落下、丟失的現(xiàn)象。因此，企業(yè)需要對檔案管理的流程進(jìn)行規(guī)范化要求。在檔案管理人員離職或者對接的時候，每一步都需要按照規(guī)定的流程進(jìn)行管理,這種嚴(yán)格的規(guī)章制度能夠防止科技檔案出現(xiàn)丟失或者損壞的現(xiàn)象。很多地質(zhì)勘探單位的科技檔案管理人員雖然對檔案管理制度和流程比較了解，但是對于地質(zhì)勘探項目的認(rèn)識卻不深入。因此，很容易使后續(xù)的科研項目沒有辦法正常開展，尤其是在地質(zhì)勘探數(shù)據(jù)查找方面有著較大的難度。很容易導(dǎo)致科研項目缺乏連貫性，沒有辦法將檔案按照地質(zhì)勘探的進(jìn)度整合、收集在一起，給后續(xù)的地質(zhì)勘探項目檔案資料查找工作造成較為嚴(yán)重的困擾。（三）檔案服務(wù)思路不清晰。地質(zhì)勘探工作的開展需要科技檔案管理工作提供輔助作用。這是傳統(tǒng)檔案管理方式所不具備的。目前，很多單位對于該項管理工作的認(rèn)識并不到位，導(dǎo)致管理出現(xiàn)了邏輯性的錯誤。無論是檔案管理人員還是企業(yè)管理人員，對于科技檔案管理工作的了解程度都不高。具體體現(xiàn)是當(dāng)科研項目快結(jié)束的時候，項目管理工作處于最初始的狀態(tài)?？萍紮n案管理信息化平臺建設(shè)是企業(yè)先進(jìn)性的體現(xiàn)。想要做到這種效果，管理人員需要具備高水平的信息化意識，能夠梳理出科技檔案管理的思路。并且通過適當(dāng)?shù)膶W(xué)習(xí)掌握科技檔案管理工作的內(nèi)涵。

三、新時期地質(zhì)勘探單位科技檔案管理的優(yōu)化對策

（一）重視資料歸檔環(huán)節(jié)，將其與項目驗收視為同一環(huán)節(jié)。地質(zhì)勘探單位的多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)主觀性認(rèn)為項目申請、立項、審查以及評審工作都與企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)效益緊密相關(guān)，因此，單位對這些環(huán)節(jié)的重視程度比較高。但是當(dāng)項目通過評審以后，單位對于資料的匯交以及歸檔工作重視程度顯著下降，在他們的意識，只要項目通過了審核，那么就意味著整個項目已經(jīng)快結(jié)束了，其他工作都是輔助性的，沒有太大的實際意義。雖然相關(guān)機(jī)構(gòu)開始重視起資料匯交環(huán)節(jié)，并且還建立了一些處罰措施，如延長評審時間、增加黑名單機(jī)制等等，這些措施在一定程度上增加了地質(zhì)勘探單位對于資料匯交的重視程度。僅僅依靠這些措施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，資料匯交環(huán)節(jié)主要針對項目階段性取得的成果以及搜集、整合的原始資料，而且這些資料大多數(shù)情況下會存儲在各個地質(zhì)勘探單位，而這些單位的重視程度并不高，當(dāng)然也有可能存在單位遞交資料不及時甚至直接不遞交的問題。除此之外，還會有一些科技人員將一些關(guān)鍵性的技術(shù)資料私自保存起來，只遞交一些最為普通的資料。解決這些問題，首先要做的便是從意識形態(tài)上，提升單位科技人員對于科技檔案管理工作的認(rèn)識，能夠從主觀思想上嚴(yán)格按照項目申報流程開展相關(guān)事項。（二）加強(qiáng)檔案管理以及項目對接工作。地質(zhì)勘探類型的工作大多呈現(xiàn)出一種零散式分布的特點，他們在野外工作的時間比較長，而且需要較為深厚的專業(yè)知識的支撐。當(dāng)然，在面對這種情況的時候，檔案管理人員想要及時對階段性內(nèi)容進(jìn)行匯總、整合，形成報告和數(shù)據(jù)庫明顯是不可能完成的。另外，對于科技項目的整個過程來講，項目組的技術(shù)人員對于科技項目是最為了解的，他們掌握了一線的項目進(jìn)展資料。因此，企業(yè)可以嘗試將科技檔案的立卷工作放在項目研究小組之中。目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段的應(yīng)用，資料呈現(xiàn)的方式除了紙質(zhì)版以外，還有數(shù)字版和電子文檔的格式。不過，每年的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范都會適當(dāng)調(diào)整，地質(zhì)工作人員想要高質(zhì)高效完成這些任務(wù)，必須對于科技類型的文檔有著全面的了解，并且通過不斷跟蹤調(diào)查、研究建立一個長期的靈活機(jī)制。項目的負(fù)責(zé)人需要固定派遣一個人緊緊跟隨著項目的科研小組，隨時記錄相關(guān)的資料，將地質(zhì)勘探人員手里面的材料集中整理到一起，進(jìn)行統(tǒng)一的保管。檔案室工作人員需要按照要求，親身參與到整個項目過程中，并且定期對對接人員或者是陪同人員進(jìn)行培訓(xùn)，逐步將檔案管理工作與項目進(jìn)行對接。（三）探索并建立全國原始地質(zhì)資料目錄互聯(lián)互查平臺。就目前的地質(zhì)勘探科技檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)全國各個資料館中的成果以及原始資料在整個項目科技檔案中所占的比例還是比較小的，簡單來講，各個地質(zhì)勘探單位資料室是保存大量項目資料的主要場所。通過對整個科研項目進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)階段性的成果資料在實際工作中的價值是比較高的，因為這些資料本身蘊(yùn)含了豐富的內(nèi)容，且細(xì)節(jié)比較好，因此可以參考的意義會更強(qiáng)?，F(xiàn)階段，企業(yè)可以構(gòu)建起一個平臺，將不同單位保存的地質(zhì)資料目錄進(jìn)行共享，從而實現(xiàn)目錄的相互聯(lián)系和相互查探。在實際工作開展的過程中，一旦我們需要某個文件，那么可以與存在的單位進(jìn)行聯(lián)系，以此保證每個單位都能夠最大程度了解地質(zhì)科技檔案，這樣能夠減少工作重復(fù)的現(xiàn)象出現(xiàn)，地質(zhì)勘探資料的經(jīng)濟(jì)以及社會效益也可以得到全面發(fā)揮。（四）發(fā)揮科技檔案的內(nèi)部服務(wù)功能。目前，很多單位在收集了科技項目檔案的管理資料以后，直接將其鎖進(jìn)了文件柜里，處于一種封閉的狀態(tài)，別人很難瀏覽和借閱。檔案的存在價值主要體現(xiàn)在應(yīng)用以及服務(wù)上，當(dāng)項目研究結(jié)束或者保密期結(jié)束以后，單位可以嘗試將科技檔案進(jìn)行公開，尤其是在單位的內(nèi)部進(jìn)行公開，對于后續(xù)的資料查找以及館藏檔案研究都有一定幫助。同時，單位還需要盡可能實現(xiàn)科技檔案數(shù)字化發(fā)展，可以邀請計算機(jī)行業(yè)的編程人員設(shè)置相應(yīng)的軟件，也可以構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，將紙質(zhì)版的資料通過掃描形成電子版，然后上傳，這樣就可以顯著提升高科技檔案的管理水平，進(jìn)而拓寬科技檔案的用途。（五）提升檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平?？萍紮n案管理人員的信息素養(yǎng)與管理效果是密切相關(guān)的，想要提升檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平，可以嘗試從以下幾個方面入手。首先，單位需要提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)。對此，企業(yè)需要對人員進(jìn)行培訓(xùn)，比如講座、成人教育等方式，讓他們進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)。其次，需要將理論知識與信息化技能的應(yīng)用進(jìn)行整合，幫助他們形成科技檔案信息化管理思維。最后，要注重單位優(yōu)秀人才的引進(jìn)，地質(zhì)勘探單位可以嘗試通過人才引進(jìn)的方式。在人才招聘時，需要在檔案管理人員招聘要求上適當(dāng)增加信息技術(shù)應(yīng)用能力方面的要求，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。（六）整合檔案資料整理流程?，F(xiàn)階段，檔案管理工作出現(xiàn)了較為明顯的松散問題，無法滿足各個階層的需求。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)科技檔案資料的管理流程，根據(jù)部門或者資料類型的不同，將它們細(xì)化為不同類型的檔案內(nèi)容，從而簡化管理的流程。同時，還要保證科技檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)合理化。企業(yè)應(yīng)該明確檔案管理人員在不同工作中的具體內(nèi)容，嚴(yán)格按照機(jī)動的要求來進(jìn)行檔案收集、儲存以及利用。不過這種規(guī)范化整理流程的建立絕非是一件簡單的事情，而是需要通過不斷改進(jìn)與優(yōu)化，加強(qiáng)不同部門之間的協(xié)調(diào)配合程度，讓科技檔案信息化管理平臺建設(shè)更加完善。

四、結(jié)語

綜上所述，地質(zhì)勘探單位科技檔案管理勢必要與當(dāng)前社會發(fā)展形式進(jìn)行結(jié)合，促使其向著數(shù)字化、電子化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。構(gòu)建科技檔案網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)平臺是一種必要的舉措，可以將各種信息化的資源進(jìn)行整合，為后續(xù)各項地質(zhì)勘探工作的開展提供便捷性的服務(wù)，從而將科技檔案的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

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作者：許倩 單位：北京市水文地質(zhì)工程地質(zhì)大隊